brochure "project wizards"

Project Wizards is een initiatief van Jan Vaessen en Niels Flach.
U hebt een briljant idee, een
goede business case en een
visie die inspireert, maar.....
...de wereld blijkt complexer dan
gedacht?
...financiers hebben behoefte
aan risicomanagement van
aantoonbaar niveau?
...één van de partijen aan tafel
wijzigt strategie en plannen, en
laat het project in onzekerheid
achter?
...er is behoefte aan een plan B?
.. de personele samenstelling van
het team laat in de praktijk zien
dat bepaalde gewenste eigenschappen niet vertegenwoordigd
zijn?
Beiden zijn gepromoveerde natuurwetenschappers en hebben
grote ervaring in het succesvol(ler) maken van initiatieven in
een high-tech omgeving.
Zij benaderen een project op een systemische manier: de
samenhang tussen doelen, projectteam en de wereld
eromheen wordt verduidelijkt en knelpunten in openheid
benoemd. Kernwoorden: structuur, enthousiasme en een
commitment van alle teamleden dat verder gaat dan hun
formele taak in het project. Met deze drie ingrediënten krijgt
elk project toverkracht!
De door hen voorgestelde interventies zijn simpel en down to
earth. Ze zijn effectief bij de projectstart, bij projecten die met
hindernissen of onverwachte situaties kampen of projecten die
– schijnbaar – helemaal vastzitten. Resultaten kunnen
bijvoorbeeld tot een nieuwe start, een nieuw team of een
nieuwe scope leiden.
Projecten zijn kleine wonderen van
stuurmanskunst in de intermenselijke
samenwerking. Beginnend met een
kans, een ideaal of een gevoelde
noodzaak ontstaat de behoefte om
door een gestructureerd geheel van
acties een doel te bereiken.
De Project Wizards beheersen
de kunst van het vanuit de
abstractie, vooraf doordenken
van het project samen met het
projectteam en andere
betrokkenen. Dat wordt “virtual
execution kick-off” genoemd:
het in een speelse modelsituatie
dóórdenken van het hele project
en stap voor stap de valkuilen in
kaart brengen. Het resultaat is
een scherpere blik op de
uitdagingen die het project stelt,
een bewustzijn van de risico's en
een goede aandacht voor
sleutelfactoren die het succes
bepalen.
Maar het belangrijkste effect is:
de structuur van het project (dus
de rollen binnen het team én de
samenhang van de op te leveren
werkpakketten) worden voor
iedereen helderder!
En dat dient natuurlijk op tijd te zijn,
tegen de gewenste kosten, met de
gewenste kwaliteit én met de nodige
“redundantie” om onverwachte
hobbels op te kunnen vangen.
De
complexitei
t van een
project is
niet minder
dan die van een roman of een
muziekstuk. Het vraagt denkwerk op
het hoogste niveau om het werk
optimaal in de steigers te zetten én
te volbrengen. Niet alleen het
vermogen om het geheel te kunnen
overzien is belangrijk, maar ook de
kunst om met alle betrokken partijen
te praten, stakeholders te motiveren
en het beste uit alle betrokkenen te
halen. Pas als aan die
randvoorwaarden is voldaan, is de
kiem gelegd voor het best mogelijke
project.
Maar dan is
er nog de
veranderende omgeving!
Een projectplan is een momentopname van de
doelen, de zakelijke rechtvaardiging,
de nodige financiële en personele
inspanning die te verwachten zijn.
Maar het is, zoals een foto, niet de
werkelijkheid zelf. Terwijl voor het
halen van het doel de gelijkenis wel
zo groot mogelijk moet zijn. Gebrek
aan realisme, onvoorziene
De Project Wizards zijn
competent in het
communiceren op alle niveaus:
van de eenvoudige, maar rake
essentie van de managementsamenvatting tot de technische
details van de technologie die
ontwikkeld wordt of gebruikt
wordt. Van de laborant die
analyses maakt of de technicus
die het prototype in elkaar
knutselt tot de Willie Wortel
die het grote brein achter het
idee is.
En nog wezenlijker wordt de
magie als de Wizards barrières
slechten in de onderlinge
communicatie tussen al deze
deelnemers – want het doel is
uiteindelijk dat de betovering
standhoudt totdat het project
dat klein wonder heeft
gebracht: dat op tijd en
conform budget is voorzien in
de behoefte waarvoor het was
opgezet.
Maak van het commitment van
de Project Wizards uw
commitment, en dat van alle
projectteamleden en andere
stakeholders.
Nadine, de tekenares voor deze
brochure, had niet veel meer
nodig dan een omschrijving van
wat er van haar verwacht werd.
Met kennelijk plezier,
overtuiging dat elke pennestreek
de juiste was en zonder “second
thoughts” over het doel van de
oppdracht ging ze aan de slag.
Daarbij was ze open voor
aanwijzingen en suggesties.
Volwassenen hebben het lang
niet altijd zo gemakkelijk, om
een opgave “helemaal van hen”
te maken. Toch is het een mooi
beeld, naar “kinderlijk
enthousiasme” te streven, door
alle gevoelsmatige en praktische
barrières daarvoor te bespreken
en uit de weg te ruimen.
Project Wizards helpen graag om
van de magie van het project de
magie van de alle
projectstakeholders te maken.
communicatie-problemen,
karakterissues binnen het
projectteam, gebrekkige aansluiting
met de strategie van de organisatie
die het project heeft opgedragen, en
natuurlijk ontwikkelingen die buiten
het project liggen, maken het nodig
om steeds weer die foto van het
projectplan opnieuw te maken.
Het is een
teken van
karakter als
u als
ingenieur,
marketeer, manager of
bedrijfskundige het projectplan naar
beste weten vorm hebt gegeven,
maar niets aan het toeval wilt
overlaten en er dus door
projectspecialisten nog eens naar laat
kijken.
Project Wizards Jan Vaessen en Niels
Flach, technologen en
projectmanagers pur sang kunnen op
diverse punten in het project de
vinger op zere plekken leggen. Zij de
‘betovering’ van de stakeholders
door verbeterde communicatie van
het perspectief dat het project biedt
bewerkstelligen, de vraag naar het
realisme van het project en het
projectplan in openheid stellen en
zorgen dat de best mogelijke
projectaanpak zal worden gekozen.
Natuurlijk kan de conclusie ook zijn
dat de randvoorwaarden van het
project echt niet meer opgaan. Wat
een steun is het dan, als de zware
beslissing om een project om die
reden te beëindigen, niet zonder
“second opinion” hoeft te worden
genomen…
Zoals er goede componisten
zijn, goede schrijvers, goede
journalisten, zo zijn er ook
gespecialiseerde
projectmanagers die er hun vak
van hebben gemaakt om
esthetiek en effectiviteit,
structuur en enthousiasme
hand in hand te laten gaan.
Zoals de gecompliceerde
structuur van een mooie roman
of muziekstuk een stukje
“magic” is, kan een project dat
ook zijn. Een project is bij de
start nog een abstractie van
een kans die de werkelijkheid
biedt. Een combinatie van
voorhanden budget, een
technologische mogelijkheid en
een behoefte in de markt. Hoe
preciezer en
waarheidsgetrouwer deze
abstractie is, des te groter is de
kans op succes als de tijdklok
van het projectmanagement
afloopt en de radertjes zonder
mankeren in elkaar moeten
grijpen.
Virtual Project Execution helpt
daarbij. Het is een teamproces
dat gebruik maakt van
management technieken en dat
erop gericht is de operationele
logica van het project in kaart
te brengen. Potentiële
bottlenecks worden
opgespoord en opgelost.
Laat de Project Wizards u helpen om uw project
de magie te geven die het verdient. Geleverde
diensten zijn:
Project kick-offs;
Niels Flach is chemisch
technoloog en expert op
het gebied van
kunststoffen en
polymeren.
Scope (her)definities;
Hij heeft bij Novartis
Seeds, TNO en DSM
projecten geleid en is bij
het topinstituut ISPT als
programmamanager
actief geweest.
Dynamisch scope management;
Virtual executions;
Midterm reviews;
Levensvatbaarheidsanalyse;
Niels is gecertificeerd als
Prince2® en MSP®
project- en programmaInterventies en oplossingen bij
management
inhoudelijke conflicten en bij issues in
practitioner. Daarnaast is de team-samenstelling of teamsfeer.
Niels opgeleid als
facilitator bij het
Instituut voor
Maatschappelijke
Innovatie.
Jan Vaessen heeft een
achtergrond als
chemisch technoloog,
en was werkzaam bij
Unilever.
Sinds 2000 werd hij
geschoold als facilitator,
onder andere door Erika
Jones. Hij begeleidde
meer dan 500
(project)teams, met
name op het gebied van
planning, portfolio- en
risicomanagement.
Jan heeft internationale
ervaring: hij faciliteerde
teams in meer dan 30
landen, waaronder alle
BRICS-landen.
Meer informatie?
Niels Flach
Molenvijver 15
3052 HA Rotterdam
06-43856016
[email protected]
[email protected]
www.projectwizards.nl
www.ibdd.nl
www.javafacilitation.com
Tekeningen: Nadine