BaO - administratief medewerker

Functiebeschrijving
BaO – ADMINISTRATIEF MEDEWERKER
Deze functiebeschrijving werd op het Tussencomité onderhandeld - zie protocol2013/003 van 27.08.2013
Instelling: …………………………………………………………………..………..………………………………
Naam personeelslid: …………………………………………………………………..………..………………………………
Inleiding
Situering
U oefent uw functie uit binnen het algemene kader van de onderwijsregelgeving, zoals die is vastgelegd in
onder meer het decreet rechtspositie en het arbeidsreglement. U houdt daarbij rekening met de principes van
het Pedagogisch Project van het GO! onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap, en met de gehechtheids- en de
neutraliteitsverklaring, die u heeft ondertekend bij uw indiensttreding.
In de functiebeschrijving sommen we alle gebieden op, waarin resultaten van u worden verwacht. Elk
resultaatgebied wordt geïllustreerd aan de hand van een aantal concrete taken, en eventueel ook vaardigheden
en attitudes. Hierbij onderscheiden we drie soorten taken:
 B = basistaak: voor alle personeelsleden op wie deze functiebeschrijving van toepassing is.
 S = specifieke taak: geldt waar de noodzaak zich voordoet; geldt bijgevolg slechts voor sommige
personeelsleden; of een specifieke taak wordt opgenomen in de functiebeschrijving van een
personeelslid zal beslist worden na onderling overleg tussen de betrokken partijen.
 U = uitbreidingstaak: kan alleen ten gunste van het personeelslid worden aangerekend.
Evaluatieprocedure
De evaluatieprocedure voorziet in een eerste en een tweede evaluator. De eerste evaluator heeft de volle
bevoegdheid voor de functiebeschrijving en de evaluatie. De tweede evaluator kan zowel door u (het
personeelslid) als door de eerste evaluator op elk moment van de procedure gevraagd worden om
ondersteuning te bieden of advies te geven. Hij heeft een kwaliteitsbewakende rol en kan nooit in de plaats
van de eerste evaluator treden.
Uw tweede evaluator is de algemeen directeur van Scholengroep Kla4. U kan hem bereiken op het telefoonnummer 03 460 35 70 en op het e-mailadres [email protected].
Scholengroep Kla4
Functiebeschrijving van administratief medewerker basisonderwijs
Pagina 1 van 5
Algemene communicatie
Besef dat u de school/instelling, de scholengroep en het GO! vertegenwoordigt. De manier waarop u via
Smartschool / het internet communiceert, straalt ook op hen af. Vergeet niet dat wat u achterlaat op
Smartschool / internet blijvend is: communiceer dus op een doordachte manier.
Elektronische communicatie (via Smartschool, e-mail of een ander schooleigen kanaal)
De elektronische communicatie tussen directie en personeel enerzijds, en tussen school/instelling en leerlingen
anderzijds, verloopt volgens de schoolinterne afspraken. Zo zal in de ene school/instelling nog wel (aanvullend)
via papieren weg gecommuniceerd worden, in andere niet. Indien ja, dan geldt dat voor alle formele informatie.
De ontvanger van de informatie moet een redelijke termijn hebben om de informatie te lezen. Het begrip
“redelijke termijn” wordt gedefinieerd op basis van gezond verstand, maar over het algemeen lijkt een termijn
van twee werkdagen billijk.
Omgekeerd verwachten we dat u het schooleigen elektronische communicatiekanaal minstens om de twee
werkdagen raadpleegt.
Inzetbaarheid
Het Decreet Rechtspositie stipuleert dat de leden van het beleids- en ondersteunend personeel (waartoe deze
functie behoort) van de scholen die de scholengemeenschap vormen, voor de vervulling van opdrachten voor
en in andere scholen van de scholengemeenschap of voor de totaliteit van de scholengemeenschap kunnen
worden ingezet (Art. 40novies).
Resultaatgebieden - algemene afspraken
1. Leerlingenadministratie
 B Inschrijvingsdocumenten en documenten i.v.m. melding van schoolverandering invullen en
stamboekregister bijhouden.
 B Administratieve dossiers bijhouden/ondersteunen o.a. adresveranderingen, keuzeformulieren in
verband met levensbeschouwelijke vakken, ondertekening van het schoolreglement, ongevalsaangifte, formulier van studietoelagen.
 B Klassenlijsten (leerlingen per klas) opstellen en up-to-date houden.
 B Schoollijsten bezorgen aan CLB en eventueel andere externe instanties (bibliotheek, jeugddienst,
sportdienst, zwembad).
 B Getuigschriften en attesten opmaken.
 B Leerlingenarchief bijhouden.
 B Klassement beheren van alle nodige documenten, op PC kunnen verwerken en elektronisch
communiceren met bevoegde instanties.
 B Opvolging en controle van de leerplicht.
2. Personeelsadministratie





B
B
B
B
B
Elektronische communicatie verrichten: RL’s, ziekteverloven, vervangingen en verlofstelsels.
Documenten invullen en/of versturen.
Personeelsdossier opvolgen m.b.t. administratieve loopbaan (zowel statutair als contractueel).
Documenten ter ondertekening voorleggen aan de betrokken personen.
Klassement beheren van alle nodige documenten, op PC kunnen verwerken en elektronisch
communiceren met de bevoegde instanties.
Scholengroep Kla4
Functiebeschrijving van administratief medewerker basisonderwijs
Pagina 2 van 5
3. Financiële organisatie
 B In overleg met de directie de begroting opmaken en opvolgen, de algemene boekhouding verzorgen,
facturen verwerken, gelden innen (zie verantwoordelijkheidsmatrix).
 B Rekeningen van alle uitgaven en ontvangsten opmaken en voorleggen aan de directie.
 B Loonlistings nakijken en indien nodig werkstation contacteren.
 B Bijdragen van leerlingen periodiek uitrekenen, factureren, innen, controleren en opvolgen.
 B Bank- en/of kasverrichtingen bijhouden/controleren.
 B Bijhouden en verwerken van de refteradministratie.
 S Contanten volgens interne afspraken overdragen.
4. Materiële en logistieke organisatie







B
B
B
B
S
S
S
Tijdig bestellingen plaatsen en opvolgen.
Mogelijke leveranciers zoeken, prijsaanvragen doen, offertes vergelijken.
Leveringen ontvangen: de levering controleren, de goederen uitpakken en verdelen.
Inventaris opmaken, minstens jaarlijks up-to-date houden.
De voorraad beheren.
Administratieve afhandeling verhuur infrastructuur.
Instaan voor EHBO, na opleiding.
5. Administratieve en ondersteunende taken
 B Voorbereiden en uitvoeren van administratief ondersteunende taken die bijdragen tot de uitbouw
van de school.
 B Bezoekers correct en klantvriendelijk ontvangen.
 B Telefoonverkeer aannemen, indien mogelijk zelf afhandelen en/of de boodschap doorgeven aan
betrokkene(n).
 B Kopieën maken.
 B Klasseren van documenten.
 B Briefwisseling verzorgen.
 B Schoolgebonden informatie verstrekken aan de ouders.
 S Zorgen voor de logistieke ondersteuning van de participatieorganen.
6. Functioneren in het schoolteam








B
B
B
B
B
B
B
U
Meehelpen aan de promotie van de school.
Helpen bij de voorbereiding van en deelname aan schoolactiviteiten.
Actief participeren en mee organiseren.
Bijdragen tot een goed klimaat binnen het team.
Respect tonen voor het werk en de initiatieven van al het personeel.
Respectvol en vriendelijk omgaan met alle collega’s.
Goede contacten onderhouden met alle personeelsleden.
Verantwoordelijkheid dragen voor een aantal specifieke taken en activiteiten:
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
7. Sociale vaardigheden – waarden en normen
 B Gehechtheid aan het GO! Onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap betonen en het Pedagogisch
Project van het Gemeenschapsonderwijs (PPGO) naleven.
 B Het ambtsgeheim respecteren en discreet omgaan met de gegevens van alle participanten.
Scholengroep Kla4
Functiebeschrijving van administratief medewerker basisonderwijs
Pagina 3 van 5
 B Het mee bijbrengen en respecteren van een aantal elementaire leefregels, sociale vaardigheden,
waarden en normen, in overeenstemming met het pedagogisch project, het schoolwerkplan en het
schoolreglement ten aanzien van de bezoekende leerlingen.
 B Het welbevinden en de betrokkenheid van alle kinderen mee helpen bevorderen.
 B Initiatief nemen, mee nadenken over, meewerken aan een betere school.
8. Eigen ontwikkeling – professionalisering
 B Op de hoogte blijven van de actualiteit en van de meest recente evoluties en vernieuwingen op
vakgebied.
 B Nascholing volgen in functie van een blijvende professionele ontwikkeling.
 B Implementeren van nieuwe technologieën.
9. Verantwoordelijkheid voor de registratie van aantallen voor de schoolfacturatie
 B De namenlijsten voor bestellingen en activiteiten correct en tijdig doorgeven aan de school om verlies
te vermijden.1
Resultaatgebieden - instellingsgebonden taken
[Enkel te putten uit de door het Tussencomité goedgekeurde lijst. Deze rubriek verwijderen als er geen instellingsgebonden
taken worden toegevoegd.]
 B Tekst basistaak
 S Tekst specifieke taak
 U Tekst uitbreidingstaak
Ondertekening
Als de eerste evaluator en het personeelslid het niet eens raken over de functiebeschrijving of bepaalde
onderdelen ervan, beslist de raad van bestuur. De raad van bestuur hoort vooraf de eerste evaluator en het
betrokken personeelslid (DRP Art. 73sexies §1). Het personeelslid ondertekent voor kennisname (DRP Art.
73sexies §2).
Deze functiebeschrijving werd vastgelegd in een functioneringsgesprek op datum van: …………..…
1
Eerste evaluator
Naam
Functie
Personeelslid
Naam
Datum:
Handtekening
Datum:
Handtekening voor kennisname
In geval van foutieve opgave zal het Rekenhof u niet verantwoordelijk stellen.
Scholengroep Kla4
Functiebeschrijving van administratief medewerker basisonderwijs
Pagina 4 van 5
Bijlage: COMPETENTIEPROFIEL
1. Vakbekwaamheid







2.
Kennis van software en PC-gebruik.
Correct taalgebruik.
Kantoortoestellen kunnen gebruiken.
Elementaire boekhoudkundige kennis.
Kunnen raadplegen van relevante (onderwijs)wetgeving.
Kennis van schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
Op de hoogte blijven van de evoluties in het ambt door o.a. nascholing te volgen.
Persoonlijke bekwaamheden

Flexibiliteit
Openstaan voor andere meningen, doelmatig blijven functioneren onder veranderende
omstandigheden en de eigen aanpak variëren met het oog op het efficiënter bereiken van het
gedefinieerde doel.

Organisatietalent
In staat zijn om opdrachten/taken op een doeltreffende wijze te plannen en uit te voeren.

Voorbeeldfunctie
Orde, stiptheid, nauwgezetheid, taal, voorkomen, houding.

Discretie
In staat zijn vertrouwelijke en persoonlijke informatie over het kind, zijn ouders, collega’s, directie, de
school of de inrichtende macht op een confidentiële en gepaste wijze te benaderen.

Relatiebekwaamheid
Naargelang de noodzaak, informele en formele contacten onderhouden met leerlingen, ouders,
personeelsleden, externen, en zich in die contacten diplomatisch gedragen.

Zin voor initiatief
In overleg met directie vooruit kunnen denken en proactief stappen ondernemen om het werk
efficiënter te laten verlopen en problemen snel op te lossen en/of te voorkomen.
Scholengroep Kla4
Functiebeschrijving van administratief medewerker basisonderwijs
Pagina 5 van 5