Plan van aanpak werkwijze raad versie

Plan van aanpak aanbevelingen/evaluatie werkwijze raad 2007-2008
§1: aandachtspunten en doelen
Inleiding
Voorjaar 2006 is de nieuwe werkwijze van de Deventer gemeenteraad uitgebreid geëvalueerd. Dit heeft
geresulteerd in een Plan van Aanpak waarin aanbeveling zijn uitgewerkt tot concrete acties en
verbetervoorstellen. Hierin werd voorgesteld om in juni 2007 de werkwijze opnieuw onder de loep te
nemen. Er is voor gekozen om dit nu beperkt te doen en volgend jaar uitgebreider te evalueren.
Aanleiding hiervoor is enerzijds de organisatieontwikkeling, waardoor de uitvoering van een aantal
actiepunten vertraging heeft opgelopen en bovendien hebben voorgestelde ontwikkelingen veelal langer
tijd nodig om tot de gewenste resultaten te komen.
In deze terugblik is aan de hand van het Plan van Aanpak aanbevelingen/evaluatie werkwijze raad 13-42006 nagegaan welke actiepunten gerealiseerd zijn en welke nog aandacht behoeven. In de bijlage is
hiervan een overzicht met resultaten opgenomen.
De actiepunten die nog aandacht behoeven kunnen gebundeld worden in onderstaande 3 thema’s:
1. Samenspel met burgers en samenleving
Dit thema is gericht op samenspel en contact met de samenleving. Concreet betekent dat er aandacht is
voor interactieve processen, verantwoording naar burgers over besluitvorming en contact met de samenleving met als doel meningsvorming.
2. Voorbereiding besluitvorming: kwaliteit van stukken en processen
Dit thema is gericht op onder meer het verbeteren van de kwaliteit, vergaderwaardigheid van stukken uit
de ambtelijke organisatie en het markeren van politieke keuzevraagstukken. Ook is het gericht op het
verbeteren van de inrichting van besluitvormingsprocessen.
3. Werk- en debatvormen
Dit thema is gericht op het toepassen van alternatieve werk- en debatvormen die passen bij de doelstelling en doelgroep van de bespreking.
Voorstel wijze van behandeling
De uitwerking van de evaluatie in dit voorstel, met de binnen de 3 bovengenoemde thema’s gestelde
doelen en voorstellen om deze te realiseren, wordt besproken in het presidium. Als het presidium zich
hierin kan vinden wordt het voorstel voorgelegd aan het college. Na bespreking in het college kan het (evt.
gewijzigde) voorstel worden ge-agendeerd in de Politieke Markt.
Plan van Aanpak werkwijze 2007/2008
De aanbevelingen evaluatie werkwijze raad uit 2006 zijn gegroepeerd rond respectievelijk het samenspel
burgers/samenleving, werkwijze raad, samenspel raad en college en opleidingen. Op onderdelen zat hier
veel overlap in.
Voorgesteld wordt daarom de overgebleven actiepunten te hergroeperen en herformuleren rond drie
thema’s. Per thema worden doelen geformuleerd die met de voorstellen in § 2 gerealiseerd moeten
worden.
Daarnaast wordt een voorstel gedaan over de invulling van het actiepunt ‘Kaderstellende rol meer
aanhaken aan voorjaarsnota/programmabegroting’ (punt b11 bijlage).
Thema 1: Samenspel met burgers en samenleving
Via inspraakverordeningen, spreekrecht in de politieke markt, discussieavonden, hoorzittingen is er al veel
aandacht voor interactieve besluitvormingsprocessen. Uit reacties tijdens wijkdebatten en na gebruikmaking van het spreekrecht, blijkt echter dat men zich ondanks de mogelijkheden om mee te praten, toch
vaak niet gehoord voelt. Dit heeft te maken met o.a. het ontbreken van terugkoppeling/verantwoording
naar burgers aan het eind van besluitvormingstrajecten en tijdsdruk (spreekrecht in de politieke markt).
Inhoudelijk kan er aan de bijdragen van burgers en samenleving meer recht worden gedaan door meer
aandacht te besteden aan de terugkoppeling van besluiten en verantwoording naar burgers/samenleving
(wat is er met de input van burgers gedaan, welke afweging is er gemaakt). Dit geldt voor zowel college
als raad. Daarnaast kan het gesprek met burgers worden verdiept door ook in het gesprek met burgers
politieke keuzevraagstukken (zie hiervoor ook het volgende thema) inzet van de discussie te laten zijn.
1
Procesmatig kan het samenspel met burgers/samenleving worden versterkt door aan de voorkant van het
proces een omgevingsverkenning te doen om daarmee ook de relevante actoren in beeld te brengen,
zodat deze actief benaderd/betrokken kunnen worden. Over interactie met de burger (en de communicatie
hierover) moeten door college en raad bij aanvang van een proces afspraken worden gemaakt, zodat
bijvoorbeeld inspraakreacties niet integraal in een politieke markt herhaald worden.
Door het contact met de samenleving op het juiste moment en in de daarbij passende werkvorm (meer of
minder formeel) te organiseren (maatwerk) kan de opbrengst mogelijk nog vergroot worden. Ook hierover
zouden raad en college in een vroeg stadium afspraken moeten maken.
Voorgesteld wordt rond het thema samenspel burgers-samenleving de volgende doelen te formuleren:
-
-
Het spreekrecht is een invulling van de interactie met burgers waarvoor de tijd genomen wordt.
Burgers die gebruik maken van het spreekrecht hebben het gevoel te zijn gehoord.
Bij grote dossiers is aan de voorkant van een (besluitvormings)proces bij alle actoren in beeld wie
de relevante actoren, wat hun rollen en bevoegdheden in verschillende fases zijn. Hierover wordt
door de gemeente, raad en college, eenduidig gecommuniceerd.
Door politieke keuzevraagstukken inzet te laten zijn van de discussie met burgers/samenleving,
wordt voor de burgers al tijdens het proces duidelijk welke afwegingen moeten worden gemaakt.
Burgers voelen zich aan eind van een besluitvormingstraject gehoord door stukken en debat
waarin verantwoording wordt afgelegd over de gemaakte afwegingen n.a.v. onder meer inbreng
van burgers.
Thema 2: Voorbereiding besluitvorming: kwaliteit van stukken en processen
Het functioneren en de werkwijze van de raad hangt voor een belangrijk deel samen met het samenspel
tussen raad en college. In de afgelopen 2 jaar zijn eerste stappen gezet om dit samenspel te verbeteren.
Uit de evaluatie kan worden geconcludeerd dat er op dit gebied nog een flinke slag te maken is. Daarbij
gaat het met name om de kwaliteit van stukken, maar ook om het meer structureel en het op meer
aspecten maken van procesafspraken bij grote dossiers.
Het investeren in gezamenlijke beeldvorming bij aanvang van een groot besluitvormingstraject, kan
zorgen voor een kwalitatief beter besluitvormingsproces. Met een gemeenschappelijk beeld van de
afbakening van een onderwerp, de vragen die beantwoord moeten worden, rollen en bevoegdheden etc,
weten alle betrokkenen waarover en op welk moment er iets van hen gevraagd wordt. Het onderwerp van
debat wordt scherper afgebakend en er kan eenduidiger worden gecommuniceerd met/naar de burger.
Voor adequate beeldvorming vooraf is ook goede informatievoorziening vooraf nodig. Voor zover politieke
keuzevraagstukken uit deze informatie nog niet voldoende blijken zal het formuleren van deze keuzevraagstukken ook onderdeel uit moeten maken van de beeldvorming vooraf. In gevallen waarin de
keuzevraagstukken bij aanvang nog niet zijn uitgekristalliseerd, zou het formuleren hiervan in ieder geval
deel uit moeten maken van het vervolgproces. De informatievoorziening tijdens het besluitvormingsproces
zou zich moeten richten naar het gezamenlijke beeld en de daarin benoemde politieke keuzevraagstukken. Gezien de langdurigheid van sommige besluitvormingsprocessen zou moeten worden geïnvesteerd in digitale dossiervorming.
Voorgesteld wordt rond het thema voorbereiding besluitvorming: kwaliteit van stukken en processen de
volgende doelen te formuleren:
- Op grote dossiers worden door college en raad bij aanvang van het besluitvormingsproces afspraken
gemaakt. Ten behoeve van deze gezamenlijke beeldvorming is er voldoende informatie vooraf
beschikbaar. Met de gemaakte afspraken is aan de start voor alle betrokkenen duidelijk:
 Wat reikwijdte, doel en te beantwoorden vragen van het besluitvormingsproces zijn
 Wie op welke momenten welke rol/bevoegdheid (raad, college, samenleving) heeft
 Wat de politieke keuzevraagstukken in betreffend dossier zijn of op welk moment deze in beeld
worden gebracht
 Welke stukken er komen en wat vorm en te beantwoorden vragen van te produceren stukken is/zijn
 Hoe communicatie over het proces plaatsvindt en hoe raad en college hun communicatie afstemmen
 Wat de planning van de verschillende stappen is
2
 Wie, hoe en waar een digitaal dossier realiseert en bijhoudt, dat voor alle betrokkenen raadpleegbaar
is en waarin de procesafspraken, relevante stukken, achtergrondinformatie en stand van zaken is
opgenomen
- Uit alle stukken die door het college aan de raad worden aangeboden blijkt wat er van de raad gevraagd
wordt.
- Uit alle stukken die ter besluitvorming door het college aan de raad worden aangeboden blijkt wat de
politieke keuzeruimte voor de raad is.
Thema 3: Werk- en debatvormen
Ad hoc is de vorige periode geëxperimenteerd met verschillende werk- en debatvormen. Dit moet nog
meer structureel vorm krijgen. Het gaat hierbij om het creëren van informele settings waarin uitwisseling
kan plaatsvinden tussen raadsleden en burgers, waarbij het doel vooral meningvormend en informerend
kan zijn. Daarnaast gaat het om werk- en debatvormen, binnen en buiten de politieke markt, waarbij
belangrijke politieke kwesties aan de orde zijn. Hiervoor is het van belang dat politieke keuzevraagstukken
veel scherper worden benoemd en gemarkeerd. In eerste instantie moeten uit aangeleverde voorstellen
van het college (lees: ambtelijke organisatie) de politieke keuzevraagstukken blijken. In tweede instantie
moeten keuzevraagstukken gemarkeerd worden in de bespreekvoorstellen. Dit kan gezien worden als een
soort randvoorwaarde die gerealiseerd moet zijn (thema 2: Voorbereiding besluitvorming: kwaliteit van
stukken en processen), voordat de verschillende werk- en debatvormen goed tot hun recht kunnen
komen.
Voorgesteld wordt rond het thema Werk- en debatvormen de volgende doelen te formuleren:
- debatten in de politieke markt richten zich op de politieke keuzevraagstukken
- raadsleden starten met een eigen visie op een onderwerp en reageren niet (alleen) op de nota’s van
college
- gekozen werk- en debatvormen betrekken burgers bij het bestuur
- gekozen werkvormen zijn laagdrempelig voor de burger
- debatten zijn toegankelijk en begrijpelijk met meer interactie met de bevolking
- in debat/werkvormen komen de afzonderlijke rollen van raad en college tot hun recht
Voorstel invulling actiepunt ‘Kaderstellende rol aanhaken aan voorjaarsnota/programmabegroting’
(punt b11 bijlage)
Naast de hiervoor thematisch gegroepeerde aandachtspunten, moet nog meer structureel invulling
worden gegeven aan het actiepunt om als raad met kaderstelling meer aan te haken bij voorjaarsnota/
programmabegroting. Tot op heden heeft dit invulling gekregen door een informatie-avond voor
raadsleden over de P&C-cyclus. Ook heeft een groepje raadsleden meegedacht over input voor de
programmabegroting 2008-2011 onder het kopje ‘Wat doen we hier voor?’ Planning is dat najaar 2007
het onderwerp ‘P&C-cyclus’ geagendeerd wordt voor de politieke markt. Hierbij zal ook aandacht zijn voor
de vraag hoe deze P&C-cyclus te gebruiken voor kaderstelling en controle. In de volgende paragraaf
wordt daarom geen afzonderlijk voorstel meer gedaan over dit actiepunt.
3
§2: Voorstellen
In deze paragraaf worden voorstellen gedaan, hoe de doelen genoemd onder de 3 thema’s te realiseren.
Er is voor gekozen bij het kiezen van oplossingen zoveel mogelijk aan te haken bij al opgestarte ontwikkelingen.
Voorstel 1: Startdocumenten
Bij steeds meer dossiers wordt er al gewerkt met startdocumenten waarin thema en af te leggen traject
wordt beschreven. Door afspraken over verplichte aandachtspunten in deze startdocumenten, kunnen er
nog kwaliteitsslagen worden gemaakt in zowel het samenspel met burgers-samenleving als de kwaliteit
van stukken en processen. Met vaststelling van een startdocument door de raad, kunnen inhoudelijke en
procesafspraken m.b.t. een dossier worden gemaakt.
Wanneer een startdocument
Na vaststelling van de begroting, wordt aan de hand van de begroting in samenhang met de lange termijn
agenda door de fracties bepaald over welke onderwerpen (en evt. wanneer) zij een startdocument
wensen. Daarnaast kan vanuit het college besloten worden t.a.v. een onderwerp een startdocument te
vervaardigen.
Inhoud startdocument
- Afbakening van het onderwerp, doel, te beantwoorden vragen gedurende het traject
- Welke informatie m.b.t. het thema is reeds beschikbaar
- Wat zijn de politieke keuzevraagstukken of hoe worden deze gedurende het traject in beeld gebracht en
aan alle actoren voorgelegd
- Wie zijn de actoren, hun rollen en bevoegdheden
- Vorm, fasering en zo mogelijk planning van activiteiten en stukken
- Communicatieparagraaf waarin, naast reguliere communicatiemiddelen
 wijze interactie tussen de verschillende actoren, fasering, werkvormen worden benoemd, incl.
communicatie over het startdocument zelf (oftewel: hoe wordt samenleving op de hoogte gesteld
van planning, rollen, bevoegdheden).
 De keus wordt gemaakt om wel/geen gezamenlijk digitaal dossier aan te leggen op de
gemeentelijke website. Als er een digitaal dossier wordt aangelegd, wordt aangegeven waar, hoe en
door wie dit wordt bijgehouden.
Voorstel 2: Deventer A-4tje
Al weer enige jaren wordt er gewerkt met het Deventer A4-tje als format voor stukken ter besluitvorming
aan de raad. De kwaliteit van stukken kan vergroot worden door enerzijds het format nog verder aan te
scherpen en anderzijds het juiste gebruik van het format te bevorderen.
Training
Paul Bandel, voormalig adjunct-secretaris, zal komend jaar oude en nieuwe ambtenaren trainen in het
schrijven van nota’s aan de hand van het Deventer A-4tje. Vantevoren zal door hem bij raad en
college/organisatie geïnventariseerd worden wat evt. aanvullende kwaliteitseisen zijn en of die in het
format van het Deventer A-4-tje geborgd moeten worden. Op grond van de in de vorige paragraaf
geformuleerde doelen t.a.v. kwaliteit van stukken en samenspel met burgers-samenleving, zal daarbij in
ieder geval aandacht zijn voor:
 Een Inleiding, waaruit blijkt waarom dit stuk voorligt en wat er van de raad gevraagd wordt;
 Verantwoording als een vorm van participatie aan de orde is geweest (weging van de inbreng van
de samenleving moet naar voren komen in een stuk);
 Wat is de keuzeruimte, weging van evt. alternatieven.
Voorstel 3: Werk- en debatvormen
Met de inzet van verschillende werk- en debatvormen kunnen de afzonderlijke rollen van raad, college,
samenleving beter tot hun recht komen. Ook kan maatwerk t.a.v. werk/debatvormen bijdragen aan
toegankelijkheid voor en interactie met de samenleving. Een goede werkvorm stimuleert bovendien tot het
scherper neerzetten van de inhoudelijke (politieke) boodschap.
4
Hiervoor is enerzijds onderzoek/inventarisatie van verschillende mogelijke werk/debatvormen nodig.
Daarnaast kan training op werk/debatvormen bijdragen tot actief gebruik van de mogelijkheden die deze
bieden. Ook ligt er in de voorbereiding van de politieke markt een taak voor het presidium, op voorstel van
griffie, om bij agendering alert te zijn op een al dan niet speciale behandelwijze die een onderwerp nodig
heeft.
Debattraining
De griffie doet in 2007 aan het presidium een voorstel tot inkoop van een debattraining waarbij in ieder
geval aandacht is voor:
* het neerzetten van een eigen visie als startpunt van een betoog leidend tot reactie op een voorstel
* toegankelijkheid van een debat voor burgers en interactie
* markeren van afzonderlijke rollen (raad/college) in een debat
* opbouwen van voorraad werk- en debatvormen die kunnen worden ingezet tijdens de politieke markt
Bespreekvoorstellen politieke markt
Ten behoeve van de in de bespreekvoorstellen voorgestelde werkvorm/behandelwijze gaat de griffie
steeds na of er bij agendering van een onderwerp speciale aandacht/behandelwijze nodig is voor:
- verantwoording
- toegankelijkheid en (tijd voor) interactie met burgers
- sturen op politieke keuzevraagstukken
Uitvoering
Na bespreking in presidium, college en politieke markt, worden de (aangepaste) voorstellen tot uitvoering
gebracht.
Startdocumenten
- De griffie coördineert het door de fracties selecteren van onderwerpen die een startdocument behoeven.
- De directie draagt zorg voor borging gewenste inhoud van startdocumenten
Deventer A-4tje
- De directie geeft opdracht tot de in het voorstel genoemde aandachtpunten tot invulling van de training.
Werk- en debatvormen
- Griffie doet in 2007 een voorstel tot training aan het presidium.
- Griffie hanteert bij het voorbereiden van agenda en bespreekvoorstellen een checklist met aandachtspunten t.b.v. de behandelwijze van een onderwerp.
Evalueren
Najaar 2008 zal de werkwijze van de raad opnieuw en breder worden geëvalueerd. Aangezien het al dan
niet behalen van gestelde doelen m.b.t. het thema samenspel burgers-samenleving, lastiger lang achteraf
te meten is, zal de griffie het presidium een voorstel doen om t.b.v. de evaluatie in de tussentijd op enkele
dossiers te onderzoeken of gestelde doelen behaald zijn.
5
Bijlage: Resultaat actiepunten evaluatie 13-4-2006
A.
Actiepunten gericht op samenspel met burgers/ en samenleving
Actiepunten
Hoe
Wie
1. Ontwikkel een extern
Er komt een communicatieplan
communicatiebeleid van gemeenteraad Deventer 2006 2007
de raad
Griffie doet via presidium
voorstel aan de raad
2. Geef insprekers meer
tijd / trek meer tijd uit
voor interactie met de
burgers
Griffie / presidium /
sessievoorzitter
Maak bij het maken van bespreekvoorstellen een goede inschatting
van mogelijke insprekers.
Ga overigens flexibel om als blijkt dat
insprekers meer tijd vragen, zet
behandeling desnoods 2 weken later
voort.
3. Laat de burgers eerst
Waar dat aan de orde is worden
aan het woord
burgers het eerst aan het woord
gelaten.
4. Burgers moeten ook zelf Via de verordening burgerinitiatief is
politieke onderwerpen dit nu al mogelijk, alhoewel er wel
kunnen agenderen
sprake is van een drempel. Er zijn al
situaties geweest waar burgers los
van de verordening onderwerpen op
de agenda hebben gekregen. Van
belang is wel dat van tevoren
volstrekt helder wat er verwacht kan
worden van behandeling.
Voorzitter bewaakt dit.
Burgers melden zich in de
regel bij de griffie. Griffie
doet in overleg met de
burgers bespreekvoorstel
aan het presidium. In het
voorstel moet nadrukkelijk
blijken wat beoogde / te
verwachten resultaten zijn,
dit om teleurstellingen te
voorkomen.
Griffie adviseert presidium,
mede in overleg met
college over vormgeving
van processen.
Resultaat
Tweejaarlijks wordt een
nieuw communicatieplan opgesteld.
Actiepunt wordt
afgevoerd.
Technisch gezien
functioneert het; vraag
is of gewenst resultaat
ook wordt behaald.
Actiepunt wordt verder
uitgewerkt in thema
voor 2007-2008.
Gerealiseerd. Actiepunt
wordt afgevoerd.
Actiepunt deels
gerealiseerd; krijgt
verder aandacht in
comm.plan 2008-2009.
Actiepunt wordt
afgevoerd.
5. Voer als raad meer
omgevingsverkenning
uit voor punten op de
lange termijn agenda.
Breng dan tegelijkertijd
de relevante actoren in
beeld.
6. Nodig burgers gericht uit
en richt hun aandacht
nog veel dan nu op
politieke keuzevraagstukken als inzet voor
de discussie en als
inzet van politieke
sturing vanuit de raad.
Met name aan de voorkant van
processen moet dit als een actie van
de raad worden meegenomen.
Afstemming moet hierbij wel
plaatsvinden met het college, in het
bijzonder wie doet wat.
7. Attendeer in een vroeg
stadium welke onderwerpen aan de orde
zijn. Maak “reclame”
daarvoor.
Opnemen in communicatieplan
8. Creëer informele
settings waarin uitwisseling plaatsvindt
tussen raadsleden en
burgers, maar ook
tussen burgers onderling – ten overstaan van
raadsleden.
9. Nodig elke Politieke
markt een groep
burgers persoonlijk uit
de Politieke Markt te
bezoeken, richt een
stamtafel in.
Als mogelijke werkvorm bezien bij de Griffie adviseert presidium. Wordt ad hoc
inrichting van besluitvormingsgerealiseerd; moet
processen.
structureel nog vorm
krijgen. Actiepunt wordt
verder uitgewerkt in
thema voor 2007-2008.
In het communicatieplan moet dit
worden opgenomen. Daarnaast moet
bij de vormgeving van grote
beleidsprocessen hier ook aandacht
aan worden besteed. Tevens ligt er
een relatie met nog te verschijnen
stukken over de participatieladder.
Opnemen in communicatieplan
Wordt ad hoc
gerealiseerd; moet
structureel nog vorm
krijgen. Actiepunt wordt
verder uitgewerkt in
thema voor 2007-2008.
Griffie adviseert presidium,
mede in overleg met
college over vormgeving
van processen
Uitnodigen burgers
gebeurt ad hoc.
Politieke keuzevraagstukken zijn nog te
weinig inzet van de
discussie. Actiepunt
wordt verder uitgewerkt
in thema voor 20072008.
Griffie, zo nodig in overleg Gerealiseerd.
met de ambtelijke
Actiepunt wordt
organisatie.
afgevoerd.
Griffie, waarbij ook een rol Gerealiseerd in Gasten
voor raadsleden is
van de Raad. Actiepunt
weggelegd.
wordt afgevoerd.
6
A. Aanbevelingen 2007-2008 gericht op samenspel met burgers/ en samenleving
In het algemeen is er veel aandacht geweest voor de aanbevelingen en actiepunten gericht op het samenspel met burgers/ samenleving. Een groot aantal actiepunten uit bovenstaand overzicht is gerealiseerd en
wordt afgevoerd. Toch blijft het samenspel met burgers en samenleving een onderwerp waar nog aandacht voor nodig is. Contact met burgers en samenleving wordt gezocht en gesprekken en contact
hebben plaats. Echter, signalen van burgers – onder meer tijdens wijkdebatten- wijzen erop dat verantwoording en terugkoppeling naar samenleving te weinig gebeurt. Dit geldt zowel voor inspraakreacties als
bijdragen van insprekers tijdens de politieke markt.
De actiepunten 2,5, 6 en 8 worden daarom hergeformuleerd in het voorstel om in 2007-2008 gericht te
werken aan 3 thema’s.
B.
Actiepunten gericht op functioneren en werkwijzen gemeenteraad
Aanbeveling
Hoe
1. Wees nog veel scherper in het benoemen
en markeren van
politieke
keuzevraagstukken.
In eerste instantie moeten uit
aangeleverde voorstellen van het
college (lees: ambtelijke organisatie)
de politieke keuzevraagstukken
blijken. In tweede instantie moeten
keuzevraagstukken gemarkeerd
worden in de bespreekvoorstellen
2. Richt de vraag naar
Opnemen als activiteit in processen.
informatie op grond
Bij het schrijven van voorstellen,
van politieke
resp. oplegnotities dienen stellers
keuzevraagstukken.
zich de vraag te stellen welke
informatie besluitvormers nodig
hebben om te kiezen / te besluiten.
3. Versterk positie en rol Dit kan op meerdere manieren. Door
van de voorzitter.
expliciet in het reglement van orde
zaken op te nemen. Over en weer
duidelijk te maken wat de rol van de
voorzitter is. Voorzitters uitrusten om
hun rol te vervullen.
4. Experimenteer met
andere werk- en
debatvormen
In het kader van het wijzigen
reglement van orde moet aandacht
worden besteed aan het aanvangstijdstip, m.i. geen aanleiding tijdstip
te veranderen
6. Voer een spreektijden- In het kader van het wijzigen van het
verdeling in.
reglement over praten.
9. Handhaaf parallelle
sessies, maar werk
wel met vaste
voorzitters en
deelnemers.
Resultaat
Ambtelijke organisatie,
griffie, presidium geeft zijn
eindoordeel er over
Gebeurt incidenteel;
moet structureel nog
vorm krijgen. Actiepunt
wordt verder uitgewerkt
in thema voor 20072008.
Ambtelijke organisatie,
griffie, presidium geeft zijn
eindoordeel er over.
Gebeurt incidenteel;
moet structureel nog
vorm krijgen. Actiepunt
wordt verder uitgewerkt
in thema voor 20072008.
Gerealiseerd. Actiepunt
wordt afgevoerd.
Raad door het vaststellen
van een reglement van
orde waarin e.e.a. is
geregeld. Voorzitters zelf,
raadsleden / collegeleden
door de voorzitter de
ruimte te geven zijn rol te
vervullen.
Bij het vormgeven van processen en Griffie adviseert presidium
het opstellen van bespreekvoorstellen nadrukkelijk elke keer bezien
welke werkvormen het meest
geëigend is.
5. Denk na over
aanvangstijdstip van
de raadsvergadering.
7. Werk toe naar een
kleiner of slagvaardiger presidium.
8. Hanteer een lagere
vergaderfrequentie.
Wie
Raad door het vaststellen
van het reglement van
orde op voorstel van ..
Gebeurt incidenteel;
moet structureel nog
vorm krijgen. Actiepunt
wordt verder uitgewerkt
in thema voor 20072008.
Gerealiseerd. Actiepunt
wordt afgevoerd..
Raad door het vaststellen
van het reglement van
orde op voorstel van ...
In het kader van het wijzigen van het Raad door het vaststellen
reglement van orde over praten.
van orde op voorstel van ..
Gerealiseerd. Actiepunt
wordt afgevoerd.
Gelet op de agendadruk en het
uitgangspunt snellere doorlooptijd
van besluitvormingsprocessen wordt
voorgesteld hier geen actie op te
ondernemen.
In het kader van het wijzigen van het
reglement van orde over praten.
Overigens wordt bij belangrijke
dossiers al met een vaste voorzitter
gewerkt, die in voorkomende
gevallen ook overlegt met de
portefeuillehouders.
Gerealiseerd. Actiepunt
wordt afgevoerd.
Het is aan fracties zelf om
te bepalen wie bij de
behandeling van een
onderwerp aanwezig is.
Gerealiseerd. Actiepunt
wordt afgevoerd.
Gerealiseerd. Actiepunt
wordt afgevoerd.
7
10. Vergader meer op
locatie.
Waar het gaat om politieke
marktavond / raadsavond wordt
voorgesteld deze suggestie niet over
te nemen. Voor tussenliggende
avonden zou het uitgangspunt
moeten zijn om bijeenkomsten op
locatie te organiseren.
11. Kaderstellende rol
Mede als uitvloeisel va het
meer aanhaken aan
rekenkameronderzoek naar
voorjaarsnota /
gesubsidieerde instellingen komt
programmabegroting. presidium met voorstel om aantal
raadsleden te vragen nadrukkelijk
mee te denken met de P&C cyclus.
Suggestie kan in dat denkproces
worden ingebracht.
Griffie beziet, waar nodig
in overleg met de
ambtelijke organisatie of
derden, het organiseren
van bijeenkomsten op
tussenliggende avonden
op locatie.
Werkgroepje bestaande uit
raadsleden, ondersteund
door de griffie en
ambtelijke organisatie.
12. Organiseer
belangrijke
expertmeetings op
tussenliggende
woensdagen.
Griffie adviseert, zo nodig
in overleg met ambtelijke
organisatie presidium.
13. Sta toe dat 2
vertegenwoordigers
per fractie in een
sessie aanwezig
mogen zijn.
14. Zorg voor digitale
ontsluiting van
dossiers / stukken
voor de raad.
15. Voer een blok in
waarin technische
vragen kunnen
worden gesteld.
B.
Bij het vormgeven van processen
nadrukkelijk ook de expertmeeting
als werkvorm meenemen, waarbij als
moment ook nadrukkelijk aan de
tussenliggende woensdag wordt
gedacht.
In het kader van het wijzigen van het
reglement van orde over praten.
Uitgangspunt is en moet zijn één
woordvoerder per fractie. Overigens
zijn er voorzieningen getroffen dat
fractiegenoten over de schouder
heen mee kunnen kijken.
Griffie is i.o.m. de ambtelijke
organisatie bezig hier wat voor te
bedenken, zal gaan via de website.
Zodat ook derden kennis kunnen
nemen van de dossiers. In eerste
instantie zullen met de dossiers
ontsloten worden die op de lange
termijn agenda staan.
In het kader van het reglement van
orde over praten.
Gerealiseerd. Actiepunt
wordt afgevoerd.
Deels gerealiseerd:
- najaar 2006 is voor
raadsleden een avond
oer P&C-cyclus
georganiseerd. Wegens
beperkte belangstelling
is het bij een avond
gebleven.
- groepje raadsleden
heeft meegedacht over
de programmabegroting,
rond het onderwerp ‘wat
doen we ervoor’. (input
voor 2008). Voorstel is
deze aanpak te
continueren. Het wordt
daarom als afzonderlijk
actiepunt in het plan van
aanpak 2007-2008
opgenomen.
Gerealiseerd. Actiepunt
wordt afgevoerd.
Gerealiseerd. Actiepunt
wordt afgevoerd.
Griffie i.o.m. IDM.
Actiepunt is opgenomen
in het voorstel ‘de
gemeenteraad op
www.deventer.nl en
wordt verder uitgewerkt
in het voorstel voor
2007-2008.
Raad in het kader van
vaststellen van reglement
van orde.
Gebeurt ad hoc.
Actiepunt wordt
afgevoerd.
Aanbevelingen gericht op Functioneren en werkwijzen gemeenteraad
Veel actiepunten gericht op het functioneren en werkwijzen gemeenteraad zijn opgenomen in de
herziening van het Reglement van Orde.
Het benoemen en markeren van politieke keuzevraagstukken en het experimenten met andere werk- en debatvormen
(actiepunten 1 en 4) behoeven nog steeds aandacht. Hiervoor is noodzakelijk dat vanuit de ambtelijke
organisatie keuzevraagstukken concreet benoemd worden. Daarna is het mogelijk hierover in andere
werk- en debatvormen te discussiëren.
De actiepunten 1,2,4 en 14 worden daarom hergeformuleerd in het voorstel om in 2007-2008 gericht te
werken aan 3 thema’s.
8
C.
Actiepunten gericht op samenspel raad en college
Aanbeveling
1. De schriftelijke
informatievoorziening
moet ingrijpend
verbeteren.
Hoe
Dit is iets wat met name uit de
ambtelijke organisatie moet komen.
Aan de voorkant van processen
moet hier veel tijd aan worden
besteed. Een relatie dient ook
gelegd te worden met de organisatie
ontwikkeling. Daarnaast moeten in
voorkomende gevallen stukken
worden teruggestuurd.
Een suggestie is misschien hier een
gedeeld project van raad en college
te maken.
2. Stel aan begin van
proces consequent plan
van aanpak op. Daarin
komt nadrukkelijk aan
de orde: politieke
keuzeruimte, de rol en
positie van raad en
college in het proces,
de benodigde
informatie, inspraak/
communicatie en de
timing planning
3. Werk binnen presidium
met portefeuillehouders
voor belangrijke
dossiers.
Nadrukkelijk afspraken tussen
college en presidium maken voor
welke onderwerpen je in een jaar je
afspraken wilt maken, de lange
termijn agenda is daar een goed
handvat voor.
4. Experimenteer met
bovengenoemde 3
punten.
5. De wethouder is
aanwezig op de
politieke markt voor
beantwoording van
vragen van raadseden
6. Train ambtenaren in het
schrijven van beleidsstukken toegesneden
op de raad
Binnen het presidium leden aanwijzen die niet alleen sessievoorzitter
zijn, maar vanuit hun voorzitterschap waar nodig overleg plegen
met betrokken collegelid en
aanspreekpunt zijn voor de griffie.
Bij elk onderwerp bezien hoe het
kan, open er in staan.
Wethouder is al aanwezig.
Zie hiervoor. In kader van organisatieontwikkeling en vormgeven van
belangrijke dossiers duidelijk
aangeven wat voor soort stukken er
moeten komen.
7. Formeer een taskforce / Bevorder in kader van organisatie
groep van deskundigen ontwikkeling overleg tussen enkele
die voornoemd proces leden van het college en enkele
binnen de ambtelijke
leden van het presidium, die zich
organisatie aanjagen en met name buigen over / afstemmen
begeleiden.
wat er vanuit de organisatie wordt
verwacht t.a.v. de bediening van de
raad.
Wie
In eerste instantie is dit iets
van de ambtelijke
organisatie, vervolgens
college en raad. Griffie in
voorkomende gevallen
presidium adviseren
stukken niet in behandeling
te nemen.
Na overleg secretaris /
griffier wordt voorstel
gedaan groepje in te stellen
waarin een paar
raadsleden, een paar
wethouders, griffier en
secretaris. Dit groepje
houdt zich bezig met een
aantal aanbevelingen, die
met name genoemd wordt
onder het thema samenspel
raad / college.
Gemeentesecretaris en
griffier dienen hier het
voortouw te nemen
richting college resp. raad.
Zie aanbeveling C 1.
Presidium
Resultaat
Gebeurt incidenteel;
moet structureel nog
vorm krijgen. Actiepunt
wordt verder uitgewerkt
in thema voor 20072008.
Gebeurt ad hoc.
Actiepunt wordt verder
uitgewerkt in thema
voor 2007-2008.
Gerealiseerd. Actiepunt
wordt afgevoerd.
Een eerste verantwoorGerealiseerd. Actiepunt
delijkheid ligt hier bij de
wordt afgevoerd.
griffie om presidium, mede
in overleg met de
organisatie te adviseren
over hoe het ook anders
kan.
Gerealiseerd. Actiepunt
wordt afgevoerd.
Griffie, maar ook de
afdeling P&O in het kader
van permanente vorming
en training.
Niet gerealiseerd.
Actiepunt wordt verder
uitgewerkt in thema
voor 2007-2008.
Niet gerealiseerd. Een
aantal initiatieven van
organisatie staat in de
startblokken. Vraag is
welke rol presidium
hierin wil vervullen.
Actiepunt wordt verder
uitgewerkt in thema
voor 2007-2008.
9
8. Analyseer regelmatig de
agenda en ga na welke
agendapunten of
onderdelen van
agendapunten feitelijk
een zaak voor het
college zijn.
C.
Dit kan eerder, bezie op het moment Griffie en ambtelijke
als stukken worden aangeboden
organisatie.
wat des raads is en wat des
colleges. Ambtenaren / college
moeten dan ook op het moment dat
ze stukken aan het presidium
aanbieden duidelijk aangeven wat
er van de raad wordt verwacht. Is
het wel het terrein van de raad. In
het kader van actieve informatieplicht hier nadere afspraken over
maken.
Gerealiseerd. Actiepunt
wordt afgevoerd.
Aanbevelingen gericht op samenspel raad en college
Incidenteel is er aandacht geweest voor de actiepunten gericht op samenspel raad en college. Een
verbeterslag moet worden gerealiseerd in de kwaliteit van de stukken en het inrichten van het proces.
De actiepunten 1,2 en 6 worden daarom hergeformuleerd in het voorstel om in 2007-2008 gericht te
werken aan 3 thema’s.
D. Aanbevelingen gericht op Opleiding, vorming en training
Aanbeveling
1. Er moet meer op vergaderwaardigheid gestuurd
worden (door het ambtelijk
management) van
voorstellen t.b.v. bespreking
op de politieke markt.
2. Investeer bij de verdere
bevordering van de kwaliteit
van de schriftelijke
voorbereiding vanuit de
ambtelijke organisatie vooral
in gemeenschappelijke
beeldvorming tussen
organisatie – college – griffie
– raad.
3. Sluit in (eventueel)
opleidingstraject om politieke
oriëntatie ambtenaren te
versterken aan bij taalgebruik
dat in het kader van de
politieke markt in
ontwikkeling is.
Hoe
wie
Wanneer
Meenemen in organisatie
ontwikkelingstraject.
Gebeurt incidenteel; moet
structureel nog vorm
krijgen. Actiepunt wordt
verder uitgewerkt in
thema voor 2007-2008.
Meenemen in organisatie
ontwikkelingstraject.
Gebeurt incidenteel; moet
structureel nog vorm
krijgen. Actiepunt wordt
verder uitgewerkt in
thema voor 2007-2008.
Meenemen in organisatie
ontwikkelingstraject.
Gebeurt incidenteel; moet
structureel nog vorm
krijgen. Actiepunt wordt
verder uitgewerkt in
thema voor 2007-2008.
D. Aanbevelingen gericht op Opleiding, vorming en training
Voor de actiepunten gericht op Opleiding, vorming en training geldt hetzelfde als voor de actiepunten
gericht op samenspel raad en college. Een verbeterslag moet worden gerealiseerd in de kwaliteit van de
stukken en het inrichten van het proces.
De actiepunten 1,2 en 3 worden daarom hergeformuleerd in het voorstel om in 2007-2008 gericht te
werken aan 3 thema’s.
10