Plan van aanpak aanbevelingen/evaluatie werkwijze raad 2007-2008 §1: aandachtspunten en doelen Inleiding Voorjaar 2006 is de nieuwe werkwijze van de Deventer gemeenteraad uitgebreid geëvalueerd. Dit heeft geresulteerd in een Plan van Aanpak waarin aanbeveling zijn uitgewerkt tot concrete acties en verbetervoorstellen. Hierin werd voorgesteld om in juni 2007 de werkwijze opnieuw onder de loep te nemen. Er is voor gekozen om dit nu beperkt te doen en volgend jaar uitgebreider te evalueren. Aanleiding hiervoor is enerzijds de organisatieontwikkeling, waardoor de uitvoering van een aantal actiepunten vertraging heeft opgelopen en bovendien hebben voorgestelde ontwikkelingen veelal langer tijd nodig om tot de gewenste resultaten te komen. In deze terugblik is aan de hand van het Plan van Aanpak aanbevelingen/evaluatie werkwijze raad 13-42006 nagegaan welke actiepunten gerealiseerd zijn en welke nog aandacht behoeven. In de bijlage is hiervan een overzicht met resultaten opgenomen. De actiepunten die nog aandacht behoeven kunnen gebundeld worden in onderstaande 3 thema’s: 1. Samenspel met burgers en samenleving Dit thema is gericht op samenspel en contact met de samenleving. Concreet betekent dat er aandacht is voor interactieve processen, verantwoording naar burgers over besluitvorming en contact met de samenleving met als doel meningsvorming. 2. Voorbereiding besluitvorming: kwaliteit van stukken en processen Dit thema is gericht op onder meer het verbeteren van de kwaliteit, vergaderwaardigheid van stukken uit de ambtelijke organisatie en het markeren van politieke keuzevraagstukken. Ook is het gericht op het verbeteren van de inrichting van besluitvormingsprocessen. 3. Werk- en debatvormen Dit thema is gericht op het toepassen van alternatieve werk- en debatvormen die passen bij de doelstelling en doelgroep van de bespreking. Voorstel wijze van behandeling De uitwerking van de evaluatie in dit voorstel, met de binnen de 3 bovengenoemde thema’s gestelde doelen en voorstellen om deze te realiseren, wordt besproken in het presidium. Als het presidium zich hierin kan vinden wordt het voorstel voorgelegd aan het college. Na bespreking in het college kan het (evt. gewijzigde) voorstel worden ge-agendeerd in de Politieke Markt. Plan van Aanpak werkwijze 2007/2008 De aanbevelingen evaluatie werkwijze raad uit 2006 zijn gegroepeerd rond respectievelijk het samenspel burgers/samenleving, werkwijze raad, samenspel raad en college en opleidingen. Op onderdelen zat hier veel overlap in. Voorgesteld wordt daarom de overgebleven actiepunten te hergroeperen en herformuleren rond drie thema’s. Per thema worden doelen geformuleerd die met de voorstellen in § 2 gerealiseerd moeten worden. Daarnaast wordt een voorstel gedaan over de invulling van het actiepunt ‘Kaderstellende rol meer aanhaken aan voorjaarsnota/programmabegroting’ (punt b11 bijlage). Thema 1: Samenspel met burgers en samenleving Via inspraakverordeningen, spreekrecht in de politieke markt, discussieavonden, hoorzittingen is er al veel aandacht voor interactieve besluitvormingsprocessen. Uit reacties tijdens wijkdebatten en na gebruikmaking van het spreekrecht, blijkt echter dat men zich ondanks de mogelijkheden om mee te praten, toch vaak niet gehoord voelt. Dit heeft te maken met o.a. het ontbreken van terugkoppeling/verantwoording naar burgers aan het eind van besluitvormingstrajecten en tijdsdruk (spreekrecht in de politieke markt). Inhoudelijk kan er aan de bijdragen van burgers en samenleving meer recht worden gedaan door meer aandacht te besteden aan de terugkoppeling van besluiten en verantwoording naar burgers/samenleving (wat is er met de input van burgers gedaan, welke afweging is er gemaakt). Dit geldt voor zowel college als raad. Daarnaast kan het gesprek met burgers worden verdiept door ook in het gesprek met burgers politieke keuzevraagstukken (zie hiervoor ook het volgende thema) inzet van de discussie te laten zijn. 1 Procesmatig kan het samenspel met burgers/samenleving worden versterkt door aan de voorkant van het proces een omgevingsverkenning te doen om daarmee ook de relevante actoren in beeld te brengen, zodat deze actief benaderd/betrokken kunnen worden. Over interactie met de burger (en de communicatie hierover) moeten door college en raad bij aanvang van een proces afspraken worden gemaakt, zodat bijvoorbeeld inspraakreacties niet integraal in een politieke markt herhaald worden. Door het contact met de samenleving op het juiste moment en in de daarbij passende werkvorm (meer of minder formeel) te organiseren (maatwerk) kan de opbrengst mogelijk nog vergroot worden. Ook hierover zouden raad en college in een vroeg stadium afspraken moeten maken. Voorgesteld wordt rond het thema samenspel burgers-samenleving de volgende doelen te formuleren: - - Het spreekrecht is een invulling van de interactie met burgers waarvoor de tijd genomen wordt. Burgers die gebruik maken van het spreekrecht hebben het gevoel te zijn gehoord. Bij grote dossiers is aan de voorkant van een (besluitvormings)proces bij alle actoren in beeld wie de relevante actoren, wat hun rollen en bevoegdheden in verschillende fases zijn. Hierover wordt door de gemeente, raad en college, eenduidig gecommuniceerd. Door politieke keuzevraagstukken inzet te laten zijn van de discussie met burgers/samenleving, wordt voor de burgers al tijdens het proces duidelijk welke afwegingen moeten worden gemaakt. Burgers voelen zich aan eind van een besluitvormingstraject gehoord door stukken en debat waarin verantwoording wordt afgelegd over de gemaakte afwegingen n.a.v. onder meer inbreng van burgers. Thema 2: Voorbereiding besluitvorming: kwaliteit van stukken en processen Het functioneren en de werkwijze van de raad hangt voor een belangrijk deel samen met het samenspel tussen raad en college. In de afgelopen 2 jaar zijn eerste stappen gezet om dit samenspel te verbeteren. Uit de evaluatie kan worden geconcludeerd dat er op dit gebied nog een flinke slag te maken is. Daarbij gaat het met name om de kwaliteit van stukken, maar ook om het meer structureel en het op meer aspecten maken van procesafspraken bij grote dossiers. Het investeren in gezamenlijke beeldvorming bij aanvang van een groot besluitvormingstraject, kan zorgen voor een kwalitatief beter besluitvormingsproces. Met een gemeenschappelijk beeld van de afbakening van een onderwerp, de vragen die beantwoord moeten worden, rollen en bevoegdheden etc, weten alle betrokkenen waarover en op welk moment er iets van hen gevraagd wordt. Het onderwerp van debat wordt scherper afgebakend en er kan eenduidiger worden gecommuniceerd met/naar de burger. Voor adequate beeldvorming vooraf is ook goede informatievoorziening vooraf nodig. Voor zover politieke keuzevraagstukken uit deze informatie nog niet voldoende blijken zal het formuleren van deze keuzevraagstukken ook onderdeel uit moeten maken van de beeldvorming vooraf. In gevallen waarin de keuzevraagstukken bij aanvang nog niet zijn uitgekristalliseerd, zou het formuleren hiervan in ieder geval deel uit moeten maken van het vervolgproces. De informatievoorziening tijdens het besluitvormingsproces zou zich moeten richten naar het gezamenlijke beeld en de daarin benoemde politieke keuzevraagstukken. Gezien de langdurigheid van sommige besluitvormingsprocessen zou moeten worden geïnvesteerd in digitale dossiervorming. Voorgesteld wordt rond het thema voorbereiding besluitvorming: kwaliteit van stukken en processen de volgende doelen te formuleren: - Op grote dossiers worden door college en raad bij aanvang van het besluitvormingsproces afspraken gemaakt. Ten behoeve van deze gezamenlijke beeldvorming is er voldoende informatie vooraf beschikbaar. Met de gemaakte afspraken is aan de start voor alle betrokkenen duidelijk: Wat reikwijdte, doel en te beantwoorden vragen van het besluitvormingsproces zijn Wie op welke momenten welke rol/bevoegdheid (raad, college, samenleving) heeft Wat de politieke keuzevraagstukken in betreffend dossier zijn of op welk moment deze in beeld worden gebracht Welke stukken er komen en wat vorm en te beantwoorden vragen van te produceren stukken is/zijn Hoe communicatie over het proces plaatsvindt en hoe raad en college hun communicatie afstemmen Wat de planning van de verschillende stappen is 2 Wie, hoe en waar een digitaal dossier realiseert en bijhoudt, dat voor alle betrokkenen raadpleegbaar is en waarin de procesafspraken, relevante stukken, achtergrondinformatie en stand van zaken is opgenomen - Uit alle stukken die door het college aan de raad worden aangeboden blijkt wat er van de raad gevraagd wordt. - Uit alle stukken die ter besluitvorming door het college aan de raad worden aangeboden blijkt wat de politieke keuzeruimte voor de raad is. Thema 3: Werk- en debatvormen Ad hoc is de vorige periode geëxperimenteerd met verschillende werk- en debatvormen. Dit moet nog meer structureel vorm krijgen. Het gaat hierbij om het creëren van informele settings waarin uitwisseling kan plaatsvinden tussen raadsleden en burgers, waarbij het doel vooral meningvormend en informerend kan zijn. Daarnaast gaat het om werk- en debatvormen, binnen en buiten de politieke markt, waarbij belangrijke politieke kwesties aan de orde zijn. Hiervoor is het van belang dat politieke keuzevraagstukken veel scherper worden benoemd en gemarkeerd. In eerste instantie moeten uit aangeleverde voorstellen van het college (lees: ambtelijke organisatie) de politieke keuzevraagstukken blijken. In tweede instantie moeten keuzevraagstukken gemarkeerd worden in de bespreekvoorstellen. Dit kan gezien worden als een soort randvoorwaarde die gerealiseerd moet zijn (thema 2: Voorbereiding besluitvorming: kwaliteit van stukken en processen), voordat de verschillende werk- en debatvormen goed tot hun recht kunnen komen. Voorgesteld wordt rond het thema Werk- en debatvormen de volgende doelen te formuleren: - debatten in de politieke markt richten zich op de politieke keuzevraagstukken - raadsleden starten met een eigen visie op een onderwerp en reageren niet (alleen) op de nota’s van college - gekozen werk- en debatvormen betrekken burgers bij het bestuur - gekozen werkvormen zijn laagdrempelig voor de burger - debatten zijn toegankelijk en begrijpelijk met meer interactie met de bevolking - in debat/werkvormen komen de afzonderlijke rollen van raad en college tot hun recht Voorstel invulling actiepunt ‘Kaderstellende rol aanhaken aan voorjaarsnota/programmabegroting’ (punt b11 bijlage) Naast de hiervoor thematisch gegroepeerde aandachtspunten, moet nog meer structureel invulling worden gegeven aan het actiepunt om als raad met kaderstelling meer aan te haken bij voorjaarsnota/ programmabegroting. Tot op heden heeft dit invulling gekregen door een informatie-avond voor raadsleden over de P&C-cyclus. Ook heeft een groepje raadsleden meegedacht over input voor de programmabegroting 2008-2011 onder het kopje ‘Wat doen we hier voor?’ Planning is dat najaar 2007 het onderwerp ‘P&C-cyclus’ geagendeerd wordt voor de politieke markt. Hierbij zal ook aandacht zijn voor de vraag hoe deze P&C-cyclus te gebruiken voor kaderstelling en controle. In de volgende paragraaf wordt daarom geen afzonderlijk voorstel meer gedaan over dit actiepunt. 3 §2: Voorstellen In deze paragraaf worden voorstellen gedaan, hoe de doelen genoemd onder de 3 thema’s te realiseren. Er is voor gekozen bij het kiezen van oplossingen zoveel mogelijk aan te haken bij al opgestarte ontwikkelingen. Voorstel 1: Startdocumenten Bij steeds meer dossiers wordt er al gewerkt met startdocumenten waarin thema en af te leggen traject wordt beschreven. Door afspraken over verplichte aandachtspunten in deze startdocumenten, kunnen er nog kwaliteitsslagen worden gemaakt in zowel het samenspel met burgers-samenleving als de kwaliteit van stukken en processen. Met vaststelling van een startdocument door de raad, kunnen inhoudelijke en procesafspraken m.b.t. een dossier worden gemaakt. Wanneer een startdocument Na vaststelling van de begroting, wordt aan de hand van de begroting in samenhang met de lange termijn agenda door de fracties bepaald over welke onderwerpen (en evt. wanneer) zij een startdocument wensen. Daarnaast kan vanuit het college besloten worden t.a.v. een onderwerp een startdocument te vervaardigen. Inhoud startdocument - Afbakening van het onderwerp, doel, te beantwoorden vragen gedurende het traject - Welke informatie m.b.t. het thema is reeds beschikbaar - Wat zijn de politieke keuzevraagstukken of hoe worden deze gedurende het traject in beeld gebracht en aan alle actoren voorgelegd - Wie zijn de actoren, hun rollen en bevoegdheden - Vorm, fasering en zo mogelijk planning van activiteiten en stukken - Communicatieparagraaf waarin, naast reguliere communicatiemiddelen wijze interactie tussen de verschillende actoren, fasering, werkvormen worden benoemd, incl. communicatie over het startdocument zelf (oftewel: hoe wordt samenleving op de hoogte gesteld van planning, rollen, bevoegdheden). De keus wordt gemaakt om wel/geen gezamenlijk digitaal dossier aan te leggen op de gemeentelijke website. Als er een digitaal dossier wordt aangelegd, wordt aangegeven waar, hoe en door wie dit wordt bijgehouden. Voorstel 2: Deventer A-4tje Al weer enige jaren wordt er gewerkt met het Deventer A4-tje als format voor stukken ter besluitvorming aan de raad. De kwaliteit van stukken kan vergroot worden door enerzijds het format nog verder aan te scherpen en anderzijds het juiste gebruik van het format te bevorderen. Training Paul Bandel, voormalig adjunct-secretaris, zal komend jaar oude en nieuwe ambtenaren trainen in het schrijven van nota’s aan de hand van het Deventer A-4tje. Vantevoren zal door hem bij raad en college/organisatie geïnventariseerd worden wat evt. aanvullende kwaliteitseisen zijn en of die in het format van het Deventer A-4-tje geborgd moeten worden. Op grond van de in de vorige paragraaf geformuleerde doelen t.a.v. kwaliteit van stukken en samenspel met burgers-samenleving, zal daarbij in ieder geval aandacht zijn voor: Een Inleiding, waaruit blijkt waarom dit stuk voorligt en wat er van de raad gevraagd wordt; Verantwoording als een vorm van participatie aan de orde is geweest (weging van de inbreng van de samenleving moet naar voren komen in een stuk); Wat is de keuzeruimte, weging van evt. alternatieven. Voorstel 3: Werk- en debatvormen Met de inzet van verschillende werk- en debatvormen kunnen de afzonderlijke rollen van raad, college, samenleving beter tot hun recht komen. Ook kan maatwerk t.a.v. werk/debatvormen bijdragen aan toegankelijkheid voor en interactie met de samenleving. Een goede werkvorm stimuleert bovendien tot het scherper neerzetten van de inhoudelijke (politieke) boodschap. 4 Hiervoor is enerzijds onderzoek/inventarisatie van verschillende mogelijke werk/debatvormen nodig. Daarnaast kan training op werk/debatvormen bijdragen tot actief gebruik van de mogelijkheden die deze bieden. Ook ligt er in de voorbereiding van de politieke markt een taak voor het presidium, op voorstel van griffie, om bij agendering alert te zijn op een al dan niet speciale behandelwijze die een onderwerp nodig heeft. Debattraining De griffie doet in 2007 aan het presidium een voorstel tot inkoop van een debattraining waarbij in ieder geval aandacht is voor: * het neerzetten van een eigen visie als startpunt van een betoog leidend tot reactie op een voorstel * toegankelijkheid van een debat voor burgers en interactie * markeren van afzonderlijke rollen (raad/college) in een debat * opbouwen van voorraad werk- en debatvormen die kunnen worden ingezet tijdens de politieke markt Bespreekvoorstellen politieke markt Ten behoeve van de in de bespreekvoorstellen voorgestelde werkvorm/behandelwijze gaat de griffie steeds na of er bij agendering van een onderwerp speciale aandacht/behandelwijze nodig is voor: - verantwoording - toegankelijkheid en (tijd voor) interactie met burgers - sturen op politieke keuzevraagstukken Uitvoering Na bespreking in presidium, college en politieke markt, worden de (aangepaste) voorstellen tot uitvoering gebracht. Startdocumenten - De griffie coördineert het door de fracties selecteren van onderwerpen die een startdocument behoeven. - De directie draagt zorg voor borging gewenste inhoud van startdocumenten Deventer A-4tje - De directie geeft opdracht tot de in het voorstel genoemde aandachtpunten tot invulling van de training. Werk- en debatvormen - Griffie doet in 2007 een voorstel tot training aan het presidium. - Griffie hanteert bij het voorbereiden van agenda en bespreekvoorstellen een checklist met aandachtspunten t.b.v. de behandelwijze van een onderwerp. Evalueren Najaar 2008 zal de werkwijze van de raad opnieuw en breder worden geëvalueerd. Aangezien het al dan niet behalen van gestelde doelen m.b.t. het thema samenspel burgers-samenleving, lastiger lang achteraf te meten is, zal de griffie het presidium een voorstel doen om t.b.v. de evaluatie in de tussentijd op enkele dossiers te onderzoeken of gestelde doelen behaald zijn. 5 Bijlage: Resultaat actiepunten evaluatie 13-4-2006 A. Actiepunten gericht op samenspel met burgers/ en samenleving Actiepunten Hoe Wie 1. Ontwikkel een extern Er komt een communicatieplan communicatiebeleid van gemeenteraad Deventer 2006 2007 de raad Griffie doet via presidium voorstel aan de raad 2. Geef insprekers meer tijd / trek meer tijd uit voor interactie met de burgers Griffie / presidium / sessievoorzitter Maak bij het maken van bespreekvoorstellen een goede inschatting van mogelijke insprekers. Ga overigens flexibel om als blijkt dat insprekers meer tijd vragen, zet behandeling desnoods 2 weken later voort. 3. Laat de burgers eerst Waar dat aan de orde is worden aan het woord burgers het eerst aan het woord gelaten. 4. Burgers moeten ook zelf Via de verordening burgerinitiatief is politieke onderwerpen dit nu al mogelijk, alhoewel er wel kunnen agenderen sprake is van een drempel. Er zijn al situaties geweest waar burgers los van de verordening onderwerpen op de agenda hebben gekregen. Van belang is wel dat van tevoren volstrekt helder wat er verwacht kan worden van behandeling. Voorzitter bewaakt dit. Burgers melden zich in de regel bij de griffie. Griffie doet in overleg met de burgers bespreekvoorstel aan het presidium. In het voorstel moet nadrukkelijk blijken wat beoogde / te verwachten resultaten zijn, dit om teleurstellingen te voorkomen. Griffie adviseert presidium, mede in overleg met college over vormgeving van processen. Resultaat Tweejaarlijks wordt een nieuw communicatieplan opgesteld. Actiepunt wordt afgevoerd. Technisch gezien functioneert het; vraag is of gewenst resultaat ook wordt behaald. Actiepunt wordt verder uitgewerkt in thema voor 2007-2008. Gerealiseerd. Actiepunt wordt afgevoerd. Actiepunt deels gerealiseerd; krijgt verder aandacht in comm.plan 2008-2009. Actiepunt wordt afgevoerd. 5. Voer als raad meer omgevingsverkenning uit voor punten op de lange termijn agenda. Breng dan tegelijkertijd de relevante actoren in beeld. 6. Nodig burgers gericht uit en richt hun aandacht nog veel dan nu op politieke keuzevraagstukken als inzet voor de discussie en als inzet van politieke sturing vanuit de raad. Met name aan de voorkant van processen moet dit als een actie van de raad worden meegenomen. Afstemming moet hierbij wel plaatsvinden met het college, in het bijzonder wie doet wat. 7. Attendeer in een vroeg stadium welke onderwerpen aan de orde zijn. Maak “reclame” daarvoor. Opnemen in communicatieplan 8. Creëer informele settings waarin uitwisseling plaatsvindt tussen raadsleden en burgers, maar ook tussen burgers onderling – ten overstaan van raadsleden. 9. Nodig elke Politieke markt een groep burgers persoonlijk uit de Politieke Markt te bezoeken, richt een stamtafel in. Als mogelijke werkvorm bezien bij de Griffie adviseert presidium. Wordt ad hoc inrichting van besluitvormingsgerealiseerd; moet processen. structureel nog vorm krijgen. Actiepunt wordt verder uitgewerkt in thema voor 2007-2008. In het communicatieplan moet dit worden opgenomen. Daarnaast moet bij de vormgeving van grote beleidsprocessen hier ook aandacht aan worden besteed. Tevens ligt er een relatie met nog te verschijnen stukken over de participatieladder. Opnemen in communicatieplan Wordt ad hoc gerealiseerd; moet structureel nog vorm krijgen. Actiepunt wordt verder uitgewerkt in thema voor 2007-2008. Griffie adviseert presidium, mede in overleg met college over vormgeving van processen Uitnodigen burgers gebeurt ad hoc. Politieke keuzevraagstukken zijn nog te weinig inzet van de discussie. Actiepunt wordt verder uitgewerkt in thema voor 20072008. Griffie, zo nodig in overleg Gerealiseerd. met de ambtelijke Actiepunt wordt organisatie. afgevoerd. Griffie, waarbij ook een rol Gerealiseerd in Gasten voor raadsleden is van de Raad. Actiepunt weggelegd. wordt afgevoerd. 6 A. Aanbevelingen 2007-2008 gericht op samenspel met burgers/ en samenleving In het algemeen is er veel aandacht geweest voor de aanbevelingen en actiepunten gericht op het samenspel met burgers/ samenleving. Een groot aantal actiepunten uit bovenstaand overzicht is gerealiseerd en wordt afgevoerd. Toch blijft het samenspel met burgers en samenleving een onderwerp waar nog aandacht voor nodig is. Contact met burgers en samenleving wordt gezocht en gesprekken en contact hebben plaats. Echter, signalen van burgers – onder meer tijdens wijkdebatten- wijzen erop dat verantwoording en terugkoppeling naar samenleving te weinig gebeurt. Dit geldt zowel voor inspraakreacties als bijdragen van insprekers tijdens de politieke markt. De actiepunten 2,5, 6 en 8 worden daarom hergeformuleerd in het voorstel om in 2007-2008 gericht te werken aan 3 thema’s. B. Actiepunten gericht op functioneren en werkwijzen gemeenteraad Aanbeveling Hoe 1. Wees nog veel scherper in het benoemen en markeren van politieke keuzevraagstukken. In eerste instantie moeten uit aangeleverde voorstellen van het college (lees: ambtelijke organisatie) de politieke keuzevraagstukken blijken. In tweede instantie moeten keuzevraagstukken gemarkeerd worden in de bespreekvoorstellen 2. Richt de vraag naar Opnemen als activiteit in processen. informatie op grond Bij het schrijven van voorstellen, van politieke resp. oplegnotities dienen stellers keuzevraagstukken. zich de vraag te stellen welke informatie besluitvormers nodig hebben om te kiezen / te besluiten. 3. Versterk positie en rol Dit kan op meerdere manieren. Door van de voorzitter. expliciet in het reglement van orde zaken op te nemen. Over en weer duidelijk te maken wat de rol van de voorzitter is. Voorzitters uitrusten om hun rol te vervullen. 4. Experimenteer met andere werk- en debatvormen In het kader van het wijzigen reglement van orde moet aandacht worden besteed aan het aanvangstijdstip, m.i. geen aanleiding tijdstip te veranderen 6. Voer een spreektijden- In het kader van het wijzigen van het verdeling in. reglement over praten. 9. Handhaaf parallelle sessies, maar werk wel met vaste voorzitters en deelnemers. Resultaat Ambtelijke organisatie, griffie, presidium geeft zijn eindoordeel er over Gebeurt incidenteel; moet structureel nog vorm krijgen. Actiepunt wordt verder uitgewerkt in thema voor 20072008. Ambtelijke organisatie, griffie, presidium geeft zijn eindoordeel er over. Gebeurt incidenteel; moet structureel nog vorm krijgen. Actiepunt wordt verder uitgewerkt in thema voor 20072008. Gerealiseerd. Actiepunt wordt afgevoerd. Raad door het vaststellen van een reglement van orde waarin e.e.a. is geregeld. Voorzitters zelf, raadsleden / collegeleden door de voorzitter de ruimte te geven zijn rol te vervullen. Bij het vormgeven van processen en Griffie adviseert presidium het opstellen van bespreekvoorstellen nadrukkelijk elke keer bezien welke werkvormen het meest geëigend is. 5. Denk na over aanvangstijdstip van de raadsvergadering. 7. Werk toe naar een kleiner of slagvaardiger presidium. 8. Hanteer een lagere vergaderfrequentie. Wie Raad door het vaststellen van het reglement van orde op voorstel van .. Gebeurt incidenteel; moet structureel nog vorm krijgen. Actiepunt wordt verder uitgewerkt in thema voor 20072008. Gerealiseerd. Actiepunt wordt afgevoerd.. Raad door het vaststellen van het reglement van orde op voorstel van ... In het kader van het wijzigen van het Raad door het vaststellen reglement van orde over praten. van orde op voorstel van .. Gerealiseerd. Actiepunt wordt afgevoerd. Gelet op de agendadruk en het uitgangspunt snellere doorlooptijd van besluitvormingsprocessen wordt voorgesteld hier geen actie op te ondernemen. In het kader van het wijzigen van het reglement van orde over praten. Overigens wordt bij belangrijke dossiers al met een vaste voorzitter gewerkt, die in voorkomende gevallen ook overlegt met de portefeuillehouders. Gerealiseerd. Actiepunt wordt afgevoerd. Het is aan fracties zelf om te bepalen wie bij de behandeling van een onderwerp aanwezig is. Gerealiseerd. Actiepunt wordt afgevoerd. Gerealiseerd. Actiepunt wordt afgevoerd. 7 10. Vergader meer op locatie. Waar het gaat om politieke marktavond / raadsavond wordt voorgesteld deze suggestie niet over te nemen. Voor tussenliggende avonden zou het uitgangspunt moeten zijn om bijeenkomsten op locatie te organiseren. 11. Kaderstellende rol Mede als uitvloeisel va het meer aanhaken aan rekenkameronderzoek naar voorjaarsnota / gesubsidieerde instellingen komt programmabegroting. presidium met voorstel om aantal raadsleden te vragen nadrukkelijk mee te denken met de P&C cyclus. Suggestie kan in dat denkproces worden ingebracht. Griffie beziet, waar nodig in overleg met de ambtelijke organisatie of derden, het organiseren van bijeenkomsten op tussenliggende avonden op locatie. Werkgroepje bestaande uit raadsleden, ondersteund door de griffie en ambtelijke organisatie. 12. Organiseer belangrijke expertmeetings op tussenliggende woensdagen. Griffie adviseert, zo nodig in overleg met ambtelijke organisatie presidium. 13. Sta toe dat 2 vertegenwoordigers per fractie in een sessie aanwezig mogen zijn. 14. Zorg voor digitale ontsluiting van dossiers / stukken voor de raad. 15. Voer een blok in waarin technische vragen kunnen worden gesteld. B. Bij het vormgeven van processen nadrukkelijk ook de expertmeeting als werkvorm meenemen, waarbij als moment ook nadrukkelijk aan de tussenliggende woensdag wordt gedacht. In het kader van het wijzigen van het reglement van orde over praten. Uitgangspunt is en moet zijn één woordvoerder per fractie. Overigens zijn er voorzieningen getroffen dat fractiegenoten over de schouder heen mee kunnen kijken. Griffie is i.o.m. de ambtelijke organisatie bezig hier wat voor te bedenken, zal gaan via de website. Zodat ook derden kennis kunnen nemen van de dossiers. In eerste instantie zullen met de dossiers ontsloten worden die op de lange termijn agenda staan. In het kader van het reglement van orde over praten. Gerealiseerd. Actiepunt wordt afgevoerd. Deels gerealiseerd: - najaar 2006 is voor raadsleden een avond oer P&C-cyclus georganiseerd. Wegens beperkte belangstelling is het bij een avond gebleven. - groepje raadsleden heeft meegedacht over de programmabegroting, rond het onderwerp ‘wat doen we ervoor’. (input voor 2008). Voorstel is deze aanpak te continueren. Het wordt daarom als afzonderlijk actiepunt in het plan van aanpak 2007-2008 opgenomen. Gerealiseerd. Actiepunt wordt afgevoerd. Gerealiseerd. Actiepunt wordt afgevoerd. Griffie i.o.m. IDM. Actiepunt is opgenomen in het voorstel ‘de gemeenteraad op www.deventer.nl en wordt verder uitgewerkt in het voorstel voor 2007-2008. Raad in het kader van vaststellen van reglement van orde. Gebeurt ad hoc. Actiepunt wordt afgevoerd. Aanbevelingen gericht op Functioneren en werkwijzen gemeenteraad Veel actiepunten gericht op het functioneren en werkwijzen gemeenteraad zijn opgenomen in de herziening van het Reglement van Orde. Het benoemen en markeren van politieke keuzevraagstukken en het experimenten met andere werk- en debatvormen (actiepunten 1 en 4) behoeven nog steeds aandacht. Hiervoor is noodzakelijk dat vanuit de ambtelijke organisatie keuzevraagstukken concreet benoemd worden. Daarna is het mogelijk hierover in andere werk- en debatvormen te discussiëren. De actiepunten 1,2,4 en 14 worden daarom hergeformuleerd in het voorstel om in 2007-2008 gericht te werken aan 3 thema’s. 8 C. Actiepunten gericht op samenspel raad en college Aanbeveling 1. De schriftelijke informatievoorziening moet ingrijpend verbeteren. Hoe Dit is iets wat met name uit de ambtelijke organisatie moet komen. Aan de voorkant van processen moet hier veel tijd aan worden besteed. Een relatie dient ook gelegd te worden met de organisatie ontwikkeling. Daarnaast moeten in voorkomende gevallen stukken worden teruggestuurd. Een suggestie is misschien hier een gedeeld project van raad en college te maken. 2. Stel aan begin van proces consequent plan van aanpak op. Daarin komt nadrukkelijk aan de orde: politieke keuzeruimte, de rol en positie van raad en college in het proces, de benodigde informatie, inspraak/ communicatie en de timing planning 3. Werk binnen presidium met portefeuillehouders voor belangrijke dossiers. Nadrukkelijk afspraken tussen college en presidium maken voor welke onderwerpen je in een jaar je afspraken wilt maken, de lange termijn agenda is daar een goed handvat voor. 4. Experimenteer met bovengenoemde 3 punten. 5. De wethouder is aanwezig op de politieke markt voor beantwoording van vragen van raadseden 6. Train ambtenaren in het schrijven van beleidsstukken toegesneden op de raad Binnen het presidium leden aanwijzen die niet alleen sessievoorzitter zijn, maar vanuit hun voorzitterschap waar nodig overleg plegen met betrokken collegelid en aanspreekpunt zijn voor de griffie. Bij elk onderwerp bezien hoe het kan, open er in staan. Wethouder is al aanwezig. Zie hiervoor. In kader van organisatieontwikkeling en vormgeven van belangrijke dossiers duidelijk aangeven wat voor soort stukken er moeten komen. 7. Formeer een taskforce / Bevorder in kader van organisatie groep van deskundigen ontwikkeling overleg tussen enkele die voornoemd proces leden van het college en enkele binnen de ambtelijke leden van het presidium, die zich organisatie aanjagen en met name buigen over / afstemmen begeleiden. wat er vanuit de organisatie wordt verwacht t.a.v. de bediening van de raad. Wie In eerste instantie is dit iets van de ambtelijke organisatie, vervolgens college en raad. Griffie in voorkomende gevallen presidium adviseren stukken niet in behandeling te nemen. Na overleg secretaris / griffier wordt voorstel gedaan groepje in te stellen waarin een paar raadsleden, een paar wethouders, griffier en secretaris. Dit groepje houdt zich bezig met een aantal aanbevelingen, die met name genoemd wordt onder het thema samenspel raad / college. Gemeentesecretaris en griffier dienen hier het voortouw te nemen richting college resp. raad. Zie aanbeveling C 1. Presidium Resultaat Gebeurt incidenteel; moet structureel nog vorm krijgen. Actiepunt wordt verder uitgewerkt in thema voor 20072008. Gebeurt ad hoc. Actiepunt wordt verder uitgewerkt in thema voor 2007-2008. Gerealiseerd. Actiepunt wordt afgevoerd. Een eerste verantwoorGerealiseerd. Actiepunt delijkheid ligt hier bij de wordt afgevoerd. griffie om presidium, mede in overleg met de organisatie te adviseren over hoe het ook anders kan. Gerealiseerd. Actiepunt wordt afgevoerd. Griffie, maar ook de afdeling P&O in het kader van permanente vorming en training. Niet gerealiseerd. Actiepunt wordt verder uitgewerkt in thema voor 2007-2008. Niet gerealiseerd. Een aantal initiatieven van organisatie staat in de startblokken. Vraag is welke rol presidium hierin wil vervullen. Actiepunt wordt verder uitgewerkt in thema voor 2007-2008. 9 8. Analyseer regelmatig de agenda en ga na welke agendapunten of onderdelen van agendapunten feitelijk een zaak voor het college zijn. C. Dit kan eerder, bezie op het moment Griffie en ambtelijke als stukken worden aangeboden organisatie. wat des raads is en wat des colleges. Ambtenaren / college moeten dan ook op het moment dat ze stukken aan het presidium aanbieden duidelijk aangeven wat er van de raad wordt verwacht. Is het wel het terrein van de raad. In het kader van actieve informatieplicht hier nadere afspraken over maken. Gerealiseerd. Actiepunt wordt afgevoerd. Aanbevelingen gericht op samenspel raad en college Incidenteel is er aandacht geweest voor de actiepunten gericht op samenspel raad en college. Een verbeterslag moet worden gerealiseerd in de kwaliteit van de stukken en het inrichten van het proces. De actiepunten 1,2 en 6 worden daarom hergeformuleerd in het voorstel om in 2007-2008 gericht te werken aan 3 thema’s. D. Aanbevelingen gericht op Opleiding, vorming en training Aanbeveling 1. Er moet meer op vergaderwaardigheid gestuurd worden (door het ambtelijk management) van voorstellen t.b.v. bespreking op de politieke markt. 2. Investeer bij de verdere bevordering van de kwaliteit van de schriftelijke voorbereiding vanuit de ambtelijke organisatie vooral in gemeenschappelijke beeldvorming tussen organisatie – college – griffie – raad. 3. Sluit in (eventueel) opleidingstraject om politieke oriëntatie ambtenaren te versterken aan bij taalgebruik dat in het kader van de politieke markt in ontwikkeling is. Hoe wie Wanneer Meenemen in organisatie ontwikkelingstraject. Gebeurt incidenteel; moet structureel nog vorm krijgen. Actiepunt wordt verder uitgewerkt in thema voor 2007-2008. Meenemen in organisatie ontwikkelingstraject. Gebeurt incidenteel; moet structureel nog vorm krijgen. Actiepunt wordt verder uitgewerkt in thema voor 2007-2008. Meenemen in organisatie ontwikkelingstraject. Gebeurt incidenteel; moet structureel nog vorm krijgen. Actiepunt wordt verder uitgewerkt in thema voor 2007-2008. D. Aanbevelingen gericht op Opleiding, vorming en training Voor de actiepunten gericht op Opleiding, vorming en training geldt hetzelfde als voor de actiepunten gericht op samenspel raad en college. Een verbeterslag moet worden gerealiseerd in de kwaliteit van de stukken en het inrichten van het proces. De actiepunten 1,2 en 3 worden daarom hergeformuleerd in het voorstel om in 2007-2008 gericht te werken aan 3 thema’s. 10