Administratieve organisatie
advertisement
By Thijs Nuyttens Inleiding Administratieve Organisatie 1. Administratieve organisatie: introductie 3-luikconcept - Organisaties: mensen en middelen - Informatieverzorging: het aanmaken, vastleggen, doorgeven en gebruiken van informatie - Administratieve organisatie: het complexe geheel van organisatorische maatregelen gericht op de informatieverzorging ten behoeve van het besturen en functioneren van een organisatie, alsmede het afleggen van verantwoordingen Conclusies - Een organisatie kan niet functioneren zonder een effectieve informatieverzorging. Vandaar de noodzaak om te voorzien in een geëigende administratieve organisatie. - De administratieve organisatie is nauw verweven met de interne organisatie van een bedrijf. Kennis en inzicht in de werking en het functioneren van organisaties is noodzakelijk 2. Interne organisatie: organisatie en leiding 2.1. Organisatie Een organisatie is een groepering van mensen die in onderlinge samenwerking en met behulp van middelen trachten activiteiten te ontwikkelen om de overeengekomen doelstellingen te bereiken op een doelmatige en effectieve manier. Kenmerken - Doelbewustheid: organisaties ontstaan niet vanzelf maar worden opgericht door iemand om een bepaalde doelstelling te bereiken. - Doelgerichtheid: het voortbrengen en/of aanbieden van producten (goederen en diensten) waaraan in de samenleving behoefte bestaat en wel tegen een prijs die de samenleving bereid is te betalen. - Doelmatigheid: het voortbrengen en/of het aanbieden van producten vindt plaats tegen zo laag mogelijke kosten. 2.2. Leiding Er moet iemand zijn die: - De doelstellingen van de organisatie formuleert - Vaststelt de wijze waarop en de middelen waarmee de doelstellingen het best kunnen worden gerealiseerd Functies van de leiding: - Doelbepaling (planning) - Doelrealisatie (control) By Thijs Nuyttens 2.3. Doelbepaling (planning) Wat - Het formuleren van de doelstelling(en) die de leiding met de organisatie wil bereiken Hoe - De te maken kosten moeten worden begroot - Er moet worden nagegaan of de benodigde financiële middelen aanwezig zijn of kunnen worden aangetrokken - De organisatie, processen en systemen moeten zodanig ingericht worden dat deze bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen Wie - Welke kwalificaties zijn er nodig voor de medewerk(st)ers Delegatie van bevoegdheden De leiding staat voor de noodzaak om bepaalde werkzaamheden te laten uitvoeren door medewerk(st)ers. De inhoud van de overgedragen taken met bevoegdheden en de daaraan verbonden verantwoordelijkheden wordt vastgelegd in functie- en taakbeschrijvingen. Organisatiestructuur Een veelal toegepaste groepering is die naar gelijksoortige verrichtingen (functies). De meest voorkomende functies zijn: - De commerciële functie (inkoop, verkoop, opslag) - De technische functie (productie) - De financiële functie (administratie en financiën) - De personele functie (personele en sociale zaken) Als gevolg van de delegatie van bevoegdheden in een organisatie kunnen niveaus onderscheiden worden: - Het management niveau (directie) - Het operationeel niveau (procesmanagement) - Het uitvoerend niveau Besluitvorming In het algemeen worden beslissingen onderscheiden in: - Strategische beslissingen (strategic planning): gericht op de relatie organisatie-omgeving - Tactische beslissingen (management control): gericht op het scheppen van voorwaarden om een effectieve en efficiënte uitvoering mogelijk te maken - Operationele beslissingen (operational control): gericht op de voorbereiding van de uitvoering en de regeling van uitvoering zelf Budgettering Het budget geeft het kader aan waarbinnen de werkzaamheden moeten worden verricht. Belangrijkste functie van budgettering: coördinatie-functie: By Thijs Nuyttens - Budgettering is een belangrijk coördinatie-instrument om te voorkomen dat de samenhang tussen de subdoelstellingen niet wordt doorbroken. - De beheersing van de goederenstroom door een optimale afstemming op elkaar van de activiteiten van verkoop, productie, inkoop, opslag en expeditie. - De vastgelegde budgetten zijn de concretisering van de delegatie en de basis voor de controle Planning Het overwegen of begroten en vaststellen van: - De te ondernemen activiteiten (doelstelling en wijze van realisatie) - De daaraan verbonden kosten - De te verwachten opbrengsten - De wijze van financiering 2.4. Doelrealisatie (control) Voorwaarden Doelrealisatie houdt in dat de medewerk(st)ers in een organisatie met behulp van de ter beschikking gestelde middelen die werkzaamheden verrichten, die nodig zijn om de doelstelling(en) van de organisatie verwezenlijken. In een organisatie zijn gelijksoortige activiteiten gebundeld in processen. Doelrealisatie gaat ervan uit dat: - Een ondernemingsplan aanwezig is met een voor elke afdeling opgestelde begroting (budget) - Een organisatiestructuurschema is opgesteld (structurering) - Er medewerk(st)ers zijn (personele bezetting) - Geëigende middelen beschikbaar zijn - Procedures en instructies zijn opgesteld waarin is aangegeven welke activiteiten moeten worden verricht, in welke volgorde en met welke middelen (taakstelling) - Om dit te kunnen bereiken heeft de leiding behalve de planningfunctie, ook nog een organiserende, dirigerende (opdrachtverstrekkende), coördinerende en controlerende functie. Effectuering Met betrekking tot het effectueren (het realiseren) van de doelstellingen van de organisatie moet aandacht worden besteed aan de volgende aspecten: - De effectiviteit van de uitvoering - De doelmatigheid van de uitvoering - De (interne) controle - De control Het aspect effectiviteit = Het realiseren van het ‘wat’, zoals dit in het (afdelings)budget is vastgelegd. Het ‘wat’ heeft betrekking op het verkopen en/of vervaardigen/bewerken van vastgestelde aantal producten, dan wel op de omvang van de te verlenen diensten. By Thijs Nuyttens Dirigeren - Kenbaar maken van de resultaten/bereikte doelen - Informeren van de gemaakte kosten (toelaatbaarheid) - Het opstellen van procedures en werkinstructies Het aspect doelmatigheid = De wijze waarop de doelstelling van de afdeling wordt bereikt Kwantitatieve normen: tijd- en/of materiaalverbruiksnormen Kwalitatieve normen: voorschriften, instructies en procedures die moeten worden nageleefd. Normen: doelstellingen voor de wijze van uitvoering. Normen zijn te relateren aan indicatoren, kenmerken die van betekenis worden geacht voor het functioneren van een organisatie Prestatie-indicator: indicator, kenmerk dat bepalend is voor een procesresultaat of prestatie Het aspect controle = Het toetsen van het resultaat aan normen Interne controle: de controle door of namens de leiding ten behoeve van de leiding. De interne controle zal gericht zijn op risico’s ten aanzien van: - Het gebruik van gedelegeerde bevoegdheden - De naleving van gegeven voorschriften, instructies en procedures - De aanwezigheid van ‘waarden’ zoals geldmiddelen, voorraden, inventarisgoederen en apparatuur - De juistheid en volledigheid van de gevoerde administratie Bij mogelijke schade door de onderkende risico’s worden de volgende groepen maatregelen gehanteerd: - Organisatorische maatregelen: het vastleggen van de taakstelling aan de organisatie d.m.v. budgetten, normen, procedures en instructies. Deze maatregelen hebben een preventief karakter - Toetsingen tijdens: de voorbereiding en uitvoering van processen. Deze groep maatregelen wordt procescontrole genoemd - Toetsingen na afloop: van de uitvoering van processen. Deze groep maatregelen staat bekend als resultaatcontrole. Intern controleplan: deze maatregelen moeten leiden tot effectieve en doelmatige controle. Daarbij zal voor elke maatregel in de gegeven situatie moeten worden na-gegaan wat de kosten van de maatregel zijn en welk effect ervan kan worden verwacht. Vervolgens zal worden gestreefd naar een optimale combinatie van controlemaatregelen in de gegeven situatie. De controleactiviteiten worden afgerond met het signaleren naar het verantwoordelijk management dat er ergens in de organisatie tekortkomingen zijn geconstateerd. 2.5. Control SOLL-situatie: doelstelling en de wijze waarop de doelstelling behoort te worden gerealiseerd IST-situatie: wat de organisatie daadwerkelijk heeft bereikt, zowel wat het eindresultaat betreft als de wijze waarop is gewerkt Control: houdt in dat: - Regelmatig de IST-situatie (IST-positie) wordt vergeleken met de SOLL-situatie By Thijs Nuyttens - Geconstateerde verschillen worden vastgelegd - De oorzaken van die verschillen worden opgespoord - Maatregelen worden getroffen om die verschillen zo mogelijk direct te corrigeren dan wel om die verschillen in het vervolg te voorkomen De getroffen maatregelen worden geëvalueerd om vast te stellen of deze maatregelen het gewenste effect hebben gehad De activiteiten van de leiding worden samengevat met: - Planning: doelbepaling en zorg dragen voor middelen en methoden voor de doelrealisatie - Control: beheersing van de activiteiten die moeten leiden tot de doelrealisatie Management control = een proces waarmee het management waarborgt dat vastgestelde plannen worden uitgevoerd en dat de gestelde doelen worden bereikt. Hiervoor heeft ze ter beschikking: - Selectie van het personeel - Trainen en opleiden van personeel - Organisatiecultuur - Beloningssysteem - Regels en procedures - Controle Controlestrategie De controlestrategie wordt bepaald door: - Aard van de organisatie - Omvang van de organisatie - Organisatiestrategie - Mensbeeld van het management - Aard van de werkzaamheden 2.6. Management-controlmodellen Deming circle - Plan: vaststellen wat bereikt moet worden, waarom, door wie en waarmee Do: het plan uitvoeren Check: meten of de activiteiten het gewenste resultaat realiseren Act: oorzaken analyseren van de eventuele afwijkingen en verbeteringen of nieuwe doelstellingen formuleren Door het herhalende karakter geeft de Deming circle een continue focus op te behalen doelen en het verbeteren van de organisatie zodanig dat doelen ook inderdaad worden gehaald. Business Balanced Scorecard 4 perspectieven: 1. Klant: hoe zien de klanten ons 2. Interne organisatie: op welke gebieden moeten we onze prestaties verbeteren 3. Financiën: hoe zien we eruit voor aandeelhouders en andere investeerders 4. Innovatie: kunnen we blijven verbeteren en groeien Het INK-managementmodel By Thijs Nuyttens - Plan: leiderschap + strategie en beleid - Do: management van medewerkers + management van middelen + management van processen - Check: medewerkers + klanten en leveranciers + maatschappij + bestuur en financiërs - Act: verbeteren en vernieuwen 2.7. Workflow management Een organisatie kan gezien worden als een geheel van samenhangende processen Werkstroom: keten van processen Primaire en ondersteunende processen Kantoorprocessen - Meerdere personen zijn betrokken - Gebruikmaken van een verscheidenheid van apparatuur zoals pc’s, fax - Een aantal ondersteunende informatiesystemen Workflow management (WFM) WFM bestaat uit besturingsprogramma’s die: - Een optimale doorstroming regelt waarbij tevens de voortgang wordt bewaakt en bevoegdheden ten aanzien van de afhandeling worden toegewezen - Per handeling de prestatie vastlegt in de vorm van tijdsduur en kosten - Mogelijkheden biedt tot integratie met financiële pakketten en internet 3. Interne organisatie: functies en processen 3.1. Inleiding Functies: een bundel van werkzaamheden en activiteiten die aan een individu of een groep van individuen zijn toevertrouwd Processen: gelijksoortige werkzaamheden of activiteiten 3.2. Functies en processen Activiteiten 4 soorten activiteiten: 1. Inkoopactiviteiten 2. Magazijnactiviteiten 3. Verkoopactiviteiten 4. Financieel-administratieve activiteiten Soorten processen - Primaire proces: proces waarin de kernactiviteiten van een organisatie plaatsvinden - Secundaire processen: processen die gericht zijn op het tot stand brengen en in stand houden van het middelencomplex van een organisatie 3.3. Functiescheidingen - Beschikkende functies: inkoop en verkoop - Bewarende functies: kassier en magazijn By Thijs Nuyttens - Registrerende functies: financieel-administratie - Controlerende functies: interne controle - Uitvoerende functies: uitvoeren van opgedragen taken 3.4. Waardekringloop INKOOP - OPSLAG - VERKOOP SCHULD lev - BANK - VORDERING klanten De betekenis Verbanden (relaties) tussen de verschillende groepen van activiteiten (processen) worden zichtbaar. De genoemde verbanden worden gewoonlijk uitgedrukt in de volgende formules: - Beginvoorraad + inkopen – eindvoorraad = verkochte hoeveelheid - Verkochte hoeveelheid verkoopprijs = nieuwe vorderingen - Beginsaldo geldmiddelen + ontvangsten – betalingen = eindsaldo De functies Primaire functies: inkoop / opslag / verkoop Secundaire functies: financieel-administratieve functie / personeelsfunctie / planningsfunctie 3.5. De financieel-administratieve functie 3.5.1. Inleiding Heeft betrekking op alle processen van een organisatie Gewoonlijk zal de financieel-administratieve functie worden uitgeoefend door het hoofd Administratie, de administrateur of de controller Control Om de geldbeweging te kunnen beheersen is uiteraard informatie nodig en dit vereist de vastlegging van: - De debiteurenadministratie (invorderen van gelden) - De crediteurenadministratie (betalingen van gelden) 3.5.2. Functie-inhoud Financieel component Omvat activiteiten die zijn gericht op de beheersing (control) van de geldbeweging. Hierbij gaat het onder meer om de bewaking van: - De liquiditeit: het steeds kunnen voldoen aan aangegane financiële verplichtingen - De rentabiliteit: de verhouding tussen vermogensinkomen en het totaal geïnvesteerd vermogen of het eigen vermogen - De solvabiliteit: het kunnen voldoen aan verplichtingen jegens de vreemdvermogensverschaffers Registratieve component A. Informatieve aspect: By Thijs Nuyttens - De organisatie als geheel - De afzonderlijke processen. Deze informatie dient voor: - Controlaspect - Verantwoordingsaspect B. Controleaspect: - Juistheid - Volledigheid - Toelaatbaarheid 4. Administratieve organisatie: informatieverzorging 4.1. Inleiding Informatieverzorging = het voorzien in informatiebehoeften van: - Alle leden van een organisatie op zowel bestuurlijk als uitvoerend niveau (interne informatieverzorging) - Externe belanghebbenden of belangstellenden met betrekking tot de organisatie (externe informatieverzorging) Interne informatieverzorging Gericht op het effectief en efficiënt functioneren van een organisatie Effectief: gericht zijn op het effectueren – het bereiken – van concrete doelstellingen zoals het verkopen of het fabriceren van een bepaalde hoeveelheid product Efficiënt: het streven om de verkoop of het fabriceren te laten plaatsvinden tegen zo laag mogelijke kosten Externe informatieverzorging Noodzakelijk gevolg van het feit dat een organisatie deel uitmaakt van de samenleving en daardoor onderhevig is aan wettelijke voorschriften 4.2. Informatiebehoeften Bij het vaststellen van informatiebehoeften gaat het om de vraag welke informatie een functionaris nodig heeft om zijn functie in de organisatie te kunnen vervullen. De functie is dan ook het uitgangspunt bij de inventarisatie van informatiebehoeften. Van belang zijn hierbij: - Het niveau van de functie - De aard van de functie - De betrokken subjecten - De betrokken objecten - De wettelijke voorschriften waarmee de functie te maken heeft Managementniveau (topleiding) - Strategische planning - Verantwoordelijkheid inzake het functioneren van de organisatie Tactisch niveau (afdelingshoofden) - Procesbeheersing By Thijs Nuyttens - Sociaal aspect Operationeel niveau - Taakopdrachten (wat/wanneer) - Procedures en instructies (hoe) 4.3. Het gegevensverwerkend proces Nadat de informatiebehoeften zijn geïnventariseerd, moet men onderzoeken hoe in deze behoeften kan worden voorzien. - Het vaststellen welke basisgegevens moeten worden geregistreerd en door wie - Het bepalen welke bewerkingen de gegevens moeten ondergaan om de gewenste informatie te kunnen verstrekken - Het bepalen welke gegevens moeten worden bewaard om eventueel later te gebruiken 4.4. Kwaliteit van de informatieverzorging Kwaliteitseisen t.a.v. de informatie - Effectiviteit Tijdigheid Continuïteit Overzichtelijkheid Betrouwbaarheid Kwaliteitseisen t.a.v. de gegevensverwerking - Flexibiliteit Continuïteit Betrouwbaarheid Controleerbaarheid Doelmatigheid Privacy 4.5. Informatiesystemen Transactiegericht - Ondersteunen van de processen - Registratie van aankoop, verkoop - Transactie lijn Besturingsgericht (MIS) - Ondersteunen besluitvorming Strategisch Technische systemen (CAD) By Thijs Nuyttens 5. Administratieve organisatie: theorie en praktijk 5.1. Theorie Doelstelling Informatieverzorging t.b.v. het besturen en doen functioneren van organisaties alsmede het daarover afleggen van verantwoording. Betekenis Ondersteuning van het management bij de procesbeheersing (weergave van de IST-situatie). Integratie met de interne organisatie De informatieverzorging moet gericht zijn op de doelstellingen van de organisatie (de SOLLsituatie). 5.2. Praktijk - Ontwerpen en/of beoordelen Het formuleren van aanpassingen in en/of uitbreidingen van de administratieve organisatie. - Operationeel maken Introductie en voorlichting; Onderkennen van de consequenties; Opmaken en uitvoeren van een veranderingsplan. - Organiseren van het informatiemanagement - Frequent beoordelen (evalueren) en indien nodig actualiseren 5.3. Typologie van organisatie 5.4. Ontwerp administratieve organisatie - 6. Richtlijnen afhankelijk van: Type organisatie Doelstelling van de organisatie Omvang en structuur van de organisatie Te onderkennen processen Activiteiten binnen de processen Vastlegging van de SOLL-situatie Aanwezigheid van een onafhankelijke controlefunctionaris Het verkoopproces 6.1. De verkoopfunctie - Extern gericht (marketing): Het aanbieden van producten en diensten Het onderkennen van de vraag Het verkrijgen van orders - Intern gericht (verkoopbinnendienst): Het leveren van de aangeboden producten en diensten Een correcte uitvoering van orders By Thijs Nuyttens Het zorg dragen voor klantenbinding Marketinginstrumenten (4 P’s) Product: assortiment Plaats: verkoopkanalen zoals winkelketens Promotie: de reclame en service Prijs: de verkoopcondities als verkoopprijs, kortingen, bonificaties Verkoopplan 1. De te behalen afzet (= verkoop in) per artikel/dienst De te behalen omzet (= afzet in geldswaarde) De te behalen marge = omzet – kostprijs van de omzet 2. De toelaatbare kosten voor ondersteunende acties De toelaatbare apparaatskosten (personeelskosten, kantoorkosten) 6.2. Het voorrraadbeheer Het aanhouden van voorraden Voorraadbeheersing 6.3. Het verkoopproces 6.3.1. Fasen verkoopproces 1. De orderverkrijging - Primaire taak van de afdeling Verkoop - Het aangaan van een relatie met een afnemer - Belangrijk hierbij zijn de verkoopcondities 2. De orderontvangst - Per brief, fax, e-mail of telefonisch - Orders inbrengen in het orderbestand Afnemer Artikelen en hoeveelheden 3. De orderbeoordeling - Mag er geleverd worden: Krediettermijn: max periode om te betalen Kredietlimiet: max openstaande bedragen - Kan er geleverd worden: Backorder Nalevering 4. De orderverwerking De orders uit het orderbestand worden aangevuld door het verkoopsysteem By Thijs Nuyttens 5. De levering 6. De betaling - Bewaken tijdige betaling - Verwerken ontvangst betaling 6.1.1. Bijzondere verkoopactiviteiten - Afsluiten van verkoopcontracten - Het behandelen van retourzendingen 6.1.2. E-commerce E-commerce is het geheel van zakelijke handelingen en financiële transacties dat ter verbetering van de effectiviteit en de doelmatigheid van bedrijfsprocessen op elektronische wijze wordt uitgevoerd. Soorten E-commerce 1. Business-to-Consumer (B2C): Vrijblijvende relatie tussen klant en bedrijf Virtuele winkel 2. Business-to-Business (B2B): Duurzamere relatie tussen bedrijven en hun afnemers Nieuwe mogelijkheden voor ketenintegratie 3. Business-to-Administration (B2A): Transacties gericht op bedrijfsuitvoering Elektronische aangifte bij de douane of het verstrekken van gegevens 6.2. Informatiebehoeften 6.4.1.Inleiding De informatiebehoeften bepalen de functionaliteit van het systeem. 6.2.1. Operationele informatiebehoeften - De orderontvangst: de aanwezigheid vna een autorisatie-competentietabel voor de toegang tot het systeem en het afnemersbestand en het artikel(voorraad)bestand - De orderbeoordeling: een signaallijst van niet-uitvoerbare orders wegens: Overschrijding krediettermijnen en kredietlimieten Het niet voorkomen in het artikelassortiment Het niet of slechts ten dele voorradig zijn - De orderverwerking: een uitvoerverslag om de juistheid en volledigheid van de uitgaande facturen te kunnen vaststellen - De orderuitvoering: een signaallijst van nog niet uitgevoerde orders door het magazijn en de expeditie 6.2.2. Controlinformatie Verkoopresultaten By Thijs Nuyttens Vergelijking tussen SOLL- en IST-situatie Controlinformatie 1. Orderverkrijging: - Ontwikkeling van het klantenbestand - Effect van de verkoopsondersteunende activiteiten 2. De orderafhandeling: het aantal klachten gespecifieerd naar de soort klacht 3. Het betalingsgedrag: - Totaal openstaand - Omlooptijd van de vorderingen 4. De voorraadbewaking: - Aantal orders per artikel - Aantal nee-verkopen - Aantal backorders 6.3. Het verkoopsysteem Een verkoopsysteem is een transactiegericht systeem dat relaties heeft met: - Verkoopproces - Magazijnproces - Financieel-administratief proces Tot de functionaliteit van een verkoopsysteem behoren dan ook: - Het initiëren van magazijnactiviteiten - De vastleggingen in het grootboek 7. Het inkoopproces 7.1. De inkoopfunctie 7.1.1. Middelenverkrijging Goederen verwerven/aankopen om in dezelfde staat en/of na bewerking opnieuw te worden verkocht 7.1.2. De inkoopfunctie - Strategische inkoop: formuleren van het inkoopbeleid - Tactische inkoop: zich oriënteren op inkoopmarkten en goederen - Operationele inkoop: verwerven van goederen en diensten 7.2. Het operationele inkoopproces Het ontvangen van bestelaanvragen - Besteladvieslijsten (handelsgoederen) - Aanvragen voor inventarissen, enz. Het beoordelen van bestelaanvragen - Bij handelsgoederen wordt beoordeeld of het hoofd Verkoop zijn fiat heeft gegeven By Thijs Nuyttens - Bij niet-handelsgoederen beoordeling op basis van bevoegdheid en budget De leverancierskeuze - Leveranciersbestand - Offerteprocedure/onderhandelingen Het bestellen - Invoeren bestelgegevens - Uitprinten en opsturen van de bestelformulieren Het ontvangen De inkoopfactuurcontrole Controle vindt plaats op de financieel-administratieve afdeling (functiescheiding). De controle kan eventueel geautomatiseerd plaatsvinden. De controle zelf houdt in dat moet worden nagegaan of: - De gefactureerde goederen of diensten zijn besteld door de daartoe bevoegde functionaris - De bestelde goederen/diensten zijn ontvangen - De overeengekomen inkoopprijs, korting, vrachtkosten, ertc correct zijn toegepast - De berekeningen en tellingen juist zijn Het betalen 7.3. Informatiebehoeften Operationele informatiebehoeften 1. De aanwezigheid van bevoegdheidsinstructies: - Soorten goederen - Limieten - Beoordelingscriteria bestelaanvragen 2. Het beschikbaar zijn van een actuele inkoopdocumentatie 3. De aanwezigheid van een autorisatie-competentietabel 4. Werkinstructie voor het invoeren en opvragen van gegevens 5. Externe informatie omtrent marktontwikkelingen Controlinformatie 1. Het procesverloop 2. Het procesresultaat 3. De kostenbeheersing 7.4. Het inkoopsysteem Een transactiegericht systeem dat relaties heeft met: - Magazijnproces - Financieel-administratief proces Tot de functionaliteit behoren dan ook: By Thijs Nuyttens - 8. Het informeren van de magazijnchef De vastleggingen in het voorraadbestand De vastleggingen in het grootboek Het signaleren van afwijkingen Het magazijnproces 8.1. De magazijnfunctie Voor het goed verlopen van het magazijnproces is de magazijnchef verantwoordelijk. De magazijnfunctie kan worden gezien als een schakel tussen 2 beschikkende functie in het waardekringloopproces Functies van de magazijnchef: - Ontvangen van goederen - Opslaan en zorgvuldig bewaren van de ontvangen goederen - Uitleveren van goederen voor de afdeling Verkoop of Productie - Verzenden of doen verzenden van goederen (intern of extern) 8.2. De magazijninrichting - Locatiecode: straten (gangen), zijstraten (paden) Fast moving Slow moving Geautomatiseerd opslaan en uitleveren 8.3. Het magazijnproces Het ontvangen van goederen - Nagaan of de goederen in ontvangst genomen mogen worden (inkoopsysteem) - Nagaan of het de juiste artikelen in de juiste hoeveelheid en juiste kwaliteit zijn - Ontvangen goederen inbrengen in het systeem Het opslaan en bewaren van goederen - Beveiliging en kwaliteitsbewaking Het uitleveren van goederen - Op basis van output uit het verkoopsysteem Het verzenden van goederen - Eventuele aparte afdeling Expeditie - Optimale routeplanning By Thijs Nuyttens 9. Het productieproces 9.1. Het productieproces - Handelsbedrijven: inkoop – opslag – verkoop - Industriële bedrijven: grondstoffen inkopen – opslag grondstoffen – transformatieproces – opslag eindproducten – verkoop goederen Typologie Massaproductie productie afgestemd op de behoeften van bepaalde groepen van afnemers Stukproductie productie afgestemd op de specifieke eisen van de individuele afnemers 9.2. De productiefunctie De productiefunctie heeft ten doel het op economische wijze vervaardigen van producten met inachtneming van de voorgeschreven beveiligings- en milieumaatregelen. De productiefunctie omvat: - De productievoorbereiding - De productie-uitvoering 9.3. Massa- en stukproductie Massaproductie - Gedurende langere perioden steeds hetzelfde product Repeterende bewerkingen Niet-complexe productievoorbereidingen Uitgebalanceerde normen (standaarden) Afwijkingen tussen SOLL- en IST-situatie zijn efficiencyverschillen Stukproductie - Elk product is nieuw Complexe productievoorbereiding Voorcalculatie is schatting ‘zachte’ normen (niet-uitgebalanceerde normen) Afwijkingen tussen voorcalculatie en nacalculatie kunnnen bestaan uit calculatieverschillen (bijstelling van de norm) en efficiencyverschillen 9.4. Het administratieve productieproces 9.5. Procesactiviteiten 9.5.1. Productievoorbereiding Productievoorbereiding bij massaproductie - Productontwerp: eenmalige activiteit voor de periode dat het product loopt - Procesanalyse: Door grote herhalingsfrequentie is er veel aandacht om op zo doelmatig mogelijke wijze te produceren (uitgebalanceerde normen m.b.t. materialen en man- en machine-uren) - Calculatie: standaardcalculatie - Planning: het zorg dragen voor continuïteit van de beschikbaarheid van de benodigde productiemiddelen - Gereedmaken productieorders: wordt volstaan met het regelen an de afgifte van grondstoffen By Thijs Nuyttens Productievoorbereiding bij stukproductie - Productieontwerp: voor elke order een ontwerp maken in samenspraak met de opdrachtgever - Procesanalyse: het opmaken van stuklijsten en bewerkingslijsten - Calculatie: Offertecalculatie (prijsopgave) Voorcalculatie (normstelling) - Planning: het bepalen van de tijdstippen waarop een productieorder in bewerking wordt gegeven - Gereedmaken productieorders: de werkvoorbereiding 9.5.2. Productie-uitvoering 1. Werkdistributie 2. Gronstoffen/materialenaangifte 3. Tijdsregistratie 4. Voortgangscontrole 5. Kwaliteitscontrole 6. Gereed melding 7. Aflevering 10. Het capaciteitsproces en dienstverlenende bedrijven 10.1. Inleiding Dienstverlenende bedrijven worden uit oogpunt van de administratieve organisatie als lastig ervaren. Oorzaak: - Het ontbreken van een waardekringloop omdat er vaak geen goederenbeweging is. - De grote verscheidenheid van bedrijven, vb.: Hotels en restaurants Reparatiebedrijven Verhuurbedrijven Transportbedrijven Uitzendbureaus Recreatiebedrijven 10.2. De capaciteitsfunctie Dienstverlenende bedrijven stellen iets beschikbaar: - Goederen - Ruimten - Menselijke arbeidskracht Kenmerken: - Geen eigendomsoverdracht - Tijdgebondenheid - Sturen op capaciteit en bezetting 10.3. Het capaciteitsproces Een capaciteitsproces verloopt in 3 fasen: By Thijs Nuyttens 1. Het inkopen van capaciteiten 2. Het bewaren en in goede staat houden van die capaciteiten 3. Het ter beschikking stellen van capaciteiten Kenmerken: - Het investeren - Het individualiseren - Het inspecteren - Het plannen - Het calculeren 10.4. Procesactiviteiten 10.4.1. Procesfasen en activiteiten Opdrachtfase - Beoordelen kredietwaardigheid - Beoordelen beschikbaarheid - Het uitbrengen van een offerte - Het ontvangen van een schriftelijke opdracht of getekende overeenkomst - Het invoeren van de opdrachtgegevens in het systeem - Het geven van de opdracht tot beschikbaarstelling Uitvoeringsfase en afwikkelingsfase - Verschilt per categorie van dienstverlening 10.4.2. Beschikbaarheid van arbeidskrachten Twee organisatievormen te onderscheiden: 1. Uitzendbureaus 2. Beroeps- en ambachtelijke organisaties De volgende punten zijn belangrijk: 1. De uitvoering van verantwoording 2. De facturering 3. De kwaliteitsbeoordeling 10.4.3. Beschikbaarstelling van goederen/productiemiddelen De volgende punten zijn belangrijk: 1. De overdracht van de aanvrager tegen ondertekening van een overdrachtsformulier 2. De terugontvangst. Dit aspect valt uiteen in: a. Het invoeren in het materieel- en opdrachtenbestand b. De inspectie 3. De facturering vanuit het opdrachtenbestand
