Document
advertisement
VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO BESTEK VOOR DE RAAMOVEREENKOMST MET ALS VOORWERP DIENSTEN VOOR "LOON- EN WEDDEADMINISTRATIE DOOR EEN ERKEND SOCIAAL SECRETARIAAT" OPEN OFFERTEAANVRAAG Aanbestedende overheid Vzw Thuishulp Ontwerper Vzw Thuishulp, Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel p. 1 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN ..................................................................................... 5 I.1 BESCHRIJVING VAN DE RAAMOVEREENKOMST .................................................................................... 5 I.2 IDENTITEIT VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID ................................................................................ 5 I.3 IDENTITEIT VAN DE POTENTIËLE PARTNERS ...................................................................................... 5 I.4 GUNNINGSWIJZE ....................................................................................................................... 9 I.5 PRIJSVASTSTELLING ................................................................................................................... 9 I.6 DOCUMENTEN DIE BIJ DE OFFERTE MOETEN WORDEN GEVOEGD ............................................................10 I.7 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE ..................................................................................11 I.8 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTES .............................................................................................12 I.9 INDIENING VAN DE OFFERTES ......................................................................................................13 I.9 OPENING VAN DE OFFERTES ........................................................................................................14 I.10 GELDIGHEIDSTERMIJN .............................................................................................................14 I.12 REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES ............................................................................................15 I.13 GUNNINGSCRITERIA ................................................................................................................15 I.13.1Criterium prijs ...............................................................................................................16 I.13.2 Criterium kwaliteit van de dienstverlening en opvolging ..................................................16 Aangeboden garanties om de continuïteit van de diensten te waarborgen (10 punten). .............17 Ad-hoc rapportering en aanwezigheid van een budgetmodule en maatwerk (15 punten)............18 Maatwerk ..............................................................................................................................18 I.14 KEUZE VAN DE OFFERTE ...........................................................................................................19 I.17 VARIANTEN ...........................................................................................................................20 I.18 SLUITEN VAN DE RAAMOVEREENKOMST EN VERSCHILLEN TUSSEN DE DOCUMENTEN VAN DE RAAMOVEREENKOMST ................................................................................................................................................20 II. BEPALINGEN VAN DE OPDRACHT ................................................................................. 21 II.1 LEIDEND AMBTENAAR ...............................................................................................................21 II.2 BORGTOCHT ..........................................................................................................................21 II.3 MAATSCHAPPELIJKE BEPALING ....................................................................................................22 II.4 UITVOERINGSMAATREGELEN ......................................................................................................23 II.4.1 1. Berekening van de termijnen .....................................................................................23 II.4.2 Resultaatsverbintenis ....................................................................................................23 II.5 DUUR ..................................................................................................................................23 II.6 OPDRACHT KRACHTENS DE RAAMOVEREENKOMST .............................................................................24 II.7 FACTURERING ........................................................................................................................24 II.8 BETALINGSTERMIJN .................................................................................................................25 II.9 IMPLEMENTATIE EN TESTS VÓÓR INGEBRUIKNEMING .........................................................................25 II.10 ONTVANGST ........................................................................................................................25 II.11 INTELLECTUELE EN/OF INDUSTRIËLE EIGENDOM ............................................................................26 II.12 MAATREGELEN MET BETREKKING TOT HET EINDE VAN DE RAAMOVEREENKOMST OF EEN OPDRACHT KRACHTENS DE RAAMOVEREENKOMST .................................................................................................................26 II.12.1 Overgangsmaatregelen tijdens de volledige duur van de raamovereenkomst ..................26 II.12.2 Overgangsmaatregel aan het einde van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst ...........................................................................................................27 II.13 VERBREKING ........................................................................................................................27 II.13.1 Verbreking van de raamovereenkomst .........................................................................27 II.13.2 Verbreking van opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst .......................28 II.14 VERTROUWELIJKHEID – BEKENDMAKING ......................................................................................28 II.15 ONDERAANNEMING ................................................................................................................29 II.16 OVERDRACHT .......................................................................................................................29 II.17 BETWISTINGEN.....................................................................................................................29 II.18 AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERINGEN .....................................................................................30 II.19 PRIVACY .............................................................................................................................30 II.21 TECHNOLOGISCHE EVOLUTIE EN/OF EVOLUTIE VAN DE REGLEMENTERING .............................................31 II.22 BEVEILIGDE VERBINDING .........................................................................................................31 p. 2 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO II.23 NOODCENTRUM, BACK-UP EN NOODNUMMER.................................................................................32 III. BESCHRIJVING VAN DE TECHNISCHE EISEN .............................................................. 33 III.1 VOORWERP VAN DE OPDRACHT ..................................................................................................33 III.2 OMSCHRIJVING VAN DE STRUCTUUR VAN DE WERKGEVERS ................................................................33 III.2.1 De ziekenfondsen ........................................................................................................33 III.2.2 De vzw’s .....................................................................................................................34 III.2.3 Instellingen .................................................................................................................35 III.2.4 Thuishulp....................................................................................................................35 III.3 GEVRAAGDE AANPAK ...............................................................................................................36 III.4 DE LOONMOTOR ....................................................................................................................37 III.4.1 Technische voorschriften .............................................................................................37 III.4.2 Functionele voorschriften .............................................................................................42 III.5 DIENSTEN VAN HET SOCIAAL SECRETARIAAT ..................................................................................43 III.5.1 Het beheren en exploiteren van gegevens (rapportering)...............................................43 III.5.2 Het berekenen en betalen van de lonen ........................................................................46 III.5.3 Het opmaken van de payroll-documenten .....................................................................49 III.5.4 Formaliteiten t.o.v. de sociale zekerheid .......................................................................50 III.5.5 De formaliteiten t.o.v. de FOD Financiën en de RVP ......................................................51 III.5.6 De formaliteiten naar sociale fondsen ...........................................................................51 III.5.7 Specifieke taken buiten de reguliere betalingsperiode ....................................................51 III.5.8 Maaltijdcheques ..........................................................................................................52 III.5.9 Informatieverstrekking en support ................................................................................52 III.5.10 Dienstverlening en kwaliteit .......................................................................................53 III.6 JURIDISCH ADVIES MET BETREKKING TOT SOCIAAL RECHT, ARBEIDSRECHT EN FISCAAL RECHT. ...................54 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER ...................................................................................... 55 BIJLAGE B: INVENTARIS .................................................................................................... 59 BIJLAGE C: DIVERSEN ........................................................................................................ 71 p. 3 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO Ontwerper Naam: Vzw Thuishulp vzw Adres: Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel Contactpersoon: De heer Gino Vannieuwenhuyze Telefoon: 02/5150300 E-mail: [email protected] Alle administratieve inlichtingen met betrekking tot deze opdracht kunnen worden verkregen bij: - De heer Gino Vannieuwenhuyze - Adres: Sint-Jansstraat 32/38, B-1000 Brussel - Tel.: 02/ 5150300 - E-mail:[email protected] Alle technische inlichtingen met betrekking tot deze opdracht kunnen worden verkregen bij: - De heer Gert Van Weereld - Adres: Thuishulp Personeelsdienst, Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel - Tel.: 02/5150625 - E-mail: [email protected] Geldende reglementering 1. Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 5. Algemeen reglement voor de arbeidsbescherming (ARAB), welzijnswet en codex over het welzijn op het werk. Afwijkingen, preciseringen en toelichtingen Voor de raamovereenkomst In overeenstemming met artikel 7 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken zijn op de raamovereenkomst enkel Hoofdstuk 1 en de artikelen 61 tot 63 van toepassing. De artikelen 44 tot 51 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 zijn eveneens van toepassing. p. 4 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de reglementering met betrekking tot de gunning van een overheidsopdracht tot de aanwijzing van de opdrachtnemer. De bepalingen in dit deel hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en hun latere wijzigingen. I.1 Beschrijving van de raamovereenkomst Deze raamovereenkomst heeft als voorwerp diensten voor loon- en weddeadministratie door een erkend sociaal secretariaat volgens het Belgisch socialezekerheidsrecht en aan de hand van software. De raamovereenkomst wordt gesloten voor een duur van 7 jaar, gezien de tijd die vereist is voor de ingebruikneming van een nieuwe sociaal secretariaat voor alle partners (minimaal 3 jaar) en de nodige investeringen om het personeel op te leiden. Krachtens artikel 26, §1, 2°, b van de wet van 15 juni 2006 behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om nieuwe soortgelijke diensten te bestellen. I.2 Identiteit van de aanbestedende overheid Vzw Thuishulp Sint-Jansstraat 32-38 1000 Brussel I.3 Identiteit van de potentiële partners Krachtens artikel 2, 4° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten treedt Vzw Thuishulp vzw op als opdrachtencentrale in die zin dat de aanbestedende overheid opdrachten gunt of raamovereenkomsten afsluit voor werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten. Meer bepaald worden de entiteiten in de volgende tabel bedoeld: 309 Socialistische Mutualiteit van Zuid- en Midden West-Vlaanderen Bond Moyson Pres. Kennedypark 2, 8500 Kortrijk Thuiszorg Bond Moyson West-Vlaanderen VZW President Kennedypark 2 8500 Kortrijk Werkerswelzijn CVBA Steenstraat, 96 8000 Brugge Het Socialistisch Volkshuis vzw Pres. Kennedypark, 2 8500 Kortrijk p. 5 VZW Thuishulp Brussel VFG – Vereniging Personen met een Handicap West-Vlaanderen vzw President Kennedypark 2 8500 Kortrijk Bond Moyson Jeugddienst West-Vlaanderen vzw President Kennedypark 2 8500 Kortrijk Sociale Dienst voor Zelfstandigen vzw President Kennedypark 2 8500 Kortrijk Bond moyson Woonzorgcentrum West-Vlaanderen President Kennedypark 2 8500 Kortrijk De Barkentijn Albert –I-Laan 126 8620 Nieuwpoort 311 Bond Moyson Oost-Vlaanderen Tramstraat, 69 9052 Gent Inframut vzw Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde S-plus – Oost-Vlaanderen vzw Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde Mediotheek Bond Moyson vzw Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde VFG – Vereniging personen met een handicap – Oost-Vlaanderen vzw Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde Thuiszorg Bond Moyson Oost-Vlaanderen vzw Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde Jeugddienst Bond Moyson Oost-Vlaanderen vzw Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde Medisom vzw Tramstraat, 69 p. 6 Ref.: 2015-085-TH-OO VZW Thuishulp Brussel 9052 Zwijnaarde VFG-Jong Oost-Vlaanderen Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde Bond Moyson Oost-Vlaanderen vrije verzekering Tramstraat, 69 9052 Zwijnaarde 300 S-Plus vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Bruxelles Vlaams Socialistisch Vormings- en Rekreatiefonds vzw Sint-Jansstraat 32 1000 Brussel Vlaamse Federatie Gehandicapte Jongeren vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel Recreatief Aangepast Sporten vzw Sint-Jansstraat, 32-38 1000 Brussel VFG – Vereniging Personen met een Handicap vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel Joetz vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel Viva – Socialistische Vrouwen Vereniging vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel S-Sport Federatie vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel S-Relax vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel S-Hulp vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel p. 7 Ref.: 2015-085-TH-OO VZW Thuishulp Brussel Thuishulp vzw Sint-Jansstraat, 32-38 1000 Brussel Steunpunt Mantelzorg vzw Sint-Jansstraat, 32 1000 Brussel Socialistische Vereniging van Vlaamse Gezondheidsvoorziening VZW Sint –Jansstraat 23-38 Vzw Alin Gasthuisstraat 31 1000 Brussel Sovervlag Sint-Janssstraat 32-38 1000 Brussel Centrum voor Jeugd en gezinsproblematiek Sint-Jansstraat 32-38 1000 Brussel De Lasne vzw Sint-Jansstraat 32-38 1000 Brussel De Branding vzw Sint-Jansstraat 32-38 1000 Brussel Belle Vue vzw Sint-Jansstraat 32-38 1000 Brussel 304 De VoorZorg – Socialistische Mutualiteit van de provincie Antwerpen Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen Solida-Well2day Cvba Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen Thuisverpleging De VoorZorg provincie Antwerpen vzw Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen Fonds Fernand Geens vzw Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen p. 8 Ref.: 2015-085-TH-OO VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO Vlaamse Federatie voor Gehandicapten provincie Antwerpen Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen De Nieuwe Weg – Mechelen vzw Lange Schipstraat 25 2800 Mechelen S-Plus provincie Antwerpen vzw Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen De Toekomst provincie Antwerpen vzw Désiré Boucherystraat 17 2800 Mechelen Mediotheek De VoorZorg provincie Antwerpen Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen Solida vzw Sint Bernardsesteenweg, 200 2020 Antwerpen Vzw Thuiszorg Arbeid en Gezondheid Desiré Boucherystraat 17 2800 Mechelen Voor de uitvoering van deze raamovereenkomst wordt met 'aanbestedende overheid' de instelling bedoeld die de opdracht afsluit op basis van de raamovereenkomst en die de bestelling plaatst. In geen geval mag de aanbestedende overheid omschreven in punt I.2. of een andere partner worden verontrust door de gevolgen van een opdracht van een andere partner/aanbestedende overheid. I.4 Gunningswijze De raamovereenkomst wordt gegund via een open offerte aanvraag. In het kader van deze procedure wordt één enkele deelnemer weerhouden. I.5 Prijsvaststelling Deze opdracht bestaat uit een opdracht tegen prijslijst. Een opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, p. 9 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden. De vermelde vermoedelijke hoeveelheden worden dan ook puur ter informatie gegeven en verplichten de aanbestedende overheid in geen enkel opzicht; een verhoging of verlaging van de hoeveelheden kan dan ook geen aanleiding geven tot schadevergoeding. De dienstverlener wordt betaald in functie van de werkelijk gepresteerde hoeveelheden. De opdrachtnemer wordt verondersteld in zijn eenheidsprijzen alle mogelijke kosten te hebben inbegrepen voor de diensten, met uitzondering van de btw. De eenheidsprijzen omvatten elke verrichting, van welke aard ook, met inbegrip van de stappen die werden gezet en de inlichtingen die werden ingewonnen om de lonen en wedden te kunnen beheren inclusief alle kosten (verplaatsingskosten, secretariaatskosten, vertaalkosten, controle systeem dat aan de aanbestedende overheid toelaat om de gemaakte berekeningen te controleren, ad-hoc rapportering, enz) Deze opsomming wordt ter informatie gegeven en is dan ook niet limitatief. Uit hoofde van zijn offerte erkent de inschrijver dat alle toebehoren die nodig zijn voor zijn opdrachten integraal deel uitmaken van de opdracht om de diensten zoals voorzien in deze opdracht volledig te kunnen uitvoeren, zonder uitzondering noch voorbehoud. In de offerte wordt het btw-tarief afzonderlijk vermeld. BELANGRIJKE OPMERKING: De jaarlijkse globale prijs van de licentie voor het gebruik van het systeem voor loonadministratie, de jaarlijkse globale prijs voor onderhoud en updaten van het systeem, en de prijs voor het uitvoeren van maatwerk moeten één keer per omgeving (met inbegrip van kopiëen van deze omgeving) worden opgenomen. Dit betekent dat, ingeval van één enkele omgeving (en kopieën) voor meerdere entiteiten, deze prijzen slechts eenmaal worden aangerekend en uitgesplitst worden over de entiteiten die de omgeving in kwestie delen. Onder omgeving begrijpen we: Alle componenten die nodig zijn om de in het lastenboek gevraagde functionaliteiten door de gebruiker van de gedefinieerde entiteiten en voor het gewenste aantal medewerkers te kunnen laten uitvoeren : dwz. indien intern bij ons geïnstalleerd : alle benodigde applicatiesoftware, systeemsoftware, databanksoftware, hardware, netwerkconnectiviteitscomponenten (inclusief testomgeving). Indien extern gehost (in the cloud) is dat in feite hetzelfde maar wordt de netwerkconnectiviteit naar de leverancier heel belangrijk. I.6 Documenten die bij de offerte moeten worden gevoegd Het offerteformulier (Bijlage A) moet vergezeld zijn van de volgende documenten: * De inhoudsopgave * De behoorlijk ingevulde inventaris (Bijlage B van onderhavig bestek). Wanneer een inschrijver zijn offerte opstelt op andere documenten dan het daartoe voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. p. 10 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO In de elektronische versie van de offerte is een kopie opgenomen van de inventaris, in Excelformaat. * Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. * Een nota over de acht toegangen waarmee de aanbestedende overheid de voorgestelde software kan testen (zie punt I.11 van dit bestek). * Een nota over de migratie van de huidige gegevens en de historische gegevens sinds 2008. * Een nota over de maatregelen voorgesteld door de dienstverlener om de kwaliteit van de diensten en de nauwkeurigheid van de berekeningen tijdens de uitvoering van de opdrachten te controleren (max. 4 pagina's). * Een nota over de aangeboden garanties om de continuïteit van de diensten te waarborgen. * Een nota over de juridische diensten (max. 2 pagina's) * De inschrijver moet aangeven op welke manier een beveiligde verbinding met de aanbestedende overheid tot stand kan worden gebracht ( zie puntje II.22) *de inschrijver moet eveneens een beschrijving geven van de geboden IT –architectuur (zie puntje III.4.1) * Een nota over de ad-hoc rapportering en de aanwezigheid van een budgetmodule (max. 2 pagina's) * Een nota over het maatwerk (aanpassingen aan het systeem) (max. 2 pagina's) * Een lijst met de interfaces die compatibel zijn met de voorgestelde software. * Modeldocumenten om de juridische diensten te evalueren (bijvoorbeeld nieuwsbrieven, technische fiche over toepassing van bepaalde reglementering bij de betaling van de lonen, FAQ, …) * documenten gevraagd in I.7 dienen eveneens te worden toegevoegd. I.7 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver ( toegangsrecht) De inschrijver legt het bewijs voor dat hij zich niet in een van de volgende uitsluitingsgevallen bevindt: 1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in de artikelen 246 en 250 van het Strafwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangenvan de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik vanhet financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Het bewijs dat de inschrijver zich niet bevindt in een van de gevallen vermeld in de punten 1° tot 4° kan wordengegeven door middel van een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door eengerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan die eisen is voldaan. p. 11 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO * Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver voldaanheeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid tot en met het voorlaatste kwartaal dat verstreken is ten opzichte van de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, in overeenstemming met de bepalingen van de Belgische wet of van het land waar de werknemers gevestigd zijn. * De inschrijver voegt bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte, al naargelang, een attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Voor een Belgische inschrijver controleert de aanbestedende overheid de naleving van de fiscale verplichtingen ten opzichte van de FOD Financiën op basis van het attest dat werd uitgereikt door deze laatste. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver (kwalitatieve selectie) Een verklaring betreffende de totale omzet tijdens delaatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de kandidaat of de inschrijver met zijn activiteit is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn Minimumeisen :de minimale totale omzet bedraagt € 3 miljoen per jaar Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie) * De lijst van de voornaamste soortgelijke diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, in dezelfde activiteitensector, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit afgeeft of medeondertekent of in het geval van diensten voor een particuliere afnemer, door attesten van de afnemer of, bij ontstentenis, eenvoudigweg door een verklaring van de dienstverlener. * Een lijst met de studie- of beroepskwalificaties van de leden van de juridische dienst met het oog op de opvolging en de correcte toepassing van de geldende sociale en fiscale wetgeving in het kader van deze opdracht. * Een lijst met de studie- of beroepskwalificaties en met de beschrijving, de samenstelling, het opleidingsniveau en de kwalificaties van de leden die belast zullen zijn met de loonberekening en de levering en opvolging van bijkomende diensten in het kader van deze opdracht. * Een beschrijving van de technische apparatuur en meer bepaald de informaticatools (hardware en software), met inbegrip van de evolutie gedurende de afgelopen vijf jaar. I.8 Vorm en inhoud van de offertes De inschrijver stelt zijn offerte op in het Nederlands, in drie exemplaren, waarvan één ervan als origineel wordt geïdentificeerd, en vult de inventaris in op het model dat bij het bestek gevoegd is. Wanneer een inschrijver zijn offerte opstelt op andere documenten dan het daartoe voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. De inschrijver vermeldt in zijn offerte duidelijk welke informatie vertrouwelijk is en/of verwijst naar technische of commerciële geheimen die niet door de aanbestedende overheid mogen worden verspreid. Alle documenten die door de inschrijver of zijn gemachtigde worden opgesteld of ingevuld, worden door hem gedateerd en ondertekend. p. 12 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Alle doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen – zowel in de offerte als in de bijlagen – die de essentiële voorwaarden van de opdracht kunnen beïnvloeden (zoals prijzen, termijnen, technische specificaties) worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend. De prijs van de offerte wordt in euro uitgedrukt. I.9 Indiening van de offertes De offerte wordt op papier gezet en in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: de datum van de openingszitting, het besteknummer (2015-085-TH-OO) en het voorwerp van de raamovereenkomst. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. De inschrijver die zijn offerte via een drager wil indienen, moet dit doen aan het onthaal van Vzw Thuishulp, Sint-Jansstraat 32-38 te 1000 Brussel, en dit tijdens de kantooruren (van maandag tot donderdag van 9.00 u tot 16.30 u en vrijdag van 9.00 u tot 12.30 u). Bij de indiening van de offerte door de drager wordt een ontvangstbewijs gegeven. Alleen dit ontvangstbewijs kan dienst doen als bewijs voor de indiening van de offerte. Bij verzending via een postdienst wordt die definitief gesloten envelop in een tweede gesloten envelop gestoken waarop duidelijk "OFFERTE" wordt vermeld. Het geheel wordt verzonden naar: Vzw Thuishulp De heer Gino Vannieuwenhuyze Sint-Jansstraat 32-38 1000 Brussel Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Offertes die laattijdig bij de voorzitter toekomen, welke er ook de oorzaak van is, worden geweigerd of ongeopend behouden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de raamovereenkomst nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden. De offerte wordt ook de dag na de uiterste datum voor de indiening van de offertes via elektronische weg naar het volgende e-mailadres verstuurd: - [email protected] In geval van verschillen tussen de papieren versie en de elektronische versie of tussen de drie papieren versies wordt het originele exemplaar van de papieren versie als rechtsgeldig beschouwd. p. 13 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO I.9 Opening van de offertes De opening van de offertes vindt plaats in een openbare zitting. Locatie: Vzw Thuishulp vzw, Sint-Jansstraat 32-38 (ingang Sint-Jansplein), Magritte-zaal Op 15 juni 2015 om 10.00u I.10 Geldigheidstermijn De inschrijver blijft gebonden door zijn offerte gedurende een periode van 200 kalenderdagen vanaf de dag na de opening van de offertes. I.11 Tests en demonstraties De inschrijver moet de voorgestelde software voor de loon- en weddeadministratie gratis ter beschikking stellen van de aanbestedende overheid gedurende twee maanden vanaf de dag van de opening van de offertes. De aanbestedende overheid zal in die periode tests uitvoeren. Deze tests zullen door 8 personen op onafhankelijke wijze worden uitgevoerd. Elk van hen moet over een individuele toegang beschikken. Indien de voorgestelde software niet overeenstemt met die zoals beschreven in de schriftelijke offerte, dan wordt de inschrijver bestraft met een lagere score voor de gunningscriteria. Om de 8 beoordelaars toe te laten de software te testen, worden de inschrijvers gevraagd om hun software op 16 of 17 of 18 juni 2015 te komen voorstellen. De inschrijver moet contact opnemen met de persoon hieronder om hiervoor een concreet uur af te spreken. Contactpersoon: Gino Vannieuwenhuyze (Tel.+32 2/5150300) Tijdens 1. - - 2. 3. 4. 5. de demosessie, mogen de inschrijvers enkel de volgende scenario’s voorleggen: Creëer een personeelsdossier Doe de automatische dimona aangifte Invoeren van de verschillende werknemersstatuten: arbeiders, bedienden, APE (Hulp voor Tewerkstellingspromotie), vrijwilligers, studenten, zelfstandigen. Het aanmaken van tijdskrediet in de signalitiek + pro rata berekening van het salaris en andere voordelen in functie van de nieuwe tewerkstellingsbreuk + nieuwe (bijkomende tewerkstelling of niet?) Wat zijn de diverse controles uitgevoerd door het systeem (Rijksregisternummer, bankrekeningnummer, uurrooster- is er een correctie van zodra een verkeerd werknemersstatuut wordt ingevoerd?) Invoeren van een arbeidsovereenkomst met vermelding van een variabel uurrooster, hiervoor bereken je het aantal maaltijdcheques Berekening van de gemiddelde variabele vergoeding in het vakantiegeld en eindejaarspremie Opmaken van de volgende documenten: contracten, C131, documenten in het kader van activa, … Maak een nieuw barema aan, voeg voordelen in natura toe (gsm, bedrijfswagen, …), woonwerkverkeer + berekening van de fietsvergoeding Het creëren van werknemersgroepen met een speciaal statuut (activa, APE,…) Aanmaak bij 1 werknemer van 2 verschillende contracten bij 2 werkgevers Aanmaak bij 1 werknemers van 2 contracten bij dezelfde werkgever (1 GESCO en 1 DAC) Het creëren van de werknemers voor het verkrijgen van verminderingen Het integreren van de prestaties en RSZ-verminderingen p. 14 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO 6. Bereken een loon: Het berekenen van de voorschotten – bepalen van het bedrag van een forfaitair voorschot in functie van bruto of nettosalaris. Integratie van afwijkingen die een directe invloed hebben op de loonberekening – De berekening van het gewaarborgd loon en van de pro rata na het gewaarborgd loon. Dubbel vakantiegeld en attestering Correcties na de loonberekening Het berekenen van de prestatiegrenzen en het genereren van de overuren Integratie van de diensten (invoeren van prestaties), berekening van de uitbetaling (wat ziet men /brutobedragen, netto bedragen), controlelijsten, loonstaten, loonbrieven, factuur, DMFA, uittreksel 274 van de posten DMFA. Hoe zien de aangiften naar de overheid eruit. Zowel sociaal als fiscaal? 7. Afdrukken van documenten Documenten inzake educatief verlof, C-documenten, inlichtingenbladen 8. Afsluiten van een dossier Einddatum en reden van vertrek C4, vakantieattest, tewerkstellingsattest Doordat deze formaliteiten van substantiële aard zijn, worden offertes van inschrijvers waarin de toegangen voor het uitvoeren van deze tests niet zijn opgenomen of die niet zijn vergezeld van een demonstratie als formeel onregelmatig beschouwd. I.12 Regelmatigheid van de offertes Overeenkomstig artikel 95 van het koninklijk besluit van 15 Juli 2011 gaat de aanbestedende overheid de regelmatigheid na van de offertes van de geselecteerde inschrijvers. Ze onderzoekt de regelmatigheid, zowel op formeel als op materieel vlak. I.13 Gunningscriteria A. De volgende criteria zijn van toepassing op de raamovereenkomst: Nr. Beschrijving Gewicht Sociaal secretariaat 1 100 Prijs 50 Zie Bijlage B inventaris: de score van de prijs zal berekend worden op basis van de opgegeven eenheidsprijzen vermenigvuldigd met de vermoedelijke hoeveelheden, de aldus verkregen prijzen per onderdeel worden opgeteld, op de som van alle prijzen wordt de regel van 3 worden toegepast 2 Kwaliteit van de dienstverlening en opvolging - - Maatregelen voorgesteld door de dienstverlener om de kwaliteit van de diensten en de nauwkeurigheid van de berekeningen tijdens de uitvoering van de opdrachten te controleren. Kwaliteit van de juridische diensten De gebruiksvriendelijkheid en de flexibiliteit van de aangeboden interface. Dit criterium zal door de aanbestedende overheid worden beoordeeld op basis van het resultaat aan het einde van de testperiode (zie punt 1.11) Aangeboden garanties om de continuïteit van de diensten te waarborgen. De p. 15 50 25 10 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO aanbestedende overheid zal veel belang hechten aan: - - alle maatregelen voorgesteld door de inschrijver voor het waarborgen van de betaling van de lonen of andere binnen de termijn zoals afgesproken door de aanbestedende overheid en de inschrijver, alle maatregelen voorgesteld door de inschrijver voor het waarborgen van de termijn voor het reageren op en oplossen van problemen, flying services - Ad-hoc rapportering aanwezigheid van een budgetmodule Maatwerk (aanpassingen aan het systeem) - 15 B. Aan ieder criterium werd een zekere waarde toegekend. Op basis van de beoordeling van al deze criteria en rekening houdend met de waarde die aan elk criterium werd toegekend, worden de raamovereenkomst en de opeenvolgende opdrachten gegund aan de inschrijver met de economisch voordeligste regelmatige offerte voor de aanbestedende overheid en op basis van de uitleg hieronder. I.13.1Criterium prijs Men dient onder entiteit, een partner of de aanbestedende overheid te verstaan, een juridische werkgever door het feit dat de entiteit, een partner of aanestedende overheid personeel tewerkstelt. Onder omgeving dient men te verstaan alle componenten die nodig zijn om de in het lastenboek gevraagde functionaliteiten door de gebruiker van de gedefinieerde entiteiten en voor het gewenste aantal medewerkers te kunnen laten uitvoeren : dwz. indien intern bij ons geïnstalleerd : alle benodigde applicatiesoftware, systeemsoftware, databanksoftware, hardware, netwerkconnectiviteitscomponenten (inclusief testomgeving). Indien extern gehost (in the cloud) is dat in feite hetzelfde maar wordt de netwerkconnectiviteit naar de leverancier heel belangrijk. Voor het criterium prijs moeten de prijzen worden vermeld zoals gevraagd in de inventaris bijlage B: I.13.2 Criterium kwaliteit van de dienstverlening en opvolging Maatregelen voorgesteld door de dienstverlener om de kwaliteit van de diensten en de nauwkeurigheid van de berekeningen tijdens de uitvoering van de opdrachten te controleren, kwaliteit van de juridische diensten en de gebruiksvriendelijkheid en de flexibiliteit van de aangeboden interface (25 punten). Dit wil zeggen dat bij de invoer van gegevens er maximale automatische controles zijn voorzien die gedocumenteerd zijn, signalen geven die voor de gebruiker onmiddellijk te begrijpen zijn en een onmiddellijke correctie toelaten. Deze controles zijn gedocumenteerd. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van de documentatie en het resultaat aan het einde van de testperiode (zie punt 1.11) Dit wil zeggen dat bij de berekeningen eveneens controles worden uitgevoerd (voorzien zijn of voorzien kunnen worden) die signalen geven wanneer er bij de uitvoer van de berekening (mogelijke) anomalieën en/of afwijkingen worden vastgesteld. Deze controles zijn gedocumenteerd. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van de documentatie en het resultaat aan het einde van de testperiode (zie punt 1.11) p. 16 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO Dit wil zeggen dat er controlelijsten of controlesystemen ter beschikking worden gesteld die de klant toelaten de berekende gegevens (resultaten van de berekeningen) op een efficiënte en kwalitatieve manier te controleren. Deze lijsten worden automatisch bezorgd op elektronische weg, dit wil dus zeggen dat de klant onmiddellijk het resultaat van de berekening kan controleren. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van de documentatie en het resultaat aan het einde van de testperiode ( zie punt 1.11). Kwaliteit van de juridische diensten In de juridische dienstverlening van het sociaal secretariaat onderscheiden we 2 grote blokken: 1. Dagelijkse dienstverlening en support ( inbegrepen in de prijs) 2. Juridisch advies op maat ( prijs per uur op te geven) 1.Dagelijkse juridische dienstverlening Deze dienstverlening bestaat uit het proactief informeren over wijzigingen in de reglementering of aanpassingen en de oplossingen die hiervoor geboden worden binnen de payroll toepassing. Hiervoor stelt het sociaal secretariaat zowel elektronische nieuwsbrieven ter beschikking, als documentatie. Er zijn eveneens technische brochures ter beschikking, en een FAQ sociale en juridische actualiteiten met modeldocumenten en steekkaarten per paritair comité. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van het materiaal dat bij wijze van voorbeeld ter beschikking wordt gesteld (voorbeeld elektronische nieuwsbrief, technische fiche over toepassing van bepaalde reglementering bij de betaling van de lonen, FAQ). 2.Juridisch advies op maat De klant kan beroep doen op den juridische expert bij specifieke vragen /problemen. Deze Expert kan aan de klant een schriftelijk juridisch correct advies geven. De grondigheid van de adviezen en de snelheid waarmee ze geleverd kunnen worden zijn van doorslaggevend belang. De grondigheid van dergelijke adviezen kan aangetoond worden door het documenteren van de procedure die het sociaal secretariaat hanteert bij dergelijke vragen, en de samenstelling en profiel van het team of medewerkers die dergelijke vragen behandelt.. De snelheid waarmee deze adviezen kunnen geleverd worden wordt beoordeeld op het feit of degelijk juridisch advies kan binnen maximaal 72 u na het stellen van de vraag. De termijnen kunnen verlengd worden indien de juridische dienst afhankelijk zou zijn van een voorafgaand antwoord van derden. Indien men voor een afdoend advies enorm veel opzoekingswerk dient te verrichten wordt er tussen de partijen een redelijke termijn voor het bekomen van het advies afgesproken. Opleidingen die voorzien kunnen worden door het sociaal secretariaat indien de klant hier nood aan zou hebben vb bij gebrek aan kennis in het kader van een steeds/veel voorkomend probleem. Gebruiksvriendelijkheid en de flexibiliteit van de aangeboden interface De user interface dient een moderne look en feel te hebben. De user- interface dient te voldoen aan de huidige normen van ergonomie en leiden tot een vanzelfsprekend gebruiksgemak. Het zelf verklarende en logische van de verschillende schermen zou er als het ware moeten toe leiden dat iemand die gewoon is om lonen te beheren quasi automatisch zijn weg kan vinden in de loonsoftware. Er is een didactische manual ter beschikking zowel elektronisch als op papier. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van het resultaat aan het einde van de testperiode en op basis van de handleidingen die ter beschikking zijn (zie punt 1.11). Aangeboden garanties om de continuïteit van de diensten te waarborgen (10 punten). p. 17 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO Er is een duidelijke betaalkalender en timing, deze wordt doorgegeven door de klant, maar wordt opgenomen en opgevolgd door de loonmotor. Indien er zich in de periode van de betaling van de lonen technische of andere problemen voordoen die de tijdige betaling van de lonen in gevaar kan brengen, is er een set van maatregelen geboden door het sociaal secretariaat die het mogelijk maken de betaling van de lonen binnen de vooropgestelde timing uit te voeren. Deze maatregelen zijn beschreven en consulteerbaar. Dit criterium wordt door de aanbestedende dienst beoordeeld op basis van de documentatie die hierover ter beschikking wordt gesteld. Dit criterium wordt eveneens beoordeeld op basis van de termijn of snelheid die het sociaal secretariaat vooropstelt om te reageren, om een oplossing te bieden (puntensysteem). De termijn kan overschreden worden indien de vraag de tussenkomst van derden vereist. Indien de klant een probleem zou hebben naar personeelsbezetting (wegvallen van personeelsleden die noodzakelijk zijn voor de payroll kan het sociaal secretariaat medewerkers ter beschikking stellen die bij de klant komen werken (flying services) Dit criterium wordt eveneens beoordeeld op basis van de termijn of snelheid die het sociaal secretariaat vooropstelt om een oplossing te bieden (puntensysteem). De contacten gebeuren telefonisch of per mail met de verantwoordelijke ( steeds dezelfde persoon tot wie we ons kunnen wenden) voor elk partner. De antwoorden worden telefonisch of per mail gegeven en schriftelijk bevestigd indien dit door de aanbestedende overheid gewenst is. Ad-hoc rapportering en aanwezigheid van een budgetmodule en maatwerk (15 punten) De toepassing sociaal secretariaat laat de gebruiker toe om zelf snel een rapport te genereren met de velden en gegevens die hij bepaalt, dit naast de standaard rapporten die ter beschikking worden gesteld door de loontoepassing. Deze standaardrapporten kunnen op vraag van de klant aangepast worden. Daarnaast kunnen de gegevens ook rechtstreeks in excel worden getrokken of geëxporteerd worden in excel. Daarnaast kunnen de gegevens ook gebruikt worden om rapportages in excel of andere rapportagetools te maken via OLAP, ODBC en/of rapportering services. De toepassing voorziet in een module die de klant toelaten om een personeelsbudget op te stellen, verschillende simulaties en prognoses te maken, en een vergelijking te maken tussen de reële uitgaven en het personeelsbudget om zo in een periodieke opvolging van het personeelsbudget te voorzien. Maatwerk Het sociaal secretariaat is in staat om op maat van de klant gemaakte oplossingen te bieden en dit binnen een redelijke en vooraf afgesproken termijn en prijs (zie prijscriteria). Maatwerk kan gevraagd worden in functie van de algemene CAO ’s, sector CAO’s, bedrijfsCAO’s, interne processen en interne reglementen … zie ook technische vereisten. Dit criterium zal beoordeeld worden aan de hand van voorbeelden die het sociaal secretariaat kan aanleveren over de duur van het uitvoeren van maatwerk en de prijs hiervoor ( zie prijscriteria), en de mogelijkheden die het pakket biedt aan de klant om zelf parametrage te doen. Niet-limitatieve lijst van mogelijke maatwerk: - Beheer ziekteformulieren - Sociale verkiezingen - Bijslag bij ziekte conform CAO - Vertrekpremie SWT conform cao - Bijpassing tijdskrediet 1/5de conform cao - Mobiliteitsplan - Bijzonder personeelsregister p. 18 VZW Thuishulp Brussel - Woon-werkverkeer conform interne regels - Berekening attractiviteitspremie conform de sectorale en bedrijfscao ’s Elektronische fiscale fiches Doorrekenen kostenplaats Prestatiestaten DAC/gesco Ref.: 2015-085-TH-OO I.14 Keuze van de offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch voordeligste offerte (rekening houdend met de gunningscriteria). I.15 Herziening van de prijzen De prijs voor de dienstverlening mag slechts één keer per jaar worden aangepast op verzoek van de dienstverlener of de aanbestedende overheid, namelijk op 1 januari van elk jaar. Een eventuele prijsverhoging of -verlaging mag hoogstens gelijk zijn aan het resultaat van de berekening volgens de volgende formule: P = Po * (X/Xo) P = herziene prijs van de diensten Po = prijs van de diensten zoals vermeld in de inventaris (Bijlage B) bij onderhavig bestek Xo = consumptieprijsindex op de dag van de opening van de offertes X = consumptieprijsindex van de maand voorafgaand aan de prijsherziening De prijsherziening kan alleen worden toegepast indien de uit te voeren prijsverhoging of verlaging minstens 3% bedraagt van de prijs zoals vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of van de laatste aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening). p. 19 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO I.17 Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien. I.18 Sluiten van de raamovereenkomst en verschillen tussen de documenten van de raamovereenkomst De raamovereenkomst zal worden gesloten in overeenstemming met de bepalingen van artikel 102 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011. Bij verschillen tussen de documenten van de raamovereenkomst zal, in dalende volgorde van belangrijkheid, aan de volgende documenten voorrang worden gegeven: het bestek en de offerte. De gegevens van de inventaris zoals verstrekt door de aanbestedende overheid gelden enkel als eenvoudige inlichting en kunnen slechts worden aangewend als aanvulling, in voorkomend geval, van onvolkomenheden van de andere documenten van de raamovereenkomst. De aanbestedende overheid en haar partners zullen de opeenvolgende opdrachten plaatsen op basis van de goedgekeurde offerte die werd ingediend met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst. De contractuele voorwaarden van de oorspronkelijke offerte mogen niet meer worden gewijzigd in het kader van de tweede fase van de raamovereenkomst zonder de voorafgaande toestemming van de aanbestedende overheid. In overeenstemming met artikel 137 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 worden op de raamovereenkomst gebaseerde opdrachten gegund volgens de erin gestelde voorwaarden. De aanbestedende overheid kan de leverancier indien nodig schriftelijk raadplegen om hem te verzoeken zijn offerte aan te vullen. p. 20 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO II. Bepalingen van de opdracht In dit tweede deel wordt de procedure vastgelegd voor de uitvoering van de raamovereenkomst en de opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst. Enkel hoofdstuk 1 en artikelen 44 tot 51 en 61 tot 63 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en zijn latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken zijn van toepassing op de raamovereenkomst. Alle bepalingen van dit koninklijk besluit zijn van toepassing op de opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst, behoudens andersluidende bepalingen in dit bestek. II.1 Leidend ambtenaar Voor de aanbestedende overheid vindt de uitvoering van de leveringen plaats onder de controle van de leidend ambtenaar: Naam: De heer Paul Callewaert, Voorzitter VZW Thuishulp Adres: Sint-Jansstraat 32-38, 1000 Brussel II.2 Borgtocht Er is geen borgtocht voor de raamovereenkomst. Voor opdrachten op basis van de raamovereenkomst wordt de borgtocht bepaald op 5% van het totale bedrag excl. btw van elke opdracht voor zover de waarde van de opdracht hoger is dan of gelijk is aan € 50.000. Het aldus verkregen bedrag van de borgtocht wordt naar het hoger tiental in euro afgerond. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht op een van de volgende wijzen worden gesteld: hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij in de vorm van een gezamenlijke borgtocht. De waarborg kan ook worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en de controle op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De opdrachtnemer moet binnen de dertig kalenderdagen na het sluiten van de opdracht aantonen dat de borgtocht werd gesteld door hemzelf of door een derde op een van de volgende manieren: 1° 2° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de postchèquerekening van de Deposito- en Consignatiekas [bpost bankrekeningnr. BE58 6792 0040 9979 (IBAN), PCHQBEBB (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; p. 21 VZW Thuishulp 3° 4° Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een maatschappij die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid van, naargelang het geval: 1° 2° 3° 4° 5° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornaam en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde", naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen zoals hierboven bedoeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het adres vermeld in de betekening van sluiting van de opdracht. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als: 1° in geval van de voorlopige oplevering: verzoek tot vrijgave van de eerste helft van de borgtocht; 2° in geval van de definitieve oplevering: verzoek tot vrijgave van, hetzij de tweede helft, hetzij het geheel van de borgtocht, al naargelang al dan niet in een voorlopige oplevering is voorzien. II.3 Maatschappelijke bepaling De inschrijver verbindt er zich toe om tot de volledige uitvoering van de opdrachten de 8 basisconventies van de IAO na te leven, meer bepaald: 1. het verbod op dwangarbeid (overeenkomst nr. 29 betreffende de gedwongen verplichte arbeid, 1930, en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van gedwongen arbeid, 1957); 2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); 3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); 4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke beloning, 1951, en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); p. 22 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO 5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook betreffende het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Krachtens artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 zal de niet-naleving van deze verbintenis worden beschouwd als een niet-uitvoering van de opdrachten volgens de voorschriften bepaald in de documenten van de raamovereenkomst, wat zal leiden tot de ingebrekestelling van de opdrachtnemer en wat krachtens artikel 47, § 2, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding kan geven tot de toepassing van de maatregelen van rechtswege, namelijk de eenzijdige verbreking van de raamovereenkomst. II.4 Uitvoeringsmaatregelen II.4.1 1. Berekening van de termijnen Voor de uitvoering van de opdrachten begint iedere termijn, behoudens andersluidende bepaling, te lopen de dag na de dag of het feit dat als startpunt van de termijn wordt beschouwd. Indien de termijn in dagen is vastgelegd, dan wordt hij, behoudens andersluidende bepaling, uitgedrukt in kalenderdagen en verstrijkt hij op het einde van de laatste dag van de voorziene periode. Indien de termijn in maanden wordt uitgedrukt, dan wordt hij van de zoveelste tot de zoveelste berekend. Indien er geen zoveelste in de maand is of de termijn verstrijkt, dan verstrijkt hij op het einde van de laatste dag van die maand. Indien de laatste dag van een termijn een zaterdag, een zondag of een feestdag is, dan wordt de termijn verlengd tot op het einde van de volgende werkdag. II.4.2 Resultaatsverbintenis Iedere verplichting van de dienstverlener in het kader van de uitvoering van de raamovereenkomst wordt verondersteld een resultaatsverbintenis te zijn, zelfs als dit niet blijkt uit de gebruikte bewoordingen die deze verplichting beschrijven. II.5 Duur De raamovereenkomst wordt gesloten voor een duur van zeven jaar, vanaf de afsluiting van deze raamovereenkomst. Niettemin kunnen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer, zoals aangeduid in punt II.13 (Verbreking) van dit bestek, de raamovereenkomst jaarlijks verbreken middels een vooropzeg per aangetekend schrijven zes maanden voor de vervaldag van de raamovereenkomst. Er zal geen enkele verantwoording moeten worden gegeven voor deze verbreking, die geen aanleiding zal kunnen geven tot vergoedingen. De uitvoering van de raamovereenkomst loopt ten einde ten laatste op de dag van de einddatum van de raamovereenkomst. Voor de uitvoering van de raamovereenkomst zijn alle gedeeltelijke uitvoeringstermijnen dwingend. p. 23 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO II.6 Opdracht krachtens de raamovereenkomst Elke deelneming aan de raamovereenkomst maakt het voorwerp uit van een opdracht gesloten op basis van de raamovereenkomst. De uitvoering van de opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst zijn ondergeschikt aan een kennisgeving in functie van de behoeften van de verschillende entiteiten (aanbestedende overheid of partner). De aanbestedende overheid en haar partners zullen opdrachten plaatsen op basis van de goedgekeurde offerte die werd ingediend met het oog op het sluiten van de raamovereenkomst. De contractuele voorwaarden van de oorspronkelijke offerte mogen niet meer worden gewijzigd in het kader van de tweede fase van de raamovereenkomst (behoudens met toestemming van de aanbestedende overheid). II.7 Facturering De facturen die gelden als schuldvordering moeten in tweevoud worden opgesteld (waarvan het origineel als dusdanig wordt geïdentificeerd) en worden verstuurd aan de betrokken entiteit. Voor elke entiteit (de verdeelsleutel voor iedere entiteit apart zal later aan de medecontractant worden meegedeeld) wordt er door de inschrijver een factuur voorzien na elke betaalcyclus: Voor prestaties die worden gefactureerd tegen uurtarief moet de dienstverlener zich ervan vergewissen dat zijn personeel op een adequate wijze de prestatiefiches (timesheets) bijhoudt met betrekking tot de tijd die wordt besteed aan de opdracht, voor zover deze prestaties worden gefactureerd. De timesheets moeten dienen als basis voor het opmaken van de factuur. Ze moeten op eenvoudig verzoek aan de aanbestedende overheid worden bezorgd. Alle facturen moeten de volgende gegevens vermelden: - nummer (2015-085-TH-OO); - naam en adres van de aanbestedende overheid of de partner; - aard van de geleverde diensten; - de eenheidsprijs excl. Btw vermeld in de goedgekeurde offerte - de totale prijs excl. btw; - het btw-tarief en het btw-bedrag; - het totale bedrag incl. btw. - Specifieke noden/vermeldingen voor elke entiteit zijn mogelijk De leverancier is in staat om – indien de Aanbestedende Overheid dit wenst - voor alle of bepaalde partners de facturen elektronisch aan te leveren (in voorkomend geval vervalt de verplichting voor papieren facturatie voor deze leveringspunten). De leverancier moet daartoe kunnen voorzien in een elektronische facturatie naar (en gegevensuitwisseling met) de Aanbestedende Overheid, rechtstreeks of via een gecertificeerde factuurbeheerder. De leverancier verbindt zich ertoe reeds van bij de aanvang van het contract het elektronisch aanleveren van de facturen op te starten, indien de Aanbestedende Overheid dit wenst. De Aanbestedende Overheid bepaalt zelf of en wanneer de papieren facturen worden afgeschaft. Beide partijen zijn verantwoordelijk voor het naleven van alle wettelijke verplichtingen inzake elektronische facturatie. Indien wordt gekozen voor elektronische facturatie, verbindt de Aanbestedende Overheid zich om als een loyale partner de nodige ressources ter beschikking te stellen voor de opzet. Indien de Aanbestedende Overheid in deze aantoonbaar in gebreke blijft, kan - na bemiddeling - worden overgegaan tot papieren facturatie of een gelijkwaardig alternatief. p. 24 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO II.8 Betalingstermijn De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de datum van ontvangst van de regelmatig opgemaakte factuur door de aanbestedende overheid of een partner. Deze factuur geldt als schuldvordering. Elk bedrag dat aan de aanbestedende overheid of een partner is verschuldigd in het kader van de uitvoering van de opdracht wordt in eerste instantie ingehouden op de door de opdrachtnemer om welke reden ook opeisbare bedragen. II.9 Implementatie en tests vóór ingebruikneming Voor elke entiteit moet de dienstverlener de prestaties uitvoeren in overeenstemming met het bestek. Wanneer de prestaties correct geïmplementeerd zijn, zal de aanbestedende overheid (partner) de tests uitvoeren die hij noodzakelijk acht om te controleren of de dienst voldoet aan de vastgelegde voorwaarden en klaar is voor de voorlopige oplevering. De tests zullen worden uitgevoerd onder leiding van de contractbeheerder van de aanbestedende overheid, bijgestaan door de contractbeheerder van de dienstverlener. Hiervoor steld de dienstverlener een testomgeving ter beschikking. Indien de aanbestedende overheid (partner) van mening is dat de dienst niet voldoet aan de vastgelegde voorwaarden, dan zal ze de dienstverlener hiervan schriftelijk op de hoogte brengen en de gebreken en onregelmatigheden verduidelijken. Tenzij de partijen dit expliciet anders en schriftelijk overeenkomen, moet de dienstverlener binnen de 15 werkdagen na een dergelijke kennisgeving het nodige doen om de dienst in overeenstemming te brengen met de vastgelegde voorwaarden. De aanbestedende overheid (partner) zal vervolgens opnieuw de tests uitvoeren die hij noodzakelijk acht om te controleren dat de dienst voldoet aan de vastgelegde voorwaarden en klaar is voor ingebruikneming. De dienstverlener garandeert dat de aanbestedende overheid ten laatste binnen een termijn van 5 maanden na het versturen van de bestelbon kan overgaan tot ingebruikneming. De aanbestedende overheid heeft steeds de mogelijk om deze termijn te verlengen in geval van noodzakelijkheid. II.10 Ontvangst Per opdracht gesloten op basis van de raamovereenkomst wordt bij het verstrijken van de termijn van dertig dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende brief hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de 30 dagen die volgen op de ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. Wat de raamovereenkomst betreft, geldt de laatste oplevering voor een opdracht gesloten op basis van de raamovereenkomst als oplevering ervan. p. 25 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO II.11 Intellectuele en/of industriële eigendom Behoudens afwijkingen hieronder worden de intellectuele-eigendomsrechten die gedaan, ontwikkeld of gebruikt worden bij de uitvoering van de opdracht geregeld door artikelen 19 tot 23 van het koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Elk bestaand werk gecreëerd door de dienstverlener of een derde dat intellectueel of ander eigendom kan vormen, wordt beschouwd als "bestaande ontwikkelingen". Alle intellectuele en andere eigendomsrechten op eender welk werk (zoals databases, software, ontwikkelingen, rapporten en maatwerk) dat de dienstverlener, zijn werknemers, gemachtigden of onderaannemers specifiek hebben gecreëerd voor de uitvoering van deze raamovereenkomst worden beschouwd als "specifieke ontwikkelingen". Voor zover de dienstverlener een beroep doet op bestaande ontwikkelingen voor de uitvoering van deze opdracht, verleent hij aan de aanbestedende overheid (partner) een niet-exclusieve gebruikslicentie voor de duur van de wettelijke bescherming daarvan. Voor zover de dienstverlener een beroep doet op specifieke bestaande ontwikkelingen voor de uitvoering van deze opdracht, verleent hij aan de aanbestedende overheid (partner) een nietexclusieve gebruikslicentie voor de duur van de wettelijke bescherming daarvan, meer bepaald voor dit maatwerk. De prijs betaald door de aanbestedende overheid (partner) aan de dienstverlener voor de levering van de prestaties omvat de vergoeding voor de voornoemde overdracht of voor de voornoemde gebruikslicentie. II.12 Maatregelen met betrekking tot het einde van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst II.12.1 Overgangsmaatregelen tijdens de volledige duur van de raamovereenkomst Tijdens de volledige duur van de raamovereenkomst moet de opdrachtnemer steeds de nodige maatregelen en voorzorgen nemen om in geval van voortijdige verbreking van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst, ongeacht de reden, een naadloze overgang van de uitvoering van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst naar een nieuwe dienstverlener of naar de aanbestedende overheid mogelijk te maken en de continuïteit van de dienstlevering te waarborgen. Dit omvat de volgende verplichtingen: (1) voor alle contracten die de dienstverlener of zijn onderaannemer(s) aangaan en voor alle investeringen of ontwikkelingen die de dienstverlener of zijn onderaannemer(s) verrichten in het kader van deze opdracht, het nodige voorzien om een naadloze overgang naar een nieuwe dienstverlener mogelijk te maken, met name door bepalingen op te nemen met betrekking tot de overdraagbaarheid van deze contracten aan de aanbestedende overheid of de nieuwe dienstverlener; (2) zorgen voor de nodige back-ups en het archiveren van gegevens; en (3) systematisch relevante documentatie schrijven en bijwerken, telkens met een logisch en toegankelijk overzicht. Op eenvoudig verzoek van de aanbestedende overheid moet de dienstverlener p. 26 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO de nodige kopieën, documenten en bewijsstukken leveren die aantonen dat de hierboven vermelde verplichtingen door de dienstverlener werden nageleefd. II.12.2 Overgangsmaatregel aan het einde van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst Vanaf het moment dat: (1) de opdrachtnemer een kennisgeving van de beëindiging van de raamovereenkomst of de opdracht ontvangt (2) deze raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst voortijdig wordt verbroken, overlegt de opdrachtnemer met de aanbestedende overheid om te bepalen welke stappen vereist zijn voor, naar keuze van de aanbestedende overheid, het waarborgen van (a) de naadloze overgang van de dienstverlening naar een nieuwe dienstverlener en (b) de vernietiging, verwijdering, teruggave en/of beveiliging van informatie, (persoonlijke) gegevens en bestanden ontvangen door de opdrachtnemer in het kader van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst. De opdrachtnemer moet gratis de nodige personen, middelen en informatie ter beschikking stellen om deze stappen te zetten en deze maatregelen te nemen, met inbegrip van: (1) informatie over de lopende contracten, (2) toegang tot broncode, (3) de documenten (in digitale en papieren vorm), (4) een tabel (Excel) met de gegevens van de aanbestedende overheid, (5) toegang tot de software geblokkeerd op de datum van de beëindiging van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst. II.13 Verbreking II.13.1 Verbreking van de raamovereenkomst Voor het geval dat er geen beroep meer zou gedaan worden op de bestaande raamovereenkomst mag de aanbestedende overheid zoals bedoeld in artikel I.2 en de opdrachtnemer de raamovereenkomst jaarlijks verbreken middels een vooropzeg per aangetekend schrijven zes maanden voor de jaarlijkse vervaldatum. Er zal geen enkele verantwoording moeten worden gegeven voor deze verbreking, die geen aanleiding zal kunnen geven tot vergoedingen. Onverminderd de toepassing van een ambtshalve maatregel (zie art. 47 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013) kan de aanbestedende overheid de raamovereenkomst verbreken ingeval de opdrachtnemer zich bevindt in een situatie van: 1° één van de gevallen die zijn bedoeld in artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, uitgezonderd ingeval van toepassing van de wetgeving betreffende de continuïteit van de ondernemingen; 2° onder bijstandstelling wegens verkwisting; 3° onbekwaamverklaring, voorlopige bewindvoering of onder voogdijstelling wegens zwakzinnigheid; 4° in observatiestelling of internering bij toepassing van de wetgeving betreffende de bescherming van de maatschappij; 5° veroordeling tot een onvoorwaardelijke vrijheidsstraf van één maand of meer, wegens deelneming aan een van de hierna vermelde misdrijven of, eventueel aan een poging daartoe: a) misdaden of wanbedrijven tegen de veiligheid van de Staat; b) misdaden of wanbedrijven tegen de openbare trouw; c) samenspanning van ambtenaren; p. 27 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO d) knevelarijen en verduisteringen, gepleegd door ambtenaren; e) omkoperij van ambtenaren; f) belemmering van de uitvoering van openbare werken; g) misdrijven en wanbedrijven van de leveranciers; h) misdaden en wanbedrijven tegen eigendommen. II.13.2 Verbreking van opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst De aanbestedende overheid, een partner of de opdrachtnemer mogen de opdracht op basis van de raamovereenkomst die op hen betrekking heeft, jaarlijks verbreken middels een vooropzeg per aangetekend schrijven zes maanden voor de jaarlijkse vervaldatum. Er zal geen enkele verantwoording moeten worden gegeven voor deze verbreking, die geen aanleiding zal kunnen geven tot vergoedingen. Onverminderd de toepassing van een ambtshalve maatregel (zie art. 47 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013) kan de aanbestedende overheid de opdracht verbreken ingeval de opdrachtnemer zich bevindt in een situatie van: 1° één van de gevallen die bedoeld zijn in artikel 61 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, uitgezonderd ingeval van toepassing van de wetgeving betreffende de continuïteit van de ondernemingen; 2° onder bijstandstelling wegens verkwisting; 3° onbekwaamverklaring, voorlopige bewindvoering of onder voogdijstelling wegens zwakzinnigheid; 4° in observatiestelling of internering bij toepassing van de wetgeving betreffende de bescherming van de maatschappij; 5° veroordeling tot een onvoorwaardelijke vrijheidsstraf van één maand of meer, wegens deelneming aan een van de hierna vermelde misdrijven of, eventueel aan een poging daartoe: a) misdaden of wanbedrijven tegen de veiligheid van de Staat; b) misdaden of wanbedrijven tegen de openbare trouw; c) samenspanning van ambtenaren; d) knevelarijen en verduisteringen, gepleegd door ambtenaren; e) omkoperij van ambtenaren; f) belemmering van de uitvoering van openbare werken; g) misdrijven en wanbedrijven van de leveranciers; h) misdaden en wanbedrijven tegen eigendommen. II.14 Vertrouwelijkheid – bekendmaking De opdrachtnemer en de aanbestedende overheid die bij de uitvoering van de opdracht kennis krijgen, ontvangen of hebben van informatie of documenten of gegevens van gelijk welke aard ontvangen die als vertrouwelijk worden aangemerkt en met name betrekking hebben op het voorwerp van de opdracht, de vereiste middelen voor de uitvoering ervan en op de werking van de diensten van de aanbestedende overheid, nemen de nodige maatregelen om te voorkomen dat deze informatie, documenten of gegevens worden meegedeeld aan derden die er geen kennis mogen van nemen. In dit geval wordt er verwezen naar de in artikel II.4.2 opgenomen resultaatsverbintenis De opdrachtnemer die bij de uitvoering van de opdracht kennis heeft van een tekening of model, knowhow, methode of een uitvinding toebehorende aan de aanbestedende overheid of gezamenlijk aan de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer, onthoudt zich van elke mededeling betreffende de tekening of het model, de knowhow, de methode of de uitvinding aan derden, tenzij die elementen het voorwerp uitmaken van de opdracht. De aanbestedende overheid die in het kader van de opdracht kennis heeft van een tekening of model, knowhow, methode of een uitvinding toebehorende aan de opdrachtnemer of gezamenlijk aan de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer, onthoudt zich van elke mededeling betreffende de p. 28 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO tekening of het model, de knowhow, de methode of de uitvinding aan derden, tenzij die elementen het voorwerp uitmaken van de opdracht. De opdrachtnemer neemt in zijn contracten met de onderaannemers de verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over die hij dient na te komen voor de uitvoering van de opdracht. De opdrachtnemer mag in geen geval reclame maken met de raamovereenkomst of de opdrachten gesloten op basis van de raamovereenkomst. II.15 Onderaanneming In voorkomend geval vermeldt de inschrijver in het offerteformulier (Bijlage A) het aandeel van de opdracht dat hij wil uitbesteden. In overeenstemming met artikel 12 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 is de opdrachtnemer verplicht om een beroep te doen op de onderaannemer(s) vermeld in zijn offerte. Voor de levering van prestaties mag de dienstverlener enkel een beroep doen op een andere onderaannemer of zijn rechten en verplichtingen die voortvloeien uit deze opdracht overdragen aan een derde met de voorafgaande, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om op ieder moment de kwalificaties van de onderaannemer(s) of de overdrager(s) te evalueren. In geval van onderaanneming of overdracht zal de opdrachtnemer niet worden ontslagen van zijn verplichtingen ten opzichte van de aanbestedende overheid en zal hij volledig verantwoordelijk zijn ten opzichte van de aanbestedende overheid met betrekking tot de naleving door de onderaannemer of de overdrager van zijn verplichtingen die voortvloeien uit deze opdracht. Geen enkele bepaling van een overeenkomst tussen de dienstverlener en een onderaannemer of overdrager zal een contractuele betrekking doen ontstaan tussen de aanbestedende overheid en de onderaannemer of overdrager. Een onderaanneming of overdracht mag geen extra kosten meebrengen voor de aanbestedende overheid. II.16 Overdracht Voor elke overdracht van opdracht is de instemming van de gecedeerde partij vereist. Wanneer de opdracht wordt overgedragen door de opdrachtnemer, moet de overnemer aan de passende selectievoorwaarden voldoen om deze instemming te kunnen verkrijgen. In elk geval kan deze instemming slechts worden verkregen mits de essentiële voorwaarden van de opdracht behouden blijven. II.17 Betwistingen Geschillen met betrekking tot de verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen van deze raamovereenkomst kunnen in onderlinge overeenstemming worden beslecht. Bij gebrek aan een dergelijke overeenkomst en voordat ze hun rechten voor een rechtbank laten gelden, kunnen de partijen beslissen om een beroep te doen op één of meerdere experts die door hen worden aanvaard met het oog op het beslechten van de geschillen door middel van technieken zoals bemiddeling of een bindend advies. p. 29 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO De geldigheid, interpretatie en uitvoering van deze raamovereenkomst zijn onderworpen aan het Belgisch recht. Ieder geschil met betrekking tot de geldigheid, interpretatie of uitvoering van deze raamovereenkomst zal uitsluitend door de hoven en rechtbanken van Brussel worden beslecht. II.18 Aansprakelijkheid en verzekeringen De opdrachtnemer sluit de nodige verzekeringen af die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest voor, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid. De dienstverlener zal de verdediging opnemen van de aanbestedende overheid, zal zich garant stellen en zal de aanbestedende overheid integraal schadeloos stellen (met inbegrip van de honoraria van de advocaten) voor elke vordering of actie van derden tegen de aanbestedende overheid en zal als enige de integrale verantwoordelijkheid dragen van elke schade en/of boete die voortvloeit uit de nietnaleving door de dienstverlener, zijn werknemers, gemachtigden of onderaannemers van een van zijn/hun verplichtingen krachtens deze opdracht. Indien het onmogelijk blijkt om aan de voorwaarden van de opdracht te voldoen met behulp van de voorziene prestaties, dan dient de dienstverlener alle aanvullende en/of vervangende goederen en/of diensten ter beschikking te stellen op verzoek van de aanbestedende overheid tot aan de voorwaarden van de opdracht is voldaan. II.19 Privacy Wanneer en in de mate dat de dienstverlener in het kader van deze opdracht persoonsgegevens verwerkt die van de aanbestedende overheid (of een partner) afkomstig zijn, treedt hij op als verwerker van persoonsgegevens in overeenstemming met zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en dit ten opzichte van de aanbestedende overheid, die optreedt als verantwoordelijke voor de verwerking. In een dergelijk geval zal de dienstverlener alleen de persoonsgegevens verwerken op verzoek van de aanbestedende overheid en in overeenstemming met diens instructies. De dienstverlener zal op zijn kosten de organisatorische en technische maatregelen treffen die, rekening houdend met de stand van de techniek en de aard van de te beveiligen gegevens en de potentiële risico's, nodig zijn voor een optimale beveiliging en bescherming van de persoonsgegevens tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies en tegen de wijziging van of de toegang tot de persoonsgegevens, en iedere andere niet-toegelaten verwerking van persoonsgegevens. De dienstverlener zal de aanbestedende overheid voortdurend op de hoogte houden van die maatregelen. De dienstverlener zal in het kader van deze opdracht geen persoonsgegevens verwerken of verzenden voor verwerking buiten de Europese Unie zonder de voorafgaande uitdrukkelijke en schriftelijke p. 30 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO toestemming van de aanbestedende overheid. Bovendien zal de verwerking van de persoonsgegevens altijd worden beheerst door het Belgisch recht, ongeacht de plaats waar die verwerking plaatsvindt. II.20 Vervanging van een medewerker belast met het dossier De diensten moeten worden uitgevoerd door de teamleden zoals vermeld in de offerte. De aanbestedende overheid (partner) wordt op de hoogte gebracht van elke vervanging van een medewerker door middel van een kennisgeving die wordt geacht te zijn aanvaard, behoudens schriftelijke weigering door de aanbestedende overheid binnen de zes weken na de kennisgeving. In geval van weigering van de voorgestelde vervanger door de aanbestedende overheid stelt de opdrachtnemer aan de aanbestedende overheid een andere vervanger voor. De aanbestedende overheid kan de voorgestelde vervanger ofwel aanvaarden, ofwel de raamovereenkomst of de opdracht krachtens de raamovereenkomst opzeggen. In elk geval moet de nieuwe medewerker even bekwaam zijn als de in de offerte voorgestelde persoon die hij vervangt. Bij de uitvoering van de raamovereenkomst of een opdracht krachtens de raamovereenkomst kan de aanbestedende overheid de vervanging van een medewerker vragen zonder zich hiervoor te moeten verantwoorden. In dat geval beschikt de opdrachtnemer over een redelijke termijn, onderling overeen te komen, om hem te vervangen. II.21 Technologische reglementering evolutie en/of evolutie van de De diensten zoals beschreven in het bestek vormen de minimumnorm die volgens de huidige stand van de techniek vereist is. In de veronderstelling dat die diensten een technologische evolutie zullen ondergaan, rekening houdend met de duur van de opdracht en de tijd die kan verlopen tussen de opstelling van de inschrijving en het moment van de uitvoering van de opdracht, verbindt de dienstverlener er zich toe om op verzoek van de aanbestedende overheid de technologisch verbeterde toekomstige versie aan te bieden die met deze evolutie overeenstemt voor een identieke prijs als die van de diensten zoals momenteel beschreven in het bestek. Door de indiening van zijn offerte garandeert de dienstverlener dat hij, overeenkomstig alle geldende nationale en internationale wets- en reglementsbepalingen, de opdracht mag sluiten en uitvoeren en dat hij alle geldende nationale en internationale wets- en reglementsbepalingen zal naleven bij de uitvoering van de opdracht. Indien de bevoegdheden van de openbare instellingen van sociale zekerheid worden gewijzigd (gedelokaliseerd), dan verbindt de dienstverlener zich ertoe om deze te respecteren en geen prijsverhoging te eisen als gevolg van deze wijzigingen. II.22 Beveiligde verbinding De inschrijver moet aangeven op welke manier een beveiligde verbinding met de aanbestedende overheid tot stand kan worden gebracht en een schatting geven van de directe en indirecte kosten die dit met zich meebrengt. De payrollmedewerker van de aanbestedende overheid (partner) moet ook kunnen telewerken met het systeem, eventueel via het IT-systeem van de aanbestedende overheid. p. 31 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO II.23 Noodcentrum, back-up en noodnummer De persoonsgegevens opgenomen in loonsoftware zeer belangrijk voor een organisatie. Ze mogen in geen geval verloren gaan en moeten op elk moment beschikbaar zijn. De database, de software en het materiaal moeten dus gedupliceerd zijn. Wanneer een server buiten bedrijf is, moet de andere server met dezelfde gegevens kunnen overnemen. Het is ook belangrijk dat systematisch een back-up wordt gemaakt. De leverancier dient eveneens te beschikken over een permanent noodcentrum om een snel herstel mogelijk te maken na elk verlies van middelen nodig om de opdrachten beschreven in dit bestek uit te voeren, en dit binnen de 24 uur na de ramp. Hij moet zorgen dat de prestaties zoals beoogd in dit bestek onder geen enkele omstandigheid meer dan 24 uur lang onderbroken zijn. Bovendien, wanneer de behandeling van dossiers vertraging oploopt door technische problemen, dan moet de aanbestedende overheid beschikken over een noodnummer, om zo een tussenkomst te voorzien zodat de lonen toch tijdig worden betaald. In geval van inbreuk op dit artikel door de opdrachtnemer geniet de aanbestedende overheid (partner) onmiddellijk en van rechtswege een schadevergoeding van 30.000 euro, zonder dat dit afbreuk doet aan het recht van de aanbestedende overheid (partner) om een hogere schadevergoeding te eisen indien hij dit kan bewijzen. Al deze elementen moeten in de prijs inbegrepen zijn en kunnen niet het voorwerp uitmaken van een aparte factuur. p. 32 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO III. Beschrijving van de technische eisen III.1 Voorwerp van de opdracht Deze raamovereenkomst heeft als voorwerp loon- en weddeadministratiediensten door een Erkend Sociaal Secretariaat aan de hand van een softwareoplossing. De raamovereenkomst wordt gesloten voor een duur van 7 jaar, gezien de tijd nodig voor de ingebruikneming van een nieuw sociaal secretariaat en de noodzakelijke investeringen om het personeel op te leiden. De aanbestedende overheid is op zoek naar een partner die, door zijn specifieke ervaring op het gebied van loonadministratie en sociaaljuridische wetgeving, diensten van een sociaal secretariaat kan leveren samen met de noodzakelijke geïntegreerde software. Bovendien is de aanbestedende overheid op zoek naar een partner die haar sociaaljuridisch advies kan verschaffen in het raam van dossiers betreffende de individuele relatie tussen werkgever en werknemer en de collectieve arbeidsverhoudingen. De - functies van een sociaal secretariaat zijn de volgende: loonmotor; diensten van het sociaal secretariaat; juridisch advies met betrekking tot sociaal recht, arbeidsrecht en fiscaal recht. III.2 Omschrijving van de structuur van de werkgevers Het netwerk van de socialistische mutualiteiten omvat 6 grote sectoren van werkgevers: 1. De werkgevers binnen de verplichte ziekte- en invaliditeitsverzekering (ziekenfondsen) 2. De sociaal-culturele vzw’s 3. De andere vzw’s (mantelzorgvereniging, werkgeversvertegenwoordiger) 4. De Instellingen (verschillende werkgevers actief als asielcentrum, rusthuis, …) 5. De werkgever VZW Thuishulp 6. De verzekeringsmaatschappijen van onderlinge bijstand die niet onderworpen zijn aan de wet op de overheidsopdrachten. III.2.1 De ziekenfondsen Ziekenfondsen Socialistische Mutualiteit van Zuid- en Midden West-Vlaanderen Bond Moyson Bond Moyson OostVlaanderen De VoorZorg – Socialistische Mutualiteit van de provincie Antwerpen Koppen 357 FTE 264,07 PC 337 495 382,80 337 799 565,32 337 p. 33 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO III.2.2 De vzw’s III.2.2.1 De sociaal-culturele vzw’s De socioculturele VZW’s zijn ledenorganisaties voor bepaalde doelgroepen. VZW S-plus vzw (270021) Vlaams Socialistisch Vormings- en Rekreatiefonds vzw (270022) Recreatief Aangepast Sporten vzw (270032) VFG – Vereniging Personen met een Handicap vzw (270034) Joetz vzw (270040) Viva – Socialistische Vrouwen Vereniging vzw (270051) S-Sport Federatie vzw (270092) S-Relax vzw (270095) S-Hulp vzw (270099) S-Plus Oost-Vlaanderen VFG Oost-Vlaanderen VFG Jong OostVlaanderen Jeugddienst Bond Moyson OostVlaanderen VFG Antwerpen S-plus Antwerpen VFG West-Vlaanderen Aantal koppen Aantal FTE PC 36 3 32,3 1 329.01 329.01 15 11,28 329.01 24 19,27 329.01 21 21 17,58 18,36 329.01 329.01 19 7,87 329.01 1 2 7 7 1 1 2 4,5 5,5 1 329.01 329.01 329.01 329.01 329.01 10 8,9 329 2 1 1 1.5 0.8 0 329.102 329.102 329 3 1 260 Aantal FTE 2 1 202.94 PC 330.202 329.02 329.02.01 3 3 2.5 3 329.02 329.02 24 19.27 329 8 5.89 329.02 0 0 329.02 III.2.2.2 De andere vzw’s VZW Sovervlag Steunpunt Mantelzorg Thuiszorg Bond Moyson West-Vlaanderen vzw Werkerswelzijn cvba Socialistisch volkshuis vzw Vlaamse Federatie Gehandicapten vzw Bond Moyson Jeugddienst vzw Sociale dienst zelfstandigen Aantal koppen p. 34 VZW Thuishulp Inframut Mediotheek Bond Moyson Thuiszorg OostVlaanderen Medisom Bond Moyson OostVlaanderen vrije verzekering Thuisverpleging De Voorzorg Antwerpen Fonds Fernard Geens De nieuwe weg De toekomst Antwerpen Mediotheek De Voorzorg Solida vzw Well2day VZW De Barketijn Bond moyson Woonzorgcentrum West-Vlaanderen VZW Alin Centrum voor jeugd-en gezinsproblematiek Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO 2 24 2 22.20 100/200 100/200 8 7.3 3050202 136 4 119.30 3 330.01.30 130 104.55 270404 1 4 7 14 10 4 14 166 0.34 2.96 6.35 13.23 7 2.6 14 136,16 270406 319.01 329.102 329.02 330.206 2 4 1,78 0 III.2.3 Instellingen Binnen de koepel van de socialistische mutualiteiten zijn er ook een aantal instellingen, meer bepaald vakantiecentra, … Instellingen Aantal koppen Aantal FTE PC De Lasne De Branding Bellevue 1 8 22 0 0 18.5 302 330.01 1319 III.2.4 Thuishulp De vzw Thuishulp is in Vlaanderen actief als zorgverlener met twee grote takken in de dienstverleningsportefeuille: Thuiszorg (Paritair comité 318.02) Kinderzorg (Paritair comité 331) Thuishulp Aantal koppen (personeelsdossiers) 6067 Aantal FTE 3424.71 De vzw is geregistreerd met ondernemingsnummer 0.416.337.460. Het aansluitingsnummer RSZ is: 211-0820005-01 De dienstverlening thuiszorg (PC 318.02) omvat: p. 35 PC zie onder VZW Thuishulp - - Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO Erkende dienst gezinszorg (± 1.500 personeelsleden en 13.500 cliënten). Erkende dienst aanvullende thuiszorg (1.200 personeelsleden en 14.000 cliënten). Erkende dienstencheque onderneming (850 personeelsleden en 9000 gebruikers). Erkende opleiding tot verzorgende (15 personeelsleden en 200 cursisten per jaar) De dienstverlening kinderzorg (PC 331) omvat: Dienst thuisopvang zieke kinderen (65 personeelsleden) Meer dan 10 kinderdagverblijven (250 personeelsleden) Dienstverlening via vrijwilligers (400 vrijwilligers en 15 omkaderaars) 50 consultatiebureau’s (10 personeelsleden, 200 vrijwilligers, 10 artsen in loondienst en 30 artsen free lance). 380 onthaalouders (15 personeelsleden, 380 onthaalouders met het specifiek statuut als onthaalouder). In totaal heeft de vzw een kleine 5.000 actieve dossiers (effectieve personeelsleden) hierbij komen nog een 1000-tal dossiers vrijwilligers zelfstandigen, lesgevers … waar op regelmatige basis maar niet noodzakelijk maandelijks berekeningen voor gebeuren. III.3 Gevraagde aanpak Gezien de complexe structuur van de organisatie, de gevraagde functionaliteiten en de verschillende betrokken entiteiten wensen de aanbestedende overheid en zijn partners een gefaseerde implementatie. Eveneens dient de testperiode (bestaande uit het testen van de functionaliteiten en het dubbel lopen) voor de verschillende entiteiten en functionaliteiten in fases te verlopen. Dit wil dus concreet zeggen dat niet voor alle entiteiten op hetzelfde moment getest wordt, dubbel gelopen wordt, en in productie wordt gegaan. Dit wil zeggen dat niet alle functionaliteiten op hetzelfde moment in werking moeten treden. Het is de bedoeling dat er minimum één deelnemende entiteit in productie gaat op 1 januari 2016 met de loonmotor en interface tijdsregistratiesysteem (zie blok 1- opstart loonmotor). Het jaar 2016 zal gebruikt worden voor het ontwikkelen van de bijkomende functionaliteiten en interfaces, het testen hiervan, en de dubbel draai periodes voor de andere entiteiten. Hierbij vindt u een ruw implementatieschema. In functie van de gekozen leverancier, de analyses kan deze planning inhoudelijk verschuiven. Wanneer Juli 2015 01/10/15-31/12/2015 01.01.2016 Januari – december 2016 Vanaf juli 2016 September 2016 Wat Toewijzing opdracht Start analyse en parametrage Testing functionaliteiten loonmotor Dubbel draaien voor min één entiteit met interface tijdsregistratie Reprise van de gegevens Startmoment 1: Start van min één entiteit in productie met interface tijdsregistratie Analyse- en implemenatie voor volgende entiteiteiten Dubbel draaien volgend entiteiten Reprise van de gegevens Start dubbel draaien entiteit 2/3/… met interfaces tijdsregistratie en boekhoudpakket Globale testing voor partner 2 van alle functionaliteiten, punt per punt Start van volledig kwartaal dubbele verwerking voor partner 2/3/… (met vergelijking resultaten van het bestaand sociaal secretariaat en het p. 36 VZW Thuishulp Januari 2017 Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO nieuw sociaal secretariaat) Startmoment 2: Resterende entiteiten Voor elke partner en voor elke fase zal een voorlopige oplevering gebeuren conform punt II.9 van dit bestek. III.4 De loonmotor III.4.1 Technische voorschriften Hieronder vindt de inschrijver de IT-standaarden van de werkgevers. De loonmotor dient hier compatibel mee te zijn en hieraan te voldoen. Dit is een minimale technische vereiste. Omdat deze formaliteit een substantieel karakter heeft, zal de offerte van de inschrijver die deze minimumeisen niet bevat als materieel onregelmatig worden beschouwd. Windows 2008R2 SQL 2008R2 (de aanbestedende overheid werkt met SQL-databases. Oracle-databases vallen niet binnen de standaard. Voor SQL werken wij met versie 2008R2.) SQL =standaardtaal voor het consulteren en aanpassen van relationele databanken (create, select, update, delete, …) IIS versie 7 Virtual server platform vmware 5.5 Geen admin-rechten toegelaten voor het draaien van de toepassing SQL DB: Geen dbo-rechten Geen sysadmin-rechten Toepassing kan zelf geen SQL-back-ups nemen Windows authentication required Strong password policy required Authenticated SMTP III.4.1.1 Technische vereisten met betrekking tot gegevensuitwisseling De gegevensuitwisseling dient realtime te gebeuren voor de dossiergegevens (behalve voor koppeling met de boekhouding). Het gebruik van flatfiles is een minimumvereiste. Het gebruik van webservices is een pluspunt. Er dient minimum een gegevensuitwisseling mogelijk te zijn tussen de verschillende softwares 1 die momenteel een interface hebben met de huidige loonsoftware. De uitwisseling dient minstens dezelfde kwaliteit en functionaliteit te halen als de huidige. (Zie beschrijving verder per interface). Het kunnen aantonen van bewezen interfaces tussen de aangeboden loonsoftware en de verschillende softwares die hieronder beschreven staan wordt als een pluspunt gezien. III.4.1.2 Security en toegangsrechten De gegevens van de werknemers van de verschillende partners moeten voldoen aan de hoogst mogelijke securitystandaarden. De loonsoftware en zijn gegevens uiteraard ook. Met “verschillende softwares” worden de toepassingen bedoeld die werden opgesomd onder punt III.4.1.3 “Interfaces met andere toepassingen”. 1 p. 37 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO De loonsoftware moet de mogelijkheid hebben om voor de verschillende gebruikers verschillende gebruikersprofielen te voorzien. De mogelijkheid moet bestaan om tot op het veldniveau te bepalen wie de verschillende gegevens kan raadplegen, creëren, wijzigen of verwijderen. De loonsoftware moet de mogelijkheid voorzien om een login -toegang te verschaffen tot de gegevens en moet toelaten om na te gaan wie, wanneer toegang had tot welke informatie. De software zal de gegevens bevatten van verschillende werkgevers. Het is nodig dat hierin selecties kunnen worden gemaakt van wie welke werkgevers kan beheren en wie niet. Daarnaast moet de software ook administrator- en trainerprofielen bevatten. Het beheer van gebruikers moet kunnen worden gekoppeld aan de Active Directory van Windows en de user-ID’s die zich daarin bevinden. Daarnaast vereist de aanbestedende overheid een integratie zodat de user-ID en het wachtwoord van de loonsoftware dezelfde zijn als die van de Windowsaccount. III.4.1.3 Interfaces met andere toepassingen Beschrijving van de huidige toestand: Momenteel gebruiken de partners met name de loonmotor van HDP Opasys, die draait op AS400 en de loonsoftware EasyPay. De aanbestedende overheid verwacht dat de voorgestelde loonsoftware gegevens met andere systemen kan uitwisselen. Het is van het grootste belang dat de gegevens afkomstig van de verschillende interfaces altijd perfect overeenstemmen. De lijst hieronder bevat de interfaces die bij sommige partners worden gebruikt. De aanbestedende overheid en haar partners moeten de mogelijkheid hebben om de koppelingen te gebruiken met de onderstaande infaces ( compatibiliteit!), maar ze zijn evenwel niet verplicht om ze te gebruiken. Door deel te nemen aan de opdracht garandeert de inschrijver dat de voorgestelde software perfect compatibel is met de interfaces hieronder. De inschrijver moet een lijst indienen van de interfaces die met de voorgestelde software compatibel zijn. 1. Microsoft Dynamics AX Huidige situatie: De loonsoftware krijgt de signalitiek van de medewerkers via de HR-software die bij alle werkgevers gebruikt wordt, namelijk Microsoft Dynamics AX 4.0. De persoonsgegevens gaan in realtime van AX naar Opasys. Een sollicitant uit de database van AX wordt aangeworven en omgezet in een werknemer. Op dat moment wordt de werknemer gecreëerd in Opasys, zodat de loonverwerking voor deze persoon kan gebeuren. Een actieve koppeling tussen deze database (HR-software) en de loonmotor is daarom een vereiste. Dit wil niet zeggen dat Microsoft Dynamics AX master is van de loongegevens want de loongegevens en loonverwerking dienen te allen tijde te worden gevrijwaard en moeten altijd kunnen doorgaan. 2. Xtremis van GET en andere tijdsregistratiesystemen GET Huidige situatie: Voor het bijhouden en verwerken van de prestaties wordt gebruikgemaakt van het tijdsregistratiesysteem Xtremis van de firma GET. Momenteel worden de prestaties in de vorm van flatfiles uit Xtremis gehaald, hieraan worden nog verschillende variabelen (kilometervergoeding, p. 38 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO kosten …) toegevoegd. Deze flatfiles worden dan doorgezonden naar Opasys (Open PAyment SYStem) waarbij een bruto-nettoberekening (loonboeking) wordt gecreëerd. Van de aangeboden software verwachten wij eveneens een automatische koppeling tussen Xtremis en de loonmotor. Er bestaat dus een koppeling tussen het tijdsregistratiesysteem en de loonsoftware zodat de prestaties en variabelen automatisch worden ingelezen en verwerkt in de loonsoftware. Van de nieuwe loonmotor wordt deze automatische import en verwerking uiteraard ook vereist. EasyTime van EasyPay Voor de partners die EasyPay gebruiken, wordt als tijdsregistratiesysteem EasyTime gebruikt. Het spreekt voor zich dat tussen deze twee systemen een verregaande integratie bestaat. De aanbestedende overheid verwacht dat deze verregaande integratie ook mogelijk is tussen de nieuwe loonsoftware en EasyTime. Van de aangeboden software verwachten wij eveneens een koppeling tussen EasyTime en de loonmotor. Er bestaat dus een koppeling tussen het tijdsregistratiesysteem en de loonsoftware zodat de prestaties en variabelen automatisch worden ingelezen en verwerkt in de loonsoftware. Van de nieuwe loonmotor wordt deze automatische import en verwerking uiteraard ook vereist. Andere tijdsregistratiesystemen De dienstverlener zal een naadloze integratie tussen de interfaces voorzien en de tijdsregistratiesystemen 3. SPX Dit is de planningsmodule van de thuisverpleging. De personeelsgegevens komen uit AX en EasyPay. De personeelsgegevens van EasyPay komen real time in SPX. De prestaties worden voor de loonberekening binnengelezen via een export bestand vanuit SPX. Dus koppeling SPX nieuw sociaal secretariaat = te realiseren (In de bijlage zit het bestandsformaat). 4. HOST De HOST wordt enkel gebruikt door VZW THUISHULP. Het is een mainframe systeem op basis van een DB2-database. De communicatie gebeurt in een XML-format. De gegevens van de HOST worden ook gebruikt voor de facturering naar klanten en naar VESTA (database van de Vlaamse regering, die alle prestaties bijhoudt van alle ziekenverzorgers in Vlaanderen tot op het niveau van de individuele gebruiker, de dag, het uur en de aard van de prestatie). De gegevens uit de signalitiek worden, na de creatie in het systeem van het sociaal secretariaat, getransfereerd naar de HOST. De dagprestaties (de voorschotten en afrekening) worden twee maal per maand overgemaakt aan het sociaal secretariaat voor de loonberekening. Deze stroom bestaat uit twee XML-koppelingen (prestaties en onkosten). De gegevens van de HOST worden ook gebruikt door de partner voor de facturering naar klanten en naar VESTA. 5. AXI Er wordt gebruik gemaakt van het boekhoudpakket AXI (Oracle Database). Integratie met het boekhoudpakket AXI is een strikte vereiste. 6. Elektronisch wagenpark Huidige situatie: Er bestaat een integratie tussen de loonsoftware en de beheersoftware van het wagenpark. De gegevens uit de beheersoftware van het wagenpark worden automatisch verwerkt in de loonsoftware. p. 39 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO De software bevat alle inlichtingen betreffende de verschillende wagens: registratienummer, CO2uitstoot, verzekering, enz. 7. Verdere interfaces Het schema hieronder geeft een overzicht van de verschillende interfaces die momenteel van dicht of ver gelinkt zijn aan de loonsoftware (EasyPay en AS-400 Opasys van HDP Partena). Onderhavig schema geldt enkel ter info III.4.1.4 Kenmerken van de userinterfaces De aanbestedende overheid opteert voor een van deze twee mogelijkheden: thin clients of web clients. Fat clients worden niet in overweging genomen. Een Fat client is een computer in client-server architectuur of een netwerk die een functionaliteit biedt (programma draait) onafhankelijk van de server. Het programma draait als fat (of zware) client op de computer en niet op de server. Thin client is een computer die voor het draaien van zijn programma ’s of toepassingen afhankelijk is van een server. Het programma draait op de server. De software kan zowel bij ons draaien of op de servers bij de leverancier. We gaan steeds voor een ontdubbelde opstelling zodat de ene server overneemt als de andere server down gaat. Indien de toepassing op de servers draait van de leverancier, verwachten wij een dedicated line i.p.v. het internet. p. 40 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO De leverancier moet: 1) Alle garanties in het kader van de beveiliging van de gegevens waarborgen en aanduiden welke maatregelen er zullen genomen worden bij inbreuken zowel fysieke als softwarematige 2) De mogelijkheden beschrijven van die maatregelen die genomen worden tegen oneigenlijk gebruik door de leveranciers of zijn onderaannemers 3) Zijn capaciteit aantonen om de continuïteit van de dienst te garanderen (business continuity) De gegevens dienen te worden opgeslagen in België (of eventueel in Europa), De leveranciers dient een strikte scheiding van de gegevens, van alle entiteiten te kunnen garanderen (data isolation). De software kan zowel intern of op de servers bij de leverancier draaien. De aanbestedende overheid gaat steeds voor een ontdubbelde opstelling zodat de ene server overneemt als de andere server down gaat. Indien de toepassing op de servers van de leverancier draait, verwacht de aanbestedende overheid een dedicated line i.p.v. toegang via het internet. III.4.1.5 Opleidingen van het personeel van de aanbestedende overheid (partner) De aanbestedende overheid verwacht dat de opdrachtnemer de nodige opleiding biedt voor het dagelijks gebruik van de software door de medewerkers van de loondienst. Wat de nieuwe medewerkers betreft moet de mogelijkheid worden voorzien om binnen de drie maanden een opleiding over de functionaliteiten van de loonsoftware te volgen. Het is belangrijk dat deze opleiding zo vlug mogelijk na de indiensttreding van de nieuwe medewerker kan worden gevolgd. Deze mogelijkheid om zich op termijn te specialiseren in de loonsoftware door opleidingen voor ervaren gebruikers te volgen, is een strikte vereiste. De andere diensten omvatten ook de opleiding van onze IT-medewerkers, met name de medewerkers van onze serviceafdeling, zodat ze zelf een standaard installatie kunnen uitvoeren en kleine technische problemen kunnen oplossen. De nodige documentatie moet ook worden voorzien. De documentatie voor het IT-personeel en de functionele documentatie voor de medewerkers van de loondienst. Bij elke technische en functionele update moet indien nodig extra opleiding worden voorzien. In elk geval moet de documentatie ter beschikking worden gesteld en worden bijgewerkt. Het spreekt voor zich dat de IT-medewerkers en de loondienstmedewerkers worden geïnformeerd over de aanpassingen van deze documentatie om te vermijden dat ze niet op de hoogte zouden zijn. III.4.1.6 Archiefgegevens Het is nodig dat er een “archief” wordt opgebouwd met de gegevens die overgenomen werden uit het vorig gebruikte systeem. Zo moet er voor de actieve dossiers teruggegaan kunnen worden tot de datum van in dienst of tenminste tot 1998. Actieve dossiers (medewerkers die tot vorig jaar nog in dienst waren) dienen volledig te worden overgenomen in het nieuwe systeem en hierin volledig consulteerbaar zijn. Dit betreft de personeelsgegevens, contractgegevens en verdere parametrage van woon-werkverkeer, barema, gezinslast, enz… De aanbieder vermeldt expliciet in zijn nota hoe de migratie van de actuele gegevens en de oudere gegevens sedert 2008 zal plaatsvinden en op welke manier de aanbestedende overheid deze zal kunnen consulteren. III.4.1.7 Reprise van de gegevens p. 41 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO Wij verwachten een volledige reprise van gegevens van de volledige historiek van dossiers die tot in het jaar x-1 actief waren. We verwachten dat de gegevens uit de vorige loonsoftware automatisch kunnen overgenomen worden in de nieuwe loonsoftware, zodanig dat het niet nodig is om manueel dossiers aan te maken. Wij verwachten dat de leverancier hier ervaring in heeft, de nodige procedures en controles voor voorziet. Wij zullen deze zelf corrigeren tijdens de dubbel loop periode. Hierbij verwachten we een maximum foutenpercentage van 5%. Dit wil concreet zeggen dat er slechts 5 van de 100 dossiers nog manueel moeten aangepast worden tijdens de dubbelloop periode. III.4.1.8 Instellingen en implementatie Wat de instellingen en de implementatie van de voorgestelde software bij de werknemers betreft, wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op het feit dat voor een groot aantal onder hen de ontwikkelingen identiek zullen zijn en minder dan 20 % extra parameters zullen vereisen. De dienstverlener wordt gevraagd hiermee rekening te houden in zijn offerte (prijs). III.4.2 Functionele voorschriften III.4.2.1 E-services In het kader van papierloos werken en automatisering is het voor de aanbestedende overheid belangrijk dat er een digitaal dossier bestaat en dat daarin de documenten zo veel mogelijk via elektronische weg worden opgemaakt en verzonden naar de instanties en werknemers waarnaar deze verzonden moeten worden. Daarnaast moet dit elektronisch dossier voor de medewerker toegankelijk zijn zodanig dat hij kan zien welke gegevens zich in de loonsoftware bevinden en ze via deze weg kan laten aanpassen. Hij vindt er ook zijn loonfiches en andere elektronisch beschikbare documenten. Uiteraard is dit digitaal dossier beveiligd en enkel toegankelijk voor de werknemer zelf door middel van het wachtwoord van zijn Windows-account. III.4.2.2 Controlemechanismen De loonsoftware dient zo ingesteld te zijn dat het voor de gebruiker onmogelijk is om fouten te maken tegen de Belgische wettelijke eisen binnen een arbeidsrelatie. Door de indiening van zijn offerte garandeert de dienstverlener dat hij, overeenkomstig alle van kracht zijnde nationale en internationale wets- en reglementsbepalingen, de opdracht mag aangaan en uitvoeren en dat hij alle van kracht zijnde nationale en internationale wets- en reglementsbepalingen bij de uitvoering van de opdracht zal naleven. Daarnaast bevat de loonsoftware ook mogelijkheden om snel te controleren of de nodige zaken gebeurd zijn binnen de normale werking van een loondienst. - Zijn alle lonen berekend? - Zijn alle lonen betaald? - Zijn alle Dimona-aangiftes uitgevoerd? - Zijn alle documenten afgeleverd? - Vergelijking maken met de vorige maanden p. 42 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO III.5 Diensten van het sociaal secretariaat III.5.1 Het beheren en exploiteren van gegevens (rapportering) III.5.1.1 Signalitiek 1. Definitie Er zijn vier niveaus van signalitiek gegevens. Onder signalitiek gegevens verstaan we de gegevens die de kenmerken beschrijven van werkgevers, personen, werknemers en contracten. Op elk van deze vier niveaus moet het mogelijk zijn om bijkomende velden te creëren eigen aan de werkgever. 2. Taakomschrijving De signalitiek gegevens worden beheerd door de aanbestedende overheid (partner). Het sociaal secretariaat staat in voor de veiligheid van deze gegevens. Het sociaal secretariaat staat in voor de controle van deze gegevens opdat deze geen problemen kunnen veroorzaken inzake payroll, aangifte en rapportering van deze gegevens aan de nodige overheidsinstanties. De loonsoftware laat een onbeperkt aantal vrije velden toe die door de aanbestedende overheid (partner) kunnen worden benoemd en ingevuld (bijvoorbeeld kostenplaatsen). Op basis van de signalitiek moet de payroll, boekhouding, bevoorrading van de HR-module en de rapportering kunnen verlopen, dit steeds op maat van de verschillende werkgevers. De aanbestedende overheid heeft de volledige controle over de gegevens van de werknemers. Deze moet ervoor zorgen dat ze goed worden bijgewerkt in de payroll-software. Het sociaal secretariaat staat in voor de controle op de reglementaire voorschriften. (Bijvoorbeeld bij het invoeren van een rijksregisternummer moet er een controle gebeuren op het formaat van het ingevoerde nummer). Alle payroll-procedures worden ondersteund door handleidingen ter beschikking van de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid zal in staan voor alle gegevensinbreng en alle taken opnemen tot en met controle van de berekende lonen. Vanaf de betaling staat het sociaal secretariaat in voor verder afhandeling van alle aangiftes (BV, DMFA, Fiscale opgaves, enz.) Het programma voorziet: o de rapportering van alle gegevens uit de signalitiek (werkgever, persoon, werknemer en contract) en de loonberekening. inzake barema ’s zowel een automatische als manuele indexering en baremieke verhoging in functie van anciënniteit (eventueel bepaald door de sector).meerdere sector- en bedrijfsgebonden barema ’s. Het beheer en input van de verschillende baremalijsten in de signalitiek gebeurt door het sociaal secretariaat.de creatie en toepassing van tewerkstellingsmaatregelen conform de evoluerende regelgeving. Het sociaal secretariaat zorgt voor een gerichte controle van deze gegevens (leeftijd, scholingsgraad,…) en verschaft de nodige informatie hierover (zowel juridische als technische informatie) aan de klant. o De signalitiek voorziet een automatische toekenning van het woon-werkverkeer en dit o.b.v. een dagbedrag. De berekening gebeurt o.b.v. het aantal ingegeven kilometers in de signalitiek en conform de tabel van de NMBS. Deze tabel wordt automatisch p. 43 VZW Thuishulp o Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO jaarlijks in februari aangepast. De klant heeft de mogelijkheid om de bedragen conform de tabel aan 100%, 80% of 60% toe te kennen. Het beheer van alle soorten mobiliteitsgevens en alle mogelijke combinaties van vervoer en staat in voor de rapportering over deze gegevens. Zie mobiliteitsplan. - Het veld kostenplaats is een belangrijk gegeven, zowel naar boekhoudpakket, doorrekening, subsidiëring, facturatie, budget, … - De signalitiek laat, naast de klassieke groepen (zijnde: arbeiders, bedienden, zelfstandigen, vrijwilligers, bruggepensioneerden, jobstudenten, gepensioneerden en onthaalouders), toe bedrijfseigen groepen te creëren. - De signalitiek voorziet de creatie van bijzondere werknemerscategorieën (werkervaringsplan, DSP, dienstencheque, enz.). - Dit moet bij berekening of maatwerk : De signalitiek voorziet de berekening van verschillende vergoedingen voor vervoer. Het aantal kilometers dat vanuit de HOST voor de loonberekening wordt overgemaakt aan het sociaal secretariaat, wordt vervolgens gekoppeld en berekend o.b.v. de selectie in de signalitiek. Voorbeeld: arbeiders kunnen kiezen tussen een beperkte omnium (omnium 3) en een meer uitgebreide omniumverzekering (omnium 5). Werknemers die kiezen voor een omnium ontvangen een lagere kilometervergoeding aangezien ze voor de omnium een eigen bijdrage betalen. Aan werknemers met omnium 3 wordt een andere kilometervergoeding toegekend dan aan werknemers met omnium 5. Deze vergoedingen zijn tevens gekoppeld aan een plafond. Indien een werknemer met bijvoorbeeld omnium 3 en 5 in de loop van een kalenderjaar 7.500 km of meer aflegt, ontvangt de werknemer niet meer het verlaagde bedrag. - De signalitiek voorziet vergoedingen (bijvoorbeeld: kledijvergoeding) die per gewerkte dag aan bepaalde doelgroepen worden toegekend ongeacht het aantal contracten waarvan de uurroosters elkaar kunnen overlappen. III.5.1.2 De betalingsgegevens De gegevens omtrent de uitbetalingen (gegenereerd door de loonmotor) worden volledig bijgehouden, en dit per werkgever, werknemer, contract, kostenplaats, dienst, betaaldatum en looncode. Deze gegevens kunnen snel en eenvoudig worden opgevraagd. Het is bovendien mogelijk om op basis van deze gegevens ad hoc- en standaardrapporten te trekken (zie verder). III.5.1.3 Exploitatie van de gegevens en de rapportering De gegevens binnen de loonsoftware dienen zich gemakkelijk te laten omzetten in verschillende rapporten. Dit moet automatisch gebeuren en op verschillende tijdstippen kunnen. Zo moet het mogelijk zijn om per werkgever, per paritair comité, per kostenplaats, per juridische entiteit, per technische bedrijfseenheid, enz. rapporten te trekken met de loongegevens. De rapporten bevatten zowel signalitiek gegevens als berekende gegevens. In de rapportagetool van de loonsoftware is het mogelijk om naast standaardrapporten ook gemakkelijk eigen aangepaste rapporten te maken met alle velden in het pakket (ook de nieuw aangemaakte velden). Daarnaast kunnen de gegevens ook rechtstreeks in Excel worden getrokken of ernaar worden geëxporteerd. Daarnaast kunnen de gegevens ook gebruikt worden om rapportages in Excel of in andere rapportagetools te maken via OLAP, ODBC en/of rapporteringsservices. Kortom, de mogelijkheid tot BI dient te bestaan. Niet enkel op basis van standaardvelden maar ook op basis van velden specifiek voor de werkgever. Voorbeelden (niet-limitatief) van rapporten: - Maandelijks: lijst met terug te vorderen lonen (negatieve netto ’s), loonbeslagen, personen met een arbeidsongeval, tijdskrediet, gepresteerde uren en uitbetaalde lonen per kostenplaats, enz. - Jaarlijks: lijsten met jaaroverzichten, kopieën van de fiscale aangiftes, sociale balans, enz. - Mobiliteitsplan - Sociale maribel - Educatief verlof p. 44 VZW Thuishulp - Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO Wetsverzekering Het opmaken van de jaarlijkse lijst van de dienstencheque-werknemers conform de RVAreglementering; Lastenverlagingen per werknemer per kwartaal (tot op het niveau van de soort lastenverlaging) Sociale balans Lijst van werknemers in dienst getreden en uit dienst getreden in een kwartaal Ziekte-overzicht, vgl. Bradford-methode Jaarlijkse aansluiting van de loonstaat met de boekhouding (zijnde: volledige aansluiting tussen het totaal van de boekhoudbestanden en de ontvangen facturen slaand op dit boekhoudjaar enerzijds en anderzijds de afrekening naar nettolonen/bedrijfsvoorheffing/RSZ.) Naar technische vereisten of functionele vereisten (security): toegang tot alle documenten moet ook mogelijk zijn voor de boekhouding. De boekhoudingmoet zelf aan de dossiers kunnen en niet afhankelijk zijn van de loondienst om bepaalde documenten te verkrijgen. Het moet mogelijk zijn om de documenten rechtstreeks in bestandsformaat CSV/XLS te verkrijgen. Elke looncode is gekoppeld aan een boekhoudkundige rekening, een kostenplaats en een analytische code. Elk maand ,ontvangen wij ook een boekingsbestand. Dit bestand splitst het totaalbedrag van sociaal- en loon lastenuit tot op het niveau van de individuele werknemer, en de eraan gekoppelde individuele boekhoudkundige rekening en analytische opvolging. In elk geval is het noodzakelijk dat alle facturen van de maand overeenkomen met de maandelijkse loonstaten, en dat het boekingsbestand de referentie opneemt van deze facturen (met andere woorden het is op elk moment mogelijk dat de gegevens opgenomen in het boekingsbestand kunnen gekoppeld worden aan de gegevens opgenomen in de facturen). Voorbeeld: Onder deze analytische link wordt verstaan: Veronderstelling: we hebben een werknemer X die halftijds als ziekenverzorger en halftijds als kinderverzorger werkt. De halftijdse tewerkstelling als ziekenverzorger past in het kader van een normale subsidie en de tewerkstelling als kinderverzorger kadert in een Maribel-tewerkstelling. In dat geval wordt het brutoloon als volgt in de boekhouding gecodeerd: Veronderstelling: het totale brutoloon bedraagt 2.600 EUR; in dat geval wordt het bedrag in de boekhouding als volgt uitgesplitst: - Rekening: 620100 (brutoloon werknemer) Kostenplaats: 1100 (hulp aan gezinnen) Analytische code: 1 (normale tewerkstelling) Bedrag: 1.300 - Rekening: 620100 (brutoloon werknemer) Kostenplaats: 1200 (postnatale kraamzorg) Analytische code: 2 (sociale Maribel tewerkstelling) Bedrag: 1.300 Dit geldt voor alle rekeningen (brutoloon, RSZ, verplaatsingskosten, premies, vakantiegeld, eindejaarspremie, enz.), kostencentra, analytische opvolgingen, enz. Het sociaal Secretariaat moet maandelijks boekhoudrapporten maken over GL/C1/CC…( GL= general ledger, CC= cost centers) voor de loonkosten, sociale en fiscale schulden salarissen en sociale partners. Het gaat over verslagen binnen een boekhoudperiode. Deze rapporten moeten beschikbaar zijn in een xls formaat. De fiscale (roerende voorheffing) en sociale schulden (RSZ) opgenomen in deze maandelijkse verslagen moeten kunnen aangesloten worden met de facturen afgegeven door het Sociaal Secretariaat en van dezelfde maand. Het boekingsbestand dient aldus de referentie naar de opgenomen facturen te vermelden op een zodanige wijze dat het op elk moment mogelijk is om de gegevens van het boekingsbestand terug te vinden op en te reconcilieren met de gegevens van het boekingsbestand. De boekhoudafdeling is gemachtigd deze GL/ codes toe te wijzen die het opstellen van deze rapporten mogelijk maken en die zorgen voor de verbinding met het beheer van de lonen op Hr niveau. Een maandelijks rapport bevat de lonen en sociale lasten per code en per GL deze lijst dient als link tussen de afdeling HR en boekhouding. De gebruikers moeten de mogelijkheid hebben om zelf zulke rapporten te creëren waarin ze bepaalde criteria kunnen in opnemen ( onderandere het aantal personeelsleden die ingeschreven zijn in het p. 45 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO personeelsregister, kostenplaatsen, looncodes….) en dit om te kunnen voldoen aan specifieke boekhoudkundige noden ( bijvoorbeeld: doorrekenen van bepaalde kosten aan bepaalde entiteiten.) Het Sociaal Secretariaat dient volgende gegevens te melden: - Gedetailleerde 325 verklaringen per looncode - Het ter beschikking stellen van 274 verklaringen (roerende voorheffing) en DMFA aangiftes ( aangiftes RSZ) - Gedetailleerde facturen per groep van werknemers voor elke aard van belastingsschuld, loon en of sociale schulden (roerende voorheffing, RSZ…) met vermelding van de betrokken boekhoudperiode - De mogelijkheid om maandelijks/driemaandelijks/jaarlijkse facturen op te splitsen in schulden aangaande onroerende voorheffing en RSZ schulden. - Een link met 325 te maken per looncode tussen de boekhoudperiode en de fiscale periode (aanpassingen A-1, opgenomen in A) Productiebestand van de vorige maand: Dit bestand bevat, vanaf de loonberekening, het aantal gepresteerde dagen en uren, en alle vergoedingen tot op het niveau van de individuele werknemer en zijn tewerkstelling. Dit op het niveau van de looncode, zodat alle details kunnen worden geraadpleegd en kunnen worden bekeken via een DBMS (Cognos, Access en Excel). Op die manier kan per werknemer een goed beeld worden verkregen van het aantal gepresteerde uren bij een klant, het aantal uren opleiding, overleg, ziekte (betaald, gedeeltelijk betaald, onbetaald), tijdskrediet, betaald en onbetaald verlof, enz. die in de betrokken maand geboekt werden. III.5.2 Het berekenen en betalen van de lonen Standaardvereisten: De software berekent de lonen aan de hand van gegevens die komen vanuit andere systemen (prestaties, schorsingen, onkosten). De software berekent de lonen en de opdracht wordt gegeven door de klant. De loonberekening gebeurt conform de geldende regelgeving en mits toepassing van de sectorspecifieke cao’s volgens paritaire comités en bedrijfscao ’s. De uitvoering hiervan gebeurt zonder meerkost. Het sociaal secretariaat controleert of de ingelezen gegevens (uurroosters, schorsingen zoals voltijds of deeltijds tijdskrediet, voltijds of deeltijds thematisch verlof, medisch deeltijds,etc.) overeenkomen met de gegevens in de signalitiek - - - - De loonberekening gebeurt 1 of 2 maal per maand. De eerste berekening gebeurt voor het einde van de maand. De tweede berekening (correctierun) gebeurt in de maand n+1. De loonberekening gebeurt volgens vaste en vrij te bepalen betaaldata) Het is mogelijk om betalingen uit te voeren die afwijken van de standaard. M.a.w. het moet mogelijk zijn om betalingen uit te voeren op data die niet vermeld staan op de betaalkalender. Er wordt gewerkt met een betaalkalender die in december van het voorgaande jaar werd opgesteld. (zie bijlage X) Het is mogelijk om eveneens kwartaalberekeningen te maken en niet enkel maandelijkse betalingen. De kwartaalberekeningen zijn belangrijk voor de boekhouding aangezien er bij bepaalde categorieën van werknemers (vrijwilligers en onthaalouders), RSZ per kwartaal betaald moet worden. De loonberekening gebeurt volgens een met de klant bepaalde looncodetabel. De klant heeft de mogelijkheid om de omschrijving van de codes te wijzigen of bijkomende codes te voorzien. Ongeacht de looncodetabel bestaat de mogelijkheid om met de klant een overeenkomen selectie van de tabel toe te laten. De kostenplaats uit de signalitiek stroomt door naar de loonberekening. De berekening gebeurt per contract. Na elke betaling ontvangt de klant een lijst van de betalingen en de loonstaat; als alternatief moet hij die gegevens eenvoudig per kostenplaats kunnen raadplegen. p. 46 VZW Thuishulp - - Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO Voor iedere betaling wordt een loonbrief opgemaakt en verzonden (het liefst elektronisch), . Hierbij heeft de klant de mogelijkheid om te opteren voor het al dan niet versturen van de loonbrief. De klant heeft de mogelijkheid om zelf de loonbrief te printen. Het systeem voorziet loonsimulaties (bruto netto en netto bruto) zowel met reële als met fictieve gegevens Zie 2.6. (specifieke taken buiten de reguliere betalingsperiode). De betaling gebeurt niet van één financieel rekeningnummer maar volgens verschillende financiële rekeningnummers per kostenplaats. A.Procedure loonberekening: 1. De werkgever voert de gegevens in die nodig zijn voor een correcte loonverwerking: gegevens over nieuwe werknemers, wijziging van gegevens van werknemers die al een signalitiek hebben, de prestaties en eventuele veranderingen in de verloning. Het verwerken van meerdere actieve contracten moet mogelijk zijn. Ook meerdere verloftypes moeten mogelijk zijn (bijvoorbeeld: tijdskrediet en progressieve tewerkstelling). De werkgever geeft de opdracht tot het uitvoeren van de berekening. 2. Het sociaal secretariaat stuurt een elektronische bevestiging of het loonpakket geeft een onmiddellijk signaal van uitvoer van de opdracht. 3. Voorbereiding van de loonverwerking: Het loonpakket berekent de lonen op basis van de signalitiek- en prestatiegegevens, eventueel aangevuld met specifieke instructies van de klant. De dossierbeheerder vraagt verdere aanwijzingen indien de gegevens in zijn/haar bezit zijn, onvolledig of onjuist lijken. Het systeem verwerkt de loonadministratie maar de dossierbeheerder controleert nog steeds. De software detecteert tijdig anomalieën zodat de loonverwerking op tijd kan gebeuren. 4. Het loonpakket laat toe de status van de loonverwerking- en berekening op ieder moment te checken. 5. De dossierbeheerder en/of het loonpakket detecteert anomalieën (bijvoorbeeld: de prestatiegegevens die vanuit onze eigen systemen worden opgebouwd en doorgestuurd, bevatten tijdskrediet terwijl dit niet in de signalitiek is aangebracht of er in de signalitiek een ander verloftype is gekend) en geeft mogelijke correcties, wijzigingen, door aan de klant of verwerkt ze. 6. De klant controleert de voorgestelde betalingsgegevens. 7. De werkgever geeft zijn toestemming voor de definitieve afsluiting van de loonberekening binnen de afgesproken termijnen. Hierbij gaat men na of de loonberekeningen conform de prestaties en signalitiekgegevens zijn. Het tijdstip waarop de lonen worden doorgestuurd moet in overleg gebeuren met de klant, zodat de betaling van de lonen op de meest efficiënte manier kan gebeuren. Hiertoe wordt een uitvoeringskalender opgemaakt in samenspraak tussen de werkgever en het sociaal secretariaat. 8. Het systeem voorziet een controle op maximumbedragen die in samenspraak met de klant worden bepaald. Een loon dat of vergoeding die het maximumbedrag overschrijdt, wordt pas betaald na akkoord van de klant. Het systeem voorziet bij betaling controle op het dag- en jaarbedrag van de vrijwilligersvergoeding. Het sociaal secretariaat bezorgt de klant een lijst na iedere betaling van vrijwilligers. De vergoeding van vrijwilligers kan zowel manueel geboekt worden als via een transfert overgemaakt worden aan het sociaal secretariaat. Specifiek voor de aanbestedende overheid (thuishulp) worden de prestaties, afwezigheden en vergoedingen worden aan het sociaal secretariaat overgemaakt vanuit de HOST. Het sociaal secretariaat berekent o.b.v. deze gegevens de lonen van de arbeiders. De transfert van deze gegevens gebeurt ‘s namiddag om 15u15 conform de kalender. De berekening en de voltooiing van de berekening gebeurt nog diezelfde dag. Speciefiek voor de aanbestedende overheid (thuishulp) zijn meerdere looncodes (minstens 4) per dag mogelijk. Zowel in de loonberekening als op de loonbrief worden de looncodes geregistreerd en dit met de corresponderende uren. Bijvoorbeeld voor een dag van 8u: p. 47 VZW Thuishulp - 2u 1u 4u 1u code code code code Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO wijkwerking opleiding gewerkt recup De looncodes op de loonbrief worden op de achterzijde van de loonbrief in een kalender weergegeven en dit op de dag dat deze gepresteerd zijn en met de vermelding van het aantal uren. Een voorbeeld van een dergelijke kalender is terug te vinden in bijlage C. Specifiek voor arbeiders is dat zij presteren volgens een flexibele en continue dienstverlening. Bij continue dienstverlening kunnen arbeiders presteren buiten het normale uurrooster, bijvoorbeeld op een zaterdag. Deze prestaties worden in de loonberekening geregistreerd maar niet onder een looncode die een RSZ-dag genereert. Flexibele dienstverlening betekent dat arbeiders meer of minder uren dan hun normaal uurrooster kunnen presteren (rekening houdende met de wettelijke grenzen). Deze prestaties worden in de loonberekening geregistreerd waarbij arbeiders steeds betaald worden volgens hun contractueel uurrooster en niet o.b.v. de uren flexibele of continue dienstverlening. Aparte tellers registreren deze uren dienstverlening zodat werknemers deze prestaties kunnen recupereren. Voor de aanbestedende overheid (Thuishulp) en de andere entiteiten geldt dat de eindejaar- en attractiviteitspremies automatisch worden berekend. De berekening evenals de toekenning gebeuren conform de geldende sector- of bedrijfscao’s. Jaarlijkse (index-)aanpassingen of sectorale wijzigingen worden opgevolgd door het sociaal secretariaat en kosteloos aangepast in de productieomgeving. Berekening vakantiegeld Het vakantiegeld wordt berekend volgens de geldende wettelijke regels in april en opnieuw in september. De maand september is de referentiemaand voor het loon van de medewerker. Het loon dat in aanmerking komt voor de berekening van het vakantiegeld is het brutoloon en de maandelijks weerkerende premies. Naast de wettelijke regels voor het vakantiegeld, is er een aanvullend vakantiegeld dat extra-legaal is vastgelegd. Dit is afhankelijk van je anciënniteit op 31 december van het vorige jaar, maar volgt voor de rest de wettelijke regels van gelijkstelling en dergelijke. b.Modaliteiten De aanbestedende overheid en haar partners dienen de mogelijkheid te krijgen om de standaard vereisten hierboven beschreven aan te passen om deze te laten stroken met de specifieke vereisten van een entiteit voornamelijk wat betreft berekening van het vakantiegeld, eindejaarspremie. Deze aanpassingen mogen niet het voorwerp uitmaken van extra kosten ( tenzij het gaat over substantiële wijzigingen). III.5.2.1 Correcties na de loonberekening Correcties na de loonberekening gebeuren volgens vaste verwerkingsgegevens. Op vraag van de werkgever kan hiervan afgeweken worden. Correctieberekeningen kunnen verrekend worden met loonberekeningen. Bijvoorbeeld de loonboekingen van januari worden gecorrigeerd. Ongeacht het resultaat (bij betaling of negatief saldo) kan de werkgever de correctieberekeningen samen met de loonberekeningen van februari verrekenen. III.5.2.2 De voorschotberekening Speciefieke vereisten voor de aanbestedende overheid(thuishulp) - Het voorschot wordt berekend en betaald conform de betaalkalender. De betaalkalender wordt in december voorafgaand aan het betrokken kalenderjaar opgemaakt. De berekening p. 48 VZW Thuishulp - - - - - Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO gebeurt maandelijks rond de 23e werkdag en de betaling vindt rond de 25e werkdag plaats. Deze data kunnen op vraag van de klant verschillen. Alleen de arbeiders krijgen een maandelijks voorschot. Het voorschot is geen forfaitair bedrag. Het voorschot wordt berekend en toegekend op basis van de reële prestaties en afwezigheden en de tewerkstellingsbreuk. De berekening gebeurt door middel van een normale loonberekening, rekening houdend met de reële prestaties en afwezigheden tussen de 1e en de 20e dag van de betrokken maand. Deze prestaties en afwezigheden worden op de dag van de berekening om 15u15 vanuit de HOST naar het sociaal secretariaat verzonden. De berekening op het sociaal secretariaat gebeurt automatisch diezelfde avond. Voor de berekening van het voorschot wordt het bruto belastbaar loon momenteel verminderd met 80 % en vervolgens gedeeld door 150 EUR. Het resultaat wordt afgerond en vervolgens opnieuw vermenigvuldigd met 150 EUR en afgerond volgens schijven van 600, 450, 300 of 150 EUR naargelang de tewerkstellingsbreuk. Een voltijds medewerker krijgt maximaal 600 EUR, een deeltijds medewerker maximaal 450 EUR en een halftijds medewerker maximaal 300 EUR. Voor de werknemers die van een integratietegemoetkoming of werkloosheidsuitkering genieten, wordt het verlaagd belastbaar loon verminderd met 80 % om te vermijden dat hun saldo bij het voorschot negatief zou zijn. Het sociaal secretariaat staat in voor de berekening voor het toekennen van de schijven van 600, 450, 300 en 150 EUR. Deze schijven kunnen op vraag van de klant verschillen. De klant mag het voorschot handmatig aanpassen of verwijderen tussen het moment van de berekening en de betaling. Voor de betaling van het voorschot gaat het sociaal secretariaat over tot een controle die een betaling van maximaal 600 EUR voorziet voor de werknemers. Voor de berekening van het voorschot bij de werknemers met meerdere contracten, moet er rekening worden gehouden met de cumulatie van de verschillende tewerkstellingsbreuken per contract. Als de berekening per contract gebeurt, kan het zijn dat de werknemers geen voorschot ontvangen. Bij het voorschot gaat het sociaal secretariaat over tot een systematische controle van het bedrag van de betaalde voorschotten ten opzichte van het bedrag van de berekende voorschotten. In geval van verschillen tussen de twee cumuls, zal de oorsprong hiervan worden onderzocht en opgelost. De klant ontvangt een bevestiging per e-mail bij het begin en aan het einde van de berekening. B. vereisten voor de andere entiteiten: Bij enkele klanten is de eerste betaling een voorschot. De tweede betaling is dan een loonberekening. Het voorschot is een eenmalig bedrag (per werknemer) en wordt jaarlijks herzien. De herziening van dit bedrag kan op vraag van de werkgever en wordt automatisch gesimuleerd en berekend door de loonmotor. Het voorschot of loonberekening wordt berekend en betaald conform de betaalkalender. De betaalkalender wordt in december voorafgaand aan het betrokken kalenderjaar opgemaakt. De betaling van de voorschotten moet in functie zijn van de prestaties en de tewerkstellingsbreuk. B.Modaliteiten De aanbestedende overheid en haar partners dienen de mogelijkheid te krijgen om de standaard vereisten hierboven beschreven aan te passen om deze te laten stroken met de specifieke vereisten van een entiteit. Deze aanpassingen mogen niet het voorwerp uitmaken van extra kosten ( tenzij het gaat over substantiële wijzigingen). III.5.3 Het opmaken van de payroll-documenten De dienstverlener moet de hieronder beschreven documenten opmaken. Ze dienen in elk geval te voldoen aan de wettelijke en reglementaire voorschriften van de werkgever ten opzichte van de p. 49 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO bevoegde overheidsdiensten (met name: de Federale Overheidsdienst Financiën (FOD Financiën) en de Rijksdienst voor Pensioenen (RVP)). Het sociaal secretariaat staat in voor de aangiftes. - De opmaak van de volgende documenten: loonbrief (per werkgever moet men zelf kunnen beslissen welke informatie nodig is. De mogelijkheid moet bestaan om algemene en individuele communicatie te vermelden op de loonbrief. Ook het vermelden van codes zoals weekendprestaties, weekprestaties, … moet mogelijk zijn). Aangifte arbeidsongeval Vakantie-attest Tewerkstellingsattest Belastingformulieren 281 en verklaring 325 voor alle doelgroepen. Deze worden automatisch opgemaakt en verstuurd aan alle betrokkenen. Bij wijzigingen wordt automatisch een correctiefiche verzonden. Alle C-formulieren Inlichtingsblad met uitkeringen (eventueel automatische input bij het elektronisch versturen). Medisch deeltijdsen Loonstaten Educatief verlof Individuele rekening (voor alle groepen waarvoor betalingen en/of RSZ-aangiftes gebeuren) Boekhoudstaten (mits automatische doorstroming van de gegevens naar de boekhouding) Alle sociale documenten Personeelsregister Aangifte sociale Maribel - Het elektronisch raadplegen van documenten: loonbrieven, loonstaten en boekhoudingsdocumenten. Ook de automatische doorstroming van deze documenten naar de boekhouding is absoluut noodzakelijk. III.5.4 Formaliteiten t.o.v. de sociale zekerheid Het sociaal secretariaat staat in voor alle aangiftes aan de RSZ binnen de wettelijk vastgelegde termijnen. De aandacht van de dienstverlener wordt gevestigd op punt II.21. III.5.4.1 Onmiddellijke rapportage van het werk (Dimona) Het is aan de werkgever om een Dimona te maken bij elke aanvang en/of vertrek van een werknemer door middel van de payroll-software. Het sociaal secretariaat moet aangeven wanneer een persoon recht heeft op een lastenvermindering (indicaties geven aan de klant). (dit kan voor de structurele, maar niet voor de individuele.) III.5.4.2 De multifunctionele aangifte (DMFA) De multifunctionele aangifte (DMFA): het sociaal secretariaat bereidt de DMFA voor en stuurt deze ieder kwartaal binnen de gestelde termijn naar de sociale zekerheid. Deze aangifte handelt over de uitkeringen en verloningen opgenomen op basis van de informatie verstrekt door de werkgever. Na het verzenden van de DMFA naar de sociale zekerheid wordt automatisch een kopie van elke DMFA doorgestuurd naar de werkgever. De inschrijver stuurt de correcties van de aangifte (DMFA) eveneens aan de aanbestedende overheid. p. 50 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO III.5.4.3 De verklaring van de sociale risico’s (DRS/ASR) Het sociaal secretariaat stelt de DRS/ASR op volgens de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen. III.5.4.4 Controles en inspecties Begeleiding bij controles en inspecties. III.5.5 De formaliteiten t.o.v. de FOD Financiën en de RVP De bedrijfsvoorheffing moet online worden gemeld via de applicatie “FinProf”. Een exemplaar van het document 274 wordt elke maand naar de aanbestedende overheid (partner) verzonden. Verklaring 325 en fiches 281 Verklaring beroepsactiviteiten gepensioneerden III.5.6 De formaliteiten naar sociale fondsen Het sociaal secretariaat levert de nodige documenten af voor de diverse sociale fondsen conform de vereisten gesteld door het betrokken fonds. III.5.7 Specifieke taken buiten de reguliere betalingsperiode De specifieke taken zijn de volgende (niet-limitatieve lijst): - Simulatie van de lonen. Dit moet niet telkens door het sociaal secretariaat gebeuren. De werkgever moet over een tool beschikken om dit zelf te doen. - Berekening van de verwachte uitgaven (vooropzeg, kennisgeven van het verwachte vakantiegeld, pro rata eindejaarspremie, eigen verzekering). - Berekening van het jaarlijkse voorschot. - Het analyseren van rechtzettingen uit de sociale zekerheid of fiscale documenten (verklaring 325). - Het elektronisch bestellen van maaltijdcheques (indien de klant daartoe de opdracht geeft). - Loonbeslagen - Opzegtermijnen en opzegvergoedingen - VAA bedrijfswagens - Het afleveren van gegevens voor de sociale balans en de verzekering. - Automatisch toepassen van de jaarverhoging. - Automatisch veranderen van het RSZ-statuut indien nodig. - Budgettering en budgetcontrole - Loonkostberekening (simulatie van de loonkost van de werkgever) - Beheer van kosten eigen aan de werkgever - Groepsverzekering - Hospitalisatieverzekering - Solidariteitsbijdrage op voertuigen - Arbeidsongevallen - wetsverzekering - Externe Dienst voor Preventie en Bescherming - Subsidiedossiers - Gegevens voor het RIZIV - Berekenen van het vakantiegeld en het aantal vakantiedagen - Tewerkstellingsmaatregelen - Mobiele enquête - Berekenen en indexeren van brugpensioen p. 51 VZW Thuishulp - Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO Berekening quota van tijdskrediet (drempel) Tool: bijzonder personeelsregister voor mensen die gedelokaliseerd zijn Vrije velden voorzien om naar AX te versturen (bv. : RFD-codes, posities, …) Provisie brugpensioen Het sociaal secretariaat staat ons bij wanneer er sociale controles zijn. (Bijstand en advies). Niet enkel het berekenen van lonen maar ook brugpensioenen en de verschillende combinaties woon-werkverkeer (carpoolen, fietsen, trein, …) Het sociaal secretariaat staat in voor de stortingen binnen de wettelijke voorschriften van de sociale fondsen. III.5.8 Maaltijdcheques Elke maand wordt automatisch het exacte aantal maaltijdcheques besteld via de toepassing van de dienstverlener die instaat voor de maaltijdcheques. Voorlopig kunnen dit zowel elektronische als papieren maaltijdcheques zijn. Dit moet uiteraard ook mogelijk zijn bij de nieuwe loonmotor. III.5.9 Informatieverstrekking en support Het adviseren, informeren en toepassen van de wettelijke en reglementaire voorschriften van de werkgever ten opzichte van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). III.5.9.1 Informatie over wijzigingen in de sociale wetgeving en juridische bijstand Het sociaal secretariaat voorziet een abonnement inzake sociaal-juridische updates. Informatie verschaffen aan de werkgever door middel van een algemene communicatietool rond sociale wetgeving. Deze informatie is gericht op de actualiteit van de verschillende sectoren met betrekking tot de paritaire comités. III.5.9.2 Technische assistentie De klant kan contact opnemen met het sociaal secretariaat (helpdesk) om hulp of informatie te verkrijgen over het optimale gebruik van de payroll-software. Het specifieke karakter van de interventies moeten gedefinieerd worden. De helpdesk is elke werkdag van 08:00u tot 17:00u beschikbaar. Hierbij verwachten wij onmiddellijk een antwoord en een oplossing binnen het uur. In noodgevallen kan er beroep gedaan worden op een detachering vanuit het sociaal secretariaat bij de klant of een formule van op afstand. III.5.9.3 Algemene support De dossierbeheerder beantwoordt de vragen van de klant per e-mail en dit binnen de 24 uur. Het sociaal secretariaat moet over een trackingsysteem beschikken zodat de klant de incidenten kan opvolgen. De klant beschikt over de volgende communicatiemiddelen om de verschillende diensten van het sociaal secretariaat te bereiken: - De directe telefoonnummer van de contactpersoon aan wie het dossier werd gegeven en ook het telefoonnummer van de helpdesk voor de ondersteunende diensten. - E-mailadres van de contactpersoon - Online tool - Beheer van de users. - Opleidingen voorzien (zowel in groep als individueel). - Technische brochures, news/info en faq sociale actualiteit, - Faq technisch en juridisch, p. 52 VZW Thuishulp - Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO modeldocumenten, steekkaarten per paritair comité. sleutelcijfers en berekentools. III.5.10 Dienstverlening en kwaliteit III.5.10.1 Toegankelijkheid Elke dienst is beschikbaar tussen 08:00u en 17:00u. Bij afwezigheid van de dossierbeheerder moet het sociaal secretariaat zorgen voor een back-up. III.5.10.2 Organisatie: de verschillende stakeholders en hun taken (= SPOC’s) Er moet een mogelijkheid bestaan om op regelmatige tijdstippen meetings te organiseren tussen de werkgever en het sociaal secretariaat. 1. Payroll consultant - - De werkgever wordt ondersteund door een payroll consultant van het sociaal secretariaat. Die beheerst alle activiteiten opgenomen in het dossier van de werkgever. Deze consultant wordt bijgestaan door een back-upconsultant, die op elk moment het dossier kan overnemen bij afwezigheid van de payroll consultant. Hij waakt over een goede werking van de loonberekeningen overeenkomstig de geldende en wettelijke bepalingen. Daarnaast waakt hij over het goede verloop van de aangiftes naar RSZ, zie hierboven 2.4. 2. De klantverantwoordelijke (accountmanager) - - Deze persoon treedt op als single point of contact Hij laat de klant toe zijn wensen rond loonadministratie, payroll, sociale en fiscale reglementering en human resources te uiten. Hij is verantwoordelijk voor het vinden van een manier om aan de behoeften van klanten te voldoen en hij biedt hen een goede service van het sociaal secretariaat. Hij voert een driemaandelijkse rapportering uit van de geleverde diensten. De klantverantwoordelijke moet het overzicht behouden over de verschillende entiteiten. Hij is het aanspreekpunt voor de klant wanneer het dossier buiten de mogelijkheden van de dossierbeheerder ligt. Hij coördineert de verschillende tussenkomsten van het sociaal secretariaat voor de klant. Hij luistert naar en verwerkt de aanvragen, opmerkingen en klachten van klanten en formuleert antwoorden. 3. De werkgevers De persoon of personen van de loonadministratie die bevoegd is/zijn voor de werkgever (payroll consultant) maar ook alle verantwoordelijken en de dienst boekhouding. De opdrachtgever garandeert de beschikbaarheid van personeel om de continuïteit bij het sociaal secretariaat te garanderen. - III.5.10.3 Fouten en correcties Bij fouten doet het sociaal secretariaat al het mogelijke om deze recht te zetten, met inbegrip van het informeren van personeelsleden en van eventuele terugvorderingen. Bepaalde technische problemen kunnen leiden tot sancties en/of boetes. p. 53 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO Het flexibel imputeren van rechtzettingen via een aangeleverd bestand moet mogelijk zijn. Bijvoorbeeld: het uitbetalen van een extra kledijvergoeding aan een bepaald type werknemers moet via een Excel lijst in de loonberekening kunnen opgenomen worden. III.5.10.4 Evaluatie en herzieningen Het sociaal secretariaat staat in voor de implementatie van een monitoringsysteem voor gesignaleerde problemen en voor hun opvolging. Er moet een trackingsysteem bestaan om de gemelde incidenten te kunnen opvolgen. Daarnaast moet het sociaal secretariaat instaan voor de rapportering over de evaluatie van het programma en de dienstverlening naar de klant toe. Een driemaandelijkse meeting moet plaatsvinden tussen het sociaal secretariaat en de werkgever. III.5.10.5 Maatregelen voor een veilig en centraal beheer Het sociaal secretariaat staat in voor het securitybeleid van de gegevens. De implementatie van het securitybeleid wordt meegedeeld aan de klant (inclusief de veiligheidsmaatregelen voor de toegang tot de informaticasystemen). III.6 Juridisch advies met arbeidsrecht en fiscaal recht. betrekking tot sociaal recht, De aanbestedende overheid en haar partners wensenberoep te doen op juridisch advies als volgt: 1.Dagelijkse juridische dienstverlening Deze dienstverlening bestaat uit het proactief informeren over wijzigingen in de reglementering of aanpassingen en de oplossingen die hiervoor geboden worden binnen de payroll toepassing. Hiervoor stelt het sociaal secretariaat ter beschikking zowel elektronische nieuwsbrieven documentatie & technische brochures met betrekking tot de toepassing van de reglementering in het kader van loonadministratie een FAQ sociale en juridische actualiteiten modeldocumenten steekkaarten per paritair comité. Een contactpersoon per klant voor juridische aangelegenheden 2.Juridisch advies op maat Deze juridische dienstverlening die het sociaal secretariaat biedt, staat in voor specifieke problemen en verzoeken die de competenties van de dossierbeheerder overschrijden. Op vraag van de klant kan een correct juridisch advies gegeven worden met betrekking tot de toepassing van arbeids – en sociaal recht en reglementering De klant kan het sociaal secretariaat contacteren om informatie of advies te verkrijgen over de toepassing van het arbeidsrecht, het recht op sociale zekerheid of de loonlasten. De klant kan een beroep doen op de juridische bijstand van het sociaal secretariaat (forfait). Daarnaast kan het sociaal secretariaat op vraag ook opleidingen over specifieke juridische topics (arbeids-en sociaal recht) aanbieden. p. 54 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE RAAMOVEREENKOMST MET ALS VOORWERP “ LOON- EN WEDDEADMINISTRATIE DOOR EEN ERKEND SOCIAAL SECRETARIAAT" Open offerte aanvraag Belangrijk: dit offerteformulier moet volledig worden ingevuld en door de leverancier worden ondertekend. Alle bedragen moeten in cijfers én voluit in letters worden ingevuld. Indien een element van het offerteformulier niet van toepassing is, dan vult de inschrijver "niet van toepassing" in. Identificatie van de inschrijver Natuurlijk persoon Naam, voornaam: Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: OF2 2 Schrappen wat niet past p. 55 VZW Thuishulp Brussel Onderneming Handelsnaam of benaming: Rechtsvorm: Nationaliteit: Maatschappelijke zetel (volledig adres): Btw-nummer: Inschrijvingsnummer RSZ: KBO/BCE-nummer: Nr. HR: Nr. IBAN: Post- of bankrekeningnummer: Naam van de rekening: Telefoon: Fax: Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): Naam, voornaam: Hoedanigheid of beroep: E-mail OF3 3 Schrappen wat niet past p. 56 Ref.: 2015-085-TH-OO VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO Tijdelijke vereniging (De ondergetekenden in een tijdelijke vereniging) Naam, voornaam: Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Tijdelijke zetel (volledig adres): VERBINDT (VERBINDEN) ZICH HOOFDELIJK OP ZIJN (HUN) ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN TOT DE UITVOERING IN OVEREENSTEMMING MET DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN BOVENVERMELD BESTEK: tegen de eenheidsprijzen vermeld in de bijgevoegde inventaris. - Btw-percentage: …..% Algemene informatie Inschrijvingsnummer RSZ: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen worden geldig uitgevoerd door overschrijving of storting op de rekening (IBAN/BIC) ................................................ van de financiële instelling ................................. op naam van ................................. . Documenten die bij de offerte moeten worden gevoegd De documenten die door het bestek worden vereist, worden gedateerd en ondertekend bij de offerte gevoegd. Verklaring op eer In overeenstemming met artikel II.23 in het lastenboek: specificaties onder vermelding van referentienummer 2015-01-TH, ik verklaar hierbij dat mijn bedrijf een actieve servicedesk heeft en een back-up server voor het onmiddellijk herstellen van de gegevens indien er een noodoproep zou zijn. Onderaannemers Aandeel van de opdracht die zal worden uitbesteed: .............% Voorgestelde onderaannemers: ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ p. 57 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO Opgesteld te ............................................................................................ Op ............................................................................................ De inschrijver, Handtekening: ............................................................................................ Naam en voornaam: ............................................................................................ Functie: ............................................................................................ Belangrijke opmerking De inschrijvers kunnen zich niet beroepen op vormgebreken in hun offerte, noch op fouten of leemten in de offerte (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). p. 58 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO BIJLAGE B: INVENTARIS “ LOON- EN WEDDEADMINISTRATIE DOOR EEN ERKEND SOCIAAL SECRETARIAAT" Belangrijk: dit offerteformulier moet volledig worden ingevuld en door de dienstverlener worden ondertekend. Alle bedragen moeten in cijfers én voluit in letters worden ingevuld. Indien een element van het offerteformulier niet van toepassing is, dan vult de inschrijver "niet van toepassing" in. Nr. Beschrijving Type Prijs excl. Btw in cijfers Eenheid prijs excl.Btw geschreven in Letters Vermoedelijke hoeveelheden berekend op jaarbasis A. Implementatie en ontwerp van de loonberekening Implementatie en ontwerp van een nieuw Eenheidsprijs per systeem voor loonadministratie per jaar ( op jaar basis eenheidsprijs per entiteit ( dit is een berekend) éénmalige kost die we hier per jaar opvragen, dit is dus de totale implementatiekost voor de looptijd van het contract zijnde 7 jaar herleid tot kost op jaarbasis “ Eenheidsprijs per jaar “ “ Per entiteit van 1 tot 10 werknemers 32 Per entiteit van 11 tot 50 werknemers Eenheidsprijs per Per entiteit jaar van 51 tot 100 werknemers Eenheidsprijs per Per entiteit jaar van 101 tot 500 werknemers 10 p. 59 0 6 VZW Thuishulp Brussel “ “ Opleiding van de gebruikers van het systeem voor loonadministratie B. Prijs voor onderhoud en wettelijke licenties en het opleveren van maatwerk Prijs van de licentie voor het gebruik van het nieuwe systeem voor loonadministratie voor de duur van 7 jaar uitgedrukt in kost op jaarbasis (dus kost per jaar) Jaarlijkse prijs voor onderhoud en updaten van het systeem voor zover deze niet inbegrepen is in de licentieprijs. Bij een nulprijs dient men duidelijk te bevestigen dat de onderhoudsprijs in de licentieprijs is inbegrepen Parametrage van het systeem of de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten C. Totaalprijs voor het berekenen van de lonen per jaar Prijs per loonberekening per maand per werknemer (dit geldt niet bij herberekening wegens een fout van het sociaal secretariaat) Berekening van de eindejaarspremie per werknemer Berekening van het vakantiegeld per werknemer Prijs per bestelling van maaltijdcheques per werknemer Ref.: 2015-085-TH-OO Eenheidsprijs per jaar Per entiteit van 501 tot 1000 werknemers Eenheidsprijs per Per entiteit jaar van meer dan 1000 werknemers Eenheidsprijs per Per dag ( 8 u) opleidingsdag 1 1 12 Jaarlijkse globale Per omgeving prijs 1 Jaarlijkse globale Per omgeving prijs 1 Eenheidsprijs Per uur 16 Eenheidsprijs per prestatie Per loonberekening 105564 Eenheidsprijs per Per jaar werknemer Eenheidsprijs per Per jaar werknemer Eenheidsprijs per Per bestelling prestatie p. 60 7412 7412 33024 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO Prijs per werknemer voor een berekening Eenheidsprijs per Per bij uitdiensttreding, met inbegrip van het prestatie werknemer aanmaken van vakantieattesten Bezorgen van de elektronische maandelijkse Eenheidsprijs per Per loonfiche per werknemer per jaar prestatie elektronische loonfiche Bezorgen van de papieren maandelijkse Eenheidsprijs per Per papieren loonfiche per werknemer per jaar prestatie loonfiche Prijs per werknemer voor de berekening en Eenheidsprijs per Per de opvolging van de looninhoudingen per jaar werknemer werknemer per jaar Prijs voor het aanleveren van documenten Eenheidsprijs per Per eigen aan de werkgever en de werknemers jaar werknemer en duplicaten, zoals de documenten van aangifte aan het ziekenfonds, in elektronische versie per werknemer Prijs voor het aanmaken van de fiscale Eenheidsprijs per Per fiches 281.10 per werknemer jaar werknemer Jaarlijkse afsluiting, elektronische Jaarlijkse globale Per entiteit versie/globale prijs prijs van 1 tot 10 werknemers “ Per entiteit van 11 tot 50 werknemers “ Per entiteit van 51 tot 100 werknemers “ Per entiteit van 101 tot 500 werknemers “ Per entiteit van 501 tot 1000 werknemers p. 61 500 79173 26391 200 2100 8603 32 10 0 6 1 VZW Thuishulp Brussel “ Prijs voor het aanleveren van de samenvattende opgave 325, elektronische versie “ “ “ “ “ Prijs voor het elektronisch archief voor loonfiches en individuele rekeningen “ “ Ref.: 2015-085-TH-OO Per entiteit van meer dan 1000 werknemers Jaarlijkse globale Per entiteit prijs van 1 tot 10 werknemers Per entiteit van 11 tot 50 werknemers Per entiteit van 51 tot 100 werknemers Per entiteit van 101 tot 500 werknemers Per entiteit van 501 tot 1000 werknemers Per entiteit van meer dan 1000 werknemers Jaarlijkse globale prijs Per entiteit van 1 tot 10 werknemers Per entiteit van 11 tot 50 werknemers Per entiteit van 51 tot 100 werknemers p. 62 1 32 10 0 6 1 1 32 10 0 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO “ “ “ Dienstverlening (periodieke RSZverrichtingen, aangifte bedrijfsvoorheffing en aangifte sociale fondsen) per kwartaal/globale prijs “ “ “ “ “ Jaarlijkse globale prijs Per entiteit van 101 tot 500 werknemers Per entiteit van 501 tot 1000 werknemers Per entiteit van meer dan 1000 werknemers 6 Per entiteit van 1 tot 10 werknemers 32 Per entiteit van 11 tot 50 werknemers Per entiteit van 51 tot 100 werknemers Per entiteit van 101 tot 500 werknemers Per entiteit van 501 tot 1000 werknemers Per entiteit van meer dan 1000 werknemers 10 p. 63 1 1 0 6 1 1 VZW Thuishulp Brussel Aanleveren van de maandelijkse boekhoudkundige documenten, elektronische versie/globale prijs “ Ref.: 2015-085-TH-OO Jaarlijkse globale prijs “ “ “ “ Aanleveren van een jaarlijks boekhoudbestand, elektronische versie/globale prijs “ “ “ Jaarlijkse globale prijs Per entiteit van 1 tot 10 werknemers Per entiteit van 11 tot 50 werknemers Per entiteit van 51 tot 100 werknemers Per entiteit van 101 tot 500 werknemers Per entiteit van 501 tot 1000 werknemers Per entiteit van meer dan 1000 werknemers 32 Per entiteit van 1 tot 10 werknemers Per entiteit van 11 tot 50 werknemers Per entiteit van 51 tot 100 werknemers Per entiteit van 101 tot 500 werknemers 32 p. 64 10 0 6 1 1 10 0 6 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO “ “ Aanleveren van de sociale balans/globale prijs Jaarlijkse globale prijs “ “ “ “ “ Aanleveren van een rapport ter voorbereiding van de wettelijke verzekeringen, elektronische versie/globale prijs Jaarlijkse globale prijs Per entiteit van 501 tot 1000 werknemers Per entiteit van meer dan 1000 werknemers 1 Per entiteit van 1 tot 10 werknemers Per entiteit van 11 tot 50 werknemers Per entiteit van 51 tot 100 werknemers Per entiteit van 101 tot 500 werknemers Per entiteit van 501 tot 1000 werknemers Per entiteit van meer dan 1000 werknemers 32 Per entiteit van 1 tot 10 werknemers 32 p. 65 1 10 0 6 1 1 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO “ “ “ “ “ Aanleveren van gegevensuitwisseling (elektronisch) voor de koppeling met de pensioenkas per werknemer per maand “ “ “ Jaarlijkse globale prijs Per entiteit van 11 tot 50 werknemers Per entiteit van 51 tot 100 werknemers Per entiteit van 101 tot 500 werknemers Per entiteit van 501 tot 1000 werknemers Per entiteit van meer dan 1000 werknemers 10 Per entiteit van 1 tot 10 werknemers Per entiteit van 11 tot 50 werknemers Per entiteit van 51 tot 100 werknemers Per entiteit van 101 tot 500 werknemers 32 p. 66 0 6 1 1 10 0 6 VZW Thuishulp Brussel “ “ Het opmaken van een individuele loonsimulatie Berekening van de opzegvergoeding Ref.: 2015-085-TH-OO Per entiteit van 501 tot 1000 werknemers Per entiteit van meer dan 1000 werknemers Eenheidsprijs per Per prestatie loonsimulatie Eenheidsprijs per Per prestatie berekening Eenheidsprijs per Per prestatie berekening Berekening van educatief verlof per werknemer D. Prijs voor juridische bijstand en aangeboden diensten Antwoorden op standaard juridische vragen Eenheidsprijs per Per uur m.b.t. het beheer en de betaling van de uur lonen en de sociale administratie (uurtarief) Antwoorden op complexe juridische Eenheidsprijs per Per uur kwesties m.b.t. HR-vraagstukken en de uur payroll (uurtarief) Aanbieden van een elektronische databank Eenheidsprijs per Per entiteit omtrent de sociale wetgeving en jaar van 1 tot 10 arbeidsrecht (kosten van de werknemers licentie …)/jaarlijkse kost “ Per entiteit van 11 tot 50 werknemers “ Per entiteit van 51 tot 100 werknemers p. 67 1 1 200 200 250 4 8 32 10 0 VZW Thuishulp Brussel “ “ “ SPOC juridische dienst (prijs voor onbeperkte toegang voor specialisten) per jaar “ “ “ “ “ Ref.: 2015-085-TH-OO Per entiteit van 101 tot 500 werknemers Per entiteit van 501 tot 1000 werknemers Per entiteit van meer dan 1000 werknemers 6 Eenheidsprijs per Per entiteit jaar van 1 tot 10 werknemers Per entiteit van 11 tot 50 werknemers Per entiteit van 51 tot 100 werknemers Per entiteit van 101 tot 500 werknemers Per entiteit van 501 tot 1000 werknemers Per entiteit van meer dan 1000 werknemers 32 p. 68 1 1 10 0 6 1 1 VZW Thuishulp Brussel E. Prijs voor bijstand bij de loonadministratie Servicecontract voor het verlenen van bijstand bij de loonadministratie/dagtarief (8u) Updates/ nieuwsletters Prijs voor het geven van bijkomende opleidingen aan de dossierbeheerders (op vraag van de klant) Up-to-date handleiding (zowel juridisch advies als het gebruik van de loonmotor) Ref.: 2015-085-TH-OO Eenheidsprijs per dag (8 u) Per dag 8 Eenheidsprijs per Per entiteit jaar van 1 tot 10 werknemers Per entiteit van 11 tot 50 werknemers Per entiteit van 51 tot 100 werknemers Per entiteit van 101 tot 500 werknemers Per entiteit van 501 tot 1000 werknemers Per entiteit van meer dan 1000 werknemers Eenheidsprijs per Per dag (8 u) opleidingsdag 32 Eenheidsprijs per Per omgeving omgeving 1 10 0 6 1 1 3 TOTAAL EXCL. BTW p. 69 VZW Thuishulp Brussel Ref.: 2015-085-TH-OO BTW:……..% Totaal incl. btw: Gelezen, gecontroleerd en aangevuld met de eenheidsprijzen, de deeltotalen en het algemeen totaal die hebben gediend voor de bepaling van het bedrag van mijn offerte op deze dag, om te worden gevoegd bij mijn offerteformulier. Opgesteld te .......................................... op ...................................................... Functie: ...................................................... Naam en voornaam: .................................................................................... Handtekening: p. 70 Vzw Thuishulp Brussel Ref. 2014-014-MS-MP BIJLAGE C: DIVERSEN 1. De jaarlijkse planning Buiten de loonberekening moeten er nog andere betalingen worden berekend en andere taken worden uitgevoerd volgens de vereisten gesteld door de jaarlijkse planning. Maand Januari - Februari - Maart - Activiteit Het verhogen van de annuïteit van bepaalde werknemers als aan de voorwaarden voldaan werd. Berekenen van de voordelen alle aard (jaarlijkse aanpassing + bruggepensioneerden + lijsten voorzieningen + aanpassing bijdragen + herwaarderingscoëfficiënt) DMFA-aangifte in het 4e trimester. Het aantal vakantiedagen berekenen Jaarkalender ingeven voor prestaties Het aanpassen van het woon-werkverkeer Het ingeven van de bedragen voor het derdebetalersysteem van de NMBS enz. in het loonsysteem voor op de fiscale fiches. Belastingformulieren (de opmaak gebeurt in samenspraak met de klant Het Belcotax-bestand verzenden April - Mei Juni / Het verzenden van het educatief verlof naar het ministerie De semestriële betaling van de gepensioneerden Afsluiting van Belcotax - Vakantiegeld berekenen Aanvullend vakantiegeld berekenen DMFA-aangifte van het eerste trimester Gegevens van de arbeiders ingeven in het systeem Attesten automatisch verrekenen Juli - Augustus September / Oktober - DMFA-aangifte van het derde trimester November - Geschenkencheques bestellen per werkgever December - De 13e maand en de sociale-programmatiepremie betalen De semestriële betaling van de gepensioneerden Verrekening hospitalisatieverzekering Eindejaarspremie - Nieuwe kilometervergoedingen DMFA-aangifte van het tweede trimester Het supplement van het dubbel vakantiegeld van werknemers stijgt tussen 04 en 09. Deze jaarlijkse kalender kan wijzigen in functie van de werkgever. p. 71 Vzw Thuishulp Brussel 2. Voorbeeld kalender op de loonbrief bij Thuishulp p. 72 Ref. 2014-014-MS-MP Vzw Thuishulp Brussel Ref. 2014-014-MS-MP 3. Voorbeeld van een betaalkalender Afsluitdata 2014: Arbeiders Maand Voorschot Bijwerking Uitvoering 12/2013 18/12/2013 Vr 20/12/2013 07/01/14 => 08/01/2014 Vr 10/01/2014 01/2014 22/01/2014 5/02/2014 => 6/02/2014 Ma 10/02/2014 02/2014 03/2014 04/2014 21/02/2014 21/03/2014 23/04/2014 05/2014 21/05/2014 06/2014 23/06/2014 07/2014 23/07/2014 08/2014 21/08/2014 09/2014 23/09/2014 10/2014 22/10/2014 11/2014 12/2014 21/11/2014 18/12/2014 Vr 24/01/2014 Di 25/02/2014 Di 25/03/2014 Vr 25/04/2014 Vr 23/05/2014 Wo 25/06/2014 Vr 25/07/2014 Ma 25/08/2014 Do 25/09/2014 Vr 24/10/2014 Di 25/11/2014 Ma 22/12/2014 Bedienden Maand 12/2013 01/2014 02/2014 03/2014 04/2014 05/2014 06/2014 07/2014 08/2014 09/2014 10/2014 11/2014 12/2014 Bijwerking Saldo Uitvoering 5/03/2014 => 6/03/2014 Ma 10/03/2014 4/04/2014 Wo 09/04/2014 6/05/2014 Vr 9/05/2014 4/06/2014 4/07/2014 Vr 06/06/2014 <= Di 10/06/2014 Wo 9/07/2014 5/08/2014 Vr 8/08/2014 4/09/2014 Di 9/09/2014 6/10/2014 Do 9/10/2014 5/11/2014 Vr 7/11/2014 4/12/2014 7/01/2015 Di 9/12/2014 Vr 9/01/2015 Betaling Vr 3/01/2014 Ma 3/02/2014 Ma 3/03/2014 Do 3/04/2014 Di 06/05/2014 (*) Di 3/06/2014 Do 3/07/2014 Ma 4/08/2014 Wo 3/09/2014 Vr 3/10/2014 Ma 3/11/2014 Wo 3/12/2014 Vr 2/01/2015 (*) loon april = betaling dubbel vakantiegeld & verrekening attesten. p. 73
