de werkkosten regeling

DE WERKKOSTEN­
­REGELING
Een uitgebreide toelichting
Met tips voor de ondernemingsraad
INHOUDSOPGAVE
VOORWOORD5
1. DE WERKKOSTENREGELING (WKR)
6
Gerichte vrijstellingen
6
Nihilwaarderingen7
Noodzakelijkheidscriterium7
De vrije ruimte
7
Eindheffing8
Gebruikelijkheidstoets8
Cafetariamodel8
Concernregeling8
Maandvergoedingen9
2. DE VAKBONDSCONTRIBUTIE IN DE WERKKOSTENREGELING
10
3. JURIDISCHE POSITIES ROND DE WERKKOSTENREGELING
11
4. OR STAPPENPLAN
13
5. INFORMATIE, ADVIES EN ONDERSTEUNING
14
BIJLAGEN15
Voorbeeldbrief OR
15
Voorbeeldbrief OR
16
Overzicht vergoedingen en verstrekking
17
3
VOORWOORD
Per 1 januari 2015 is de nieuwe ‘werkkostenregeling’ (WKR) in werking getreden en is deze voor alle werkgevers
verplicht. Deze werkkostenregeling is in feite een nieuwe manier om belastingtechnisch met ‘vergoedingen en verstrekkingen’ om te gaan. Denk bijvoorbeeld aan de vergoedingen voor reiskosten en het in bruikleen hebben van een
laptop en mobiele telefoon. Maar ook vergoedingen voor maaltijden bij overwerk en het verrekenen van de vakbondscontributie met het loon vallen onder de werkkostenregeling.
Via de werkkostenregeling kunnen werkgevers een gedeelte van de loonsom belastingvrij aan werknemers verstrekken. Zowel de werkgever als de fiscus hebben voordeel van deze nieuwe regeling ten opzichte van het oude systeem; er hoeft minder administratie te worden gevoerd. De fiscus rekent per kalenderjaar af met de werkgever.
Wijzigingen in de werkkostenregeling worden daardoor tegen het einde van het kalenderjaar een OR-bespreekpunt.
Zet dit onderwerp daarom tijdig op de OR-agenda! FNV wil haar OR-leden en kaderleden ondersteunen bij dit onderwerp. Onder meer met deze brochure, welke nuttige informatie en bruikbare tips voor de OR bevat.
5
1. DE WERKKOSTENREGELING
(WKR)?
Deze brochure gaat over de werkkostenregeling. Maar wat is dat eigenlijk? De werkkostenregeling is in feite een
nieuwe manier om belastingtechnisch met ‘vergoedingen en verstrekkingen’ om te gaan.
Wat zijn nu eigenlijk ‘werkkosten’? Werkkosten zijn kosten die de werknemer moet maken om zijn werk te kunnen
doen (voorbeeld 1). Werkkosten zijn ook kosten die de werkgever moet maken om zijn werknemers aan het werk te
kunnen zetten (voorbeeld 2).
VOORBEELD 1
Een werknemer woont in Coevorden en werkt voor de gemeente Emmen. Momenteel werkt hij aan een project
in Emmeloord. Om op zijn werk te komen, rijdt hij dagelijks heen en weer. De reiskosten die hij maakt worden
door zijn werkgever gecompenseerd.
VOORBEELD 2
Een werknemer werkt in een metaalverwerkingsbedrijf waar het dragen van een helm en gehoorbescherming
verplicht is. De werkgever stelt deze persoonlijke beschermmiddelen ter beschikking.
VERSTREKKINGEN
als de werkgever bijvoorbeeld gereedschap ter beschikking stelt aan de werknemer, is er sprake van
verstrekkingen. Als de werknemer een bepaald bedrag ontvangt voor het gebruik van eigen gereedschap, is er
sprake van een vergoeding.
Bij de werkkostenregeling gaat het om loon. Maar wat behoort nu eigenlijk tot het loon? Alles wat een werknemer
ontvangt van de werkgever ziet de fiscus als loon. Of het nu gaat om bruto loon, een reiskostenvergoeding, een
kerstpakket of een kopje koffie. Alles is loon. En over loon dient belasting betaald te worden. Tegelijkertijd heb je als
werknemer sommige zaken van je werkgever gewoon nodig om je werk uit te kunnen voeren. Denk aan gereedschap,
een werkplek, een laptop, (beschermende) kleding en ook die kop koffie. Het is vreemd om over al deze zaken be­­
lasting te moeten betalen. De fiscus vindt dit ook en komt daarom met de werkkostenregeling. Voor de werkgever is
het dan toch mogelijk om onbelast geld aan de werknemer over te maken.
Binnen de werkkostenregeling kunnen werkgevers maximaal 1,2% van het totale fiscale loon 11(de ‘vrije ruimte’)
besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor hun werknemers. Daarnaast kunt werkgevers
bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Dit zijn de zogenoemde ‘gerichte vrijstellingen’. Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Om te voorkomen dat de waarde van bepaalde
voorzieningen die de werkgever op de werkplek ter beschikking stelt (zoals een desktop en een vaste telefoon) in de
vrije ruimte vallen, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze ‘nihilwaarderingen’ gaan dus ook niet ten
koste van de vrije ruimte. De nihilwaarderingen gelden alleen voor loon in natura, niet voor vergoedingen in geld.
Laten we eens deze ingewikkelde termen wat nader onder de loep nemen:
GERICHTE VRIJSTELLINGEN
Werkgevers mogen bepaalde zaken onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. De zogenaamde
‘gerichte vrijstellingen’. Gerichte vrijstellingen gaan - zoals hiervoor al uitgelegd - niet ten koste van de vrije ruimte.
Het totale fiscale loon bestaat uit alle beloningsbestanddelen waarover op enige manier loonbelasting wordt ingehouden of wordt
afgedragen. Dit is de totale loonsom per jaar, inclusief toeslagen, tantièmes, winstuitkeringen, bonussen, aanspraak op vakantiebonnen etc.
Betaalde premies zoals de pensioenpremie en de premie voor de levensloop worden niet meegenomen.
1
6
Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van:
• Vervoer. Bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer. Maar ook vergoe­
dingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer).
• Gereedschap en digitale hulpmiddelen zoals laptops, tablets en mobiele telefoon (inclusief abonnement) waar
zakelijk en privégebruik door elkaar lopen.
• Tijdelijk verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen en maaltijden tijdens dienst­
reizen.
Cursussen, congressen, vakliteratuur en andere vergoedingen voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en
vaardigheden die nodig zijn voor het werk
Kijk voor alle gerichte vrijstellingen op www.belastingdienst.nl/wkr
NIHILWAARDERINGEN
Een aantal voorzieningen en verstrekkingen zijn op nihil gewaardeerd. Dat wil zeggen dat de werkgever niet de prijs
hoeft te rekenen die hij er zelf voor betaald heeft, maar waarvoor de prijs op 0,00 euro wordt gesteld. Deze ‘nihilwaarderingen’ gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Het betreft zaken die de werkgever aan de werknemer ter
beschikking stelt en die de werknemer nodig heeft om zijn werk te kunnen doen. Bijvoorbeeld:
• ter beschikking gestelde voorzieningen op de werkplek, zoals vaste computer en een vaste telefoon, kopieer­
apparaat en internet en ook bedrijfsfitness
• arbovoorzieningen op de werkplek zoals persoonlijke beschermmiddelen
• consumpties op de werkplek (die geen deel uitmaken van een maaltijd) zoals koffie en thee
• ter beschikking gestelde werkkleding (zoals een laboratoriumjas)
• het rentevoordeel van de personeelslening als een werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets/scooter koopt
• ter beschikking gesteld ov-abonnement en voordeelurenkaart als de werknemer deze kaart ook voor het werk
gebruikt
Kijk voor alle nihilwaarderingen op www.belastingdienst.nl/wkr
NOODZAKELIJKHEIDSCRITERIUM
Soms verstrekken werkgevers goederen aan hun werknemers zodat zij hun werk kunnen doen (denk aan gereedschap en communicatiemiddelen). De voorziening is dus noodzakelijk voor het werk. Als een werknemer hier ook
privé voordeel van heeft (denk bijvoorbeeld aan een telefoon van de zaak waarmee ook privé gebeld wordt) is dit
een vorm van loon. Daarover dient in principe loonbelasting betaald te worden. De fiscus geeft nu aan dat goederen
die vallen onder het ‘noodzakelijkheidscriterium’ onbelast kunnen worden verstrekt aan werknemers. Het gaat hier
om gereedschappen, computers, laptops, telefoons en tablets.
DE VRIJE RUIMTE
Nogmaals… de hoofdregel in de Werkkostenregeling is dat de werkgever tot een bepaald bedrag vergoedingen en
verstrekkingen mag geven. Zodra hij meer geeft, moet hij belasting betalen. De grens is vastgesteld op 1,2% van de
fiscale loonsom. Om te zien of die grens bereikt is, moeten alle vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever
zijn werknemers geeft bij elkaar opgeteld worden. Daarbij wordt de prijs aangehouden die de werkgever zelf ook
betaalt (de prijs op de factuur). Bij deze optelsom moet er rekening worden gehouden met de gerichte vrijstellingen,
nihilwaarderingen en het noodzakelijkheidscriterium. Alle overige zaken kunnen onder de ‘vrije ruimte’ in de werkkostenregeling vallen. Dat is 1,2% van de fiscale loonsom (ook wel ‘forfaitaire ruimte’ genoemd).
Voor bepaalde voorzieningen op de werkplek gelden normbedragen waarmee gerekend kan worden voor de vrije
ruimte: maaltijden in de bedrijfskantine, kinderopvang en huisvesting op de werkplek.
Van andere zaken dient de gehele waarde (op de factuur) te worden meegenomen in de werkkostenregeling. Dit zijn
onder andere:
• Vergoeding voor internet thuis
• Aanschaf van de fiets
• Vakbondscontributie
• Kerstpakket
7
EINDHEFFING
Het is mogelijk dat de bovengenoemde zaken gezamenlijk een groter bedrag vormen dan de vrije ruimte van 1,2%
van het fiscale loon. In dat geval is de vrijstelling van 1,2% niet voldoende. Over het verschil tussen het gezamenlijke
bedrag wat is aangewezen voor de eindheffing en de vrijstelling van 1,2% dient de werkgever 80% belasting te
betalen (de zgn eindheffing). De werkgever mag deze belasting wettelijk niet ten laste brengen aan werknemers. In
veel gevallen zal de werkgever vergoedingen en verstrekkingen gaan schrappen of overhevelen naar een andere
categorie (bv het brutoloon). Welke weg de werkgever zal bewandelen, hangt oa af van de cao en de bedrijfsregelingen. Dat de werkgever met de OR om tafel moet gaan zitten is echter duidelijk!
VOORBEELD
In timmerfabriek TeWe werken 300 mensen. De loonsom bedraagt 8.975.000,- euro. De forfaitaire ruimte van
deze timmerfabriek is 107.700,- euro (8.975.000 maal 1,2%).
De werkgever heeft in een bepaald jaar 40.000,- euro besteed aan een personeelsreisje. Een aantal werk­
nemers laat de vakbondscontributie via de werkgever lopen (20.000, - euro). En aan reiskosten boven de 0,19
euro p/km betaalt hij 30.000,- euro. Het forfait is daarmee nog niet opgesoupeerd (40K + 20K + 30K=90K). Er is
nog fiscale vrije ruimte van 17.700,- euro (107.700 minus 90.000).
De p&O-medewerkers krijgen een nieuwe computer op hun werkplek. Op de fabrieksvloer dragen veel werk­
nemers een nieuwe overall met het bedrijfslogo erop en de werkgever verstrekt ze ook nieuwe gehoor­
beschermers. Al deze verstrekkingen vallen onder het forfait, maar tellen voor 0,00 euro mee. De fiscale ruimte
is nog steeds 17.700,- euro.
Aan opleidingen betaalt de werkgever een bedrag van 40.000, - euro aan. Aan reiskosten met eigen vervoer tot
aan 0,19 euro betaalt hij een bedrag van 200.000,- euro. Deze bedragen tellen niet mee voor het forfait.
De fiscale ruimte is nog steeds 17.700,- euro.
De werkgever betaalt de personeelsvereniging 10.000,- euro. Tegen het einde van het jaar geeft hij elke werknemer een kerstpakket (totaal 7.000,- ). En omdat het bedrijf 60 jaar bestaat geeft hij voor werknemers en
klanten een eindejaarsfeest à 25.000,-. Daarmee gaat het bedrijf (met 24.300 euro) over de forfaitaire ruimte
heen. Over dit bedrag betaalt de werkgever 80% belasting.
GEBRUIKELIJKHEIDSTOETS
Om misbruik van de vrije ruimte in de werkkostenregeling te voorkomen is er een ‘gebruikelijkheidstoets’. Een werkgever zou bijvoorbeeld de gehele vrije ruimte aan één persoon kunnen toekennen. Of vergoedingen kunnen geven
die sterk afwijken van wat in de branche gebruikelijk is. Met de gebruikelijkheidstoets wordt dit voorkomen. De vergoedingen en verstrekkingen mogen niet veel hoger zijn dan in overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is.
Oftewel… je mag je ene werknemer niet een kerstpakket geven ter waarde van €500 terwijl de rest een kerstpakket
van €25 ontvangt.
CAFETARIAMODEL
Ook in de werkkostenregeling is het ‘cafetariamodel’ mogelijk. Dat houdt in dat je een pakket aan vergoedingen naar
eigen keus kunt samenstellen. In de werkkostenregeling kunnen vergoedingen voor diverse zaken uitgeruild worden
tegen loonbestanddelen. Denk bijvoorbeeld aan de fiets, vakbondscontributie en reiskosten.
CONCERNREGELING
Per 1 januari 2015 mogen bedrijven de vrije ruimte ook per concern berekenen. Voorwaarde is dat de onderdelen van
het concern vrijwel volledig in eigendom moeten zijn (95%). De concernregeling kan voordelen hebben, omdat het
ene onderdeel meer vrije ruimte nodig heeft dan het andere onderdeel. Bijvoorbeeld omdat de gemiddelde loon­
kosten bij het ene onderdeel lager liggen dan bij het andere. De concernregeling kan ook een nadeel met zich
8
meebrengen wanneer de vrije ruimte voor een groot gedeelte naar een ander concernonderdeel wordt geloodst,
waardoor sommige werknemers nauwelijks voordeel hebben.
MAANDVERGOEDINGEN
Sommige bedrijven hebben veel variatie in de maandelijkse vergoedingen. Denk aan installatie- of bouwbedrijven.
Over dit soort regelingen kunnen nog steeds met de Belastingdienst afspraken gemaakt worden. Wel worden er dan
strenge eisen gesteld (bijv 3 maanden alle bonnetjes verzamelen). Het is dan zaak voor de werknemers om conform
alle richtlijnen te werken, omdat anders de regeling beperkt kunnen worden.
9
2. D
E VAKBONDSCONTRIBUTIE IN
DE WERKKOSTENREGELING
In de oude situatie (van vrije vergoedingen en verstrekkingen) had de vakbondscontributie een speciale positie. Een
vergoeding voor de vakbondscontributie behoorde namelijk niet tot het loon. Daardoor kon de FNV makkelijk met de
werkgevers afspreken dat werknemers de vakbondscontributie fiscaal gunstig konden verrekenen met het brutoloon. In veel cao’s hebben wij de afspraak dat werknemers hun brutoloon verlagen met het bedrag van de vakbondscontributie, waarvoor de werkgever in ruil een kostenvergoeding verstrekt ter grootte van de vakbondscontributie.
In de nieuwe situatie kan door de introductie van de werkkostenregeling een wijziging van de formulering voor zo’n
afspraak nodig zijn.
• De cao-afspraak bepaalt dat de werkgever het bedrag dat de werknemer betaalt aan vakbondscontributie aanwijst
als eindheffing. En dit wordt onder het algemeen forfait geplaatst.
• Onze leden moeten een verzoek indienen bij hun werkgever dat het bedrag dat zij betalen aan vakbonds­
contributie wordt aangewezen als eindheffing.
Als dit gebeurt hoeft de werknemer over het bedrag ter grootte van de vakbondscontributie geen belasting te be­­
talen. Hij/zij blijft daardoor het voordeel behouden. Bijkomend voordeel is dat het SV-loon niet daalt, zoals voorheen
wel het geval was bij de vrije vergoedingen en verstrekkingen. Daardoor is een eventuele uitkering in deze situatie
hoger dan vroeger.
Het is aan de werkgever of hij dit bedrag ook in de vrije ruimte van de Werkkostenregeling kwijt kan. Als hem dat niet
lukt, is de werkgever hiervoor verantwoordelijk en dient hij een eindheffing van 80% over dit bedrag te betalen.
Het blijft ook mogelijk dat vakbondsleden een vergoeding bovenop hun loon ontvangen. De werkgever kan deze
vergoeding aanwijzen als eindheffing zodat de werknemer er geen belasting over hoeft te betalen.
Behalve in cao´s kan de ´fiscaal vriendelijke behandeling van de vakbondscontributie´ ook anders zijn vastgelegd,
bijvoorbeeld in een brief of publicatie van de directie. Dat heeft ook juridische kracht, al hangt dat samen met de
formulering. Soms wil de directie het algemeen forfait voor andere doeleinden gebruiken, waardoor zo´n eerdere
toezegging geschrapt wordt. Veelal kunnen werknemers dan wel een beroep doen op die eerdere toezegging.
TIP!
Als in uw onderneming de fiscaal vriendelijke behandeling van de vakbondscontributie nog niet is geregeld en
er wel behoefte daartoe is, kunt u contact opnemen met de verantwoordelijk vakbondsbestuurder. Bel het
Contact Center van de FNV voor meer informatie 088 3680 368 ( ma t/m vrij 8.30 - 17.30 uur.)
10
3. JURIDISCHE POSITIES ROND DE
WERKKOSTENREGELING
De overgang van de oude regelingen naar de nieuwe werkkostenregeling kan lastig zijn. Hierbij een lijstje van aandachtspunten:
• Cao: Vergoedingen en verstrekkingen die vastgelegd zijn in een cao moet de werkgever handhaven. Als de werknemer op grond van de cao ergens recht op heeft, kan de werkgever dit niet weigeren. Ook niet als de OR (per
abuis) daar toestemming voor geeft. Dit zal natuurlijk beslag leggen op een deel van het 1,2% budget. In veel cao’s
staat bijvoorbeeld een afspraak over de fiscaal vriendelijke behandeling van de vakbondscontributie.
• Individuele arbeidsovereenkomst: Naast de bepalingen uit de cao is het van groot belang te kijken wat de
werknemer met de werkgever bij de indiensttreding (of gedurende het dienstverband) heeft afgesproken.
Uitgangspunt is dat de werkgever de arbeidsvoorwaarden in een arbeidsovereenkomst niet zonder enige reden
mag wijzigen (eenzijdig wijzigen mag slechts in bepaalde omstandigheden). Of een eenzijdige wijziging is toe­
gestaan, is afhankelijk van verschillende omstandigheden, die in de beoordeling worden meegenomen. Van belang
kunnen de volgende zaken zijn: is er een ‘eenzijdig wijzigingsbeding opgenomen in de arbeidsovereenkomst?
Heeft de OR instemming verleend? Wat is het belang van de werkgever? Wat is het belang van de werknemer?
Is er veranderde wetgeving?
• Bedrijfsregeling: Het komt regelmatig voor dat een bedrijf - naast de cao - een bedrijfsregeling (Personeel
Handboek) kent, waarin arbeidsvoorwaardenregelingen nader zijn uitgewerkt. In de individuele arbeidsovereenkomst staat dan veelal dat de bedrijfsregeling van toepassing is. Wanneer de werknemer dan zijn arbeidsovereenkomst accepteert, tekent hij ook voor de bedrijfsregeling. Normaal gesproken is in deze bedrijfsregeling ook op­­
genomen op welke wijze deze bedrijfsregeling gewijzigd kan worden. Niet elke wijziging hoeft klakkeloos
geaccepteerd te worden. Worden de arbeidsvoorwaarden gewijzigd omdat de bedrijfsregeling gewijzigd worden, is
het verstandig de FNV te vragen of u die wijziging moet accepteren (zie tip).
TIP
Wijziging van de arbeidsovereenkomst mag wel, als de werkgever en werknemer beide akkoord gaan.
Werkgevers hebben er soms een handje van om - als de wetgeving verandert – te zeggen ‘dat iets niet meer
mag van de minister’. Werknemers en OR’en zijn dan vaak geneigd om met de wijziging akkoord te gaan. Dat is
onterecht! Veelal gaat het om keuzes maken en wie de rekening betaalt. De OR moet daar alert op zijn!
Bel voor meer informatie de OR-Wijzer van de FNV (Telefoon: 0900 6794593 ma t/m vrij, van 13.00 tot 17.00
uur, lokaal tarief).Twijfelt u of uw werkgever de individuele arbeidsovereenkomst of de bedrijfsregeling mag
wijzigen? Bel het Contact Center van de FNV voor meer informatie 088 3680 368 (ma t/m vrij 8.30 - 17.30
uur.)
• Informatierecht or: de OR heeft recht op alle informatie die hij nodig heeft om zijn werk te kunnen doen. Zo kan
het zijn dat de or inzicht nodig heeft in de toedeling van de regelingen en hun kostenbeslag in relatie met de
ruimte van 1,2% van de loonsom. (zie ook Bijlage 1). Dat informatierecht is doorgaans te claimen voor de or. De OR
kan de gewenste informatie ook opvragen omdat ze een initiatief overweegt.
• Recht op initiatief: De OR heeft het recht van initiatief. Dat wil zeggen dat ze de directie ongevraagd en op eigen
beweging adviezen mogen geven. Op het gebied van de werkkostenregeling kan de OR dus voorstellen om de vergoedingen en verstrekking op een bepaalde manier vorm te geven.
• Instemmingsrecht: De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) geeft geen bevoegdheden op vergoedingen en verstrekkingen. Wijziging van de onkostenregeling is op zich dus niet instemmingsplichtig. Behalve wanneer:
–– de cao dat recht aan de or toekent bij een bepaalde regeling. Als de directie instemmingrecht voor die regeling
of voor het hele regelingenboek aan de or heeft toegekend.
–– Als de directie zelf instemming (schriftelijk!) aan de or vraagt. Let op: de directie kan hier niet op terugkomen
wanneer bijvoorbeeld de reactie van de or hen niet bevalt.
11
–– Als de or bij een eerdere wijziging van het regelingenboek wel instemming is gevraagd. Dat levert de or een
sterke claim op ( maar helaas geen 100% zekerheid!)
• Recht op overleg: De OR heeft het recht om over alle zaken die de onderneming aangaan, met de directie te
overleggen. ‘Overleggen’ wil in dit verband zeggen dat de partijen de plicht hebben om in redelijkheid en met uitwisseling van argumenten met elkaar te spreken. De directie is echter niet verplicht het OR-standpunt over te
nemen. Natuurlijk kan de or altijd zelf de werkkostenregeling in de overlegvergadering aan de orde stellen en de
werkgever vragen hoe men het wil aanpakken en wanneer de OR hierover geïnformeerd wordt.
POSITIE OR EN VAKBOND
Het is mogelijk dat de OR en de directie er samen niet uitkomen. Bijvoorbeeld wanneer de directie een voorstel doet
een regeling te verslechteren. In dat geval is het verstandig dat de OR geen instemming geeft, of zelfs nadrukkelijk
weigert. Want anders moeten de individuele werknemers zelf de hete kolen uit het vuur halen bij de directie. En als
individuele werknemer zit je nu eenmaal niet in een gelijkwaardige positie ten opzichte van de directie. De vakbond
kan dan namens de vakbondsleden het voortouw nemen en hun belangen collectief behartigen. De OR kan mogelijk
contact zoeken met de vakbondsbestuurder om dit in gang te zetten.
12
4. OR STAPPENPLAN
STEL CRITERIA SAMEN
De werkkostenregeling is een lastige puzzel voor de OR. Er gelden veel (ingewikkelde) regels. Bij de toepassing van
de werkkostenregeling is een eerlijke en transparante toepassing erg belangrijk. Voor de OR is het zinvol om eigen
criteria op te stellen waaraan de nieuwe regelingen in de werkkostenregeling moet voldoen.
• Cao-afspraken hebben voorrang.
• Werknemers mogen er netto niet op achteruit gaan.
• de beschikbare forfaitaire ruimte moet evenwichtig onder de werknemers worden verdeeld.
• Een mogelijke eindheffing van 80% mag niet op werknemers worden afgewenteld.
• De bestaande faciliteiten dienen zoveel mogelijk behouden te blijven, tegen gelijke condities.
• Er worden geen inhoudelijke afspraken gemaakt voordat helder is wat het bedrijf in voorgaande jaren belastingvrij heeft vergoed en verstrekt in relatie tot het beoogde forfait (zie bijlage 1).
• Bedenk en inventariseer (bijv door een achterbanraadpleging) welke criteria voor het bedrijf en het personeel van
belang zijn (bijv reiskosten- of gereedschapsvergoeding). De FNV wil de mogelijkheid behouden dat werknemers
een gedeelte van hun vakbondscontributie via de fiscus terug krijgen.
ONDERZOEK FISCALE MOGELIJKHEDEN
Het is slim om allereerst uit te zoeken wat de loonsom in het bedrijf is. En of die 1,2% fiscale ruimte al volledig wordt
benut met onkostenvergoedingen die onder het nieuwe regiem van de Werkkostenregeling vallen. Welke ver­
goedingen passen binnen de ‘forfaitaire ruimte’? Welke verstrekkingen vallen onder de nihilwaarderingen? Zijn er
gerichte vrijstellingen binnen jullie bedrijf? Etc…
OVERLEG MET DE DIRECTIE
Leg bij de directie tijdig de wens op tafel dat de or wil meepraten over de nieuwe Werkkostenregeling. Vraag de
directie om informatie, wanneer zijn met voorstellen komen en op welk termijn een evt. instemmingsaanvraag
verwacht kan worden (zie ook bijlage 1). Natuurlijk moet je wel genoeg tijd inruimen om voorstellen en ideeën te
beoordelen en tot goede standpunten te komen.
STEL EEN WERKGROEP SAMEN
De nieuwe regeling is dermate ingewikkeld dat het goed is er met een groepje ‘specialisten’ aan te werken. Stel
daarom een werkgroep of (tijdelijke) commissie in die het huiswerk doet voor de or. Betrek er zo nodig ook werk­
nemers van buiten de OR bij. En als het ingewikkeld wordt, schakel een deskundige in. De OR heeft het recht om een
extern deskundige te raadplegen (art 16 WOR), bijvoorbeeld een fiscalist of een andere specialist op het gebied van
de Werkkostenregeling.
ZOEK CONTACT MET DE ACHTERBAN
Wijziging in de onkostenvergoedingen kunnen bestaande rechten van werknemers aantasten en mensen daardoor
behoorlijk raken. Zorgvuldig overleg met de collega’s is dus een absolute voorwaarde. Als dat de or niet lukt, geef
dan geen instemming! Want daarmee blijft de individuele juridische positie overeind.
• In welke fase is raadpleging van de collega’s verstandig? Veel hangt af van de eigen overlegcultuur.
• Inventarisatie van ervaringen en wensen van de collega’s is sowieso goed. Daarbij is het wel verstandig om voorlichting te geven aan collega’s. Onder andere hoe je met ‘oude rechten’ wilt omgaan. Of wat de extra wensen zijn
als er sprake is van onderbenutting van de vrije ruimte (1,2%). Het is slim om tegelijk te vragen wie wil meedenken
over dit onderwerp. Zo verbreed je het or-werk en betrek je critici erbij.
• Als de directie (of de OR) met een voorstel komt, is de mening van de collega’s gewenst. In de eerste plaats om te
horen of er ergens pijnpunten zitten, maar ook om draagvlak voor de or-positie te verkrijgen.
• Als de or er met de directie niet uitkomt, kun je beter geen instemming geven (zoals al eerder aangegeven).
Dat moeten de collega’s dan wel weten. Informeer ze over het OR-standpunt en wijs ze op het feit dat zij wel hun
individuele rechten kunnen claimen wanneer hun oude rechten worden aangetast.
13
STEM AF MET DE VAKBOND
Soms bevat de cao een onkostenregeling die onder het nieuwe regiem van de werkkostenregeling valt. Dat kan tot
nieuw overleg aan de cao-tafel leiden. De directie heeft natuurlijk niet de vrijheid die cao-afspraak (eenzijdig) aan te
tasten. De directie kan wel met de vakbondsbestuurder in overleg treden over de werkkostenregeling.
Maar ook in gevallen dat er geen cao is, is het verstandig dat er tussen or en vakbondsbestuurder afstemming
plaatsvindt. Bijvoorbeeld wanneer de directie eenzijdig wijzigingen oplegt (zonder de OR te betrekken) die nadelig
uitpakken voor (een groep) werknemers. Dan is de individuele positie van de werknemer het juridische uitgangspunt.
De vakbondsbestuurder kan de individuele belangen dan gezamenlijk gaan behartigen.
5. INFORMATIE, ADVIES EN
ONDERSTEUNING
De werkkostenregeling is voor veel OR ’en een lastig onderwerp, dat bovendien de werknemers behoorlijk kan raken.
Het is daarom verstandig om hulp te zoeken wanneer iets onduidelijk is.
• Vragen over de belastingtechnische kant kunt u bij de Belastingtelefoon stellen (Tel 0800 0543, bereikbaar van
ma t/m do van 8.00 tot 20.00 uur en op vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur) of kijk op www.belastingsdienst.nl/wkr
• Met vragen over de inhoud, de positie van de individuele werknemer of de OR-aanpak kunt u terecht bij de OR
Wijzer: [email protected] . Zij kunnen uw vragen beantwoorden of u helpen zoeken naar meer uitgebreide ondersteuning.
Wilt u van alle ontwikkelingen op de hoogte blijven?
Meld u aan voor de OR Nieuwsbrief via www.fnv.nl/ornieuwsbrief
14
BIJLAGEN
BIJLAGE 1: VOORBEELDBRIEF ONDERNEMINGSRAAD
Aan de directie
Betreft: Werkkostenregeling
Geachte directie,
Vanaf 1 januari 2015 moet elke onderneming de Werkkostenregeling hanteren. De ondernemingsraad wil graag
onderzoeken of de Werkkostenregeling ruimte biedt in de toepassing cq. naleving van arbeidsvoorwaarden binnen
onze onderneming. Vanuit dat onderzoek wil de ondernemingsraad wellicht zijn initiatiefrecht gebruiken. Vanuit die
taakstelling heeft de ondernemingsraden een aantal inventariserende vragen aan u:
• Welke stappen heeft u inmiddels ondernomen t.a.v. de (invoering van de) Werkkostenregeling?
• Wat zijn de huidige onkostenregelingen waarbij gebruik gemaakt wordt van fiscale vrijstellingen?
• Wie maken gebruik van de regelingen? (vermelden op basis van functiegroepen)
• Wat is de huidige kostenbeslag op jaarbasis van de huidige regelingen?
• Welke onkostenregelingen zullen onder het algemeen forfait (werkkostenregeling) gaan vallen?
• Welke regelingen kunnen buiten het forfait worden gelaten wat betreft de zogenaamde gerichte vrijstellingen,
intermediaire kosten, nihilwaarderingen en overige regelingen?
• Hoe groot is het forfait (= 1,2% van de fiscale loonsom) in euro’s over kalenderjaar?
(zelf invullen)
• Wat zijn de kosten van de onkostenregelingen die naar verwachting onder het forfait gaan vallen?
• Hoe pakt de werkkostenregeling financieel uit?
Graag verneemt de ondernemingsraad binnen redelijke termijn (uiterlijk 4 weken) uw antwoorden.
In afwachting van uw reactie,
Met vriendelijke groet,
De Ondernemingsraad
(naam invullen),
voorzitter/secretaris OR
De WORD-versie van deze brief kunt u downloaden op www.fnv.nl
15
BIJLAGE 2: VOORBEELDBRIEF ONDERNEMINGSRAAD ‘GARANTIESTELLING’
Aan de directie
Betreft: Invoering Werkkostenregeling
Geachte directie,
Vanaf 1 januari 2015 moet elke onderneming de Werkkostenregeling(WKR) gaan hanteren. Graag vernemen wij van
u welke stappen u daarin heeft of gaat ondernemen. En wanneer u voornemens bent daarover met de onder­
nemingsraad te overleggen.
In elk geval verzoeken wij u te garanderen dat de individuele werknemers geen nadelige gevolgen zullen onder­
vinden van de Werkkostenregeling(WKR) bij onze onderneming.
In afwachting van uw reactie,
Met vriendelijke groet,
De Ondernemingsraad
(naam invullen)
voorzitter/secretaris OR
16
BIJLAGE 3: OVERZICHT VERGOEDINGEN EN VERSTREKKINGEN2*
GERICHTE VRIJSTELLINGEN
Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer
Producten van het eigen bedrijf
In omvang beperkt per werknemer
Bijscholing, cursussen, congressen, training, vak­
literatuur en contributie wettelijk verplichte beroeps­
vereniging
Extraterritoriale kosten
Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden,
dienstreizen, en dergelijke
Outplacement
Reiskostenvergoedingen, declaraties voor reizen met
eigen vervoer van max. €0,19 per kilometer
Losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar
vervoer, OV-kaart mits redelijk
Studiekosten medewerkers
Zakelijk doel – wel breed geformuleerd zoals
employabilitymaatregelen
Ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschappen,
Normbedrag
digitale apparatuur(laptop,tablet) en mobieltjes
Beperkt noodzakelijkheidscriterium van toepassing
Verblijfskostenvergoeding voor tijdelijke werkzaam­
heden elders
Verhuiskosten zakelijk
In omvang beperkt
POSTEN MET EEN NIHILWAARDERING
Arbovoorzieningen en arbowerkplek in de woning van
Ter beschikking gesteld
de werknemer
Bedrijfsfitness, zwembad op de werkplek
Inrichting van de werkplek, niet zijnde in de eigen
woning
Ter beschikking gestelde openbaarvervoerkaart met
mede-zakelijk gebruik
Ter beschikking gestelde uniformen, werkkleding die
uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en (wek)kleding die op het
werk achterblijft alsmede vergoeding en verstrekking
hiervan
Ter beschikking gestelde OV-voordeelurenkaart (mede
zakelijk gebruik)
* E
en compleet overzicht is te vinden op www.belastingdienst.nl onder Zakelijk>>Handboek Loonheffingen 2015>>Thema’s>>
Werkkostenregeling:..
17
POSTEN DIE (DESGEWENST) BINNEN HET FORFAIT VALLEN (NIET LIMITATIEF)
Aan- en verkoopkosten van woningen bij verhuizingen,
niet zijnde een bedrijfsverplaatsing
Achtergestelde vliegvervoerbewijzen door luchtvaartmaatschappij en aanverwante bedrijven
Bedrijfsfitness elders
Contributie personeelsverenigingen
Contributie vakbond
Fiets, elektrische fiets, scooter e.d. (ter beschikking
stelling)
Huisvesting en inwoning op de werkplek
Huisvesting buiten de woonplaats door permanente
werkzaamheden elders
Internet thuis
Kerstpakket en andere kleine geschenken(tot €25)
Kinderopvang op de werkplek
Maaltijden in de kantines
Algemeen forfait met een vaste besparingswaarde
van €3,15 per maaltijd
Niet-verhaalde verkeersboetes
Parkeer-, veer- en tolgelden (niet zijnde auto van de
zaak)
Personeelsfeesten op externe locaties, personeelsreizen en dergelijke. Bij een feest op de werkplek zijn de
consumpties onbelast (nihilwaardering)
Persoonlijke verzorging
Reiskostenvergoedingen, declaraties voor reizen met
eigen vervoer van meer dan €0,19 per kilometer
Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen
(niet zijnde de hypothecaire lening of voor een fiets)
Representatiekosten en relatiegeschenken(aan medewerkers) ten behoeve van interne relaties
Schade wegens diefstal tijdens vervulling van de
dienstbetrekking
Schade door overstromingen, aardbevingen en dergelijke, die niet pleegt te worden verzekerd
Voeding, verlichting en of verwarming in verband met
onregelmatige diensten of continudiensten
Werkkleding overig (niet nihilwaardering)
Werkruimte bij de werknemer thuis
OVERIGE POSTEN
Dienstwoning
Individuele heffing bij werknemer. Waarde maximaal
18% jaarloon
Personenauto en bestelauto
Bestaande wettelijke regeling
Rentevoordeel hypothecaire leningen
Vrijgesteld (want anders aftrekbaar in IB)
Representatiekosten en relatiegeschenken ten
Intermediaire kosten
behoeve van externe relaties en klanten
18
COLOFON
Uitgave Stichting FNV Pers
Vormgeving Bataafsche Teeken Maatschappij, Rotterdam
Opmaak Studio FNV
Fotografie Ingimage (cover, p. 5), Liesbeth Dinnissen Fotografie (p. 4, p.9), Martin de Bouter (p. 12, p. 14)
Order 15414 | 58053
fnv.nl