Groeien bij de gemeente met de A+O Ontwikkelscan Hoe kan de Ontwikkelscan bijdragen aan groei van medewerkers en gemeente? Een leidraad voor P&O Herziene versie februari 2012 Inleiding Het ontwikkelen van medewerkers is en blijft een belangrijk aandachtspunt voor gemeenten in Nederland. Het A+O fonds Gemeenten biedt met de Ontwikkelscan alle gemeenteambtenaren een hulpmiddel om zich verder te ontwikkelen en meer greep te krijgen op hun loopbaan. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor hun loopbaan, en met behulp van de Ontwikkelscan en de ontwikkelaanpak daaromheen, worden zij gestimuleerd in actie te komen. Deze brochure is bedoeld als een leidraad voor P&O-adviseurs of andere medewerkers van de gemeente, die het gebruik van de A+O Ontwikkelscan binnen de gemeente willen stimuleren. In deze brochure wordt beschreven wat de Ontwikkelscan is, wat ervoor nodig is om de Ontwikkelscan in de organisatie te introduceren, en op welke manier de gemeente medewerkers kan informeren over de scan. Dit alles om de A+O Ontwikkelscan optimaal te benutten en de medewerkers te laten groeien. 2 De A+O Ontwikkelscan II Wat is de Ontwikkelscan? De A+O Ontwikkelscan is een internettool bestaande uit een aantal vragenlijsten waarmee de medewerker inzicht krijgt in zijn persoonlijke eigenschappen en motieven. De rapportage geeft tevens zicht op iemands sterke- en ontwikkelpunten en kan als waardevolle input gebruikt worden in gesprekken tussen de medewerker en de direct leidinggevende of een P&O’er. Op deze manier krijgt de medewerker antwoord op vragen als: Wie ben ik? Wat wil ik? Wat kan ik? En welke stappen ga ik zetten om te groeien binnen of buiten mijn huidige functie? II Voor wie is de Ontwikkelscan? De Ontwikkelscan is een instrument voor zowel de medewerker zelf als voor diegenen die zich binnen de gemeente bezighouden met de ontwikkeling van medewerkers: -De Ontwikkelscan stimuleert medewerkers het initiatief te nemen om na te denken over hun ontwikkeling en daar actief mee aan de slag te gaan. -De Ontwikkelscan ondersteunt P&O-, HR- of loopbaanadviseurs in het vormgeven van HR-beleid rondom de ontwikkeling van medewerkers. -De Ontwikkelscan dient als hulpmiddel voor leidinggevenden om efficiënt en gericht met de medewerker in gesprek te gaan over ontwikkeling. A+O ontwikkelscan Een leidraad voor P&O II Hoe gaat het in zijn werk? Het invullen van de Ontwikkelscan duurt ongeveer 1 uur en dient bij voorkeur plaats te vinden in een rustige, stille ruimte, waar de medewerker een computer met een internetverbinding tot zijn beschikking heeft. De medewerker kan zich via de website van het A+O fonds Gemeenten, www.aeno.nl/programmas/ontwikkeling-en-mobiliteit/ ontwikkelscan/aanmelden-ontwikkelscan/ (QR-code pagina 11), aanmelden voor het maken van de Ontwikkelscan. Vervolgens ontvangt de medewerker een e-mail met een unieke inlognaam en een wachtwoord, die toegang geven tot een speciale website waar de Ontwikkelscan kan worden ingevuld. Hiermee is de privacy gewaarborgd. Indien medewerkers tegen technische problemen aanlopen tijdens het inloggen op de website en/of het doorlopen van de Ontwikkelscan, kan er contact opgenomen worden met de helpdesk van LTP. De helpdesk is op werkdagen van 08.30 tot 17.30 uur te bereiken via telefoonnummer: (020) 30 50 438. 3 II De rapportage In de rapportage worden de resultaten overzichtelijk weergegeven. Naast de persoonlijke eigenschappen en motieven, wordt er ook gerapporteerd op kwaliteiten die voor de functiegroep van de medewerker relevant zijn. De medewerker kan de rapportage gebruiken om samen met de direct leidinggevende een ontwikkelplan op te stellen. Overzicht van kwaliteiten per functiegroep Advies/beleid Baliewerk Buitendienst Handhaven Klantgerichtheid u u u u u u Samenwerken u u u u u u Inlevingsvermogen u u u u Flexibiliteit u u u u Resultaatgerichtheid u u u u Initiatief u u u u Standvastigheid Bestuurssensitiviteit u u u Ondersteunend Leidinggeven u u u u u Aansturen u Coachen u II Medewerker is eigenaar De gemeente heeft geen toegang tot de resultaten van de Ontwikkelscan. Zodra de medewerker de scan heeft ingevuld, kan via een link op de website het persoonlijke rapport gedownload worden. De medewerker is eigenaar van de gegevens en is op geen enkele wijze verplicht de resultaten van de scan (aan anderen) vrij te geven, en beslist zelf of de uitkomsten van de Ontwikkelscan met de direct leidinggevende worden besproken. 4 De introductie in acht vragen De Ontwikkelscan is voor alle medewerkers van gemeenten in Nederland vrij toegankelijk. De scan biedt een uitgelezen kans voor P&O om ontwikkeling en groei binnen de gemeente een serieuze plek te geven. Hieronder wordt in acht vragen beschreven hoe de introductie van de scan kan worden gerealiseerd. Vraag 1: Wie gaan binnen de gemeente de introductie van de Ontwikkelscan op zich nemen? Wordt er een projectgroep geformeerd? Om het proces rond de introductie en het gebruik van de scan soepel te laten verlopen, is het handig een projectgroep te formeren. De projectgroep bepaalt aan de hand van de vragen die hier staan beschreven hoe de Ontwikkelscan binnen de gemeente gebruikt gaat worden en stelt medewerkers hiervan op de hoogte. Een medewerker van de afdeling P&O zal in ieder geval deel uit moeten maken van deze projectgroep. Deze P&O’er kan als aanspreekpunt dienen voor zowel medewerkers als leidinggevenden, ook na de implementatiefase. Vraag 2: Bij wie wil de gemeente de A+O Ontwikkelscan introduceren? De Ontwikkelscan kan meteen bij alle medewerkers worden geïntroduceerd. De gemeente kan er ook voor kiezen de scan eerst bij een bepaald onderdeel van de gemeente onder de aandacht te brengen. Op die manier kan ervaring worden opgedaan met het instrument, kan kennis worden gedeeld en kunnen eventuele procedurele aanpassingen worden Vraag 3: Wordt de Ontwikkelscan (optioneel) een onderdeel van de reguliere gesprekscyclus van de gemeente? De Ontwikkelscan kan op verschillende momenten worden ingezet (Figuur 1). Het is natuurlijk mogelijk de medewerkers helemaal vrij te laten in het gebruik van de Ontwikkelscan. De medewerker beslist dan zelf of hij daadwerkelijk in actie komt en met de eigen ontwikkeling aan de slag wil gaan. De gemeente kan er ook voor kiezen dit proces meer te reguleren en de medewerkers actief te stimuleren de Ontwikkelscan in te vullen. Dit zou op verschillende momenten in de functionerings- en beoordelingscyclus kunnen. Het meest passend is om de Ontwikkelscan als input voor het jaarlijkse of tweejaarlijkse POP-gesprek te gebruiken. Het is ook mogelijk de Ontwikkelscan als input voor een plannings- of voortgangsgesprek te gebruiken. Wanneer de gemeente de Ontwikkelscan op die manier gaat inzetten, zal ‘met je ontwikkeling bezig zijn’ minder vrijblijvend zijn en meer effect hebben voor zowel de medewerker als de gemeente. 5 A+O ontwikkelscan Een leidraad voor P&O doorgevoerd. Figuur 1: Schematische weergave van de plannings- en beoordelingscyclus en de plaats van de Ontwikkelscan Missie, visie en strategie < Afdelingsdoelen Doelen per functie < Competenties < Resultaten Vooruitkijken < Resultaten Competenties <--> Terugkijken A+O Ontwikkelscan < Beoordelings- Plannings- gesprek gesprek A+O Ontwikkelscan Coaching Coaching A+O Ontwikkelscan POP-gesprek A+O Voortgangs- Ontwikkelscan gesprek Zoals in Figuur 1 is te zien, kan de Ontwikkelscan in alle gesprekken met P&O of de leidinggevende, waarin vooruit wordt gekeken of plannen voor de toekomst worden gemaakt, als input en hulpmiddel dienen. Vraag 4: Welke ruimte en mogelijkheden hebben medewerkers om zich te ontwikkelen? Voordat binnen een gemeente de Ontwikkelscan als instrument wordt ingezet, is het belangrijk te bepalen in welk kader de gemeente ontwikkeling plaatst. Wat is het opleidingsbeleid en wat zijn de opleidingsmogelijkheden/ontwikkelmogelijkheden en de bijbehorende budgetten? Wanneer deze vragen zijn beantwoord kunnen er duidelijke kaders voor ontwikkelmogelijkheden worden gegeven, voor zowel de leidinggevenden als de medewerkers. 6 Vraag 5: Hoe wordt de ontwikkeling van de gemeente aan de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers gekoppeld? Het ontwikkelen van medewerkers heeft met name meerwaarde voor de gemeente wanneer het gekoppeld wordt aan de organisatieontwikkeling (Figuur 2). Deze vraag heeft betrekking op strategische personeelsplanning. Het doel van strategische personeelsplanning is om zicht te krijgen op de vraag welk personeel de organisatie op de korte en langere termijn nodig heeft, rekening houdend met ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Wanneer de Ontwikkelscan in dat licht wordt bekeken, kunnen de verwachtingen van de medewerkers en de organisatie beter worden afgestemd en wordt duidelijk wat de mogelijkheden voor ontwikkeling zijn. Figuur 2: Schematische weergave van de koppeling van organisatiedoelen aan persoonlijke ontwikkeling, door middel van competentie-ontwikkeling en competentiemanagement < > < > < Persoonlijke ontwikkeling > < > < Organisatie ontwikkeling A+O ontwikkelscan Een leidraad voor P&O < < < Persoonlijke agenda Strategisch beleid Competentie ontwikkeling Vraag 6: Wie zijn er binnen de gemeente beschikbaar voor nagesprekken? Het rendement van de Ontwikkelscan wordt aanzienlijk vergroot wanneer deze met de medewerker wordt nabesproken. Dit nagesprek kan de vorm hebben van een verdieping en toelichting op de scan. In dat geval zou een P&O-adviseur, loopbaanadviseur of direct leidinggevende, die getraind is in het interpreteren van de Ontwikkelscan, het gesprek kunnen voeren. Met behulp van het rapport van de Ontwikkelscan kan de medewerker acties op het gebied van ontwikkeling opstellen. 7 Vraag 7: Voor welke medewerkers is een training nodig? In de training leren P&O-adviseurs en/of leidinggevenden wat de meerwaarde is van de Ontwikkelscan, hoe ze de rapportage kunnen interpreteren en hoe zij nagesprekken met behulp van de rapportage kunnen voeren. Er is een training ontwikkeld waarin de interpretatie van de Ontwikkelscan en het in gesprek gaan met een medewerker aan de hand van de resultaten worden besproken en geoefend. De kosten voor deze training worden door het A+O fonds Gemeenten vergoed. Aan het einde van deze brochure vindt u meer inhoudelijke informatie over de training en wordt aangegeven hoe u een training kunt aanvragen. Vraag 8: Hoe worden de verschillende doelgroepen geïnformeerd? Omdat communicatie een van de belangrijkste onderdelen is van de implementatie van de Ontwikkelscan wordt onder het kopje Communicatietips uitgebreid beschreven welke boodschap gecommuniceerd kan worden aan welke doelgroep en op welke manier. 8 Voorbeeld van hoe de A+O Ontwikkelscan ingezet kan worden Indien de Ontwikkelscan als input voor een Persoonlijk OntwikkelPlan (POP)-gesprek wordt gebruikt, zien de verschillende stappen van het proces er als volgt uit: A B C Medewerker Medewerker maakt Nagesprek informeren A+O met P&O Ontwikkelscan D E Voorbereiding POP-gesprek door medewerker en leidinggevende POP-gesprek medewerker <--> leidinggevende A. Medewerker informeren De medewerker wordt door P&O of door zijn leidinggevende er op geattendeerd dat hij of zij voor het POP-gesprek de Ontwikkelscan kan invullen. B. Ontwikkelscan invullen De medewerker maakt de Ontwikkelscan via internet, thuis of op het werk. De rapportage van de scan kan direct na het invullen van de vragenlijsten worden gedownload. In eerste instantie heeft alleen de medewerker de beschikking over het rapport. De medewerker A+O ontwikkelscan Een leidraad voor P&O kan het rapport vervolgens zelf aan de overige betrokkenen overhandigen. Hij of zij kan er ook voor kiezen het rapport niet beschikbaar te stellen, en het voor zichzelf als input voor het gesprek gebruiken of alleen de belangrijkste punten uit het rapport met zijn of haar leidinggevende bespreken. C. Optioneel: nagesprek met P&O Voordat de medewerker met zijn of haar leidinggevende, aan de hand van de rapportage van de Ontwikkelscan, in gesprek gaat over de eigen ontwikkeling, kan er eventueel eerst nog een nagesprek met P&O plaatsvinden. Dit om vragen van de medewerker over de Ontwikkelscan te beantwoorden en de medewerker te helpen het POP-gesprek met diens leidinggevende voor te bereiden. 9 D. Voorbereiding POP-gesprek door zowel leidinggevende als medewerker Om een POP-gesprek effectief te laten zijn, is een voorbereiding van zowel de leidinggevende als de medewerker raadzaam. Wanneer de medewerker de Ontwikkelscan heeft ingevuld ontvangt deze naast de resultaten van de Ontwikkelscan ook een leeswijzer. Deze leeswijzer helpt de medewerker om aan de hand van de resultaten van de Ontwikkelscan een eerste opzet voor zijn of haar POP te maken. Het is handig wanneer de leidinggevende ruim voor het POP-gesprek de rapportage van de medewerker ontvangt. De leidinggevende kan de rapportage bestuderen en vragen formuleren voor in het gesprek. E. POP-gesprek met leidinggevende In het POP-gesprek wordt met behulp van de rapportage van de Ontwikkelscan inzicht verkregen in iemands persoonlijkheid, drijfveren en kwaliteiten. Het is de bedoeling dat de medewerker gedurende het gesprek zelf conclusies trekt over zijn of haar ontwikkeling, met behulp van diens leidinggevende. Er wordt aan de slag gegaan met de verdere ontwikkeling en het Persoonlijk OntwikkelPlan (POP) wordt concreet ingevuld. De kaders van de ontwikkelingsmogelijkheden worden in dit gesprek geschetst en tot slot worden er concrete ontwikkelafspraken met de leidinggevende gemaakt. Indien gewenst kan een P&O-adviseur aansluiten bij dit gesprek. De medewerker is zelf eigenaar van zijn of haar ontwikkelplan, door het POP-gesprek is de leidinggevende medeverantwoordelijk gemaakt. In een POP-gesprek worden de volgende vragen behandeld: -Wie is de medewerker (‘het zijn’)? Wat wil de medewerker bereiken (‘het willen’) en wat kan hij of zij ontwikkelen (‘het kunnen’)? -Wat wil de organisatie bereiken en hoe kan de organisatie helpen bij de ontwikkeling van de medewerker? In dit gesprek krijgt de leidinggevende samen met de medewerker een beeld van ‘het willen’ en ‘het kunnen’ en worden afspraken gemaakt over de persoonlijke ontwikkeling die in lijn liggen met de plannen van de afdeling/organisatie. 10 Communicatietips Een van de belangrijkste onderdelen bij het invoeren van de Ontwikkelscan is communicatie. Hieronder staat een checklist met communicatietips bedoelt voor de projectgroep die verantwoordelijk is voor de introductie van de Ontwikkelscan. II P&O’ers Wat moeten P&O’ers over de Ontwikkelscan weten? -Hoe de Ontwikkelscan gebruikt kan worden en de mogelijkheden die deze biedt aan medewerkers, leidinggevenden en de gemeente. -De beschikbaarheid van de training ‘Achtergrond en interpretatie van de Ontwikkelscan en het voeren van nagesprekken’, zodat P&O-adviseurs medewerkers en leidinggevenden optimaal kunnen stimuleren tot deelname, uitleg kunnen geven over de scan en nagesprekken met medewerkers kunnen voeren. Op welke manier kunnen P&O’ers worden geïnformeerd? -Organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten voor P&O’ers om het doel en de mogelijkheden van de Ontwikkelscan toe te lichten. -Verwijzen naar de website van het A+O fonds Gemeenten: www.aeno.nl/programmas/ ontwikkeling-en-mobiliteit/ontwikkelscan/aanmelden-ontwikkelscan/ (QR-code pagina 11). - Uitreiken van deze brochure: Groeien bij de gemeente met de A+O Ontwikkelscan. A+O ontwikkelscan Een leidraad voor P&O II Medewerkers Wat moeten medewerkers over de Ontwikkelscan weten? -Op welke manier de gemeente de ontwikkeling van zijn medewerkers ondersteunt. - Dat medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen loopbaan. -De beschikbaarheid, het doel en het gebruik van de Ontwikkelscan. De Ontwikkelscan is via de website van het A+O fonds Gemeenten, www.aeno.nl/programmas/ ontwikkeling-en-mobiliteit/ontwikkelscan/aanmelden- ontwikkelscan/ beschikbaar. - Wie als aanspreekpunt fungeert met betrekking tot vragen over de Ontwikkelscan. 11 Op welke manier kunnen medewerkers worden geïnformeerd? -Verspreiden van een wervende introductietekst over het doel en gebruik van de Ontwikkelscan via brief/mail/intranet. -Organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten voor medewerkers om deelname aan de Ontwikkelscan toe te lichten en te stimuleren. -Instellen van een spreekuur voor mensen die (eventueel anoniem) bepaalde zaken willen bespreken. II Leidinggevenden Wat moeten leidinggevenden over de Ontwikkelscan weten? -De mogelijkheden die de Ontwikkelscan medewerkers, henzelf en de organisatie biedt, zodat leidinggevenden hun medewerkers kunnen stimuleren tot deelname aan de Ontwikkelscan. -De rol van de Ontwikkelscan binnen het bestaande HR-beleid, bijv. met betrekking tot de gesprekscyclus. -De beschikbaarheid van de training ‘Het voeren van POP-gesprekken met behulp van de Ontwikkelscan’, zodat de leidinggevenden hun medewerkers optimaal kunnen stimuleren tot deelname en de scan in gesprekken kunnen gebruiken. Op welke manier kunnen leidinggevenden worden geïnformeerd? -Organiseren van voorlichtingsbijeenkomst(en) voor leidinggevenden om deelname aan en gebruik van de Ontwikkelscan toe te lichten en te stimuleren. -Opstellen en verspreiden van een notitie waarin de rol van de Ontwikkelscan binnen het huidige HR-beleid wordt toegelicht. -Verzorgen van de inleiding bij de training ‘Het voeren van POP-gesprekken met behulp van de Ontwikkelscan’ om het kader waarbinnen de Ontwikkelscan wordt ingezet duidelijk te communiceren. 12 Trainingen A+O Ontwikkelscan Het rendement van de Ontwikkelscan wordt versterkt wanneer de uitkomsten van de scan met de leidinggevende of een P&O-adviseur worden besproken, om concrete ontwikkelstappen te kunnen maken. LTP verzorgt in dit kader een training om P&Oprofessionals en het management te ondersteunen bij het optimaal benutten van deze gesprekken. In de training vormt de rapportage van de Ontwikkelscan de basis waarmee gewerkt gaat worden. De volgende twee elementen krijgen de volle aandacht in de training: -Het gebruik van de Ontwikkelscan als hulpmiddel bij gesprekken; wat wordt er gemeten, hoe interpreteer ik de scores? -De inzet van gesprekstechnieken om met medewerkers in gesprek te gaan over ontwikkeling en groei. De training ‘Achtergrond, implementatie en interpretatie van de Ontwikkelscan en het voeren van nagesprekken’ neemt twee dagdelen in beslag en kan plaatsvinden bij een minimum aantal van 6 en een maximum van 12 deelnemers. Zo kan er altijd voldoende persoonlijke aandacht worden gegeven. Ook kan er een training worden verzorgd voor leidinggevenden uit verschillende gemeenten, of kan de training voor P&O en leidinggevenden worden gecombineerd. De training kost € 2.250,- en wordt vergoed door het A+O fonds Gemeenten. De training wordt ondersteund met een handboek. Achtergrond, implementatie en interpretatie van de Ontwikkelscan en het voeren van nagesprekken Hoe kun je medewerkers helpen de resultaten van de Ontwikkelscan te interpreteren? Wat is de optimale opbouw van een nagesprek? Hoe kun je medewerkers helpen een realistisch beeld over zichzelf te krijgen? Hoe kun je hen stimuleren tot ontwikkeling? Hoe ga je om met mogelijke weerstand? Het is te verwachten dat er veel vragen rond de Ontwikkelscan gaan ontstaan. Deze vragen zullen betrekking hebben op de scan zelf, op het rapport en op de betekenis die dat heeft voor de persoon in kwestie. In deze training wordt uitgebreid stilgestaan bij het concept achter de Ontwikkelscan, welke vragenlijsten er worden gebruikt, de opbouw van de scan en de rapportage. Er zal uitgebreid ingegaan worden op de reikwijdte en zeggingskracht van het rapport. 13 A+O ontwikkelscan Een leidraad voor P&O II Inhoud Training Ook zal er gekeken worden hoe de Ontwikkelscan geïmplementeerd kan worden binnen de gemeente. Na deze training zijn de deelnemers in staat ontwikkelgesprekken te voeren met medewerkers aan de hand van de Ontwikkelscan en anderen voor te lichten ten aanzien van het praktisch gebruik van de Ontwikkelscan. In de middag wordt geleerd ontwikkelgesprekken te voeren met medewerkers die de Ontwikkelscan hebben ingevuld. Met een acteur krijgt iedereen de gelegenheid tijdens de training daadwerkelijk te oefenen, feedback te krijgen en te leren. Programma: - Het model: Wie ben ik, wat wil ik, wat kan ik? - De instrumenten: theoretische achtergrond en oefenen - De implementatie: hoe past de Ontwikkelscan in het huidige beleid? - Het rapport: inhoud en interpretatie - Het gesprek: voorbereiding en opbouw -Oefenen met het interpreteren van de uitkomsten van de Ontwikkelscan en het voeren van nagesprekken met een acteur Doelgroep: P&O-ers, HR-adviseurs, loopbaanadviseurs, leidinggevenden of anderen die zich binnen de gemeenten bezig houden met de ontwikkeling van medewerkers Duur: 2 dagdelen Kosten: € 2.250,- via het A+O fonds Gemeenten. Een training aanvragen? 1) Bij Femke Beugelink - de Jong van LTP kunt u een training aanvragen. T: 020 – 30 50 400 E: [email protected] 2) De kosten voor de training worden vergoed door het A+O fonds Gemeenten. 14 Per gemeente wordt er één training vergoed. Colofon Opdrachtgever Stichting A+O fonds Gemeenten, Den Haag Postbus 11560 2502 AN 070 7630030 www.aeno.nl [email protected] Projectleider: George Evers Auteurs: Merel van Dijk en Dieuwke Wolting - LTP Fotografie (cover links): Merlin Daleman met dank aan de gemeente Heemstede. Vormgeving: IM VormCommunicatie, Den Haag Uitgave © Stichting A+O fonds Gemeenten, Den Haag Februari 2012 (herziene druk) Stichting A+O fonds Gemeenten bevordert en ondersteunt vernieuwende activiteiten op het gebied van arbeidsmarkt en HRM-beleid. Actuele informatie over de verschillende projecten treft u aan op www.aeno.nl Rechten Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enigerwijze, hetzij elektronisch, mechanisch door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de Stichting A+O fonds Gemeenten. Hoewel aan deze uitgave de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de samenstellers niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de inhoud rechten worden ontleend. A+O fonds Gemeenten Postbus 11560 2502 AN 070 7630030 [email protected] 16 www.aeno.nl