Toelichtingsdocument TBM verslaggeving

Toelichtingsdocument opvolging TBM-projecten
versie: oktober 2016
Als u een project in uitvoering heeft, heeft u voor een goed begrip van deze toelichting best de FWOovereenkomst voor uw project bij de hand, naast het toelichtingsdocument over het kostenmodel.
1. Situering
Het FWO volgt de projecten die het steunt op. In de eerste plaats is dat nodig vermits de betalingen
van de subsidie (voorschotten en eindafrekening) gekoppeld zijn aan een goede voortgang van het
project. De FWO-overeenkomst is immers een middelenverbintenis, waardoor de nadruk bij de
rapportering ligt op de inzet van middelen zoals voorzien in de overeenkomst. De regels en afspraken
met betrekking tot het gebruik van de resultaten, moeten ook opgevolgd worden. Ten slotte moet het
FWO inzicht krijgen in de effectiviteit van de steun, wat enkel kan door de begunstigde(n) te bevragen.
De goede uitvoering van een FWO TBM-project is de verantwoordelijkheid van de begunstigde(n). Het
FWO doet de opvolging en de controle over de uitvoering, hoofdzakelijk schriftelijk maar ook via
directe contacten. De opvolging door het FWO is in belangrijke mate gebaseerd op vertrouwen en een
correcte en tijdige verslaggeving. Als de uitvoering van het project of de verslaggeving niet correct
gebeuren, zal dit leiden tot acties van het FWO zoals beschreven in artikels 12 tot 14 van de FWOovereenkomst. De wijze waarop het project wordt uitgevoerd en de manier waarop de verslaggeving
wordt geleverd, worden in rekening genomen bij de beoordeling van nieuwe aanvragen.
2. Algemene principes van de uitvoering van een project:
verslaggeving en vergadering begeleidingscommissie
De aanvaardbare kosten en prestaties worden bepaald bij de goedkeuring van het project. De
basisgegevens rond de uitbetaling van de subsidie en de aanvaardbare kosten staan in artikel 2
(begroting) en artikel 22 (betalingsmodaliteiten) van de FWO-overeenkomst. Verdere uitleg over de
kosten
staat
in
extenso
in
het
TBM
kostenmodel
(zie
http://www.fwo.be/media/496713/Kostenmodel-SBO-en-TBM-2016.pdf).
De uiteindelijke subsidie wordt bepaald op het einde van het project, op basis van de aanvaardbare
kosten, verbonden aan de geleverde prestaties. De personeelskosten staan centraal. Naast de
verslaggeving over de voortgang van het project, is daarom ook een financieel verslag vereist na elk
projectjaar en bij het beëindigen van een project. Deze financiële verslagen worden aangeleverd door
de financiële dienst van uw onderzoeksinstelling.
In artikel 20 van de FWO-overeenkomst staat welke verslagen moeten geleverd worden tijdens de
uitvoering en op het einde van het project.
Indien een begeleidingscommissie werd samengesteld, dient minstens één maal per jaar een
vergadering te worden georganiseerd met de leden van de begeleidingscommissie. Tijdens deze
vergadering wordt de haalbaarheid van het innovatiedoel besproken evenals de noodzaak tot
bijsturingen in de aanpak en de acties die reeds genomen werden of gepland worden met het oog op
de toekomstige benutting van de resultaten. Het FWO dient uitgenodigd te worden op deze jaarlijkse
vergadering (via [email protected]) en kan de jaarlijkse vergadering bijwonen. De coördinator bezorgt bij
afloop de notulen van de vergadering aan het FWO (via het FWO e-loket). Deze notulen maken deel
uit van de verplichte verslaggeving.
Voor projecten die 3 jaar of langer duren dient er na het tweede jaar een voortgangsverslag en tevens
een valorisatieverslag te worden bezorgd aan het FWO. In het voortgangsverslag wordt de
1
vorderingsstaat van het onderzoek evenals het nog uit te voeren gedeelte van het project aangegeven,
samen met de lijst van de eventuele wetenschappelijke publicaties. Het valorisatieverslag beschrijft de
valorisatiegerichte inspanningen die reeds uitgevoerd werden of nog zullen uitgevoerd worden, de
valorisatie die reeds bekomen werd en/of de vooruitzichten voor valorisatie met betrekking tot het
project.
Op het einde van het project is er een belangrijk evaluatiemoment, met een inhoudelijke en financiële
evaluatie. Op basis van het eindverslag, het valorisatieverslag en het financieel verslag stelt het FWO
(mogelijk na een gesprek met de begunstigde) een afsluitverslag op en bepaalt het definitief de
aanvaarde steun. Alhoewel de uitvoering van het project daarmee is afgelopen, verwacht het FWO dat
er hierna nog steeds redelijke inspanningen worden geleverd ter utilisatie van de projectresultaten. In
de periode volgend op het einde van het project kan het FWO vragen om een bijkomend
valorisatieverslag aan te leveren, overeenkomstig artikel 20 van de FWO-overeenkomst. Deze
utilisatieperiode start in principe op het einde van het TBM-project en duurt dan 5 jaar, zoals vermeld
in de FWO-overeenkomst. Na de utilisatieperiode wordt de opvolging definitief afgesloten.
Het FWO kan ook op alle momenten informatie vragen m.b.t. de uitvoering van het project en de
toepassing van de resultaten. Deze vragen worden aan de coördinator gericht, tenzij in uitzonderlijke
omstandigheden, wanneer ze betrekking hebben op een individuele partij in de overeenkomst.
3. Melding
Het FWO kent de subsidie toe voor activiteiten die leiden tot het bereiken van het innovatiedoel,
beschreven in artikel 1 van de FWO-overeenkomst. De begunstigde zet daarvoor de middelen in zoals
aanvaard door het FWO (zie artikel 2 van de FWO-overeenkomst). Het project kan tijdens de uitvoering
in zekere mate afwijken van het oorspronkelijk plan. Zolang de afgesproken middelen worden ingezet
voor het innovatiedoel, is dit aanvaardbaar. Aanvaardbare wijzigingen zijn bijvoorbeeld: aanpassingen
van het werkplan zonder de hoofdlijnen te verlaten en in het bijzonder het te realiseren innovatiedoel
te wijzigen, kleine aanpassingen in ingezette menskracht of middelen, of beperkte
budgetverschuivingen binnen de begroting van een partij. Zoals ook uiteengezet in het TBM
kostenmodel, is een vuistregel dat wijzigingen kleiner dan 10% in de kosten of de prestaties van een
partij geen specifieke verantwoording of voorafgaandelijke aanvraag behoeven. Indien relevant, kan
er melding van gemaakt worden in het tussentijds verslag.
Indien zich echter omstandigheden voordoen die sterk afwijken van de uitgangspunten van de
toekenning van de steun, dient het FWO onverwijld op de hoogte te worden gebracht. In artikel 10.1
van de FWO-overeenkomst is die meldingsplicht omschreven. Daartoe behoren dus zeker belangrijke
wijzigingen in het budget of de prestaties, verschuivingen van budget tussen partijen, wijzigingen van
het innovatiedoel en belangrijke interne wijzigingen bij een partij. Met andere woorden, alle
gebeurtenissen die een belangrijke invloed hebben op de uitvoering van het project of de latere
utilisatie van de resultaten. De meldingsplicht blijft ook bestaan na afloop van het project, tot het einde
van de utilisatieperiode.
Een melding moet zo snel mogelijk gebeuren, via een afzonderlijke e-mail (aan [email protected]). Als
meldingen niet of niet tijdig gebeuren, kan dit ernstige repercussies hebben. Indien u een gewone brief
of e-mail gebruikt, is het daarom aangewezen om zelf na te gaan of die informatie op het FWO is
ontvangen.
Op de melding reageert het FWO altijd schriftelijk of per e-mail. Die reactie kan bestaan uit een korte
terugmelding dat nota wordt genomen van de melding, maar dat er geen verdere acties vereist zijn,
uit een vraag naar bijkomende informatie of uit een voorstel voor aanpassingen aan het project. In het
laatste geval worden met een brief de FWO overeenkomst aangepast.
2
4. Modaliteiten verslaggeving
De algemene contractuele verplichtingen met betrekking tot de verslaggeving staan in artikel 20 van
de FWO-overeenkomst. De verslaggeving dient te gebeuren in het Engels en kan enkel elektronisch
verstuurd worden via het e-loket van het FWO.
De coördinator is verantwoordelijk voor het tijdig insturen van de verslaggeving. De verslagen die
concreet gevraagd worden voor het project en de termijnen bij normale uitvoering zijn opgesomd in
artikel 20 van de FWO-overeenkomst. Let op artikels 12 tot 14 de FWO-overeenkomst die aangeven
dat het niet tijdig leveren van verslagen consequenties heeft die de vorm kunnen aannemen van
opschorten van de uitbetaling van de subsidie, herzien van de subsidie of zelfs terugvorderen.
Voor het opstellen van een verslag dienen de templates in bijlage te worden gebruikt. Het is belangrijk
dat in de templates de essentiële elementen van de informatie worden opgenomen die zelfstandig een
duidelijk antwoord geven op de vragen. Uitzonderlijk kan u meer verduidelijking in bijlage toevoegen,
in de voor u meest geschikte vorm. Alle verslagen dient u in via het FWO e-loket.
5. Overzicht van de opvolging voor een TBM-project
In onderstaande tabellen worden de verslaggevingsmodaliteiten weergegeven voor projecten van
minder dan drie jaar enerzijds en voor projecten van drie jaar of meer anderzijds. Financiële verslagen
worden door uw financiële dienst aangeleverd. Het FWO communiceert hierover rechtstreeks met
uw financiële dienst die u vervolgens hierover kan raadplegen. Alle overige verslagen worden door de
coördinator ingediend via het FWO e-loket.
De looptijd van uw project is minder dan drie jaar (35 maanden of minder):
Jaar 1
Timing
Tijdens het jaar
Jaar 2
Voor 15 maart1
Tijdens het jaar
Jaar 3
Voor 15 maart
Tijdens het jaar
Voor 15 maart
Einddatum project
Einddatum project
Einddatum project
Actie/Rapportering
FWO uitnodigen bij
begeleidingscommissie/notulen
bezorgen
Financieel verslag
FWO uitnodigen bij
begeleidingscommissie/notulen
bezorgen
Financieel verslag
FWO uitnodigen bij
begeleidingscommissie/notulen
bezorgen
Financieel verslag
Eindverslag
Valorisatieverslag
Financieel verslag
Wie
Coördinator
Financiële dienst
Coördinator
Financiële dienst
Coördinator
Financiële dienst
Coördinator
Coördinator
Financiële dienst
Hoe
Uitnodigen via
[email protected]/notulen
via e-loket
Uitnodigen via
[email protected]/notulen
via e-loket
Uitnodigen via
[email protected]/notulen
via e-loket
e-loket
e-loket
1Het
eerste financieel verslag wordt verwacht op 15 maart van het kalenderjaar dat volgt op de start van het project. Een
project dat op 1 december 2016 is gestart, dient op 15 maart 2017 een eerste financieel verslag in voor het jaar 2016. Een
project dat op 1 januari 2017 is gestart, dient op 15 maart 2018 een eerste financieel verslag in voor 2017.
3
De looptijd van uw project is drie jaar of meer (36 maanden of meer):
Actie/Rapportering
FWO uitnodigen bij
begeleidingscommissie/notulen bezorgen
Wie
Coördinator
Voor 15 maart1
Tijdens het jaar
Financieel verslag
FWO uitnodigen bij
begeleidingscommissie/notulen bezorgen
Financiële dienst
Coördinator
Voor 15 maart
Einde tweede jaar
Einde tweede jaar
Tijdens het jaar
Financieel verslag
Voortgangsverslag
Valorisatieverslag
FWO uitnodigen bij
begeleidingscommissie/notulen bezorgen
Financiële dienst
Coördinator
Coördinator
Coördinator
Voor 15 maart
Tijdens het jaar
Financieel verslag
FWO uitnodigen bij
begeleidingscommissie/notulen bezorgen
Financiële dienst
Coördinator
Voor 15 maart
Einddatum project
Einddatum project
Einddatum project
Financieel verslag
Eindverslag
Valorisatieverslag
Financieel verslag
Financiële dienst
Coördinator
Coördinator
Financiële dienst
Jaar 4
Jaar 3
Jaar 2
Jaar 1
Timing
Tijdens het jaar
Hoe
Uitnodigen via
[email protected]/notulen
via e-loket
Uitnodigen via
[email protected]/notulen
via e-loket
e-loket
e-loket
Uitnodigen via
[email protected]/notulen
via e-loket
Uitnodigen via
[email protected]/notulen
via e-loket
e-loket
e-loket
4
Template for a TBM progress report
version: 2016
The progress report should be submitted by the project coordinator. The report should enable FWO to follow up the
progression of a TBM project.
The progress report needs to be as concise as possible. It should, however, allow FWO to evaluate whether the targets
that were formulated in the grant proposal were actually met. The progress report should be accompanied by a
valorization report (see template on page 10).
General information
FWO project number:
Start date of the TBM project:
Your name and organization:
Date this report was submitted:
Course of the scientific part of the project
Please tick the box that best reflects the course of your TBM project:
☐ The project proceeds largely according to plan and the milestones for the current phase of the project have
largely been met
☐ The project somewhat deviates from the original plan but no important influence on the final outcomes are
expected
☐ Important milestones were not timely met and/or there are important changes in the execution of the project
with a large impact on the spent budget
Please provide an overview (a summary) of the activities conducted in each work package. Use the work programme
you provided in the grant application as a basis for this overview and indicate to what extent and with which efforts
the goals were realized. This overview should enable FWO to judge whether the allocated funds were actually used and
whether they were used for the activities funding was originally provided for.
It is not necessary to provide a detailed description of the scientific work that was undertaken. If deemed useful, a more
elaborate overview of the activities can be added in addendum.
5
Interaction with the advisory committee (if applicable)
Please tick the box that best reflects the interactions with your advisory committee:
☐ There is a good interaction with the advisory committee
☐ There are changes or delays with respect to the planned interactions with the advisory committee, however,
we do not expect these to impact on the valorization potential of the project
☐ There are issues with respect to the interaction with the advisory committee which require changes in our
approach
Please indicate when the yearly meetings of the advisory committee took place, how you evaluate the interactions with
the advisory committee and how this impacts on the execution of the project.
Feasibility of the innovation goal
Please tick the box that best reflects the course of your TBM project:
☐ The original innovation goal is still feasible
☐ It is currently somewhat uncertain whether the original innovation goal is still feasible, however, this does not
require drastic changes to the project
☐ It currently seems unfeasible to reach the original innovation goal. This implies important adjustments to the
project
Please indicate which important progress has been made with respect to the realization of the innovation goals and
provide an overview of the most important results. Elaborate on important deviations from the original innovation
goals and discuss their possible impact on the realization of these innovation goals.
Use of the allocated funding
Please tick the box that best reflects the way the allocated funding was put to use:
☐ The allocated funding and respective manpower were used according to plan
☐ There have been changes (e.g., delays or a speed up) in the way the allocated funding was used, however, we
expect that relative to the entire project their impact will be limited
☐ There have been important changes in the use of the allocated funding
Please indicate which important changes have been made in the use of the allocated funding.
6
Information regarding the further course of the project
Please discuss, as concrete as possible, any possible effects of the previously discussed issues on the further course of
the project. The focus should be on the implementation of the work programme as well as on the use of the allocated
funding.
Specific notes (if applicable)
If this report is associated with a particular condition and its implementation has not yet been discussed above, please
provide additional information necessary to evaluate the fulfillment of this condition.
Additional comments (not mandatory)
If you find this useful, you can enter comments here that you could not include elsewhere in the form.
7
Template for a TBM final report
version: 2016
The final report should be submitted by the project coordinator. The report should enable FWO to make a final
appraisal of the completed TBM project.
The progress report needs to be as concise as possible. It should, however, allow FWO to evaluate whether the targets
that were formulated in the grant proposal were actually met. The progress report should be accompanied by a
valorization report (see template on page 10).
General information
FWO project number:
Start date of the TBM project:
Your name and organization:
Date this report was submitted:
Course of the scientific part of the project
Please provide an overview (a summary) of the activities conducted in each work package. Use the work programme
you provided in the grant application as a basis for this overview and indicate to what extent and with which efforts
the goals were realized. This overview should enable FWO to judge whether the allocated funds were actually used and
whether they were used for the activities funding was originally provided for.
It is not necessary to provide a detailed description of the scientific work that was undertaken. If deemed useful, a more
elaborate overview of the activities can be added in addendum.
If you previously provided information on the course of the project (e.g., in a progress report), you can refer to this
information instead of repeating it here.
Reaching the innovation goal
Give an overview of the main results and discuss to what extent the innovation goals were reached. If necessary, make
a distinction between various sub-objectives. Elaborate particularly on significant deviations from the original
innovation goals and describe their impact.
Try to describe the results as much as possible making use of concrete and verifiable data, supported by concrete
resources such as product information, patents or abstracts thereof, externally available data, publications, etc.
8
Additional comments (not mandatory)
If you find this useful, you can enter comments here that you could not include elsewhere in the form.
Interaction with the advisory committee (if applicable)
Please tick the box that best reflects the interactions with your advisory committee:
☐ There is a good interaction with the advisory committee
☐ There are changes or delays with respect to the planned interactions with the advisory committee, however,
we do not expect these to impact on the valorization potential of the project
☐ There are issues with respect to the interaction with the advisory committee which require changes in our
approach
Please indicate when the yearly meetings of the advisory committee took place, how you evaluate the interactions with
the advisory committee and how this impacts on the execution of the project.
Use of the allocated funding
Please tick the box that best reflects the way the allocated funding was put to use:
☐ The allocated funding and respective manpower were used according to plan
☐ There have been changes (e.g., delays or a speed up) in the way the allocated funding was used, however, we
expect that relative to the entire project their impact will be limited
☐ There have been important changes in the use of the allocated funding
Please indicate which important changes have been made in the use of the allocated funding.
Intellectual output
Please describe which output has been generated during the project, e.g., scientific publications, patent applications,
policy guidelines, et cetera. For each output, please indicate how it was used in the utilization process or how it will be
further used to reach the utilization goals.
9
Template for a TBM valorization report
version: 2016
General information
FWO project number:
Start date of the TBM project:
Your name and organization:
Date this report was submitted:
Utilization perspectives, taking into account the results of the project
Based on the outcomes of the project, discuss how the results will be used (valorized). At least elaborate on the
following aspects:
- the further trajectory with respect to valorization/utilization (risks, planning, costs, etc.);
- translation of the results into concrete applications that can provide added value for the targeted patients;
- the role of the advisory committee in the further utilization perspective;
- the utilization perspective of these innovations;
- the concrete application of the results (where will these be applied, are there specific risks, etc.).
If there are significant deviations (in plus or in minus) relative to the original utilization perspectives, please treat their
consequences explicitly.
Protection of intellectual property (if applicable)
Please provide a brief overview of the actions you have taken or will be taking concerning the protection of the results
of the project.
Additional comments (not mandatory)
If you find this useful, you can enter comments here that you could not include elsewhere in the form.
10