Verwerking - Securex.eu

Verwerking van persoonsgegevens: te bewaren document in het
kader van de loonadministratie
Verwerking “LOONSADMINISTRATIE”
Verantwoordelijke voor de geautomatiseerde verwerking:
werkgevers aangesloten bij de vzw Sociaal Secretariaat Securex
Bewerker van de geautomatiseerde verwerking:
de vzw SOCIAAL SECRETARIAAT SECUREX
met maatschappelijke zetel te 1040 Brussel, Tervurenlaan 43
erkend bij Ministerieel Besluit van 7 maart 1946 onder nr. 120
Benaming van de geautomatiseerde verwerking
LOONSADMINISTRATIE

Doel van de verwerking
De loonsadministratie heeft betrekking op de verwerking van alle gegevens die vereist zijn volgens de
wetten, reglementen en onderrichtingen op regionaal, federaal en internationaal vlak inzake het
arbeidsrecht, de sociale zekerheid, de fiscale wetgeving, met inbegrip van collectieve en individuele
arbeidsovereenkomsten en arbeidsreglementen.

Informatieplicht
Bij de verzameling van persoonsgegevens op de werknemersfiche worden de werknemers door
Securex ingelicht over de opname van hun gegevens in de verwerking “loonsadministratie” en over
hun recht op toegang en verbetering van de hun betreffende gegevens.
De informatieplicht ten aanzien van onrechtstreeks geregistreerde personen is op basis van
bestaande contractuele en/of wettelijke relaties vrijgesteld.

Waarborgen en beveiliging
Securex stelt alles in het werk om de naleving van de technische en organisatorische
beveiligingsmaatregelen betreffende de verwerking van persoonsgegevens te verzekeren. Deze
beveiliging wordt door onze hoogtechnologische tools en de kwaliteit van ons personeel
gegarandeerd. Het personeel is door het beroepsgeheim gebonden.
De verantwoordelijke voor de verwerking waakt over de nauwkeurigheid en de relevantie van de
persoonsgegevens die aan Securex meegedeeld worden. Hij zorgt ervoor dat deze met de
toepasselijke reglementering overeenstemmen.

Aard van de verwerkte gegevens
Alle gegevens die uit de toepassing van wettelijke, reglementaire of conventionele bepalingen met
betrekking tot tewerkstelling voortvloeien.
Samengevat betreft het gegevens met betrekking tot:




het statuut en de onderworpenheid op arbeidsrechtelijk, sociaal en fiscaal vlak;
de aan- en afwezigheden en de interpretatie ervan;
de loonsbestanddelen, de omvang, de uitbetaling en de evolutie ervan;
alle andere wettelijke, reglementaire en conventionele aspecten van personeelsadministratie die
buiten de rechtstreekse tussenkomst van het Sociaal Secretariaat vallen (bv. in het kader van
arbeidsongevallenverzekeringen, arbeidsgeneeskunde, medische controle op absenteïsme, door
de werkgever toegekende extralegale verzekeringen, ...).
















Identificatiegegevens (naam, adres, ...)
Financiële gegevens (bankrekeningnummer, ...)
Persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, burgerlijke staat, arbeidsvergunning, ...)
Fysische gegevens (grootte, gewicht, ... dienstig voor bv. arbeidskledij, ...)
Gegevens over bepaalde leefgewoonten (bijzonderheden betreffende reizen en verplaatsingen,
burgerlijke onderscheidingen, inlichtingen betreffende een ongeval, ...)
Samenstelling van het gezin
Lidmaatschappen (indien betaald door de werkgever)
Woningkenmerken (indien de werkgever een woning ter beschikking stelt)
Gegevens over vorming en opleiding (educatief verlof, ...)
Gegevens met betrekking tot het beroep en de betrekking (loon, overzicht van aanwezigheid,...)
Rijksregisternummer (als fiscaal identificatienummer en in relatie met de instellingen van sociale
zekerheid)
Sommige gerechtelijke gegevens die een invloed op de arbeidsovereenkomst hebben (voorlopige
hechtenis, loonbeslag, ...)
Politieke, filosofische of religieuze opvattingen (klein verlet wegens communie, feest vrijzinnige
jeugd, politiek verlof,...)
Lidmaatschap van een vakbond (in het kader van ondernemingsraden, comités voor preventie en
bescherming op het werk)
Lidmaatschap van een ziekenfonds (in ongevallendossiers, ...)
Administratief-medische gegevens (arbeidsongeschiktheidspercentages, ...).
De in dit kader opgesomde categorieën van gegevens beogen volledigheid en betekenen geenszins
dat het bestand “loonsadministratie” van elke werkgever al deze gegevens bevat.
Voor een gedetailleerde omschrijving van deze categorieën verwijzen wij naar het lexicon van de
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (www.privacycommission.be/nl ->
klik op "aangifte indienen", nadien op "help", en dan opnieuw op "aangifte indienen").


De beschermde gegevens in de privacy-wetgeving
“Gevoelige gegevens” kunnen verwerkt worden wanneer zij noodzakelijk zijn met het oog op de
uitvoering van de arbeidsrechtelijke rechten en plichten van de houder van het bestand.
Artikel 8 van de wet van 8 december 1992.
Artikelen 25 t.e.m. 27 van het KB van 13 februari 2001.

“Het lidmaatschap van een ziekenfonds” kan verwerkt worden om te voldoen aan een gewettigd
belang van de betrokkene als de verwerking een werkelijk voordeel beoogt te verlenen en in
zoverre de betrokkene zich niet tegen de verwerking verzet.
Artikelen 25 t.e.m. 27 van het KB van 13 februari 2001.

Bewaringsduur van de persoonsgegevens
De verwerkte persoonsgegevens zullen door Securex bewaard worden zolang als noodzakelijk voor
de loonsadministratie, voor de toepassing van wettelijke en reglementaire bepalingen (bv. bewaringsen verjaringstermijnen) en bepalingen voortvloeiend uit een collectief akkoord of in zoverre nodig voor
de verwezenlijking van de doelstellingen van de verwerking.

Interne raadplegingen
Alleen de gemachtigde personeelsleden van de werkgever en de personen die Securex aanwijst, zijn
gerechtigd interne raadplegingen te verrichten. Deze personen hebben de gegevens redelijkerwijze
nodig uit hoofde van hun taak of voor de behoefte van de dienst. Securex voorziet in een systeem
van beperkte toegang en een passend beveiligingsniveau.

Onderlinge contacten, onderlinge gegevensuitwisseling
De onderlinge contacten en gegevensuitwisseling tussen enerzijds de werkgevers als
verantwoordelijken voor de verwerking en anderzijds Securex als verwerker gebeuren in
overeenkomst, ofwel:




via papieren dragers;
via logiciel (bv. Magistral®, HR Online, ...);
via een on line-verbinding;
via elke andere drager of communicatiemethode overeengekomen tussen Securex en de
werkgever.
Securex onderhoudt onderlinge contacten en gegevensuitwisseling met openbare instellingen (RSZ,
...), meewerkende instellingen van sociale zekerheid, sociale fondsen, private organismen en elke
andere instelling in het kader van haar erkenning en de haar toevertrouwde opdrachten.
Er bestaat een onderling verband met de verwerking “personeelsadministratie”, d.i. de door de
werkgever verwerkte persoonsgegevens die niet tot de wettelijke taakinhoud van de sociale
secretariaten behoren en/of niet wettelijk of reglementair bepaald zijn. Het betreft onder meer
gegevens met betrekking tot selectie en rekrutering, opleiding en vorming, sociale voorzieningen,
beoordeling van het personeel.
Er is tevens een verband tussen de verwerkingen “boekhouding” en “loonsadministratie” gehouden
door de werkgever.
De verwerking “loonsadministratie” is met de verwerking “klantenbeheer” van Securex verbonden en
ook met verwerkingen van andere organismen van de Groep Securex voor zover dienstig voor de
uitoefening van hun opdrachten.

(Categorieën van) personen aan wie de persoonsgegevens doorgegeven worden
(externe mededelingen)
De mededelingen aan derden zijn beperkt tot de toepassing van wettelijke en reglementaire
bepalingen of indien de mededelingen noodzakelijk zijn voor de normale uitvoering van de
loonsadministratie.






Aan de geregistreerde persoon zelf.
Aan de persoonlijke relaties van de geregistreerde persoon (werkgevers, wettelijke
vertegenwoordigers, ...).
Aan individuen of organisaties in relatie met de verantwoordelijke voor de verwerking en de
bewerker (bedienden van de personeelsdienst en het sociaal secretariaat, ...).
Aan de overheidsdiensten.
Aan de sociale-zekerheidsinstellingen en de meewerkende instellingen van sociale zekerheid.
Aan de banken en verzekeringsmaatschappijen.
Voor een gedetailleerde omschrijving van de hierboven vermelde categorieën van bestemmelingen
verwijzen wij naar het lexicon van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke
levenssfeer (www.privacycommission.be/nl -> klik op "aangifte indienen", nadien op "help", en dan
opnieuw op "aangifte indienen").
Document bij te houden tot de aansluiting bij Securex een einde
neemt