Contourennotitie fiscale consequenties wijziging wet

Bestuurlijke notitie onderhoud, beheer en verbetering brandweerkazernes
1.
Vertrekpunt
De VRK maakt gebruik van 19 kazernes. Vijf van deze kazernes (Uitgeest, Heemstede, Zandvoort,
Halfweg/Zwanenburg, Nieuw Vennep) zijn eind 2013 in eigendom aan de VRK overgedragen. In het
betreffende AB besluit van 16 december 2013 is opgenomen dat de VRK met alle gemeenten in de regio
afspraken maakt over de wijze van samenwerking die nodig is voor een goed beheer van de kazernes en het
op basis van NEN2767 vergoeden van gebruikerskosten.
De zorg en verantwoordelijkheid voor het op kwaliteit houden van kazernes is in de lokale bestuursafspraken
vastgelegd. In de praktijk blijkt dat het beeld van het vereiste kwaliteitsniveau en de inzet hiervoor per
gemeente uiteen loopt, hetgeen tot discussies leidt. Het gevolg daarvan is dat de VRK steeds meer dringend
noodzakelijk onderhoud en beheer voor eigen rekening moet nemen.
Na een eerste ambtelijke en bestuurlijke consultatie bij gemeenten liggen samenvattend de volgende
oplossingsrichtingen voor uitwerking voor:
 onderhoudsplannen die voor alle gemeenten op dezelfde leest worden geschoeid (NEN 2767),
inclusief afspraken over de uitvoering daarvan en een garantie van bekostiging door de gemeenten
 ook afspraken over noodzakelijke verbeteringen (bijv. op het gebied van beveiliging) worden over
de hele regio heen via een vaste standaard gemaakt, met afspraken vooraf over uitvoering en
bekostiging door gemeenten
 eindverantwoordelijkheid van de VRK voor het dagelijks beheer, inclusief overdracht van een
budget daarvoor door de gemeenten. Inschatting is dat, met de mogelijkheid van zelfwerkzaamheid
op de posten, hiermee sneller en efficiënter gewerkt kan worden.
Onderstaand wordt een voorstel gedaan om te komen tot een gezamenlijk kader en bestuurlijk gedragen
afspraken voor het dagelijkse onderhoud en beheer, het periodieke planmatige onderhoud en de
noodzakelijke verbetering van de kazernes, zodat er geen ongerechtvaardigde verschillen tussen gemeenten
ontstaan en tot een effectief en efficiënt beheer kan worden gekomen (ook wat betreft administratie).
De locatie Zijlweg is bij de bouw gezamenlijk gesticht door de gemeente Haarlem en destijds de regionale
brandweer. Dat heeft ertoe geleid dat in de bestuursafspraken die in 2008 zijn gemaakt met Haarlem
andersoortige afspraken zijn gemaakt over het beheer en onderhoud van twee locaties (Zijlweg en Floris van
Adrichemlaan) dan met andere gemeenten. Daarbij heeft Haarlem beheer en onderhoud onder
verantwoordelijkheid van de VRK gebracht, inclusief overdracht van budgetten daarvoor. De NEN 2767
norm wordt bij het beheer en onderhoud ook toegepast. Gezien deze bestuursafspraak worden deze twee
locaties in Haarlem bij de voorgestelde aanpak buiten beschouwing gelaten.
Algemene eisen te stellen aan kazernes
De kwaliteit van de kazernes en de daarin vervatte voorzieningen is een wezenlijk element in de zorg voor
continue beschikbaarheid van materieel en manschappen. Met de volgende zaken moet rekening worden
gehouden:
 Goede en duurzame kwaliteit van gebouw en installaties, professionele uitstraling passend bij een
overheidsinstelling, prettige verblijven en werkomgeving en goede toegankelijkheid voor bezoekers.
 Juiste ARBO-condities voor technische en administratieve werkzaamheden (incl. nieuwe inzichten
over arbeidshygiëne repressieve medewerkers)
 Beveiliging (inbraak/brand) om de continuïteit van de uitrukfunctie te kunnen garanderen en te
voldoen aan de veiligheidsvoorschriften van V&J voor verbindings- en communicatieapparatuur.
2.
Beleidsuitgangspunten
2.1 Beleid planmatig onderhoud
Document1
Pagina 1 van 4
Gemeenten dragen financieel zorg voor het planmatig onderhoud. Hiertoe wordt per kazerne een conform
NEN 2767 genormeerd onderhoudsplan opgesteld. Daarbij wordt achterstallig onderhoud in beeld gebracht.
De in dit onderhoudsplan berekende gemiddelde jaarbedragen kunnen de basis vormen voor de in
gemeentebegrotingen op te nemen jaarkosten.
Onderdeel van het plan zijn afspraken over opdrachtgeverschap en toezicht op de kwaliteit van de uitvoering.
De onderhoudsplannen worden vierjaarlijks of bij tussentijdse aanpassingen aan de kazerne herzien. De
onderhoudsplannen volgen de prijsindexcijfers die ook gelden voor de VRK-begroting. De VRK draagt er
zorg voor dat door een gespecialiseerd bureau per kazerne een dergelijk plan wordt opgesteld en met de
gemeenten afgestemd.
2.2. Beleid dagelijks beheer
De zorg voor de gebruikersexploitatie dragen de gemeenten op basis van NEN 2767 over aan de VRK. Het
dagelijkse onderhoud en beheer wordt, inclusief beheers uren, op basis van NEN 2767 geobjectiveerd en
vertaald in een jaarbedrag per kazerne. Dit geeft een basis voor de in de VRK-begroting op te nemen
jaarlijkse beheerskosten en in de gemeentebegrotingen op te nemen jaarlijkse aanvullende bekostiging aan de
VRK. Door het dagelijks onderhoud en beheer aan de VRK over te dragen worden werkcondities voor alle
kazernes gelijk en kan het beheer efficiënt worden ingericht. Daarbij kan worden ingespeeld op
mogelijkheden tot zelfwerkzaamheid van de gebruikers.
2.3. Vermindering energieverbruik
Uit het inzoomen op enkele specifieke kazernes blijkt dat er altijd wel mogelijkheden zijn om door duurzame
maatregelen het energieverbruik te verminderen en zo bij te dragen aan vermindering van CO2-uitstoot. Het
betreft niet alleen technische maatregelen maar ook gedragsveranderingen van gebruikers.. Waar toepasbaar
zal de VRK voorstellen aan gemeenten doen als er investeringen in het gebouw noodzakelijk zijn. Het is aan
het oordeel van de gemeenten wanneer zij een investering interessant vinden (snelle vermindering van kosten
hoeft daarbij niet de enige leidraad te zijn). De VRK zal zelf inzetten op verandering van gedrag.
2.4. Beleid beveiliging kazernes
Uit een inventarisatie blijkt dat bij een aanzienlijk deel van de kazernes de beveiliging niet voldoet aan de
nieuwe landelijke regels voor de bescherming van de C2000 verbindings- en communicatieapparatuur die
voor de coördinatie en veiligheid onontbeerlijk zijn. Daarnaast is ook de continuïteit van de uitrukfunctie
gebaat bij een betrouwbare beveiliging van de kazernes. Uit efficiencyoverwegingen én wens tot
standaardisatie wordt voorgesteld om de VRK de noodzakelijke aanpassing van de betreffende kazernes te
laten coördineren en het beheer van deze apparatuur ook tot het onder 2.1 en 2.2 genoemde beheer te
rekenen. De VRK draagt zorg voor noodzakelijke aanpassingen aan de beveiliging; de betreffende
gemeenten financieren de investeringen. De jaarlijkse beheerskosten en het meerjaarlijkse onderhoud van de
beveiliging zullen in het hierboven genoemde onderhoudsplan worden meegenomen.
2.5.
Arbeidshygiënische aanpassingen aan kazernes
De nieuwste inzichten rond bijzondere gezondheidsrisico’s van repressieve brandweermedewerkers maken
dat aanpassingen aan de persoonlijke beschermingsmiddelen, maar ook aanpassingen aan kazernes nodig
zijn.
Hier is Algemeen Bestuur op 12 december 2015 over geïnformeerd. Het bestuur heeft toen besloten
investeringen in persoonlijke beschermingsmiddelen voor het personeel voor eigen rekening nemen. Er is
gemeld dat er een plan wordt opgesteld voor aanpassingen in kazernes, inclusief de financiële consequenties.
De dagelijkse beheerskosten en het meerjaarlijkse onderhoud van deze vaste voorzieningen zullen in ieder
geval in de eerdergenoemde NEN 2767 rapportages worden meegenomen.
3.
Vervolgacties
Na vaststelling van de beleidsuitgangspunten zullen de volgende acties worden uitgevoerd:
1. De VRK brengt het periodiek en dagelijks onderhoud per kazerne volgens NEN 2767 in kaart in een
onderhoudsplan. Daarbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van bestaand materiaal bij
gemeenten. Voorts wordt door de onderzoeker een indicatie gegeven van de in de praktijk voor
beheer en coördinatie benodigde mensuren per jaar;
2. De VRK brengt in kaart wat de in de bijlage opgesomde C2000 beveiligingsmaatregelen moeten
gaan kosten. Deze opsomming zal voldoende gespecificeerd zijn om de benodigde werken te kunnen
aanbesteden, per gemeente te kunnen verrekenen en te dienen als grondslag voor bestuurlijke
besluitvorming.
Document1
Pagina 2 van 4
3. De VRK zorgt voor een gespecificeerde opsomming van de benodigde investeringen ter verbetering
van de arbeidshygiënische omstandigheden per kazerne. Deze opsomming zal voldoende
gespecificeerd zijn om de benodigde werken te kunnen aanbesteden, per gemeente te kunnen
verrekenen en te dienen als grondslag voor bestuurlijke besluitvorming.
4. In maart en april 2016 worden de NEN2767 rapportages gecheckt met de gemeenten. Uiterlijk juni
worden afspraken over beheerskosten, planmatig onderhoud, eventueel achterstallig onderhoud en de
kosten van het voorgaande worden met gemeenten vastgelegd.
5. Per gemeente wordt een overdrachtsdocument opgesteld voor de gebruikersexploitatie, waarbij als
uitgangspunt dient dat de aanvullende bekostiging door de gemeente wordt toegevoegd aan de
bestaande bekostiging o.b.v. de bestuursafspraken.
6. In de 1e Bestuursrapportage 2016 wordt de stand van zaken gemeld. Eventuele
begrotingswijzigingen als gevolg van afspraken met gemeenten zullen bij de 1e Berap ter
besluitvorming worden voorgelegd.
4.
Resultaten omslag in beheer en onderhoud
De omslag in het beheer en onderhoud van kazernes zal de volgende resultaten opleveren:
1. Eenduidige afspraken (inclusief de financiën) tussen de gemeenten, het bestuur en de directie van de
VRK over het beheer en onderhoud van de brandweerposten (exclusief Haarlem) op basis van de
door het bestuur afgesproken beleidslijn.
2. Borging van het meerjaarlijks planmatig onderhoud van de brandweerposten door de VRK of
gemeenten op basis van de NEN 2767 normering.
3. SMART afspraken tussen het Facilitair Bedrijf en Repressie over wie wat doet in het kader van het
dagelijks beheer en onderhoud, waarin de zelfwerkzaamheid van de posten is verwerkt.
4. Jaarlijks toegekende budgetten aan de posten voor het dagelijkse beheer en onderhoud, op basis van
een NEN 2767 plan en een directiebesluit
5. Een heldere werkwijze en afgesproken prestaties (afhandelingstermijnen) van het loket huisvesting
van het Facilitair Bedrijf over meldingen vanuit de brandweer
6. SMART afspraken tussen het Facilitair Bedrijf en Repressie over het melden en afhandelen van
storingen en defecten, die door het FB afgehandeld moeten worden
5.
Gevraagde besluiten
Het Dagelijks Bestuur van de VRK is voornemens de volgende besluiten aan het Algemeen Bestuur
voor te leggen:
1. Het bestuur van de VRK stuurt erop aan dat de gebruikersexploitatie van alle kazernes per 1 januari
2017 wordt overgedragen aan de VRK en houdt vast aan het uitgangspunt dat de gemeenten
financieel verantwoordelijk zijn voor die investeringen die gebruikelijk behoren tot de
verantwoordelijkheid van de eigenaar (groot onderhoud, aanpassingen als gevolg van wettelijke
eisen, beveiliging e.d.), tenzij er nadrukkelijk andere afspraken zijn gemaakt;
2. Het bestuur van de VRK besluit tot de volgende maatregelen om op een efficiënte wijze te komen tot
eenduidigheid in de staat van onderhoud en het niveau van de voorzieningen in alle kazernes in de
regio:
a. de VRK breng het meerjaarlijks, periodiek en dagelijks onderhoud van alle kazernes in de regio
volgens NEN 2767 in kaart brengt in een onderhoudsplan
b. de VRK draagt zorg voor het beheer en dagelijks onderhoud; de kosten daarvan worden op basis
van NEN 2767 in de bekostiging op basis van de lokale bestuursafspraken gemuteerd.
c. de VRK coördineert het meerjaarlijks planmatig onderhoud van kazernes conform het
onderhoudsplan, en stemt de wijze van opdrachtgeving en begeleiding van het door gemeenten
uit te voeren planmatig onderhoud met gemeenten af; de kosten daarvan worden op basis van
NEN 2767 in de bekostiging op basis van de lokale bestuursafspraken gemuteerd
d. voor alle kazernes waar C2000 verbindings- en communicatieapparatuur aanwezig is voor de
beveiliging het landelijk C2000 kader als uitgangspunt te hanteren, waarbij de
investeringsbedragen bij de betreffende gemeenten in rekening worden gebracht en het jaarlijks
beheer en onderhoud wordt meegenomen in het NEN 2767 onderhoudsplan;
Document1
Pagina 3 van 4
e. de VRK zal een plan opstellen voor verbetering van de arbeidshygiënische omstandigheden in
kazernes, inclusief de financiële consequenties. Beheer en onderhoud van deze voorzieningen
worden meegenomen in het NEN 2767 onderhoudsplan; de investeringen komen voor rekening
van de betreffende gemeenten
3. Te besluiten dat de door de VRK gedragen kosten van beheer en dagelijks onderhoud van kazernes
over 2014, 2015 en 2016 in de jaarrekeningen 2015 respectievelijk 2016 zullen worden verwerkt.
Document1
Pagina 4 van 4