Procedure voor het melden van een veronderstelde

Procedure voor het melden van een veronderstelde integriteitsschending in de
federale administratieve overheid door haar personeelsleden
Wie kan melden?
-
Elk statutair personeelslid, elke stagiair of personeelslid met een
arbeidsovereenkomst,
in dienst bij een federale administratieve overheidsdienst:
o De federale overheidsdiensten (FOD’s) en het ministerie van Defensie
o De programmatorische overheidsdiensten (POD’s)
o De federale wetenschappelijke instellingen
o De federale instellingen van openbaar nut (ION)
o De openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ)
Waarover kan je melden?
Je kan melden over de veronderstelling van:
a) een handeling of het nalaten van een handeling door een personeelslid die een
inbreuk is op de wetten, de besluiten, de omzendbrieven, de interne regels en de
interne procedures die van toepassing zijn op de federale administratieve
overheden en hun personeelsleden;
b) een handeling of het nalaten van een handeling door een personeelslid die een
onaanvaardbaar risico inhoudt voor het leven, de gezondheid of de veiligheid van
personen of voor het milieu;
c) een handeling of het nalaten van een handeling door een personeelslid die
getuigt van een ernstige tekortkoming in de professionele verplichtingen of in het
beheer van een federale administratieve overheid;
d) het welbewust bevelen of adviseren door een personeelslid om een
integriteitsschending te begaan zoals bedoeld in a), b) en c).
Je kan ook melden als je meent dat dergelijke feiten zich voordoen of hebben
voorgedaan in een andere federale administratieve overheidsdienst dan die waar je
in dienst bent.
Uitgesloten zijn :
- meldingen over pesten op het werk;
- meldingen over discriminatie.
Voor deze meldingen heeft de wetgever andere instanties voorzien die u zeker willen
helpen, zoals de vertrouwenspersoon, de preventieadviseur en het Interfederaal
Gelijkekansencentrum.
Bij wie kan je melden?
Volgens de wet heb je de keuze om te melden:
- via de vertrouwenspersoon integriteit van je federale administratieve overheid,
als interne component van het meldsysteem.
- via het Centrum Integriteit bij de federale Ombudsman, als externe component
van het meldsysteem.
Om te weten of je organisatie een vertrouwenspersoon integriteit heeft, kan je
informeren bij het Bureau Ambtelijke Ethiek en Deontologie ([email protected]).
Heeft je organisatie geen vertrouwenspersoon integriteit of werk je voor een andere
federale administratieve overheidsdienst dan deze waarover de melding gaat, dan
kan je je rechtstreeks wenden tot het Centrum Integriteit
Hoe werkt het meldsysteem?
De procedure bestaat uit twee fasen.
1. De eerste fase: de vraag om voorafgaand advies
Je vraagt schriftelijk een advies aan de vertrouwenspersoon integriteit van je
organisatie of aan het Centrum Integriteit.
Voorafgaand advies kan je aanvragen door het standaardformulier ‘vraag om
voorafgaand advies’ in te vullen, te ondertekenen en, per post of per mail (scan)
door te sturen naar de vertrouwenspersoon integriteit van je organisatie of het
Centrum Integriteit.
Let op : door het invullen en versturen van dit formulier start je effectief het
meldsysteem zoals bepaald in de wet. Wil je vooraleer dat te doen toch nog eerst
bijkomende informatie, maak dan nog geen gebruik van dit formulier, maar stuur een
gewone e-mail naar de vertrouwenspersoon integriteit van je organisatie, het
Centrum Integriteit ([email protected]) of het Bureau Ambtelijke
Ethiek en Deontologie.
De vertrouwenspersoon integriteit / het Centrum Integriteit bevestigt de ontvangst
van de vraag om voorafgaand advies en gaat na of de vraag kadert in het
meldsysteem voor veronderstelde integriteitsschendingen. Het gaat ook na of alle
elementen aanwezig zijn om de veronderstelde integriteitsschending te kunnen
onderzoeken.
Concreet zal de vertrouwenspersoon integriteit / het Centrum Integriteit bij het
onderzoek van de vraag om voorafgaand advies nagaan of:
1. je vraag ontvankelijk is. Daartoe moet de vraag een aantal elementen
bevatten:
a. je identiteit. Anoniem melden kan niet;
b. de omschrijving van de veronderstelde integriteitsschending om na te
gaan of het gaat over een handeling zoals hierboven omschreven;
c. de naam van de federale administratieve overheid waar je werkt;
d. de naam van de federale administratieve overheid waar de
integriteitsschending zich voordoet;
e. de datum of de periode waarin de feiten zich hebben voorgedaan of zich
zullen voordoen. De feiten mogen niet meer dan 5 jaar oud zijn.
2. het niet gaat over pesterijen of discriminatie
3. het redelijk vermoeden dat je melding van de veronderstelde
integriteitsschending
overeenstemt
met
de
realiteit
door
de
vertrouwenspersoon integriteit / het Centrum Integriteit als dusdanig kan
worden beoordeeld op basis van je omschrijving van de veronderstelde
integriteitsschending en van de elementen en documenten die je toevoegt om
de echtheid ervan aan te tonen.
4. Je melding (niet) kennelijk (on)gegrond is.
De vertrouwenspersoon integriteit / het Centrum Integriteit kan je eventueel
uitnodigen om tijdens een gesprek een aantal punten verder te komen toelichten.
Binnen de 8 weken na de vraag om voorafgaand advies, krijg je bericht over het
resultaat.
2. De tweede fase: de melding
Als je vraag tot voorafgaand advies gunstig wordt beoordeeld, dan kan de tweede
fase een aanvang nemen.
Je kan kiezen om de veronderstelde integriteitsschending te melden bij :
- je functionele of hiërarchische meerdere;
- de vertrouwenspersoon integriteit van je organisatie;
- rechtstreeks bij het Centrum Integriteit.
Pas na de melding bij de vertrouwenspersoon integriteit of bij het Centrum Integriteit
start het onderzoek naar de veronderstelde integriteitsschending. Het onderzoek
wordt uitgevoerd door het Centrum Integriteit.
Je moet op dat moment ook nog kiezen voor een open of vertrouwelijke melding. In
het laatste geval zal je identiteit niet worden bekend gemaakt.
Het Centrum Integriteit zal, eventueel bijgestaan door deskundigen, de gemelde
integriteitsschending onderzoeken. Na afloop van het onderzoek brengt het Centrum
Integriteit verslag uit aan de betrokken administratie. Het kan daarbij ook
maatregelen aanbevelen. Indien er sprake lijkt te zijn van een misdaad of wanbedrijf,
wordt de zaak doorgestuurd naar het parket. De melder wordt hiervan telkens op de
hoogte gebracht.
Is er bescherming?
Bij de melding van een veronderstelde integriteitsschending bij de
vertrouwenspersoon integriteit of bij het Centrum Integriteit, krijg je automatisch
bescherming. Bij een melding aan de functionele of hiërarchische meerdere geniet je
geen bescherming zoals bepaald door de wet.
De bescherming geldt met terugwerkende kracht vanaf je vraag om voorafgaand
advies en duurt in principe tot twee jaar na het afsluiten van het onderzoek of een
definitieve gerechtelijke uitspraak. De bescherming zal echter aflopen bij het afsluiten
van het onderzoek indien je zelf bij de integriteitsschending betrokken blijkt of indien
blijkt dat je gemeld hebt, wetend dat de melding niet eerlijk was.
Als je werkgever tijdens de beschermingsperiode iets wijzigt aan je
arbeidsvoorwaarden en je bent ervan overtuigd dat er een verband is tussen de
melding en die negatieve maatregel, dan kan je klacht indienen bij de federale
Ombudsman. De werkgever moet dan bewijzen dat er geen verband is tussen de
genomen maatregel en de melding. Slaagt hij er niet in dat bewijs te leveren, dan zal
een tuchtprocedure worden gestart tegen de persoon die de maatregel heeft
genomen. Anderzijds kan je zelf het voorwerp worden van een tuchtprocedure indien
je bewust oneerlijk en niet waarheidsgetrouw gebruik zou hebben gemaakt van de
mogelijkheid om klacht in te dienen.
De bescherming geldt ook voor personeelsleden die betrokken worden bij het
onderzoek en de personeelsleden-raadsmannen die hen bijstaan. Voor hen gaat de
bescherming in vanaf het ogenblik dat ze bij het onderzoek worden betrokken.
Is er vertrouwelijkheid verzekerd?
In elke fase van het meldsysteem kan je rekenen op vertrouwelijkheid. Dat betekent
dat we, tenzij je uitdrukkelijk opteert voor een open melding, je identiteit niet bekend
maken en de veronderstelde integriteitsschending in alle discretie behandelen.
Wat met de meldingsplicht van ambtenaren in het kader van het Wetboek van
Strafvordering (SV)?
Artikel 29 SV. bepaalt: “ieder openbaar officier of ambtenaar die in de uitoefening van
zijn ambt kennis krijgt van een misdaad of van een wanbedrijf is verplicht daarvan
dadelijk bericht te geven aan de Procureur des Konings (…)”.
Personeelsleden die menen kennis te hebben van een misdaad of wanbedrijf en
daarbij correct gebruik maken van het meldsysteem, worden vrijgesteld van artikel 29
SV.
Indien een personeelslid na een gunstig advies toch beslist niet verder te gaan
met melden, valt hij eventueel terug onder de verplichting van artikel 29 SV.
Als het Centrum Integriteit een sterk vermoeden heeft dat de melding overeenstemt
met een misdaad of een wanbedrijf, dan geldt ook voor het Centrum Integriteit artikel
29 SV : de Procureur des Konings wordt op de hoogte gesteld.
Wat bij bedrieglijke meldingen?
Als uit het onderzoek blijkt dat je je melding bewust oneerlijk en nietwaarheidsgetrouw hebt gedaan, of tijdens het onderzoek bewust oneerlijk, niet
waarheidsgetrouw of onvolledige informatie ter beschikking hebt gesteld, zal een
tuchtprocedure tegen jou gestart worden.