project: v - Vlaanderen.be

PROJECT: VAC Brugge
VERSLAG VAN HET ANDERS WERKEN P&O-OVERLEG , (Personeels- en organisatieontwikkeling)
Vrijdag 24 juni 2011, 12u tot 14u
UITGENODIGD:
P&O-vertegenwoordigers (centraal of lokaal) of leidinggevenden van alle organisaties die verhuizen naar VAC Brugge, die het mandaat hebben om hun organisatie te begeleiden
bij de voorbereiding van de menselijke aspecten van de verhuis naar een Anders Werkenkantooromgeving.
Zie overzicht organisaties: site AFM: VAC Brugge.
AANWEZIGEN :
CONTACTPERSONEN
Centraal/
Lokaal
ENTITEIT
Telefoon
EMAIL
OPMERKINGEN
BEGELEIDING AgO
02/ 553 49 87
[email protected]
C
Gerda Serbruyns (GS)
AgO
C
Elvira Servaes
AFM
L
L
Roos D’hoore
Bart De Baets
L
L
L
L
L
L
L
L
Dirk Van Wassenhove
Robrecht Vermoortel
Nicole Roye
Marleen Herman
Wouter Mortier
Caroline Pollet
Petra Cabooter
VAPH
Toezicht Volksgezondheid West –
Vlaanderen
Ruimte en Erfgoed
Afdeling Milieuvergunningen
AMV
Agentschap Ondernemen
Agentschap voor Natuur en Bos
AO West-Vlaanderen
Syntra Vlaanderen
[email protected]
VERTEGENWOORDIGERS ORGANISATIES
[email protected]
Verontschuldigd: Wouter De Bruyckere, AWV.
Opmerkingen en aanvullingen bij het verslag kunnen via mail overgemaakt worden aan Gerda Serbruyns: [email protected]
1.
1.
2.
AGENDA EN BESPROKEN PUNTEN
Overlopen per aanwezige organisatie stand van zaken voorbereiding op verhuis naar VAC Brugge + knelpunten
Varia
1.
Overlopen per aanwezige organisatie stand van zaken voorbereiding op verhuis naar VAC Brugge + knelpunten
ACTIES EN AFSPRAKEN
Tip:
P&O-overleg
Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO)
Boudewijnlaan 30, te 1000 BRUSSEL
[email protected]
Page 1 of 6
2017-07-20
2
Algemeen:
bij de voorbereiding van de verhuis naar Anders Werken nagaan hoe andere organisaties met een gelijkaardige werking dit opnemen binnen een Anders
Werkenkantooromgeving; bv. andere buitendiensten van dezelfde organisatie in andere VAC’s; andere organisaties die ook met omvangrijke plannen op papier werken,
of met gelijkaardige applicaties, bv. GIS.
Voorbeelden van voorbereiding van organisaties:

Aanpak Syntra:
-

Aanpak VAPH:
-

Toelichting bij Anders Werken gegeven
Werkplekspel gespeeld
Afsprakenkader opgemaakt
Trashday georganiseerd
Behoefte aan powerpoint met foto’s.
werk: afspraken gemaakt ivm indeling
zeer goede accommodatie + combinatie met structureel telewerk
digitalisering: thema op teamoverleg
opleiding: digitaal aan het werk
Individueel opkuisen
Aanpak Agentschap Ondernemen
Agentschap Ondernemen heeft in 2 workshops zijn medewerkers voorbereid via het Werkplekspel. (meer algemene info: zie bijlagen bij het verslag van vorige
vergadering van de P&O-werkgroep). Powerpoint: zie bijlage.

Aanpak RWO: voorbeeld van teamdag ter voorbereiding van verhuis naar VAC Brugge:
- Verzamelen in station van Brugge
- Lunchen in een horecazaak ter plaatse
Aangevuld met:
Vragen en problemen gesteld op werksessie voor voorbereidend team Anders Werken bij RWO:

Overleg P&O
Hoe medewerkers overtuigen om clean desk toe te passen ?
Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO)
Boudewijnlaan 30, te 1000 BRUSSEL
Page 2 of 6
3
- Argumenten geven voor clean desk:
flexibiliteit mogelijk maken (delen van werkplekken; flexplekken)
vertrouwelijke informatie niet onbeheerd op bureaus achterlaten
netheid van kantooromgeving (in vergelijking met landschapsbureau)
Schoonmaken van werkplekken
Medewerkers en leidinggevenden leren plannen (welke dossiers / documenten te verwerken gedurende 1 werkdag ? is ook voorbereiding op telewerken: welk
werkvolume is haalbaar op 1 werkdag ? Citaat: ‘rotzooi op je bureau is rotzooi in je hoofd !’
- Collega’s die, los van hun functie en al dan niet paper poor werken ook in klassieke kantooromgeving clean desk toepassen laten getuigen hoe zij dit aanpakken en
waarom.
- Filmpje: Leidinggeven in Anders werken: luik Principes / Afspraken.
- Opvolging clean desk:
- Clean desk policy opnemen in afsprakenkader en laten toepassen door clean desk politie: medewerkers die aangesteld zijn om de toepassing van clean desk op te
volgen, en niet clean desk-bureaus zelf op te ruimen, al dan niet na een eerste waarschuwing, bv. met een post-it.
- Werken met het werkplekspel: kaarten die geschikt zijn om te discussiëren over de principes van anders werken en het al dan niet toepassen van clean desk: nummers
1, 5, 8, 14, 17, 26, 32, 35, 56, 65 en 66.
* Specifieke vragen:

Trashday: hoe organiseren ?
Omschrijving: een organisatie heeft een trash-day (dag waarop het de bedoeling is om vooral veel papier en niet ander me te verhuizen materiaal op te ruimen)
georganiseerd gedurende een volledige dag, waarop bijzonder weinig respons is gekomen vanwege de betrokken personeelsleden. Reden: geen tijd om te trashen.
Suggesties voor een succesvolle trashday:
-
Geen volledige dag voorzien maar slechts een paar uur
Trashen organiseren als een teamactiviteit
Trashen koppelen aan een leuke activiteit (bv. drink achteraf; broodjeslunch)
Gezamenlijk trashen, waarbij iedereen, dus ook de leidinggevenden aanwezig zijn, bv. extra uur aan het einde van een teamoverleg
Samen solidair trashen, dus ook elkaar helpen bij gemeenschappelijke ruimten
Een trashlokaal of trashplaats voorzien voor niet mee te verhuizen materiaal, boeken enz.
Om de behoefte om op te ruimen te creëren: aftelkalender met afteldagen voorzien: nog zoveel dagen voor de verhuis…
Het aantal weggegooide kilo papier of gevulde papiercontainers noteren
Afspraken maken over het overbodig kantoormateriaal
Trashspel organiseren (indien passend bij de organisatiecultuur): werken met opdrachten, waarbij iedereen telkens een andere opdracht krijgt, bv. eigen kast
opruimen, gemeenschappelijke ruimten opruimen enz. (kan ook nog georganiseerd worden na verhuis naar Anders Werkenomgeving; zie ook documenten in
instrumentendoos Anders Werken: BeterAnders Werken).
Aandachtspunt: om goed te weten wat er al dan niet mag weggegooid worden of verplaatst worden naar een statisch, of semi-statisch archief is het belangrijk
om hierover af te stemmen met de werkgroep archief- en documentbeheer en de plaatselijke vertegenwoordiger hierin, die kan aangeven wat waar wordt
bijgehouden.
Overleg P&O
Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO)
Boudewijnlaan 30, te 1000 BRUSSEL
Page 3 of 6
4

Electronisch inscannen: hoe aanpakken ?
-
Informatie doorgeven aan de personeelsleden hoe inscannen kan gebeuren in de praktijk met de beschikbare toestellen.
Te bespreken: wie scant in ? intern, met eigen al dan niet hiervoor vrijgesteld personeel, of extern (via een gespecialiseerde firma) ?
Jobstudenten inschakelen om in te scannen.
Een plan opmaken om digitaal te werken en dit afstemmen op het globale archiefplan.
Aandachtspunt: dit is een probleem dat de werking van een buitendienst kan overstijgen: te checken: hoe pakt een organisatie op organisatieniveau de
digitalisering van hun archief en de papierstroom (dossiers, documenten enz.) aan ? De verhuis van een buitendienst naar een VAC kan een pilootproject zijn
voor een organisatie; cfr. Aanpak VAPH (met behulp van een externe scanfirma) n.a.v. verhuis naar VAC Leuven.

Wat doen als er te weinig archiefruimte beschikbaar is ?
- Af te spreken waar men de documenten kan kwijtgeraken.
- Afspraken maken over standaarddossiers
- Nagaan welke weg een dossier doorloopt in een organisatie (verwerking door verschillende personeelsleden en afhankelijk daarvan telkens een tijdelijke bergplaats
voor het dossier voorzien = aanpak RWO)
- Organisatie en medewerkers voorbereiden op digitaal werken: dat vraagt een inwerkperiode en is niet gelijk aan het werken zonder papier.
- Vraag: is het mogelijk om voor meerdere organisaties samen een plottermachine / plottercentrum te voorzien, zodat niet elke organisatie apart die aankoop dient te
voorzien ? Gevraagd wordt of AFM dit mee kan opnemen.
- Het ter beschikking stellen van uitgebreide archiefruimten voor papieren archieven stimuleert niet tot trashen en paper poor werken en het beperken van de
papierstroom.
- Een plan opmaken voor (aanzet tot digitale) archivering met bijhorende timing.
Aandachtspunt: af te stemmen met AFM (bv. gezamenlijke aankoop van toestellen binnen een VAC) en met werkgroep archief- en documentbeheer.

Parkeerplaatsen:
Omschrijving: een aantal personeelsleden moeten zich met de wagen verplaatsen omwille van combinatie werk / privé- leven, bv. kinderen naar de crèche brengen.
-

Oplossingen: randparkings in de buurt van Brugge
Betalende parkings gebruiken
Abonnementen op parkings voorzien
Flexibeler werkformules.
Werken in Anders Werken met een handicap.
Omschrijving: het zal waarschijnlijk moeilijk zijn voor een collega met een handicap om in een open kantooromgeving te werken. algemeen: vraag; is iedereen geschikt
om in een open kantooromgeving te werken ?
- Samen naar oplossingen zoeken: aangepaste functie / aangepaste werkplek
Overleg P&O
Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO)
Boudewijnlaan 30, te 1000 BRUSSEL
Page 4 of 6
5
- Combinatie maken met thuiswerk
- Samen met de preventieadviseur naar een geschikte oplossing zoeken
- Dienst Emancipatiezaken inschakelen voor advies; tot 22 augustus: [email protected]. Vanaf 22 augustus: [email protected].

Hoe medewerkers voorbereiden op een verhuis aan de hand van het Werkplekspel ?
- Medewerkers: -toelichting geven over Anders Werken: basisprincipes: wat ? waarom ? hoe ?
-Werkplekspel spelen en over de principes discussiëren, bv. over het delen van werkplekken.

Hoe leidinggevenden voorbereiden een verhuis naar een Anders Werkenomgeving ?
- Leidinggevenden: - informeren over de principes van Anders Werken (delen van werkplekken; toepassen van clean desk; digitalisering; gebruik maken van
groepsklassementen, op papier en digitaal; vooraf goede afspraken maken (zie voorbeelden van afsprakenkaders in instrumentendoos Anders Werken); werken aan
een open feedbackcultuur … Wat ? Waarom ? Hoe ?
- bekommernissen capteren: leidinggevenden kunnen hun medewerkers niet begeleiden zolang als ze zelf in de weerstandfase zitten; het is daarom
belangrijk om eerst hun bekommernissen te capteren en hen te informeren en samen naar oplossingen te zoeken.
Het Werkplekspel kan worden ingeschakeld in de informatieve fase (wat is Anders Werken), bij de voorbereiding van een afsprakenkader (welke afspraken moeten
zeker worden gemaakt ?) en bij de opvolging van de principes van Anders Werken en de evaluatie en eventuele bijsturing van het afsprakenkader

Wat te doen bij plaatsgebrek voor medewerkers (minder werkplekken dan medewerkers) ?
-
Thuiswerk invoeren, structureel (aantal vaste dagen in de week, of occasioneel: bv. in combinatie met vergaderingen buitenshuis, studiedagen, enz
Extra plaatsen gevalideerd krijgen via Inspectie van Financiën
Zones voorzien voor vaste werkplekken voor collega’s die meestal op kantoor aanwezig zijn.
Dient er voor iedereen een vaste werkplek voorzien te worden ? Behoren een aantal personeelsleden niet eerder tot een vliegende brigade, bv. inspecteurs enz.
Voor hen kan een zone met flexplekken, waar zij tijdelijk kunnen plaatsnemen, of touch downplekken, waar zij gedurende korte tijd kunnen inloggen, worden
voorzien.
- Afspreken met de teamverantwoordelijken dat niet alle teams op dezelfde dag overleg hebben, maar gespreid over een werkweek.
- Personeelsleden de mogelijkheid geven om hun werk zelfstandiger te regelen en niet steeds van op kantoor te vertrekken naar klanten maar bv. van huis uit
(helpt ook om het probleem van het tekort van parkeerplaatsen voor dienstwagens te verkleinen).
Aandachtspunt: af te stemmen met het thuiswerkbeleid van de gehele organisatie (is thuiswerk al dan niet mogelijk, voor wie en onder welke voorwaarden ?).
- Meer info: instrumentendoos Telewerken (www.agoweb.be Atelier Telewerken) of train de trainer Telewerken: volgende sessie voorzien: november / december 2011
(wordt nog doorgegeven).
Overleg P&O
Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO)
Boudewijnlaan 30, te 1000 BRUSSEL
Page 5 of 6
6
Conclusie van de leden van de P&O-werkgroep:
- Goede voorbereiding op maat is cruciaal
- Met eenheids worst los je niet alles op: kenniswerkers – dossierwerkers – bewaartermijnen voor bepaalde documenten
- Door in een P&O-werkgroep na te denken en gezamenlijk te zoeken naar oplossingen blijf je alert !
Vragen voor AFM, o.m. via de stuurgroep VAC:
Opportuniteiten en kostenplaatje voor het inhuren van bijkomende parkeerplaatsen (nu voorzien: 1 plaats per 10 individuele personeelsleden)
Wanneer zullen de verhuisdozen er zijn ? Personeelsleden hebben in de vakantieperiode al tijd en mogelijkheid om zaken in te pakken.
(af te stemmen met de werkgroep logistiek / verhuis ?)
Vraag om een powerpoint ter beschikking te stellen met basisinformatie over Anders Werken.
Vraag om nog voor de verhuis naar VAC Brugge een bezoekersdag te organiseren, waarop de leidinggevenden met hun medewerkers het VAC kunnen
bezoeken. Is doorgegeven aan AFM; zal afgesproken worden op de volgende vergadering van de stuurgroep VAC Brugge.
-
Foto’s van VAC ter beschikking stellen; is doorgegeven aan AFM, met de vraag om foto’s te voorzien op de site van VAC Brugge.
Waar worden zaken rond Anders Werken en samenwerking tussen de verschillende organisaties (bv. ivm aankoop plottermachine) verder opgenomen ?
Wat is de rol van het coördinatiecomité ?
Wat is de rol van de gebouwverantwoordelijke van het VAC ?
Komen aspecten van Anders Werken ook aan bod in de werkgroep Welzijn die wordt opgericht naar aanleiding van de verhuis naar VAC Brugge ?
2. DOCUMENTEN EN BIJLAGEN

Powerpoint Agentschap Ondernemen
3. AGENDA VOLGEND OVERLEG
Datum: woensdag 31 augustus, 12u tot 14u.
Agenda:
-stand van zaken per organisatie van de voorbereiding op de verhuis naar VAC Brugge
-voorstel van invulling bezoekersdag VAC Brugge
-varia
Overleg P&O
Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO)
Boudewijnlaan 30, te 1000 BRUSSEL
Page 6 of 6