Telefonist / receptionist, niveau 2

Telefonist / receptionist, niveau 2
Overzicht activiteiten / mogelijke werkzaamheden
Beroepsbeschrijving Telefonist /receptionist
Een telefonist/receptionist kan werkzaam zijn in de meest uiteenlopende arbeidsorganisaties. Hij behandelt binnenkomende en
uitgaande telefoongesprekken en verbindt gesprekken door. Hij ontvangt bezoekers, klanten en medewerkers, meldt ze aan en
verwijst ze door. Vaak horen ook werkzaamheden als het in- en uitschrijven van bezoekers, het verstrekken van bezoekerspassen
en het in ontvangst nemen van poststukken en goederen tot de vaste taken. Daarnaast heeft de telefonist/receptionist meestal
diverse ondersteunende administratieve taken zoals het bijhouden van (zaal)reserveringen in een digitale agenda, het registreren
en intern verspreiden van post en het verwerken van facturen en mailings. Hij heeft dan ook een dienstverlenende en
servicegerichte instelling. De telefonist/receptionist is het visitekaartje van de organisatie, zowel aan de balie als aan de telefoon.
.
1
Overzicht activiteiten / mogelijke werkzaamheden
Telefonist/ Receptionist niveau 2
1 Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden
Verzorgt inkomende en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst
Post ontvangen, registreren, sorteren en intern distribueren
Post verzamelen, registreren, frankeren en verzenden
Eenvoudige adressenbestanden bijhouden
Documenten scannen, kopiëren, en archiveren
E-mailberichten ontvangen en doorsturen
Goederen ontvangen, controleren op afwijkingen in kwaliteit en kwantiteit en
registreren en distribueren
Goederen verzendklaar maken
Beheert een agenda en reserveringssysteem
agenda
De wensen over de te maken afspraak achterhalen
Afspraken maken/wijzigen in de agenda
Afspraken bevestigen
Genodigden informeren
res.syst. De wensen van de gebruiker achterhalen
Hulpmiddelen en dergelijke reserveren
Afspraken en wijzigingen in het systeem invoeren
De reservering bevestigen
Belanghebbenden informeren
Ontvangt bezoekers
Bezoekers ontvangen, registreren en van informatie voorzien
Bezoekers aankondigen (persoonlijk of telefonisch)
Bezoekers afmelden en uitgeleiden
De ontvangstruimte representatief houden
Representatief optreden
Bedient de communicatiemiddelen en handelt telefoongesprekken af
Is aanspreekpunt voor relaties
Zorgen voor representatie van de organisatie
Is op de hoogte van aan- en afwezigheid van de medewerkers
Is op de hoogte van bereikbaarheid van de medewerkers
De telefoon aannemen en eventueel doorverbinden
Informatie verstrekken
Een telefoonnotitie of e-mail opstellen en verzenden
Afspraken maken en deze zo nodig noteren in de (elektronische) agenda
Zorgen dat informatie tijdig bij de juiste persoon komt
Beslissingen terugkoppelen aan de leidinggevende
Signaalfunctie voor wat betreft veiligheid in de organisatie/ op de veiligheid toezien
Telefoontoestel zo nodig programmeren
Een bandje voor het antwoordapparaat inspreken
De telefooncentrale en het antwoordapparaat bedienen
Toegangssysteem/systemen openen
Door de intercom spreken
Handelen bij storing, bommelding, brand of ongeval
2
2 Verricht ondersteunende (financieel) administratieve werkzaamheden
Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem
Administratieve gegevens invoeren in een geautomatiseerd systeem
Een invoerverslag afdrukken
Een invoerverslag ter controle en fiattering aan de leidinggevende/opdrachtgever geven
Vult eenvoudige formulieren in
Eenvoudige formulieren invullen (bijvoorbeeld een ziekmeldingformulier,
een telefoonmemo of een rappelformulier)
De verantwoordelijke op de hoogte brengen over de stand van zaken m.b.t.
de aanwezige kantoormiddelen en cateringproducten
3