(Standaard) Commissie voorbladen griffi - Provincie Noord

Commissie voor
verkeer, vervoer en waterstaat
Datum commissievergadering
: -
DIS-stuknummer
: 862497
Secretaris
: mr. J.W.L.M. Zwepink
Doorkiesnummer
: 073 6812267
Behandelend ambtenaar
: W. Wienbelt
Dienst/afdeling
: WMV/INFRA
Nummer commissiestuk
: VVW-0607
Status
:
ter advisering
:
ter bespreking
:
ter kennisneming
:
ter vaststelling
Datum
: 8 oktober 2002
Bijlagen
: -
Onderwerp:
Prestaties in relatie tot voorbereidingskosten.
Voorstel aan commissie:
Kennisnemen van bijgaande notitie.
Eventuele nadere opmerkingen:
In de commissie is aan de orde geweest of meer helderheid kan worden verschaft ten aanzien van de
efficiency en effectiviteit van prestaties zoals vermeld in het Jaarverslag in relatie tot de
voorbereidingskosten. De voorliggende notitie geeft inzicht in de aanwending van het volume van
het aandachtsgebied Voorbereidingskosten
Overeenkomstig het door Gedeputeerde Staten
van Noord-Brabant genomen besluit,
namens deze,
mr. J.W.L.M. Zwepink, secretaris
Commissie voor verkeer, vervoer en waterstaat
Notitie ten behoeve van de commissie voor Verkeer, Vervoer en Waterstaat inzake efficiency en
effectiviteit van prestaties in relatie tot voorbereidingskosten
Het Meerjarenprogramma Verkeer, Vervoer en Infrastructuur (MP-VVI) vormt de uitwerking van het
provinciale verkeers- en vervoerbeleid zoals vastgelegd in het Provinciale Verkeers- en Vervoerplan
(PVVP). In het MP-VVI zijn projecten opgenomen die de provincie voornemens is de komende jaren
te realiseren via een planvormingsproces van verkenningen, planstudies en realisaties. Ten behoeve
van de voorbereiding van projecten, die zijn opgenomen in het MP-VVI (totaal circa 130 projecten),
is jaarlijks -naast de vaste apparaatskosten- een volume Voorbereidingskosten opgenomen in de
begroting (productnummer 06.06.04).
Het volume Voorbereidingskosten op zich is toegesneden op de projecten die in het MP-VVI zijn
opgenomen. De volgende aspecten spelen echter een belangrijke rol bij de besteding van de
beschikbare middelen en de tijd die nodig is om de projecten uitvoeringsgereed te maken.
Volume MP-VVI
Aan het begin van de huidige bestuursperiode (1999-2003) lag het totale investeringsvolume van
het MP-VVI, dat is afgeleid van het libretto van het PVVP, op circa € 30 miljoen per jaar. Tijdens
de bestuursperiode zijn bij verschillende voorjaarsnota’s financiële middelen toegevoegd aan de
verschillende aandachtsgebieden van het MP-VVI, met name voor Structureel Onderhoud,
Verkeersveiligheid en Aanleg en Reconstructie en enkele concrete projecten zoals de
Doorstromingsmaatregelen Openbaar Vervoer Breda-Terheijden. Dat betekent per saldo dat de
bedragen voor investeringen voor de geldende bestuursperiode met circa € 20 miljoen per jaar zijn
toegenomen. De investeringsvolumes zijn de afgelopen jaren steeds nagenoeg volledig besteed. De
realisering van de jaarprogramma’s was mogelijk zonder uitbreiding van het personeelsbestand
binnen de afdeling Infrastructuur, maar wel in samenhang met extra uitbesteding van
werkzaamheden. Gelet op de capaciteit en soms de know-how is het noodzakelijk voorbereidende
werkzaamheden uit te besteden aan deskundige adviesbureaus. De omvang van werkzaamheden bij
adviesbureaus is in het algemeen zo toegenomen dat de adviesbureaus het werk amper aan kunnen
en de kwaliteit van bureaus en de voortgang onder druk zijn komen te staan.
Wet- en regelgeving
Nieuwe wet- en regelgeving zorgt ervoor dat in het kader van het planvormingsproces steeds meer
onderzoek nodig is. Hierbij kan worden gedacht aan MilieuEffectRapportages, bodemonderzoeken en
akoestische onderzoeken. Zo is met ingang van 1 april 2002 de Flora- en faunawet
inwerkinggetreden die voorschrijft dat uitgebreid onderzoek wordt gedaan naar de gevolgen van de
aanleg van een infrastructureel project voor de flora en fauna. De wet is zo ingrijpend dat het zelfs
de vraag is of er extern landelijk voldoende capaciteit beschikbaar is om alle onderzoeken tijdig uit
te voeren. Dit heeft consequenties voor niet alleen de kosten van de voorbereiding, maar eveneens
voor voorbereidingstijd en daarmee het moment van oplevering.
Integraal werken
Het beleid is erop gericht om alle beleidsaspecten met betrekking tot verkeer en vervoer zoveel
mogelijk integraal aan te pakken. Dat betekent dat indien een project vanuit een aandachtsgebied
prioriteit krijgt, ook aspecten vanuit andere aandachtsgebieden worden betrokken bij de
planvoorbereiding. Dat maakt een project complexer en vraagt meer voorbereidingstijd.
Interactieve beleidsvorming
Het planvormingsproces met name in de situatie van verkenning en planstudie is de laatste jaren
erg gewijzigd. Werd in het verleden door de provincie een plan gemaakt waarover na inspraak een
besluit werd genomen, nu wordt de omgeving in de voorbereidingsfase uitgebreid geconsulteerd. Het
plan wordt als het ware in samenspraak met de omgeving gemaakt, waardoor breed geaccepteerde
plannen ontstaan. Dat betekent doorgaans dat veel varianten moeten worden ontwikkeld, diepgaand
-1-
onderzoek moet worden verricht en frequent overleg moet plaatsvinden. Ook vraagt het om de
ontwikkeling en inzet van communicatiemiddelen.
-2-
Efficiency en effectiviteit
Medio 1999 heeft ESO Management Partners BV in opdracht van de provincie een onderzoek
uitgevoerd naar kencijfers van voorbereidingskosten in de vorm van een benchmark. De kencijfers,
die de verhouding weergeven tussen de voorbereidingskosten en de (operationele) projectuitgaven,
zijn uit de markt verzameld en kunnen dienen bij de vergelijking van interne cijfers en de cijfers
die gebruikelijk zijn in de externe omgeving zoals bij architecten, bouwkundige en raadgevende
ingenieurs en aannemers.
Uit het benchmarkonderzoek komt naar voren dat de kosten van voorbereiding bestaande uit onder
meer de planstudie, het ontwerp, het bestek, onderzoeken en toezicht variëren van 14% tot 26% van
de operationele of uitvoeringskosten, met een gemiddelde van circa 20%. Het betreft voor alle
duidelijkheid cijfers die uit het benchmarkonderzoek naar voren komen.
De voorbereidingskosten van provinciale infrastructurele projecten, bestaande uit het volume
Voorbereidingskosten en de apparaatskosten, bedragen ter indicatie globaal 15% van de totale
projectkosten i.c. het volume van het MP-VVI. Overigens kunnen de voorbereidingskosten niet direct
worden gerelateerd aan de projectkosten in enig jaar, omdat de kosten vooruitlopen op feitelijke
uitvoering van de projecten in de daaropvolgende jaren. Nagenoeg alle projecten doorlopen immers
de verschillende stadia van voorbereiding namelijk verkenningfase, planstudiefase en
uitvoeringsfase.
De volgende tabel geeft een overzicht van de (voorgenomen) besteding van de voorbereidingskosten
naar categorie. Het betreft de uitgaven van de voorbereidingskosten in 2002 en de voorgenomen
werkzaamheden die zullen leiden tot uitgaven in de loop van 2002 en in 2003.
OVERZICHT VOORBEREIDINGSKOSTEN 2002/2003
CATEGORIE
KOSTEN (€)
Maken ontwerp
PERCENTAGE
1.057.000
17,5 %
Maken bestek
775.000
12,8 %
Maken ontwerp & bestek
1.013.000
16,7 %
Inhuur personeel
1.517.000
25,1 %
Milieu (bodem,natuur,geluid, etc)
405.000
6,7 %
Externe expertise
336.000
5,6 %
MER
260.000
4,4 %
Planstudie
59.000
1,0 %
128.000
2,1 %
Verkeersmaatregelen
74.000
1,2 %
Haalbaarheidsonderzoeken
25.000
0,4 %
Kostenramingen
33.000
0,5 %
141.000
2,3 %
215.000
3,7 %
6.038.000
100 %
Digitale Terreinmeting
Communicatie
Diversen
Totaal
Uit het overzicht blijkt dat met name werkzaamheden worden uitbesteed die relatief eenvoudig zijn
uit te voeren namelijk het maken van het ontwerp en het bestek ten behoeve van de uitvoering van
een project. Dit komt tevens tot uiting in de post betreffende de inhuur van personeel. Het maken
van een planstudie is complexer en heeft doorgaans een bestuurlijke impact. Om die redenen
worden planstudies zoveel mogelijk in eigen beheer uitgevoerd.
Als overall conclusie kan worden aangegeven dat de voorbereiding van provinciale
infrastructuurprojecten binnen de gangbare range van percentages, zelfs aan de onderzijde daarvan,
wordt gerealiseerd. Op grond van de cijfers handelt de provincie efficiënt bij de voorbereiding van
-3-
projecten.
Om de werkzaamheden met betrekking tot het ontwerpen van provinciale wegen en de
directievoering over de uitvoering van werken effectiever en transparanter uit te voeren werkt de
provincie aan de ontwikkeling van een kwaliteitssysteem. Hierin worden de werkprocessen helder
beschreven en wordt de verbetering van alle relevante processen geborgd. De planning is erop gericht
om eind 2003 het certificaat NEN-ISO 9001-2000 te verkrijgen.
In het kader van een nadere analyse van voorbereidingskosten wordt door de afdeling Infrastructuur
voor een klein, een middelgroot en een groot project nagegaan hoe de kosten van voorbereiding zich
verhouden tussen een project dat de provincie zelf voorbereidt en een project waarvan de
voorbereiding (nagenoeg) geheel wordt uitbesteed. Hoewel bij een dergelijke vergelijking ook aspecten
als kwaliteit en tijdsbesteding een rol spelen zal de nadruk in ieder geval liggen op de kosten. De
resultaten van het onderzoek zullen worden gebruikt voor een optimalisering van de inzet van het
provinciale apparaat én de uitbesteding van werkzaamheden ter voorbereiding van infrastructurele
projecten.
's-Hertogenbosch, 8 oktober 2002
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant.
-4-