A4 Blank Landscape

Rol: Deskundige organisatie
Deskundige personeel – financiën – administratie voor Cultuurcentrum Dilbeek vzw en vrijetijd groep Dilbeek
Doel van de functie
In partnerschap met de teams:

(Mee) ontwikkelen van een overkoepelend beleid m.b.t. het
specialisatiedomein: personeelsadministratie – financiële
administratie – reglementering in onderneming (verzekeringen,
belastingen, vrijwilligerswetgeving, kunstenaarsvergoedingen)

Vanuit het specialisatiedomein voeden, stimuleren, faciliteren en
inspireren van de teams

Opvolging, uitvoering en consolidatie van verschillende
ondersteunende processen binnen het ondersteunend team vrijetijd
om
de teams te ondersteunen en verder te ontwikkelen op vlak van:
 het verhogen van de kwaliteit en efficiëntie van de (primaire)
dienstverlening
 het realiseren van een optimale en correcte werking van de teams
en de organisatie
 het werken volgens het organisatiekompas (missie, visie, waarden,
organisatieprincipes)
Context
De deskundige organisatie maakt deel uit van het ondersteunend team bij de stroom vrijetijd van de groep Dilbeek. Het team wordt aangestuurd door de directie.
Rolbeschrijving Deskundige
pagina 1 van 9
Rol: Deskundige organisatie
Deskundige personeel – financiën – administratie voor Cultuurcentrum Dilbeek vzw en vrijetijd groep Dilbeek
Rollenorganogram
De groep Dilbeek bestaat uit gemeente, OCMW, vzw Cultuurcentrum Dilbeek (Westrand), vzw Zwembad Dilkom, Politie Dilbeek, het gemeentelijk onderwijs en vzw
Gemeentelijke Kinderopvang Dilbeek. Het organogram bestaat uit 5 primaire stromen en 1 ondersteunende stroom. De 5 primaire stromen (vrije tijd, openbare ruimte,
burgerzaken/wonen&ondernemen, welzijn en politie) leveren rechtstreeks producten en diensten aan de burger. De stroom ondersteunde diensten en specialisten (ODS)
werkt ter ondersteuning en in functie van de primaire stromen. Elke stroom is onderverdeeld in verschillende teams.
Rolbeschrijving Deskundige organisatie voor vrijetijd
Maart 2017
pagina 2 van 9
Rol: Deskundige organisatie
Deskundige personeel – financiën – administratie voor Cultuurcentrum Dilbeek vzw en vrijetijd groep Dilbeek
Detail van de stroom vrijetijd:
Rolbeschrijving Deskundige organisatie voor vrijetijd
Maart 2017
pagina 3 van 9
Rol: Deskundige organisatie
Deskundige personeel – financiën – administratie voor Cultuurcentrum Dilbeek vzw en vrijetijd groep Dilbeek
Resultaatgebieden
Verantwoordelijkheden
Te bereiken resultaten
Voorbeelden van activiteiten
de teams en organisatie op maat
ondersteunen

1. Bevragen van behoeften en opvolgen van ontwikkelingen
In functie van het eigen
specialisatiedomein



Proactief bevragen, opvolgen en
analyseren van de huidige en toekomstige
noden, behoeften en uitdagingen van de
teams


Opvolgen van externe ontwikkelingen
(sociologische, technische, economische,
wetgevende, …)

Opvolgen van ontwikkeling in het
specialisatiedomein (via opleidingen,
deelnemen aan studiedagen,..)



Teams en management bevragen over noden
en behoeften in overlegmomenten
Partnerschap aangaan en onderhouden met
teams
Anticiperen op trends, bedreigingen en
opportuniteiten
Identificeren van opkomende veranderingen in
wetgeving en HR en evalueren van de impact
vergelijken van de praktijken binnen de
vrijetijdssector
Op zoek gaan naar goeie voorbeelden
….
2. (Mee) ontwerpen van beleid voor het specialisatiedomein
In partnerschap met
directie en teams


(mee) ontwerpen van een beleid voor het
specialisatiedomein
(mee) begeleiden bij de vertaling naar
strategische en operationele
doelstellingen
Rolbeschrijving Deskundige organisatie voor vrijetijd
Maart 2017
(mee) richting geven en een kader
scheppen voor de teams, waarbinnen
doelstellingen kunnen worden behaald
en opgevolgd



(mee) ontwikkelen van een visie m.bt. het
specialisatiedomein
Voorbereiden van beleidsnota’s voor het
management en bestuur m.b.t. het
specialisatiedomein
….
pagina 4 van 9
Rol: Deskundige organisatie
Deskundige personeel – financiën – administratie voor Cultuurcentrum Dilbeek vzw en vrijetijd groep Dilbeek
3. Ontwikkelen, conformiteit bewaken en implementatie begeleiden van procedures, processen, instrumenten
Voor het eigen
specialisatiedomein en in
nauw overleg met ODS
groep Dilbeek en in
partnerschap met de
teams

Ontwikkelen, (laten) implementeren,
optimaliseren en communiceren van
procedures, processen, instrumenten

de mogelijkheden aanreiken om de
werking van de teams efficiënt te
laten lopen en/of te optimaliseren

Bewaken van de toepassing van
reglementering en richtlijnen


Voorkomen of beperken van
schade door het niet naleven van
reglementering en richtlijnen
Initiëren van bijsturing

Efficiënte en effectieve werking
binnen de organisatie









Uitwerken van formats
Voorstellen uitwerken m.b.t. uniformisering en
kwaliteitsbewaking
Opvolgen maatschappelijke administratie (vzwwetgeving)
Teams wijzen op verplichtingen
Teams bewust maken van risico’s
Rapporteren van afwijkingen aan management
Uitvoeren van administratieve taken i.f.v. de
organisatie
Consolideren van informatie en administratieve
gegevens
….
4. Opzetten, leiden van of participeren in projecten
In partnerschap met
teams
Opzetten, leiden van of participeren in
projecten

binnen een afgesproken tijdskader
en budget komen tot de
afgesproken projectresultaten


expertise binnenbrengen in
projecten



de effectiviteit en kwaliteit van
acties en inspanningen van
management en teams verhogen


Opmaken en laten valideren van
projectplannen
(bege)leiden van vernieuwings- of
optimalisatieprojecten
Risico's en verandering managen
Aansturen van (tijdelijk toegewezen)
projectmedewerkers
5. Adviseren, ondersteunen, inspireren en bewaken

Vanuit het specialisatiedomein,
adviseren, ondersteunen en inspireren van
teams
Rolbeschrijving Deskundige organisatie voor vrijetijd
Maart 2017

Adviseren van het bestuur en/of de teams over
de nodige veranderingen en investeringen
Luisteren naar problemen, moeilijkheden en
uitdagingen van teams en het formuleren van
pagina 5 van 9
Rol: Deskundige organisatie
Deskundige personeel – financiën – administratie voor Cultuurcentrum Dilbeek vzw en vrijetijd groep Dilbeek

Delen van kennis en ervaring

inzicht bij de teams vergroten
m.b.t. hun werking en de
mogelijkheden van technieken en
tools

de teams bewust maken van
risico’s

continue ontwikkeling van de
medewerkers en de organisatie
bevorderen





garanderen dat de werking binnen
de organisatie juridisch, financieel
en personeel-technisch in de juiste
omstandigheden verloopt

garanderen dat evenementen en
projecten juridisch, financieel en
personeel-technisch in de juiste
omstandigheden verlopen

activiteiten, projecten en
evenementen kwaliteitsvol
verbeteren


adviezen, tips, alternatieven en/of oplossingen
Stimuleren en inspireren van teams in optimaal
gebruik van systemen, tools, methodieken en
richtlijnen.
De teams ondersteunen bij het meten,
evalueren, rapporteren en monitoren van de
effectiviteit van de werking van de teams m.b.t.
het specialisatiedomein
Bewaken neerleggen boekhouding –
bedrijfsvoorheffingsfiches – belastingaangifte –
RSZ-aangifte Archiveren en bewaren juridische en
personeelsdocumenten
…
6. organiseren

Vanuit het specialisatiedomein, in
samenwerking met de teams, mee
organiseren, ondersteunen en inspireren
van teams




Rolbeschrijving Deskundige organisatie voor vrijetijd
Maart 2017
ondersteuning bieden bij het opmaken van
taakplanning, budgetbeheer en draaiboeken
voor grotere evenementen
verantwoordelijkheid opnemen bij een
onderdeel van een evenement of project
teams adviseren bij verzekeringen, werking met
vrijwilligers, financieel management van
grotere evenementen en projecten
teams ondersteuning bieden bij opmaken van
subsidiedossiers en bestekken
…
pagina 6 van 9
Rol: Deskundige organisatie
Deskundige personeel – financiën – administratie voor Cultuurcentrum Dilbeek vzw en vrijetijd groep Dilbeek
7. Opleidingen (laten) geven
Ontwikkelen en op het tempo van de teams
(laten) geven van opleidingen

verzekeren dat alle betrokkenen
up-to-date kennis en vaardigheden kunnen opbouwen,
toepassen en verder ontwikkelen

verzekeren dat de beschikbare
middelen optimaal worden ingezet
en verantwoord in functie van de
noden
 Middelen aanvragen en onderbouwen
 Budgetten beheren, verdedigen en
implementeren
 Opstellen, laten valideren en opvolgen van
budgetvoorstellen
 Zorgen voor een gefundeerd, samenhangend,
tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel en voor een
accuraat budgetbeheer en -controle
 …


Opleidingen voorzien aangaande nieuwe
regelgeving, procedures en werkafspraken,
systemen, instrumenten, …
Vorming en infosessies organiseren
…
8. beheren van middelen


In overleg met
management en
teams
Voor het eigen
specialisatiedomein
 Inschatten van de nodige middelen
 Opmaken van een budgetplan
 Na toewijzing beheren van de middelen
Rolbeschrijving Deskundige organisatie voor vrijetijd
Maart 2017

pagina 7 van 9
Rol: Deskundige organisatie
Deskundige personeel – financiën – administratie voor Cultuurcentrum Dilbeek vzw en vrijetijd groep Dilbeek
Profiel
Diplomavereiste: Minimaal bachelordiploma of een einddiploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs
(Te verwerven) Kennis:
o
o
o
o
o
o
o
o
HR-wetgeving (cao 329.1, sociale wetgeving, …)
Vrijwilligerswetgeving
Wetgeving vzw
Bankzaken en verzekeringen
(Algemene) IT systeemkennis
Werking lokaal bestuur
Projectmatig werken
Principes van de innovatieve arbeidsorganisatie
Competenties:
o
o
o
o
o
o
o
vaardigheden hebben in het opmaken van gefundeerde adviezen
aanpassingsvermogen en open houding naar veranderingen
wegwijs in wetgeving en reglementering
werken in functie van de noden van de teams
goed met cijfers
nauwkeurig
sterk in timemanagement en opmaak retroplanning
Persoonlijkheid
o
o
o
Collegiaal, teamspeler
Positieve ingesteldheid
Stressbestendig
Rolbeschrijving Deskundige organisatie voor vrijetijd
Maart 2017
pagina 8 van 9
Rol: Deskundige organisatie
Deskundige personeel – financiën – administratie voor Cultuurcentrum Dilbeek vzw en vrijetijd groep Dilbeek
o
o
o
o
enthousiast
discreet
leergierig
sociaalvaardig
Rolbeschrijving Deskundige organisatie voor vrijetijd
Maart 2017
pagina 9 van 9