Format Jaarverslag

Dit is een format/ voorbeeld van hoe een jaarverslag eruit zou kunnen zien.
Je kunt de teksten volledig aanpassen en schrijven naar jou praktijk. In de tekst is gekozen voor de
term HOED, deze kan uiteraard vervangen worden door GEZ, SOLO, DUO etc.
Met deze onderdelen in het jaarverslag is hij meer dan voldoende voor de NHG- accreditatie.
Inhoudsopgave
Inleiding
1. Praktijkgegevens
1.1 praktijkmedewerkers
1.2 waarneming
1.3 spreekuurtijden
1.4 patiëntenpopulatie
1.5 huisvesting
1.6 aanschaf
1.7 verrichtingen
2. chronische zorg
2.1 diabetes mellitis
2.2 COPD
2.3 Astma
2.4 CVRM
3. Preventie
3.1 roken
3.2 griep vaccinatie
3.3 uitstijk bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker
4. Kwaliteitsbeleid
4.1 nascholing medewerkers
4.2 protocollen en procedures
4.3 verbeteren in het kader van de accreditatie
4.3.1 digitaal communiceren
4.3.2 patiënten dossiers digitaliseren
4.3.3 cyberlab
4.3.4 prikpost
4.3.5 werkinstructies
4.3.6 VIM
4.3.7 Risico analyse
5. Klachten
Inleiding jaarverslag
Met dit jaarverslag geven wij inzage in het gevoerde beleid en de bereikte resultaten over het jaar
20... Dit verslag is beschikbaar voor alle belangstellende.
Het doel van het verslag is, evaluatie van het verbeterproces en aanvullen of verbeteren waar de
resultaten nog niet optimaal zijn. De aanvullingen worden opnieuw meegenomen in een volgende
jaarverslag. Het doel is om elke zesde maand van het volgende jaar uiterlijk het jaarverslag klaar te
hebben.
1. Praktijkgegevens.
In dit hoofdstuk wordt beschreven welke praktijkmedewerkers er werkzaam waren in de HOED in
(jaar).
Hoe de praktijk de waarneming regelt en wat de spreekuurtijden van de huisartsen waren. Daarnaast
geven we een overzicht van de patiënten populatie en in en uitstroom van de patiënten.
1.1 Medewerkers.
Naam medewerker
functie
dagen per week
dienstverband
Naast onze vaste medewerkers is er jaarlijks een andere huisarts in opleiding (AOIS) werkzaam. Tot
( datum) is dit (naam medewerker)
1.2 Waarneming
De waarneming is voor beide huisartsen op verschillende manieren geregeld. Afhankelijk van het
tijdstip en de aard van de afwezigheid.
Huisartsen post (HAP)
In (jaar) werd de zorg tijdens de avond - nachturen van 17:00 tot 08:00 en tijdens de weekend uren
waargenomen door de regionale huisartsenpost (plaats). Alle huisartsen participeren in de diensten
op de huisartsenpost. ( Naam huisarts zoveel) diensten en ( Naam huisarts zoveel) diensten. Enkele
diensten werden in verband met verhindering overgenomen door een waarnemer.
Waarneming tijdens vakantie, scholing of ziekte
De HOED neemt waar voor elkaar tijdens afwezigheid. Mochten ze beide afwezig zijn kan er worden
waargenomen door een huisarts uit de huisartsengroep ( HAGRO )waar beide huisartsen bij zijn
aangesloten.
Bereikbaarheid
De praktijk van ( naam huisarts) is telefonische bereikbaar van maandag ochtend 08:00 tot vrijdag
middag 17:00 uur. Op woensdag middag is de praktijk gesloten en wordt er waargenomen door
( naam huisarts).
De praktijk van ( naam huisarts) is telefonische bereikbaar van maandag ochtend 08:00 tot vrijdag
middag 12:00. De vrijdag middag is de praktijk gesloten er wordt waargenomen door ( naam
huisarts).
1.3 Spreekuurtijden
Hieronder staan de spreekuurtijden van de huisartsen. Deze tijden zijn inclusief spoedplekken.
Daarnaast deed de huisarts in opleiding ook zelfstandig spreekuur in de praktijk van ( naam huisarts).
Naam
Naam
Naam
Maandag
08:00-11:00
13:30- 17:00
dinsdag
08:00-11:00
13:30- 17:00
08:00-11:00
13:30- 17:00
08:00-13:00
08:00-11:00
13:30- 17:00
Naam
woensdag
08:00-11:00
13:30- 17:00
donderdag
08:00-11:00
13:30- 17:00
Vrijdag
08:00-14:30
08:00-11:00
13:30- 17:00
08:00-11:00
13:30- 17:00
1.4 Patiëntenpopulatie
Praktijk ( naam praktijk)
Totaal aantal patiënten ….
Aantal 75 plus ….
Totale instroom …, waarvan geboortes …
Totale uitstroom …, waarvan sterfte …
Praktijk ( naam praktijk)
Totaal aantal patiënten ….
Aantal 75 plus …
Totale instroom …, waarvan geboortes ..
Totale uitstroom …, waarvan sterfte …
1.5 Huisvesting
De HOED is gevestigd ( locatie en plaats).
Vertel iets over de vestigingsplaats, hoeveel inwoners. Sociaal niveau van de gemeente, openbaar
vervoer/ bereikbaarheid/ parkeergelegenheid van de praktijk.
Wie zijn er nog meer werkzaam in de praktijk? Is er bv. Fysiotherapie, logopedie, psycholoog, etc.
In welke staat is de praktijk, moeten er dingen veranderd worden?
1.6 Aanschaf
De praktijk heeft de volgende buitengewone uitgave gedaan in (jaar)
 I pad voor visites
 Tv scherm voor in de wachtkamer
 Papier versnipper machine
In (jaar) zijn geen bijzondere uitgaven geweest.
1.7 Verrichtingen per praktijk
24 uurs bloeddruk meting
Consult huisarts
Consult poh
Consult passant
Cad
Chi
Dubbel consult ha
Dubbel consult poh
Dubbel consult passant
doppler
Dm consult extra
Dm consult jaarcontrole
Dm consult kwartaalcontrole
(dv) dubbele visite Ha
Ecg
Eut
Glucose strip
hemo
injectie
Inzanw20
Inzrg20
inzrgd
Iud
katheter
mmse
mrsa
Pes
Phcs
Phre
polyfarm
postprak
Postth
Ppcj
Recept ha
Reis
Smro ( stop roken)
Spiro
Tc huisarts
Tc poh
Tc passant
telederma
Trombo
Urine
Visite ha
Visite poh
Vervsp
zorgverz
(naam,jaar) (naam jaar)
aantal
aantal
(Naam jaar)
aantal
(naam, jaar)
Aantal
Zwreact
2. Chronische aandoeningen
De POH heeft een belangrijke rol in de begeleiding van patiënten met chronische ziekten. Hieronder
volgt een overzicht van de manier waarop deze zorg binnen onze praktijk georganiseerd is.
2.1 DM
De diabeteszorg is sinds (jaar) onderdeel van de ketenorganisatie ( naam). De zorggroep bewaakt de
kwaliteit, organiseert nascholingen en voert onderhandelingen uit met de ziektekostenverzekeraars.
In (jaar) werd vanuit de zorggroep voor het eerst een benchmark registratie gehouden, waarbij
verschillende kwaliteitsindicatoren met de andere praktijken vergeleken werden.
De zorg aan patiënten met dm wordt uitgevoerd volgens een protocol dat gebaseerd is op de NHG
standaard DM type 2. Patiënten komen 3 keer per jaar voor een korte controle en 1 keer per jaar
voor een uitgebreide jaarcontrole. Indien nodig vinden frequentere controle plaats.
De POH is het eerste aanspreekpunt voor de diabetes zorg in de praktijk. Haar werkzaamheden op
het gebied van DM zijn:
 Educatie en in kaart brengen van nieuwe diabeten
 Uitvoeren jaarcontroles
 Uitvoeren kwartaalcontroles
 Uitvoeren van controles bij patiënten thuis
 Instellen op medicatie
 Leefstijl adviezen geven
 Protocollen maken en up to date houden over DM
Er zijn ( aantal) dm patiënten in de praktijk van ( naam huisarts) en (aantal) Dm patiënten in de
praktijk van ( naam huisarts).
2.2 COPD
De prevalentie van COPD is ongeveer 20 op de 1000 patiënten. In onze praktijken zouden dan
ongeveer (aantal) COPD patiënten moeten zijn. In (jaar) hebben wij (aantal) patiënten met COPD
gediagnosticeerd. Daarnaast waren er al patiënten bekent met COPD namelijk (aantal).
Van deze ( totale aantal) patiënten zijn er ( aantal) onder behandeling bij de POH. De rest is onder
behandeling van het ziekenhuis.
De relatief lage prevalentie kan worden verklaart doordat de patiënten populatie hoger geschoold is
dan gemiddeld ( roken komt meer voor bij laagopgeleiden)
In de tweede helft van (jaar) is een start gemaakt met een apart spreekuur voor COPD patiënten.
De spirometrie heeft een vaste plek gekregen binnen de diagnostiek en controle fase.
De POH is het eerste aanspreekpunt bij COPD zorg binnen de praktijk. Haar werkzaamheden op het
gebied van COPD zijn:
 Maken van spirometrie
 Medicatie starten ( in overleg )
 Ccq invullen ( ziekte last)
 Stop roken begeleiding geven
 Inhalatie techniek instrueren
In ( jaar) zijn wij aangestoten bij de keten COPD van de ( naam keten). Hierdoor heeft het spreekuur
uiteindelijk nog meer vorm gekregen. Het COPD protocol van de ( keten) is de leidraad voor
onderzoek en behandeling. Helaas sluit ( zorgverzekering) in ( jaar) geen contract met de (naam
keten) keten COPD. De POH blijft wel zorg bieden volgens ( naam) protocol in ( jaar).
In (jaar) wordt er weer opgestart met een keten tarief voor de copd. Om mee te doen moeten elk
kwartaal de patiënten gegevens worden ingelezen uit het HIS en via (declaratie systeem) worden
verstuurd, daarnaast moeten jaarlijks alle gegevens worden aangeleverd bij de kwaliteitscontrole
organisatie.
Wij hebben besloten een jaar te wachten met deelname aan de keten. Dit jaar brengen we alle copd
patiënten goed in kaart. Afhankelijk van het aantal patiënten dat bij de POH onder behandeling is,
zullen wij wel of niet deelnemen aan de keten in (jaar).
In (jaar) zullen we een kwaliteit en innovatie project gaan starten. Patiënten met COPD met een
milde of matig ziektelast worden nu nog veel gezien door de longartsen. Deze patiënten komen
uiteindelijk onder behandeling van de POH.
2.3 Astma
( beschrijf zoals COPD en DM staat beschreven, met evt. bijzonderheden)
2.4 Cvrm
In 2011 is er een groep patiënten opgeroepen voor een eerste cvrm check.
Uitgangspunt voor dit protocol is de nhg-standaard cardiovasculair risicomanagement.
Helaas blijkt dat de patiënten die we toen hebben opgeroepen niet na een jaar vanzelf weer op het
spreekuur komen.
In ( jaar) hebben we voor ( naam huisarts) ( aantal) patiënten een uitnodiging gestuurd voor een
gezondheidscontrole, ofwel CVRM. In totaal hebben ( aantal) patiënten gehoor gegeven aan deze
oproep.
In ( jaar) hebben we voor ( naam huisarts)( aantal) patiënten een uitnodiging gestuurd voor een
gezondheidscontrole, ofwel CVRM. In totaal hebben ( aantal) patiënten gehoor gegeven aan deze
oproep.
Uiteindelijk zijn er in ( jaar) helaas maar ( aantal) patiënten spontaan gekomen voor herhaling van de
CVRM
In (jaar) gaan we opnieuw een doelgroep selecteren en oproepen. De oproepcriteria zijn zoals
beschreven in de nhg- standaard CVRM.
Hoe we de patiënten gaan uitnodigen en zorgen voor een vervolg is nog niet helemaal duidelijk. In
het eerst volgende overleg gaan we hier tijd aan besteden.
Door ziekte heeft dit project niet de aandacht gekregen die het verdiende. In (jaar) gaan we opnieuw
starten met een cvrm spreekuur.
3. Preventie.
Naast behandeling en begeleiding van patiënten vinden binnen onze praktijk ook preventieve
handelingen plaats. Te denken aan, griepvaccinaties, uitstrijkjes voor bevolkingsonderzoek, cvrm en
stoppen met roken.
3.1 Roken
In ( jaar) zijn in de praktijk van ( naam, aantal) patiënten het stoppen met roken programma ingegaan,
( aantal) daarvan zijn in elk geval 8 mnd gestopt.
In de praktijk van ( naam) zijn ( aantal) patiënten het programma ingegaan. Er zijn er ( aantal) die in
elk geval minimaal 8 mnd gestopt zijn.
Het stoppen met roken programma wordt gehouden door de POH. De methode van aanpak varieert
van persoon tot persoon.
In ( jaar) maakt de POH een protocol van de begeleiding die zij biedt aan patiënten.
3.2 Griepvaccinatie
Patiënten met een verhoogd risico zoals beschreven in de nhg richtlijnen, ontvangen van ons een
schriftelijke uitnodiging voor de jaarlijkse griepvaccinatie. Op de uitnodiging staan altijd 2
verschillende datums waarop mensen langs kunnen komen voor de griepprik. Voor patiënten die
verhinderd zijn wordt een alternatief gepland. Patiënten die fysiek niet in staat zijn om naar de
praktijk toe te komen, worden thuis geprikt door 1 van onze medewerkers.
Een aantal patiënten heeft aangegeven geen griepvaccinatie te willen ontvangen terwijl zij wel in de
risicogroep voor vaccinatie zitten. Dit wordt geregistreerd in de patiënten dossiers, zij ontvangen
geen uitnodiging.
( naam arts)
Aantal opgeroepen patiënten ….
Aantal griepprikken gegeven ….
Aantal geregistreerde weigeraars …
( naam arts)
Aantal opgeroepen patiënten …
Aantal griepprikken gegeven …
Aantal geregistreerde weigeraars …
3.3 Uitstrijkjes bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker.
Wie
jaar
Arts
Arts
aantal
aantal
Opvolgend jaar
jaar
aantal
aantal
jaar
Vrouwen in de leeftijd van 30 tot en met 60 jaar worden hiervoor opgeroepen. Vrouwen kunnen op
basis van deze oproep een afspraak maken bij de huisarts.
Vanaf 2013 is er een eenduidige registratie in het HIS door beide praktijken. Alle
bevolkingsonderzoek uitstrijkjes worden weggeschreven onder de ICPC code X37.
4. KWALITEIT
In dit hoofdstuk wordt informatie gegeven over de inspanningen die zijn geleverd om de kwaliteit
van zorg en dienstverlening te verhogen.
4.1 Nascholing in (jaar) per medewerker
Naam medewerker
Datum
scholing
uren
4.2 Protocollen en procedures
Er wordt in de praktijk gewerkt met een groot aantal protocollen en procedures. Deze zijn opgesteld
om de kwaliteit van de werkzaamheden te borgen en er voor te zorgen dat de medewerkers de
werkzaamheden zoveel mogelijk op gelijke wijze uitvoeren. Twee keer per jaar worden tijdens een
vergadering minimaal twee protocollen besproken en zo nodig aangepast. Ook worden regelmatig
nieuwe protocollen opgesteld. Hieronder een overzicht van de protocollen die in (jaar) zijn opgesteld
en mee gewerkt.
(jaar)
Procedure vergaderen en verbeteren
Procedure verbetercyclus
Procedure beheersen kwaliteit
Geneesmiddelen spoed- huisarts tas
Herhaal recepten
Patiënten in en uitstroom
Klachtenafhandeling
Veilig incidenten melden
Veilig medische afval afvoeren
Sterilisatie met autoclaaf
Persoonlijke en handhygiëne
Verwijzen patiënten
Triage
Koude keten
Bevolkingsonderzoek borst
Familie anamnese in HIS
Begeleiden DM patiënten via ketenzorg
Bloeddruk meting
Urine controle
Oren uitspuiten
Hemoglobine meten
Kindermishandeling
Subcutaan injecteren
( opvolgend jaar)
Procedure voorbehouden handelingen
Procedure zelfstandig voorschrijven van medicatie door POH
Procedure afval afvoeren
Protocol stoppen met roken
Protocol spirometrie
Persoonlijke handhygiëne
Polyfarmacie
Tetanus vaccinatie
Protocol prikaccidenten
4.3 Verbeteren in het kader van de accreditatie
Voor de praktijkaccreditatie hebben we elk jaar een aantal verbeterpunten. Voor ( jaar) zijn de
volgende onderwerpen punt van verbetering of vernieuwing.
4.3.1 Digitaal communiceren
Doel:
De artsen kunnen digitaal met hun patiënten communiceren. De artsen zijn op de hoogte van de
regelgeving omtrent digitale communicatie.
Actie:
POH zoekt uit hoe de regelgeving in elkaar steekt. Tijdens het grote HOED overleg bespreken we de
regels en kijken we of er grote aanpassingen nodig zijn om het digitaal communiceren mogelijk te
maken.
Evaluatie:
bij de volgende HOED vergadering zodra het project is gestart.
4.3.2 Patiënten dossiers digitaliseren
Doel:
Over 15 jaar kunnen wij alle papieren dossiers vernietigen en is alles digitaal beschikbaar.
Actie:
Onze AIOS heeft als opdracht om te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om over te gaan op
volledige digitale dossiers, om deze vervolgens ook uit te voeren.
Evaluatie:
op de eerst volgende HOED vergadering zodra het project loopt.
4.3.3 Cyberlab instaleren
Doel:
Alle laboratorium uitslagen van de patiënt kunnen worden ingezien via het HIS. Dus ook de uitslagen
van specialisten uit het ziekenhuis.
Actie:
contact leggen met medewerker van cyberlab om het proces in werking te zetten.
Evaluatie:
na installatie in ( datum) met de eerste grote HOED vergadering.
4.3.4 Prikpost openen op de praktijk
Doel:
Patiënten kunnen in de praktijk bloed laten prikken
Actie:
bespreken met welke organisatie we in zee gaan.
Kijken op welke tijden en dagen we deze service kunnen bieden.
Personeel opleiden.
Evaluatie:
na eerst volgende HOED vergadering
4.3.5 Werkinstructies
Doel:
De invallende huisarts kan direct aan de slag. Heeft de belangrijkste gegevens over de praktijk
overzichtelijk in een document bij elkaar.
Actie:
Vanaf ( datum) komt er een nieuwe AIOS in de praktijk. Het wordt zijn of haar project om dit
document te maken.
Evaluatie:
bij het afronden van het project. Verwachting ( datum)
4.3.6 Veilig Incidenten melden.
Doel:
Alle medewerkers kunnen veilig melden wat er is misgegaan of mis had kunnen gaan.
Actie:
Onze HAIO heeft in ( jaar) als project gekozen voor het opzetten van een VIM systeem binnen onze
HOED. Het systeem draait inmiddels ongeveer een half jaar. Er zijn drie coördinatoren betrokken bij
het up to date houden van de VIM procedure. Dit zijn, ( naam, naam ) en jaarlijks wisselend onze
HAIO. Elke zes weken bespreken zij de binnengekomen meldingen. Meldingen die leiden tot
verandering van beleid of aanpak worden besproken in de vergaderingen om gezamenlijk tot
oplossingen te komen.
Evaluatie:
Tijdens elk groot HOED overleg wordt de VIM besproken en genoemd om zo op de hoogte te blijven
van de mogelijkheid situaties te melden.
4.3.7 Risico analyse
Doel:
Betere beheersing van de risico s die er zijn binnen de huisartsenpraktijk, het stellen van prioriteiten
en het ondersteunen van een beslissing wat moet worden verbeterd en wat niet en op welke termijn.
Actie:
In de documentatie van pol+( acccreditatie) staat een vragenlijst die ( naam) en ( naam) samen
hebben doorgenomen en besproken. Daarna zijn alle punten uit de vragenlijst op papier verwerkt en
hebben samen gekeken naar waar liggen de knelpunten. Uiteindelijk zijn er aan de hand van de risico
analyse een aantal verbeterpunten gekomen. Deze zijn besproken in het HOED overleg en
opgenomen in de kwaliteitslijst.
Evaluatie:
In (jaar)wordt de vragenlijst opnieuw doorgenomen. Zodat opnieuw alle punten binnen de praktijk
belicht zullen
5. Klachtenregeling.
Patiënten hebben recht op een goede afhandeling van klachten, mochten deze zich voordoen. Wij
zien een klacht als een gratis advies en gaan hier dan ook serieus mee om. Dit doen wij aan de hand
van het protocol klachtenafhandeling, dat sinds ( jaar) binnen onze praktijk van kracht is. Mocht via
deze procedure de klacht niet naar tevredenheid zijn afgehandeld, kan de patiënt zich wende tot de
klachtencommissie van( organisatie), waar alle artsen bij aangesloten zijn.
In ( jaar) zijn er geen klachten binnen gekomen voor de praktijk van ( naam).
Voor de praktijk ( naam) is 1 klacht binnen gekomen. Voor deze klacht heeft de arts moeten
verschijnen voor het regionaal tuchtcollege. De arts is in het gelijk gesteld en de aanklacht is
ongegrond verklaart.
Uiteraard is deze casus binnen het team besproken. Wij zijn van mening dat de arts heeft gehandeld
volgens de geldende richtlijnen met betrekking tot het leveren van zorg.
Toch is er wel een verbeterpunt uit gekomen voor de praktijk, wij geven geen dossiers meer mee aan
patiënten als zij van arts veranderen. Dat was in deze bewuste casus wel gebeurd.
Regelmatig geven patiënten feedback aan assistente of andere medewerker. Deze klachten
bespreken de arts en assistente de zelfde dag nog tijdens het werkoverleg. Patiënten kunnen hun
ongenoegen ook uiten via de mail. Deze klachten worden meegenomen in de VIM procedure.
Patiënten krijgen afhankelijk van de klacht hierover altijd terugkoppeling, soms via de mail en anders
via de telefoon.