algemene voorwaarden verbonden aan subsidieverlening voor

Subsidievoorwaarden
Nederlandse Brandwonden Stichting
Versie 2008/01/01-0.1
Algemene Subsidievoorwaarden Nederlandse Brandwonden Stichting 2008
Deze Algemene Subsidievoorwaarden zijn van kracht per 1 januari 2008 en zijn van
toepassing voor zover niet uitdrukkelijk en schriftelijk tussen de NBS en subsidieontvanger
anders is overeengekomen.
1.
Algemene begripsbepalingen
NBS
: Nederlandse Brandwonden Stichting;
Subsidie
: een financiële bijdrage in de kosten van een project;
Subsidieontvanger : natuurlijke persoon of rechtspersoon die een subsidietoekenning
van de NBS heeft ontvangen;
Project
: een via een werkplan vastgestelde opdracht, beperkt in tijd en budget;
Pilotstudie
: een kort project ter voorbereiding op een groter project
Projectleider
: wetenschappelijk en financieel eindverantwoordelijke en
aanspreekpunt.
2.
Correspondentie
a) Alle correspondentie betreffende de subsidie verloopt via:
Nederlandse Brandwonden Stichting
Programma Onderzoek
Postbus 1015
1940 EA BEVERWIJK
E-mail: [email protected]
b) Bij alle correspondentie dient te worden vermeld:
- naam projectleider
- projectnummer (toegekend door de Nederlandse Brandwonden Stichting)
3.
Aanvang en looptijd subsidie
a) De looptijd van een project is maximaal 4 jaar.
b) De NBS kent een subsidie voor maximaal twee jaar toe, waarna de projectleider voor
maximaal 2 jaar verlenging kan aanvragen.
c) Voor AIO/OIO projecten kent de NBS in principe voor 4 jaar een subsidie toe.
d) Het project moet binnen negen maanden nadat de NBS de aanvraag heeft gehonoreerd
van start gaan. Na deze datum vervalt de toekenning.
e) Voor pilotstudies gelden afwijkende voorwaarden:
- de looptijd is maximaal 1 jaar
- verlenging is niet mogelijk
- het project dient aan te vangen in het jaar van toekenning
f) De NBS ontvangt, indien dit voor de uitvoering van het project vereist is, een afschrift
van de (definitieve) akkoordverklaring van een Medisch Ethische Toetsings Commissie
(METC) of Dier Experimenten Commissie (DEC), voordat het project van start gaat.
g) Als voor het project of voor onderdelen daarvan bij een andere instelling financiële steun
is gevraagd en deze (naar verwachting) wordt gekregen, dan stelt de projectleider de
NBS hiervan binnen 5 werkdagen schriftelijk in kennis. De NBS kan dan (in overleg met
betreffende instantie) bepalen of en zo ja, voor welk gedeelte, het project aanvullend
wordt gefinancierd door de NBS.
h) Voor de start van het onderzoek dienen de naamsgegens van het aangestelde
personeel, de inschaling en de omvang van de aanstelling (in FTE) bekend te zijn.
i) De NBS ontvangt voor de startdatum van het project het volledig ingevulde en
ondertekende ‘Acceptatieformulier Subsidievoorwaarden’. Dit acceptatieformulier is
elektronisch beschikbaar via www.brandwonden.nl
j) Pas na ontvangst van het acceptatieformulier start de NBS de financiële administratie
van de bevoorschotting op.
1/5
Subsidievoorwaarden
Nederlandse Brandwonden Stichting
Versie 2008/01/01-0.1
k) Als begindatum van de subsidie hanteert de NBS de datum, waarop de eerste
salariskosten van de op het project aangestelde medewerker worden gemaakt.
4.
Uitvoering van het project
a) Het project wordt uitgevoerd volgens het goedgekeurde werkplan, zoals weergegeven in
het aanvraagformulier. De projectleider zorgt ervoor dat eventuele wijzigingen naar
aanleiding van het referentencommentaar of aanbeveling van de Wetenschappelijke
Adviesraad worden doorgevoerd.
b) De subsidieontvanger beschikt over de noodzakelijke infrastructuur om het project
gedurende de looptijd van het project adequaat uit te voeren.
c) Medewerkers worden aangesteld door het instituut waar het onderzoek wordt
uitgevoerd.
d) De personele invulling van het project vindt plaats op het niveau waarvoor subsidie is
toegekend. De definitieve subsidie zal hier op worden afgestemd.
e) De aanstellingsduur van ondersteunend personeel is niet langer dan die van de
onderzoeker.
f) Medewerkers, van wie de kosten ten laste komen van de subsidie, mogen voor de
daarvoor vastgelegde tijd (fte) gedurende de looptijd van het project niet belast worden
met andere taken.
g) De NBS is gerechtigd om op ieder door haar gewenst moment (eventueel door
werkbezoeken) bij de projectleider te informeren naar de voortgang van het project. De
projectleider dient die informatie te geven, die naar het oordeel van de NBS noodzakelijk
is voor de beoordeling van de werkzaamheden.
h) De projectleider/subsidieontvanger zorgt ervoor dat:
- de (financiële) administratie op overzichtelijke en integere wijze wordt gevoerd;
- er deugdelijke bewijsstukken zijn van alle uitgaven/ontvangsten.
i) De projectleider meldt het voor subsidie gehonoreerde project aan bij de daartoe meest
aangewezen databanken en in ieder geval bij de Nederlandse Onderzoeksdatabank van
de KNAW.
5.
Wijziging en voortijdige beëindiging van het project
a) Voornemens tot wijziging van de vraagstelling, de doelstelling of het plan van aanpak
van het project legt de projectleider vooraf, schriftelijk voor aan de NBS. Pas na
goedkeuring door de NBS kunnen de voorgenomen wijzigingen worden doorgevoerd.
b) De projectleider brengt de NBS zo spoedig mogelijk schriftelijk op de hoogte van alle
omstandigheden die kunnen leiden tot een beslissing tot wijziging of intrekking van de
subsidie en voorziet de NBS van alle relevante stukken.
c) Bovenstaande geldt ook voor ingrijpende wijzigingen in de infrastructuur of personele
bezetting van de subsidieontvanger.
d) Bij voortijdige beëindiging van het project verstrekt subsidieontvanger de NBS binnen
drie maanden na beëindiging van het project een zo volledig mogelijk rapport over de
tot dan toe bereikte resultaten en verschaft subsidieontvanger de NBS desgevraagd de
gegevens die de NBS in staat stellen het project door een derde te laten voltooien.
e) De NBS is gerechtigd om het project te beëindigen als het project naar de mening van
de NBS onvoldoende voortgang vertoont of indien voorgestelde wijzigingen niet
worden goedgekeurd door de NBS.
6.
Verlengingsaanvraag
a) Per project kan één keer een verlengingsaanvraag worden ingediend, voor de duur van
maximaal twee jaar.
b) Verlenging is alléén mogelijk als bij de initiële aanvraag is aangegeven dat de totale
projectduur langer dan 2 jaar zal zijn.
c) De NBS ontvangt een aanvraag tot verlenging uiterlijk 2 maanden voor het aflopen van
de eerste financieringsperiode. De verlengingsaanvraag gaat altijd vergezeld van een
2/5
Subsidievoorwaarden
Nederlandse Brandwonden Stichting
Versie 2008/01/01-0.1
volledige voortgangsrapportage. Het formulier voor een verlengingsaanvraag is
elektronisch beschikbaar via www.brandwonden.nl.
d) De Wetenschappelijke Adviesraad van de NBS beoordeelt de verlengingsaanvraag en
de voortgangsrapportage tijdens de reguliere voor- en najaarsvergadering en adviseert
de directie van de NBS, die vervolgens een definitief besluit neemt met betrekking tot
het wel of niet honoreren van de verlenging van het project.
7.
Hoogte en betaling van de subsidie
a) De maximale subsidie voor een project bedraagt 125.000 euro per jaar; de maximale
subsidie voor een pilotstudie bedraagt maximaal 40.000 euro.
b) De NBS hanteert voor ieder toekenningsjaar maximale jaarvergoedingen voor
personele lasten. Voor diverse personeelscategorieën baseert de NBS zich op de
vergoedingen die jaarlijks door de gezamenlijke gezondheidsfondsen, verenigd binnen
de Vereniging van Fondsenwervende Instellingen (VFI), worden vastgesteld.
c) De jaarvergoedingen zijn opgebouwd uit brutosalariskosten, een opslagpercentage van
37% voor personele kosten, een opslagpercentage van 16% voor variabele
bijkomende kosten, een indexering en een vaste tegemoetkoming in de reiskosten.
Een specificatie van de maximale jaarvergoedingen is beschikbaar in de Algemene
Richtlijnen behorende bij de subsidieaanvraag.
d) Verbruiksgoederen kunnen worden aangeschaft binnen het totaal toegekende bedrag
aan materiële kosten. Bij de financiële afrekening kan worden volstaan met een
totaalbedrag per post, voorzien van een specificatieoverzicht (datum, omschrijving,
bedrag).
e) Apparatuur wordt in de regel niet vergoed. Indien een aanvraag voor specifieke
apparatuur ten behoeve van het onderzoek wordt goedgekeurd door de NBS, dient een
kopie van de factuur te worden overlegd voor apparatuur met een aanschafprijs van
€ 1000, - of hoger.
f)
Uitbetaling van materiaalkosten is gekoppeld aan de aanstelling van personeel.
Hiervoor wordt de datum gehanteerd waarop de eerste medewerker zijn
werkzaamheden op het project is begonnen.
g) Van de subsidieontvanger wordt verwacht dat deze bepaalde kosten die worden
gemaakt in kader van het door de NBS gesubsidieerde project voor eigen rekening
neemt. Het betreft:
- indirecte personele lasten, zoals die voor projectbegeleiding en de overhead van
centraal, facultair en vakgroepniveau;
- overige huisvestingslasten;
- algemene infrastructurele voorzieningen, zoals de basisinrichting van de laboratoria,
en afschrijving van discipline-specifieke apparatuur die niet speciaal voor het project
wordt aangeschaft;
- kosten die worden gemaakt in het kader van onderhoud van apparatuur.
h) Uitsluitend de werkelijk gemaakte kosten worden vergoed binnen het maximaal
toegekende subsidiebedrag en binnen de subsidiecomponent.
i)
Eventuele meerkosten, bijvoorbeeld door (onvoorziene) salarisstijgingen van personeel
aangesteld op het onderzoek, worden door de subsidieontvanger gedragen.
j)
Restant subsidie kan in beginsel niet besteed worden aan het project, tenzij daarvoor
uitdrukkelijke schriftelijke toestemming is gegeven door de NBS.
k) Betaling van de subsidie geschiedt op basis van voorschotten. Aan het begin van elk
kwartaal van een projectjaar zal door de NBS een bedrag ter grootte van 80% van het
toegezegde kwartaalbedrag aan betreffende instelling worden overgemaakt. De hoogte
van dit bedrag wordt bij aanvang van de subsidieperiode vastgesteld door de NBS en
is gebaseerd op 80% van de totaal toegezegde subsidie en de duur van de subsidie.
l)
De laatste betaling (20%) vindt pas plaats als de financiële verantwoording en de
eindrapportage binnen de gestelde termijnen zijn ontvangen en nadat deze zijn
goedgekeurd door de NBS.
3/5
Subsidievoorwaarden
Nederlandse Brandwonden Stichting
Versie 2008/01/01-0.1
8.
Eindrapportage
a) De projectleider stuurt de NBS binnen vier maanden na afloop van het project een
eindrapportage volgens het format van de NBS. Dit formulier voor de eindrapportage is
beschikbaar via www.brandwonden.nl
b) De eindrapportage geeft een duidelijk inzicht in de bereikte resultaten, de aard, duur en
omvang van de activiteiten, waarvoor de projectfinanciering is verleend. In het verslag
worden de bereikte resultaten en verrichte activiteiten vergeleken met de in het
projectplan voorgenomen activiteiten. Uit de eindrapportage dient duidelijk te blijken
welke inspanningen zijn verricht om de kennisoverdracht en/of de implementatie van de
projectresultaten te bevorderen.
c) De eindrapportage wordt beoordeeld door de Wetenschappelijke Adviesraad van de
NBS. De beoordeling wordt gebaseerd op de inhoudelijke kwaliteit van het verslag en
de wetenschappelijke output.
9. Financiële verantwoording
a) Binnen zes maanden na beëindiging van de subsidieperiode dient een financiële
verantwoording door de Nederlandse Brandwonden Stichting ontvangen te zijn. Voor de
financiële verantwoording stelt de NBS een elektronisch formulier beschikbaar via de
website.
b) De financiële verantwoording geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel
kan worden gevormd over de aanwending en de besteding van de subsidie door de
subsidieontvanger.
c) Belangrijke verschillen tussen de begroting en realisatie moeten worden toegelicht. De
financiële verantwoording sluit aan op de componenten van de bij de toekenning
gehanteerde en vastgestelde begroting.
d) De financiële verantwoording dient vergezeld te gaan van een accountantsverklaring.
Als er sprake is van een vervolgonderzoek, dan wordt de accountantsverklaring pas
verlangd na afloop van het gehele project. De toetsing vindt dan plaats over de gehele
subsidieperiode van het betreffende project.
e) De NBS is gerechtigd onderzoek te (laten) verrichten bij de subsidieontvanger naar de
wijze van besteding van de subsidie. De subsidieontvanger is verplicht aan dit
onderzoek mee te werken.
9.
Octrooibeleid
a) De NBS voert zelf geen actief octrooibeleid.
b) Wanneer een onderzoeksinstituut van mening is dat de resultaten van een onderzoek
potentieel octrooieerbaar zijn, dient er tijdig overleg plaats te vinden tussen de
projectleider en de NBS.
c) Een octrooiaanvraag kan slechts worden ingediend na goedkeuring door de
Nederlandse Brandwonden Stichting.
10. Wetenschappelijke publicatie(s) en voordrachten
a) Van de projectleider wordt verwacht dat hij/zij presentaties over het project verzorgt en
artikelen in vakbladen en wetenschappelijke tijdschriften publiceert.
b) De projectleider stelt de Nederlandse Brandwonden Stichting op de hoogte van alle
publicaties die voortvloeien uit het project.
c) Bij elke vorm van publicatie moet duidelijk worden vermeld dat de NBS dit project
(mede) financieel mogelijk heeft gemaakt.
d) Naast de vermelding dat de NBS het project financieel mogelijk heeft gemaakt, dient
het logo van de NBS te worden opgenomen in:
- presentaties/posters tijdens wetenschappelijke bijeenkomsten en congressen;
- proefschriften die voortvloeien uit onderzoek gefinancierd door de NBS;
- personeelsadvertenties die worden geplaatst om medewerkers te werven.
4/5
Subsidievoorwaarden
Nederlandse Brandwonden Stichting
Versie 2008/01/01-0.1
e)
f)
Een elektronische versie van het logo is beschikbaar via de site van de Nederlandse
Brandwonden Stichting.
De projectleider dient middels het geven van een presentatie zijn of haar medewerking
te verlenen aan de jaarlijkse wetenschapsdag van de Nederlandse Brandwonden
Stichting. Hierover wordt hij/zij tijdig geïnformeerd.
Voor het vaststellen van de wetenschappelijke output van het onderzoek, worden
uitsluitend die publicaties aangemerkt waarin de steun van de Nederlandse
Brandwonden Stichting duidelijk wordt vermeld.
11. Publiciteit/voorlichting van de Nederlandse Brandwonden Stichting
a) De Nederlandse Brandwonden Stichting is te allen tijde gerechtigd om in overleg met de
projectleider te publiceren over wetenschappelijk onderzoek dat door haar wordt
gefinancierd, bijvoorbeeld via de website van de NBS en via andere
communicatiemiddelen.
b) Opdat de NBS in haar communicatie-uitingen kan anticiperen op resultaten van
projecten die door de NBS zijn gefinancierd, wordt van projectleiders verwacht dat zij
promoties, rapportages, publicaties en presentaties, ook als die niet primair gericht zijn
op professionals, ruim van tevoren bij de NBS aanmelden.
12. Vrijwaring
a) De subsidieontvanger vrijwaart de NBS voor aanspraken van derden ter zake van
schaden die zij lijden ten gevolge van het project en de daarmee samenhangende door
of vanwege de projectleider verspreide publicaties.
13. Niet naleving/opschorting / intrekking
a) De NBS kan betalingen uit hoofde van de subsidie met onmiddellijke ingang opschorten,
lager vaststellen of beëindigen en hetgeen reeds betaald is terugvorderen:
- bij het niet naleven van de algemene voorwaarden dan wel andere voorwaarden die
door de NBS schriftelijk bij de toekenning van de subsidie zijn gesteld;
- bij wijzigingen van het project waaraan de NBS vooraf geen goedkeuring heeft
gegeven;
- bij onvoldoende voortgang van het project in het algemeen.
b) Een besluit van de NBS tot opschorting of intrekking zal schriftelijk, met reden omkleed,
ter kennis worden gebracht aan de projectleider.
14. Bezwaarprocedure
a) Op alle besluiten van de directie van de Nederlandse Brandwonden Stichting is een
bezwaarprocedure van toepassing. De bezwaarprocedure is te downloaden via
www.brandwonden.nl/onderzoek.
5/5