Privacyverklaring Dynamics

Microsoft Dynamics CRM
Privacyverklaring
Het Europees Economisch en Sociaal Comité (EESC) doet er alles aan om de privacy te eerbiedigen
van de doelgroep waarmee het communiceert. In deze privacyverklaring wordt uiteengezet welke
criteria het EESC hanteert voor het verzamelen, beheren en gebruiken van persoonsgegevens met
het oog op de doeltreffende verspreiding van persberichten, nieuwsbrieven, uitnodigingen voor
evenementen en andere vormen van communicatie van het EESC in het kader van zijn activiteiten.
1.
Wat wordt er met uw gegevens gedaan en welke technische middelen gebruiken wij
daarbij?
Microsoft Dynamics CRM en ClickDimensions – instrumenten voor het beheer van
contactgegevens en mailings
Dynamics CRM is een programma voor het beheer van klantenrelaties (CRM staat voor 'customer
relationship management') waarmee het EESC contactgegevens kan beheren en mailings kan
versturen. De gegevens worden met behulp van dit programma opgeslagen op de servers van het
EESC. Met ClickDimensions, een instrument voor e-mailmarketing waarmee de gebruiker grote
hoeveelheden e-mailberichten kan maken en verzenden, kan het EESC zijn e-mailings vlotter
afhandelen en zijn statistische informatie beter beheren. De ontvanger kan zelf zijn voorkeuren
beheren, d.w.z. dat hij kan kiezen of hij alle informatie, alleen bepaalde informatie of geen
informatie van het EESC wenst te ontvangen.
2.
Wie is bij het EESC verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens met
behulp van Microsoft Dynamics CRM?
Karin Füssl, hoofd van de eenheid Online-informatie (INF), afdeling D – Communicatie.
3.
Waarvoor worden uw gegevens gebruikt?
De gegevens die met Dynamics worden verzameld en beheerd worden voor de volgende doeleinden
gebruikt:

voor het beheer van relaties met belanghebbenden;

om de doelgroepen op de hoogte te houden van de werkzaamheden van het EESC via
nieuwsbrieven, persberichten, aankondigingen van goedgekeurde adviezen en dergelijke;
1
NL

voor evenementenbeheer (uitnodigingen, inschrijvingen, follow-up) en enquêtes;

voor interne communicatie.
4.
Wat is de rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens?
De verwerking van persoonsgegevens is rechtmatig uit hoofde van:

artikel 5, onder a), van Verordening (EG) nr. 45/2001 – De verwerking van persoonsgegevens is
noodzakelijk voor de vervulling van een taak die, op grond van de verdragen tot oprichting van
de Europese Gemeenschappen, wordt verricht in het algemeen belang. Het EESC heeft immers
de opdracht om het georganiseerde maatschappelijk middenveld van Europa te
vertegenwoordigen, evenals werkgevers, werknemers en andere geledingen van het
maatschappelijk middenveld, met name beroepsverenigingen, lokale verenigingen,
jongerenorganisaties, vrouwenverenigingen, consumenten en milieuactivisten, en

artikel 5, onder d), van Verordening (EG) nr. 45/2011 – De betrokkene heeft daarvoor
ondubbelzinnig toestemming gegeven.
5.
Welke persoonsgegevens worden er verzameld?
ORGANISATIES
Algemene gegevens: naam van de organisatie, acroniem, naam van de organisatie in het Engels en
het Frans, werktalen, vertegenwoordigd land, moeder- en dochterorganisaties, e-mailadres, website,
telefoon- en faxnummer, straat, huisnummer, postbusnummer, postcode, stad, gemeente, regio,
land, belangrijkste contactpersonen in de organisatie; interessesfeer; organisatietype; geografisch
bereik.
CONTACTPERSONEN
Algemene gegevens: achternaam, voornaam, geslacht, talen, organisatie, vertegenwoordigd land,
afdeling, kantoor, functietitel, aanspreking, e-mailadres, telefoon- en faxnummer, mobiel nummer,
straat, huisnummer, postbusnummer, postcode, stad, gemeente, regio, land; rollen; interessesfeer.
Dynamics registreert ook of de e-mails werden ontvangen en geopend, en of er in de e-mail links
werden aangeklikt. Zo kan het EESC statistische gegevens verzamelen over zijn e-mailcampagnes.
6.
Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?
Personeelsleden van het EESC (ambtenaren, tijdelijke medewerkers, arbeidscontractanten,
gedetacheerde nationale deskundigen, stagiairs) die Dynamics gebruiken bij hun
communicatieactiviteiten en de werknemers van de contractant (die echter geen rechtstreekse
toegang hebben tot de databank) die zich moeten houden aan voorschriften met betrekking tot de
vertrouwelijkheid en verwerking van persoonsgegevens; die voorschriften zijn opgenomen in de
2
raamovereenkomst voor bijstand bij het beheer van de databank met contactgegevens die is
gesloten tussen het EESC en de contractant.
7.
Hoe kunt u uw persoonsgegevens raadplegen, corrigeren, blokkeren of verwijderen?
U hebt het recht uw eigen persoonsgegevens in te zien en gegevens die onjuist of onvolledig zijn te
corrigeren. Als u uw persoonsgegevens wenst in te zien, onjuiste gegevens wenst te corrigeren of uw
gegevens wenst aan te passen of te verwijderen, en al uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u zich
wenden
tot
de
functionele
mailbox
van
het
EESC
Dynamics-team:
http://www.eesc.europa.eu/?i=portal.en.general-contact-form&d=60. Uw vraag wordt binnen
vijftien (15) werkdagen behandeld.
U kunt ook altijd vragen om uw gegevens aan te passen of uit onze databank te verwijderen
wanneer u van het EESC een link hebt ontvangen waarmee u rechtstreeks toegang krijgt tot uw
gegevens in onze databank. U ontvangt jaarlijks een e-mail met zo'n link. Die link blijft actief en u
kunt hem dus op om het even welk ogenblik van dat jaar gebruiken. Voorts kunt u ook altijd
bepaalde inhoud of alle inhoud van het EESC weigeren door u uit te schrijven. Daarvoor klikt u op de
link "uitschrijven" onderaan elke mailing. Als u alle EESC-inhoud weigert, worden uw gegevens
verwijderd.
8.
Hoelang worden uw gegevens bewaard?
Als u vraagt om uw gegevens te verwijderen, worden ze verwijderd uiterlijk vijftien (15) werkdagen
na ontvangst van uw verzoek in de functionele mailbox van het EESC Dynamics-team (zie boven). Als
u vraagt om uw gegevens te verwijderen via de link die u jaarlijks ontvangt en die u rechtstreeks
toegang geeft tot uw gegevens in onze databank, en u doet dat op het ogenblik dat u die link
ontvangt of op een ander ogenblik in het volgende jaar, worden de gegevens eveneens binnen
vijftien (15) werkdagen verwijderd. Alleen de gegevens van personen die niet wensen dat hun
gegevens worden verwijderd, mogen worden bijgehouden gedurende een periode van één (1) jaar
vanaf de dag waarop die personen de link met rechtstreekse toegang tot hun gegevens hebben
ontvangen. De gegevens worden eveneens door het EESC Dynamics-team verwijderd als u besloten
hebt u uit te schrijven van alle EESC-inhoud door te klikken op de link "uitschrijven" in een van de
door u ontvangen e-mails. Het EESC Dynamics-team wist eveneens gegevens als tijdens hun
maandelijkse controle blijkt dat die contactgegevens niet meer actief zijn (gegevens die niet langer
noodzakelijk blijken voor het beheer van de doeltreffende verspreiding van EESCcommunicatiemateriaal).
9.
Met wie neem ik contact op als ik vragen of klachten heb?
Wij raden u ten sterkste aan om eerst en vooral contact op te nemen met het EESC Dynamics- team
via diens functionele mailbox: http://www.eesc.europa.eu/?i=portal.en.general-contact-form&d=60.
3
U hebt ook het recht om te allen tijde contact op te nemen met de persoon die verantwoordelijk is
voor de gegevensverwerking (Karin Füssl, hoofd van de eenheid Online-informatie:
http://www.eesc.europa.eu/?i=portal.en.eesc-person-contact-form&d=366).
Vragen in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u richten aan de functionaris
voor gegevensbescherming van het EESC: http://www.eesc.europa.eu/?i=portal.en.general-contactform&d=61. Voor aangelegenheden met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens
kunt u zich ook altijd wenden tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS):
[email protected].
_____________
4