In zeven weken naar IFM

In zeven weken naar IFM
Zeven grote facilitaire dienstverleners dongen naar de hand van chemieconcern Huntsman. Ze moesten met
plannen komen om de dienstverlening door te ontwikkelen van maincontracting naar IFM. Er was maar
zeven weken tijd voor de tender. Dat kwam door omstandigheden, maar deze Rotterdamse manier van
werken past prima bij Huntsman.
Zo’n twaalf jaar geleden besloot Huntsman de facilitaire dienstverlening en vooral ook het facilitair
management uit te gaan besteden. De eerste jaren gebeurde dat door het inschakelen van een managing
agent. Het uitbesteden beviel en Huntsman wilde verder ontwikkelen. Er kwam een nieuwe partij die aan de
slag ging als main contractor. In 2016 was het tijd voor weer een stap: Huntsman wilde toewerken naar
integraal facility management (IFM). Van de zeven partijen die werden uitgenodigd om met een plan te
komen had Facilicom het beste verhaal. De samenwerking bevalt: Facilicom krijgt steeds meer extra
opdrachten.
Combinaties maken
De doorontwikkeling naar IFM past bij de strategie van Huntsman, vertelt Anneke van der Helm, teamleider
demandmanagement. ‘Bij Huntsman zijn we bezig met een programma om anders, efficiënter en leaner te
gaan werken. Dat willen we ook doorvoeren in de facilitaire dienstverlening. We willen dat er op een
slimmere manier gewerkt wordt, dat er meer samen- werking en meer synergie komt tussen de verschillende
leveranciers. Een schoonmaker die ook kan bijspringen in de spoelkeuken, dat soort combinaties. Dit vonden
wij terug bij Facilicom.’
Knopen doorhakken
Op 1 juli 2016 moest er een nieuwe dienstverlener zijn. Er waren twee maanden nodig voor de
implementatie, dus de deadline werd gesteld op 1 mei. Door omstandigheden begon de tender feitelijk pas
op 7 maart, met de eerste presentatie van de zeven partijen. Op 29 april, precies zeven weken en twee dagen
later, kon Facilicom langskomen voor het tekenen van het contract. ‘Facilicom had van begin tot eind
hetzelfde verhaal, daar werd niet van afgeweken. De presentaties waren bovendien steeds heel goed
afgestemd op het contactmoment: het team had zich goed afgevraagd wat wij op dat moment wilden weten,
en vertelde bij elke presentatie alleen maar dat, en niets anders. Ook heel prettig: de mensen waar we mee
spraken hadden het mandaat om beslissingen te nemen, ze hakten ter plekke knopen door. En dat terwijl het
een heel jonge ploeg is, wat ik ook een aangename verrassing vond.’
Investeren in kankeronderzoek
Jon Huntsman, de oprichter van chemieconcern Huntsman, verloor zijn beide ouders aan kanker en moest
zelf ook vier keer in behandeling vanwege deze ziekte. Reden voor hem en voor zijn vrouw Karen om zich
in te zetten voor tal van goede doelen. Het echtpaar heeft inmiddels al zo’n 350 miljoen dollar gedoneerd en
geworven voor onderwijs, de hulp aan daklozen, de strijd tegen huiselijk geweld maar toch vooral voor de
bestrijding van kanker. Het meeste geld gaat naar het Huntsman Cancer Institute, een ziekenhuis met
honderd bedden, verbonden aan de universiteit van Utah en ‘het enige kankerinstituut in de wereld
ontworpen door een kankerpatiënt’. Hier worden mensen niet alleen behandeld, er wordt ook diepgravend
onderzoek gedaan naar het ontstaan van kanker en naar patiëntspecifieke therapieën, iets waar in Nederland
bijvoorbeeld het Antoni van Leeuwenhoekziekenhuis vol op inzet. Het instituut investeert tevens in
opleidingen en publieksvoorlichting. Bekijk de site van het instituut of lees de Mission of Hope.
Meebewegen
Ze is ook zeer te spreken over het referentiebezoek. ‘Bij andere aanbieders werd dat bezoek vooral gebruikt
om te zenden, bij Facilicom in het geheel niet. Er was een kort welkomstpraatje, we kregen een rondleiding
op het object, en daarna konden we met al onze vragen terecht bij de demandmanager, zonder dat daar
mensen van Facilicom bij waren. Dat vonden we heel sterk. Het was bovendien een heel bijzondere klant,
een klant die een paar jaar geleden een enorme reorganisatie heeft doorgevoerd. Dat had forse consequenties
voor Facilicom: het contract werd nagenoeg gehalveerd. Facilicom is daar niet voor weggelopen, maar heeft
meebewogen en heeft heel goed meegedacht in het aanpassen van de facilitaire dienstverlening aan de
nieuwe organisatie. Dat vind ik heel sterk, dat spreekt ons erg aan.’
Als de catering het druk heeft, springt de handyman bij om lunches op het terrein te bezorgen
Slimmer werken
Rob Groen, de technische facility manager die er al zat, is overgestapt naar Facilicom Solutions en is
verantwoordelijk voor het Huntsman-account. Hij vormt een team met servicemanager Freya Nobel. Samen
sturen ze de harden softservices aan en zoeken ze naar mogelijkheden om het werk efficiënter in te richten.
En daar slagen ze goed in. Het team voor technisch beheer en onderhoud telt niet langer vijf mensen, maar
nog maar drie. Dat terwijl ze door slimmer werken ook nog eens meer kunnen doen. ‘Zo brengt de
handyman die alle koffiemachines onderhoudt, ook de post rond. En terwijl een koffiemachine doorspoelt,
maakt hij een rondje over een afdeling en noteert hij storingen of signaleert hij waar iets moet gebeuren om
een storing te voorkomen. Dat heeft enorm effect: we hebben veel minder storingsmeldingen.’ Als de
catering het druk heeft, springt de handyman bij om lunches op het terrein te bezorgen. En, inkoppertje: de
spoelkeuken van het bedrijfsrestaurant kan natuurlijk altijd een beroep doen op de schoonmaakmedewerkers.
Helpen de BMW i3 lichter te maken
Huntsman begon in 1970 in de verpakkingsindustrie, maar ontwikkelde zich al snel tot een vooraanstaand
producent van petrochemische grondstoffen en halffabrikaten. De vijf divisies van het bedrijf zijn
wereldwijd actief. Ze bieden werk aan zo’n 15.000 mensen die goed zijn voor een omzet van circa 10
miljard dollar. Het bedrijf is nog steeds voor 48 procent in handen van de familie Huntsman. De
grondstoffen en halffabrikaten die Huntsman produceert vormen de basis of een belangrijk onderdeel voor
verfstoffen voor de bouw, de meubelindustrie maar ook textiel, isolatiematerialen voor huizen, auto’s,
caravan’s en koelkasten, schoeisel, cosmetica en, nog steeds, verpakkingsmaterialen. Belangrijkste activiteit
van Huntsman is de productie van polyurethaan (PU), een materiaal dat na bewerking geschikt is voor tal
van toepassingen. In auto’s bijvoorbeeld, en dan voor zowel de vulling van stoelen als voor de productie van
dashboards, om maar twee uiteenlopende voorbeelden te noemen. De vestiging in Rotterdam is de grootste
productielocatie voor PU in Europa. Het is ook onder meer hier dat wordt samengewerkt met BMW.
Huntsman heeft samen met BMW de grondstoffen ontwikkeld voor het bijzondere passagierscompartiment
van de i3, dat in de basis uit koolstofvezel bestaat. Een innovatief concept dat helpt om deze elektrische auto
lichter en dus energiezuiniger te maken.
Extra opdrachten
Het contract loopt nog maar een half jaar en de implementatie is nog niet eens helemaal voltooid, maar toch
krijgt Facilicom al flink wat extra opdrachten, zoals het onderhoud van alle beveiligingscamera’s, het
onderhoud en het beheer van de straatlantaarns op het terrein en het uitvoeren van het legionellabeheersplan
voor de kantooromgeving. Ook is de facilitaire dienstverlener gevraagd een gebouw te ontdoen van asbest,
een ander pand te slopen en mee te werken aan de revitalisering van het hoofdgebouw. Facilicom gaat zelfs
alle faciliteiten organiseren voor de turnaround, het groot onderhoud dat dit jaar moet plaatsvinden aan een
van de twee MDI-fabrieken op het terrein. ‘Het ligt voor de hand om dat allemaal door onze IFM-leverancier
te laten doen. Facilicom beschikt over de expertise. Bovendien: wij hebben daar gewoon de mensen niet
voor.’
Heel wat efficiënter
Huntsman leunt sterk op Facilicom. ‘We hebben niet ook nog eens een hele afdeling om de leveranciers aan
te sturen. Dan kun je net zo goed niet uitbesteden. We hebben de knip welbewust heel hoog gelegd.’ Anneke
van der Helm doet de aansturing dan ook in haar eentje. En ze doet het erbij. Ze is namelijk eerst en vooral
directiesecretaresse en geeft leiding aan een team van zes secretaresses. Bij het vorige contract raakte ze
betrokken bij de aanbesteding en later de aansturing van de facilitaire dienstverlening. In de eerste jaren
stond ze daarbij nog onder leiding van de contract & services manager, nu doet ze het alleen met
ondersteuning van Joop Willemsen, haar collega van Inkoop. ‘En daar ben ik per jaar niet meer dan honderd
uur aan kwijt.’ De andere vestigingen in Europa willen graag weten hoe ze dat voor elkaar krijgen. ‘In die
landen doen ze nog veel in eigen beheer. En zijn collega’s fulltime bezig met het aansturen en controleren
van alle facilitaire dienstverleners. Dan is de IFM-aanpak die wij hebben toch heel wat efficiënter.’