Beleidsplan Sponsoring en Commerciele zaken 2016

Definitieve versie 5.0 d.d. 8 november 2016
Beleidsplan Sponsoring en Commerciële zaken
2016-2019
1. Inleiding
Atletiekvereniging Sprint (SPRINT) is een vereniging die met vijf kernwaarden invulling geeft aan
het doel van de vereniging.
Deze kernwaarden zijn (in het kort):
a) SPRINT zorgt voor een veilige omgeving om haar leden op een verantwoorde, gezonde en
professionele wijze de atletieksport te laten bedrijven.
b) SPRINT wil een vereniging zijn waarbij de sociale contacten en het plezier in de sport voorop
staan.
c) SPRINT bestaat bij de gratie van vrijwilligers en wil graag in vrijwilligers te investeren.
d) SPRINT wil een vereniging zijn waarbij iedereen respect heeft voor de inspanningen van de
ander.
e) SPRINT streeft naar verbetering van de sportieve prestaties van al haar leden. Ieder op zijn of
haar niveau.
Al deze kernwaarden worden gevoed door een organisatie met mensen en middelen. De mensen
bestaan uit leden, trainers, vrijwilligers en bestuurders. De middelen bestaan uit inkomsten en
uitgaven, materialen en bezittingen.
Een belangrijk bezit van SPRINT is het clubhuis, als onderdeel van de accommodatie met de
Mondo-baan, de instructie- en vergaderruimten en overige ruimten. Dit bezit is een belangrijke
randvoorwaarden voor een succesvolle uitvoering van de kernwaarden van SPRINT.
SPRINT is steeds op zoek naar innovaties en nieuwe initiatieven die het voortbestaan van de
vereniging kunnen garanderen. De pijlers voor een stevige en duurzame balans in inkomsten en
uitgaven zijn min of meer traditioneel: contributies en clubhuisinkomsten kunnen fluctueren, de
hypotheeklasten zijn structureel en voorspelbaar. Door terugdringende budgetten zijn de gemeente
Breda en de provincie steeds kritisch met het toedelen van subsidies.
SPRINT wenst daarom aanvullende en duurzame inkomsten te genereren, om een succesvolle
invulling van haar kernwaarden te borgen.
Deze borging moet plaats vinden door SPRINT als gecombineerde sportieve en commerciële
partner met een outside-in benadering in de (regionale) markt te zetten.
Veel bedrijven zoeken anno 2016 naar naamsbekendheid via (social) media, maar ook via
maatschappelijke, culturele of sportieve instanties en organisaties. De sportieve wereld kan ook
niet los worden gezien van de commerciële wereld. Elke sportclub of sportteam zoekt aanvullende
financiën in de vorm van een sponsor die als tegenprestatie extra naamsbekendheid krijgt of extra
productafname. Voor bedrijven is het van belang dat voor de naamsbekendheid, de partner in het
verlengde ligt c.q. een toegevoegde (verkoop)waarde heeft voor het product of dienst van het
bedrijf. De hoogte van de aanvullende financiën is een kwestie van onderhandelen.
Wat kan SPRINT bieden als wisselgeld voor de toegevoegde (verkoop)waarde?
2. Visie
De visie van het bestuur van SPRINT op sponsoring en commerciële zaken wordt als volgt
omschreven, en heeft een focusaanpak:
“SPRINT is een atletiekvereniging die haar sportieve prestaties, haar naamsbekendheid en
uitstraling in specifiek deel van de commerciële markt wenst in te zetten om een duurzame
bijdrage te leveren aan de kernwaarden van SPRINT.”
Voor het marketingbegrip vanuit SPRINT is die volgorde ook juist; om naar buiten te treden
moeten er eerst intern zichtbare prestaties zijn die kunnen worden getoond aan het bedrijfsleven,
die daar vervolgens hun voordeel mee kunnen doen.
3. Focus
SPRINT heeft belang bij een commerciële partner, die “past” bij de atletieksport en bij het imago
van de vereniging. Het imago van de vereniging kan worden omschreven als: SPRINT heeft
sportieve leden met een gezonde levensstijl, respect voor de omgeving, natuur en het milieu. De
cultuur ademt saamhorigheid en respect uit, zowel tijdens de sportbeoefening als in het sociale
milieu daarna.
SPRINT wil een beperkt aantal passende hoofdsponsoren, juiste en correcte reclame-uitingen
rondom de baan en “goed gezelschap” bij het benutten van het clubhuis met sportieve
arrangementen of clinics.
Een monopolypositie bij sponsoren uit dezelfde branche, met dezelfde dienstverlening of dezelfde
producten kan niet worden verleend.
4. Doelstelling
Vanuit bovenstaande visie volgt dit beleidsplan met doelstellingen. Deze doelstellingen zijn:
a. De merknaam SPRINT vergroten:
De bekendheid bij bedrijven van de merknaam SPRINT dient te worden vergroot in Breda en
omstreken (omtrek 25 km). Het gaat hierbij om bedrijven die zich bezig houden met
sportgerelateerde diensten of producten, gezondheid, milieu of natuur, maatschappelijk
betrokkenheid tonen, of die reeds een contract met SPRINT hebben, in welke vorm dan ook.
b. Stabiliteit en onafhankelijkheid genereren voor de financiën van SPRINT (risicospreiding):
Het doel is dat de sponsorinkomsten minimaal 12% van de contributie-inkomsten op jaarbasis
bedragen (terugkijkend op het vorige boekjaar).
Voor 2016 is een bedrag aan sponsorinkomsten begroot op € 20.000. Voor de jaren daarna geldt
de volgende opbouw van sponsorinkomsten:
- 2017
€ 25.000
- 2018
€ 35.000
- 2019
€ 45.000
Hieronder is schematisch weergegeven op welke wijze de omgeving, de indicatoren, de
kernwaarden en het doel van dit beleidsplan met elkaar in verbinding staan.
5. Doelbestemming
Om de toekomstige sportieve uitdagingen voor SPRINT vorm te kunnen geven, zijn extra en
geoormerkte inkomsten wenselijk, zodat de sportieve hoofdpunten van de afdelingen van SPRINT
op een professionele wijze kunnen worden uitgevoerd.
Dit sponsorbeleidsplan zorgt voor deze geoormerkte inkomsten.
Dat is ook de reden dat de jaarlijkse doelstelling van dit plan is gekoppeld aan de contributieinkomsten van de leden. Hoe meer leden, hoe meer kosten voor de sportieve activiteiten van de
leden, hoe meer extra inkomsten noodzakelijk zijn.
Voorbeelden hoofdpunten van de afdelingen zijn voorbeeld: investeren in opleidingen voor trainers,
materialen voor een afdeling.
Het percentage van de sponsorgelden en commerciële inkomsten dat besteedt gaat worden aan de
sportieve uitdagingen is afhankelijk van de sportieve ambities en prestaties en wordt jaarlijks
nader bepaald door het bestuur.
6. Sponsorinstrumenten
De belangrijkste instrumenten voor de uitvoering van dit beleidsplan zijn:
a. De leden van SPRINT (uiteraard!)
Leden van SPRINT prijzen in hun eigen familie-, werk- of sociale omgeving SPRINT aan als
sportieve atletiekvereniging die structureel op zoek is naar commerciële contacten en
sponsorinkomsten.
Daarnaast kunnen leden van SPRINT binnen de wettelijke kaders nalatenschappen of schenkingen
doen aan SPRINT.
b. De sponsorbrochure
SPRINT beschikt over een professionele brochure waarin het sponsorpakket uitgebreid is
beschreven. De brochure is de drijfveer; door de brochure en het bijbehorende
accountmanagement en relatiebeheer zullen bedrijven geïnteresseerd raken en geïnteresseerd
blijven in het merk SPRINT, in de vereniging, en in de sportieve successen.
De volgende sponsormogelijkheden worden aangeboden.
Boarding op de accommodatie van SPRINT;
Adverteren (SPRINT Magazine, online, narrow casting)
Evenementen
Arrangementen
Maatwerkpakketten met maatwerk-tegenprestaties
Accommodatie-gerelateerde acties (bijvoorbeeld: bedrijfsnaam koppelen aan een ruimte)
Donaties (Vrienden van SPRINT, maatschappelijke projecten, schenkingen,
nalatenschappen)
c. Social media
Social media is een uitstekend ondersteunend instrument om de bekendheid en de commerciële
behoefte van SPRINT kenbaar te maken.
7. Sponsorcommissie
De Sponsorcommissie is het uitvoeringsorgaan voor dit beleidsplan. De Commissie bestaat uit een
aantal leden die minimaal vier rollen invullen (zie hierna) en werkt onder leiding van de vicevoorzitter van SPRINT.
De Sponsorcommissie werkt nauw samen met andere commissies en werkgroepen die een
commercieel of een financieel-wervend karakter hebben, bijvoorbeeld voor het SPRINT Magazine,
de Vrienden van SPRINT en de Grote Clubactie.
In zijn algemeenheid kunnen (koude, en daarna warme) acquisities maar éénmaal succesvol zijn.
Om de commerciële krachten van SPRINT te bundelen en voor het overzicht en inzicht, wordt de
contact- en contractbeheerrol voor commerciële of financieel-wervende activiteiten centraal in de
Sponsorcommissie ingevuld. Commissies behouden hun eigen ruimte en verantwoordelijkheid.
De Sponsorcommissie heeft het totaaloverzicht van contacten en contracten, zoals hieronder is
weergegeven.
8. Rollen
Om het beleidsplan goed en volledig uit te kunnen voeren moet de Sponsorcommissie bestaan uit
leden met een commerciële of een reclame-achtergrond.
De navolgende rollen moeten vertegenwoordigd zijn:
Structureel:
- Accountmanager
- Relatiebeheerder
- Communicatiemedewerker
- Contractbeheer
Ad hoc:
- Vertegenwoordiging van een commissie of werkgroep.
Bovenstaande rollen worden als volgt nader omschreven.
a. Accountmanager:
Voor de grotere sponsoren zal een persoonlijke benadering ingezet worden (face to face). De
sponsorpakketten zijn de basis, maar maatwerk heeft hierbij de voorkeur.
b. Relatiebeheer:
Follow-up van sponsoractiviteiten zal structureel moeten worden ingevoerd om sponsoren te
behouden en uit te breiden.
c. Communicatie:
Leden van SPRINT worden geactiveerd voor sponsoractiviteiten; ook hierbij is de
sponsorbrochure het belangrijkste instrument. Veel leden werken in het arbeidsproces en
moeten in staat zijn om in hun eigen organisatie sponsoring van SPRINT te agenderen. Hierbij
valt te denken aan advertentieverkoop voor het SPRINT Magazine, boarding, arrangementen,
donaties of het werken in een werkgroep voor sponsoring.
d. Contractbeheer:
Alle contracten en contacten met bedrijven en personen worden in een overzicht bijgehouden,
zodat er permanent een actueel inzicht is. Indien er aanvullende of nieuwe contacten gepland
zijn met een bedrijf of met een persoon, kan eenvoudig worden nagekeken wat het laatste
contact was, en welke afspraak is gemaakt. Deze informatie is in het kader van relatiebeheer
beschikbaar voor alle commissies van SPRINT met commerciële of “financieel wervende”
activiteiten.
9. Globaal activiteitenplan
a.
September 2016:
Inventariseren van de huidige sponsoren, hun financiële bijdrage, de einddatum van
sponsorafspraken etc.
b. September 2016:
1. Het sponsorbeleidsplan is in concept gereed.
2. Het sponsordocument met sponsorpakketten is gereed.
3. Goedkeuring van het sponsorbeleidsplan en van het sponsordocument door de Algemene
Bestuursvergadering van SPRINT.
4. Inrichten van de sponsorcommissie.
Om dit te realiseren worden leden van SPRINT met een reclame- en/of commerciële
achtergrond (beroep of hobby) om in een sessie reflectie te geven dit beleidsplan.
Daarnaast worden zij uitgenodigd om deel te nemen aan de Sponsorcommissie. Deze leden
van SPRINT zelf zijn immers dé deskundigen en ambassadeurs op het gebied van
sponsoring en commerciële zaken.
c. Oktober 2016:
Benaderen van landelijke, regionale als lokale bedrijven met de sponsorbrochure. Dit is tevens
een gerichte start én een extra impuls voor een bijdrage aan de sponsordoelstelling van 2016,
en voor de jaren daarna.
d. 1e kwartaal 2017, en daarna tweemaal jaarlijks in het eerste en derde kwartaal:
Evaluatie van het sponsorbeleidsplan op de kritieke succesfactoren:
 Werking van de sponsorcommissie.
 De sponsorbrochure.
 Zicht op de commerciële markt.
 Financiële resultaten.