scrum projectontwikkeling: it en business samen op pad met snel

auteur: hendrik manhaeve
|
project
management
scrum projectontwikkeling:
it en business samen op pad
met snel resultaat
De klassieke manier om software te realiseren vereist een grondige analyse gevolgd door een
realisatie. De analyseresultaten zijn dikwijls te abstract, waardoor de business zich niet kan
voorstellen wat ze precies zullen krijgen. De doorlooptijd tussen de start van het project en het
uiteindelijke resultaat is te lang. De business is al veranderd, de verwachtingen zijn niet meer
dezelfde als in de analyse is vastgelegd. Scrum of Agile biedt een mogelijke oplossing voor deze
tekortkomingen. Een gesprek met Antoon Vansina (BI Director Acerta) en Leen D’haeyer (consultant TriFinance).
ó In welk soort project heeft u Scrum toegepast?
“Het is een Business Analytics project, en dit gaat verder dan de
klassieke ‘business intelligence’ of BI rapportering. In Business
Analytics (BA) ga je op zoek naar patronen, trends in de gegevens
en probeer je bepaalde gebeurtenissen te voorspellen. Zo zal een
klassiek BI-rapport het klantenverloop weergeven. BA zal dit verloop analyseren en proberen te voorspellen hoe groot de kans is
dat een bepaalde klant naar de concurrentie overstapt. Op basis
van dergelijke analyses kan Acerta de strategie aanpassen en accenten verleggen.”
ó U heeft na een beginfase de projectaanpak veranderd
van de watervalmethode naar de Agile methode Scrum.
Waarom?
“Het project had heel wat goede discussies en harmonisering in
gang gezet, maar men bleef op zijn honger zitten voor wat betreft
concrete oplevering. Het project loste de verwachtingen van de
business niet helemaal in. Enerzijds omdat Acerta een organisatie
in verandering is en dus worden prioriteiten, informatiebehoeften
en zelfs de manier waarop er naar de business gekeken regelmatig
bijgestuurd. De watervalmethode is niet in staat dit op een snelle
manier op te vangen. Anderzijds komt u in dergelijke complexe projecten
dikwijls voor verrassingen te staan, in BI zijn dat
typisch problemen met
de datakwaliteit, die onmogelijk kostenefficient
volledig op voorhand in
kaart kan brengen. Met
Agile werken laat precies
toe deze flexibiliteit in uw
aanpak in te bouwen. Dit
kan door zeer frequent op
te leveren, te evalueren en
bij te sturen.”
ó Wat is precies de toegevoegde waarde van Agile?
“De watervalmethode stelt vooraf een uitgebreide analyse op die
IT zal realiseren. De klanten krijgen iets te zien als het volledig
af is,maar dit laat lang op zich wachten. De kans dat dit resultaat
niet overeenkomt met de huidige verwachtingen is groot en dit
betekent herwerken met verlies aan tijd, geld en vertrouwen in IT.
Verwachtingen veranderen gedurende de loop van het project en
dit is normaal. Agile laat de klanten zeer snel iets zien, zelfs al
is nog geen perfecte versie, zelfs al is het nog onvolledig. Dit gebeurt om de twee weken. Als het resultaat niet voldoet, volgt de
bijsturing en na twee weken later krijgt de klant de aangepaste
versie. Voldoet het wel, dan wordt het deel afgewerkt. Het is niet
zo dat herwerken niet meer nodig is, alleen weten we het sneller
en gaat minder budget verloren.”
ó In een BI/BA omgeving is de kwaliteit van de gegevens
zeer belangrijk om de kwaliteit van de rapporten te
verzekeren. Hoe bent u daarmee omgegaan?
“We doen vooraf geen uitgebreide studie meer om deze kwaliteit
te bepalen. We gaan aan de slag en stellen eventueel vast dat de
brongegevens niet goed waren, bijvoorbeeld de aanwezigheid van
lege velden of ongeldige
waarden. Het probleem
wordt dan, samen met
de business, onmiddellijk bekeken en opgelost.
Dit heeft tot gevolg dat de
kwaliteit wordt aangepakt
als het nodig was en dat
geen uitgebreide studie
is gedaan om probleemgebieden te identificeren.
Dit levert een belangrijke
tijdswinst op.”
cfo magazine juni 2014
27
voordelen van scrum
en agile
– De business zit aan het stuur:
Samen met de klant maken we de
user stories. Dit zijn geen technische
beschrijvingen, maar omschrijvingen
die de business begrijpt. IT is een
soort motor die het project realiseert.
Elke user story moet waarde hebben
voor de business. Hierover waken is
cruciaal.
– De opvolging is visueel en transparant: Alles wordt op een bord
geplaatst en iedereen die er voorbij
komt kan de voortgang zien.
– Minder nood aan stuurgroepen:
De afstand tussen hen en de werkvloer en IT is vaak te groot.
– Veel en concrete communicatie:
Agile brengt de business en IT samen
en houdt de communicatie permanent
aan de gang. Die verloopt eenvoudiger en meer feitelijk.
– Gedeelde eindverantwoordelijkheid:
Iedereen in het team neemt zijn verantwoordelijkheid voor het resultaat.
Het is niet langer een projectleider die
het project opvolgt en hierover rapporteert.
risico’s
– Beschikbaarheid van de product
owner: De product owner moet
beschikbaar zijn als het scrum team
hem of haar nodig heeft. Fysieke nabijheid is nodig om goede voortgang
te maken. Gezien de snelheid van
realisatie is deze beschikbaarheid vrij
intensief (elke dag moet er contact
zijn) en dit is dikwijls een knelpunt.
– Representativiteit en keuze van de
product owner: De keuze voor de
‘product owner’, die de business
vertegenwoordigt, is zeer belangrijk
maar ook moeilijk. Deze mag niet te
hoog zitten in de organisatie, want
dan mist hij de voeling met de werkvloer. Zich te hoog of te laag in de
organisatie bevinden, kan desastreuze
gevolgen hebben. De communicatie
is niet evident. We zijn immers niet
gewoon om duidelijk, kernachtig
mee te delen waar we staan, wat de
moeilijkheden zijn. Dit moet elke dag
gebeuren en moet zeer concreet en
bondig zijn zoniet gaat het project aan
het zwalpen.
– Sterke hiërarchische ongelijkheden in
het team: Het team kent geen ‘baas’,
iedereen is gelijk. Dit kan problemen
geven als medewerkers van verschillende hiërarchische niveaus in het
team zitten. Medewerkers kunnen
zich geremd voelen. Hoe hoger een
teamlid in de hiërarchie zit, hoe groter de verantwoordelijkheid voor het
slagen van de communicatie.
succesfactoren
– Steun van het topmanagement
– Acceptatie van de aanpak in de business: De business moet overtuigd zijn
van de voordelen en moet terdege zijn
rol opnemen. Ze moet niet alleen aan
het stuur zitten maar moet het ook
stevig in handen hebben. Dit geldt
voor de business van hoog tot laag.
Het is zeker aan te raden hiervoor
een pilootproject uit te voeren. De
business kan dan goed de voordelen
ondervinden. Anderzijds moet ook
IT wennen aan de continue interactie
met de klanten, het just in time analyseren en de noodzaak aan multifunctionaliteit.
– Acceptatie dat een gedetailleerd budget en planning bij het begin niet kan
– Waarde voor de klant primeert en is
expliciet (niet noodzakelijk kwantitatief ): Doorheen het volledige project
moet de waarde voor de klant voorop
staan. Als dit op de achtergrond
verzeilt, gaat het voordeel volledig
en snel verloren. Beoordeel elke user
story op waarde.
– Opleiding en coaching van het team:
Het is aan te raden om een beperkt
opleidingstraject te voorzien. De
methodologie is dikwijls vreemd
voor veel medewerkers. Help hen de
drempels te overwinnen.
ó Kunt u kort uw aanpak omschrijven?
taat voldoet, kan het in een volgende sprint uitgebreid of verder
afgewerkt worden.”
“We zijn vertrokken van een aantal meer globaal beschreven domeinen. De strategie van Acerta was een belangrijk instrument
ó Een project start klassiek met een budget en volgt dit
om de prioriteiten vast te leggen. Zo bleek bijvoorbeeld productiop. Hoe is dat hier verlopen?
viteit een belangrijk element. Met user stories zijn deze domeinen
“Helemaal anders dan vroeger. In een watervalmethode begint
meer in detail omschreven. User stories zijn kernachtige formulemen met een voorstudie en hieruit volgt een budget en planning.
ringen die aangeven wat de klant wil en waarom. De meerwaarde
Vervolgens komt er een analyse met een ‘revised budget and planvoor de klant is een essentieel kenmerk. De user stories krijgen
ning’, enzoverder. Dit is nodig omdat men stuurt op budgetten.
een prioriteit en worden dan in die volgorde afgewerkt. De reaOm een project te starten dienen de kosten en opbrengsten belisatie gebeurt in ‘sprints’. Dit zijn zeer korte periodes (bij ons 2
paald te zijn. Men vertrekt dan van de illusie dat dit bij het begin
weken) waarin een aantal stories worden afgewerkt. Op het einde
nauwkeurig genoeg kan. De realiteit van de budget- en tijdsovervan elke sprint heeft de klant effectief resultaat en kan hij kiezen
schrijding doet nadenken. Bij Scrum en Agile bepalen we in grote
om in functie daarvan de prioriteiten voor de volgende sprint aan
lijnen wat we zullen bouwen. Op basis van ervaring maken we een
te passen of andere stories erop te zetten. Het resultaat van een
inschatting van de nodige tijd
story moet steeds toegevoegde
en budget. De Agile versie
waarde hebben voor de busivan een voorstudie duurt bij
ness, maar moet daarom nog
ons “3 keer 2 uur”. Dan volgt
niet volledig afgewerkt zijn.
de vraag “Is dat het u waard?”.
Zo kan een rapport in Excel, of
Antoon Vansina, BI-director Acerta:
Indien ja, dan starten we, ineen analyse op een deeldomein
dien neen, dan niet. Het bud“De watervalmethode is niet in staat
al veel toegevoegde waarde
get is niet bepaald tot op de
hebben. Dit resultaat kan ook
laatste euro maar in grootte
veranderingen in de organisatie op
nieuwe ideeën laten ontstaan.
orde. Aangezien we vervolDoor snel op te leveren, krijgen
gens de toegevoegde waarde
een snelle manier op te vangen.”
we die flexibiliteit. Als het resul28
cfo magazine juni 2014
creëren in zeer korte intervallen en telkens de belangrijkste dingen eerst creëren, is de controle op wat een Agile project oplevert
véél groter. Als er geen tijd meer is, als er geen budget meer is,
is het afgelopen, maar anderzijds zijn de belangrijkste zaken wel
gerealiseerd. Dit vereist wel dat het management hiermee kan omgaan.”
ó Is dit voor elk IT project bruikbaar?
“Projecten met een grote onzekerheid, waarbij de klant vooraf
niet in detail kan bepalen wat die nodig heeft, zijn uitstekende
kandidaten. Routinematige projecten waarbij men het domein
zeer goed kent en stabiel is, de behoeften vooraf goed te bepalen zijn, kunt u met de watervalmethode aanpakken. Maar hoeveel dergelijke projecten zijn er nog? We verwachten van IT steeds
meer, platgetreden paden zijn niet interessant. De onzekerheid en
onduidelijkheid bij het begin van het project wordt steeds groter.
De budgetten en de tijd komen onder druk. Allemaal voorwaarden
die het gebruik van Agile methoden zoals Scrum bijna vanzelfsprekend maken.”
ó Is dit weggelegd voor elke organisatie?
“In principe wel, maar sommige organisaties zullen het daar veel
moeilijker mee hebben. Een organisatie die sterk hiërarchisch is,
waarbij sterke functiescheiding bestaat en de verloning hieraan
gekoppeld is, zullen extra inspanningen moeten doen om dit in te
voeren. Het is dan niet enkel een andere manier van werken maar
ook een andere cultuur. Plattere organisatie met een open communicatie zijn hier in het voordeel. Bij hen zal het sneller gaan.” π
wat zijn user stories?
De user stories zijn eenheden van ‘waarde’ voor de klant.
U splitst ze op in taken en volgt de realisatie ervan
permanent op. Wat in een sprint zit, is afhankelijk van
de prioriteit en de omvang. De business bepaalt de
prioriteit, IT bepaalt de omvang.
Aantoon Vansina: “Om de werklast van een user story
te bepalen gebruiken we een speciale eenheid: de
user story punten. Deze punten kennen we toe aan
de onderliggende taken om de user story te realiseren.
We plannen niet in detail op dagen, maar vergelijken
met gelijkaardige items. Voor elke sprint bepalen we
hoeveel we aankunnen door de aanwezigheden en niet
project gebonden activiteiten te overlopen. Door de
heel interactieve manier van werken is het niet altijd
mogelijk, en ook niet wenselijk, om lang op voorhand
in te plannen wanneer je externe expertise nodig
hebt. Dat kan meestal opgevangen worden door hier
expliciet afspraken over te maken.”
The Executive Master in Finance
You have the talent, we have the
financial skills. Join the Executive
Master in Finance to bridge them
and build your path to success!
Do you want to know more?
The Executive Master in Finance, an advanced 7-module training starting
in October in Corporate Finance, Financial Modeling in Excel, Financial
Reporting & Analysis, Derivatives, Investments, Risk Management and
Asset & Liability Management. A real opportunity to boost your career
‫ާޱޤ‬Ưުެ޹ިƯެ޷Ư‫ޤ‬Ư޵޲‫޷޶޸ޥ‬Ư࠻Ư‫ޯޤެަޱޤޱ‬Ư‫ݲާޱ޸޲ުޮަޤޥ‬Ư
Please register for one of
our info-sessions
www.solvay.edu/emf
Or contact us at
MASTERڟNANCE SOLVAYEDU
Tel. +32 (0)2 650 66 73
cfo magazine juni 2014
29