Compatibiliteitsmodus

Beheer van normatieve
documenten bij
Rijkswaterstaat
- Peter Nieuwenhuizen
NEN/NKN-conferentie
Documentbeheer in the cloud
9 april 2014
Programma
•
•
•
•
•
•
•
2
Rijkswaterstaat, organisatie en missie
Documentair informatie management (DIM)
Organisatie verandering en openbaarheid
Regievoering, co-creatie en kennisdeling
De lange aanloop ….. van beheer naar toegang
Cloud oplossingen: NEN Connect, CROW, BRIS
Specifieke mogelijkheden NEN Connect en doorontwikkeling
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Rijkswaterstaat, organisatie en missie
RWS = Uitvoeringsorganisatie van Ministerie IenM
Beheert en ontwikkelt het nationale netwerk van wegen en vaarwegen.
Missie
• Droge voeten
• Voldoende schoon water
• Vlot en veilig verkeer over weg en water
• Betrouwbare en bruikbare informatie
9000 fte
3
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Rijkswaterstaat, organisatie en missie
Regio
Noord, Oost, Midden, Zuid, West/Noord, West/Zuid, Zee en Delta
Diensten
Bestuursstaf (BS)
Centrale Informatievoorziening (CIV)
Corporate Dienst (CD)
Grote Projecten en Onderhoud (GPO)
Programma's, Projecten en Onderhoud (PPO)
Ruimte voor de Rivier (RvR)
Verkeer- en Watermanagement (VWM)
Water, Verkeer en Leefomgeving (WVL)
4
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Documentair informatie management (DIM)
Werkzaamheden
• Berichtregistratie en archivering
• Kaderstelling en beleidsontwikkeling
• Auditing
• Advisering
• Bibliotheekbeheer en documentbeheer (o.a. normen)
Verdeling
• 10 ondersteunende eenheden (verspreid)
• 1 adviserende / kaderstellende eenheid (centraal)
• 1 centrale Digitale Bibliotheek (database beheer)
5
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Organisatie verandering en openbaarheid
Tot 2007
• Informatievoorziening sterk georiënteerd op papier
• Lokale opslag
• Cultuur / insteek: ‘behouden en bewaren’ t.b.v. verantwoording
Nu
• Merendeel informatie digitaal
• Beheersing digitale informatie vraagt nieuwe benadering
• Cultuur / insteek: ‘informatie efficiënt delen’ t.b.v. bedrijfsproces
Vraag
• Welke informatie mag gedeeld worden
6
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Organisatie verandering en openbaarheid
Werkwijze
• Netwerk organisatie
• Flex concept, thuis werken
• 24/7
• Mobiel, Social Media
Openbaar, mits…. Denk aan WOB
7
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Organisatie verandering en openbaarheid
Allerlei voorschriften
• WBP – Wet Bescherming Persoonsgegevens
• VIR - Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst (2007)
• Kader Rijkstoegangsbeleid
• BIR 2012 - Basis Informatiebeveiliging Rijksdienst
– Gelaagde opbouw (departementaal vertrouwelijk)
– Risicomanagement
– Kennis en expertise
– NEN-ISO 27001/27002
8
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Regierol, co-creatie en kennisdeling
Tjeenk Willink (2006) -> tegengaan van verlies aan kennis door
uitbesteding
Donner (2011) -> I-strategie rijk: toegankelijkheid informatie
RWS
• Van normerend opdrachtgever
• Naar regisseur (DBFM, PPS)
• Naar deskundig opdrachtgever en co-creatie
Kennis & informatie
• Benutten voor hergebruik
• Oprichten van kenniscommunities, pilot in 2014
9
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Rijksbrede ontwikkelingen
Digitale overheid
• Streven is: een digitale rijksoverheid per
•
De overheid is geheel digitaal in 2017
10
Rijkswaterstaat
DIM ontwikkelingen rijksbreed
14 maart 2014
De lange aanloop ….. van beheer naar toegang
Tot 2006
• Interne papieren normen (NBD, RWS Specs)
• Interne papieren normatieve uitgaven (ROBK, SATO, RB(B)K, ASW)
• Externe papieren normen NEN/NNI, DIN, ASTM, etc
• Externe papieren normatieve uitgaven (Kiwa, CUR, CROW)
Werkwijze (decentraal)
• Aankoop
• Beheer
• Monitoring actualiteit
• Modificatie
• Voorschrijven in aanbestedingen
11
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
De lange weg … de eigen database
Stap 1: vanaf 2004
•
•
•
•
•
•
•
•
12
Zelfbouw database: E-norm
Stand-alone
Standaard normbeschrijvingen (12.000)
Bedrijfsnormen digitaal (700)
Licentie NEN-normen + DIN-normen
Koppeling tussen NEN-normen en bedrijfsnormen
Maandelijkse update via database Perinorm
Webshop aanschaf
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
13
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
De lange weg … aangekochte database
Stap 2: vanaf juni 2006
•
•
•
•
•
•
14
Aankoop NEN database: Normen catalogus
Stand-alone CD-ROM
Standaard normbeschrijvingen (90.000)
Bedrijfsnormen digitaal (700)
Licentie NEN-normen + DIN-normen
Koppeling tussen NEN-normen en bedrijfsnormen
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
15
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
16
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
De lange weg … Internet applicatie
Stap 3: vanaf 2008
• Toegang via internet tot NEN Connect database
• Beperkte set, beperkt aantal gebruikers
Stap 4: vanaf 2010
• Toegang voor geheel RWS op IP-herkenning
• Uitbreiding van aantal digitale normen (600-900)
Stap 5: vanaf 2012
• Saneren van oude papieren normen
• Saneren van digitale normen
17
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Historie N10 (1919) etc.
18
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Cloud: NEN Connect, BRIS, CROW, RWS docs
Cloud oplossing
• Beheer niet op eigen domein
• Computing elders (platform, applicatie, software)
• Data storage elders (informatie, documenten)
• Online toegang via internet
Voordelen
• Technische ontzorging: update, onderhoud, migratie, netwerk,
technologie
• 24/7
• Locatie onafhankelijk
• Functie: beheer -> regie
19
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Cloud oplossing 1: NEN Connect
https://connect.nen.nl
NEN Connect technisch
• Toegang via internet
• IP-herkenning
• Snelkoppeling via intranet
NEN Connect inhoudelijk
• Meerjarencontract met normen quotum (1100)
• Digitale normen (PDF)
• Onbeperkt gebruik (download, print, opslag)
• Ook historische voorgangers beschikbaar
20
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Cloud oplossing 1: NEN Connect
NEN Connect beheer
• Clustering naar gebruikers
• Jaarlijkse aanpassingsmogelijkheid op basis van frequentie
• Ontbrekende normen aanvragen via NEN Connect
• Eigen beheerder voegt toe
• Interventie bij incidenteel gebruik of buitenlandse normen
21
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
22
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
23
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
24
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
25
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
26
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Cloud oplossing 2: BRIS
BRIS = Bouw Regelgeving Informatie Systeem
http://www.briswarenhuis.nl
Bevat o.a.
• NEN Normen
• CUR rapporten en aanbevelingen
• Overig: VROM, TNO, SBR, NIBRA
• Mogelijk: toevoegen eigen normatieve uitgaven
Voordelen
• Een cloud met bouwregelgeving en eigen uitgaven
27
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
28
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Cloud oplossing 3: CROW
CROW = Centrum voor Regelgeving en Onderzoek in de Grond-, Wateren Wegenbouw en de Verkeerstechniek
http://kennisbank.crow.nl
Bevat o.a.
• CROW richtlijnen
Co-creatie
• Rijkswaterstaat Richtlijn Autosnelwegen (ASW)
Voordelen
• Beheer bij externe partij
29
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
30
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Cloud oplossing 4: RWS documenten (Kennisplein)
RWS rapporten
• Archiefwaardig (bedrijfsvoering) -> interne borging RWS
• Kennisdeling op intranet (Kennisplein) -> medewerkers applicatie
• De RWS-er voert rapport zelf in (Invoermodule Kennisplein)
• Openbaar, tenzij …
• Deling op internet in de Cloud
Cloud oplossingen
• Scribd (>5 jr)
• Rijksoverheid.nl (<5 jr)
• Ministerie IenM (alles)
31
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Scribd (>5 jr)
Rijksoverheid.nl
(<5 jr)
Kennisplein
Min.IenM
Intranet
32
Internet
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Kennisplein
NEN
BRIS
Picarta
CROW
1000 Digitale
tijdschriften
Proquest
Content
Integratie
SBR
TUD
400 Ebsco
databases
33
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Wensen NEN Connect en doorontwikkeling
Gebruikersgroep
• 19 februari 2014: landelijke gebruikersgroep
• Inventarisatie gebruik en wensen
Enkele wensen voor doorontwikkeling
• Statistische overzichten (mngt. rapportage)
• Toevoegen bedrijfsdocumenten (openbaar/niet)
• Mappen, deelcollecties, favorieten
• Attenderingsfunctie
• Content classificatie
• One-stop-shopping, buitenlandse normen
• Automatische verwerking
• Koppeling aan wet- en regelgeving
34
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014
Vragen
Email: [email protected]
35
Rijkswaterstaat
Beheer normatieve documenten
9 april 2014