Projectplan - Woerden.nl

Meerjaren perspectief
Projectnaam:
Meerjaren perspectief
Ambtelijk opdrachtgever: Ton Kwakkernaat
Bestuurlijk opdrachtgever: College van B&W, vertegenwoordigd door Loes Ypma
Projectleider:
Wabe Wieringa
Projectplan meerjaren perspectief
Versie: 23
Datum: 19 december 2007
Inhoud:
1. Inleiding
2. Doel en resultaten
3. Fasering en aanpak
4. Organisatie en procedures
5. Kosten en baten
6. Specifieke plannen

Omgevingsanalyse

Communicatieplan

Risicoparagraaf
Bijlagen

Planning (MS-Project)
Projectplan meerjaren perspectief
Versie: 23
Datum: 19 december 2007
pagina 2 van 9
Dit projectplan is goedgekeurd door:
Ambtelijk opdrachtgever:
Bestuurlijk opdrachtgever:
Projectleider:
Ton Kwakkernaat
Loes Ypma
Wabe Wieringa
Projectplan meerjaren perspectief
Versie: 23
Datum: 19 december 2007
pagina 3 van 9
1. Inleiding
In de voorbereiding voor het junioverleg is gebleken dat de financiering van de kanjers en
een paar andere grote onderwerpen niet realiseerbaar was. De Kanjerlijst was verworden tot
een lijst met een onduidelijke status waarin een aantal belangrijke en grote projecten waren
opgenomen zonder dat er een idee was voor de financiering. Het college heeft de wens
uitgesproken om de kanjerlijst op te heffen en om een plan te maken om de financiering te
regelen van de kanjers en de andere grote onderwerpen.
In het raadsvoorstel voor het junioverleg zijn hierover de volgende passages opgenomen
(cursief weergegeven) ;
Kanjerlijst
De onderwerpen uit de kanjerlijst hebben we specifiek opgenomen in het
meerjarenperspectief. Met uitzondering van de Westelijke randweg doen we dit met een PM
post, om diverse redenen zijn ze dus nog niet begroot. We adviseren om de kanjerlijst op te
heffen, we willen de kanjers daadwerkelijk gaan realiseren. We beogen de kanjers zo
spoedig als mogelijk te begroten.
Duidelijk is dat er grote financiële consequenties verbonden zijn aan het realiseren van de
kanjers. In het maartoverleg vroeg u ook nadrukkelijk om aandacht voor de Brug Rietveld,
aansluiting Hollandbaan, het Deltaplan, de Woerden pas en de herstructurering van de
wijken. De realisering vraagt om ingrijpende politieke keuzes. Ambitie is een sluitend
meerjarenperspectief.
Actie
We stellen voor om een gemeentebrede actie in te zetten om de kanjers en de brede school
in Harmelen en de Minkema (zie volgende paragraaf risico’s) in de toekomst te kunnen
financieren. Doelstelling voor die actie is om meer ruimte te scheppen binnen de meerjarenbegroting inclusief een discussie oud voor nieuw. We denken aan de volgende onderdelen;
 Onderzoek naar het verhogen van de inkomsten (subsidies);
 Het beperken van de budgetreserveringen;
 Onderzoek naar de structurele gevolgen van de budgetreserveringen;
 Oud voor nieuw voorstellen.
We zullen een voorstel aanbieden om de Mauritshof en de Minkema en de kanjerprojecten te
financieren, te prioriteren en in te plannen.
Meerjaren perspectief
De laatste jaren zijn er steeds nieuwe uitdagingen ontstaan voor de gemeente. Dat zal ook in
de toekomst zo blijven. We willen die ontwikkelingen tijdig signaleren en er voor zorgen dat
we de mogelijkheden hebben om op tijd klaar te staan. Om dat te kunnen blijven doen is een
meerjaren perspectief noodzakelijk. Om tot dit perspectief te komen zullen we ontwikkelingen
moeten signaleren en vertalen naar plannen. Daarnaast moeten we stelselmatig het huidige
beleid kritisch tegen het licht houden en moeten we keuzes maken. Dit moet de ruimte geven
om toekomstige grote uitgaven te kunnen betalen. Dit is de lange termijn visie. Een eerste
stap is om een dekkingsplan op te stellen voor de projecten. Deze eerste stap is een pilot
voor dit langlopende traject. Om het meerjaren perspectief te realiseren gaan we in de
tweejarige budgetcyclus opnemen;
 een langlopende financiele verkenning (welke kosten en opbrengsten kunnen we
verwachten). Deze verkenning voor de komende drie jaren (het komende begrotingsjaar
en de volgende drie jaren) wordt opgesteld en jaarlijks bijgesteld voor het maartoverleg.
Projectplan meerjaren perspectief
Versie: 23
Datum: 19 december 2007
pagina 4 van 9

het herijken van beleid, beleid uit de going concern worden om de twee jaren
geevalueerd, centraal staat de vraag welke beleidseffecten we realiseren. Aan de hand
van de evaluatie vindt een herijking plaats en wordt gekeken of het beleid doorgang moet
vinden of niet.
De bedoeling is om de te maken beleidskeuzes om te komen tot een meerjaren perspectief
positief benaderen. Het gaat om keuzes voor beleid waarbij we de organisatie vragen om
zich kwetsbaar op te stellen over het beleid, beleid wordt geevalueerd en aan de hand van
de evaluatie wordt de beslissing genomen om het beleid voort te zetten.
Project
Dit project is een pilot om te komen tot een meerjaren perspectief. Dat is geen eenmalige
actie maar een zichzelf herhalende cyclus van ongeveer drie jaar. In die driejarige cyclus
wordt om de drie jaar het going concern geevalueerd (waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt
gemaakt van de bestaande meetgegevens). De preciese opzet en uitvoering van die cyclus
laten we hier verder buiten beschouwing, de bedoeling is om eerst in een pilotvorm ervaring
op te doen, aan de hand van deze pilot wordt vervolgens de driejarige cyclus ingericht. De
pilot heeft als doel om een meerjarenperspectief vast te stellen waarbij dekking wordt
gevonden voor de vastgestelde onderwerpen. Daarbij wordt afhankelijk van de noodzaak tot
aanvullende dekking beleid geevalueerd en beleidskeuzes (wat doen we wel en wat doen we
niet) gemaakt. Aanvullend wordt onderzoek gedaan naar;
 Onderzoek naar het verhogen van de inkomsten (subsidies)
 Het beperken van de budgetreserveringen;
 Onderzoek naar de structurele gevolgen van de budgetreserveringen;
2. Doel en resultaten
Doelstelling is een meerjaren perspectief waarbij een aantal grote projecten kunnen worden
gedragen. Voor een meerjaren perspectief moet er dekking komen voor de volgende
projecten:
 Deltaplannen (kosten redelijk bekend)
 Woerden Pas (kosten nog niet bekend)
 Herstructurering wijken (kosten nog niet bekend)
 Stadserf (kosten nog niet bekend)
 Stadhuis (kosten nog niet bekend)
 Brug Rietveld, aansluiting Hollandbaan (kosten bekend)
 30 % sociale woningbouw (kosten nog niet bekend)
 Minkema (indicatie bekend)
 Brede school in Harmelen
Deze shortlist (met bovenstaande onderwerpen) wordt voorgelegd aan het college,
daarnaast wordt een longlist door het college vastgesteld. Die shortlist wordt beoordeeld aan
de hand van de visie 2025. Na het maartoverleg met de raad kan de shortlist worden
aangepast, er kunnen onderwerpen afgaan en er kunnen onderwerpen bijkomen. In het
maartoverleg willen we (net als in dit jaar) een open discussie, er wordt geen gesloten
voorstel overlegd maar er wordt gekeken welke onderwerpen politiek wenselijk zijn. Het
voorstel voor het maartoverleg geeft een overzicht van de verschillende onderwerpen met de
doelstellingen en een toelichting zonder een directe financiele onderbouwing. Aan de hand
van deze informatie willen we een open politieke discussie over de te maken keuzes. Naast
deze toelichting geven we een overkoepelend financieel beeld.
Projectplan meerjaren perspectief
Versie: 23
Datum: 19 december 2007
pagina 5 van 9
Juni overleg
Na het maartoverleg gaat de organisatie aan de slag met de keuzes voor beleid.
Beleidskeuzes moeten worden gemaakt om tot een dekkingsvoorstel te kunnen komen. Dat
betekent dat er evaluatiegegevens beschikbaar moeten komen.
In juni geven we vervolgens een antwoord op de reacties uit het maartoverleg en geven we
de eerste opzet van het dekkingsplan, dat betekent dat de besproken shortlist moet worden
uitgebreid met een financieel verhaal.
Voor de vaststelling van de begroting wordt het meerjaren perspectief afgerond en
vastgelegd in het meerjarenperspectief in de begroting.
Doel:
Een meerjaren perspectief. In dit perspectief is dekking gevonden voor het realiseren van de
shortlist.
Subdoel
De programmamanagers en afdelingshoofden gaan zich meer verantwoordelijk voelen om
een goed doordachte meerjarenplanningen te maken; welke nieuwe ontwikkelingen komen
eraan, wat zijn daarvan de financiele gevolgen en welke heroverweging kunnen we maken
van de huidige budgetten en voorzieningen, strookt dat nog met de hoofdlijnen die we willen
bereiken of moet er een verschuiving plaatsvinden?
Resultaten:
Resultaat
Een toelichting op de shortlist
met de beleidsdoelstellingen.
Prestatie-indicator
goede toelichtingen
Een beeld van de kosten van de
onderwerpen uit de shortlist
Is er voor alle onderwerpen een
calculatie opgesteld?
Een meerjaren perspectief
Een dekkingsplan voor de periode
2009-2012
Streefwaarde
een stevige notitie in het
maartoverleg met en
financieel plaatje
voor alle onderwerpen is
een calculatie opgesteld.
Voor het junioverleg zijn de
resultaten belend.
Het plan is in oktober
gereed
Tot het projectresultaat behoort niet het realiseren van het hierboven geschetste structureel
herijken van het beleid in een driejarige cyclus (is immers ook geen eindigende taak).
3. Fasering en aanpak
In een eerste fase moet de omvang van de doelstelling worden bepaald; voor een aantal
onderwerpen zijn er nog geen doelstellingen en geen calculatie opgesteld. Idee is om het
opstellen van de plannen en de calculaties versneld te doen om vervolgens de plannen te
plannen en te prioriteren en deze opzet door het college en de raad vast te laten stellen. Dat
gebeurt in twee stappen; in het maartoverleg een toelichting op de onderwerpen. In het
junioverleg een samenvatting van het plan met een kostenoverzicht.
In een tweede fase die al gelijktijdig met de eerste fase kan worden opgepakt wordt dan een
prioriterings- en dekkingsvoorstel opgesteld. In deze fase worden alle afdelingen betrokken
bij het maken van keuzes om te komen tot een meerjaren perspectief (voor het vaststellen
van de begroting in het najaar).
Projectplan meerjaren perspectief
Versie: 23
Datum: 19 december 2007
pagina 6 van 9
Benaming fase Activiteiten
Resultaat
Datum gereed
Definitie
opstellen projectplan
goedgekeurd projectplan december 2007
Voorbereiding beeld van de onderwerpen uit notitie
maartoverleg 2008
de shortlist
Uitvoering


vaststellen kosten per jaar
inschatten mogelijkheden
om te komen tot een
dekkingsplan
besluitvorming uitwerken plan
 keuzes voor beleid
Borging en
overdracht van het
overdracht
projectresultaat aan de
lijnorganisatie
Afronding
 completeren en schonen
projectdossier
 opstellen financiële
verantwoording project
 ontbinden projectgroep
Evaluatie
notitie "meerjaren
perspectief"
junioverleg
uitgewerkt plan in
begroting
 uitwerken in
afdelingsplannen
oktober/november
november/december

december
compleet en
opgeschoond
projectdossier
 financiële zaken
verwerkt in de
systemen
uitvoeren van een evaluatie
evaluatierapport met
december
met de opdrachtgever en
bevindingen en voorstel
projectgroep over het
voor invoering driejarige
verloop van het project op de herijkingscyclus
GOKIT factoren1
4. Organisatie en procedures
4.1 organisatie
Regiegroep
Loes Ypma (programmawethouder)
Ton Kwakkernaat (voorzitter)
Bert van Viegen
Wabe Wieringa
Ritsaert Snijder (secretaris)
1
De projectbeheersingsfactoren Geld, Organisatie, Kwaliteit, Informatie en Tijd
Projectplan meerjaren perspectief
Versie: 23
Datum: 19 december 2007
pagina 7 van 9
Werkgroep
Een brede werkgroep onder het voorzitterschap van de concerncontroller. Medewerking
wordt gevraagd van Financieel Beleid, Planning en Control en van de beleidsafdelingen
Welzijn en Onderwijs en Ruimtelijke Ontwikkeling. Dat zijn;
Wabe Wieringa (voorzitter);
Bert van Viegen;
Mikal Kuilenburg;
Edwin Aarts;
Frans Krabbendam;
Ritsaert Snijder (secretaris).
Besluitvorming
De notitie voor het maartoverleg, voor het junioverleg en voor het oktoberoverleg worden, na
bespreking in de regiegroep, vastgesteld door het college. Het voorstel voor het
maartoverleg gaat direct naar het college.
5. Kosten en baten
Geen bijzondere kosten en baten.
6. Specifieke plannen
Omgevingsanalyse
De keuze voor de shortlist is misschien niet onomstreden, daarom wordt deze shortlist ook
voor het maartoverleg geagendeerd. Er zijn nog veel andere projecten waarvoor geld wordt
gezocht.
b. Communicatieplan
Na vaststelling van het projectplan (bespreking door de regiegroep) wordt er gericht contact
opgenomen met de projectleiders van de shortlistprojecten. In januari/februari wordt een
apart plannetje opgesteld om het traject "keuzes voor beleid" in te zetten.
c. Risicoparagraaf
Er worden geen specifieke risico's onderkend.
Planning
Is opgenomen in de planning voor de budgetcyclus. Het opstellen van een
meerjarenperspectief is aan de budgetcyclus gekoppeld. In het maartoverleg wordt
begonnen met een verkenning op hoofdlijnen. De inbreng van het college is eeen schets van
de ontwikkelingen voor de komende jaren. Daarnaast worden de grote projecten toegelicht.
De raad wordt gevraagd om zich uit te spreken over de ontwikkelingen en de grote projecten.
Projectplan meerjaren perspectief
Versie: 23
Datum: 19 december 2007
pagina 8 van 9
Vervolgens wordt in de organisatie begonnen aan de voorbereiding van het junioverleg. In
het kader van het meerjarenperspectief worden de programmamanagers en de
afdelingshoofden gevraagd om de ontwikkelingen en de grote projecten in een voorlopige
planning op te nemen en van een raming te voorzien.
Om te komen tot keuzes voor beleid wordt een overzicht gemaakt van het huidige beleid. Er
wordt een lijst gemaakt van beleidsonderdelen waarover keuzes kunnen worden gemaakt.
Daarbij wordt gekeken naar de programma's en de visie 2025. Die lijst wordt begin maart in
het college besproken en de onderwerpen worden vastgesteld. De programmamanagers en
de afdelingshoofden worden gevraagd om stuurinformatie aan te leveren over deze
onderwerpen (doelen, resultaten en risico's). Hierover wordt een advies opgesteld aan de
hand van de programma's en de visie 2025. Aan de hand van deze informatie worden
keuzes voor beleid gemaakt door het college. Uiteraard gebeurt dat aan de hand van een
financiele verkenning. In juni worden de keuzes aan de raad gepresenteerd. De gemaakte
keuzes worden uitgewerkt in de begroting 2009, met een uitgewerkt meerjaren perspectief.
Projectplan meerjaren perspectief
Versie: 23
Datum: 19 december 2007
pagina 9 van 9