Leiding geven aan projecten

Leiding geven aan projecten
Commercie en subsidie
Kennismaken
• Rolf Teekens
• Trainer / Projectmanager
• Zelfstandig ondernemer
Materialen en lessen
• Boek ‘IPMA D ontsloten’
– Niet helemaal!
– Enkele onderdelen hieruit
• Presentatie
• Oefeningen
• Discussie
Doel van de module
• Opdoen van kennis over de financieel
management in projecten in het algemeen
• Begrijpen hoe een goede financiële
projectadministratie helpt om controle te
houden op het project
• Gebruiken van eenvoudige instrumenten om
de projectfinanciën onder controle te houden
Wat gaan we doen
Les 1
• Wat is een project, definitie, aard, oorsprong
• Geld in projecten
– Investeringen
– Sturen op geld, tijd
– Sturen op resultaten
– Subsidie voorwaarden in projecten
Wat gaan we doen
Les 2
• Risico’s
– Identificeren
– Berekenen
– Kiezen
• Kwaliteit
– Geschikt voor doel
– Subsidie criteria in je project
Wat gaan we doen
Les 3
• Plannen van het project
– Tijd en geld
• Voortgang monitoren
– Earned Vallue
– Slipchart
• Escalaties
– Tijd, geld, meerwaarde, resultaat, kwaliteit, risico
Wat gaan we doen
Les 4
• Meten van resultaten
– ROI, Terugverdientijd, Break Even Point, NCW
• Projectsucces borgen
– Leren uit ervaring
– Wat werkt goed, wat kan beter
• Subsidie borging
– Bewijs van subsidie criteria overleggen en auditen
Les 1
Start
Project
• Wat is een project?
Tijdelijke organisatie om binnen vastgestelde tijd en
budget een vooraf bepaald, wenselijk en nuttig
resultaat te behalen
• Waarom is een project nodig?
Als we met de bestaande processen en systemen
niet in staat zijn om de wijziging of nieuwe
resultaten te maken.
Project
• Wat zijn voorbeelden van projecten?
Project voorbeeld
• Dagelijks boodschappen doen past in de
dagelijkse taken, je weet exact wat nodig is,
hoeveel, wat niet, etc. (routine)
• Boodschappen voor een feestje geeft extra
voorbereiding, maar kan nog net zonder
plannen (improviseren)
• Boodschappen doen voor een 5 dagen durend
schoolkamp voor 200 studenten vereist meer
voorbereiding (project)
Project
• Wat zijn oorzaken dat projecten mislukken?
– Geen keuzes maken
– Te hoge ambitie
– Onduidelijk wat echt nodig is
– Risico’s niet goed ingeschat
– Slecht plan
– Onduidelijke taken en taakverdeling
Project
Project = werkvorm!
Improvisatie
• Vraaggericht
• Ad hoc
• Flexibiliteit
• Proces aanpak
Planmatig werken
• Resultaatgericht
• Te voorzien
• Effectiviteit
• Planaanpak
Toenemende voorspelbaarheid
van resultaat en weg
Routine
• Werkgericht
• Continue
• Efficiënt
• Routine aanpak
Project
•
•
•
•
•
Tijdelijk
Uniek resultaat
Duidelijk begin en eind
Multi functionele inzet
Risicovol
Project
• Eerst denken, dan doen
• Van grof naar fijn
• Bewust kiezen, waarbij alternatieven afvallen
• Faseren
• Beheersen
• Beslissen
Project methode
Methode kan helpen:
• Zelfde definities
• Te leren
• Succes is herhaalbaar
• Te coachen
Methoden internationaal: PRINCE2, IPMA, PMI
Project
Idee
Studie
Specs
Ontwerp
Bouw
Test
Gebruik, beheer, onderhoud
Project levenscyclus
€
Afdanken
Project
Project
voorbereiding
Projectuitvoering
Fase 1
Projectuitvoering
Fase 2
Project
afsluiting
Project
Projectaanvraag
Projectvoorbereiding
Project
Projectaanvraag
Projectbeslissing
(1e beslispunt)
Projectopdracht,
plan projectinrichting
Projectvoorbereiding
Project
Projectaanvraag
Projectbeslissing
(1e beslispunt)
Projectopdracht,
plan projectinrichting
Projectvoorbereiding
Autorisatie
Projectinrichting
Project
Project
Projectaanvraag
Projectbeslissing
(1e beslispunt)
Projectopdracht,
plan projectinrichting
Projectvoorbereiding
Beslispunt
Projectinrichting
Beslisdocument,
Faseplan 1e uitv. Fase
Fase-eindrapport
Autorisatie
Projectinrichting
Project
‘Decision to Justify’
‘Decision to Fund
Project
Projectaanvraag
Projectbeslissing
(1e beslispunt)
Projectopdracht,
plan projectinrichting
Projectvoorbereiding
Beslispunt
Projectinrichting
Beslisdocument,
Faseplan 1e uitv. Fase
Fase-eindrapport
Autorisatie
Projectinrichting
Autorisatie
Uitvoeringsfase
Project
‘Decision to Justify’
‘Decision to Fund
Project
Projectbeslissing
(1e beslispunt)
Beslispunt
Projectinrichting
Beslisdocument,
Faseplan 1e uitv. Fase
Fase-eindrapport
Autorisatie
orbereiding
Projectinrichting
Decharge
Autorisatie
Uitvoeringsfasen
Project
‘Decision to Justify’
Eindresultaten
Beslispunt
opleveren
Projectinrichting
‘Decision to Fund
Autorisatie
Project
afsluiting
Project
Justification: (business case = REDEN)
• Willen we dit? (ambitie)
• Kunnen we dit? (aanpak)
• Kunnen we dit ons veroorloven?
• Hoe gaan we het dan doen? (plan)
• Wie zijn er voor nodig? (planning)
• Wat als (risico’s)
Investeringen
• Investeringen worden berekend of ze
uitkunnen.
• Hoe berekenen we dit?
Meerdere methoden
Return on
Investment
Terugverdientijd of
Break Even Point
Netto Contante
waarde
Investeringen
• NCW = Wat is het waard bij een vooraf gesteld
rendement (winsttarget)
• Return on Investment = Wat is het rendement
• Break Even Point = Bij hoeveel producten kan
dit uit
• Terugverdientijd = Hoelang duurt het voordat
we het terugverdienen
Waarom berekenen
• Wat levert het project op?
• Wat kost het?
Geeft richting bij:
• Nemen van risico’s
• Bepalen van eisen en wensen
• Wijzigingen in het project op basis van nieuwe
inzichten
Is dat het enige?
• Er zijn vaak meerdere redenen en belangen
• Geld is niet altijd doorslaggevend
• Wat we het waard vinden wel
Wanneer doen we dit
• Niet alleen in de voorbereiding
• Elke fase herijken
• Doelen stellen voor na project
Wat mag iets kosten
• Nieuwe stal of schuur kost 10.000
• Nieuwe stal of schuur kost 100.000
• Nieuwe stal of schuur kost 1.000.000
Wat is het waard?
Wat vind je het waard?
Wat laat je meewegen?
Oefening
1
Return on Investment
Oefening ROI
Een machine kost 100.000,- en stelt het bedrijf
in staat om hier per jaar 30.000,- extra
opbrengst mee te behalen.
De machine gaat naar verwachting 4 jaar mee.
Het jaarlijkse onderhoud is 10.000,Wat is de Return on Investment?
Uitwerking
• Return on Investment
ROI = Kasstroom totaal / investering x 100%
Uitwerking
• Return on Investment
ROI = Kasstroom totaal / investering x 100%
Per jaar = fout!!!
ROI = ( 30.000,- - 10.000,-) / 100.000,- X 100% = 20%
Totaal = goed!!!
ROI = (-100.000 + 120.000 - 40.000) / 100.000 x 100%
ROI = -20%
Oefening
2
Break Even Point
Oefening Break Even Point
Een machine maakt 2000 producten per week.
De machine kost 80.000,-. De vaste kosten om
de machine te laten draaien zijn 5000. De kosten
aan grondstoffen zijn per product 1,-.
De verkoopprijs van de producten is gesteld op
2,50.
Bij hoeveel producten kan deze machine uit?
Uitwerking
Break Even Point
TKf
X = ------------P – Kv
• X = Aantal eenheden waarbij de
rentabiliteitsdrempel optreedt
• TKf = Totale vaste kosten
• P = Verkoopprijs per eenheid
• Kv = Variabele kosten per eenheid
Uitwerking
Break Even Point
TKf
X = ------------P – Kv
85000
------------- = 56.667 stuks
2,50 – 1,-
• X = Aantal eenheden waarbij de
rentabiliteitsdrempel optreedt
• TKf = Totale vaste kosten
• P = Verkoopprijs per eenheid
• Kv = Variabele kosten per eenheid
Einde les 1
Voor de volgende les
Einde les 1
Voor de volgende les leren:
• Boek: hoofdstuk 2 en 3 (project)
• Boek: pagina 120 + Bijlage F4