definitieve versie (6/5/2004)

CHARTER INZAKE HET ORGANISEREN VAN ACTIVITEITEN OP HET
IN GEBRUIK GEGEVEN OPENBAAR DOMEIN TIJDENS DE GENTSE
FEESTEN
ARTIKEL 1 Partijen.
In uitvoering van de besluiten van de Gemeenteraad van 24.05.2005 waarbij deze overeenkomst werd
goedgekeurd alsmede de bepalingen van de laatste politieverordening en het laatste reglement voor
gebruik van de openbare weg tijdens de Gentse Feesten, wordt tussen volgende partijen
overeengekomen wat volgt :
Enerzijds de stad Gent, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen (p/a
Botermarkt 1 – 9000 Gent) voor wie handelen de heer Lieven Decaluwe, schepen van Cultuur,
Toerisme en Feesten (voor de Burgemeester bij delegatiebesluit van 03 januari 2007 ) en de heer Paul
Teerlinck, stadssecretaris, hierna genoemd “de stad”
En anderzijds de organisatie : ……………………….. hierna genoemd “de gebruiker”, voor wie tekent,
……………………….. (pleinorganisator).
ARTIKEL2 Voorwerp van de overeenkomst.
De stad geeft in gebruik aan de gebruiker, die aanvaardt onder de hierna vermelde voorwaarden, de
vermaakzone ………………… die deel uitmaakt van het openbaar domein, zoals aangeduid op het
bijgevoegde door de gebruiker in te vullen inplantingsplan dat integraal deel uitmaakt van deze
overeenkomst.
*
*
ARTIKEL 3 Duur en opzeg van de overeenkomst.
Het gebruik wordt verleend voor de duur van de Gentse Feesten, inclusief de voorziene periodes voor
opbouw en afbraak van tijdelijke infrastructuren op het openbaar domein welke de week ervoor en erna
plaatsgrijpen.
De overeenkomst wordt voor onbepaalde tijd gesloten. Zij is door de stad en de gebruiker jaarlijks
opzegbaar mits een aangetekend gemotiveerd en gedateerd schrijven te richten aan de andere partij
uiterlijk op 15 oktober voorafgaand aan de volgende Gentse Feesten. Indien de Stad het voornemen
heeft de overeenkomst op te zeggen, zal dit pas gebeuren door het college van burgemeester en
schepenen na een grondig gemotiveerd advies uitgaande van het organisatiecomité Gentse Feesten
(OC) en het organisatoren organisatie comité (OOC) gericht aan het College van Burgemeester en
Schepenen .
(*)
De gebruiker kan de overeenkomst tot 14 dagen na ontvangst van de goedkeuring van het
organisatiedossier en inplantingsplan en de ermee opgelegde verplichtingen , in het bijzonder deze
voortvloeiend uit de wetgeving en reglementering waaronder de stedelijke , opzeggen door middel van
een aangetekend , gedateerd en gemotiveerd schrijven aan de stad gericht, na voorafgaandelijk te
hebben getracht te komen tot een onderlinge minnelijke regeling .
De gebruiker en de stad kunnen geen aanspraak maken op schadevergoeding in geval van geldige
opzegging van de overeenkomst.
Indien zich spontaan nieuwe kandidaat-pleinorganisatoren aanmelden dienen zij een dossier in te
dienen bij het stadsbestuur, bestaande uit :
1. 1. een visienota waarin uitgelegd wordt wat het voorstel van programma inhoudt , de eventuele
timing , eventuele speciale projecten , het artistieke concept .
3. 2. Een doelgroepenanalyse waarin nader ingegaan wordt op het door de kandidaat-organisator
beoogde pleinprofiel ( bezoekersprofiel en imago)
4. 3. Een overzicht van de artiesten die de kandidaat-organisator reeds in optie heeft
5. 4. Budgettering : overzicht van geraamde kosten en inkomsten
6. 5. Administratieve gegevens over rechtspersoonlijkheid , administratieve zetel , lijst bestuurders
, kopie statuten van de kandidaat-organisator
(*)
2.
3.
4.
5.
6.
1
7. 6.
Visie op publieke veiligheid in de vermaakzone, waarin o.a. opgenomen : een risico-analyse
identificeren van mogelijke gevaren en risico’s voor derden/bezoekers, het evalueren van deze
risico’s en het voorzien in preventiemaatregelen (technische, organisatorische, toezicht,
infoverstrekking)
7.
Een beslissing zal door het college van burgemeester en schepenen gemaakt worden na een
grondig gemotiveerd advies uitgaande van het organisatiecomité Gentse Feesten (OC) en het
organisatoren organisatie comité (OOC) gericht aan het College van Burgemeester en
Schepenen.
ARTIKEL 4 Vergoeding.
Het gebruik wordt ten kosteloze titel verleend. De gebruiker wordt vrijgesteld van alle taksen of
retributies inname openbaar domein in zijn vermaakzone. Commerciële innames openbaar domein die
door de pleinorganisator worden uitbesteed aan derden worden wel getaxeerd. In dit geval is de uitbater
gehouden de verschuldigde taksen of retributies te betalen.
ARTIKEL 5 Aanwending.
De Gentse Feesten perimeter : dit is de gehele Gentse Feesten zone zoals bepaald in de laatste
politieverordening.
De vermaakzone is die zone van het openbaar domein welke in gebruik gegeven wordt aan de
gebruiker. De voorgeschreven vermaakzone op het openbaar domein mag enkel gebruikt worden voor
de organisatie van evenementen, socio-culturele activiteiten , concerten en voorstellingen van
podiumkunsten , plastische projecten of installaties en het inrichten van :
 Evenementzone(s) met alle daartoe noodzakelijke infrastructuur (podia, belichting, geluid) met
inbegrip van de zone die voorzien is voor de toeschouwers. Alle tijdelijke infrastructuur, die daartoe
dient aangebracht te worden op het openbaar domein dient in detail gemeld te worden aan de stad Gent
door middel van een inplantingsplan dat de gebruiker dient te maken van de in gebruik gegeven
vermaakzone;
 Commerciële zone(s) – dit is/zijn de publieke zone(s) binnen de vermaakzone waarbinnen
commerciële activiteiten ontwikkeld worden (eet- en drankkraampjes, verkoopstanden) en waarbij
zowel de installatie zelf als de aansluitende plaatsen waar geconsumeerd wordt bedoeld worden;
 Publiekszones – dit is de zone waar het publiek kan plaats nemen binnen de vermaakzone;
 Publieksroutes – dit zijn de plaatsen binnen de vermaakzone waarbinnen het publiek zich kan
verplaatsen en waarbij de gebruiker een minimum vrije breedte en hoogte van 4 meter over de hele
route garandeert in de zin dat zich nergens op deze route fysieke obstakels bevinden.
 Evacuatieroutes – dit zijn de routes (straten of pleinen) die de verschillende vermaakzones direct
of indirect met elkaar verbinden en een evacuatiemogelijkheid bieden tot aan de grens van de Gentse
Feestenperimeter.
 Evacuatieroutes met een bijzonder regime – teneinde in de feestzone de operationele slagkracht
van de veiligheidsdiensten te verhogen zal erop sommige assen van evacuatieroutes een bijzonder
regime van kracht zijn. Voor deze specifieke restrictieve bepalingen kan verwezen worden naar de
geldende politieverordening Gentse Feesten.
 Technische zones - zones waarbinnen materiaal gestockeerd kan worden;
 Informatieve zones - zones waarbinnen informatiestanden gelokaliseerd worden.
De hier opgesomde activiteiten kunnen uiteraard enkel georganiseerd worden tijdens de 10-daagse van
de Gentse Feesten zelf, en niet tijdens de volledige gebruiksduur.
De hier gespecifieerde activiteiten mogen enkel plaats hebben binnen de grenzen van voorbeschreven
vermaakzone.
ARTIKEL 6 Verantwoordelijkheden van de gebruiker.
De gebruiker engageert zich ertoe :
1. een organisatiedossier en inplantingsplan op schaal in te dienen van de in gebruik gegeven
vermaakzone conform de richtlijnen van het organisatiecomité Gentse Feesten uiterlijk 15 april
voorafgaand aan de volgende Gentse Feesten op basis van de door de stad aangeleverde correcte
plannen met onder meer volgende aandachtspunten :
A. het maken van een maximum publiekscapaciteitsberekening voor de vermaakzone als geheel;
(*)
2
B. het voorzien van informatieverstrekking aan het publiek op de vermaakzone, in het bijzonder het
voorzien van publiekscommunicatie bij noodsituaties, volgens vooraf binnen het organisatiecomité
goedgekeurde scenario’s en met standaardboodschappen.
C. het beschrijven van de eerste hulpfaciliteiten en de brandbestrijdingsmiddelen welke in de
vermaakzone zullen voorzien worden;
D. het maken van een preventieve risico-analyse inzake publieksopkomst voor de te programmeren acts;
alsmede het opmaken van een algemene risico-analyse m.b.t. hiervoor vermelde punten (artikel 3 punt
6);
E. het sluiten van een brandverzekering en een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Deze polissen
dienen voor de aanvang van de activiteiten voorgelegd te worden aan de dienst feestelijkheden van de
stad;
F. de vereiste keuringsattesten van de gebruikte materialen voor te leggen;
G. het bepalen van de hoeveelheid toezichthoudende medewerkers en veiligheidspersoneel. Hun taken
bestaan erin toezicht te houden over het goed verloop van de activiteiten binnen de vermaakzone en
over de toepassing van de veiligheidsmaatregelen bepaald in het organisatiedossier. Zij mogen in geen
geval fysiek ingrijpen en dienen onmiddellijk bij ongeregeldheden de politie te verwittigen.
De goedkeuring van het organisatiedossier en het inplantingplan door de stad impliceren een goedkeuring
van de kwantiteit en kwaliteit van de verschillende voorzieningen in het bijzonder de
veiligheidsvoorzieningen.
2. een toelage-aanvraagdossier in te dienen bij de Dienst Feestelijkheden.
3. een actualisering van het organisatiedossier in te dienen uiterlijk 2 weken voorafgaand aan de Gentse
Feesten waarin alle gegevens die gewijzigd zijn en welke niet de essentie van het organisatiedossier
en inplantingsplan veranderen maar gekend moeten zijn door de stad geactualiseerd worden. Deze
kunnen door de stad met een bevestigingschrijven goedgekeurd worden.
4. de in gebruik gegeven vermaakzone in te richten conform de vergunning, de milieureglementering,
arbeidsreglementering en alle vigerende wetgeving en de stedelijke reglementering van toepassing op
de Gentse Feesten.
5. de commerciële zones te organiseren conform alle vigerende wetgeving en reglementering, in het
bijzonder conform de wetgeving op de ambulante handel, voorzover deze commerciële zones niet
door de stad worden aanbesteed;
6. de aansprakelijkheid te dragen voor ongevallen en/of schade door de gebruiker toegebracht aan
personen of goederen. Bij vaststelling van bewezen schade aan de in gebruik gegeven vermaakzone te
wijten aan de gebruiker zal deze ingehouden kunnen worden van de door de stad voorziene toelagen.
Bij onenigheid over het bedrag kan gezamenlijk en kostendelend een expert aangeduid worden welke
het bedrag zal bepalen.
7. het voorzien van signalisatie voor evacuatiewegen en nooduitgangen op de vermaakzone
ARTIKEL 7 Verantwoordelijkheden van de stad.
De stad engageert zich ertoe vóór 15 mei:
1. de nodige initiatieven te nemen rond het algemeen reglementerend kader waarbinnen de Gentse
Feesten verlopen, in het bijzonder op het vlak van veiligheid en politiebeleid ten aanzien van het
evenement en op het vlak van het vergunningsbeleid op het openbaar domein;
2. de nodige maatregelen te nemen om te voorzien in een vlot en veilig verkeer rond en in de Gentse
Feestenperimeter;
3. een planning te maken rond parkeerfaciliteiten en openbaar vervoer, geënt op de totaliteit van de
Gentse Feestenperimeter;
4. een goedkeuring door het College van Burgemeester en Schepenen te geven inzake de
organisatiedossiers en inplantingsplannen van de vermaakzones, meer in het bijzonder op het vlak van
de veiligheid;
5. de subsidiebedragen aan de respectievelijke gebruikers kenbaar te maken;
De stad engageert zich ook tot volgende bepalingen:
6. voor de aanvang van de Gentse Feesten te voorzien in de nodige logistieke en financiële
ondersteuning binnen de beschikbare middelen ter facilitering van het evenement;
7. gedurende het jaar inspraak te verlenen aan de gebruiker binnen een aangepaste organisatiestructuur;
8. de nodige maatregelen te voorzien om inbreuken op de openbare orde en rust tegen te gaan;
9. de passende maatregelen te voorzien om rampen trachten te voorkomen en de nodige hulp te
verstrekken om ze te doen ophouden;
10. maatregelen te nemen om alle vormen van openbare overlast te proberen beheersen;
3
11. de nodige maatregelen te voorzien op het vlak van volksgezondheid, hygiëne en openbaar sanitair. Dit
laatste kan door de gebruiker op zijn verzoek in eigen beheer genomen worden;
12. de nodige maatregelen te treffen om de pleinen, indien de noodzaak zich voordoet, voor alle publiek
af te sluiten (door de politiediensten) en de gebruiker hier bij voorkeur vooraf van in kennis te stellen;
13. tijdig de nodige parkeer – en verkeerstechnische maatregelen te laten nemen door politie en
mobiliteitsdienst
14. de Gentse Feesten te promoten in binnen- en buitenland, binnen haar (budgettaire en andere)
mogelijkheden, o.a. door de uitgave van een officieel Gentse Feestenmagazine.
15. de nodige maatregelen te treffen om de publieksstromen op het openbaar domein binnen de Gentse
Feestenperimeter te reguleren.
16. het voorzien van alle nodige schikkingen inzake afvalophaling en -recipiënten behalve in de commerciële
zones, waar betrokken uitbaters zelf dienen in te staan voor het afsluiten van een contract met een
afvalwerkingsbedrijf
17. alle verwijderbare infrastructuur, zoals opgesomd in het door de gebruiker in te dienen
organisatiedossier, op eigen kosten tijdens de gebruiksduur te verwijderen en bij te houden om na de
gebruiksduur terug te plaatsen (bijvoorbeeld: fietsrekken, paaltjes, bloembakken, vuilnisbakken, enz.).
ARTIKEL 8 Verhaal.
De gebruiker verzaakt hierbij uitdrukkelijk aan elk verhaal tegen de stad betreffende hinder die hij gebeurlijk
zou kunnen ondervinden door de inrichting van de plaats en het openbare domein, zoals deze permanent
voorzien is buiten de duur van de overeenkomst.
ARTIKEL 9 Overdracht.
Het is de gebruiker uitdrukkelijk verboden het gebruik van de vermaakzone geheel of gedeeltelijk aan derden
over te dragen. Desgevallend kan de gebruiker de commerciële zone(s), die onderdeel zijn van in gebruik
gegeven vermaakzone, in onderaanneming geven op voorwaarde dat de commerciële activiteit niet behoort
tot een activiteit die door de stad wordt aanbesteed.
ARTIKEL 10 Ontbinding.
Bij inbreuk op volgende bepalingen zal de overeenkomst van rechtswege worden ontbonden :
In hoofde van de gebruiker:
1. Overdracht van het gebruik aan een derde;
2. Niet indienen van het organisatiedossier en inplantingsplan twee maanden voor de aanvang van het
gebruik;
3. Niet nakomen van de verplichtingen inzake verzekeringen en keuringsattesten
In hoofde van de stad.
1. Wijzigen van de toepasselijke reglementen door toedoen van de stad op een zodanige wijze dat de
naleving ervan onoverkomelijke financiële en organisatorisch gevolgen heeft;
2. Wijzigen van de voorwaarden opgelegd aan de gebruiker meer specifiek bepalingen in het
organisatiedossier en inplantingsplan;
Een aangetekend schrijven zal vaste datum verlenen aan de ontbinding van de overeenkomst. Tevens zal de
gebruiker, indien de ontbinding aan hem te wijten is, uit toekomstige gebruiksovereenkomsten geweerd
worden voor een periode bepaald door het college van burgemeester en schepenen.
Tevens kan onderhavige overeenkomst ten allen tijde worden ingetrokken door de stad bij overmacht om
redenen van openbaar nut en die dus op het moment van de ondertekening niet bekend en voorzienbaar
waren.
Bij ontbinding van rechtswege van de overeenkomst zal de gebruiker in geen geval recht hebben op enige
vorm van schadevergoeding .
ARTIKEL 11 Geschillenregeling.
Elk geschil betreffende deze overeenkomst behoort tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van
Gent.
ARTIKEL 12 Slotbepalingen.
1. Na geldige opzegging van de overeenkomst door de stad kan de gebruiker uit deze overeenkomst geen
enkel recht van welke aard ook putten met betrekking tot het toekomstig gebruik van de betrokken
vermaakzone.
4
2.
De gebruiker verbindt zich ertoe ten allen tijde toegang te verlenen tot de in gebruik gegeven
vermaakzone aan het stadspersoneel voor de uitoefening van hun dienstverrichtingen op vertoon van
hun identificatie.
3.
Uit artikel 7 blijkt duidelijk dat de stad hier niet enkel optreedt als eigenaar van het in gebruik gegeven
openbaar domein maar tevens haar verantwoordelijkheid heeft in het goed verloop van de activiteiten
binnen dit openbaar domein en op de Gentse Feesten in het algemeen. Zij behoudt dan ook alle vrijheid
omtrent de beslissingen betreffende de uitoefening van haar bevoegdheden als administratieve overheid
waaronder haar bevoegdheden betreffende toegang, politie en brandweer.
Opgemaakt te Gent op ………….., in zoveel exemplaren als er partijen zijn.
Elke partij verklaart één exemplaar ontvangen te hebben.
Voor de stad
Voor de gebruiker
Dhr.schepen Lieven Decaluwe
Dhr. Stadssecretaris P. Teerlinck
Meer ondertekenaars indien de statuten dit vereisen.
5