Deelvaardigheden oefenen voor Verbindende Besluitvorming®

DeelvaardighedenoefenenvoorVerbindendeBesluitvorming®
VerbindendeBesluitvormingstreefternaaromuitmuntende,krachtigebesluitentenemen
vanuitdegemeenschappelijkewijsheidenintelligentievaneengroep‘deskundigen’.Het
effectvaneenbesluitzienwealshetresultaatvanhogekwaliteit,lageweerstandineen
snel,effectiefoverleg.
1.HetformulerenvanHKW?-vragen(HoeKunnenWe…?)
Bijhetbeginvaneenbesluitvormingsprocesishetzinvolomeenduidelijkefocuste
bepalen.Dezewordtbepaalddooreenopen,goedgerichtevraagengeeftduidelijkaan
welkeresultatenbeoogdwordenzonderalteconcreetteworden.DeHKW-vraagprikkelt
hetcollectievedenkenenvergtvaakeenmultidisciplinaireinput.
VerbindendeBesluitvorming
1
HetkiezenvaneengoedeHKW-vraagisessentieelvoordeuitkomstvandebesluitvorming.
Alsdevraagnietspecifiekgenoegis,kanhetzijndatereenbesluitgenomenwordtdatniet
echtdenoden/behoeften/verwachtingendekt.DaaromishetbelangrijkommetdeHKWvraageenduidelijkefocusteleggenopwelkebehoeften/belangen/waardenvervulddienen
teworden.Creativiteitbegintbijhetformulerenvaneenuitdagenddoel.
Hetnemenvanbesluitenzorgtvoorvooruitgangenbeweging.Tecomplexeproblemen
gerakenvaaknietopgelostomdaterteveelbijkomtkijken.Omeengrote,ingewikkelde
problematiekaantepakken,ishetvaakzinvolomdezeoptedelenindeelproblemen.Eén
groteHKW-vraagwordtopgesplitstinsubvragen.Hetoplossenvandedringende,
belangrijkeengemakkelijkeissueszorgtvoorbewegingenmaakthetmogelijkomde
complexereissuesaantepakken.
BijzondereHKW?-vragen:
• Hoekunnenwewetenwatbelangrijkeparameterszijnvoor…?
• HoekunnenweeenidealeHKW-vraagstellen?
• HKWdenodigeinformatiekrijgenvoorweeenbeslissingnemen?
• HKWdezeproblematiekopdeleninonderdelenzodatwevooruitgangkunnen
boekeninditproject?
• HKW-vraagaangevuldmet‘zodat…’
Leesonderstaandevragen.Zijnzescherpgenoeggeformuleerd?Verfijndevragen
waarvanjevindtdatzebeterkunnen.
1. HKWervoorzorgendathetfiliaalinAntwerpenzosnelmogelijkverbouwdwordt?
2. HKWVerbindendeBesluitvormingintegrereninonzeorganisatiezodatelkebeslissing
zogoedmogelijkgenomenwordt?
3. HKWervoorzorgendatdeplanfouten,dieweopdewerfvaststellen,
gecommuniceerdwordennaardetekenaarszodatdezefoutenwordenweggewerkt?
4. HKWervoorzorgendatweminderverliesdraaien?
5. HKWervoorzorgendatwedeknow-howvanonzebedrijfsprocessenzogoed
mogelijkborgen?
6. HKWervoorzorgendatvakbondenmeerbetrokkenzijn?
7. Welkeafsprakenmoetenwemakenzodathetgebruikvandealfa-ruimteinons
hoofdgebouwoptimaalrendeert?
2 VerbindendeBesluitvorming
8. HoekunnenweanticiperenopdeagressievestrategievanAHopnationaalniveau?
9. Hoekunnenwedemedewerkersmotiverenveiligertewerken?
2.Oefeneninhetformulerenvanconcretevoorstellen
Hetvragenvanconsent(=“Heefteriemandeenbezwaar?”)opeenvoorstelheeftenkelzin
alshetvoorstelzoconcreetmogelijkgeformuleerdis.Hetheeftweinigzinomconsentte
vragenopintentiesofvagevoorstellen.Hetvragenvanconsentopeennegatief
geformuleerdvoorstel,ietswatjewilvermijden,brengtweinigsoelaasomdathetniet
aangeeftwaterwelnodigis.Omvoorstellenteformulerendiedebesluitvormingvooruit
helpenishetzinvolom:
• Voorstellenzoconcreetmogelijkteformuleren;
• Realistische,realiseerbarevoorstellentedoen;
• Devoorstelleninplus-taalteformuleren(watjewelwili.p.v.watjenietwil).
Zijnvolgendevoorstellenscherpgenoeg?Heefthetzinomer‘consent’optevragen?
1. Ikstelvoordatwemeerooghebbenvoorefficiëntietijdensdedrukkeremaanden.
2. Ishetokdatikeerstnoginformatieinwinvoorweeenuiteindelijkebeslissing
nemen?
3. Ikstelvooromdepauzesteverkortenzodatweeenhalfuurvroegerkunnen
stoppen.
4. IkstelvoordatwedeprijszettingvandeA-productenloskoppelenvanderest.
5. Ikstelvoordatweditonderwerplatenrusten.
6. IkstelvoordatwevolgendemeetingmevrouwXuitnodigenomhiereentoelichting
overtegeven.
7. IshetokdatikeendeelvandegoederenviaDHLlaatbezorgen?
VerbindendeBesluitvorming
3
8. Ikstelvoordatwebuitendezevergaderinggeeninfogevenoverdittopic.
9. Ikstelvooromditviadeperstecommuniceren.
10. Ikstelvoordatikeenbestekopvraagvoorhetvervoervandegoederenbijdrie
transportbedrijven.
11. IkstelvoordatweVerbindendeBesluitvormingvanafnuvoorelkebeslissing
gebruikenbinnenonzeorganisatie.
12. Ikstelvoordatweeennieuweprocessorinhetprototypeplaatsen.
3.Luisterennaarbehoeftenachterbezwaren
Hetvragenoferiemandeenbezwaarheeftbijeenvoorstel,impliceertdatmenpeiltoferte
weinigrekeninggehoudenwordtmetbepaaldebehoeften/waarden/belangen.Ditvragen
naarbezwarenisanderenuitnodigenomtereflecterenofervanuithundeskundigheid
bepaaldebehoeftentekortkomen.Hetduidelijkformulerenwelkebehoeftentekortkomen,
zorgtvoorzinvolleinputinhetverfijnenvanhetvoorstel.
Alsereenbezwaargevraagdwordtreagerenmensennietaltijdmetbehoeftetaal.Soms
stellenzeeenandereoplossingvoorofformulerenzeeenverwijt.Hetpeilenvanuitwelke
behoeften/waarden/belangenmensenbezwaarhebbenisnochtanseenessentiëlestapin
eenbesluitvormingsproces.Hetzorgtvoorbelangrijkeinputengeeftinspiratieomhet
voorliggendevoorstelverderteverfijnenenaantepassen.
VerbindendLuisterenisessentieelbijhetbeluisterenvanbezwaren.
Hoereageerjeopeenempathischemanieroponderstaandereacties?
1. Datisniettebetalenzoalsjijhetvoorstelt.
2. Datgaatveeltelangduren.
3. Isditgechecktmetdedirectie?Datkunnenwezelfnietzomaarbeslissen.
4. Ikvreeservoordatditveelteingewikkeldis.
5. Ikzienietinwatditzouveranderenaanwatwenuhebben.
4 VerbindendeBesluitvorming
6. Enhoegaandemensenvandeproductiedanmoetenvolgen?
7. Ikdenkdathiergeenklantenvoorzijn.
8. Datisnietinlijnmetonzewaarden.
9. Datisoudewijninnieuwezakken.Volgensmijverlorenmoeite…
10. Denkjedatklantenzoeerlijkgaanzijnomdezerichtlijnentevolgenzonderdatjeze
controleert?
11. Enklantvriendelijkheiddan?
12. Datgaanmensenalsmanipulatieervaren.
13. Noemjijditdelegeren?Iknoemdatverplichten…sorryhoor…
14. Enhoemoetditdangelinktwordenaandebestaandedatabase?
4.Besluitenuitvoeren?
Besluitvormingstaatofvaltbijhetuitvoerenvanbesluiten.Maakafsprakenenbesluiten
concreetzodatjeerookzekervanbentdatzeuitgevoerdworden.Hiervoorishetzinvolom
bijelkbesluitminstensonderstaandepuntentebepalen:
• Wieisdeeigenaar?(Wiezorgtervoordaterietsmeegebeurt?Wievolgtde
uitvoeringop?)
• Wiedoetwat?(Hoeconcreter,hoebeter.Zorgervoordatbesluitenrealiseerbaar
zijn.)
• Tegenwanneer?(Wanneerishetaf?Wanneerkanhetgeëvalueerdworden?Zijner
tussenevaluaties?)
VerbindendeBesluitvorming
5
•
•
•
•
Hoe?(Watzijndemodaliteiten?Binnenwelkevoorwaarden,procedures,
regelgeving,budgetten…)
Wiemoeteropdehoogtezijn?Wiebrengtdezepersonenopdehoogte?
Watals…?(Voorziealternatievenalsdeuitvoeringnietkanverlopenzoalsvoorzien.)
Notulen(Noteerdeafspraakopeeneenduidigemanierenconsulteerbaarvoor
iedereendieditmoetweten.)
5.Tipsenprincipesbijbesluitvorming
1. ZorgervoordateenB-groepeenvolledigmandaatheeftomeenbeslissingte
nemen.
2. Kieseengoedestartvraag.
3. Deeleengrootprobleeminkleinereproblemenenlosdieéénvooréénop.
4. Tussenbesluitenzijnookbesluiten.ZorgervoordatjealsB-groep1besprekingenzo
veelmogelijkafrondtmeteenbesluit.
Voorbeelden:“Welatenditevenbezinkenenkomenervolgendemeetingopterug,
bezwaren?”,“Janzoektuitwathetkostdoordrieoffertesoptevragenenvolgende
meetinghakkenwedeknoopdoor,ok?”,“Laatonseerstdetestresultatenafwachten
endaneenkeuzemaken.Bezwaar?”
5. Doeeerstaanmeningsvorming(belangen,waarden,behoeften…)endaarnaaan
besluitvorming(concretevoorstellendoenenzoekennaarhetminstebezwaar…)
6. Bespreekkortenbondig.Geefmetweinigwoordendeessentieaanenmoedig
anderenditooktedoen.Veelwoordenentoelichtingenmakenboodschappenvaak
onduidelijker.
7. Herformuleerafentoewatjehoort.Zoverzekerjedesprekerervanhoezijn
boodschapaankomtenvoorkomjedatmenseninherhalingvallen.
8. Alsjeveelactiepuntenenthema’shebt,doedaneerstde
belangrijke+dringende+gemakkelijkuitvoerbare(=laaghangendfruitoftewelde
quickwins).Maakechterookwerkvandebelangrijke+dringende+moeilijke
actiepunten.Planhiervoordeeerstestappen.Idemvoorde
belangrijke+nietdringendeissuesàeerstestappenplannen.
1
groepdieBeslissingen/Besluitenneemt
6 VerbindendeBesluitvorming
9. MaakB-groepenniettegroot.Handigwerkengaatmetgroepenvan3tot8mensen.
Groepengroterdan12kunnenbeteropgesplitstworden.Bijgrotegroepenishet
vaakhandigommetsubgroepenenkerngroepentewerken.Indekerngroepiseruit
elkesubgroepeenvertegenwoordigerdieinnaamvanzijnsubgroepspreekt.
10. Hoemeermensenvoorstellentotbesluitkunnendoenineenorganisatie,hoegroter
debetrokkenheid.
11. Somslukthetnietomeenbesluittenemenwaarbijeengeenbezwarenmeerzijn.
Danishetzinvolomallemogelijkevoorstellenopeenrijtjetezettenenhetvoorstel
methetminstebezwaartevertalennaarconcreteactie.Belangrijkhierbijisde
nuloplossing(=houdenzoalshetis/statusquo)alséénvandeoptiesteoverwegen.
Hetafcheckenvandenuloplossingmaaktdebereidheidomtekiezenvoor
veranderingtransparant.
VerbindendeBesluitvorming
7