Sneller werken en denken met mindmappen

Sneller werken en denken met mindmappen
GEERT TEUNISSEN
Dunboek mindmappen
C HAPTER 1
Inleiding
Mindmappen is een krachtige vaardigheid en managementtool die,
als je de vaardigheid voldoende onder de knie hebt, je zakelijk denken, je kijk op je business, je managementtaken en werkwijze positief kunnen beïnvloeden. Mindmappen is een “breinvriendelijke”
techniek om informatie te verwerken. Tony Buzan heeft mindmappen als concept ontwikkeld en noemt het denkgereedschap van de
eenentwintigste eeuw. Omdat mindmappen rekening houdt met de
eigenheid van je hersenen en de manier waarop de hersenen leerstof verwerken, kun je een creativiteitsboost realiseren. Mindmappen is dus gewoon een techniek om de gedachten en ideeën die
mensen over complexe dingen hebben zo volledig mogelijk in een
visueel schema in beeld te krijgen. Door, naast of in plaats van je
eigen getekende mindmap op papier, gebruik te maken van mindmapsoftware wordt mindmappen een dynamisch, interactief multimediale
informatiebron. Gebruikers ervaren mindmapsoftware
als een van de beste softwarepakketten voor de zakelijke markt.
Dat mindmapsoftware main stream is geworden zie je onder andere aan het aantal mindmap-apps voor de iPad. Om aan te tonen
dat mindmappen werkt kies ik voor een aanpak waarbij de teksten
beperkt worden tot het minimale en het wat, waarom, hoe en
waarvoor bewust wordt uitgelegd aan de hand van mindmaps.
1
S ECTION 1
Een mindmap is een grafisch schema (visueel schema) opgebouwd uit begrippen, teksten,
Wat is mindmappen
relaties, en plaatjes, die zijn geordend in de vorm van een boomstructuur rond een
centraal thema.
BESMETTELIJK
Mindmappen is een creativiteit en productiviteit bevorderende techniek die
Mindmappen is besmettelijk, omdat het werkt. Het heeft zakenmensen geholpen om in te zien
wat werkelijk belangrijk was en
wat alleen maar ruis (ballast).
revolutionaire methode voor het horizontaal op papier (elektronisch) vastleggen van
leervaardigheden en efficiëntie van individuen en organisaties kan vergroten. Het is een
ideeën en inzichten.
Anthony J. Mento en Raymond M. Jones, Loyala College, en Patrick Matinelli, John Hopkins
University, over hun MBA-programma voor managers.
2
S ECTION 2
elkaar verschillen. Neurowetenschappers hebben ontdekt dat beide helften verant-
Waarom zou ik mindmappen
woordelijk zijn voor verschillende functies. Voor studie en werk doen we voornamelijk een beroep op die linker hersenhelft. Betrekken we de rechterhelft erbij, dan
levert dat meteen een groot voordeel op. Niet alleen blijf je meer geconcentreerd
terwijl je informatie verwerkt, je kunt de informatie ook gemakkelijker onthouden.
Er bestaan zelfs mnemotechnieken (geheugen-technieken) die gebaseerd zijn op het
RAM GANGLANI
gelijktijdige gebruik van de linker en de rechter hersenhelft. Een mindmap maakt
Mindmappen is een eenvoudige
techniek die, hoe vaker we deze
toepassen, meer en meer voordelen oplevert.
matie die enkel aan de linker hersenhelft appèl doet.
gebruik van deze neuro-kennis en activeert alle hersendelen. Niet met lineaire infor-
Kijk maar eens naar onderstaande afbeelding. Ervaar het verschil tussen links-dominant en rechts-dominant denken.
Vraag: Is je eerste oogopslag gericht op de linker- of rechterhelft van de afbeelding?
U W WINST
Een mindmap wordt gebruikt bij het ondersteunen van creatieve processen, bij het
•
verwerken van informatie, het leren en onthouden. Elektronische mindmaps kunnen
daarnaast worden gebruikt bij het interactief toegankelijk maken van complexe en
multimediale informatie. Je kunt met minder (hersen-)moeite beter en sneller werken m.b.t. het opnemen van informatie. Door je hersenen zo optimaal mogelijk in
te zetten, kun je opmerkelijke resultaten boeken. De elementaire, traditionele denkwijze (lees denksoftware) die wij gebruiken is zo’n 2400 jaar geleden “uitgevonden”
door Socrates, Plato en Aristotoles en we zijn ze veel dank verschuldigd. Uitstekend, maar niet toereikend. We hebben namelijk geleerd om vooral één bepaald
deel van onze hersenen te gebruiken voor leeropdrachten en informatieverwerking.
Als je specifieke informatie wilt over de werking van de hersenen is er op internet
zeer veel goede en relevante informatie te vinden. Eenvoudig voorgesteld hebben
de grote hersenen een linker- en een rechter helft die uiterlijk slechts minimaal van
3
Als je op een verantwoorde wijze gebruik maakt van mindmappen dan kun je op
zeer korte termijn de omzet van je bedrijf/organisatie verhogen (zie ook volgende
hoofdstuk).
4
S ECTION 3
Het nut van mindmappen
• Helder en creatief denken
Het helder en creatief denken wordt als een van de grootste voordelen ervaren
bij het mindmappen.
• Verwerken van de management informatie-overload Gebruikers vinden dat de informatie-overload beter gehandeld kan worden.
• Aantoonbaar verhogen van de productiviteit
Door gebruik te maken van mindmappen wordt de productiviteit aantoonbaar
verhoogd
Voordelen
• Verbeteren (structureren) van de organisatie
Het inzicht bevorderen met behulp van mindmappen draagt bij tot het verbeteren (structureren) van de organisatie.
Hoe groot de voordelen op de verschillende vakgebieden met behulp van mindmappen daadwerkelijk zijn, is natuurlijk van cruciaal belang. Het is moeilijk om zaken als
"helderheid van denken" of "management informatie overload", exact aan te geven.
De “verhoogde productiviteit” is wel te kwantificeren en de resultaten zijn opmerkelijk.
5
Productiviteit
Wat levert het op.
Als je 10% tijdwinst boekt per week (½) dag) dan levert dat bij een inkomen van €
50.000 per jaar een besparing op van € 5.000, veel meer dan de aanschaf van de
software en het volgen van een workshop of training. Als een programma ongeveer
€ 250 kost en een training € 500 dan is uw ROI (Return Of Investment) op jaarbasis meer dan 650%. Een terugverdientijd van ongeveer 8 weken. Het op een verantwoorde manier leren werken met een mindmapprogramma kost je een ½ of hele
dag en is dus de investering waard. Als je liever kijkt in termen van tijd, dan laten de
statistieken zien dat je op zijn minst een halve dag per week tijd kunt besparen
door gebruik te maken mindmappen, met als resultaat, meer doen in minder tijd,
minder stress en meer plezier.
Het verbeteren van denkprocessen wordt als het belangrijkste voordeel van het
gebruik van mindmappen ervaren. Maar hoe mensen dit ervaren, is voor iedereen
natuurlijk verschillend. Dat mensen het gebruik van mindmappen als zeer positief
ervaren is een vaststaand gegeven. Sommige mensen geven aan dat hun productiviteit meer dan verdubbeld is door het gebruik van mindmappen. Dit is overigens
meer uitzondering dan regel. Wel blijkt uiteindelijk dat 35% van de gebruikers hun
prestatie met minimaal 30% verbeterde, 60% ziet een verbetering van ten minste
20% en tenslotte realiseerde 85% van de respondenten een verbetering van minimaal 10%.
6
Denkvermogen
beterd. Het adequater reageren op probleemsituaties en het bedenken van verrassende oplossingen werden als zeer positief ervaren.
(5) De genoemde voordelen in 1 t/m 4 zorgen voor hogere winstmarges door betere oplossingen, sneller reageren en imago verbetering.
(6) Het reduceren van de kosten door sneller, beter, adequater, efficiënter op probleemsituaties te anticiperen (je hebt het eerder door) is dan een logisch gevolg als je van de techniek en software gebruik maakt.
(7) Medewerkers krijgen een hogere moraal, omdat ze kunnen zien dat hun organisatie toonaangevende kan zijn en zoals altijd wil iedereen deel uit maken van
winnend team.
(8) Verbetering in de communicatie. Als jouw een bedrijf met een heldere missie
en visie werkt, zullen de medewerkers, investeerders, en klanten in een oogopslag zien en ervaren waar het bedrijf voor staat. Bij projecten zal de reikwijdte,
De belangrijkste bevindingen en ervaringen van gebruikers zijn:
(1) Door gebruik te maken van de mindmap techniek en een mindmapprogramma
kun je gestructureerd brainstormen en nieuwe unieke "ideeën" ontwikkelen.
de doelstellingen, en het waarom van de werkzaamheden sneller duidelijk zijn,
een betere projectbewaking opleveren en een beter resultaat. Bij het geven
van een presentatie aan klanten of prospects, Mindmappen is een belangrijk
hulpmiddel om de weerstanden en barrières te doorbreken en het enthousiasme te vergroten.
(2) Bij projectplanning en projectmanagement ervaren de gebruikers ongekende
mogelijkheden om resultaten op een begrijpelijke en dynamische wijze te presenteren.
(3) De ervaring van de gebruikers is ook dat ze hun omzet significant verhoogden
door o.a. meer kennis en inzicht, een betere productdesign, betere marketingplanning en een betere communicatie met de markt.
(4) De concurrentiepositie, door het beter en sneller kunnen verzamelen en verwerken van relevante informatie, wordt door het gebruik van mindmappen ver7
Informatieverwerking
worden verwerkt in de mindmap (zonder er al een oordeel over te geven) en zo
onze natuurlijk denkproces, waar sprake is van een combinatie van onze logische
denkprocessen en ons buikgevoel op te nemen. Met de traditionele modellen
wordt buikgevoel vaak genegeerd, maar met mindmappen, worden de ideeën geregistreerd en passen vaak in de logica om dingen te begrijpen en het opnemen van alle
ideeën leidt in vele gevallen tot voortschrijdend inzicht waarbij de ideeën gemakkelijk zichtbaar gemaakt worden en doorgegeven.
Bij het verzamelen van informatie blijkt dat als je de informatie opneemt en verwerkt in een dynamische omgeving van een mindmap en de mogelijkheden benut
van het verplaatsen en herstructureren van de informatie, dat dit veel gemakkelijker
gaat dan in de traditionele lineaire omgeving van tekstdocumenten. Het prikkelt je
hersenen om alle mogelijkheden betreffende het onderwerp goed in beeld te brengen voordat je aan iets anders begint. Je hebt nu eenmaal meerdere ideeën over
allerlei verschillende dingen en die schieten door je hersenen heen. Helaas zijn de
meeste van ons opgeleid om te luisteren naar onze hersenen, maar in plaats daarvan hebben we geleerd automatisch en onbewust ons te ontdoen van een aantal
van onze beste ideeën, want ze passen niet over het wat we "moeten" denken over
het onderwerp. Met de mogelijkheid om de ideeën snel te organiseren en ze in een
goede hiërarchie te plaatsen die de wijze waarop we denken weerspiegelt, het nemen van beslissingen bevorderd en kwalitatief betere beslissingen genomen worden. Dit komt door het gemakkelijker organiseren van de informatie en de ideeën
8
Note Making
“Note Making”, notities maken, is het zichtbaar structureren en organiseren van je
eigen gedachten. Je kunt zo tijdens een persoonlijke brainstorming al je ideeën in
een mindmap weergeven op papier of direct met behulp van mindmapping software
ordenen. Dat gebeurt vaak tijdens creatieve denksessies, maar bijvoorbeeld ook in
de eerste fase van een project. Of je wilt je gedachten goed op orde hebben omdat
je ze wilt overdragen aan (een) ander(en) tijdens een presentatie, voordracht, opleiding of vergadering. Het kan natuurlijk ook zijn dat je de structuur helder wil heb-
zelfs een boek. In die gevallen spreken we van 'note making'. Het voordeel van een
mindmap is dat je flexibel nieuwe ideeën kunt toevoegen. Je geest is immers geen
lineaire denkmachine die het ene idee volgend op de andere produceert. Integendeel, ons denk- en associatiepatroon verloopt eerder chaotisch; het zapsgewijs
springen van de ene associatie naar de andere is immers de grote kracht van ons
brein. Als er structuur ontbreekt in je verhaal, nota, brainstorming, of als die structuur niet goed zit, dan maakt een mindmap die meteen zichtbaar. In een typisch lineair document als een Word- tekst of een PowerPoint- presentatie, is dat overzicht
op de structuur (of het gebrek eraan) veel moeilijker.
ben van een uitgebreide nota die je wilt opstellen, of van een artikel, eindwerk of
9
Note Taking
Bij 'Note Taking' gaat het erom dat je de ideeën van iemand anders notuleert met
behulp van een mind map. Dat kan bij het noteren tijdens een vergadering, meeting,
werkoverleg of workshop. Door het persoonlijk karakter van je notities creëer je
zo een helder beeld van de gepresenteerde informatie.
Voorbeeld verslag: Traditioneel (Verouderde vergaderstijl)
10
Voorbeeld verslag: Traditioneel met kleur (verouderde vergaderstijl)
11
Voorbeeld gelinkte mindmaps verslag/project
Vanuit de basismindmap wordt er
een link gemaakt naar de deelnemende scholen.
Alle relevante informatie wordt hier
in een mindmap gezet.
Het project interactief gedrag
wordt weer een mindmap met linken naar de deelnemende scholen
en de basismindmap.
12
C HAPTER 2
Hoe maak je een mindmap
Er zijn verschillende technieken ontwikkeld om een goede mindmap te maken. Mijn tip: Volg je gevoel en gebruik de technieken die
het beste aansluiten bij jouw persoonlijke leerstijl.
Wel heb je enkele basisregels nodig om een echte “goede” mindmap te maken. De basisregels helpen je de juiste hersendelen te
activeren en zo de informatie efficiënter te kunnen verwerken. Pure winst dus.
We nemen de 7 basisregels door aan de hand van een overzichtsmindmap en 7 gedetailleerde mindmaps van de verschillende basisregels.
1.
Hoofdonderwerp
2.
Werkblad
3.
Kleuren, codes en symbolen
4.
Takken
5.
Sleutelwoord
6.
Beelden
7.
Verbanden leggen
13
7 basisregels voor succesvol mindmappen
14
1.Het hoofdonderwerp
Focus je op het hoofdonderwerp.
Je plaatst het hoofdonderwerp midden op het blaadje.
15
2. Werkblad
Kies een blanco liggend vel papier of tablet. Kies het formaat dat je prettig vindt.
Flipover, tekenblok en behangpapier werken prettig.
Zorg voor voldoende ruimte tussen de takken.
Dankzij ons perifere zicht kunnen we in de breedte (landscape) meer informatie
verwerken dan in de hoogte.
16
3. Kleuren, codes en symbolen
Kleuren, codes en symbolen zijn inzichtbevorderend.
Kies voor elke tak een (eigen) kleur.
Gebruik je hersens.
17
4. Takken
Teken gewoon uit de losse pols.
Volg je gevoel en gebruik de technieken die het beste aansluiten bij jouw persoonlijke leerstijl. De eerste takken die vertrekken vanuit het hoofdonderwerp, zijn dus de belangrijkste onderdelen van je mindmap.
Tony Buzan noemt ze daarom ook de B.O.I.’s of “Basic Ordering Ideas” de basisstructuur ideeën.
18
5. Sleutelwoorden
Een mindmap is een luchtig document.
Normaal is bij het gebruik van volzinnen 90% van de informatie niet nodig om de
boodschap te begrijpen.
19
6. Beelden
Bij verwerking van informatie geven de hersenen de voorkeur aan de visuele aspecten van de informatie om die te duiden, te begrijpen en op te slaan. Woorden zijn
geen visuele informatie,maar wel auditieve.
Dat maakt dat woorden niet de meest optimale informatie-prikkel zijn. Nu wordt
allerhande visuele informatie (tekeningen, foto’s, kleuren e.d.) niet enkel makkelijker
verwerkt, maar zelfs veel beter opgeslagen in het geheugen.
20
7.Verbanden leggen
21
ITHOUGHTS - SNELTOETSEN BIJ GEBRUIK BLUE TOOTH-TOETSENBORD
SNELTOETSEN
TAB
ACTIE
Een nieuwe kind-tak
SNELTOETSEN
CMD + / -
RETURN
Einde tekst of nieuwe broer/zus-tak
CMD + [B I U]
CMD + RETURN
Wijzig tekst/nieuwe tak vanaf cursor
CMD + ALT + U
SHIFT + RETURN
Maak een nieuwe kind-tak voor huidige
ALT + RETURN
SHIFT + TAB
F2
. (punt)
[0....9]
Maak een nieuwe regel in tak-tekst
Maak een nieuwe ouder-tak
Open het notitieblok
Zoek/bekijk internet met de tak-tekst
CMD + SHIFT + K
voeg toelichting-tak in
Toon aantal niveau’s van de sub-takken
L
Maak een relatie tussen twee takken
CMD + 0
Schakel tussen “inzoomen” tak/mindmap
Verander het aantal iconen
CMD + SHIFT + 0
Schakel tussen “inzoomen” mindmap/tak
Toon snelle kijk (foto’s/aanhangsels)
CMD + CTRL + 0
Schakel “auto zoom” aan/uit
Stop tekst en ga terug naar vorige tekst
CMD + >
Zoom in
Selecteer alle (zichtbare) takken
CMD + <
Zoom uit
Navigeer door de mindmap (tak/tak)
CMD + [X C V]
Knip - Kopieer - Plak
CMD + BACKSPACE
Zoek/herplaats (alleen OSX)
Toon/verberg een branche
PIJLTOETSEN
BACKSPACE
Streep door
Schakel naar volledig scherm
ALT [1....9]
CMD + A
CMD + R
Vet - Cursief - Onderstreep
CTRL + CMD + F
Stel onderwerp-belangrijkheid in
ESC
CMD + SHIFT + T
Vergroot/verklein tak (afbeelding - tekst)
Wijzig geselecteerde tak-tekst
CMD [1....5]
SPATIEBALK
CMD + F
ACTIE
Verwijder tak (inclusief broer/zus)
Verwijder tak (zonder broer/zus)
P
CMD + K
CMD + ALT + K
CMD + SHIFT + F
Voortgangsweergave tak
Wijzig de hyperlink (alleen OSX)
Open (activeer) de hyperlink
Zet Focus-mode aan/uit
22
PUBLICATIES VAN GEERT TEUNISSEN
23