Notulen ALV 9 maart 2016

Algemene ledenvergadering A.S.V. Kwakiutl
Datum: 9 maart 2016
Tijd: 17:00 uur – 19:00 uur
Locatie: Roeterseilandcomplex
1. Opening
Ernst Spaans opent de vergadering om 17:05 uur.
2. Aanstellen voorzitter
Ernst zal deze vergadering voorzitten, hier zijn de aanwezigen het mee eens.
3. Ingekomen stukken
Er zijn geen ingekomen stukken.
4. Mededelingen
Er zijn geen mededelingen.
5. Agenda vaststellen
De aanwezigen hebben de agenda bekeken en hebben geen punten toe te voegen. De agenda is
vastgesteld.
6. Constructie CUL - Kwakiutl
Na de vorige algemene ledenvergadering van 11 februari is gebleken dat de dubbele functie van de
hoofdredacteur Cul en Coördinator Cul lastig is te behouden. Doordat de hoofdredacteur ook een
functie heeft in het Kwakiutl-bestuur kan deze kostbare tijd niet besteden in Cul, hier kan Cul onder
lijden en als de hoofdredacteur meer tijd zou hebben dan het tijdschrift daar zeker baat bij hebben.
Het plan is als volgt (zie bijlage 1: voorstel constructie Cul-Kwakiutl). Cul en Kwakiutl hebben
dezelfde autonomie, en worden door dezelfde orgaan (RvT en Kascontrole-commissie) onder toezicht
gehouden. Vanuit de zaal komt de opmerking dat hier de algemene ledenvergadering in het schema
nog ontbreekt. De algemene ledenvergadering moet bovenaan staan, de leden staan er namelijk nog
boven, daarin worden de RvT en de Kasko namelijk ook vastgesteld. Dit zal worden veranderd.
Voorbeeld van een mogelijk huishoudelijk reglement (zie bijlage 2)
We zullen dit huishoudelijk reglement bespreken per artikelnummer, de wijzigingen of tips die moeten
worden aangebracht in de conceptversie van het huishoudelijk reglement zijn ook per artikelnummer
genotuleerd.
Artikel 1
1.2 de contactpersonen > niets op aan te merken.
1.2 woordje eventueel (over de samenwerking tussen de Cul en Kwakiutl) > het woordje is een beetje
overbodig, want ze gaan sowieso iets samen doen. In het begin van het jaar komen de voorzitter en de
hoofdredacteur bij elkaar, waarom alleen hen? Misschien beter ook met het hele bestuur? Dan kun je
met elkaar brainstormen over bij welke activiteiten een samenwerkingsverband mogelijk is.
Nina oppert dat het nog steeds een goed idee is om de hoofd en adjunct mee op weekendjes te laten
gaan, hoe zien jullie die voorrangspositie voor jullie? Die voorrangspositie is nog niet echt
vastgelegd, bij het introweekend is dit bijvoorbeeld wel heel handig, maar bij een studiereis zou dit
een beetje raar zijn. Dus dat is wel goed om vast te leggen > het is heel goed dat dan de cul de
eerstejaars kan leren kennen en andersom (dus mee op eerstejaarsweekend). De volgorde zal zijn:
bestuur > lassa > cul > eerstejaars > oud bestuur.
Artikel 2
Belangrijke wijziging: 2.6: De penningmeester van Cul komt niet meer in de kasko.
Lid 2.6 hier moet ook rvt-leden bij staan, die zijn ook uitgesloten van de kasko.
Artikel 3
De RvT ziet er ook op toe dat de Cul hoofdredactie en het bestuur goed communiceren.
Cul geen inspraak in benoeming van de RvT (die wordt daarnaast ook aangesteld door de ALV), en er
zit geen oud-hoofdredacteur in van Cul, dit is namelijk lastig te bewerkstelligen.
Artikel 4
Dit (de percentages, de adjunct-hoofdredacteur krijgt zoveel procent van het beursbedrag van de
hoofdredacteur) moet anders worden geformuleerd, want de beurzen worden anders, dus we kunnen
beter zeggen: zoveel van het beursbedrag van de hoofdredacteur.
De a/b/c van artikel 4.3 is alleen in uitzonderlijke gevallen. Het gaat er om dat het nooit boven de
100% van het bestuur van Kwakiutl uitkomt.
Er moet wel echt een taakverdelingwijziging komen, want de hoofdredacteur krijgt nu meer tijd over,
misschien dat dan de chef misschien zelfs drukker krijgt. Mark: dan zou het geen goede constructie
zijn, want de hoofdredacteur Cul gaat nu meer tijd stoppen in andere dingen om de Cul groter te
maken. Er kwam nog een vraag uit de zaal: waarom steek je het overige geld (bijv. als de aanvullende
beurs boven de 100% uit komt) niet in de reis? Dit was geen duurzame constructie en was
boekhoudkundig moeilijk te verantwoorden.
Artikel 5
Formulering: de sollicitatiecommissie wordt bij de sollicitaties voor Cul aangevuld met de
hoofdredacteur van de Cul.
5.1. Worden de functies van de hoofredactie en de chef nu niet gelijk getrokken? Moet er ook worden
vermeld dat de chef redactie door de sollicitatie commissie moet worden aangenomen? Dit is een goed
idee.
Wat worden nou precies de verschillen tussen de hoofdredacteur en de chef? Vraagt Sacha zich af,
wordt het dan een team? Maar is het dan wel terecht dat deze financiële verschillen er zijn en die
verschillen in de sollicitatieprocedure?
Nina: Dit is wel terecht. De hoofdredacteur zal nu meer tijd hebben om allemaal activiteiten te
organiseren en zich meer op Cul te richten.
Het moet op papier staan wat de doelstellingen worden voor het komende jaar zodat de motivatie niet
verzwakt, nu is het bestuur de disciplinerende factor, en dat valt straks weg.
De Cul staat nu ook onder de algemene ledenvergadering (in het organigram in de bijlage). Waarom
hebben de leden ook inspraak op de Cul? Ze dragen niet bij, is dat wel logisch?
Dit is nog iets waar we over na kunnen denken, goed punt. Wel is het handig als de Cul elk jaar het
beleidsplan presenteert.
Als het op toezicht aankomt kan de Raad van toezicht wel bepaalde dingen voorkomen maar niet de
koers van de Cul veranderen.
5.3 dit artikel moet nog worden gewijzigd.
Cul moet ook bij de algemene ledenvergadering van Kwakiutl staan.
De hoofdredacteur zal ook evenementen organiseren, niet helemaal alleen maar in samenwerking met
de commissie.
Statuten: ALV moet er ook bij (bij toezicht)
Iris: Het woordje onmisbaar, dat is misschien een beetje vaag, beter weg laten.
7. Stemmen voor constructie Cul – Kwakiutl
Unaniem voorgestemd door alle aanwezigen op voorwaarde dat de wijzigingen worden doorgevoerd.
8. Reservering onvoorziene annuleringskosten
De penningmeester Ernst draagt dit punt voor. Er waren onvoorziene annuleringskosten voor de
studiereis naar Turkije is geannuleerd, om zo de veiligheid te waarborgen van onze leden. We hebben
voor deze reis aanbetalingen gedaan. Deze krijg je vrijwel nooit terug, maar sommige euro’s hebben
we toch terug gekregen. Van twee van de drie hostels hebben we geld terug gekregen. Eerst stond het
op €1000, nu staat het gelukkig op 500€. Door middel van deze algemene ledenvergadering kunnen
we de reserveringen vrij laten komen.
9. Stemmen voor vrijkomen van reservering
Er is unaniem voor het vrijkomen van de reservering gestemd door alle aanwezigen.
10. WVTTK
Er is verder niets ter tafel gekomen.
11. Rondvraag
Geen verdere vragen.
12. Afsluiting
De vergadering is gesloten om 17:59 uur.
Actiepunten:
- De wijzigingen zoals hierboven omschreven per artikel zullen worden aangepast.
Bijlage 1) Voorstel nieuwe constructie ASV Kwakiutl & Tijdschrift Cul
Bijlage 2) Voorstel wijziging statuten*
1.1
Antropologisch Tijdschrift Cul (hierna 'De Cul') is een stichting met een redactie.
Antropologisch Tijdschrift Cul is gelieerd aan de Antropologische Studievereniging Kwakiutl (hierna
'A.S.V. Kwakiutl').
1.2
De Cul staat, net als A.S.V. Kwakiutl, onder toezicht van de Kascontrole-commissie en de
Raad van Toezicht.
1.3
Voor deze constructie is gekozen omdat het contact tussen beide partijen onmisbaar is. A.S.V.
Kwakiutl en De Cul hebben dezelfde doelgroep. Het bestuur van A.S.V. Kwakiutl en de
hoofdredactie van De Cul communiceren met elkaar over eventuele samenwerkingen, informeren
elkaar over belangrijke ontwikkelingen en zijn gelijk aan elkaar. Zie voor verdere uitwerking van deze
communicatie het Huishoudelijk Reglement van zowel A.S.V. Kwakiutl als De Cul.
1.4
Beurs: De hoofdredacteur en de adjunct-hoofdredacteur hebben recht op een bestuursbeurs,
net als de bestuursleden van A.S.V. Kwakiutl. Indien de hoofdredacteur of adjunct-hoofdredacteur
recht hebben op een aanvullende beurs, dient men voor 1 oktober met de bestuursleden van Kwakiutl
en de bestuursleden van de Cul tot overeenstemming te komen hoe deze beurzen zich tot elkaar
zouden moeten verhouden. Zie de Huishoudelijk Reglementen van A.S.V. Kwakiutl en De Cul voor
verdere uitwerkingen hiervan.
* NB (toegevoegd door Eline Rijk op 26 april 2016): ondertussen is besloten dat dit in het
huishoudelijk reglement zal worden opgenomen in plaats van in de statuten.
Bijlage 3) Voorbeeld passage Huishoudelijk Reglement
Voorbeeld passage Huishoudelijk Reglementen Antropologische Studievereniging Kwakiutl (hierna
'A.S.V. Kwakiutl) & Antropologisch Tijdschrift Cul (hierna 'De Cul')
n.b.: onderstaande passages zijn uitgelicht omdat deze betrekking hebben op de nieuwe bestuurlijke
constructie.
VERBINDING A.S.V. KWAKIUTL EN DE CUL
Artikel 1
1.1 Antropologisch Tijdschrift Cul (hierna 'De Cul') is een stichting met een redactie. Antropologisch
Tijdschrift Cul is gelieerd aan de Antropologische Studievereniging Kwakiutl (hierna 'A.S.V.
Kwakiutl').
1.2 Voor deze constructie is gekozen omdat het contact tussen beide partijen onmisbaar is. A.S.V.
Kwakiutl en De Cul hebben dezelfde doelgroep. Het bestuur van A.S.V. Kwakiutl en de
hoofdredactie van De Cul communiceren met elkaar over een eventueel samenwerkingsverband,
informeren elkaar over belangrijke ontwikkelingen en zijn gelijk aan elkaar. De contactpersonen die
deze uitwisseling bewerkstelligen zijn de voorzitter van A.S.V. Kwakiutl en de hoofdredacteur van de
Cul.
1.3 De voorzitter van A.S.V. Kwakiutl en de hoofdredacteur van de Cul nemen voor aanvang van het
collegejaar contact op om het beleidsplan en de jaaragenda op elkaar af te stemmen. 1.4 De voorzitter
van A.S.V. Kwakiutl en de hoofdredacteur van de Cul vergaderen vier keer per jaar, bij uitkomst van
elke Cul, om ontwikkelingen door te nemen en informatie uit te wisselen. Hierbij ligt de focus op het
aangaan van een samenwerking m.b.t. evenementen en het bevorderen van contact met de studenten
antropologie.
1.5 Bestuursleden van A.S.V. Kwakiutl, de hoofdredactie van de Cul, redactieleden van de Cul en
commissieleden van A.S.V. Kwakiutl kunnen een samenwerking met elkaar aangaan. Bijvoorbeeld
omtrent acquisitie-inkomsten of het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
KASCONTROLE-COMMISSIE
Artikel 2
2.1 De Cul staat onder toezicht van de Kascontrole-commissie van A.S.V. Kwakiutl en Tijdschrift
Cul.
2.2. De penningmeester van de Cul zich moet verantwoorden tegenover de Kascontrole-commissie.
2.3 De Kascontrole-commissie heeft als taak het onderzoeken van de betrouwbaarheid en volledigheid
van het gevoerde financiële beleid en de financiële administratie van de penningmeester over het
boekjaar waarvoor deze aangesteld is.
2.4 De Kascontrole-commissie wordt benoemd voor één boekjaar. Bij aftreden kunnen de leden
terstond worden herbenoemd.
2.5 De Kascontrole-commissie brengt op de Algemene ledenvergadering van A.S.V. Kwakiutl en
Tijdschrift Cul verslag uit van haar bevindingen en spreekt, wanneer noodzakelijk wordt geacht,
stemadvies uit; de penningmeester van de Cul is verplicht aan de Kascommissie alle gewenste
informatie, tijdig, te verschaffen.
2.6 Uitgesloten van de Kascontrole-commissie zijn leden van het bestuur van A.S.V. Kwakiutl, de
hoofdredactie van de Cul en de penningmeester van de Cul.
RAAD VAN TOEZICHT
Artikel 3
De Cul staat onder toezicht van de Raad van Toezicht.
3.1 De Raad van Toezicht adviseert de hoofdredactie van de Cul over het functioneren van de Cul.
3.2 De hoofdredactie van de Cul informeert de Raad van Toezicht over haar werkzaamheden.
3.3 De Raad van Toezicht en de hoofdredactie van de Cul komen hiervoor minstens drie keer per jaar
bijeen. De hoofdredacteur van de Cul is verantwoordelijk voor het organiseren van deze
vergaderingen.
3.4 Naast de bijeenkomst genoemd in lid 3 kan de hoofdredacteur of adjunct-hoofdredacteur advies
vragen aan de Raad van Toezicht als geheel of aan individuele leden van de Raad van Toezicht.
3.5 De Raad van Toezicht bestaat uit drie tot vijf personen. De Raad van Toezicht verliest haar
bevoegdheden bij minder dan drie leden.
3. 6 De Raad van Toezicht voorziet de benoeming van nieuwe leden van de Raad van Toezicht in
samenwerking met het Bestuur, maar moet bestaan uit minimaal één oud-voorzitter; de hoofdredacteur
van de Cul heeft geen inspraak op de benoeming van de leden van de Raad van Toezicht en hoeft geen
oud-hoofdredacteur aan te leveren als lid van de Raad van Toezicht.
3.7 Uitgesloten van de Raad van Toezicht zijn personen die zitting hebben in het Bestuur, in
commissies, in de hoofdredactie van de Cul, in de redactie van de Cul en leden van de Kascommissie.
BESTUURSBEURS
Artikel 4
4.1 De hoofdredacteur en de adjunct-hoofdredacteur hebben recht op een bestuursbeurs, verstrekt door
de Universiteit van Amsterdam, net als de bestuursleden van A.S.V. Kwakiutl.
4.2 De hoofdredacteur en adjunct-hoofdredacteur van de Cul hebben recht op twee keer drie maanden
bestuursbeurs. De hoofdredacteur heeft hierbij recht op vier maanden bestuursbeurs; de adjuncthoofdredacteur heeft recht op twee maanden bestuursbeurs, mits er geen sprake is van een aanvullende
beurs.
4.3 Indien de hoofdredacteur of adjunct-hoofdredacteur recht hebben op een aanvullende beurs, dient
men voor 1 oktober met de bestuursleden van A.S.V. Kwakiutl en de hoofdredactie van de Cul tot
overeenstemming te komen hoe deze beurzen zich tot elkaar zouden moeten verhouden. De volgende
regelingen hebben betrekking op de eventuele bestuursleden, hoofdredacteur of adjuncthoofdredacteur met een aanvullende beurs.
a) De hoofdredacteur van de Cul krijgt nooit meer dan 100% van het beursbedrag van een
bestuurslid van A.S.V. Kwakiutl.
b) De adjunct-hoofdredacteur krijgt nooit meer dan 75% van het beursbedrag van de
hoofdredacteur.
c) Het restgeld wordt verdeeld onder bestuursleden van A.S.V. Kwakiutl en de hoofdredactie
van de Cul op een evenredige basis.
SOLLICITATIEPROCEDURE TIJDSCHRIFT CUL
Artikel 5
5.1 Twee bestuursleden van A.S.V. Kwakiutl en de hoofdredacteur van de Cul nemen plaats in de
sollicitatiecommissie voor de functie hoofdredacteur. Tevens zal de sollicitatiecommissie bestaan uit
twee externe personen - waarvan er één het voorzitterschap op zich zal nemen - en een lid van de Raad
van Toezicht.
5.2. Sollicitaties voor de functie hoofdredacteur worden uitgeschreven door het zittende bestuur en de
hoofdredacteur van de Cul, op een door hen aan te wijzen moment. De sollicitaties mogen, onder
normale omstandigheden niet later plaatsvinden dan 1 juni.
5.3 Elk lid kan schriftelijk solliciteren naar een plek in het bestuur.
5.4 Ieder die schriftelijk heeft gesolliciteerd wordt door het bestuur uitgenodigd op een gesprek.
5.5 Na intern overleg zal de nieuwe hoofdredacteur samen met het kandidaatsbestuur op de Algemene
ledenvergadering worden gepresenteerd en zal er gestemd worden.
5.6 In het nieuwe verenigingsjaar zal het kandidaatsbestuur en de hoofdredacteur van de Cul het
beleidsplan, de jaaragenda en de begroting op de Algemene ledenvergadering presenteren. De functies
van het dagelijks bestuur: voorzitter, penningmeester en secretaris, alsmede de functie hoofdredacteur
moeten hierin goedgekeurd worden. Ook zal er over het beleidsplan en de begroting worden gestemd.
Wanneer deze worden afgekeurd moet het bestuur de documenten aanpassen en opnieuw presenteren
op de Algemene ledenvergadering.