Contractmanagement als onderdeel van corporate governance

© NEVI
pag.: 1 van 2
code: INP-CON-kre-008-bl.doc versie 2
Contractmanagement als onderdeel van corporate governance
Corporate governance (behoorlijk bestuur) is een belangrijk thema voor bestuurders binnen
organisaties. Het bestuur van een organisatie is namelijk in toenemende mate
verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving, het beheersen
van de ondernemingsrisico’s en de rapportage hierover. De Nederlandse corporate
governance code (of code Tabaksblat) is in 2003 officieel gepresenteerd en geldt in
principe alleen voor vennootschappen. Mede ingegeven door de bekende boekhoudschandalen in de recente financiële geschiedenis willen steeds meer bestuurders van
ondernemingen inzichtelijk hebben welke financiële verplichtingen zij zijn aangegaan,
inclusief de bijbehorende risico’s. Een deugdelijk en transparant contractmanagementsysteem moet de bestuurders helpen inzicht te krijgen in de verplichtingen die met
contracten zijn aangegaan. Vragen rondom financiële omvang van de verplichtingen,
looptijd en autorisatie moeten snel en adequaat kunnen worden beantwoord.
Voor bedrijven die aan de Amerikaanse beurs zijn genoteerd, is er de SOX wetgeving
(Sarbanes-Oxley Act, genoemd naar de twee opstellers), samengevat in 69 artikelen die
deugdelijk ondernemingsbestuur afdwingen en nieuwe schandalen moeten voorkomen. De
twee belangrijkste artikelen zijn artikel 302, over de controle en verspreiding van informatie,
en artikel 404, dat regels geeft voor interne controle en financiële rapportage, waarbij het
management expliciet uitspraak doet over de betrouwbaarheid ervan. Niet naleven van
deze regels kan zelfs tot gevangenisstraffen en geldboetes leiden.
Alle Europese beursgenoteerde ondernemingen zijn met ingang van boekjaar 2005
verplicht hun jaarrekening op te maken volgens de International financial reporting
standards (IFRS). Het was een oude wens van de Europese Commissie om door
harmonisatie van jaarverslaggeving meer transparantie te creëren en een betere
onderlinge vergelijkbaarheid van de jaarrekeningen van Europese bedrijven te bevorderen.
De ontwikkeling naar een betere vergelijkbaarheid strekt verder dan Europa: IFRS en
bijvoorbeeld de Amerikaanse grondslagen (US GAAP) groeien naar elkaar toe. Dat geldt
ook voor andere internationale standaarden. Dat zal op de lange termijn leiden tot een
mondiale standaard voor jaarverslaggeving en de vergelijkbaarheid bevorderen tussen de
jaarrekeningen van Amerikaanse, Aziatische en Europese ondernemingen.
Binnen de verschillende branches kunnen nog specifieke of aanvullende eisen gelden
rondom de vastlegging van verplichtingen. Het gaat te ver om binnen het kader van deze
module een actuele en uitputtende opsomming te geven. We noemen wel twee
voorbeelden.
FDA 21 CFR part 11 (voedings- en farmaceutische sector)
De door de Amerikaanse Food and Drug Administration (FDA) in 1997 uitgeschreven
21 CFR part 11 beschrijft de eisen die worden gesteld aan de omgang met en het opslaan
van gegevens in elektronische vorm. Voor meer informatie zie www.21cfrpart11.com.
© NEVI
pag.: 2 van 2
code: INP-CON-kre-008-bl.doc versie 2
Vastleggen van verplichtingen binnen de overheid
Waar het gaat om het uitgeven van algemene gelden is het belangrijk om het beheer van
overeenkomsten goed te organiseren. De Rijksoverheid heeft dit onderkend. Het Ministerie
van Financiën heeft reeds in 1996 een regeling over contractbeheer uitgegeven: het
Handboek financiële informatie en administratie rijksoverheid (HAFIR). In deze regeling
werden verplichtingen opgelegd aan de ministeries om:
• Overeenkomsten af te sluiten conform de wetgeving (internationale en nationale
regelgeving).
• Een zorgvuldig contractregister bij te houden.
• Van elke overeenkomst met een waarde hoger dan genoemd in de Comptabiliteitswet
een dossier te voeren.
• Contractbeheer binnen de organisatie bij één persoon te beleggen.
Deze regeling is echter in november 2008 weer ingetrokken in het kader van het
terugdringen van de regeldruk door de overheid en vervangen door de Code
Contractprocesbeheer Rijksoverheid 2008. Dit is een ‘code’, dus geen wetgeving.
praktijkinformatie
De Code Contractprocesbeheer Rijksoverheid 2008 is te downloaden van de website
van het ministerie van Financiën. Ga naar www.minfin.nl en zoek op ‘code
contractprocesbeheer’.
praktijkvoorbeeld
De Algemene Rekenkamer heeft in 2008 dankzij een nieuw instrument, de ‘Kwaliteitskaart’, het totaal aantal beheerdomein (van belang voor het functioneren van het Rijk) in
kaart gebracht. Nu kunnen de onvolkomenheden hiertegen worden afgezet, zodat een
duidelijk beeld ontstaat.
Van de onvolkomenheden is het aantal ernstige onvolkomenheden gedaald van drie
naar twee in 2008. De eerste ‘ernstige onvolkomenheid’ betreft de financiële functie bij
het Ministerie van VROM. Daar is nog steeds onvoldoende aandacht voor de financiële
processen. Capaciteit, onafhankelijkheid en kwaliteit van de interne controle verdienen
meer aandacht. Als tweede ‘ernstige onvolkomenheid’ kwalificeert de Algemene
Rekenkamer het inkoopbeheer, waaronder Europese aanbesteding, van het Ministerie
van Justitie. Het inkoopbeheer is al enige jaren niet ordelijk. Ieder jaar worden in opzet
zaken verbeterd, maar deze beklijven niet in de uitvoering. De Algemene Rekenkamer
heeft besloten een bezwaaronderzoek te starten om te achterhalen waarom de
problemen niet worden opgelost.
Bron: persbericht Rekenkamer, 19 mei 2009
Op provinciaal en gemeentelijk niveau is er geen besluit zoals hierboven beschreven.
Hoogstens kan worden gerefereerd aan het hoofdstuk XIV, De administratie en de controle,
van de provincie- en gemeentewet. Dit hoofdstuk verplicht de Gedeputeerde Staten en het
College om de financiële administratie te beschrijven en om jaarlijks onderzoek te doen
naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van (een onderdeel van) de organisatie.