TD/COMM - Provincie Noord

Commissie voor
algemene bestuurlijke aangelegenheden
Datum commissievergadering: -DIS-stuknummer
Secretaris
Doorkiesnummer
Behandelend ambtenaar
Dienst/afdeling
Nummer commissiestuk
Status
Datum
Bijlagen
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
762354
ing. A.J. Brul
073 6812057
S. van den Hoogen
MCO, Communicatie
ABA-0240
ter advisering
ter bespreking
ter kennisneming
ter vaststelling
26 juni 2001
2
Onderwerp:
Ontwikkeling nieuwe huisstijl provincie Noord-Brabant
(vervolgstap in ontwikkelingstraject)
Voorstel aan commissie:
Kennisnemen van de uitgangspunten, die de ontwerpers gaan gebruiken als
inhoudelijke basis voor de ontwikkeling van een nieuwe huisstijl. Deze
uitgangspunten zijn verwoord in voorliggend beslisdocument, dat tot stand
is gekomen op basis van diverse gesprekken met de afdeling Communicatie,
deskresearch en een vijftal workshops in de organisatie.
Eventuele nadere opmerkingen:
Overeenkomstig het door Gedeputeerde Staten
van Noord-Brabant genomen besluit,
namens deze,
ing. A.J. Brul, secretaris
Commissie voor algemene bestuurlijke
aangelegenheden
Bijlage:
1. Beslisdocument uitgangspunten nieuwe huisstijl
2. Planning ontwikkelingstraject
Notitie ten behoeve van de commissie voor Algemene bestuurlijke aangelegenheden
inzake vervolgstap in ontwikkelingstraject nieuwe huisstijl
Beslisdocument
Inleiding
Dit beslisdocument is het resultaat van:



Diverse gesprekken met de afdeling communicatie van de provincie Brabant
Deskresearch
Een vijftal workshops
Opdrachtformulering
Total Identity zal een nieuwe huisstijl voor de provincie ontwikkelen. Dit
traject zal gebaseerd zijn op het de inhoud van het beslisdocument.
Aanleiding
Om de provinciale visie/missie ‘Brabant natuurlijk vernieuwend’ uit te dragen,
is het noodzakelijk dat de organisatie zich ontwikkelt in de juiste richting.
Hiertoe zijn twee punten tot organisatie ontwikkeling benoemd:


beter zichtbaar (profilering door activiteiten uit “Het wiel”)
zichtbaar beter (organisatie en kwaliteitsverbetering)
Deze doelstelling is in gezamenlijkheid tot stand gekomen met een groot aantal
nauw betrokken medewerkers van de provincie.
Opgave
Om tot deze ‘beter zichtbare en zichtbaar betere’ provincie te komen, is het
nodig de identiteit en de communicatie van de provincie te actualiseren en
versterken. Op dit moment ontbreekt het aan een inhoudelijk en visueel kader.
Beleidsmatig uitgangspunt van dit traject vormt de notitie “Het Wiel”, een door
de afdeling communicatie samengestelde ‘Visie en Plan van Aanpak betreffende het
Communicatiebeleid van de Provincie Noord-Brabant’.
Eerste karakteristiek
Van oorsprong is Brabant een achtergestelde, niet strikt Nederlandse provincie
die zowel politiek als cultureel minder betrokken was bij de nationale staat.
Met name onder invloed van het katholicisme ontwikkelden zich een aantal zeer
specifieke culturele en maatschappelijke eigenschappen die tot op de dag van
vandaag herkenbaar zijn.
Ook tegenwoordig neemt Brabant een bijzondere positie in. De provincie kan
worden beschouwd als de noordelijke vertegenwoordiger van ‘iets zuidelijks’.
Daarbij ontbreekt het Brabant aan een eenduidige identiteit. In plaats daarvan
is er sprake van een meervormige, autonome dynamiek.
Nader bezien lijkt Brabant een provincie te zijn van (objectieve)
tegenstellingen;





multinationals
centrale ligging
agrarisch
dorpsgemeenschappen
etc.
kleine bedrijven
achtergebleven regio’s
industrieel
de moderne stad
Deze tegenstellingen worden niet manifest in het ‘Brabants gedrag’. De Brabantse
samenleving blijkt in staat om deze tegenstellingen succesvol te overbruggen.
De ‘idee Brabant’.
Brabant bestaat uit een dynamisch veld van gemeenschappen of ‘communities’1.
Deze sociale structuur is gebaseerd op een hoog communicatief- en daardoor
bindend vermogen. Opvallende eigenschappen hierbij vormen het informele
karakter, de sociale mobiliteit, de interne loyaliteit en het afzien van
doorgevoerd formalisme.
Deze bovenstaande dynamiek in de samenleving is mede het resultaat van een
interactie tussen de Brabantse gemeenschap en het bestuur van de provincie. Om
deze interactie nader te analyseren en begrijpen, hanteerden we tijdens de
informatiefase onderstaande begripsdefinitie.
Noord-Brabant als geografisch gegeven, tot uiting komend in de fysieke plaats.
Brabant als sociaal-culturele entiteit, vertegenwoordigt door de gemeenschap.
De Provincie Brabant als politiek / bestuurlijke organisatie.
Door invulling en betekenis te geven aan deze drie aspecten vormt zich de ‘idee
Brabant’.
Provincie Brabant in Brabant
Tijdens de informatiefase is onderzocht wat de relatie is tussen het profiel van
de Brabantse gemeenschap en het gewenste profiel van de politiek / bestuurlijke
organisatie. Hieruit kwam naar voren dat de provincie organisatie zich ten
opzichte van de Brabantse samenleving op een drietal punten onderscheidend wenst
te profileren:



transparantie
ordening
eenvoud
(zie grafiek)
Deze drie ankerpunten vormen het uitgangspunt bij het invullen van een optimale
provinciale communicatie-strategie.
Profilering van de Provincie Brabant
Vraag is of de Provincie haar visie/missie (‘Brabant natuurlijk vernieuwend’)
kan uiten in een centrale stelling. Zeker wanneer de Brabantse context als
belangrijke randvoorwaarde geldt. Een dergelijke stelling is onderscheidend en
niet bindend. Daarbij drukt een centrale stelling een uit zichzelf afgeleide
waarde uit en is er sprake van een strenge formulering. In die zin is een
centrale stelling inflexibel en uit op absolute profilering.
De conclusie die werd getrokken, is dat een centrale stelling niet bij de
Provincie Brabant past. Het zou de Brabantse specifieke (en succesvolle)
eigenschappen (context) ontkennen en zelfs geweld aandoen.
Context; communities (gemeenschappen)
Van oudsher bestaat de Brabantse samenleving uit een omvangrijk netwerk van zeer
uiteenlopende gemeenschappen of communities. En deze op communicatie, sociale
binding en mobiliteit gebaseerde structuur heeft zich succesvol voortgezet. De
huidige communities zijn te onderscheiden in:




micro-communities (gezin, familie, verwanten)
locatiegebonden-communities (straat, dorp, stadswijk, winkelcentrum,
industrieterrein etc.)
issue-communities (sportverenigingen, milieugroepen, inspraakgroepen,
belangenverenigingen etc)
commerciële-communities (ICT, exportbedrijven, agrarische bonden etc)
Bovengenoemde communities creëren een uiterst dynamisch innovatief vermogen. Het
1
De term community brengt meer dan de term gemeenschap het innovatief vermogen van de samenleving
tot uitdrukking.
recente succes van Brabant (‘Booming Brabant’) is voor een belangrijk deel toe
te schrijven aan het bestaan van deze community samenleving.
Een gemeenschaps- of community samenleving kent een aantal uitgesproken
eigenschappen;
 sociale mobiliteit
 interactie
 dwarsverbanden
 communicerend vermogen
 netwerkfunctie
 bindend
 kenniscentra
 herkenbaar
 menselijke maat
Deze eigenschappen, en met name de interactie tussen de diverse communities,
maken een innovatieve ontwikkeling mogelijk. Brabants sociale structuur
(gemeenschappen) blijkt te beantwoorden aan de eisen van deze tijd. Het is van
cruciaal belang voor Brabant dat deze sociale structuur zich de komende tijd
verder kan ontwikkelen.
Er is hier een wezenlijke rol weggelegd voor de provinciale organisatie. Deze
kan zich manifesteren als ‘provider’ (voorzien in) en ‘enabler’ (mogelijk maken
van) van de community-structuur. Daarbij werpt de provincie zich op als
(strategische) initiator van nieuwe communities om daarmee de sociale structuur
blijvend te dynamiseren. Ook speelt de provincie een voorwaarde scheppende
‘inter-community’ functie in haar rol van organisator van de context waarin deze
communities optimaal functioneren.
Community concept
De communicatiestrategie van en door de provincie dient gebaseerd te zijn op de
rol en functie die de provinciale organisatie speelt ten aanzien van deze
communities. Voor de Provincie Brabant betekent het community-concept een
communicatieve uitdaging. Centrale vraag is;
“Hoe maakt de provinciale organisatie zich herkenbaar in de omschreven sociale
structuur?”
Zoals eerder gesteld, deze herkenbaarheid kan niet gebaseerd zijn op louter
profilering. De provinciale organisatie zal in (een transparante) relatie moeten
treden met de samenleving en deze relatie baseren op inhoud en (gedeelde)
waarden. Herkenning zal voortkomen uit de kwaliteit van de op inhoud gebaseerde
dialoog.
Eerder werd beschreven hoe de provinciale organisatie zich, ten opzichte van de
samenleving, wenst te manifesteren: via transparantie, ordening en eenvoud. Deze
eigenschappen kunnen direct in verband gebracht worden met de rol die de
provinciale organisatie dient te spelen in de communist structuur.
Transparantie resulteert in het tonen en met elkaar delen van resultaten.
De ordenende invloed van de provincie uit zich in het ondersteunen van
structuren.
Eenvoud aanbrengen is gerelateerd aan het (voorwaarde scheppend) faciliteren van
het ‘Brabants proces’.
Thema’s
Het organiseren van de communicatie en het (verder) ontwikkelen van een
provinciale communicatie infrastructuur komt tot stand onder invloed van het
geformuleerde centrale middellange termijn thema “De wereld van morgen”. Als
subthema’s, zoals deze uit de workshops naar voren kwamen, gelden;



de gemeenschap (collectiviteit, communities)
evenwicht (sociaal-cultureel, economisch, ecologisch)
innovatie (internationalisering, werk / communicatie processen)
Waarden
Voorwaarde voor het communiceren van het geformuleerde thema is dat het thema
deel uitmaakt van het beleid van de provincie Brabant. Het thema moet op
dusdanige wijze worden gecommuniceerd dat het appelleert aan de Brabantse
waarden. Tijdens de gehouden workshops is een centrale waarde voor Brabant
geformuleerd; “Welzijn”.
De subwaarden hierbij zijn:



verbondenheid
respect
vrijheid
Vanwege de eerder in deze notitie beschreven ‘idee Brabant’, is het van belang
(interactief) gebruik te maken van de bestaande community-structuur. De waarden
van de communities zijn eerder geformuleerd. Door deze waarden te combineren met
de door de provincie Brabant geformuleerde thema’s ontstaan proposities welke de
leidraad vormen voor het ontwikkelen van communicatiemiddelen. Alleen op deze
wijze slaagt de provincie erin een dialoog te voeren die gebaseerd is op
herkenning.
Matrix
Een goede visuele identiteit vertegenwoordigt de waarden die gelden in de
relatie die de provincie Brabant heeft met de Brabantse samenleving. En tegelijk
maakt deze visuele identiteit het voor de provincie mogelijk zichzelf middels de
genoemde thema’s transparant en herkenbaar te maken. Het communicatie- en
designprogramma bevestigt een unieke relatie met de Brabantse samenleving. Maar
die relatie moet (in de tijd) telkens weer worden gevoed door (nieuwe thema’s
en) positieve ervaringen, want uiteindelijk bepaalt de emotie van de ontvanger
in grote mate de effectiviteit van de communicatie.
(zie matrix in bijlage)
Matrix als instrument
De matrix is een beleidsinstrument omdat het thema en de waarde op middellange
termijn en de subthema’s en subwaarden op korte termijn veranderen. Daarnaast
dient de matrix ook als briefinginstrument, waarbij de vastgestelde thema’s en
waarden als uitgangspunt gelden. Dit briefinginstrument kan worden gebruikt als
aansturing van communicatie- en beleidsmedewerkers van de provincie.
Projectresultaat
Total Identity ontwikkelt samen met de provincie Brabant een huisstijlprogramma.
Dit programma is gebaseerd op de analyse van de Brabantse samenleving, de
gemeenschappelijk vastgestelde waarden en thema’s die zijn samenbracht in de
matrix. Deze matrix vormt een instrument op tweetal niveaus; beleid- en
briefinginstrument.
De randvoorwaarden voor de huisstijl zijn als volgt geformuleerd:
Vlag
geldt als fysieke aanduiding van de provincie die onveranderd blijft
relatie aanbrengen met huisstijl, m.n. in het kleurgebruik (rood/wit)
Heraldiek
vormt geen uitgangspunt voor de ambtelijke organisatie
maar wel voor de formeel bestuurlijke uitingen
Monolithisch
enkelvoudige huisstijl waardoor meervoudige communicatie mogelijk wordt.2
2
Eenduidige huisstijl die in z’n toepassing rekening houdt met de boodschap in de diverse
communicatie uitingen en de vastgestelde doelgroepen.
Planning ontwikkelingstraject
26 juni 2001
Activiteit
Actie
Besluit
Datum
GS
08-06-‘99
GS
31-08-‘99
Wg Comm
GS
01-09-‘99
Wg
Gezicht
SG
JUNI 1999
GS besluit tot ontwikkeling één nieuw gezicht voor de

provincie Noord-Brabant. Tevens is toen besloten om Brabant
als naam van de provincie te voeren in de nieuwe huisstijl.
Doel van het huisstijlproject is de ontwikkeling van één
herkenbare en bruikbare huisstijl voor de provinciale
organisatie van Noord-Brabant.
AUGUSTUS 1999
Opzet tijdpad

Opzet plan van aanpak

Inventarisatie werk: oriëntatie huisstijl bij anderen en

oriëntatie bureaus
Vaststellen opzet tijdpad en opzet plan van aanpak (incl.

instellen Stuurgroep)
SEPTEMBER 1999
NIPO-onderzoek naar beleving Brabantse vlag + advies afd.

COMM over inzet Brabantse vlag in nieuwe huisstijl
(Conclusie: uiterst geringe bekendheid vlag buiten de
provincie; associaties met de rood-wit geblokte vlag buiten
de provincie zijn overwegend negatief. Binnen Brabant
verbindt men de vlag eerder met de provincie dan met de
provinciale organisatie. Associaties: zakelijk,
onaantrekkelijk, bureaucratisch, afstandelijk. Advies COMM:
geen rood-witte blokken in nieuwe huisstijl; de kleuren
rood en wit kunnen wel een plaats krijgen).
Formulering briefing definitief bureau (bevat Programma van

Eisen en verzoek om uitwerking basisontwerp op afgesproken
aantal huisstijldragers)
Pitch bureaus

OKTOBER 1999
Inventarisatielijst huisstijldragers

NOVEMBER 1999
Inventarisatie-onderzoek naar huidige huisstijldragers

Nijkamp & Nijboer
COMM
Pg
Pg
Wg L&B
Wg L&B
MAART 2000
Keuze voor ontwerpbureau Total Design

SG
03-032000
JUNI 2000
Vaststelling provinciale visie en missie

GS
20-062000
SG
23-012001
JULI 2000
Programma van eisen visuele huisstijl opgesteld

Inhoudelijke briefing aan Total Design o.b.v. visie/missie

Wg Comm
Wg Comm
SEPTEMBER 2000-JANUARI 2001
Keuze uit diverse ontwerp- en invoeringstrajecten

OKTOBER 2000
Onderzoek inventarisatie omgeving t.b.v. design (TI)

Onderzoek inventarisatie uitingen t.b.v. design (TI)

NOVEMBER 2000
Vaststelling welke huisstijldragers van inventarisatie
‘meedoen’ en instemmen met definitieve begroting
Plan van aanpak logistieke uitwerking
Wg Comm
Wg L&B
Wg Comm
SG / GS
Wg L&B
SG
DECEMBER 2000
Presentatie en rapportage resultaten onderzoeken

inventarisatie omgeving en inventarisatie uitingen (TI)
Wg L&B
JANUARI 2001 – APRIL 2001
Bespreking eerste opzet ontwikkeltraject met Stuurgroep

COMM
SG

TD/COMM
GS
Opstellen en vaststellen definitief ontwikkelingstraject
APRIL-MEI 2001
Vijf workshops in organisatie (met DR en GS, OR,
TD/COMM

procesbegeleiders INK en twee a-select samengestelde
groepen medewerkers) o.l.v. Total Identity. Dit leidt tot
een beslisdocument met de inhoudelijke uitgangspunten en
aandachtspunten voor het ontwerp van de huisstijl (op basis
van gewenste positionering en profilering en belangrijkste
communicatiedoelstellingen en doelgroepen)
JUNI 2001
Opstellen definitieve offerte (TD) en opdrachtverlening aan TD/COMM

Total Design
Vaststellen beslisdocument

Vaststellen beslisdocument

JULI 2001
PRESENTATIE 1: invulling matrix



TD/COMM
conceptvoorstellen: Total Identity maakt meerdere
schetsontwerpen, gevisualiseerd in logo/beeldmerk,
kleurstelling, typografische keuzen
PRESENTATIE 2: conceptvoorstellen
TD/COMM
Keuze voor (maximaal) twee voorstellen, voorzien van
detailopmerkingen.
Dossier inzake uitbesteding kwalitatief onderzoek
TD/COMM
TD/COMM
23-012001
24-042001
GS/DR/
medewerkers
wk 17-22
POHO
week 24
DR
GS
20-06-‘01
26-06-‘01
werkgroep
5-7 (wk
27), 1416 u
week 31
werkgroep 31-7 (wk
31), 1416 u
GS/DR
week 33
week
33/34
VAKANTIEPERIODE
AUGUSTUS – SEPTEMBER 2001
voorlopig ontwerp: Total Design werkt de twee gekozen
TD/COMM
conceptvoorstellen uit tot voorlopige ontwerpen
PRESENTATIE 3: gekozen ontwerpen worden gepresenteerd aan
TD/COMM
de hand van een correspondentie basisset (briefpapier; fax,
visitekaartje, envelop)
een kwalitatief onderzoek naar de beleving van deze
TD/COMM
ontwerpen bij externe doelgroepen.
OKTOBER - NOVEMBER 2001
PRESENTATIE 4+5: Toetsing van de twee ontwerpen, gekoppeld
aan de resultaten van het kwalitatief onderzoek, in de
eerder genoemde vijf workshopgroepen. Dit leidt tot een
keuze voor één van de twee ontwerpen.
Aanbieden implementatieplan
Definitieve ontwerp wordt uitgewerkt en toegepast op een
set representatieve uitingen (o.m. correspondentieset,
belettering gebouw, nieuwsbrief, website)
PRESENTATIE 6: representatieve set
TD/COMM
WG L&B
TI/COMM
TI/COMM
Beslsidocument representatieve set voor akkoord in GS
TI/COMM
Presentatie definitieve ontwerp huisstijl intern, middels
TI/COMM
tentoonstelling, aan medewerkers (praatcafé?)
Presentatie definitieve ontwerp huisstijl aan commissie ABA TI/COMM
GS/DR
week 35
werkgroep 30-8 (wk
35), 1012
week 3639
workshop- 4-10 (wk
mensen + 40), 14GS/DR
16 u
workshopm
ns/GS/DR
GS/DR
GS/DR
week 4143
werkgroep 25-10 (wk
43), 1416 u
GS/DR
week 44
week 45
ev.
ABA
16-11-’01
???
(vergader
ing
eerder=
5-10)
voorbereiding gebruik: Total Design ontwikkelt instructies
en treft de voorbereidingen voor de productie van 100 (te
selecteren) huisstijldragers; ook ontwikkelen ze een
(interactief) huisstijlhandboek
TI/COMM/W
g L&B