NL NL VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES

EUROPESE
COMMISSIE
Brussel, 29.8.2013
COM(2013) 606 final
VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE
RAAD
Jaarverslag aan de kwijtingsautoriteit over de in 2012 uitgevoerde interne controles
(artikel 99, lid 5, van het Financieel Reglement)
{SWD(2013) 314 final}
NL
NL
VERSLAG VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE
RAAD
Jaarverslag aan de kwijtingsautoriteit over de in 2012 uitgevoerde interne controles
(artikel 99, lid 5, van het Financieel Reglement)
NL
2
NL
INHOUDSOPGAVE
NL
1.
Inleiding ....................................................................................................................... 5
2.
De opdracht van de dienst Interne Audit: Onafhankelijkheid, objectiviteit en
verantwoording............................................................................................................. 5
3.
Controlestatistieken ...................................................................................................... 7
3.1.
Uitvoering van het controleplan 2012 van de dienst Interne Audit ............................. 7
3.2.
Nieuwe aanbevelingen en opvolging ........................................................................... 7
3.3.
Tenuitvoerlegging van de in de periode 2008–2012 gedane aanbevelingen................ 8
4.
Belangrijkste bevindingen en aanbevelingen ............................................................... 8
4.1.
Horizontale controles ................................................................................................... 8
4.1.1.
Het proces van het jaarlijkse activiteitenverslag (meerdere DG’s) .............................. 8
4.1.2.
Personeelsbeleid en toezicht op de toewijzing van personeel (meerdere DG’s) ........ 10
4.1.3.
Terugboeking en interne facturatiesystemen (meerdere DG’s) ................................. 11
4.2.
Landbouw, natuurlijke hulpbronnen en gezondheid .................................................. 12
4.2.1.
Beoordeling van de controlestrategie (DG Maritieme zaken en visserij, DG
Gezondheid en consumenten) .................................................................................... 12
4.2.2.
Controlestrategie – directoraat J (DG Landbouw en plattelandsontwikkeling) ......... 12
4.3.
Cohesie ....................................................................................................................... 13
4.3.1.
Afsluiting van de programmaperiode 2000-2006 (DG Regionaal beleid en
stadsontwikkeling, DG Werkgelegenheid, sociale zaken en inclusie) ....................... 13
4.3.2.
Uitvoering van de programma’s voor de periode 2007-2013 (DG Regionaal
beleid en stadsontwikkeling) ...................................................................................... 14
4.4.
Onderzoek, energie en vervoer ................................................................................... 15
4.4.1.
Beoordeling van de controlestrategie (DG Energie) .................................................. 15
4.5.
Externe steun, ontwikkeling en uitbreiding................................................................ 15
4.5.1.
Opzetten van de interne organisatie in de EU-delegaties (DG Ontwikkeling en
samenwerking — EuropeAid) .................................................................................... 15
4.6.
Onderwijs en burgerschap .......................................................................................... 15
4.6.1.
Actieprogramma op het gebied van een leven lang leren (DG Onderwijs en
cultuur, EACEA) ........................................................................................................ 16
4.6.2.
Beoordeling van de controlestrategie (DG Binnenlandse zaken) .............................. 16
4.6.3.
Toezicht op de tenuitvoerlegging van het Europese recht (DG Justitie) .................... 17
3
NL
NL
4.7.
Economische en financiële zaken............................................................................... 17
4.7.1.
Tenuitvoerlegging van het CIP-programma door het Europees Investeringsfonds
(DG Economische en financiële zaken) ..................................................................... 17
4.7.2.
Niet-budgettaire activiteiten (DG Economische en financiële zaken) ....................... 17
4.7.3.
Beoordeling van de controlestrategie (DG Ondernemingen en industrie) ................. 18
4.7.4.
Toezicht op de tenuitvoerlegging van het Europese recht (DG Belastingen en
douane-unie) ............................................................................................................... 18
4.8.
Algemene diensten en HR .......................................................................................... 18
4.8.1.
Ontwikkelen, produceren en verspreiden van statistische gegevens (Eurostat)......... 19
4.9.
IT-audits ..................................................................................................................... 19
4.9.1.
Beheer van IT-systemen op lokaal niveau (DG Ontwikkeling en samenwerking
— EuropeAid, DG Handel) ........................................................................................ 20
4.9.2.
IT-beheer en -prestaties (DG Gezondheid en consumenten, Uitvoerend
Agentschap voor gezondheid en consumenten (EAHC)) .......................................... 20
4.9.3.
Horizon 2020 (DG Onderzoek en innovatie, DG Communicatienetwerken,
inhoud en technologie, Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad
(ERCEA)) ................................................................................................................... 20
5.
Overleg met de instantie voor financiële onregelmatigheden van de Commissie ..... 21
6.
Conclusies .................................................................................................................. 21
4
NL
1.
INLEIDING
Dit verslag over de werkzaamheden van de dienst Interne Audit (IAS) van de Commissie
informeert de kwijtingsautoriteit overeenkomstig artikel 99, lid 5, van het Financieel
Reglement. Het is gebaseerd op het verslag dat de intern controleur van de Commissie
overeenkomstig artikel 99, lid 3 van het Reglement heeft uitgebracht over controles en
consultancy die de dienst Interne Audit in 20121 in de diensten en directoraten-generaal
van de Commissie en haar uitvoerende agentschappen2 heeft uitgevoerd. Het beschrijft
de vastgestelde tekortkomingen en de maatregelen die zijn genomen om deze te
verhelpen, en bevat informatie over aanzienlijke risico’s en problemen op het gebied van
controle en van het bestuur van de instelling3.
De Commissie heeft in het syntheseverslag4 reeds geantwoord op een aantal van deze
aanbevelingen.
2.
DE
OPDRACHT VAN DE DIENST INTERNE
OBJECTIVITEIT EN VERANTWOORDING
AUDIT: ONAFHANKELIJKHEID,
Het is de opdracht van de dienst Interne Audit om bij te dragen tot een goed beheer
binnen de Europese Commissie door de interne beheers- en controlesystemen aan
controle te onderwerpen, teneinde hun doeltreffendheid te beoordelen en voor
voortdurende verbetering te zorgen.
De dienst Interne Audit valt onder het gezag van het met audit belaste lid van de
Commissie en is verantwoording verschuldigd aan het Comité follow-up audit. De
onafhankelijkheid van de dienst is verankerd in het Financieel Reglement en in zijn door
de Commissie goedgekeurde taakomschrijving.
De dienst voert zijn werk uit overeenkomstig het Financieel Reglement, de internationale
normen voor professionele interne audit (International Standards for the Professional
Practice of Internal Auditing) en de gedragscode van het Institute of Internal Auditors.
Controlesystemen die door de lidstaten worden gebruikt om de besteding van middelen
van de Commissie na te gaan, vallen niet onder de bevoegdheid van de dienst Interne
Audit. Dergelijke controles reiken tot het niveau van de individuele begunstigden, en
worden uitgevoerd door interne controleurs van de lidstaten, de nationale controleautoriteiten, andere directoraten-generaal van de Commissie en de Europese
Rekenkamer. De dienst Interne Audit voert echter wel controles uit op maatregelen die
door de diensten van de Commissie worden genomen om toezicht te houden en controle
uit te oefenen op de autoriteiten van de lidstaten en op andere instellingen die
verantwoordelijk zijn voor het uitbetalen van EU-fondsen, zoals de Verenigde Naties.
1
2
3
4
NL
Dit verslag omvat de controle- en consultancyverslagen die op 1 februari 2013 af waren.
Het verslag heeft geen betrekking op controles uitgevoerd in gedecentraliseerde Europese
agentschappen, de Europese Dienst voor extern optreden of andere door de dienst Interne Audit
gecontroleerde agentschappen of organen, waarvoor afzonderlijke jaarverslagen worden
opgesteld.
Overeenkomstig de prestatienorm 2060 van de internationale normen voor professionele interne
audit (de normen), uitgevaardigd door het Institute of Internal Auditors (IIA).
COM(2013) 334 final.
5
NL
Zoals voorzien in het Financieel Reglement kan de dienst Interne Audit deze taken ter
plaatse uitoefenen, en dus ook in de lidstaten.
Algemeen oordeel over het financiële beheer van de Commissie
Overeenkomstig zijn taakomschrijving heeft de dienst Interne Audit voor de derde keer
een algemeen oordeel uitgebracht over het financiële beheer in de Commissie.
Het algemeen oordeel voor 2012 is gebaseerd op de controles op het gebied van het
financiële beheer in de Commissie, die zowel door de dienst Interne Audit als door de
interne-auditcapaciteiten (IAC’s) zijn uitgevoerd in de loop van de drie voorgaande jaren
(2010 tot 2012). Het houdt ook rekening met gegevens uit andere bronnen, zoals de
verslagen van de Europese Rekenkamer.
Om een uitgebreide dekking te garanderen, is er door de dienst Interne Audit, de interneauditcapaciteiten en de Europese Rekenkamer tegen het einde van deze periode een
controle gepland van alle financieel controleerbare entiteiten waarvoor een hoog risico
bestaat en die een sleutelrol spelen in de tenuitvoerlegging van de begroting. De
voltooiing van de controleopdrachten in 2012 draagt bij tot het waarborgen van een
voldoende dekking voor het jaar 2012.
De bijdrage van de dienst Interne Audit aan het verminderen van het risico dat gepaard
gaat met kwijting en aan een meer positieve betrouwbaarheidsverklaring (DAS)
De kwijtingsprocedure kan voor de Commissie mogelijk tot reputatieschade leiden. Het
werk van de dienst Interne Audit helpt de Commissie dit risico te verminderen.
Naleving blijft het belangrijkste aspect van de discussie, hoewel de kwijtingsprocedure
steeds meer aandacht heeft voor prestaties. De beoordeling van de naleving is gebaseerd
op de bevindingen van de Europese Rekenkamer inzake de controle van de
betrouwbaarheidsverklaring (DAS). Daarin is het oordeel van de Rekenkamer vervat
over de betrouwbaarheid van de rekeningen van de Europese Unie en over de wettigheid
en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.
Om de kans op fouten inzake betalingen te verkleinen, moet de Commissie ervoor zorgen
dat de in stelling gebrachte controlestrategieën in verhouding staan tot de risico’s. Deze
controlestrategieën moeten fouten doeltreffend kunnen voorkomen en opsporen, en
moeten gepaard gaan met ontradende administratieve sancties en verslagen over het
resterende foutenpercentage.
Daarom hebben controles die ervoor zorgen dat voor elk gebied met belangrijke uitgaven
een coherente controlestrategie wordt uitgevoerd, voorrang in de strategische
controleplannen voor 2010-2012 en 2013-2015 van de dienst Interne Audit. In 2012
werden de controlestrategieën gecontroleerd in de DG’s Landbouw en
plattelandsontwikkeling, Energie, Ondernemingen en industrie, Binnenlandse zaken,
Maritieme zaken en visserij en Gezondheid en consumenten.
NL
6
NL
3.
CONTROLESTATISTIEKEN
3.1.
Uitvoering van het controleplan 2012 van de dienst Interne Audit
Op 1 februari 2013 (de afsluitdatum) had de dienst Interne Audit alle prioritaire
verbintenissen uitgevoerd (tegenover 88 % in 2011), en 62 % van de niet-prioritaire
verbintenissen (tegenover 69 % in 2011).
In totaal werden 89 verslagen voltooid (met inbegrip van controles, follow-upcontroles
en consultancy), onder te verdelen in5:
2012
2011
2010
Verbintenissen
Verslagen
Verbintenissen
Verslagen
Verbintenissen
Verslagen
AUDIT
29
49
20
23
24
28
CONSULTANCY
2
2
1
1
6
6
FOLLOW-UP
32
37
41
50
44
50
BEOORDELINGEN
1
1
3
3
0
0
Totaal
64
89
65
77
74
84
Het bijgevoegde werkdocument van de diensten vat alle afgewerkte controleverslagen
samen. Het bevat de doelstellingen, het bereik, de risico’s en de aanbevelingen per
verslag, de uitvoeringsstatus van de voor 2008-2012 uitgebrachte aanbevelingen, en
samenvattingen van de eindconclusies van follow-upverbintenissen.
3.2.
Nieuwe aanbevelingen en opvolging
De onderstaande tabel toont het aantal aanbevelingen die de dienst Interne Audit in 2012
heeft uitgebracht en hoe zij zijn opgevolgd:
Nieuwe
aanbevelingen
5
6
NL
Aanvaarde
aanbevelingen
Niet-aanvaarde
aanbevelingen
Belang
#
#
Cruciaal
0
0
Zeer belangrijk
83
836
100%
0
Belangrijk
109
108
99%
1
Wenselijk
0
0
Totaal
192
191
%
#
%
0
1%
0
99%
1
1%
Een enkele verbintenis kan, indien de verbintenis betrekking heeft op meer dan één
gecontroleerd/e directoraat-generaal of dienst, aanleiding geven tot controleverslagen.
Vier aanbevelingen werden slechts ten dele aanvaard.
7
NL
In antwoord op alle aanvaarde (of gedeeltelijk aanvaarde) aanbevelingen werden door de
gecontroleerden actieplannen opgesteld en aan de dienst Interne Audit voorgelegd, die ze
als voldoende beschouwde.
3.3.
Tenuitvoerlegging van de in de periode 2008–2012 gedane aanbevelingen
De gecontroleerden hebben gemeld dat 78% van alle in de periode 2008-2012
uitgebrachte en aanvaarde aanbevelingen aan het begin van 2013 ten uitvoer was gelegd.
Het bijgevoegde werkdocument van de dienst geeft een overzicht van het niveau van de
uitvoering van de aanbevelingen (naar het oordeel van de gecontroleerden).
De tenuitvoerlegging van 29 zeer belangrijke aanbevelingen7 liep echter een vertraging
op van meer dan zes maanden ten opzichte van de oorspronkelijke termijn8. Geen enkele
cruciale aanbeveling is onbeantwoord gebleven. Het Comité follow-up audit werd
regelmatig op de hoogte gebracht van eventuele cruciale of zeer belangrijke
aanbevelingen waarbij de uiterste uitvoeringstermijn met meer dan zes maanden werd
overschreden.
In totaal had de dienst Interne Audit tegen het einde van 2012 voor 733 aanvaarde
aanbevelingen follow-upcontroles uitgevoerd.
Door de follow-up kon de dienst Interne Audit bevestigen dat de aanbevelingen naar
tevredenheid zijn uitgevoerd, wat bijdraagt tot de verbetering van de controlesystemen in
de gecontroleerde diensten. De dienst Interne Audit sloot 88% van de tijdens deze
periode geverifieerde aanbevelingen af.
4.
BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN EN AANBEVELINGEN
4.1.
Horizontale controles
4.1.1.
Het proces van het jaarlijkse activiteitenverslag (meerdere DG’s)
De controle had als doel na te gaan hoe geschikt en doeltreffend het proces van het
jaarlijkse activiteitenverslag is in de Commissie in het algemeen, en, meer in het
bijzonder, in hoeverre het de betrouwbaarheidsverklaring van de gedelegeerd
ordonnateurs doeltreffend ondersteunt. De dienst Interne Audit maakte een analyse van
het proces, van het bestaan van duidelijke richtlijnen en van een regelmatig toezicht op
het niveau van de organisatie, en van de tenuitvoerlegging door de verschillende
directoraten-generaal en diensten.
Deze controle is uitgevoerd in het secretariaat-generaal, in het DG Begroting en in negen
operationele
directoraten-generaal
en
diensten:
de
directoraten-generaal
Communicatienetwerken, inhoud en technologie; Onderwijs en cultuur; Regionaal beleid
en stadsontwikkeling; Werkgelegenheid, sociale zaken en inclusie; Maritieme zaken en
visserij; Landbouw en plattelandsontwikkeling; Binnenlandse zaken en Ontwikkeling en
samenwerking — EuropeAid; en het Bureau infrastructuur en logistiek — Brussel.
7
8
NL
Van deze 29 aanbevelingen zijn er twee in de loop van 2006 uitgebracht; voor één ervan werd
gemeld dat deze sinds maart 2013 is “geïmplementeerd”.
De afsluitdatum voor dit verslag is 1 februari 2013.
8
NL
In algemene zin vindt de dienst Interne Audit dat het proces goed is ingeburgerd en dat
het zijn functie vervult als instrument voor verantwoordelijkheid en betrouwbaarheid van
de leiding ten opzichte van de instelling. De dienst heeft echter ook vastgesteld dat het
proces op een aantal belangrijke punten voor verbetering vatbaar was. De dienst Interne
Audit heeft de centrale diensten met name gevraagd:
(i) nadere instructies te verstrekken voor de verslaggeving over de zuinigheid,
doeltreffendheid en doelmatigheid van financiële en niet-financiële operaties en voor het
rendement van de controles, om zo de bevindingen van de gedelegeerd ordonnateurs
inzake goed beheer en de betrouwbaarheidsverklaring beter te ondersteunen;
(ii) het proces van kwaliteitscontrole te versterken en zich meer te richten op de
wezenlijke bestanddelen van het jaarlijkse activiteitenverslag, zoals de manier waarop de
betrouwbaarheid wordt vastgesteld en de informatie die de betrouwbaarheidsverklaring
ondersteunt; en
(iii) de structuur van het jaarlijkse activiteitenverslag te vereenvoudigen om zo te lange
en te complexe verslagen te vermijden en tot documenten te komen die nuttiger zijn voor
het college van commissarissen, de Europese Rekenkamer en de kwijtingsautoriteit.
De centrale diensten hebben de aanbevelingen van de dienst Interne Audit aanvaard en
hebben een afdoend actieplan opgesteld om het proces van het jaarlijkse
activiteitenverslag te verbeteren. Aan sommige van de maatregelen is reeds in het kader
van het jaarlijkse activiteitenverslag voor 2012 uitvoering gegeven.
Wat het werk betreft dat is uitgevoerd in de negen operationele directoraten-generaal en
diensten is alleen bij het DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid een ernstig
probleem9 vastgesteld. Een beperkte controle op de coördinatie van de bijdrage van de
delegaties aan het jaarlijkse activiteitenverslag bracht aan het licht dat het DG
Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid haar verantwoordingssysteem (de
‘controlepyramide’) moet versterken, door:
(i) de kwaliteit van het jaarlijkse activiteitenverslag van het DG Ontwikkeling en
samenwerking — EuropeAid te verbeteren, met name waar het gaat om informatie over
het internecontrolesysteem en de elementen die de betrouwbaarheidsverklaring van de
gedelegeerd ordonnateur ondersteunen;
(ii) het gebruik van de verslagen van de hoofden van de delegaties (toezichtsverslag
externe steun) als “instrument voor verantwoording” te bevorderen, door te vragen dat zij
hun betrouwbaarheidsverklaring staven met meer informatie;
(iii) nadere richtlijnen te verstrekken aan de hoofden van de delegaties, zodat zij
omvattende en samenhangende gegevens kunnen verzamelen ter ondersteuning van hun
betrouwbaarheidsverklaring; en
9
NL
Waar minder belangrijke verbeterpunten werden vastgesteld, zijn deze door middel van een
controlebericht (“management letter”) aan de directoraten-generaal gemeld. De betrokken
directoraten-generaal reageerden positief op deze berichten en hebben zich ertoe verbonden —
voor zover mogelijk — al bij het opmaken van het huidige jaarlijkse activiteitenverslag rekening
te houden met de opmerkingen van de dienst Interne Audit.
9
NL
(iv) de rol van de hoofden van de delegaties te versterken door hun verplichtingen op het
vlak van verslaggeving te ondersteunen, te coördineren en te overzien. Het actieplan van
het DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid wordt toereikend geacht.
4.1.2.
Personeelsbeleid en toezicht op de toewijzing van personeel (meerdere DG’s)
Het doel van deze controle was in bepaalde diensten van de Commissie na te gaan of er
toereikende procedures en mechanismen bestaan om de toewijzing van personeel
doeltreffend en doelmatig te beheren en op te volgen, dit in een klimaat waarin het
personeelsbestand inkrimpt10.
Tijdens de controle werden de procedures bekeken in vier directoraten-generaal:
Landbouw en plattelandsontwikkeling, Onderzoek en innovatie, Concurrentie en
Vertaling. De vier directoraten-generaal werden gekozen omdat zij een representatief
beeld vormen van de verschillende activiteiten binnen de Commissie. De dienst Interne
Audit heeft ook een beoordeling op hoog niveau uitgevoerd van de procedures voor de
toewijzing van personeel op het niveau van de instelling in het secretariaat-generaal, het
DG Begroting en het DG Personele middelen en veiligheid.
Daarenboven moest een algemeen onderzoek een omvattend overzicht geven van de
procedures die gelden voor alle diensten van de Commissie.
Aan de DG’s Landbouw en plattelandsontwikkeling en Onderzoek en innovatie werd
aangeraden hun inspanningen voort te zetten op het vlak van de ontwikkeling van
mechanismen en instrumenten voor het in kaart brengen van taken, om instrumenten en
methodes in te stellen om toereikende en betrouwbare gegevens over werkbelasting te
verzamelen, en om een personeelsplan op te stellen. De directoraten-generaal hebben alle
aanbevelingen aanvaard. De dienst Interne Audit acht de actieplannen in het algemeen
toereikend.
De controles en de resultaten van het onderzoek van de dienst Interne Audit op het
niveau van de Commissie brachten zwakke punten aan het licht op het operationele
niveau van de directoraten-generaal. Deze kunnen enkel worden aangepakt en opgelost
door maatregelen van de centrale diensten. De dienst Interne Audit beveelt aan dat de
centrale diensten het instellingsbrede kader voor het personeelsbeleid en toezicht op de
toewijzing van personeel verder uitwerken, en dat zij de uitwisseling van ‘best practices’
tussen de strategische planning- en programmeringscyclus (SPP) en specialisten inzake
personeelsbeleid bevorderen. De centrale diensten moeten verder ook verbeteringen
aanbrengen in het instellingsbrede kader voor verslaggeving en verantwoording door de
diensten van de Commissie inzake het gebruik van personele middelen die naar deze
diensten werden herschikt op grond van de beslissingen van de Commissie over de
toewijzing van personeel.
10
NL
De Commissie heeft voorgesteld het personeelsbestand van elke instelling, elke entiteit en elk
agentschap van de EU over de periode 2013-2017 met 5% te verminderen door een deel van het
personeel dat met pensioen gaat of van wie het contract afloopt, niet meer te vervangen. De
Commissie heeft ook een mechanisme ingesteld waarbij arbeidsplaatsen worden herschikt om
tegemoet te komen aan de prioriteiten, daarbij uitgaande van een lineaire vermindering van 1%
van alle basisquota.
10
NL
4.1.3.
Terugboeking11 en interne facturatiesystemen (meerdere DG’s)
De dienst Interne Audit ging na of de terugboekprocedures12 in overeenstemming waren
met het Financieel Reglement en de centrale richtlijnen, en of er sprake was van een
consistente, transparante kostenberekening van de geleverde diensten. De controle werd
uitgevoerd bij het DG Begroting (de dienst die belast is met het beheer van het
budgettaire en regelgevende kader en het bevorderen van een goed financieel beheer), het
DG Informatica en het DG Tolken. Uit de controle kwam naar voeren dat de
gecontroleerde directoraten-generaal, bij gebrek aan een centrale richtlijn of instructie,
hun eigen criteria hadden ontwikkeld. In het algemeen bleken deze in overeenstemming
te zijn met de begrotingsregels.
De dienst Interne Audit vroeg de gecontroleerden echter wel om het proces te versterken
en om een consistente tenuitvoerlegging binnen de Commissie mogelijk te maken door:
(i) een beheerskader in te stellen met een duidelijke toewijzing van de
verantwoordelijkheid voor het proces, een beschrijving van het proces en de
ondersteuning van de kostenmodellen van de grote dienstverleners;
(ii) centrale instructies en begeleiding te verstrekken (met inbegrip van de criteria voor
het identificeren van diensten en kosten), en
(iii) meer duidelijkheid te verstrekken over de begrotingslijnen die worden gebruikt voor
de financiering van IT-uitgaven.
De dienst Interne Audit is van oordeel dat de AGM-stuurgroep, als beheersorgaan,
eigenaar moet zijn van het proces en de uiteindelijke verantwoordelijkheid moet dragen
voor het beschrijven ervan.
Het DG Begroting aanvaardde alle aanbevelingen en het bijbehorende actieplan werd als
voldoende beschouwd.
Aan het DG Informatica werd gevraagd:
(i) de diensten en kosten die voor terugboeking in aanmerking komen duidelijker te
inventariseren en criteria voor te stellen om de IT-systemen te identificeren waarvoor de
hostingkosten worden teruggeboekt, en;
(ii) ervoor te zorgen dat het beheersorgaan belangrijke wijzigingen in het kostprijsmodel
onderschrijft.
11
12
NL
De kostprijs van diensten die door een DG, dienst of instelling aan een andere DG, dienst of
instelling worden geleverd en die overgeboekt wordt van de begroting van de cliënt naar de
begroting van de dienstverlener (inningsopdrachten, co-delegatie en kruiselingse subdelegatie). Er
zijn geen geconsolideerde gegevens die een overzicht bieden van de bedragen die door
dienstverleners van de Commissie teruggeboekt worden aan interne en externe cliënten.
De kostprijs van diensten die door een DG, dienst of instelling aan een andere DG, dienst of
instelling worden geleverd en die overgeboekt wordt van de begroting van de cliënt naar de
begroting van de dienstverlener (inningsopdrachten, co-delegatie en kruiselingse subdelegatie). Er
zijn geen geconsolideerde gegevens die een overzicht bieden van de bedragen die door
dienstverleners van de Commissie teruggeboekt worden aan interne en externe cliënten.
11
NL
Het bijbehorende actieplan inzake de aanvaarde aanbevelingen wordt als voldoende
beschouwd.
4.2.
Landbouw, natuurlijke hulpbronnen en gezondheid
(DG Landbouw en plattelandsontwikkeling, DG Milieu, DG Klimaat, DG Maritieme zaken en visserij,
EAHC, DG Gezondheid en consumenten)
4.2.1.
Beoordeling van de controlestrategie (DG Maritieme zaken en visserij, DG
Gezondheid en consumenten)
De controlestrategie van het directoraat-generaal Maritieme zaken en visserij maakt geen
gebruik van duidelijke, kwantificeerbare en meetbare doelen aangaande het opstellen van
de betrouwbaarheidsverklaring, meer bepaald waar het gaat om de geplande
dekkingsgraad van de controle-autoriteiten in de lidstaten en van het DG Maritieme
zaken en visserij zelf. De kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren die gebruikt worden
om de prestaties van de controle-activiteiten van het DG Maritieme zaken en visserij te
meten, volstaan niet. Het DG Maritieme zaken en visserij moet ook het toezicht op de
nationale controlestrategieën en jaarlijkse controleverslagen versterken en moet een
betere controle uitoefenen op de wijze waarop nationale controle-autoriteiten de
steekproeven en het foutenpercentage bepalen.
Het onderzoek bij het DG Gezondheid en consumenten omvatte zowel de controles ex
ante als ex post. De dienst Interne Audit benadrukt dat het DG Gezondheid en
consumenten haar controlestrategiedocument moet afronden.
De actieplannen die zijn ingediend om de problemen die bij beide controles aan het licht
waren gekomen aan te pakken, werden toereikend geacht.
4.2.2.
Controlestrategie – directoraat J (DG Landbouw en plattelandsontwikkeling)
Deze controle bij het DG Landbouw en plattelandsontwikkeling richtte zich op de opzet
van en het toezicht op de controlestrategie voor de programmaperiode 2007-2013.
De dienst Interne Audit stelde vast dat de controlestrategie onvoldoende was
geformaliseerd en dat er lacunes waren in de afbakening van de auditgrondslag (“audit
universe”), het opzetten van kwantitatieve en meetbare doelstellingen (bv.
dekkingsgraad), en de bijbehorende capaciteitsanalyse.
Nu de volgende programmaperiode nadert, moet de rol van de certificatie-instellingen in
de lidstaten bij het verlenen van betrouwbaarheidsverklaringen worden verstevigd, om zo
de controles te versterken en optimaal gebruik te maken van de beperkte
controlemiddelen waarover het DG Landbouw en plattelandsontwikkeling beschikt.
De dienst Interne Audit merkte ook op dat de controleplannen niet voldoende werden
ondersteund door risicobeoordelingen en dat er, ondanks de gedane inspanningen, sprake
was van een significante achterstand bij de controles (13% van de verbintenissen uit
2007-2010 is nog niet uitgevoerd). De dienst beval het DG Landbouw en
plattelandsontwikkeling aan zijn controlestrategie te ontwikkelen en te formaliseren, zijn
risicobeoordelingen te herzien volgens de vastgestelde doelen, en een passend toezicht te
NL
12
NL
verzekeren door het gebruik van betere kwantitatieve en kwalitatieve kernprestatieindicatoren die beter in het jaarlijkse activiteitenverslag tot uiting moeten komen.
Het DG heeft alle aanbevelingen aanvaard en de dienst Interne Audit beschouwt het
actieplan van het DG als voldoende.
4.3.
Cohesie
(DG Regionaal beleid en stadsontwikkeling, DG Werkgelegenheid, sociale zaken en inclusie)
In 2012 zijn er vier controles uitgevoerd met als doel de inspanningen van de DG’s tot
het verminderen van de hoge foutenpercentages (voornamelijk in het DG Regionaal
beleid en stadsontwikkeling) bevestigd te zien. Voor het eerst13 ging de dienst Interne
Audit mee met de controleurs van het DG op hun dienstreizen naar de lidstaten.
4.3.1.
Afsluiting van de programmaperiode 2000-2006 (DG Regionaal beleid en
stadsontwikkeling, DG Werkgelegenheid, sociale zaken en inclusie)
Om aan te kunnen tonen dat alle fouten en onregelmatigheden ontdekt en gecorrigeerd
zijn, is het essentieel dat de DG’s over een goed voorbereide afsluitprocedure
beschikken.
Voor het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (DG Regionaal beleid en
stadsontwikkeling) en het Europees Sociaal Fonds (DG Werkgelegenheid, sociale zaken
en inclusie) werd de afsluiting van de programmaperiode goed voorbereid en uitgevoerd.
Er moeten echter verbeteringen worden doorgevoerd in de planning, methodologie en
begeleiding, met name bij de voorbereiding van het afsluiten van de programmaperiode
2007-2013. Verder moet er beter gedocumenteerd worden, zodat de controles op
afsluitende documenten beter kunnen worden aangetoond.
Bij de controle op het afsluiten van de projecten onder de Cohesiefondsen (CF) in het DG
Regionaal beleid en stadsontwikkeling kwamen onverenigbaarheden en lacunes in het
beoordelingsproces aan het licht. Gezien het grote aantal projecten en het werk dat nog
gedaan moet worden, moeten deze worden aangepakt voor de rest van het
afsluitingsproces. In dit verband worden sedert 21 december 2012 geharmoniseerde
modellen gebruikt voor de analyse van de einddeclaraties. Deze moeten een antwoord
bieden op de specifieke lacunes die door de dienst Interne Audit aan het licht zijn
gebracht, in het bijzonder de coördinatie tussen de controle-eenheden en de geografische
eenheden en de samenhang van de kwalitatieve beoordeling van afsluitingsdocumenten.
Door deze controles werden de DG’s er ook aan herinnerd dat zij verslag moeten
uitbrengen over de doeltreffendheid van het afsluitingsproces voor de periode 2000-2006
en dat zij het meerjarig corrigerend vermogen van de controlestrategie moeten
aantonen14.
Het DG heeft alle aanbevelingen aanvaard en de dienst Interne Audit beschouwt het
actieplan van het DG als voldoende.
13
14
NL
In de controle op de uitvoering van de programmaperiode 2007-2013 in het DG Regionaal beleid
en stadsontwikkeling.
Een verslag over het corrigerend vermogen van de financiële correcties voor de periode 20002006 werd op 12 april 2013 aan de Commissie begrotingscontrole voorgelegd.
13
NL
4.3.2.
Uitvoering van de programma’s voor de periode 2007-2013 (DG Regionaal
beleid en stadsontwikkeling)
Gezien de hoge foutenpercentages in het domein Cohesie, is de dienst Interne Audit een
controle gestart van de uitvoering van de programmaperiode 2007-2013 voor het
Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) en de programma’s onder de
Cohesiefondsen, om na te gaan in hoeverre de foutenpercentages die het DG Regionaal
beleid en stadsontwikkeling had bepaald en doorgegeven betrouwbaar waren, en of er
voldoende en passende maatregelen waren genomen om de hoge foutenpercentages te
verlagen.
De dienst Interne Audit wees op de inspanningen van het DG Regionaal beleid en
stadsontwikkeling om corrigerende maatregelen te versterken en de foutenpercentages te
verminderen, maar benadrukte dat het feit dat het directoraat-generaal zich in zulke hoge
mate moet verlaten op de controle-autoriteiten in de lidstaten, een zeer hoog inherent
risico met zich meebrengt. Ondanks de reeds geleverde inspanningen ligt daarin nog een
grote uitdaging voor het directoraat-generaal. Deze nationale autoriteiten hebben de
richtlijnen verschillend geïnterpreteerd, met name wat betreft de statistische steekproef
en de dekkingsgraad van de controle15. Daarnaast moet het directoraat-generaal de eigen
controles op de jaarlijkse controleverslagen van de controle-autoriteiten verbeteren, om
de controleurs in staat te stellen conclusies te formuleren over de invloed van de
betrouwbaarheid van de foutenpercentages die uit de controles door de lidstaten naar
voren komen.
De dienst Interne Audit stelde aanzienlijke verschillen vast in de omvang en diepgang
van de controles ter plaatse. Hoewel wordt erkend dat het DG Regionaal beleid en
stadsontwikkeling een aanpak nodig heeft die gebaseerd is op risico, moet toch worden
opgemerkt dat de controles ter plaatse dermate belangrijk zijn voor het vaststellen van
betrouwbaarheid dat deze inconsistenties moeten worden aangepakt om het risico op
niet-ontdekking van onregelmatigheden en tekortkomingen of fouten in het systeem zo
klein mogelijk te houden.
De gecontroleerden hebben alle aanbevelingen aanvaard en de dienst beschouwt hun
actieplannen als voldoende.
15
NL
Het DG Regionaal beleid en stadsontwikkeling heeft de controle-autoriteiten op 4 april 2013 een
bijgewerkte richtlijn inzake steekproeven toegestuurd. In november 2012 vonden in Brussel
workshops plaats voor deze autoriteiten; in de loop van 2013 werden in sommige lidstaten
werkgroepen georganiseerd (Italië, Spanje, Duitsland, Slowakije en Tsjechië).
14
NL
4.4.
Onderzoek, energie en vervoer16
(Uitvoerend Agentschap voor concurrentievermogen en innovatie (EACI), Uitvoerend Agentschap
Europese Onderzoeksraad (ERCEA), DG Communicatienetwerken, inhoud en technologie,
Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek (JRC), Uitvoerend Agentschap Onderzoek (REA), DG
Onderzoek en innovatie, Uitvoerend Agentschap voor het trans-Europees vervoersnetwerk, DG Mobiliteit
en vervoer, DG Energie)
4.4.1.
Beoordeling van de controlestrategie (DG Energie)
De beoordeling van de controles binnen het DG Energie omvatte zowel de controles ex
ante als ex post. Daaruit bleek dat de dossiers over controles achteraf volledige en
samenhangende werkdocumenten zouden moeten bevatten. De dienst Interne Audit heeft
daarom aanbevolen dat het DG Energie een gestandaardiseerd controleprogramma
gebruikt en meer aandacht besteedt aan bewijsstukken voor de beoordeling en
goedkeuring van controleaangelegenheden. De aanbevelingen werden aanvaard en het
actieplan werd als voldoende beschouwd.
4.5.
Externe steun, ontwikkeling en uitbreiding
(DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid, ECHO, DG Uitbreiding, dienst Instrumenten
buitenlands beleid)
4.5.1.
Opzetten van de interne organisatie in de EU-delegaties (DG Ontwikkeling en
samenwerking — EuropeAid)
Met de oprichting van de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) moest een
aantal nieuwe structuren en processen worden ingesteld, waarbij zowel het hoofdkantoor
als de delegaties betrokken waren. Het algemene doel van de huidige beperkte
beoordeling was over te gaan tot een evaluatie van de procedures die tussen de Europese
Commissie en EDEO zijn ingesteld om een goed financieel beheer te waarborgen van de
begroting voor externe hulp die via de EU-delegaties wordt beheerd.
De dienst Interne Audit nodigde het DG Ontwikkeling en samenwerking — EuropeAid
uit om na te denken over het creëren van een middenkader dat de delegatieleider (zeker
in de grotere EU-delegaties) zou kunnen bijstaan bij het beheer van de financiële steun.
Omdat er voortdurend wijzigingen werden aangebracht in de procedures (bv. herziening
van de financiële circuits) en er ten tijde van de beperkte controle een herziene interne
controle-architectuur in de delegaties17 werd geïmplementeerd, zal er later een controle
komen op de daadwerkelijke tenuitvoerlegging van deze herziene regelingen.
4.6.
Onderwijs en burgerschap
(DG Communicatie, DG Onderwijs en cultuur, Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en
cultuur (EACEA), DG Binnenlandse zaken, DG Justitie)
16
17
NL
In 2011 vond een uitgebreide controle plaats op dit beleidsterrein, met name inzake de
controlestrategieën.
Bijv. vernieuwde beheersverslagen over externe steun, betrouwbaarheidsverklaring van de
delegatieleiders.
15
NL
4.6.1.
Actieprogramma op het gebied van een leven lang leren (DG Onderwijs en
cultuur, EACEA)
Het doel van de controle was te beoordelen of de controlestrategie die door het EACEA
wordt gebruikt voor het beheer van het actieprogramma op het gebied van een leven lang
leren, het mogelijk maakt om redelijke zekerheid te verkrijgen over de wettigheid en
regelmatigheid van de onderliggende financiële transacties en om de geschiktheid,
doelmatigheid en doeltreffendheid na te gaan van het interne controlesysteem dat het DG
Onderwijs en cultuur gebruikt voor het uitoefenen van haar toezichthoudende rol op de
uitvoering van het programma door het agentschap.
De procedure van saldobetalingen18 is goed georganiseerd en goed gevestigd binnen het
EACEA, maar de controle bracht een onsamenhangende uitvoering van de risicogerichte
controlestrategie en inbreuken op de regel van de niet-terugwerkende kracht aan het licht.
Het interne controlesysteem dat het DG Onderwijs en cultuur gebruikt voor het
uitoefenen van haar toezichthoudende rol op de uitvoering van het programma door het
agentschap is adequaat, doeltreffend en doelmatig, hoewel tekortkomingen (zoals het
ontbreken van een bijgewerkte toezichtstrategie, hiaten in het documenteren van het
toezichtskader en het ontbreken van kernprestatie-indicatoren) het moeilijk maken te
beoordelen of het strategische toezichtsbeleid is gevolgd. Het kan zijn dat de directe
betrokkenheid van het DG Onderwijs en cultuur in het operationele beheer van het
actieprogramma niet leidt tot het meest efficiënte gebruik van middelen.
Het DG Onderwijs en cultuur en het EACEA hebben alle aanbevelingen aanvaard en de
geplande maatregelen werden als toereikend beschouwd.
4.6.2.
Beoordeling van de controlestrategie (DG Binnenlandse zaken)
De dienst Interne Audit heeft de aandacht gevestigd op tekortkomingen in het toezicht op
de procedures van het DG Binnenlandse zaken inzake afsluiting, en in het bijzonder op
het ontbreken van adequate instrumenten voor een passend toezicht op het beheer van
een groot aantal processen voor het afsluiten van jaarprogramma’s. Bovendien heeft het
DG Binnenlandse zaken het te laat indienen van afsluitende documenten niet als
inbreuken geregistreerd. De dienst Interne Audit heeft aanbevolen dat het directoraatgeneraal zich schikt naar de interne controlenormen van de Commissie. Het DG moet
zijn beheers- en controlesystemen versterken en de procedures herzien door gebruik te
maken van een controlelijst en van richtlijnen voor afsluitende dossierstukken.
De dienst Interne Audit vond ook tekortkomingen in de strategie van het DG voor de
controles ex post, en beval een methodiek aan waardoor de resultaten van deze controles
zouden kunnen worden opgenomen in het model dat door het DG gebruikt wordt om te
komen tot de betrouwbaarheidsverklaring inzake het jaarlijkse activiteitenverslag. Het
bijbehorende actieplan werd als voldoende beschouwd.
18
NL
Exclusief saldobetalingen vanuit de administratieve begroting en inkoop, en exclusief die delen
van het actieprogramma op het gebied van een leven lang leren die via de nationale agentschappen
in de lidstaten worden uitgevoerd.
16
NL
4.6.3.
Toezicht op de tenuitvoerlegging van het Europese recht (DG Justitie)
De controle op de correcte toepassing van de EU-wetgeving door de lidstaten is een van
de kernactiviteiten van de Commissie, zoals vastgelegd in het Verdrag. Het ‘acquis
communautaire’ en de beleidsgebieden van het DG Justitie (waarover in 2012 een
controle werd uitgevoerd) geven aanleiding tot meer dan 10% van alle actieve
inbreukprocedures. De controleurs erkennen de geavanceerde werkwijze en de
voortdurende inspanningen van het directoraat-generaal, maar wijzen ook op een aantal
tekortkomingen in de strategische planning en in de programmeringsprocedures, met
name in de aandacht die aan het toezicht wordt besteed in de beheersplannen en de
jaarlijkse activiteitenverslagen. Als gevolg daarvan is de toewijzing van middelen voor
deze belangrijke activiteit niet optimaal en worden de prestaties niet voldoende
geëvalueerd. Het bijbehorende actieplan werd als voldoende beschouwd.
4.7.
Economische en financiële zaken
(DG Concurrentie, DG Economische en financiële zaken, DG Ondernemingen en industrie, DG Interne
Markt en Diensten, Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), DG Belastingen en douane-unie, DG
Handel)
4.7.1.
Tenuitvoerlegging van het CIP-programma door het Europees Investeringsfonds
(DG Economische en financiële zaken)
De faciliteit voor snelgroeiende, innovatieve bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf
(FSIM) vormt een onderdeel van het ruimere kaderprogramma voor
concurrentievermogen en innovatie (CIP) en van het programma voor ondernemerschap
en innovatie. Het is een communautair financieringsinstrument voor kleine en
middelgrote ondernemingen. Het Europees Investeringsfonds (EIF) beheert de FSIM
namens de Commissie, op basis van een fiduciaire managementovereenkomst (FMO).
Het doel van de controle was om na te gaan hoe doeltreffend het EIF de FSIM beheert; in
het bijzonder (i) of het EIF zich houdt aan de FMO en (ii) of het DG Economische en
financiële zaken er doeltreffend en doelmatig op toeziet dat de FSIM haar specifieke
doelstellingen behaalt.
De controle bracht aan het licht dat er tekortkomingen zijn in:
(i) de indicatoren die gebruikt worden
financieringsinstrument weer te geven, en
om
de
doelstellingen
van
het
(ii) de definitie van gebeurtenissen die een materiële wijziging in de FMO inhouden.
Het DG Economische en financiële zaken heeft alle aanbevelingen aanvaard en de
geplande maatregelen werden als toereikend beschouwd.
4.7.2.
Niet-budgettaire activiteiten (DG Economische en financiële zaken)
Naar aanleiding van de financiële en staatsschuldencrisis heeft de Europese Unie nieuwe
financieringsinstrumenten gecreëerd om op te treden als kredietverlener en om geld uit te
lenen aan lidstaten in financiële moeilijkheden. De Europese Commissie beheert het
Europees financieel stabilisatiemechanisme, een programma van financiële steun dat het
NL
17
NL
mogelijk maakt leningen te verstrekken en deze te financieren door de uitgifte van
schuldbewijzen op de kapitaalmarkten.
De controle bracht twee problemen aan het licht inzake het beheer van het nieuwe
instrument:
(i) Het DG Economische en financiële zaken ziet zich voor nieuwe interne en externe
uitdagingen geplaatst, waarvoor de gebruikelijke mechanismen van risicobeheer niet
geschikt zijn. De ontwikkeling van controles op het gebied van logistieke ondersteuning,
IT-beveiliging en documentbeheer hield geen gelijke tred.
(ii) Gezien de omstandigheden waarin het DG Economische en financiële zaken opereert,
is het moeilijk competente medewerkers aan te trekken en te behouden zonder de
bedrijfscontinuïteit in het gedrang te brengen.
Deze tekortkomingen kunnen invloed hebben op de bedrijfscontinuïteit en op de
doeltreffendheid en doelmatigheid van de bedrijfsvoering, waardoor er voor de
Commissie een hoog risico is op reputatieschade.
In antwoord op de aanbevelingen van de dienst Interne Audit is het DG Economische en
financiële zaken een uitvoerige risicobeoordeling gestart van de manier waarop
uitvoering wordt gegeven aan de nieuwe taken.
4.7.3.
Beoordeling van de controlestrategie (DG Ondernemingen en industrie)
Deze beoordeling omvatte zowel controles ex ante als ex post. De dienst Interne Audit
beval aan de rol van coördinator inzake interne controle te versterken. Bovendien moeten
verbeteringen aangebracht worden in het documentbeheer en het registreren van
uitzonderingen. Het actieplan van het directoraat-generaal werd als voldoende
beschouwd.
4.7.4.
Toezicht op de tenuitvoerlegging van het Europese recht (DG Belastingen en
douane-unie)
De dienst Interne Audit controleerde in het DG Belastingen en douane-unie hoe het
toezicht op de uitvoering van het EU-recht verliep. Naast een aantal sterke punten, zoals
de professionele achtergrond en ervaring van de mensen die de zaken behandelen en een
doeltreffende prioritering van de werklast, bracht de controle een aantal tekortkomingen
aan het licht.
Belastingen en douane-unie is goed voor 12% van alle actieve inbreukprocedures en is
daarmee een van de drie beleidsterreinen waar de meeste inbreuken worden vastgesteld.
Dit komt echter onvoldoende tot uiting in het beheersplan en in het jaarlijkse
activiteitenverslag. De prestaties op dit terrein moeten beter worden gemeten. De dienst
Interne Audit beval tevens een betere coördinatie tussen de eenheden aan, zodat de
tenuitvoerlegging van het EU-recht op het gebied van douane beter kan worden
opgevolgd. Het actieplan van het directoraat-generaal werd als voldoende beschouwd.
4.8.
Algemene diensten en HR
(DG Personele Middelen en Veiligheid, DG Begroting, DG Vertaling, DG Informatica, Europees Bureau
voor personeelsselectie (EPSO), Eurostat, Juridische Dienst, Bureau infrastructuur en logistiek — Brussel,
NL
18
NL
Bureau infrastructuur en logistiek — Luxemburg, Publicatiebureau, Bureau Beheer en de afwikkeling van
de individuele rechten, DG Tolken, secretariaat-generaal)
4.8.1.
Ontwikkelen, produceren en verspreiden van statistische gegevens (Eurostat)
Eurostat is belast met het ontwikkelen van Europese statistieken, overeenkomstig de
vastgestelde regels en statistische beginselen19 en met naleving van de praktijkcode
Europese statistieken20.
In de risicobeoordeling die in 2011 door Eurostat is gedaan, werd het gebrek aan
coördinatie tussen Eurostat en de op beleid gerichte DG’s als een kritiek risico gemeld.
Deze controle had als doel de geschiktheid, doeltreffendheid en doelmatigheid na te gaan
van de processen inzake de ontwikkeling, productie en verspreiding van de statistieken
die door Eurostat worden beheerd (in samenwerking met andere diensten en directoratengeneraal van de Commissie).
Er werd een aantal problemen vastgesteld die zouden kunnen leiden tot
onverenigbaarheden, lacunes of overlappingen, een lage kwaliteit van gegevens en de
verstoring van de bedrijfscontinuïteit:
(i) er bestaat binnen de Commissie geen duidelijke omschrijving van en consensus over
het begrip “statistiek”;
(ii) het communautair statistisch programma van Eurostat is niet op één lijn gebracht met
de strategische planningcyclus van de Commissie;
(iii) de rol en verantwoordelijkheid van Eurostat worden niet volledig geaccepteerd en
erkend;
(iv) er bestaat geen zekerheid over de mate waarin de praktijkcode Europese statistieken
wordt nageleefd; en
(v) er is een gebrek aan coördinatie op het niveau van de Commissie inzake het gebruik
van externe aanbieders van statistische diensten.
Naar aanleiding van deze controle heeft de Commissie op 17 september 2012 een nieuw
besluit over Eurostat vastgesteld (Besluit nr. 2012/504/EU), dat een antwoord kan bieden
op veel van de bovenstaande bevindingen. Het actieplan werd als voldoende beschouwd.
4.9.
IT-audits
De dienst Interne Audit heeft, in het kader van zijn rol in het algemene toezicht op de
technologische veiligheid en draagkracht van de Commissie, verschillende controles
uitgevoerd op het vlak van IT.
19
20
NL
Verordening (EG) Nr. 223/2009, artikel 6.
COM(2005) 0217 definitief.
19
NL
4.9.1.
Beheer van IT-systemen op lokaal niveau (DG Ontwikkeling en samenwerking
— EuropeAid, DG Handel)
Uit de controles op de lokale IT-systemen die in het DG Ontwikkeling en samenwerking
— EuropeAid en het DG Handel zijn uitgevoerd en waarbij de doeltreffendheid en
doelmatigheid van het IT-beheer is nagegaan, bleek dat de IT-eenheden goed
georganiseerd en gevestigd zijn. In de controleverslagen wordt de nadruk gelegd op het
belang van een doeltreffend IT-beheer en een betere IT-risicobeheersing, van het
beschermen van de vertrouwelijkheid van de verwerkte gegevens (DG Handel), en van
het versterken van de informatieveiligheid, om zo inbreuken op de
beveiligingvoorschriften zoveel mogelijk te vermijden (DG Ontwikkeling en
samenwerking — EuropeAid).
4.9.2.
IT-beheer en -prestaties (DG Gezondheid en consumenten, Uitvoerend
Agentschap voor gezondheid en consumenten (EAHC))
Het DG Gezondheid en consumenten heeft een relatief hoog IT-budget en financiert het
grootste deel van haar uitgaven voor IT uit beleidskredieten. Ten opzichte van de vorige
controle21 werd in het algemeen een significante verbetering vastgesteld in de stand van
de algemene controles op het vlak van IT. Deze controle was gericht op beheer,
doelmatigheid en kwaliteitsaspecten. Gezien het veel kleinere IT-budget werd voor het
EAHC een meer beperkte controle uitgevoerd.
De controleurs stelden vast dat:
(i) het DG Gezondheid en consumenten nog steeds niet beschikt over een algemene ITstrategie voor de lange termijn of een gedocumenteerde strategie waarin ook het EAHC
betrokken is, en waarin wordt beschreven hoe het DG in dat tijdsbestek de
bedrijfsprocessen zou ondersteunen. Hoewel het IT-richtplan en het beheersplan een
aantal kernprestatie-indicatoren op hoog niveau bevatten, is er geen omvattend proces
inzake prestatiebeheer.
(ii) het EAHC moet overgaan tot het formaliseren van een aantal belangrijke procedures
(inzake veranderingsmanagement, prestatiebeheer en kwaliteitsbeheer).
Het actieplan werd als voldoende beschouwd.
4.9.3.
Horizon 2020 (DG Onderzoek en innovatie, DG Communicatienetwerken,
inhoud en technologie, Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad
(ERCEA))
Het kernprogramma voor onderzoek en innovatie “Horizon 2020” wil de mondiale
concurrentiepositie van Europa veiligstellen en het creëren van nieuwe groei en banen
aansturen. Er zijn verschillende IT-projecten ontwikkeld die het beheer van dit project
moeten ondersteunen. Het DG Onderzoek en innovatie treedt op als eigenaar van het
technische systeem, en ERCEA en het DG Communicatienetwerken, inhoud en
technologie treden op als beheerders.
De dienst Interne Audit formuleerde twee zeer belangrijke aanbevelingen:
21
NL
IT-audit van 2006 inzake ‘Grootschalige informatiesystemen’.
20
NL
(i) om het initiatief verdere vooruitgang te laten boeken moet er een betere integratie van
informatiesystemen komen en zijn er duidelijke procedures en een algemeen IT-beheer
nodig door middel van het instellen van een stuurgroep voor IT-projecten, en
(ii) het DG Onderzoek en innovatie moet haar plan voor projectactiviteiten en -middelen
beter definiëren.
Omdat Horizon 2020 een nieuw en horizontaal initiatief is, kan het nodig zijn het DG
Informatica en andere op onderzoek gerichte DG’s bij de uitvoering van de
aanbevelingen te betrekken.
Het door het DG Onderzoek en innovatie ontwikkelde actieplan werd als voldoende
beschouwd.
5.
OVERLEG MET
DE COMMISSIE
DE INSTANTIE VOOR FINANCIËLE ONREGELMATIGHEDEN VAN
In 2012 werden door de instantie voor financiële onregelmatigheden geen
systeemproblemen gemeld overeenkomstig artikel 73, lid 622 van het Financieel
Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen.
6.
CONCLUSIES
De tenuitvoerlegging in dit jaar en de voorgaande jaren van de actieplannen die naar
aanleiding van de controles van de dienst Interne Audit zijn opgesteld, draagt bij aan een
gestage verbetering van het kader voor interne controles van de Commissie.
Aan de diensten van de Commissie werd daarom met klem gevraagd maatregelen te
nemen in antwoord op de aanbevelingen die op grond van de controles werden gedaan.
De dienst Interne Audit zal follow-upcontroles uitvoeren over de uitvoering van de
actieplannen die zullen worden onderzocht door het Comité follow-up audit, dat indien
nodig informatie zal verstrekken aan het college.
In nauwe samenwerking met alle interne-auditcapaciteiten heeft de dienst Interne Audit
een nieuw strategisch plan opgesteld voor de periode 2013-2015. De dienst Interne Audit
zal zich blijven richten op financiële naleving en IT-audits, en zal haar activiteiten op het
vlak van prestatiecontrole opvoeren.
22
NL
Art. 117 van de uitvoeringsvoorschriften voor het Financieel Reglement stelt: ‘In dit jaarlijkse
verslag [i.e. het verslag bedoeld in artikel 99, lid 3] wordt tevens melding gemaakt van de
systeemproblemen waarop de overeenkomstig artikel 73, lid 6, van het Financieel Reglement
opgerichte gespecialiseerde instantie heeft gewezen.
21
NL