Instituut voor Innovatie door Wetenschap en

HR netwerk
Infosessie
28 05 2004
1
Aanleiding en doel infosessie
• Brief van Minister-president en Ambtenarenzaken (5 Feb ‘04)
– Beter Bestuurlijk Beleid
• Grotere responsabilisering
• Verantwoordelijkheid interne controle  lijnmanagement
• Doel van deze infosessie:
– Ondersteunen lijnmanager bij uitbouw interne controle systeem
• Creëren van bewustwording in organisatie
• Toelichting aanpak van Interne Audit
2
Opbouw presentatie
• Korte voorstelling van Interne Audit
• Toelichting interne controle-organisatiebeheersing
• Rol van Interne Audit bij uitbouw van interne controle
– Leidraad organisatiebeheersing
– Sterkte-zwakteanalyse
3
I. Interne Audit
definitie en begrippen
4
Oprichting Interne Audit
• Regeerakkoord Vlaamse regering (13/7/1999)
• Effectieve oprichting: 3 besluiten van de VR 8/9/2000
• Operationeel sedert september 2001
5
Oprichting Interne Audit
I.k.v. BBB:
• Kaderdecreet art. 34
• IVA sui generis
– Nieuwe naam: Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA)
– Besluit definitief goedgekeurd door VR 16/04/2004 incl. twee
amendementen:
• exclusief opvolging en evaluatie van de beheersovereenkomsten
• rapport enkel aan geauditeerde, hiërarchisch overste en opdrachtgever
6
Missie
Interne Audit wil:
• een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner zijn van
het management,
• bij het beheersen van financiële, wettelijke en organisatorische
risico’s,
• teneinde een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van
een efficiënte, effectieve, kwaliteitsvolle en ethische organisatie.
7
Onafhankelijke partner
• Ressorterend onder de Vlaamse regering
• Auditcomité:
– Leden: 7 (4 onafhankelijken, inclusief
voorzitter)
– Bevoegdheden:
Vlaamse regering
Auditcomité
Interne Audit
• Adviseren Vlaamse regering m.b.t. domeinen
interne controle
• Waken over efficiëntie en effectiviteit
auditproces
– Jaarlijks verslag aan Vlaamse regering
8
Objectieve partner
• In hoofde van de medewerkers van interne audit:
– Geen operationele bevoegdheden
– Geen belangenconflicten
– Onbevooroordeeld
• Qua methodologie:
– Risicoanalyse als basis voor auditplanning
 4 risiofactoren:
1° Strategisch belang
2° Materialiteit
3° Controlerisico
4° Wijzigingen
– Werken volgens internationale standaarden,….
9
Bekwame partner
• Competenties:
– Globaal en individueel opleidingsplan
– Certificatie interne audit:
• manager -en senior- auditors
• stimulatie voor alle medewerkers
– Continue opvolging ontwikkelingen binnen de organisatie
• Methodologie: werking volgens:
– (Internationaal) aanvaarde standaarden
– Eigen handboek
• Externe evaluatie werking IA: minstens om de 5 jaar
10
Partner v/h management
Actueel:
• Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap
• Vlaamse Wetenschappelijke instellingen (5)
• Vlaamse Openbare Instellingen:
– 19 van Cat A
– 33 van Cat B of ‘sui generis’
BBB: 13 beleidsdomeinen:
• Departement en MOD
• IVA met of zonder rechtspersoonlijkheid
• Publiekrechtelijke EVA’s
11
Missie
Interne Audit wil:
• een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner zijn van het
management,
• bij het beheersen van financiële, wettelijke en organisatorische risico’s,
• teneinde een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van
een efficiënte, effectieve, kwaliteitsvolle en ethische organisatie.
12
Taakstelling-aanbod
Evaluatie v/h intern controlesysteem via:
• Operationele/organisatie audit
•
•
•
•
•
•
Financiële audit
Compliance audit
IT-audit
Europese Structuurfondsen
Ad hoc-opdrachten
Administratieve onderzoeken
Geïntegreerde audit
60 % van de tijd
25 % van de tijd
13
Organigram
Vlaamse regering
Auditcomité
(Adviserend, onafh orgaan)
FTE
Auditoren (incl. Hoofd)
Ondersteuning
Totaal
Interne Audit
Hoofd
Eddy Guilliams
Kader Effectief
22
18
4
3
26
21
Secretariaat
Beleidsdomeinen
Persoonsgebonden materies
Manager Auditor
Mark Vandersmissen
Senior auditor
Auditoren
Beleidsdomeinen
Niet-persoonsgebonden materies
Manager Auditor
Lieven Penninck
Senior auditor
Auditoren
Beleidsdomeinen
Transversale materies+adm oz
Manager Auditor
Wim De Naeyer
Senior audior
Auditoren
14
Missie
Interne Audit wil:
• een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner zijn van het
management,
• bij het beheersen van financiële, wettelijke en organisatorische
risico’s,
• teneinde een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw
van een efficiënte, effectieve, kwaliteitsvolle en ethische
organisatie.
15
Toelichting interne controleorganisatiebeheersing
16
Wat is interne controle?
Interne controle is een samenstel van maatregelen, vervat
in de verschillende bedrijfsprocessen, uitgebouwd door het
management om redelijke zekerheid te bekomen omtrent:
•
•
•
•
•
bereiken van de opgelegde doelstellingen
naleving van wetten, procedures,…
betrouwbare financiële en beheersinformatie
efficiënt en economisch gebruik van middelen
bescherming van activa, voorkoming fraude
(kaderdecreet BBB + memorie van toelichting)
Art 33: definitie en verantwoordelijkheid management
Art 34: rol en verantwoordelijkheid van interne Audit
17
Relatie IA - IC
Interne audit (art. 34):
Interne controle (art. 33):
doelstellingen van interne controle
evalueren van
 doen we de juiste
dingen ?
 doen we de dingen
juist ?
 bereiken v/ opgelegde doelstellingen
 naleving regelgeving en procedures
 betrouwbare financiële en beheersinfo
 efficiëntie van operaties en efficiënte
inzet van middelen
 bescherming activa en voorkomen van
fraude
18
Organisatiebeheersing
Omvat:
• De wijze waarop de organisatiedoelstellingen worden
bepaald,
• hoe de organisatie zich inricht om deze doelstellingen op
een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle
manier tot stand te brengen, op te volgen en tijdig bij te
sturen waar nodig
• en hieromtrent verantwoording aflegt aan haar
belanghebbenden
19
Niveaus Organisatiebeheersing
Doelstellingen
Entiteit
Risico’s
Proces
Taak
Departement, IVA of EVA
20
Model van organisatiebeheersing
EFFECTIVITEIT
Belanghebbendenmanagement
PLAN
OrganisatieStructuur
HRM
A
C
T
Cultuur&integriteit
DO
Financieel
mgt
CHECK
ICT
Facility mgt
Info /comm
K
W
A
L
I
T
E
I
T
Veranderingsmanagement
E
T
H
I
E
K
Doelstellingen en strategie
Monitoringsystemen
EFFICIENTIE
21
Risicomanagement vs
organisatiebeheersing
• Organisatie beheersen = risico’s beheersen = uitbouw
interne controle
• Leidraad kan hulpmiddel zijn
– principes en maatregelen bij thema’s opgenomen in
leidraad moeten risico’s afdekken
– prioriteit moet afgeleid worden uit
organisatiedoelstellingen en verbonden risico’s
22
Leidraad Interne controleorganisatiebeheersing
23
Inhoud
Wat is het?
• Handreiking voor de lijnmanager om organisatiebeheersing te
optimaliseren:
 aanreiken van na te streven principes/thema
 aanreiken van voorbeelden om deze principes te realiseren
• Evaluatiekader (uniform) voor IA bij sterkte-zwakteanalyses
• Ontwerpversie
Wat is het niet?
• Gestandaardiseerde checklist op maat
• Verplichting
• Doel op zich
24
Een voorbeeld (1/2)
Thema: Doelstellingen en strategie
Subthema: strategische en operationele doelstellingen
Doelstellingen inzake organisatiebeheersing:
1. De organisatie beschikt over duidelijke, coherente strategische en
operationele doelstellingen, vervat in het goedgekeurde
aansturingsinstrument
2. Deze doelstellingen worden verder geoperationaliseerd naar
interne organisatiedoelstellingen per organisatieonderdeel en
uiteindelijk doorvertaald naar individuele doelstellingen
3. De doelstellingen zijn gecommuniceerd en bekend bij interne en
externe belanghebbenden
25
Een voorbeeld (2/2)
1° Duidelijke, coherente doelstellingen
– m.b.t. formulering:
1. De organisatie beschikt over duidelijke, coherente strategische en
operationele doelstellingen, vervat in het goedgekeurde
aansturingsinstrument
2. Deze doelstellingen worden verder geoperationaliseerd naar
interne organisatiedoelstellingen per organisatieonderdeel en
uiteindelijk doorvertaald naar individuele doelstellingen
3. De doelstellingen zijn gecommuniceerd en bekend bij interne en
externe belanghebbenden
 omvatten kernopdrachten (niet meer, niet minder)
 omvatten nieuwe initiatieven cf. beleid van Mi
 vormen evenwichtig geheel
 voldoen aan SMART criteria
– m.b.t. tot de wijze van totstandkoming:
 ontwikkeld volgens bepaalde methodologie
 gebruik van criteria en prioriteitenmatrix
26
Sterkte-zwakteanalyse
27
Sterkte-zwakteanalyse
Wat?
• Analyse van de organisatie op vlak van organisatiebeheersing,
gebaseerd op principes van de leidraad (nulmeting/foto)
• Conclusie m.b.t. de aanwezigheid en aangepastheid van
instrumenten om de organisatie te beheersen
Wat niet?
•
•
•
•
Opvolging en evaluatie van de beheersovereenkomst
Inhoudelijke beoordeling van de strategie
Geen aanbevelingen, geen opvolging
Uitspraak of organisatie daadwerkelijk ook goed functioneert
28
Sterkte-zwakteanalyse
Finaliteit?
• Management helpen bij de verdere uitbouw of verfijning v/h
intern controlesysteem op organisatieniveau
• Beeld geven van organisatiebeheersing binnen beleidsdomein
(a/d beleidsraad) en volledige Vlaamse administratie
(auditcomité -> Vlaamse regering)
Hoe?
• Analyse van opgevraagde documentatie (cf. lijst)
• Interviews met aantal sleutelfiguren
29
Sterkte-zwakteanalyse
Rapporteringsproces:
• Ontwerprapport (Directievoorzitter)
– Tabelvorm met sterke punten en aandachtspunten per thema
en subthema
– Algemene conclusie m.b.t. de mate van
organisatiebeheersing
Opmerking: geen aanbevelingen
• Reactie van de organisatie en bespreking op exitmeeting
• Definitief rapport
• Managementreactie na 1 maand vanwege organisatie
30
Sterkte-zwakteanalyse
Bestemmelingen definitief rapport
• Directievoorzitter/voorzitter raad van bestuur (detailrapport en
managementsamenvatting)
• Voogdijminister (enkel managementsamenvatting)
• Leden Auditcomité Vlaamse Administratie (enkel
managementsamenvatting)
NB: cel wetsmatiging indien relevant
Termijn: +/- 45 werkdagen
Startdatum: periode
31
Contactgegevens
Adres:
Interne Audit Vlaamse Administratie
North Plaza Koning Albert II laan 7, 1210 Brussel
Tel: 02-553 45 44 Fax: 02-553 45 45
E-mail: [email protected]
32