Profielschets manager bedrijfsvoering/MT

Profiel
manager bedrijfsvoering/MT-lid
Siriz
Geertrui van Gorkom
Gorssel, april 2016
Profielschets manager bedrijfsvoering/MT-lid bij Siriz
Algemeen
Bij Siriz werken 40 werknemers en 100 vrijwilligers op het terrein van preventie,
ondersteuning en zorg bij onbedoelde zwangerschap. Siriz is in 2010 opgericht en het
hoofdkantoor is in Amersfoort gevestigd.
De organisatie vervult de volgende missie:
 het werken aan een maatschappelijk klimaat waarin de beschermwaardigheid van het
ongeboren menselijk leven wordt erkend;
 het versterken van de bewustwording en weerbaarheid van jeugdigen met het oog op
het voorkomen van onbedoelde zwangerschap;
 het bieden van hulp aan hen die door een zwangerschap in de problemen zijn geraakt.
Het recht van het ongeboren menselijk leven om ter wereld te komen is leidend voor de
organisatie. Tegelijkertijd wordt de eigen verantwoordelijkheid van de ouders om binnen de
wettelijke grenzen zelf een keuze te maken voor het uitdragen of het afbreken van de
zwangerschap gerespecteerd.
Siriz is geworteld in de christelijke gemeenschap in Nederland en heeft op basis daarvan
toegang tot relaties met deze achtergrond. Siriz moet daardoor goed in staat zijn haar
waarde toe te voegen aan deze belanghebbenden, maar ook - vanwege haar algemene
toegankelijkheid - aan anderen.
De preventie versterkt de bewustwording en weerbaarheid van jeugdigen met het oog om
een onbedoelde zwangerschap te voorkomen. Schoolbezoeken vormen hierbij een belangrijk
onderdeel. De ondersteuning richt zich op zorg en ondersteuning bij alle vormen van
psychosociale problematiek bij het vervullen van het ouderschap op jonge leeftijd, bij
afstand en bij problematiek ten gevolge van een zwangerschapsafbreking.
De organisatie
Er vinden al geruime tijd binnen de overheid, zorg en maatschappelijke organisaties
landelijk diverse verschuivingen plaats, enerzijds aan de financieringskant, de regelgeving
en anderzijds op het vlak van besturen en leiderschap. Er wordt een andere koers gezocht
met de nadruk op lean en mean, zelfsturing en flexibiliteit om de veranderingen aan te
kunnen. Siriz gaat mee in deze veranderingen en heeft onder meer recent een efficiëntere
inrichting ondergaan.
Siriz wil een innovatieve en resultaatgerichte organisatie zijn en werkt eraan om op basis
van lokale, regionale en landelijke productmarktcombinaties ingericht te zijn. De organisatie
heeft nu gekozen voor inbedding op lokaal en regionaal niveau van haar preventie,
ondersteuning en zorg. De teams in de regio worden integraal verantwoordelijk voor alle
diensten en ondersteuning en rapporteren aan de regiomanager. De regiomanagers vormen
met de manager bedrijfsvoering het MT dat aan de bestuurder rapporteert.
Het meerjarenbeleidsplan 2016-2019 gaat verder in op alle plannen, waarbij
deskundigheidsbevordering/scholing van ook de vrijwilligers een belangrijke plek gaat
krijgen.
Dit alles vraagt om klantgerichte medewerkers die betrokken én flexibel zijn. Siriz
ondersteunt haar medewerkers zich verder te ontwikkelen tot medewerkers met passie en
lef.
Uiteindelijk worden medewerkers op zelfstandigheid, veranderingsgezindheid, sensitiviteit,
ondernemerschap, betrokkenheid en innovatievermogen gewaardeerd, waarbij Siriz zeker
nog aan het begin van deze ontwikkelingen staat en een weg te gaan heeft.
De functie manager bedrijfsvoering
De manager bedrijfsvoering ontzorgt samen met de regiomanagers de bestuurder doordat
hij/zij de operationele, beleidsmatige, financiële en personele doelstellingen van zijn/haar
organisatieonderdeel realiseert en waarborgt dat de dienstverlening van de organisatieeenheid op korte en lange termijn aansluit bij marktontwikkelingen en -eisen.
search & selectie, coachen & advies
Hij/zij vervult een belangrijke rol bij de organisatieontwikkeling en gewenste
cultuurveranderingen. De bedrijfsvoering krijgt onder zijn/haar leiding in de nieuwe setting
een ondersteunende, dienstverlenende rol, waarbij alle betrokkenen er alles aan doen om
het de mensen in het veld mogelijk te maken hun werk integraal en naar behoren uit te
voeren. Zo zullen de verschillende systemen onder de loep genomen worden en bovenal de
financiële stromen voor de betrokkenen overzichtelijk en inzichtelijk gemaakt.
Taken en verantwoordelijkheden in hoofdlijnen
De manager

is eindverantwoordelijk voor de effectieve en doelmatige integrale bedrijfsvoering bij
Siriz en het ontwikkelen en implementeren van strategisch en tactisch beleid betreffende
de bedrijfsvoering (financieel, personeel en opleidingen, ICT, facilitair, vastgoed en
investeringen);

geeft integraal leiding aan het bedrijfsbureau (financieel medewerker,
kwaliteitsmedewerker, P&O-medewerker, 3 secretariaatsmedewerkers);

zorgt voor een effectief en efficiënt georganiseerd bedrijfsbureau;

ontwikkelt en onderhoudt een relevant relatienetwerk op tactisch niveau met diverse inen externe partijen, instellingen en organisaties, met als doel een herkenbare en
positieve positionering van Siriz.
Functie-eisen
De manager heeft

HBO+ of academische opleiding met relevante aanvullingen (financieel-economisch,
personeel);

naast het vermogen tot beleidsanalyse en beleidsontwikkeling ook het vermogen om
hands-on de diepte en de details in te gaan;

specifieke kennis en ervaring op het gebied van financiering van zorg en welzijn en
kennis van de in dit kader relevante wet- en regelgeving;

kennis van de recente ontwikkelingen op het gebied van de inrichting en het beheer van
de administratieve organisatie, financieel management, informatie- en
communicatietechnologie, human resource management, facilitaire dienstverlening en
vastgoedmanagement;

ruime (verander)managementervaring in de zorg.
Competenties
De volgende competenties en persoonlijkheidskenmerken worden nadrukkelijk in de
manager gezocht:

ondernemerschap en zelfstandigheid;

flexibiliteit;

hands-on mentaliteit;

visie op inrichting en sturing van een dienstverlenende organisatie ‘nieuwe stijl’;

commerciële kansen zien en kunnen omzetten in resultaten;

analytisch en strategisch vermogen;

netwerker;

integriteit;

verbindend vermogen;

peoplemanager vanuit dienend leiderschap;

communicatief vaardig;

mensen in een veranderende organisatie mee kunnen nemen, weerstanden kunnen
overbruggen.
Arbeidsvoorwaarden
De positie wordt in schaal 12 cao WMD gewaardeerd. Het betreft een fulltime functie.
search & selectie, coachen & advies
Procedure-informatie
De werving en selectie van deze functie wordt gedaan door Geertrui van Gorkom van Van
Gorkom Executive. Voor nadere informatie over de functie kunt u met haar contact
opnemen via telefoonnummer 06-36368677.
Geïnteresseerd?
Kandidaten worden van harte uitgenodigd hun cv met motivatiebrief vóór 23 april 2016 te
sturen naar [email protected] of deze via de website
www.vangorkomexecutive.com te uploaden.
De eerste gesprekken met Geertrui van Gorkom vinden plaats in de weken 16 en 17. De
selectiegesprekken bij Siriz worden op 9 en 10 mei 2016 gehouden. Het assessment staat
op 11 of 12 mei 2016 gepland.
search & selectie, coachen & advies
Bijlage
Resultaatgebieden m.b.t. de organisatie
 Adviseert de RvB en managers over het strategische beleid.
 Coördineert de informatieverzameling voor het opstellen van een
(meer)jarenbeleidsplan, de (meerjaren)begroting, bedrijfsrapportages en het
jaarverslag.
 Verzorgt managementinformatie, zoals financiële rapportages, bedrijfseconomische
analyses en beslissingscalculaties. Maakt samenvattingen, trekt conclusies en geeft
de RvB en het managementteam gevraagd en ongevraagd advies over te nemen
maatregelen.
 Beoordeelt plannen die door managers zijn opgesteld. Houdt hierbij rekening met de
financiële effecten op zowel de korte als de lange termijn.
 Functioneert als vraagbaak voor vraagstukken op de genoemde beleidsterreinen.
 Adviseert en toetst liquiditeitenbeheer en debiteurenbeheer.
 Draagt zorg voor een doelmatige informatieverschaffing voor de beleidsvoering.
 Stelt algemene planning- en beheersingsprincipes, richtlijnen en -procedures van de
instelling op; ziet toe op de naleving ervan.
 Voert evaluaties uit van de bedrijfs- en administratieve processen en
informatiesystemen met betrekking tot de betrouwbaarheid.
 Toetst de realisatie van het beleid door middel van registratie, controle en
budgettering.
 Beheert en bewaakt de juistheid, betrouwbaarheid en volledigheid van de financiëleen salarisadministratie, het personeelsinformatiesysteem en het
managementinformatiesysteem van de instelling.
 Stelt diverse aangiften op voor de belasting.
 Verzorgt jaarrekening, jaarverslag et cetera en onderhoudt daartoe contacten met
accountants.
 Verzorgt financiële en personele rapportages, zoals begroting, raming en
maandrapportages.
 Signaleert mogelijkheden tot verbetering in werkmethoden en procedures binnen de
administratieve organisatie.
 Voert verbeteringen in de werkmethoden en procedures door.
 Heeft een actieve inbreng bij het continue proces van kwaliteitsverbetering;
onderhoudt daartoe contact met adviesbureaus.
 Participeert in interdisciplinaire project- en werkgroepen, ook als projectleider.
 Signaleert mogelijkheden tot verbetering van automatiseringssystemen.
 Schept randvoorwaarden voor de werkuitvoering en koopt hiertoe materiële
voorzieningen in.
 Rapporteert periodiek aan de RvB over de voortgang van de bedrijfsvoering binnen
de organisatie-eenheid.
 Lost zo nodig calamiteiten op.
 Bewaakt de uitvoering en neemt deel aan overleg- en samenwerkingsvormen.
 Draagt bij aan het vaststellen van de begroting en het budget van meerdere
afdelingen.
 Bewaakt het budget en onderneemt actie bij dreigende tekorten.
 Onderhoudt interne en externe werkcontacten en volgt afspraken op tussen de
instelling en betrokken instanties zoals gemeenten en verwante instellingen in de
sector.
Resultaatgebieden m.b.t. de afdeling bedrijfsvoering
 Geeft leiding aan medewerkers door de kwaliteit en kwantiteit van de uitvoering van
de dagelijkse werkzaamheden te controleren en medewerkers te begeleiden,
instrueren, coachen en motiveren, waar nodig.
search & selectie, coachen & advies



Zorgt voor de juiste kwantitatieve en kwalitatieve bezetting binnen de organisatieeenheid, signaleert trainingsbehoeften, zorgt dat medewerkers getraind worden en
voert wervings- en selectiegesprekken.
Houdt functionerings- en beoordelingsgesprekken en bespreekt
loopbaanperspectieven met medewerkers.
Vertaalt het strategische beleid van de instelling naar specifieke doelstellingen voor
de organisatie-eenheid en voert dit uit.
Extra taakstelling voor 2016
Voor 2016 is het daarenboven van groot belang dat aan randvoorwaarden voor een
succesvol functioneren van de regioteams tijdig wordt voldaan, zoals:
 Realiseren van contracten met financiers.
 Registreren en bewaken van gemaakte afspraken met financiers.
 Informeren van collega-MT-leden en bij desbetreffende regioteams over afspraken
met financiers.
 Borgen van naleving van afspraken met financiers (werkprocessen, registratie,
verantwoording).
 Implementeren van declaratiesysteem bij de financiers (inclusief fondsen).
 Toezien op de daadwerkelijke ontvangst van middelen.
 Adviseren over regionale budgetten en budgetbeheer.
 Adviseren over betalingsprocessen.
 Adviseren over verzekeringen.
 Per regio vastleggen van prestatie-indicatoren van financiers.
 Adviseren over huisvesting van regioteams.
 Beschrijven werkprocessen (in het bijzonder de procedures rond toewijzing van
ondersteuning en zorg, bezwaar en beroep, registratie en verantwoording).
 Rapportage over bijzondere projecten.
 Opstellen van verantwoordingsrapportage, etc..
 Overige zaken die randvoorwaardelijk zijn voor een succesvol functioneren van de
regioteams.
search & selectie, coachen & advies