Controleprotocol MFS II - Nederlandse Beroepsorganisatie van

Copro 11230
Annex 7: Controleprotocol MFS II
1.
Inleiding
1.1
Doel en opzet MFSII
De overkoepelende strategische doelstelling van MFSII is het leveren van een bijdrage aan de
versterking van het maatschappelijk middenveld in het Zuiden als bouwsteen voor structurele
armoedevermindering. De staatssecretaris van Buitenlandse Zaken heeft voor de periode van
1 januari 2011 tot en met 31 december 2015 € 2,125 miljard ter beschikking gesteld voor
subsidieaanvragen die een bijdrage kunnen leveren aan het behalen van deze doelstelling.
Toekenning vindt plaats aan autonome in Nederland gevestigde maatschappelijke organisaties
zonder winstoogmerk, die resultaatgericht werken aan de versterking van het maatschappelijk
middenveld in het Zuiden om zodoende een bijdrage te leveren aan duurzame
armoedevermindering. Maatschappelijke organisaties kunnen zich binnen MFSII specifiek
richten op een thema of breder op meerdere thema’s.
Waar in dit controleprotocol gesproken wordt over penvoerder wordt bedoeld de
maatschappelijke organisatie die op grond van de subsidiebeschikking de subsidie ontvangt.
Waar in dit controleprotocol wordt gesproken over alliantiepartners wordt bedoeld de
penvoerder en zijn mede-indieners. Waar in dit controleprotocol gesproken wordt over
samenwerkingspartners worden partners buiten de alliantie bedoeld.
1.2
Normenkader
Voor MFSII is het volgende normenkader van toepassing:
1.
2.
3.
4.
5.
Kaderwet subsidies Ministerie van Buitenlandse Zaken
Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken
Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken
Beleidsnotitie Maatschappelijke organisaties: ‘Samenwerken, Maatwerk, Meerwaarde’
Subsidiebeleidskader Medefinancieringsstelsel II 2011-2015 (Stcrt. 2009, 11736,
gewijzigd Stcrt. 2009, 15950)
6. Beschikking inzake subsidietoekenning MFSII d.d. 1 november 2010, inclusief de
daarbij behorende bijlagen zoals bijv. het financieel reglement
Voor de documenten wordt verwezen naar: www.minbuza.nl\mfs.
1.3
Doel controleprotocol
In dit controleprotocol worden de bij de accountantscontrole te hanteren uitgangspunten en de
te stellen eisen nader uiteengezet. Tevens wordt ingegaan op de wijze waarop de uitkomsten
van de controle door de accountant dienen te worden gerapporteerd. Dit controleprotocol
beoogt echter geen onderzoeksaanpak voor te schrijven, en is evenmin een (uitputtend)
werkprogramma.
Controleprotocol MSF-II versie 30nov2011
Penvoerder treedt op als opdrachtgever aan de accountant. Op verzoek van de staatssecretaris
kan een review worden uitgevoerd bij de fungerende huisaccountant ter toetsing op de
naleving van dit controleprotocol. Deze review zal in overleg plaatsvinden.
1.4
Leeswijzer
In dit controleprotocol wordt een tweedeling gemaakt tussen de werkzaamheden van de
accountant ten behoeve van de financiële MFS-verantwoording van iedere alliantiepartner
afzonderlijk (hoofdstuk 2) en de werkzaamheden ten behoeve van de MFS-verantwoording
van de gehele alliantie opgesteld door de penvoerder (hoofdstuk 3).
Dit betekent dat de penvoerder:
 zijn accountant wijst op de bepalingen in het financieel reglement en het
controleprotocol;
 de mede-indieners instrueert om hun accountant te wijzen op de bepalingen in het
financieel reglement en het controleprotocol.
e
Alle paragrafen zijn van toepassing voor de accountants van alle alliantiepartners, met
uitzondering van hoofdstuk 3 dat alleen van toepassing is voor de accountant van de
penvoerder. Het onderstaande schema dient ter illustratie van de wijze waarop de
accountantscontrole is ingericht.
De uiteindelijke rapportage aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken bestaat uit:
 de MFSII-rapportage zoals opgesteld door de penvoerder;
 de COS4400-rapportage inzake de MFSII-rapportage van de penvoerder;
 de (doorgeleide) COS700-verklaringen met betrekking tot de rapportages van de
individuele alliantiepartners;
 de jaarrekeningen van individuele alliantiepartners die meer dan 25% van het
subsidiebedrag ontvangen (dit conform het bepaalde in Financieel Reglement
paragraaf 6.1).
Opsteller rapportage
Omschrijving
rapportage
Type accountantsproduct
Relevante delen
controleprotocol
MFS-II rapportage
COS4400
Hoofdstuk 3
COS700 + COS4400
Hoofstuk 2
COS4400 (+ 4x COS700)
penvoerder
COS700 +
COS4400
medeindiener
medeindiener
mbt gehele subsidie
COS700
+ COS4400
medeindiener
penvoerder
rapportages
individuele
alliantiepartners
2.
Werkzaamheden m.b.t. individuele alliantiepartners
2.1
Inleiding
In deze paragraaf worden de werkzaamheden besproken die de accountant uitvoert met
betrekking tot de rapportage van elke alliantiepartner afzonderlijk.
2
Controleprotocol MSF-II versie 30nov2011
2.2
Doel en reikwijdte van de accountantscontrole
De accountant controleert of de transacties zoals verwerkt in de financiële verantwoording
voldoen aan de daaraan te stellen eisen zoals neergelegd in wet- en regelgeving. Bij de
uitvoering van de werkzaamheden handelt de accountant conform de vereisten uit dit
controleprotocol en de relevante Controle- en Overige Standaarden (COS).
Objecten van controle zijn:
1. de financiële verantwoording van subsidieontvanger vanaf 2011 voor het te
controleren jaar (zie 2.2.1);
2. de aan deze verantwoordingen ten grondslag liggende processen en
administraties, genoemd onder 2.2.2.
De reikwijdte van de werkzaamheden omvat naast de financiële audit tevens de specifieke
voorwaarden genoemd onder 2.2.3.
De werkzaamheden zoals aangeduid onder 2.2.1 monden uit in een controleverklaring bij de
financiële verantwoording conform COS700. De werkzaamheden zoals aangeduid onder 2.2.2
en 2.2.3 monden uit in een verslag van bevindingen conform COS4400.
2.2.1
Controleaanpak financiële verantwoording (COS100 t/m COS900)
De accountantscontrole wordt uitgevoerd volgens Nederlands recht en conform de geldende
standaarden.
De accountant stelt vast dat in de MFSII-verantwoording de baten en lasten juist en volledig
zijn verantwoord en in overeenstemming zijn met een aantal hierna specifiek aangeduide
eisen in het Financieel reglement, dat als annex 4 bij deze beschikking is gevoegd. Als
onderdeel van de werkzaamheden ten behoeve van de controleverklaring gaat de accountant
na of voldaan is aan de eisen zoals gesteld in Financieel Reglement, paragraaf:
 2.2 Eigen bijdrage
 2.3 Eigen bijdrage bij allianties
 2.6 Opbouw reserves;
 2.7 Beleggingen en investeringen;
 4. Beschikbare middelen;
 6.1 Financiële verantwoording.
De accountant hanteert een betrouwbaarheid van minimaal 95%.
Voor de strekking van de verklaring geldt de volgende materialiteit:
Soort
controleverklaring
Fouten in de
verantwoording
Onzekerheden in de
controle
Goedkeurend
Oordeelonth.
Afkeuring
< 3%
Met
beperking
>3% < 6%
-
>6%
< 3%
>3% <10%
> 10%
-
3
Controleprotocol MSF-II versie 30nov2011
Voor het bepalen van de materialiteit mag uitgegaan worden van een minimumbedrag van
€ 50.000. Als basis voor de materialiteit moet worden uitgegaan van het totaal van de lasten.
Indien afwijkingen van materieel belang zijn geconstateerd met betrekking tot de vereisten
opgenomen in dit controleprotocol zal de accountant in het rapport van bevindingen conform
COS4400 een toelichting op het oordeel opnemen.
De accountant stelt de controleverklaring op conform het model onder punt 2.3.1 in dit
controleprotocol, of conform een recentere daarvoor in de plaats getreden voorbeeldtekst
zoals gepubliceerd op de NIVRA/NBA-site.
De accountant vraagt een bevestiging bij de financiële verantwoording (letter of
representation) van het management van de subsidieontvanger op waarin wordt medegedeeld
dat naar beste weten de financiële verantwoording alle transacties en ontvangsten omvat, dat
dit overzicht in alle opzichten juist en volledig is en dat aan alle subsidievoorwaarden is
voldaan, ook de subsidievoorwaarden welke buiten de reikwijdte van de werkzaamheden van
de accountant vallen. Als onderdeel van deze letter of representation dient het management
specifiek te bevestigen dat voldaan is aan art. 13 van de subsidiebeschikking:
“Subsidieontvanger zal aan derden niet aanbieden, noch van derden zoeken, accepteren of
toegezegd krijgen, voor hemzelf of enige andere partij, enige schenking, beloning,
compensatie of profijt van welke aard dan ook, die geïnterpreteerd kan worden als een
onwettige of corrupte praktijk (-)”.
Indien het management van de alliantiepartner deze bevestiging niet wil opnemen in de letter
of representation en/of geen letter of representation wil afgeven handelt de accountant
overeenkomstig het bepaalde in COS 580 artikel 19, en maakt de accountant melding van de
weigering in het verslag van feitelijke bevindingen.
Indien de accountant tijdens het uitvoeren van de controle enige aanwijzing krijgt van een
onwettige of corrupte praktijk dan handelt hij overeenkomstig COS240 ‘de
verantwoordelijkheid van de accountant voor het onderkennen van het risico van fraude in het
kader van de controle van financiële overzichten’.
Hoewel de accountant geen oordeel geeft over het inhoudelijke deel van het jaarverslag, gaat
de accountant door middel van marginale toetsing na dat het inhoudelijke deel en het
financiële deel in overeenstemming zijn met elkaar en geen tegenstrijdigheden bevatten.
2.2.2
Onderzoeksaanpak processen (COS4400)
Als onderdeel van de werkzaamheden ten behoeve van een rapport van bevindingen conform
COS4400 gaat de accountant na of voldaan is aan de eisen zoals gesteld in Financieel
Reglement, paragraaf:
 3.3 Toetsing beheerscapaciteit van samenwerkingspartners;
 3.4 Sanctiebeleid;
 3.5 Anti-corruptiebeleid.
4
Controleprotocol MSF-II versie 30nov2011
Met betrekking tot 3.3 Toetsing beheerscapaciteit van samenwerkingspartners:
- stelt de accountant vast of de beschrijving van beleid en procedures inzake “toetsing
beheerscapaciteit van samenwerkingspartners” zoals opgenomen in de
verantwoording, overeenstemt met de opzet van dit beleid en deze procedures bij/door
de alliantiepartner. In het geval deze beschrijving niet overeenstemt met de feitelijke
opzet, beschrijft de accountant de geconstateerde verschillen in zijn rapport van
bevindingen;
- stelt de accountant vast dat binnen dit beleid sprake is van beheersmaatregelen op elk
van de in 3.3 genoemde fases van de activiteitcyclus:
o beoordeling vooraf van de beheerscapaciteit van de samenwerkingspartner;
o contractering;
o tussentijdse monitoring;
o evaluatie;
o verantwoording achteraf door de samenwerkingspartner.
Indien in één of meerdere fase beheersmaatregelen ontbreken, vermeldt de accountant
in zijn rapport van bevindingen met betrekking tot welke fases dit het geval is;
- toetst de accountant bestaan en werking van het beleid en de procedures inzake
“toetsing beheerscapaciteit van samenwerkingspartners” op de volgende wijze:
o De accountant stelt jaarlijks met betrekking tot 10% van het aantal
samenwerkingspartners in dat jaar (met een minimum van 5 en een maximum
van 20) vast of de beheerscapaciteit van deze samenwerkingspartners vooraf is
beoordeeld door de alliantiepartner. Bij de selectie van de genoemde 10%
wordt voorrang gegeven aan (1) nieuwe samenwerkingspartners waarmee in
het boekjaar voor het eerst een overeenkomst is aangegaan, eventueel
aangevuld met (2) samenwerkingspartners waarmee in eerdere jaren een
overeenkomst werd aangegaan. Wanneer de accountant in enig jaar
samenwerkingspartners uit categorie (2) in zijn toets betrekt, ziet hij erop toe
dat dit andere samenwerkingspartners zijn dan welke hij in eerdere jaren in
deze toets heeft betrokken.
o De accountant stelt jaarlijks met betrekking tot 10% van de in eerdere jaren
aangegane contracten (met een minimum van 5 en een maximum van 10) vast
of de door de alliantiepartner in opzet getroffen maatregelen inzake
tussentijdse monitoring zijn toegepast. Wanneer de accountant in enig jaar
deze toets uitvoert, ziet hij erop toe dat dit andere contracten zijn dan welke hij
in eerdere jaren in deze toets heeft betrokken.
o De accountant stelt jaarlijks met betrekking tot 10% van de in eerdere jaren
aangegane contracten (met een minimum van 5 en een maximum van 10) vast
of de door de alliantiepartner in opzet getroffen maatregelen inzake
verantwoording achteraf zijn toegepast. Wanneer de accountant in enig jaar
deze toets uitvoert, ziet hij erop toe dat dit andere contracten zijn dan welke hij
in eerdere jaren in deze toets heeft betrokken.
- vermeldt de accountant in zijn rapport van bevindingen met betrekking tot elk van de
drie bovengenoemde fasen van de activiteitcyclus welke aantallen
contracten/samenwerkingspartners in de toets zijn betrokken en in hoeveel gevallen de
door de alliantiepartner in opzet getroffen maatregelen niet of niet geheel zijn
nageleefd. Indien sprake is van afwijkingen in bestaan en werking beschrijft de
accountant deze afwijkingen;
Indien de accountant in zijn management letter aan de alliantiepartner opmerkingen heeft of
aanbevelingen doet ten aanzien van het beleid en de procedures inzake de
samenwerkingspartners, worden deze tevens opgenomen in het rapport van bevindingen.
5
Controleprotocol MSF-II versie 30nov2011
Met betrekking tot 3.4 Sanctiebeleid:
- stelt de accountant vast of de beschrijving van de procedure inzake “sanctiebeleid”
zoals opgenomen in de verantwoording, overeenstemt met de opzet van deze
procedure bij/door de alliantiepartner. In het geval deze beschrijving niet overeenstemt
met de feitelijke opzet, beschrijft de accountant de geconstateerde verschillen in zijn
rapport van bevindingen;
- toetst de accountant bestaan en werking van de procedures inzake “sanctiebeleid” op
de volgende wijze:
o De accountant stelt vast in welke situatie of onder welke omstandigheden
(conform het sanctiebeleid) volgens de opzet van de procedure een sanctie zou
moeten worden toegepast.
o De accountant selecteert op basis van de administratie / vastleggingen van de
alliantiepartners minimaal 5 en maximaal 10 contracten waarbij (in de loop van
het jaar) sprake is (geweest) van een situatie of omstandigheid die (conform
het sanctiebeleid) zou moeten leiden tot een sanctie. Indien de administratie /
vastleggingen van de alliantiepartner hiertoe onvoldoende inzicht bieden,
meldt de accountant dit in zijn verslag van bevindingen en laat hij zich door de
alliantiepartner informeren met betrekking tot de contracten waarbij dit aan de
orde is geweest. Indien bij minder dan 5 contracten sprake is (geweest) van de
bedoelde situatie of omstandigheid vermeldt de accountant dit en toetst hij dit
lagere aantal integraal.
o De accountant stelt met betrekking tot de aldus geselecteerde contracten vast of
het sanctiebeleid conform opzet is toegepast.
- vermeldt de accountant in zijn rapport van bevindingen hoeveel contracten in de toets
zijn betrokken en in hoeveel gevallen de door de alliantiepartner in opzet getroffen
maatregelen niet of niet geheel zijn nageleefd. Indien sprake is van afwijkingen in
bestaan en werking beschrijft de accountant deze afwijkingen;
Indien de accountant in zijn management letter aan de alliantiepartner opmerkingen heeft of
aanbevelingen doet ten aanzien van de procedures inzake sanctiebeleid, worden deze tevens
opgenomen in het rapport van bevindingen.
Met betrekking tot 3.5 Anti-corruptiebeleid:
- stelt de accountant vast of de beschrijving van de procedure inzake “anticorruptiebeleid” zoals opgenomen in de verantwoording, overeenstemt met de opzet
van deze procedure bij/door de alliantiepartner. In het geval deze beschrijving niet
overeenstemt met de feitelijke opzet, beschrijft de accountant de geconstateerde
verschillen in zijn rapport van bevindingen;
- toetst de accountant bestaan en werking van de procedures inzake “anticorruptiebeleid” op de volgende wijze:
o De accountant stelt jaarlijks met betrekking tot 10% van het aantal lopende
contracten in dat jaar (met een minimum van 5 en een maximum van 20) vast
of de in de overeenkomst een anti-corruptieclausule is opgenomen. Bij de
selectie van de genoemde 10% wordt voorrang gegeven aan (1) in de loop van
het boekjaar aangegane overeenkomsten, eventueel aangevuld met (2)
overeenkomsten uit eerdere jaren. Wanneer de accountant in enig jaar
contracten uit categorie (2) in zijn toets betrekt, ziet hij erop toe dat dit andere
contracten zijn dan welke hij in eerdere jaren in deze toets heeft betrokken.
6
Controleprotocol MSF-II versie 30nov2011
o De accountant vermeldt in zijn rapport van bevindingen hoeveel contracten in
de toets zijn betrokken en in hoeveel gevallen de anti-corruptieclausule niet is
opgenomen.
o De accountant laat zich door de alliantiepartner informeren ten aanzien van
gevallen van vermoede en/of geconstateerde fraude of corruptie. Indien deze
gevallen zich volgens de alliantiepartner hebben voorgedaan, stelt de
accountant vast of het anti-corruptiebeleid volgens opzet is uitgevoerd. Indien
sprake is van afwijkingen in bestaan en werking beschrijft de accountant deze
afwijkingen.
Indien de accountant in zijn management letter aan de alliantiepartner opmerkingen heeft of
aanbevelingen doet ten aanzien van de procedures inzake anti-corruptiebeleid, worden deze
tevens opgenomen in het rapport van bevindingen.
2.2.3
Onderzoeksaanpak specifieke voorwaarden (COS4400)
Als onderdeel van de werkzaamheden ten behoeve van een rapport van bevindingen conform
COS4400 onderzoekt de accountant of de rapportage zodanig is vormgegeven dat het
Ministerie van Buitenlandse Zaken kan vaststellen dat aan de volgende specifieke
subsidievoorwaarden is voldaan:
 de alliantiepartners tonen aan dat tenminste 25% van de inkomsten afkomstig is uit
bronnen anders dan BZ-subsidies, genoemd in artikel 1.4 van de subsidiebeschikking
en paragraaf 2.2 en 2.3 van het Financieel Reglement;
 de alliantiepartners verantwoorden zich op transparante wijze (zoals aangegeven in het
financieel reglement) over de overhead en geven inzicht in de toerekeningsmethodiek
aan doelstellingen en in de kosten van beheer en administratie en in de ratio’s, zoals
genoemd in paragraaf 2.5 van het Financieel Reglement;
 de beloning van directieleden zoals opgenomen in de verantwoording is niet hoger dan
het in het Financieel Reglement artikel 3.6 genoemde salaris;
 de organisaties tonen aan dat in 2015 60% van de gelden in partnerlanden wordt
uitgegeven, overeenkomstig het bepaalde in criterium 4.4.2.c van de beknopte
voorsteltoets (V-toets) van het Subsidiebeleidskader Medefinancieringsstelsel II 201120151.
Indien de rapportage naar inzicht van de accountant niet de hiervoor benodigde informatie
bevat, doet deze aanbevelingen tot verbeteringen. Indien deze niet worden opgevolgd
rapporteert de accountant dit in het rapport van bevindingen (zie paragraaf 2.3.2), onder
vermelding van de naar het inzicht van de accountant benodigde verbeteringen of
aanvullingen.
1
Deze bepaling hoeft pas getoetst te worden bij de verantwoording over 2015.
7
Controleprotocol MSF-II versie 30nov2011
2.3
Rapportage m.b.t. alliantiepartner(s)
2.3.1 Controleverklaring (COS700)
De controleverklaring omvat in ieder geval de doelstelling en de reikwijdte van de
accountantscontrole, de toegepaste controlecriteria voor zover relevant en het oordeel.
De accountant rapporteert in geval van een goedkeurende controleverklaring als volgt.
Opdracht
Wij hebben de financiële verantwoording ingevolge MFS 2011 - 2015 van … (naam entiteit)
te … (statutaire vestigingsplaats) over…(jaar) gecontroleerd.
Verantwoordelijkheid van het bestuur
Het bestuur van de entiteit is verantwoordelijk voor het opstellen van de financiële
verantwoording. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing
als het noodzakelijk acht om het opstellen van de financiële verantwoording mogelijk te
maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.
Verantwoordelijkheid van de accountant
Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de financiële verantwoording op
basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met
Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het MFSIIcontroleprotocol. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften
en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren, dat een redelijke mate van zekerheid
wordt verkregen dat de financiële verantwoording geen afwijkingen van materieel belang
bevat.
Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie
over de bedragen en de toelichtingen in de financiële verantwoording. De geselecteerde
werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met
inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de financiële verantwoording een afwijking van
materieel belang bevat als gevolg van fraude en fouten.
Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in
aanmerking die relevant is voor het opstellen van de financiële verantwoording door de
entiteit, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de
omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot
uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit. Een
controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor
het opstellen van financiële verantwoording, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van
de financiële verantwoording.
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is
om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.
Oordeel
Naar ons oordeel geeft de financiële verantwoording ingevolge MFS 2011-2015 van (naam
entiteit) over 201X de baten en lasten in het kader van MFSII in alle van materieel belang
8
Controleprotocol MSF-II versie 30nov2011
zijnde aspecten juist en volledig weer. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze financiële
verantwoording opgenomen baten en lasten over 201X, in alle van materieel belang zijnde
aspecten, rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante wet- en
regelgeving.
Beperking in gebruik en verspreidingskring
De financiële verantwoording is opgesteld voor (naam penvoerder) en het Ministerie van
Buitenlandse Zaken met als doel (naam entiteit en naam penvoerder) in staat te stellen te
voldoen aan rapportageverplichtingen in het kader van MFSII-subsidie. Hierdoor is de
financiële verantwoording mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. De financiële
verantwoording met onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bedoeld voor (naam
entiteit en naam penvoerder) en het Ministerie van Buitenlandse Zaken en dient niet te
worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.
Plaats, datum
Naam accountantspraktijk
Naam externe accountant en ondertekening met die naam
2.3.2 Rapport van bevindingen (COS4400)
Het rapport van bevindingen bevat de conform COS4400 voorgeschreven elementen en
beschrijft de werkzaamheden en bevindingen inzake de aspecten zoals genoemd in paragraaf
2.2.2 en 2.2.3 van dit controleprotocol.
De voorbeeldtekst zoals weergegeven in paragraaf 3.3.2 (rapport van bevindingen m.b.t.
MFSII-verantwoording) kan ook als model gebruikt worden voor het rapport van bevindingen
met betrekking tot een individuele alliantiepartner.
9
Controleprotocol MSF-II versie 30nov2011
3.
Werkzaamheden m.b.t. MFSII-verantwoording door de penvoerder
3.1
Inleiding
In deze paragraaf worden de werkzaamheden besproken die de accountant uitvoert met
betrekking tot de MFSII-verantwoording door de penvoerder.
3.2
MFSII-verantwoording penvoerder (COS4400)
De accountant van de penvoerder is verantwoordelijk voor het opstellen van een rapport van
bevindingen bij de MFSII-verantwoording. Deze opdracht dient uitgevoerd te worden
conform COS4400.
De volgende werkzaamheden worden door de accountant verricht:
 De accountant stelt vast of met betrekking tot de informatie die als input is gebruikt
voor de MFSII-verantwoording (in casu de financiële rapportages van alle
alliantiepartners afzonderlijk) COS700-controleverklaringen zijn afgegeven.
 De accountant stelt vast wat de aard van deze controleverklaringen is. Indien een
controleverklaring anders dan goedkeurend is, wijst hij hierop in het rapport van
bevindingen onder vermelding van:
o de naam van de betreffende alliantiepartner;
o de aard van de verklaring;
o beschrijving en (indien mogelijk) omvang van de post of posten op grond
waarvan de accountant een anders dan goedkeurende verklaring geeft;
o wijze waarop deze post of posten in de MFSII-verantwoording zijn verwerkt.
 De accountant stelt vast of de financiële rapportages van alle afzonderlijke
alliantiepartners door de penvoerder juist en volledig zijn samengevoegd tot de
MFSII-verantwoording. Tevens stelt de accountant vast of de rapportage zodanig is
vormgegeven dat de Ministerie van Buitenlandse Zaken in staat is om vast te stellen
dat aan de specifieke voorwaarden zoals vermeld in het Financieel Reglement (2.2,
2.3, 2.4, 2.5, 3.6, 6.1) is voldaan.
 Waar de accountant van mening is dat de samenvoeging onjuist of onvolledig is, of dat
de MFSII-verantwoording onvoldoende inzicht biedt met betrekking tot de specifieke
voorwaarden uit het Financieel Reglement, doet hij aanbevelingen tot verbetering.
Indien deze aanbevelingen niet worden opgevolgd, maakt de accountant hier melding
van in zijn rapport van bevindingen, onder vermelding van de naar het inzicht van de
accountant benodigde verbeteringen of aanvullingen.
 De accountant neemt in zijn rapport van bevindingen een samenvatting op van de
COS4400-rapportages van de individuele alliantiepartners. Uit deze samenvatting
blijkt duidelijk welke bevindingen per alliantiepartner zijn gerapporteerd met
betrekking tot de aspecten zoals genoemd in paragraaf 2.2.2 en 2.2.3 van dit
controleprotocol.
10
Controleprotocol MSF-II versie 30nov2011
3.3
Rapportage m.b.t. MFSII-verantwoording door de penvoerder
3.3.1 Rapport van bevindingen (COS4400)
Het rapport van bevindingen bevat de conform COS4400 voorgeschreven elementen,
beschrijft de werkzaamheden en bevindingen inzake de aspecten zoals genoemd in paragraaf
3.2 van dit controleprotocol en bevat tevens de in paragraaf 3.2 (5e bullit) genoemde
samenvatting van de COS4400-rapportages van de individuele alliantiepartners.
3.3.2 Voorbeeld tekst
De volgende voorbeeldtekst kan gebruikt worden.
Aan: Opdrachtgever
Rapport van feitelijke bevindingen inzake MFSII-verantwoording
Opdracht
Wij hebben een aantal specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot ... (object van
onderzoek) zoals omschreven in onze opdrachtbrief van ... (datum brief opdrachtbevestiging).
Deze rapportage bevat de uitkomsten van deze werkzaamheden.
Het is de bedoeling dat u zelf een oordeel vormt over de werkzaamheden en over de in dit
rapport weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw eigen conclusie trekt. Wij wijzen u
er op dat indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of
beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen zouden zijn
geconstateerd die voor rapportering in aanmerking zouden zijn gekomen.
[Optioneel: [indien van toepassing] Dit rapport van feitelijke bevindingen beperkt zich tot
[benoemen specifieke elementen e.d.]. Derhalve valt het onderhavige financiële overzicht van
[naam entiteit] als geheel niet onder de reikwijdte van het rapport. ]
Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden
Wij hebben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht,
waaronder de Nederlandse Standaard 4400, "Opdrachten tot het verrichten van
overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie".
[Optioneel: indien van toepassing] Wij wijzen erop dat wij niet onafhankelijk zijn van ...
(naam entiteit(en)).]]
Het doel van deze opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke
werkzaamheden is het verrichten van die werkzaamheden die wij met ... (naam entiteit(en))
[en mogelijke andere belanghebbenden] zijn overeengekomen en het rapporteren over de
feitelijke bevindingen. Aangezien wij slechts verslag doen van feitelijke bevindingen uit
hoofde van de overeengekomen werkzaamheden betekent dit dat op het in de MFSIIverantwoording opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen geen accountantscontrole is
toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit houdt in dat aan onze
rapportage geen zekerheid kan worden ontleend omtrent de getrouwheid van het in de MFSIIverantwoording opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop.
11
Controleprotocol MSF-II versie 30nov2011
Beschrijving uitgevoerde specifieke werkzaamheden
Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht:
[[Wij hebben//zijn nagegaan of [..];
Wij hebben een onderzoek verricht naar [...];
[...].]] Beschrijving van de feitelijke bevindingen
[[Wij hebben vastgesteld dat [...];
Uit ons onderzoek is gebleken dat [...];
[...].]]
Overige aspecten - beperking in verspreidingskring en het gebruik
Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor (naam penvoerder) en het Ministerie van
Buitenlandse Zaken aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de
werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij verzoeken u derhalve de
rapportage niet aan anderen te verstrekken zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf.
Plaats en datum
... (naam accountantspraktijk)
... (naam accountant)
12