Big Data/Digital Humanities

Toelichting Excel-begrotingsformat Smart Culture – Big Data/Digital Humanities
Algemeen
Gebruik voor het opstellen van het projectbudget voor de aanvraag bij NWO één van de drie
begrotingsformats (Excel-documenten) die gedownload kunnen worden vanaf de financieringspagina. Het
NWO-begrotingsformat is zo ingericht dat het alleen ingevuld kan worden conform de voorwaarden uit de
call for proposals.
Let op: U wordt geadviseerd om ruim voor de deadline de begroting in te vullen, zodat bij eventuele
vragen nog assistentie kan worden verleend door het NWO-bureau. Bij vragen kort voor de deadline is er
geen garantie dat deze nog tijdig kunnen worden beantwoord.
Hoe lever ik mijn begroting aan?
Wanneer uw begroting compleet en definitief is, slaat u deze op als pdf-bestand.
Om de lay-out te behouden, wordt u aangeraden om te kiezen voor Afdrukken en vervolgens
Opslaan als pdf (of kiezen voor Pdf-printer). U slaat het bestand op als: Begroting_ACHTERNAAMHOOFDAANVRAGER.
U voegt uw begroting toe als bijlage bij de aanvraag via ISAAC (onder Bijlagen, ‘Overig’) en dient
deze samen met uw projectvoorstel en de overige gevraagde bijlagen in.
Algemene toelichting bij het NWO Excel-begrotingsformat1
Voor het Excel-document geldt dat deze:
beveiligd is; invullen is alleen mogelijk in de witgekleurde cellen en in de donkere cellen, waar
verplicht een keuze moet worden gemaakt uit een aantal mogelijkheden;
de aangevraagde bedragen voor de meeste personeelsposten (zie hieronder) automatisch berekent
op basis van de gegevens in de call;
een waarschuwing geeft, als niet voldaan is aan bepaalde begrotingseisen zoals vermeld in de call
de voor deze call geldende salaristabellen toepast;
een hulpmiddel is voor het maken van een begroting; er kunnen geen rechten aan worden ontleend.
Het Excel-document geeft waarschuwingen als niet voldaan is aan bepaalde begrotingseisen, zoals
vermeld in de call. Voert u gegevens in die hiermee niet in overeenstemming zijn, dan kunnen zich drie
verschillende situaties voordoen:
1. De invoer wordt geblokkeerd en u krijgt een waarschuwing dat de ingevoerde waarde ongeldig
is, bv. in het geval u een fte-omvang invoert dat groter is dan 1.
2. Een cel kleurt rood.2 In dat geval is de ingevoerde waarde niet toegestaan. U voert bv. 36
maanden in als looptijd bij een Aio-aanstelling of een omvang in fte van 0,2.
3. Beide cellen kleuren tegelijkertijd oranje. Dat betekent dat de waarden in de individuele cellen
zijn toegestaan, maar hun combinatie niet. Een postdoc kan maximaal 36 maanden voor 1 fte
worden aangesteld. Ook is 48 maanden voor 0,7 fte bij een postdoc toegestaan (= 3 maanden).
Maar de combinatie 48 maanden x 1 fte is niet toegestaan, waardoor beide cellen oranje zullen
kleuren.
Salarisbedragen verschijnen alleen, wanneer zowel het aantal maanden als de fte-omvang correct zijn
ingevuld.
Het formulier geeft ook aanwijzingen en waarschuwingen als de begroting of dekking om andere dan de
hierboven genoemde redenen niet volledig of correct is ingevuld.
Opbouw NWO-begrotingsformat
Het format bestaat uit drie delen, die elk een eigen tabblad hebben. Het eerste deel op het tabblad
Request betreft de projectbegroting. Hierin vult u de personele kosten (1 staff) in en voor het gehele
project de materiële kosten, waaronder kosten voor kennisbenutting (2 non-staff). Het tweede tabblad
Coverage betreft de dekking van de projectbegroting. De dekking is afkomstig van NWO, maar moet
1
2
Lees hier embedded research begrotingsformat óf strategic research begrotingsformat
De kleuren kunnen afwijken, afhankelijk van de instellingen op uw computer.
1
aangevuld worden met additionele middelen uit matching van de private partner(s). Het derde tabblad
Overview geeft een overzicht van de gehele begroting.
Tabblad Request
1. Start met het aangeven van de looptijd in maanden (linksboven in het tabblad Request, cel G5).
2. Vul daarna de personele kosten (1 staff): de gewenste personele bezetting in: categorie, aantal
maanden, omvang in fte. Behalve de salarisbedragen wordt ook de benchfee automatisch ingevuld,
indien van toepassing. Bij de categorie Non-scientific personnel verschijnt een witte cel, waarin u zelf het
gewenste bedrag dient in te vullen. Zie voor de bedragen die zijn toegestaan, hoofdstuk 3.2 van de call
for proposals. Ook hier bent u verplicht om de geschatte inzet in aantal maanden en fte aan te geven.
3. Vul vervolgens de materiële kosten (2 non-staff) in de projectbegroting in.
Licht zowel de personele als de materiële kosten toe in de rechter kolom.
Zie voor het invullen van de verschillende posten paragraaf 3.2 van de call for proposals.
Research budget (staff)
(i) voor onderzoekers die een aanstelling hebben/krijgen bij de kennisinstelling (aio’s en postdocs): de
hoogte van het bedrag wordt automatisch berekend na invulling van de maanden en fte’s.
(ii) voor junior onderzoekers die een aanstelling hebben/krijgen bij de kennisinstelling:
U geeft altijd het aantal fte’s en maanden op
U vult zelf het totaalbedrag in (op basis van ervaring van de junior onderzoeker en type
werkzaamheden, in de regel wordt uitgegaan van de NWO salarispeil NWP-HBO)
(iii) onderzoekers in dienst van de kennisinstelling (vervanging van de aanvrager(s)): de hoogte van het
bedrag wordt automatisch berekend na invulling van de maanden en fte’s.
(iv) niet-wetenschappelijk personeel werkzaam bij de kennisinstelling (bijv. student-assistenten of
programmeurs) of niet-wetenschappelijk personeel werkzaam buiten de kennisinstelling (bijv. maker)
U geeft altijd het aantal fte’s en maanden op
U vult zelf het totaalbedrag in (u kunt het NWO salarispeil NWP-HBO en NWP-MBO gebruiken)
Geef in de toelichting aan het einde van de regel aan om welke functie het gaat
Tevens vermeldt u in de kolom specificatie of met de student-assistent een dienstverband
wordt aangegaan of niet (bijv. omdat aan uw universiteit de inzet van student-assistenten
verloopt via een uitzendbureau).
N.B. Voor tijdelijk niet-wetenschappelijk personeel geldt in totaal een maximum van € 10.000 voor het
gehele project.
Research budget (non-staff)
(v) Materiële kosten die direct gerelateerd zijn aan het project, zoals kosten voor kennisoverdracht,
kennisbenutting en kosten voor internationalisering.
Kies één van de posten uit de dropdown
U vult zelf de hoogte van het bedrag in.
Specificeer de kosten in de toelichting aan het einde van de regel.
Tabblad Coverage
Op het tweede tabblad Coverage wordt de aangevraagde subsidie van NWO automatisch ingevuld onder
3b. De begroting dient voldoende cash-bedragen te bevatten om de personele lasten te kunnen dekken.
Als op het tabblad Request de kosten hoger zijn, dan de maximale NWO-bijdrage, moet dat verschil in
cash worden bijgepast uit de matching. Als die situatie zich voordoet, verschijnt er o.a. bovenaan op het
tabblad Coverage een waarschuwing. Dat tekort kan op twee manieren worden opgevangen:
1. Door een deel van de matching in cash specifiek voor dat doel te bestemmen onder 3b en/of 3c;
2. Door de onderzoeksinstelling het verschil te laten bijpassen. Vul dan een bedrag in onder 3a.
‘optional: other non-private contributors, e.g. university’.
In beide gevallen dient u bij de toelichting in te vullen dat het hier om een aanvulling op de NWOsubsidie (voor personele kosten) gaat.
Kies bij het invullen van de matchingsbijdrage(n) van private partner(s) onder 3b. in de dropdown inkind of in-cash. Het formulier berekent automatisch onderaan of er sprake is van voldoende in cashbijdrage(n), minimaal 50%. Licht ook kort toe waarvoor de bijdrage concreet is bedoeld. Doe – indien
van toepassing – hetzelfde in tabel 3c. van de public partner(s).
2
Tabblad Overview
Op het derde tabblad Overview vindt u het overzicht van uw begroting en de dekking van de
aangevraagde posten op basis van de tabbladen Request en Coverage.. Wanneer de begroting of dekking
onjuistheden bevat, zult u daar een waarschuwing zien.
Overige opmerkingen
In hoofdstuk 3.2 in de call for proposals is aangegeven welke categorieën personeel kunnen worden
aangevraagd en welke looptijd en fte-omvang van toepassing zijn. Voor aanvragen in het kader van
Strategic Research en Embedded Research én voor gecombineerde aanvragen geldt dezelfde tabel:
Aio’s en postdocs worden gefinancierd volgens de VSNU-tabellen; voor andere personeelscategorieën
gelden maximale bedragen. De minimale en maximale looptijd in maanden en omvang van fte’s staan
eveneens in de tabel aangegeven. Zoals hierboven al is aangegeven, zijn niet alle combinaties van aantal
maanden en fte-omvang mogelijk. De maxima en minima staan aangegeven in de kolom
Looptijd/product. Het aanstellen van een aio voor 48 maanden voor 0,8 fte is dus niet mogelijk, omdat
het product minstens 48 (i.p.v. 36) moet zijn. Deeltijd van 60 maanden voor 0,8 fte kan dus wel.
Let wel, de waarden kunnen nooit hoger zijn dan de looptijd van het project/programma als geheel. Als
in cel G5 op het tabblad 24 maanden als maximale looptijd is aangegeven, is de maximale aanstelling
van een postdoc dus niet 36 maanden, maar 24.
3