Creative Cities | toelichting opstellen begroting

Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
Toelichting Excel-begrotingsformat aanvraag CREATIVE CITIES 2016
Research Budget
Algemeen
Gebruik voor het opstellen van het projectbudget het begrotingsformat (Excel-document) dat
gedownload kan worden via de financieringspagina.
Het begrotingsformat is zo ingericht dat het alleen ingevuld kan worden conform de voorwaarden uit de
call for proposals.
U wordt geadviseerd om ruim voor de deadline het begrotingsformat in te vullen, zodat bij eventuele
vragen nog assistentie kan worden verleend door het NWO-bureau. Bij vragen kort voor de deadline is er
geen garantie dat deze nog tijdig kunnen worden beantwoord.
Verder geldt dat het Excel-document
- beveiligd is; invullen is alleen mogelijk in de witgekleurde cellen en in de grijze cellen met tekst, waar
verplicht een keuze moet worden gemaakt uit een aantal mogelijkheden;
- de aangevraagde bedragen voor de meeste aantal personeelsposten automatisch berekent op basis van
de gegevens in de call;
- de voor deze call geldende salaristabellen toepast;
- een hulpmiddel is voor het maken van een begroting; er kunnen geen rechten aan worden ontleend.
Het Excel-document geeft waarschuwingen als niet voldaan is aan bepaalde begrotingseisen, zoals
vermeld in de call. Voert u gegevens in die hiermee niet in overeenstemming zijn, dan kunnen zich drie
verschillende situaties voordoen:
1.
De invoer wordt geblokkeerd en u krijgt een waarschuwing dat de ingevoerde waarde ongeldig
is, bv. in het geval u een fte-omvang invoert dat groter is dan 1.
2.
Een cel kleurt rood.1 In dat geval is de ingevoerde waarde niet toegestaan. U voert bv. 36
3.
Beide cellen kleuren tegelijkertijd oranje. Dat betekent dat de waarden in de individuele cellen
maanden in als looptijd bij een Aio-aanstelling of een omvang in fte van 0,2.
zijn toegestaan, maar hun combinatie niet. Een postdoc kan maximaal 36 maanden voor 1 fte
worden aangesteld. Ook is 48 maanden voor 0,7 fte bij een postdoc toegestaan (= 3 maanden).
Maar de combinatie 48 maanden x 1 fte is niet toegestaan, waardoor beide cellen oranje zullen
kleuren.
Salarisbedragen verschijnen alleen, wanneer zowel het aantal maanden als de fte-omvang correct zijn
ingevuld.
Het formulier geeft ook aanwijzingen en waarschuwingen als de begroting of dekking om andere dan de
hierboven genoemde redenen niet volledig of correct is ingevuld.
Hoe is het format opgebouwd?
Het format voor Strategic- en Embedded-aanvragen bestaat uit drie delen, die elk een eigen tabblad
hebben. Het eerste deel op het tabblad Request betreft de projectbegroting. Hierin vult u onder Research
budget staff de gewenste personele bezetting in en onder Research budget non-staf kunt u aangeven
welke materiële kosten u verwacht.
Alle ingevulde posten vormen gezamenlijk uw totale projectbegroting.
1
De kleuren kunnen afwijken, afhankelijk van de instellingen op uw computer.
1
Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
Het tweede deel op het tabblad Coverage betreft de dekking van de projectbegroting. Een deel van de
dekking is afkomstig van NWO, maar deze moet aangevuld worden met middelen uit matching.
Het tabblad Overview geeft het totaaloverzicht van de vraagbegroting en de dekking.
Het format voor gecombineerde aanvragen is de zelfde als bij enkelvoudige aanvragen. Het enige
verschil is dat er twee Request-delen zijn; de delen Coverage en Overzicht hebben dus betrekking op het
totaal van de vraagbegrotingen van beide aanvragen.
Het invullen van de projectbegroting
Hoe vul ik de projectbegroting in?
Start met het aangeven van de looptijd van de gevraagde subsidie bovenaan links op het tabblad
Request (cel G5).
Vul vervolgens onder punt 1. de gewenste personele bezetting in: categorie, aantal maanden, omvang in
fte. Behalve de salarisbedragen wordt ook de benchfee automatisch ingevuld, indien van toepassing. Bij
de categorie Non-scientific personel verschijnt een witte cel, waarin u zelf het gewenste bedrag dient in
te vullen. Zie voor de bedragen die zijn toegestaan, p. 6-8 van de call for proposals. Ook hier bent u
verplicht om de geschatte inzet in aantal maanden en fte aan te geven.
Vul vervolgens onder punt 2. in, welke materiële kosten u verwacht.
Licht zowel de personele als de materiële kosten toe in de rechter kolom.
Zie voor het invullen van de verschillende posten paragraaf 3.2 van de call for proposals.
Hoe vul ik de dekking van de projectbegroting in?
Op het tabblad Coverage wordt onder punt 3a. de dekking door NWO automatisch ingevuld. Daarbij is
rekening gehouden met het feit dat een deel van de dekking uit matchingsmiddelen moet komen.
Voer onder punt 3b. en 3c. de toegezegde matchingsbedragen in. Begin met de toezeggingen van de
private partner(s). Vermeld de naam van de matchende partner, het bedrag en geef aan of het een
matching in cash of in kind betreft. Licht vervolgens kort toe waarvoor de bijdrage concreet is bedoeld.
Doe – indien van toepassing - hetzelfde in de tabel van de public partner(s).
Op het tabblad Overview kunt u niets invullen; het bevat een totaaloverzicht van de begroting en
dekking op basis van de tabbladen Request en Coverage.
Overige opmerkingen
De begroting dient voldoende cash-bedragen te bevatten om de personele lasten te kunnen dekken. Als
op het tabblad Request de kosten hoger zijn, dan de maximale NWO-bijdrage, moet dat verschil in cash
worden bijgepast uit de matching. Als die situatie zich voordoet, verschijnt er o.a. bovenaan op het
tabblad Coverage een waarschuwing. Dat te kort kan op twee manieren worden opgevangen, nl. door
1.
een deel van de matching in cash specifiek voor dat doel te bestemmen onder 3b en/of 3c;
2.
de onderzoeksinstelling het verschil te laten bijpassen. Vul dan een bedrag in onder 3a.
In beide gevallen dient u bij de toelichting in te vullen dat het hier om een aanvulling op de NWOsubsidie (voor personele kosten) gaat.
In hoofdstuk 3.2 in de call for proposals is aangegeven welke categorieën personeel kunnen worden
aangevraagd en aan welke looptijd en fte-omvang van toepassing is. Voor aanvragen in het kader van
Strategic Research en Embedded Research èn voor gecombineerde aanvragen geldt dezelfde tabel:
2
Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
Aio’s en postdocs worden gefinancierd volgens de VSNU-tabellen; voor andere personeelscategorieën
gelden maximale bedragen. De minimale en maximale looptijd in maanden en omvang van fte’s staan
eveneens in de tabel aangegeven. Zoals hierboven al is aangegeven, zijn niet alle combinaties van aantal
maanden en fte-omvang mogelijk. De maxima en minima staan aangegeven in de kolom
Looptijd/product. Het aanstellen van de postdoc voor 24 maanden voor 0,5 fte is dus niet mogelijk,
omdat het product minstens 24 (i.p.v. 12) moet zijn.
Voort zij er nog op gewezen, dat de waarden nooit hoger kunnen zijn dan de looptijd van het
project/programma als geheel. Als in cel G5 op het tabblad 24 maanden als maximale looptijd is
aangegeven, is de maximale aanstelling van een postdoc dus niet 36 maanden, maar 24.
Wanneer stel ik mijn begroting op en hoe lever ik deze aan?
- Wanneer uw begroting compleet en definitief is, slaat u deze op als pdf-bestand.
- Om de lay-out te behouden, wordt u aangeraden om te kiezen voor Afdrukken en vervolgens Opslaan
als pdf (of kiezen voor Pdf-printer). U slaat het bestand op als: Begroting_[ACHTERNAAMHOOFDAANVRAGER].
- U voegt uw begroting toe als bijlage bij de aanvraag via ISAAC en dient deze samen met uw
projectvoorstel in.
3