Primair Proces - Lionarons GGZ

Kwaliteitshandboek
Document 2.2.1 a
Administrering Primair proces ELP
Reikwijdte van het document
Dit document beschrijft de administratieve afhandeling van het primaire proces in de ELP via
de verschillende tabbladen van het CRS. Het volgt de verschillende fasen in het primair
proces vanaf de aanmelding tot de uitschrijving van de cliënt. In feite vormt het hiermee een
leidraad voor de dossiervoering.
Doelgroep
Secretariaatsmedewerkers
Intakers
ELP-behandelaren
Hoofdbehandelaren
Doelen
1. overzicht bieden van het primair proces
2. beschrijving van de administratieve handelingen in het primaire proces
3. ordening van de verslaglegging
Administrering per fase
aanmelding
Bij telefonische aanmelding wordt door de secretaresse nagegaan of de cliënt is verwezen
voor eerstelijns psychologische zorg. Zo ja, wordt nagegaan of de cliënt al eerder psychische
hulp heeft ontvangen.
Deze vragen zijn bedoeld om na te gaan of de cliënt bij de juiste instelling is. Als de cliënt
niet bij de juiste instelling terecht is gekomen, wordt hij/zij doorverwezen naar de juiste
instelling ofwel terugverwezen naar huisarts of verwijzende instantie.
Ingeval van spoed wordt binnen een termijn van 3 x 24 uur een afspraak voor intake
gemaakt. Indien dit niet te realiseren is, wordt de cliënt terug verwezen naar de
huisarts/verwijzende instantie.
Bij crisis wordt de cliënt doorverbonden met de clustermanager ELP of de vervanger van de
clustermanager. Deze zorgt voor afhandeling van de crisissituatie.
Als Lionarons de hulp kan bieden die de cliënt nodig heeft, gaat de secretaresse over tot het
verschaffen van relevante informatie over de instelling, waaronder de kosten. Aan de cliënt
wordt toegezegd dat een folder met de relevante informatie opgestuurd zal worden,
waaronder tevens informatie over de klachtprocedure en cliëntenrechten.
Indien er sprake is van een wachttijd en deze onoverkomelijk of medisch onverantwoord is,
wordt de cliënt een alternatief aangeboden.
Als de cliënt akkoord gaat met de gang van zaken, wordt overgegaan tot inschrijving. Hierbij
worden de noodzakelijke en wettelijk verplichte persoonsgegevens in het elektronisch
informatiesysteem opgenomen achter het tabblad aanmelding en wordt de aanmeldklacht
Datum actuele versie:
Datum vorige versie:
Juni 2009
Mei 2007
Autorisatie:
Directie
Pagina:
1/4
Kwaliteitshandboek
Document 2.2.1 a
Administrering Primair proces ELP
genoteerd achter het tabblad aanmeldklacht.
hulpverlener hij/zij terecht kan.
Aan cliënt wordt aangegeven bij welke
Er wordt door de secretaresse binnen een week een afspraak gepland in de agenda van één
van de psychologen. Hiervoor wordt in de agenda van de intaker 45 minuten face-to-face tijd
en 45 minuten voor registratie van de informatie in het intakeformulier geblokkeerd. De
registratie wordt gedaan achter het tabblad teksten.
De secretaresse vraagt de cliënt om de verwijskaart bij het eerste gesprek van de intake in te
leveren en een geldig identiteitsbewijs mee te nemen ter controle van het
burgerservicenummer. Ook vraagt de secretaresse expliciet of de cliënt toestemming geeft
voor een bericht naar de huisarts, waarna dit genoteerd wordt in het tabblad aanmelding.
aanmelding
intake
De psycholoog vraagt aan het begin van de intake de verwijskaart aan de cliënt en geeft
deze na het gesprek af aan het secretariaat. Achter het tabblad teksten noteert de
hulpverlener dat de verwijskaart door de cliënt is ingeleverd.
De psycholoog vraagt cliënt(en) om een geldig identiteitsbewijs en controleert het BSN
nummer met dat in tabblad aanmelding. Tevens vult de intaker hier het nummer en het soort
identiteitsbewijs in. Onder teksten wordt het formulier “ID bewijs gecontroleerd” geselecteerd.
De psycholoog gaat met behulp van het intakeformulier na wat de hulpvraag van de cliënt is
en op welke klachten of problemen deze gebaseerd is. Er wordt hierbij tevens ingegaan op
de
sociale
leefsituatie,
gezondheidstoestand
en
eventuele
relevante
persoonlijkheidsaspecten.
Indien er sprake is van een zorgaanbod binnen Lionarons wordt samen met de cliënt een
behandelplan/hulpverleningsplan uiteen gezet, welke wordt opgeslagen achter het tabblad
teksten.
Op diezelfde datum wordt eveneens de behandelovereenkomst met de cliënt besproken die
gemaakt wordt in tabblad documenten, evt. gewijzigd en ondertekend. Achter het tabblad
teksten noteert de hulpverlener dat de overeenkomst is getekend. De papieren en
ondertekende versie wordt in het papieren dossier opgeborgen.
N.B.
In principe is behandeling zonder behandelovereenkomst NIET mogelijk. Indien een
cliënt bezwaar heeft, moet besproken worden waar precies bezwaar tegen is en
eventueel de behandelovereenkomst aangepast
Achter het tabblad aanmelding wordt gecontroleerd of de cliënt toestemming heeft gegeven
voor berichtgeving aan de huisarts. Indien toestemming is verstrekt, wordt aan de hand van
het behandelplan/hulpverleningsplan een bericht van intake voor de huisarts opgesteld
achter het tabblad documenten.
Informatie aan derden (arbodienst, verzekering, werkgever, scholen) wordt slechts
verzonden na schriftelijke toestemming van de cliënt. Het door de cliënt ondertekende
machtigingsformulier wordt in het papieren dossier opgeborgen. Achter het tabblad teksten
wordt door de behandelaar vermeld dat toestemming door cliënt is gegeven.
Datum actuele versie:
Datum vorige versie:
Juni 2009
Mei 2007
Autorisatie:
Directie
Pagina:
2/4
Kwaliteitshandboek
Document 2.2.1 a
Administrering Primair proces ELP
Zie ook het privacybeleid van de praktijk voor verdere informatie.
Het administratieve resultaat van de intakefase ziet er als volgt uit:
- Tabblad Aanmelding
persoonsgegevens en andere relevante informatie
tevens toestemming bericht HA
- Tabblad Aanmeldklacht
aanmeldklacht
- Tabblad teksten
ingevuld intakeformulier
- Tabblad teksten
behandelplan/hulpverleningsplan
- Tabblad teksten
notitie verwijskaart ingeleverd
- Tabblad teksten
notitie ondertekende behandelovereenkomst
- Tabblad documenten
intakebericht huisarts
aanmelding
intake
behandelplan
behandeling
Van elk consult wordt er achter het tabblad teksten een sessieverslag gemaakt, waarbij de
datum wordt gelijkgesteld aan de datum van de sessie.
Bij gebruik van de protocollaire journaals, wordt slechts de informatie die tijdens dít gesprek
is besproken genoteerd; de overige (niet gevolgde) sessies van het journaal worden uit het
formulier verwijderd. Uitgangspunt is, dat je per journaalpost alleen díe delen uit de
behandeling verslaat die tijdens die sessie aan bod zijn gekomen.
Bij groepstherapie en PRT wordt voor elke cliënt per sessie een sessieverslag gemaakt.
Hierbij kan het algemene deel (wat heb je met de groep gedaan) gekopieerd worden van de
ene naar de andere cliënt. De dossiers van de cliënten zijn aan elkaar gekoppeld en dus snel
toegankelijk via het tabblad betrokken dossiers. Wel wordt per cliënt de evaluatie apart
ingevuld.
Aan het begin van elke week, controleert de psycholoog haar agenda van de voorgaande
week. Hierbij wordt specifiek gelet op: zijn alle afspraken doorgegaan en zo niet, is dat
duidelijk aangegeven? Is voor alle afspraken die zijn doorgegaan een sessieverslag
opgesteld? Klopt de verrichtingscode die bij de afspraak is geselecteerd? Indien de agenda
klopt, fiatteert de psycholoog haar agenda van de afgelopen week. Deze consulten zijn
hierna gereed voor telling in de productie en voor facturatie. Nadat een agenda is gefiatteerd,
kan deze NIET meer gewijzigd worden.
aanmelding
intake
behandelplan
behandeling
evaluatie
Op regelmatige tijdstippen wordt de voortgang van de behandeling met de cliënt
geëvalueerd. Tijdens de evaluatie komt in ieder geval ter sprake:
- welk resultaat is tot nu toe bereikt, gekeken naar de oorspronkelijke behandeldoelen
(kan in een cijfer uitgedrukt worden)
Datum actuele versie:
Datum vorige versie:
Juni 2009
Mei 2007
Autorisatie:
Directie
Pagina:
3/4
Kwaliteitshandboek
Document 2.2.1 a
Administrering Primair proces ELP
- welke behandeldoelen liggen nog vóór ons
- zijn er behandeldoelen bij gekomen (prioriteit aangeven)
- wordt het behandelplan gehandhaafd of gewijzigd
Het verslag van dit evaluatiegesprek wordt in het dossier opgeslagen achter het tabblad
teksten en besproken in het zorgteam.
Het kan gebeuren dat het oorspronkelijke behandelplan niet meer afdoende lijkt voor de
klachten/problemen die de cliënt nog heeft of erbij zijn gekomen. Het behandelplan moet dan
worden aangepast. Hiervoor wordt een NIEUW document aangemaakt in het tabblad teksten
met de reden van afwijken en de nieuwe behandeldoelen (gewijzigd indicatieverslag).
aanmelding
intake
behandelplan
behandeling
evaluatie
exit
Tegen het eind van de behandeling, is de frequentie van consulten vaak al afgenomen. Op
het moment dat een behandeling wordt afgebouwd, stuurt de psycholoog een bericht naar
het secretariaat dat er een nieuwe cliënt ingepland kan worden.
Bij het laatste consult wordt de GGZ thermometer meegegeven, welke de cliënt anoniem
terug kan sturen naar het secretariaat. Tevens wordt gekeken in hoeverre de
behandeldoelen zijn behaald in de afgesproken tijd. Hiervan wordt een verslag gemaakt
achter het tabblad teksten aan de hand van het formulier eindevaluatie.
Na de eindevaluatie kijkt de behandelaar achter het tabblad validatie of er nog
administratieve zaken ontbreken. Indien de cliënt daarvoor toestemming heeft gegeven
wordt de exitbrief voor de huisarts gemaakt achter het tabblad documenten.
Tenslotte wordt het dossier achter het tabblad afsluiting door de behandelaar gesloten. De
behandelaar stuurt een to do naar het secretariaat om het electronisch dossier te archiveren.
Indien er een papieren dossier bestaat, wordt dit ingeleverd bij het secretariaat, ontdaan van
alle informatie die ook al in het EPD staat of die niet bewaard hoeft te worden. Het
secretariaat archiveert eveneens het papieren dossier.
Datum actuele versie:
Datum vorige versie:
Juni 2009
Mei 2007
Autorisatie:
Directie
Pagina:
4/4