PowerPoint Presentation - Agentschap Innoveren en Ondernemen

Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling
Doelstelling 2
VLAANDEREN 2007-2013
Regionaal Concurrentievermogen en Werkgelegenheid
Projectrapportering
Rapporteren over uw project
• Waarom?
• Waar?
• Hoe?
• Wanneer?
• Wat?
• Hulp nodig?
Waarom rapporteren over uw project?
• Om het Agentschap Ondernemen te helpen
zelf te rapporteren naar de Europese
Commissie: zeer belangrijk zijn hier de
indicatoren.
• Om subsidie te kunnen ontvangen. U ontvangt
subsidie op basis van bewezen,
gecontroleerde, betaalde kosten. In uw
rapport geeft u aan op basis van welke kosten
u een subsidie wenst te ontvangen.
Waar rapporteren over uw project?
• Internet
• Wat: inhoudelijke rapportering + kostencijfers
+ elektronische bijlagen
• Waar: www.efro.be of http://efro20072013.vlaanderen.be
• Op papier
• Wat: bewijsstukken + aanvraagformulier
• Waar:
Agentschap Ondernemen
t.a.v. André Van Haver
Afdeling Europa Economie
Koning Albert II-Laan 35 bus 12
1030 Brussel
Rapportering
Bewijsstukken
Via internet
• Kosten gemaakt (Bedragen / factuur / loonfiche/ …)
• Kosten betaald (Betaalde bedragen + datum / betalingsbewijs)
• Kosten in het kader van het project (Beschrijving kosten
kostendetaillering + logische controle)
• In overeenstemming met overheidsopdrachtenregelgeving
(bewijzen procedure + cumulatieve tabel overheidsopdrachten)
• Identificatie project & promotor => btw-statuut promotor &
copromotor(en)
Aanvraagformulier
• Controle rekeningnummers en contactgegevens
• Naleving voorschriften & regelgeving: bijzondere
goedkeuringsvoorwaarden, duurzame ontwikkeling, leefmilieu,
gelijke kansen, promotie, afwijkingen inkomsten, behoud van
bestemming
Kost is
Subsidiabel
Betaling
subsidie als budget nog
niet overschreden
Hoe rapporteren?
Kan pas als project definitief goedgekeurd en
contract geregistreerd!
1. Ga naar internettoepassing, meld je aan, open het project
2. Keuze: maak een nieuw rapport aan of open een bestaand
rapport
3. Vul het rapport in:
‘Wijzig’ – ‘Bewaar’
Tabblad rapportage = inhoudelijke vragen
Tabblad kosten = kostenlijnen
4. Indienen als het rapport klaar is
Tabblad project; project in uitvoering
boven
Tabblad project; project in uitvoering midden
Tabblad project; project in uitvoering onder
Rapport toevoegen – stap 1
Rapport toevoegen – stap 2
Rapport toevoegen – nieuw leeg rapport
Rapport bewerken – bestaand rapport
in opmaak
Wanneer rapporteren over uw project?
• Rapporteringsperiodes
– Om de 3 maanden
– Exacte datums worden afgesproken en kunnen
eventueel gewijzigd worden indien gewenst
– Data zijn altijd te raadplegen op internet, in uw
project
• Ook na afloop van het project wordt er nog
rapportering verwacht!
Wat rapporteren over uw project?
•
Internetdeel, hoe ziet het er concreet uit:
– Inhoudelijk (1)
– Financieel (2)
• Papieren bewijsstukken + aanvraagformulier
(3)
• Meestal zijn de drie elementen samen aan te
leveren!
Wat rapporteren over uw project?
Internetdeel – inhoudelijk (1)
•
Welke inhoudelijke vragen?
– Algemene vragen over de voortgang van het project
– Tussentijdse indicatoren
– Indicatoren voor het eindverslag
• Elektronische bijlagen
• TIP 1: als uw project ‘in uitvoering’ is, maakt u
al een eerste rapport aan. Op die manier kunt
u zelf zien welke vragen u zal beantwoorden.
De verplichte vragen moet u steeds invullen,
de andere vragen enkel bij eindrapportage.
• Tip 2: bijlagen kunt u toevoegen bij de laatste
vraag van de inhoudelijke rapportage.
Rapportage bovenaan
Rapportage onderaan
Bijlagen
Toevoegen elektronische bijlagen:
eerste op ‘wijzig’ klikken
Toevoegen elektronische bijlagen
Wat rapporteren over uw project?
Internetdeel – Financieel (2)
• Kostenlijnen:
– Facturen en gelijkaardig
– Personeelskosten
– Inkomsten
Tabblad ‘Kosten’
Kosten – toevoegen via wijzig
Kostenlijn – toevoegen via groene ‘+’
Kosten – toevoegen factuur of
gelijkaardig
Kosten – toevoegen personeelskost
Kosten – toevoegen inkomsten
• Werkingsprojecten: echte inkomsten tijdens de uitvoering
van het project
• Investeringsprojecten: geschatte toekomstige inkomsten
over een referentieperiode of funding gap. U dient steeds
bedrag te berekenen als percentage van de ingediende
kosten van het rapport. U vindt gegevens in projectdefinitie
Kosten – een aantal lijnen voorbeeld boven
Kosten – een aantal lijnen voorbeeld boven
Wat rapporteren over uw project?
Papier – Bewijsstukken (3)
•
•
•
•
•
Kopies van facturen
Kopies van betalingsbewijzen
Loonfiches
Tijdsregistraties
Stukken in verband met naleving
overheidsopdrachtenwetgeving
• Bewijzen communicatieverplichtingen
• …
Wat rapporteren over uw project?
Papier – Bewijsstukken (3)
• Voeg het aanvraagformulier bij de opgestuurde
bewijsstukken. Dit kunt u vinden op de website
http://www.efro.be .
•
Bij kosten: de bewijsstukken die bij één kostenlijn horen
samenvoegen en projectnummer samen met het kostennummer noteren op de documenten. De nummers van de
kostenlijnen worden toegewezen door de internettoepassing.
•
Vermeld het projectnummer bij iedere communicatie!
•
VOORBEELD VERMELDING OP BEWIJSSTUKKEN
– factuurkosten: 239 – 44: kopie factuur + kopie betalingsbewijs
– Inkomsten, tussenvoegen I of Inkomsten: 311 - I - 3
Wat rapporteren over uw project?
Papier – Bewijsstukken (3)
Wat rapporteren over uw project?
Papier – Bewijsstukken (3)
Hulp nodig?
•
In uw project op het tabblad projectorganisatie
– Projectbegeleider
– Dossierbehandelaar
• Contactinformatie:
– Inhoudelijke projectbegeleider: meestal contactpunt
– Technische vragen: [email protected] of
02 553 37 30
Project in uitvoering: projectorganisatie