Checklist voor het opzetten van een aandelenparticipatieplan voor

Checklist voor het opzetten van een
aandelenparticipatieplan voor medewerkers
1
Duurzaam aandeelhouderschap begint met een goede
voorbereiding
Een beter bedrijfsresultaat, een hogere productiviteit en een effectief
instrument voor het werven en behouden van medewerkers dat zijn de
positieve effecten van financiële participatie. Dit blijkt uit een onderzoek van
SNPI met MT en Sprout. Een onderzoek gehouden onder 640 ondernemingen.
25% van de ondervraagde bedrijven heeft een vorm van financiële
medewerkerparticipatie. 71% van deze groep kiest voor een aandelenplan.
Duurzaam aandeelhouderschap kent een groeiende belangstelling. Het is
duurzaam aandeelhouderschap omdat medewerkers met aandelen kijken naar
het belang van het bedrijf op de langere termijn.
SNPI heeft op basis van veel praktijkervaringen een checklist ontwikkeld voor
het invoeren van een aandelenparticipatieplan voor medewerkers. Het succes
van een aandelenplan begint bij een goede voorbereiding.
Een implementatietraject van een aandelenplan bestaat uit 4 fases: oriëntatiefase,
ontwerpfase, implementatiefase en evaluatiefase. De eerste drie fases moeten goed
worden doorlopen. Een bestaand plan wijzigen is ingewikkeld.
Deze checklist gaat uit van een participatieplan op basis van aandelen. Opties en
winstdeling, andere vormen van financiële participatie worden buiten beschouwing
gelaten.
Oriëntatie
In de oriëntatiefase stellen de zittende aandeelhouders de doelstellingen en
randvoorwaarden vast.
Voorbeelden van doelstellingen zijn:
-
-
Binden en motiveren van medewerkers en eventueel derden en andere
stakeholders, zoals freelancers en zzp-ers;
Bedrijfsopvolging, een deel van de onderneming wordt verkocht aan
managers en personeel;
Personeel laten meeprofiteren van winsten en groei van de onderneming.
Beloning op basis van vertrouwen in de organisatie, waarvoor eerste een
geldelijke inleg wordt gevraagd (belegging) of (deels) via beloningen
opgebouwd aandelenparticipaties;
Ondernemerschap stimuleren met mede-eigenaarschap;
Productiviteit van werkzaamheden verhogen, kosten verlagen;
Beschermen van de onderneming tegen vijandige overnames.
Voorbeelden van randvoorwaarden
2
-
Zeggenschap is direct (aandelen) of indirect (certificaten van aandelen) via
bijvoorbeeld een Stichting Administratiekantoor (STAK) of BV;
Criteria voor deelname, wie mogen deelnemen, minimum en maximum
aantallen per functies;
Vaststellen van een minimum en maximum percentage aandelen dat ter
beschikking van het personeel wordt gesteld en gebruikt zal worden voor de
interne markt.
Ontwerp
Op basis van de doelstellingen en randvoorwaarden wordt vervolgens het plan
ingevuld en ontworpen.
-
-
-
De structuur wordt vastgelegd. Een STAK of BV wordt aan de holding
gekoppeld.
De statuten, aandeelhoudersovereenkomst en alle overige juridische stukken
voor het overdragen van aandelen worden nagelopen. De stukken worden
aangepast indien nodig.
Een reglement wordt opgesteld, dwz de spelregels van deelname aan het
participatieplan.
Bij niet-beursgenoteerde onderneming dient de waarde te worden bepaald. De
waarde is het uitgangspunt voor een waarderingsgrondslag, de formule voor
het jaarlijks bepalen van de waarde van de aandelen. De koers van de
aandelen kan aan de hand van de formule worden berekend.
Ruling met de Belastingdienst ter goedkeuring van de waarde van de
aandelen ter voorkoming van een naheffing.
Overleg met Ondernemingsraad of Personeelsvertegenwoordiging.
Implementatie
-
Opstellen communicatieplan;
Goed informeren van de personen die mogen deelnemen;
Opstellen van een prospectus of informatiebrochure;
Oprichten STAK of BV;
Alle juridische stukken notarieel vastleggen;
Start inschrijvingen;
Start eerste handelsdag.
Evaluatie
-
3
Na één of twee jaar evalueren of het plan loopt volgens verwachting. Daar
waar nodig onderhandse stukken, zoals reglement aanpassen.
Slecht werkende aandelenparticipatieplannen zijn er genoeg en iedereen kent
wel een voorbeeld. Deze plannen zijn ook na evaluatie niet meer om te zetten
in een succesvol plan. De mate van succes van een plan begint bij een
goede voorbereiding.
Welke specialisten zijn nodig?
Het invoeren van een aandelenparticipatieplan is een multidisciplinaire activiteit en
kan niet door één specialist alleen worden uitgevoerd. De volgende specialisten zijn
betrokken bij een implementatie: jurist, notaris, waarderingsspecialist, eigen
accountant. Eventueel nog een fiscalist, projectmanager en communicatieadviseur.
De ervaring leert dat relevante kennis en ervaring op het gebied van
aandelenparticipatie niet altijd aanwezig is bij bovengenoemde specialisten. Een
deskundige op het gebied van aandelenparticipaties is een pré en kan ook het
projectmanagement uitvoeren. De projectmanager geeft aan wanneer welke
specialist aan de slag moet en voorkomt dubbele of onnodige werkzaamheden, die
de invoering onnodig duur en gecompliceerd maken voor u als organisatie.
Doorlooptijd en kosten
Voor het invoeren van een plan is ongeveer 6 maanden nodig. De start van een
handelsdag dient binnen 2 maanden na bekendmaking van de jaarstukken te worden
uitgevoerd. Handelsdagen vinden in de regel plaats in mei of juni van een jaar.
De kosten van implementeren zijn afhankelijk van het aantal specialisten dat wordt
ingeschakeld en complexiteit van de regeling. De kosten bedragen tussen de
€ 7.500,- en € 25.000,- De kosten van onderhoud varieert van € 500,- voor het inhuis bijhouden van een handelsregister en de bijkomende administratieve taken tot
tienduizenden euro’s per jaar indien men kiest voor het automatiseren van de
regeling en uitbesteden van de administratie.
Succesfactoren
Aandelenparticipatieplannen hebben een positief effect op de productiviteit van een
onderneming zo is gebleken uit onderzoek van de Radboud Universiteit en uit het
onderzoek van MT en Sprout. Participatieplannen kunnen in alle soorten en maten
ondernemingen goed werken.
De volgende factoren verhogen de mate van succes:

Er is een participatief klimaat, dwz de onderneming is een transparant
werkende organisatie waar medewerkers invloed kunnen uitoefenen op de eigen
werkzaamheden, de afdeling en het beleid van de gehele organisatie;

Financieel stabiele organisatie met vaste diensten/producten en klanten dan
wel gestaag groeiende onderneming;

Doelstelling is o.m. duurzaamheid, dwz gericht op betrokkenheid, continuïteit
van de onderneming en gericht op de lange termijn;

Bedrijfsbreed toegepast: iedereen mag deelnemen;

Breed gedragen (door top, management en werknemers);

4
Aandelenplan vormt onderdeel van het beleid (ondernemings- en HR-beleid)
van een organisatie;

Zeggenschap is gewaarborgd;

Goede communicatie en informatie, prospectus (risico’s in kaart brengen) en
transparantie;

Goed koersbeleid en goed dividendbeleid. Aandelenkoers gematigd in
combinatie met voldoende rendement houdt een interne markt in stand.
Soorten ondernemingen waar aandelenparticipatieplannen veelvuldig worden
ingevoerd
Kennisintensieve ondernemingen, bestaande uit adviseurs, architecten, ingenieurs,
specialisten (en andere soortgelijke beroepen). De medewerkers zijn het kapitaal van
de organisatie.
Kenmerken van deze ondernemingen zijn:
- Een platte organisatiestructuur
- Investeringen zijn beperkt (kantoor, telefoon, computer, telefoon)
- Medewerkers worden per tijdseenheid ingezet (uur, dag, dagdeel)
- MKB-bedrijf tot 250 medewerkers
- Financieel stabiel verleden, dwz gelijkblijvende financiële boekjaren en geen
grote schommelingen in financiële resultaten of een gestage groei.
- Vaste markt van producten, diensten en afnemers.
- Participatief klimaat.
Over de auteur
Drs. Pascale Nieuwland-Jansen is adviseur bij SNPI. SNPI is een non-profit,
onafhankelijke stichting. Het doel van SNPI is het bevorderen van financiële
medewerkerparticipatie en het behartigen van de belangen van ondernemingen met
financiële participatie. SNPI vertaalt dit door ondernemingen die onbekend zijn met
dit onderwerp te begeleiden bij de oriëntatie tot het actief begeleiden van
organisaties bij het implementeren van een participatieplan, dan wel evalueren van
bestaande plannen. Het team van SNPI bestaat uit specialisten met verschillende
expertises aangevuld met een netwerk van zzp-ers die per project ingezet kunnen
worden. SNPI verenigt daarnaast bedrijven met financiële participatie in een platform.
Het platform organiseert voor de deelnemers besloten bijeenkomsten. SNPI kent
jaarlijks een Award toe aan een deelnemer van het platform met het meest duurzame
aandeelhoudersplan.
5