Checklist inwerkperiode nieuwe werknemers gemeente Hellevoetsluis

Handleiding en checklist inwerkprogramma
nieuwe werknemers Gemeente Hellevoetsluis
Handleiding en checklist inwerkprogramma
nieuwe werknemers gemeente Hellevoetsluis
1.
Inleiding
1.1.
Achtergrond
Aandacht voor een goede introductie van nieuwe medewerkers is in het belang van de organisatie
en in het belang van de medewerker. Uit onderzoek blijkt dat een goede introductie vroegtijdig
verloop en ziekteverzuim kan voorkomen. Voor de medewerker betekent een goede introductie dat
hij zich snel thuis voelt, weet wat hij moet doen en zich betrokken voelt bij de organisatie. Kortom:
een goede introductie levert winst op voor alle partijen.
Aan een effectief beleid ten aanzien van nieuwe werknemers wordt binnen de gemeente
Hellevoetsluis op drie manieren vorm gegeven:
1) Introductieprogramma
2) Inwerkprogramma
3) Introductiepaspoort
Ad 1) Dit is gericht op sociale integratie binnen de organisatie. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk dat
nieuwe medewerkers de gelegenheid krijgen met elkaar kennis te maken en onderling ervaringen
uit te wisselen. Er wordt enkele keren per jaar een introductiedag georganiseerd voor nieuwe
medewerkers, waarvan onder meer een rondje door Hellevoetsluis, een introductie door
verschillende afdelingen en het bestuur en het afleggen van de eed of belofte op de agenda staan.
Ook ontvangen nieuwe medewerkers een introductiemap met daarin allerlei praktische informatie
over het reilen en zeilen binnen de organisatie van de gemeente Hellevoetsluis. De coördinatie en
uitvoering ligt hierbij bij het team P&O van de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning. Het
onderhavige document heeft dan ook geen betrekking op het introductieprogramma.
Ad 2) Hierbij draait het er met name om nieuwe medewerkers bekend te maken met hun functie,
hun takenpakket, de werkomgeving (waaronder bijvoorbeeld computerprogramma’s waarmee ze
moeten werken) en collega’s. Goede begeleiding is hierbij van groot belang. Hiertoe moet er onder
meer per nieuwe medewerker een inwerkprogramma worden opgesteld. De verantwoordelijkheid
voor de uitvoering ligt bij de leidinggevende van de betreffende nieuwe medewerker.
Ad 3) Iedere nieuwe medewerker krijgt voorafgaand aan de eerste werkdag een zogenaamd
introductiepaspoort dat hij of zij in overleg met de leidinggevende en/of mentor/begeleider
gedurende een periode van ongeveer twee maanden gebruikt om diverse belangrijke momenten in
het inwerkproces af te vinken. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering ligt bij de leidinggevende
van de betreffende nieuwe medewerker. Het paspoort sluit derhalve aan bij het inwerkprogramma.
1.2.
Handleiding en checklist
Zoals de titel reeds doet vermoeden, bestaat dit document uit een handleiding en een checklist.
Beide zijn bedoeld voor leidinggevenden en mentoren/begeleiders van nieuwe medewerkers, en
bevatten een aantal praktische aandachtspunten die er toe moeten leiden dat nieuwe medewerkers
optimaal worden ingewerkt.
De handleiding beschrijft in algemene zin een aantal praktische tips, terwijl de checklist een aantal
concrete stappen bevat die doorlopen moeten worden gedurende de periode van het nemen van
het aanstellingsbesluit tot aan het einde van het eerste dienstjaar van de nieuwe werknemer.
1
Handleiding en checklist inwerkprogramma
nieuwe werknemers Gemeente Hellevoetsluis
1.3.
Inwerkprogramma
Een cruciaal onderdeel van de inwerkperiode is een passend inwerkprogramma.
Aangezien de organisatie vele soorten functies kent die elk weer andere aandachtspunten
gedurende de inwerkperiode bevatten, is er niet één standaard inwerkprogramma dat voor
iedereen kan worden gebruikt. Het is dan ook aan de leidinggevende om voorafgaand aan de
eerste werkdag, voor elke nieuwe werknemer die binnen zijn afdeling komt werken een passend
inwerkprogramma op te (laten) stellen en dit minimaal twee weken voor indiensttreding van de
nieuwe medewerker aan hem of haar toe te zenden. Om de leidinggevenden hierbij op weg te
helpen zijn er een aantal tips en een format voor het opstellen van een inwerkprogramma aan dit
document toegevoegd.
1.4.
Introductiepaspoort
Het introductiepaspoort vormt een uitwerking van het inwerkprogramma, dat ongeveer twee
maanden in beslag neemt. Er staat stap voor stap in beschreven hoe het inwerkprogramma er uit
ziet, waarbij de nieuwe werknemer alle activiteiten kan afvinken als deze verricht zijn door hem of
de leidinggevende. Aan het einde van de rit is het paspoort compleet en zit de inwerkperiode er
op. Na voltooiing van het introductiepaspoort krijgt de nieuwe medewerker uiteraard een
exemplaar. Een tweede exemplaar wordt opgenomen in het personeelsdossier. De indeling van
het introductiepaspoort ziet er als volgt uit:
-
Voor indiensttreding (Hoofdstuk 2)
Eerste werkdag (Hoofdstuk 3)
Inwerkperiode (Hoofdstuk 4)
Opleidingsprogramma (Hoofdstuk 5)
Evaluatie (Hoofdstuk 6)
Voltooiing Introductiepaspoort (Hoofdstuk 7)
Het introductiepaspoort is als bijlage bij dit document gevoegd.
2.
Handleiding
2.1.
Rolverdeling

De rol van de Leidinggevende: de introductie van/voor nieuwe medewerkers wordt aan de
leidinggevende gedelegeerd, waarbij wel de verantwoordelijkheid voor de introductie bij hem
blijft liggen, voor zowel de opzet als de uitvoering.

De rol van Mentor/Begeleider: Er zijn drie terreinen waarover de nieuwe medewerker
geïnformeerd dient te worden, waarbij de hoeveelheid en diepgang per persoon, afhankelijk
van de functie die de nieuwe medewerker gaat vervullen, kan verschillen:



Praktische informatie: openstelling gebouw, koffievoorziening, kantine, fietsenstalling e.d.
Afdelingsinformatie: taakomschrijving, computer, telefoon, kopiëren, faxen, afdelingsplan,
afdelingsopleidingsplan, werkoverleg, afdelingsregels e.d.
Organisatie-informatie: tijdens deze gesprekken wordt informatie gegeven m.b.t.:
1. College van burgemeester en wethouders, raad, commissies, directieteam, stijl van
leidinggeven, dualisme, taakverdeling en verantwoordelijkheden, relatie bestuur/ambtelijk apparaat, juridische kwaliteitszorg;
2. Missie/Visie gemeente Hellevoetsluis (de gemeentelijke organisatie,
organisatiestructuur en cultuur);
3. Inzicht in de richtlijnen en procedures.

De rol van de P&O adviseur: Tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek geeft de P&O adviseur
reeds informatie over de organisatie, procedures, richtlijnen en overhandigt formulieren die
verband houden met de aanstelling. Inhoudelijk bemoeit de P&O adviseur zich niet met het
inwerkproces, anders dan diens bijdrage aan de algemene introductie. Wel kan tijdens het
2
Handleiding en checklist inwerkprogramma
nieuwe werknemers Gemeente Hellevoetsluis
regulier overleg met de leidinggevende geïnformeerd worden naar het introductieproces en de
vorderingen in dit proces. Tevens vervult de P&O adviseur een controlerende rol als het gaat
om de vraag of het inwerkproces op de juiste wijze verloopt, en voor wat betreft het gebruik
van het Introductiepaspoort. Zo dient bijvoorbeeld de volledigheid van een ingevuld
introductiepaspoort te worden afgestemd met de consulent, en dient aan hem of haar een
kopie van het ingevulde paspoort te worden verstrekt zodat dit in het personeelsdossier kan
worden opgenomen.
2.2.
Praktische tips
Managers steken veel energie in de werving en aanname van personeel. Uit een vaak grote
hoeveelheid sollicitatiepost worden de kandidaten met zorg geselecteerd. Er volgen soms
meerdere sollicitatierondes om te bepalen welke sollicitant het meest voor de vacante functie in
aanmerking komt. Als uiteindelijk een nieuwe collega is gekozen, wordt nog uitgebreid met hem of
haar gekeken naar diens arbeidsvoorwaarden. Daarna dient een zorgvuldig introductietraject te
volgen. Een goede introductie van personeel geeft de nieuwe werknemer het gevoel dat hij/zij
welkom is en dat er aandacht is besteed aan diens komst. De tijd die wordt geïnvesteerd in een
goede introductie, wordt snel terugverdiend doordat de werknemer sneller is ingewerkt. Hieronder
staan enkele algemene tips en suggesties om de introductie soepel te laten verlopen.
Zorg voor een goed welkom
De allereerste dag dat de nieuwe werknemer in dienst is, dient deze vooral het gevoel te krijgen
dat hij of zij welkom is. Daarvoor is betrokkenheid van de collega's nodig. Direct leidinggevenden
behoren tijd vrij te maken voor een persoonlijke introductie. Zorg tevens dat er vanaf de eerste
dag een volledig ingerichte werkplek is.
Een stroom van indrukken
Het bestaande personeel van een organisatie kan zich vaak niet goed verplaatsen in de
gedachtegang van nieuwkomers. Veel van wat voor hen dagelijks routine is, blijkt voor de
nieuweling een openbaring. De persoon die de nieuwe collega inwerkt tracht soms met groot
enthousiasme duidelijk te maken hoe de onderlinge verhoudingen tussen verschillende disciplines
precies zijn en vertelt gedetailleerd hoe er aan bepaalde projecten wordt gewerkt. De nieuweling
doet ondertussen zijn uiterste best om gewoonweg de weg in het gebouw te vinden, alle namen te
onthouden, te ontdekken waar het papier ligt en te weten te komen hoe de printer werkt. Houd
hier rekening mee bij het inwerkprogramma.
De eerste dag
De eerste dag dat iemand in dienst is, wordt hij overladen met indrukken. Van te voren krijgt de
medewerker van de afdeling P&O een informatiepakket. Als het een optie is om de nieuwe
medewerker vooraf enige informatie over de afdeling of specifiek project/taak toe te zenden, dan
heeft dat de voorkeur. Door dit te doen wordt ook het gevoel van aandacht vergroot. Laat de
nieuwe medewerker weten dat hij vandaag veel zal horen en zien, maar dat er feitelijk nog niet
zoveel veel van hem verwacht wordt. Toon belangstelling, bijvoorbeeld door tegelijkertijd te gaan
lunchen met de nieuwe medewerker en de persoon die hem inwerkt. Op de eerste dag een
bloemetje op het bureau laat ook zien dat de nieuwe medewerker welkom is in de organisatie.
Een praktisch inwerkprogramma
Het inwerken van een nieuwe collega leent zich heel goed voor een planmatige aanpak. Alles wat
een nieuwe medewerker zou moeten weten kan vooraf worden opgenomen in een checklist.
Verderop in dit document is een algemene checklist opgenomen waaraan specifieke zaken
kunnen worden toegevoegd die op jouw nieuwe medewerker van toepassing zijn. Zorg voor een
bepaalde logica in de volgorde. Let ook op details waaraan je niet meteen zou denken, zoals een
instructie waar alledaagse benodigdheden te vinden zijn (bijvoorbeeld toilet, printer, koffie,
lunchtijden) en kennisoverdracht over dagelijkse programma's en 'vanzelfsprekende'
taakverdelingen in jouw afdeling /team. Denk bijvoorbeeld ook aan vluchtroutes in geval van
brand. Richt het inwerkprogramma niet alleen op de werkzaamheden op de eigen afdeling. Laat
de nieuwe medewerker kennis maken met functionarissen van andere afdelingen waar direct mee
wordt samengewerkt en zorg ook dat hij op de hoogte is van facilitaire zaken. Stuur het
inwerkprogramma voor de eerste werkdag naar de nieuwe medewerker en evalueer het
3
Handleiding en checklist inwerkprogramma
nieuwe werknemers Gemeente Hellevoetsluis
inwerkprogramma uiteindelijk. Juist nieuwe mensen kunnen het beste vertellen wat er aan het
schema nog ontbreekt. Dit is handig voor de volgende keer dat iemand moet worden ingewerkt.
Leidinggevende zoekt tijdig een mentor/begeleider
Een mentor/begeleider kan de nieuwe medewerker op weg helpen in de organisatie. Met een
mentor/begeleider heeft de nieuwe medewerker een persoonlijke vraagbaak en iemand die
duidelijke aanwijzingen geeft. Het is belangrijk om na te gaan wie deze functie kan vervullen.
De voorkeur gaat hierbij uit naar een medewerker die goed ingewerkt is en die deze taak met
plezier op zich neemt. Zorg er ook voor dat deze medewerker er wel voldoende tijd voor heeft.
Verbind aan het mentor/begeleiderschap ook een eindtijd. Als het mentor/begeleiderschap
oneindig voortduurt of wanneer daarover niets is afgesproken, kan dat leiden tot ongelijke
werkverhoudingen tussen oude en nieuwe werknemers. Stel vast hoe lang de inwerkperiode zou
moeten duren. Maak duidelijk wanneer je volledige zelfstandigheid en inzetbaarheid van de
nieuwe collega verwacht.
Betrokkenheid van de leidinggevende
Het inwerken van een nieuwe collega kan worden overgelaten aan de mentor/begeleider, maar
persoonlijke betrokkenheid van de leidinggevende blijft een belangrijk onderdeel van het proces.
Na de introductie op de eerste dag dient de direct leidinggevende nog enkele voortgangsgesprekken met de nieuwe medewerker in te plannen. Dit zijn informele tussentijdse gesprekken
betreffende het functioneren die gevoerd kunnen worden naast de reguliere functionerings- en
beoordelingsgesprekken. Belangrijk is om de verwachtingen van de medewerker helder te krijgen
en die af te stemmen op jouw eigen verwachtingen. Dit bespaart vaak een hoop misverstanden
en irritatie achteraf. Vergeet niet dat elke nieuwe medewerker boordevol nieuwe ideeën en
ervaringen zit, waar je praktisch gebruik van kunt maken. Sluit de inwerkperiode af met een
evaluatiegesprek waarin indrukken, leerpunten en verwachtingen nog eens aan de orde komen
Bereid personeel voor op de nieuwe medewerker
Kondig een nieuwe medewerker tijdig aan en geef een korte schets van zijn kwaliteiten en de
toekomstige plaats en rol in onze organisatie. Stip eventuele bijzonderheden of aandachtspunten
aan.
2.3.
Inwerkprogramma
Algemeen
Het meest essentiële onderdeel van een geslaagde introductie is het inwerken van de nieuwe
medewerker in de functie die hij of zij gaat vervullen. Over het functioneren wordt tenslotte een
oordeel afgegeven dat van invloed is op het verdere verloop van het dienstverband. Alle reden
dus om ook hierbij gestructureerd te werk te gaan. Daarom dient minimaal twee weken voor de
komst van de nieuwe medewerker een inwerkprogramma opgesteld te worden door de
leidinggevende. Van iedere functie binnen de gemeente Hellevoetsluis is een functiebeschrijving
opgesteld. Tijdens het opstellen van een inwerkprogramma, maar ook tijdens het inwerken zelf
kan deze beschrijving als leidraad worden gebruikt. Immers zijn de hoofdbestanddelen van de
functie daarin opgenomen.
Het inwerken op functieonderdelen
Bij het opstellen van het inwerkprogramma is al gemeld, dat het van belang is om het inwerken
van de nieuwe medewerker op alle functieonderdelen gedoseerd en gestructureerd te laten
plaatsvinden. Een logische volgorde van activiteiten maakt het voor de medewerker eenvoudiger
zaken in zich op te nemen. In het begin krijgt de nieuwkomer ook al behoorlijk wat informatie te
verwerken die niet rechtstreeks te maken heeft met de uitoefening van de functie. Dit wordt
natuurlijk geleidelijk minder en de medewerker kan deze informatie, naarmate de tijd verstrijkt,
ook beter een plaats geven. Om deze reden is het ook gewenst om bij het inwerken te kiezen
voor een volgorde van taken met een opbouw in zwaarte.
Informatie m.b.t. het functioneren van de organisatie en de besluitvormingsprocedures
In een aantal gevallen zal de nieuwkomer bekend zijn met een ambtelijke of gemeentelijke
organisatie omdat hij zelf voorheen ook ambtenaar was. Maar voor evenveel medewerkers zal
een aanstelling als ambtenaar en het werken in een overheidsorganisatie als de gemeente nieuw
4
Handleiding en checklist inwerkprogramma
nieuwe werknemers Gemeente Hellevoetsluis
zijn. Voor hen is het van belang dat goede informatie wordt verstrekt over het functioneren van de
organisatie. Zeker op het punt van besluitvorming, de hierbij te volgen procedures en het hierbij
voorgeschreven gebruik van formulieren, is extra aandacht noodzakelijk.
De meeste medewerkers zullen hiermee in de uitoefening van hun functie te maken krijgen en
voor nieuwkomers is niet altijd even eenvoudig te begrijpen wie wat doet en wie welke besluiten
neemt.
De organisatiestructuur van de gemeente is vrij eenvoudig uit te tekenen. Aan de hand van een
organisatieschema kan een uiteenzetting worden gegeven van de taken en bevoegdheden die de
gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris etc. hebben
in het algemeen en ten aanzien van het vakgebied van de nieuwe medewerker in het bijzonder.
Vervolgens kunnen, specifiek vanuit de taken die de nieuwkomer moet gaan uitvoeren, als
voorbeeld enkele te volgen procedures in beeld worden gebracht, inclusief het gebruik van
voorstelformulieren in RIS. Maar verwacht mag niet worden dat een medewerker daarna al direct
zelfstandig de volledige procedure in beeld heeft. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden
zullen nog regelmatig vragen rijzen. Door dan steeds opnieuw tekst en uitleg te geven, zullen
uiteindelijk de te volgen procedures voor de medewerker duidelijk worden.
Functionele relaties
Voor de nieuwe medewerker is het belangrijk te weten met wie in de organisatie hij vanuit zijn
werkveld in meer of mindere mate te maken krijgt. Inzicht in deze functionele relaties vereenvoudigt voor hem het zoeken naar de juiste weg in zijn taakuitoefening.
Voortgangsgesprekken
Het benoemen van een mentor/begeleider voor de nieuwe medewerker, zal zeker in het begin
leiden tot een minder direct contact met de leidinggevende. En hoewel de leidinggevende
regelmatig op informele wijze met de nieuwe medewerker een praatje zal maken, is het toch
belangrijk dat er tussen hen contact blijft over het inwerken en het functioneren. Dit kan door
middel van het voeren van regelmatige voortgangsgesprekken. Deze vinden plaats naast de
regulier te voeren functionerings- en beoordelingsgesprekken zoals deze met alle werknemers
dienen te worden gevoerd.
Voortgangsgesprekken kunnen beschouwd worden als tussentijdse bijpraatmomenten, waarin
bezien wordt of het inwerken voor beide partijen naar wens verloopt. In de meeste gevallen zal
ook de mentor/begeleider bij dit gesprek aanwezig zijn.
De gespreksfrequentie van de hier bedoelde gesprekken kan afhankelijk gesteld kan worden van
de voortgang in het inwerken. Toch is het voor de nieuwe medewerker plezierig te weten op welke
momenten er gesprekken plaatsvinden, waarin ook hij zijn mening kenbaar kan maken.
Format inwerkprogramma
Hieronder is een kort voorbeeld van een inwerkprogramma opgenomen, dat per nieuwe
medewerker dient te worden aangepast en aangevuld. Het afdelingshoofd is hiervoor
verantwoordelijk.
Inwerkprogramma voor: N.W.E. Werknemer
Datum
Tijdstip
Locatie
01-06-‘09
09.00 uur
Kamer 0.00
01-06-‘09
09.30 uur
01-06-‘09
10.30 uur
Betrokkenen
Activiteit
Doel
Afdelingshoofd
en mentor
Kennismakingsgesprek
Kamer 0.01
P. Puck
n.v.t.
Mentor
Gesprek met
directe collega
Rondleiding
Kennis maken, informatieuitwisseling en
afspraken
Kennis maken met
collega
Kennismaken met
organisatie
5
Handleiding en checklist inwerkprogramma
nieuwe werknemers Gemeente Hellevoetsluis
02-06-‘09
09.00 uur
Kamer 0.07
DIV
Voorlichting
02-06-‘09
Etc.
03-06-‘09
Op de hoogte brengen gang van zaken
postverzending
11.00 uur
Kamer 0.00
Afdelingshoofd
Evaluatie
Voorgang en eventuele knelpunten
bespreken
08-06-‘09
12.00 uur
Kamer 0.01
Mentor
Werken
Inwerken in taken
14-06-‘09
14.30 uur
Kamer 0.00
Afdelingshoofd
Evaluatie
Voorgang en eventuele knelpunten
bespreken
Etc.
N.B. Het bovenstaande voorbeeld is slechts beknopt uitgewerkt, en zal derhalve met name op het
gebied van het inhoudelijke inwerken de nodige aanvulling behoeven.
6
Handleiding en checklist inwerkprogramma
nieuwe werknemers Gemeente Hellevoetsluis
3.
Checklist
3.1.
Deel 1
Naam
Functie
Afdeling
In dienst datum
:
:
:
:
1e werkdag:
Mentor:
ACTIE
WIE
PLANNING
CHECK
UITGEVOERD?
Aanwijzen mentor en afspraken maken over
taakverdeling gedurende de
introductieperiode van de nieuwe
medewerker
Afdelingshoofd
Minimaal 2 weken voor
indiensttreding
0 ja
0 ja
Opstellen inwerkprogramma + toezending
aan nieuwe medewerker
Afdelingshoofd / mentor
Minimaal 2 weken voor
indiensttreding
0 ja
0 ja
Toezenden Introductiepaspoort aan nieuwe
medewerker
Afdelingshoofd / mentor
0 ja
0 ja
Inrichten werkplek (meubilair, pc), autorisatie
netwerkaansluiting, e-mail, internet, regelen
autorisatie m.b.t. software
Mentor
0 ja
0 nvt
0 ja
0 nvt
Aanmelden voor algemene introductie
Afdelingshoofd
Minimaal 2 weken voor
indiensttreding
0 ja
0 ja
Afdeling en directeur informeren over komst
nieuwe medewerker
Afdelingshoofd
In de week voor de 1e werkdag
0 ja
0 ja
Bespreken inwerkprogramma nieuwe werkn.
Mentor
1e werkdag
0 ja
0 ja
Minimaal 2 weken voor
indiensttreding
Minimaal 2 weken voor
indiensttreding
7
Handleiding en checklist inwerkprogramma
nieuwe werknemers Gemeente Hellevoetsluis
ACTIE
WIE
PLANNING
CHECK
UITGEVOERD?
Introductie op de eigen afdeling
Mentor
1e werkdag
0 ja
0 ja
Mentor
1e werkdag
0 ja
0 ja
Afdelingsinformatie (gedoseerd)
 Overlegstructuur
 Taakverdeling afdeling
 Overdracht taken
 Waar info verkrijgbaar
 Begin maken met eigen werkzaamheden
 Afspraken maken met belanghebbende
collega’s m.b.t. werkzaamheden
Mentor
1e werkdag
0 ja
0 ja
Evaluatie aan einde van de eerste werkdag
(hoe is eerste dag verlopen?)
Afdelingshoofd
1e werkdag
0 ja
0 ja
Verstrekken van praktische informatie t.a.v.:
 indeling van het gebouw
 gebruik toegangssleutel
 werktijden en pauzetijden
 gebruik kantine
 parkeren
 gebruik pc (programma’s, inloggen,
gebruik internet etc.)
 werkwijze telefoon en E-mail
 werkwijze postbehandeling
 werkwijze tijdschrijven
 ziekmeldingsprocedure
 bedrijfsarts
 Veiligheidsvoorschriften/BHV,
persoonlijke beschermingsmiddelen
8
Handleiding en checklist inwerkprogramma
nieuwe werknemers Gemeente Hellevoetsluis
ACTIE
WIE
PLANNING
CHECK
UITGEVOERD?
Afspraken i.v.m. de vervaardiging van
visitekaartjes
Mentor
1e week
0 ja
0 nvt
0 ja
0 nvt
Voorstellen van de nieuwe medewerker
Op intranet.
Mentor en medewerker via
communicatie
Organisatie-informatie
 Organisatiestructuur
 Besluitvormingsprocedures
 Overlegvormen
Mentor
1e week
0 ja
0 ja
Evaluatie aan einde van de eerste week:
Mentor/Afdelingshoofd
1e week
0 ja
0 ja
Aan het einde van de eerste maand
Mentor/Afdelingshoofd
1e maand
0 ja
0 ja
Na de 2e maand (einde inwerkprogramma)
Afdelingshoofd
2e maand
0 ja
0 ja
Ga na of het Introductiepaspoort volledig is
ingevuld en stem dit af met je P&O conslulent.
Afdelingshoofd
2e maand
0 ja
0 ja
Afdelingshoofd
2e maand
0 ja
0 ja
0 ja
0 Nvt
0 ja
0 nvt
Verstrek een afschrift van het ingevulde Introductiepaspoort aan je P&O consulent, zodat deze
in het personeelsdossier kan worden gevoegd
Afspraken maken t.a.v. opleidingen
Afdelingshoofd
1e week
1e maand
0 ja
9
Handleiding en checklist inwerkprogramma
nieuwe werknemers Gemeente Hellevoetsluis
3.2.
Deel 2
Tweede week en later
 Werkzaamheden bespreken en enige tijd vooruit plannen
 Communicatiestromen en processen op de afdeling dan wel de organisatie
 Doorlopen en intensivering contacten zowel in- als extern
 Terugkoppelen van vragen en bespreken nieuwe opdrachten
 Indien de behoefte aanwezig is nogmaals een introductieronde door de
organisatie c.q. eigen sector.
 Voortgangsgesprek, terugkoppeling werkzaamheden en bespreken wederzijds ervaren
knelpunten
mentor
mentor
mentor
mentor
mentor
afdelingshoofd
Tweede maand en later
 Evaluatie eerste periode
 Voortgangsgesprek
mentor
afdelingshoofd
Zesde maand en later
 Benoemen van eventueel noodzakelijke opleiding of cursus
 Functionerings- en evt. beoordelingsgesprek
 Voortgangsafspraken maken
afdelingshoofd
afdelingshoofd
afdelingshoofd
10
Handleiding en checklist inwerkprogramma
nieuwe werknemers Gemeente Hellevoetsluis
4.
Conclusie
Samenvattend kan gesteld worden dat het inwerkprogramma, naast het introductieprogramma,
een zeer belangrijk instrument is om nieuwe medewerkers snel te laten integreren binnen de
ambtelijke organisatie van de gemeente Hellevoetsluis. Zorg er als leidinggevende en mentor dus
voor dat je de in dit document aangereikte tips en checklists ook daadwerkelijk gebruikt en werk
hierbij samen met de P&O-consulenten. Datzelfde geldt uiteraard voor het Introductiepaspoort.
Hoe vaker er met deze instrumenten gewerkt zal worden, hoe soepeler het inwerkproces zal
verlopen. Daar heeft iedereen binnen de organisatie, maar ook de inwoners van Hellevoetsluis,
uiteindelijk profijt van.
Afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning, juli 2009
11
Handleiding en checklist inwerkprogramma
nieuwe werknemers Gemeente Hellevoetsluis
Bijlage: Introductiepaspoort Hellevoetsluis
1.
Inleiding
Om ervoor te zorgen dat je als nieuwe medewerker bij de gemeente Hellevoetsluis snel wegwijs
bent en je hier thuis voelt, is een goede introductie van groot belang. Vragen die hierbij vaak spelen
zijn onder meer:
-
wat is mijn rol en positie?
Wat wordt er van me verwacht?
Hoe is de cultuur binnen de organisatie?
Waaruit bestaan mijn werkzaamheden?
Hoe kom ik in contact met collega’s?
Binnen de organisatie van de gemeente Hellevoetsluis vinden wij het erg belangrijk dat dergelijke
vragen snel en duidelijk beantwoord worden. Om een en ander te ondersteunen onderscheiden we
voor nieuwe medewerkers twee “programma’s”, namelijk het introductieprogramma en het
inwerkprogramma.
Het introductieprogramma is met name gericht op sociale integratie binnen de organisatie. Zo is het
bijvoorbeeld belangrijk dat nieuwe medewerkers de gelegenheid krijgen met elkaar kennis te maken
en onderling ervaringen uit te wisselen. Er wordt enkele keren per jaar een introductiedag
georganiseerd voor nieuwe medewerkers, waarvan onder meer een rondje door Hellevoetsluis, een
introductie door verschillende afdelingen en het bestuur en het afleggen van de eed of belofte op de
agenda staan. Ook ontvang je als nieuwe medewerker een introductiemap met daarin allerlei
praktische informatie over het reilen en zeilen binnen de organisatie van de gemeente
Hellevoetsluis.
Daarnaast is een gedegen inwerkprogramma eveneens van groot belang. Daarbij draait het er met
name om je bekend te maken met jouw functie, je takenpakket, de werkomgeving (waaronder
bijvoorbeeld computerprogramma’s waarmee je gaat werken) en collega’s. Goede begeleiding is
hierbij van groot belang. Dit introductiepaspoort vormt de uitwerking van het inwerkprogramma, dat
ongeveer twee maanden in beslag neemt. Er staat stap voor stap in beschreven hoe het
inwerkprogramma er uit ziet, waarbij je alle activiteiten kunt afvinken als deze verricht zijn. Aan het
einde van de rit is je paspoort compleet en zit de inwerkperiode er op. Na voltooiing van het
introductiepaspoort krijg je hiervan als nieuwe medewerker uiteraard een exemplaar. Een tweede
exemplaar wordt opgenomen in je personeelsdossier.
In de onderstaande hoofdstukken zijn alle stappen schematisch beschreven. De indeling van het
introductiepaspoort ziet er als volgt uit:
-
Voor indiensttreding (Hoofdstuk 2)
Eerste werkdag (Hoofdstuk 3)
Inwerkperiode (Hoofdstuk 4)
Opleidingsprogramma (Hoofdstuk 5)
Evaluatie (Hoofdstuk 6)
Voltooiing Introductiepaspoort (Hoofdstuk 7)
12
Handleiding en checklist inwerkprogramma
nieuwe werknemers Gemeente Hellevoetsluis
2.
Voor indiensttreding
Activiteit
Contact opnemen met nieuwe werknemer om af te spreken wanneer,
waar en hoe laat hij verwacht wordt (door leidinggevende)
Toezenden inwerkprogramma (door leidinggevende)
Toezenden relevante documenten (door P&O)
3.
Eerste werkdag
Activiteit
Ontvangst bij aanvang eerste werkdag, inclusief laten zien werkplek
(door leidinggevende of daarvoor aangewezen mentor/begeleider)
Introductiegesprek om kennis te maken, informatie uit te wisselen en
inwerkprogramma te bespreken (door leidinggevende of daarvoor
aangewezen mentor/begeleider)
Kennismakingsgesprek met directe collega’s en mentor/begeleider
(door leidinggevende of daarvoor aangewezen medewerker)
Kennismakingsronde door gemeentehuis, inclusief kennismaking met
vakwethouders (door leidinggevende of daarvoor aangewezen
mentor/begeleider)
Kort evaluatiegesprek inzake de eerste werkdag (door leidinggevende
of daarvoor aangewezen mentor/begeleider)
4.
Gereed
Inwerkperiode
Activiteit
Bespreken inwerkprogramma (door leidinggevende of daarvoor
aangewezen mentor/begeleider)
Nieuwe medewerker stelt zich voor op Intranet (door nieuwe
medewerker in overleg met team communicatie)
Wegwijs maken van nieuwe medewerker in diens takenpakket (door
mentor/begeleider)
Afwerken van het inwerkprogramma voor de eerste werkweek (door
nieuwe medewerker in overleg met mentor/begeleider)
Kort evaluatiegesprek inzake eerste werkweek (door leidinggevende of
daarvoor aangewezen mentor/begeleider)
Afwerken van het inwerkprogramma voor de eerste twee maanden,
inclusief tussentijdse evaluatie (door nieuwe medewerker in overleg met
mentor/begeleider)
5.
Gereed
Gereed
Opleidingsprogramma
Activiteit
Gesprek met leidinggevende, P&O consulent en nieuwe medewerker
over opleidingsbehoefte (door leidinggevende, P&O consulent en
nieuwe werknemer)
Opstellen individueel opleidingsprogramma voor eerste werkjaar (door
leidinggevende, P&O consulent en nieuwe werknemer)
Gereed
13
Handleiding en checklist inwerkprogramma
nieuwe werknemers Gemeente Hellevoetsluis
6.
Evaluatie
Activiteit
Evaluatiegesprek aan het einde van de eerste twee maanden om
inwerkperiode te evalueren (door leidinggevende en nieuwe werknemer)
7.
Gereed
Voltooiing introductiepaspoort
Dit introductiepaspoort is voltooid op …………………
Naam werknemer:
Naam leidinggevende:
………………………………
………………………………
Handtekening werknemer:
Handtekening leidinggevende:
………………………………
………………………………
14