Spelregels ruilen en extra dag aanvragen 2017

Ruilvoorwaarden per 1-1-2017
Waarom het inhalen van gemiste dagen niet altijd kan
Binnen FloreoKids bieden wij u de mogelijkheid om, als de bezetting en samenstelling van de
groep het toelaten, gemiste opvangdagen in te halen. In basis is onze ruilregeling zeer ruim:
ruilen mag binnen het hele kalenderjaar. Ter vergelijk: bij de meeste
kinderopvangorganisaties is ruilen toegestaan binnen één of twee weken of maximaal
binnen een maand. Daarna vervallen de gemiste dagen van de genoemde periode.
De ruime ruilregeling heeft ook een keerzijde: het schept verwachtingen. Veel ouders zien
het inhalen van een gemiste dag als een recht. Zij hebben immers betaald voor deze dag. Het
ruilen is echter een service, geen recht. Dit vraagt om enige toelichting:
U heeft bij ons een vast contract voor opvang op vaste dagen. Deze zijn altijd beschikbaar
voor u, u betaalt specifiek voor opvang op deze dagen. Als wij de garantie zouden moeten
geven dat u ook op andere dagen terecht zou kunnen, hebben we het feitelijk over flexibele
opvang. Daar zit een aanzienlijk hoger uurtarief aan vast, omdat je dan als organisatie
bewust enige leegstand moet creëren om de vraag op die andere dag(en) te kunnen
opvangen. Waarbij het verhoogde deel boven het tarief zou vallen waarover de overheid
kinderopvangtoeslag uitkeert. Met als gevolg een flinke kostenverhoging voor ouders. Wij
vinden dit niet wenselijk.
Vandaar dat ruilen een service is: als het kan (zonder extra personele inzet), is het mooi
meegenomen, maar als het niet kan, dan heeft u gekregen waarvoor u heeft betaald,
namelijk de beschikbaarheid van de dag waarvoor u een contract heeft en betaalt.
Maar als ruilen binnen de voorwaarden en binnen de groepsbezetting kan, honoreren we
het graag. Wij hopen met bovenstaande achtergrondinformatie op uw begrip en acceptatie.
Waarom wij uiterlijk 14 dagen voor een gewenste inhaaldag uitsluitsel kunnen geven
In het klanttevredenheidsonderzoek kwam naar voren dat ouders eerder zekerheid willen
hebben over de mogelijkheid om een gemiste dag op een bepaalde datum in te halen. Wij
keuren een aanvraag uiterlijk twee weken voor de gewenste inhaaldag goed. Helaas is het
niet mogelijk om eerder uitsluitsel te geven. De reden: wanneer wij een aanvraag voor een
vaste plek binnenkrijgen en een nieuw kind plaatsen, kan dit tot een overbezetting leiden als
er tevens een inhaaldag voor een reeds geplaatst kind is ingepland. Iets wat wij vanuit
kwaliteitsoogpunt niet verantwoord vinden en wat vanuit de GGD niet is toegestaan.
Ruilvoorwaarden per 1-1-2017
Ruildagen vraagt u aan via het ouderportaal (de FloreoKids app). Het ruilen van gemiste
opvangdagen is incidenteel toegestaan onder de volgende voorwaarden:
1. De bezetting en groepssamenstelling moeten het toelaten (het is een service, geen
recht).
2. Ruilen mag binnen een kalenderjaar (bij Diakonijntje alleen voor de flexplekken
binnen een maand).
3. Het inhalen van een gemiste dag kan alleen als u uw kind op tijd, d.w.z. voor 9.30 uur
afmeldt via de FloreoKids-app (het ouderportaal). Voor de voorschoolse opvang geldt
een uiterste afmeldtijd van 7.15 uur.
4. Aanvragen voor ruildagen of extra dagen moeten minimaal 48 uur van tevoren
worden gedaan i.v.m. de planning. Spoedaanvragen, minder dan 48 uur voor de
gewenste opvangdag, kunnen alleen telefonisch / mondeling bij de pedagogisch
medewerkers worden gedaan.
5. Roostervrije dagen moeten uiterlijk een week voor de gewenste opvangdag worden
aangevraagd, eveneens i.v.m. de planning. Bij aanvragen, korter dan een week voor
de gewenste opvangdag kunnen wij geen garantie geven voor roostervrije opvang.
6. U kunt alleen gebruikmaken van een ruildag of een extra dag als deze via de
FloreoKids-app (het ouderportaal) is goedgekeurd door de pedagogisch medewerker.
De bezetting en samenstelling van de groep moet het toelaten. Bij een hoge
kindbezetting kunnen aanvragen niet (altijd) worden gehonoreerd.
7. Ruilen mag alleen binnen dezelfde opvangsoort (bij doorstroom van KDV naar BSO
vervallen de ruildagen).
8. Officiële sluitingsdagen worden niet geruild, met uitzondering van de jaarlijkse
FloreoKids studiedag. Deze mogen ouders, die gebruikmaken van het KDV, de
peuteropvang en de peuterspeelzalen, ruilen binnen de gestelde ruilvoorwaarden.
Ouders die gebruikmaken van de BSO ontvangen ter compensatie van de FloreoKids
studiedag 1 Floreo (tegoed), inzetbaar op 1 roostervrije dag (geen vakantiedag).
9. Tegenover elke ruildag (inhaaldag) moet een datum van een gemiste of nog te
missen dag staan.
10. Voor buitenschoolse opvang geldt: gemiste school-middagen worden voor schoolmiddagen geruild, gemiste vakantiedagen voor vakantiedagen (niet: roostervrije
dagen).
11. Ouders met een BSO-contract inclusief schoolvakanties ontvangen per kind per
kalenderjaar 2 gratis opvangmomenten voor roostervrije dagen (zogenaamde
Floreo’s). Deze zijn te vinden in het ouderportaal onder Mijn Tegoeden.
12. Ouders mogen de vaste woensdagmiddag incidenteel ruilen met een andere middag.
Andersom mogen ouders incidenteel een korte middag ruilen met een
woensdagmiddag.
13. Ouders mogen alleen compleet gemiste dagen ruilen en niet enkele gemiste uren,
omdat ouders hun kind eerder ophalen of later brengen.
14. Ruilen kan alleen binnen het geldende contract. Bij een 40-wekencontract voor de
buitenschoolse opvang of de peuteropvang, kunnen gemiste dagen niet worden
geruild met dagen in vakantieweken.
15. Uiterlijk 14 dagen voor de gewenste ruildag geven pedagogisch medewerkers via de
FloreoKids-app al dan niet de definitieve goedkeuring voor de ruildag. Dit heeft te
maken met nieuw in te plannen kinderen. Na goedkeuring is de ruildag of extra dag
definitief.
16. Meldt u de aangevraagde ruildag of extra dag na goedkeuring af, dan bent u de
ruildag kwijt c.q. volgt een factuur voor de extra dag.
Als een contract wordt opgezegd, controleert de groepsleiding of er ruildagen zijn ingezet en
gebruikt op basis van geplande afwezigheidsdagen die vallen in de periode na afloop van het
contract. Zo ja, dan attendeert de medewerker de ouder erop dat hiervoor een factuur volgt
(of dat men alsnog een dag moet ‘inleveren’).