2.4 Opvang bij `stille` incidenten

Handreiking Bedrijfsopvang
Onze organisatie heeft de collegiale opvang van (zwaardere) incidenten
binnen de instelling georganiseerd door de inzet van een bedrijfsopvangteam.
1. Algemene uitgangspunten








Het bieden van nazorg aan getroffene is een plicht van onze
organisatie en een recht van het slachtoffer.
Voorkom medicalisering. Psychotrauma is weliswaar een hevige,
maar verder normale reactie op een extreme gebeurtenis.
De verantwoordelijkheid voor de nazorg ligt bij de leidinggevende.
De eerste opvang dient in principe binnen het eigen team zo spoedig
mogelijk, het liefst binnen 48 uur – en uiterlijk binnen 72 uur – plaats
te vinden.
Bij lichtere en matig ernstige incidenten, dient ook de (check) op
nazorg in principe binnen/door het eigen team plaats te vinden.
Bij zwaardere en ernstige incidenten, bij hevige reactie op een ‘lichter
incident’, en als de medewerker het zelf wil, geschiedt de nazorg – na
eerste opvanggesprek binnen eigen team - door het opvangteam.
Tijdens het regulier werkoverleg en bij de overdracht dient er
structureel aandacht te zijn voor incidenten en mogelijke (hevige)
reacties hierop.
Naast de opvang door het opvangteam is aandacht en betrokkenheid
van collega’s na een incident van vitaal belang voor herstel.
2. Wat te doen na incident?
2.1 Eerste opvang na incident
De leidinggevende is verantwoordelijk voor de eerste opvang. Het gaat om
het onderkennen van het probleem en het besef dat medewerkers met
schokkende gebeurtenis geconfronteerd kunnen worden. Daar hoort een
open houding bij, die medewerkers stimuleert om over hun ervaringen te
praten. De leidinggevende zal alert moeten zijn op mogelijke verschijnselen
van een schokkende gebeurtenis/traumatische ervaring. Dat kan tijdens
gesprekken met individuele medewerkers en in teamoverleg, maar ook bij
een bezoek aan een cliënt.
2.2 Procedure na incident
Direct na het incident zijn de volgende stappen van belang:
 Herstellen van de veiligheid (bijvoorbeeld de werknemer uit de situatie
weg te halen). Verantwoordelijk zijn de collega’s, de leidinggevende of
lid van het opvangteam.
 Bepalen of er bij een of meerdere medewerkers sprake is van
slachtofferschap.
 Overname van taken organiseren. De leidinggevende of zijn/haar
vervanger is verantwoordelijk. Als beiden afwezig zijn, ligt de
verantwoordelijkheid bij een collega, die dit nadien meldt aan de
leidinggevende.
© Arbocatalogus ongewenst gedrag VVT, 2011
1


De medewerker voor de eerste opvang apart nemen in een voor
hem/haar veilige ruimte (geen inkijk). Verantwoordelijk daarvoor is de
leidinggevende of zijn/haar vervanger.
Leidinggevende of collega voert eerste opvanggesprek, met daarin
enkele vaste gesprekspunten.
2.3 Verantwoordelijkheid van het slachtoffer
Medewerker geeft te kennen aan leidinggevende en/of collega’s met een
schokkende gebeurtenis in aanraking te zijn gekomen en hierover te willen
praten. Hij/zij geeft aan wat er is gebeurd en of hulp noodzakelijk is.
Het slachtoffer gaat samen met leidinggevende de situatie registreren.
2.4 Opvang bij ‘stille’ incidenten
In lang niet alle gevallen zal het als schokkend ervaren incident bekend zijn
bij de leiding, soms zelfs niet eens bij collega’s. Sommigen schrikken zo erg
en/of schamen zich zo hevig dat ze alles voor zich willen houden. Soms ook
komt de reactie pas later en wil/durft men het eigen team er dan niet meer
‘mee lastig te vallen’. Tenslotte kan het voorkomen dat de betreffende
medewerker zich bij de dan aanwezige collega’s niet op zijn gemak voelt of
zich niet prettig voelt in het eigen team. In al deze gevallen is het mogelijk dat
betrokkene rechtstreeks contact opneemt met het opvangteam.
2.5 Organiseren nazorg door (lid) opvangteam
De opvangende collega informeert de direct leidinggevende of diens
vervanger de eerste dag. Deze stelt de van het opvangteam direct op de
hoogte. De coördinator schakelt vervolgens zo snel mogelijk een lid van het
opvangteam in die contact opneemt met het slachtoffer. Indien een snelle(re)
actie gewenst is, kan de opvangende collega ook direct een lid van het
opvangteam inschakelen en deze actie achteraf aan de leidinggevende
melden. Binnen een termijn van maximaal 72 uur dient een lid van het
opvangteam contact te hebben met het slachtoffer.
3. Het opvangteam
3.1 Samenstelling opvangteam
Het opvangteam bestaat uit enkele personen (bijv. leidinggevende, de
veiligheidsmedewerker/preventiemedewerker, personeelsfunctionaris, evt.
enkele medewerkers). Uit hun midden wordt een coördinator gekozen. De
leden van het opvangteam dienen getraind te zijn. Noodzakelijk is
kennisverwerving over normale en verstoorde verwerking na schokkende
gebeurtenissen alsmede het verwerven van vaardigheden gericht op de
opvang.
3.2 Randvoorwaarden
Randvoorwaarden voor het functioneren van het team:
 Steun en draagvlak van de directie.
 Alle medewerkers zijn op de hoogte van bestaan, doel, werkwijze
opvang en van samenstelling opvangteam.
© Arbocatalogus ongewenst gedrag VVT, 2011
2


Mogelijkheid van raadpleging en inzet van externe traumadeskundige.
Vertrouwelijkheid informatie uit gesprekken met collega’s die met een
incident / schokkende gebeurtenis te maken hadden.
3.3 Taken opvangteam
De globale taken van het opvangteam zijn:
 Het voeren van opvanggesprekken met medewerkers die met
schokkende gebeurtenis in aanraking kwamen.
 Bij symptomen van PTSS(posttraumatische stress stoornis) bij de
medewerker adviseren professionele hulp in te schakelen.
 Het opvangteam registreert (anoniem) aard van en aantal incidenten.
 Het opvangteam doet op basis van ervaringen en incidentenanalyse
voorstellen ter preventie van incidenten en maakt melding van
eventueel tekortschieten van de organisatie.
 Indien het incident te maken heeft met vermijdbare oorzaak,
bijvoorbeeld een niet functionerend alarm, dan na een week bij de
leiding nagaan of hier iets aan gedaan is.
 Zo nodig: de leidinggevende coachen op het geven van nazorg aan
een slachtoffer.
3.4 Werkwijze opvang
Ervaringen elders hebben uitgewezen dat drie á vier opvanggesprekken
volstaan voor goede nazorg. Aangezien na verwijzing na het opvangteam
een eerste opvanggesprek al heeft plaatsgevonden in het eigen team, zullen
meestal nog drie gesprekken dienen te worden gevoerd. Als na een eerste
gesprek met een lid van het opvangteam, het slachtoffer aangeeft verder
geen gesprekken meer nodig te hebben, dan wijst het lid van het opvangteam
hem/haar erop dat tenminste één opvanggesprek, twee weken later, nog
belangrijk is. Dan is te bepalen of de verwerking goed verloopt, dan wel
hapert.
3.5 Opvanggesprekken
Het tweede opvanggesprek, na het eerste opvanggesprek in eigen team,
dient bij voorkeur binnen 48 uur en uiterlijk binnen 72 uur plaats te vinden.
Het derde gesprek dient twee weken na het incident gepland en het vierde
gesprek, de evaluatie dient zes weken á twee maanden na het incident plaats
vinden. Voor het voeren en registreren van deze gesprekken kan de
gespreksleidraad voor opvang en nazorg na incident behulpzaam zijn.
3.6 Intervisie
Voor de leden van het opvangteam is van belang regelmatig af te stemmen:
 Om ervaringen uit te wisselen en elkaar emotioneel te steunen.
 Uit zorg voor de bedrijfsopvangers zelf om hen ook inzetbaar te
houden.
 Om vaardigheden en kennis op peil te houden.
© Arbocatalogus ongewenst gedrag VVT, 2011
3