PowerPoint-presentatie - Bestuurszaken

Toelichting PersoneelPunt
Voorzitterscollege
19 november 2015
Inhoud
• Architectuurmodel PersoneelPunt
• Het programma PersoneelPunt
• Aanpak en organisatie
• Financiering PersoneelPunt
• Beslissing Vlaamse Regering
• De kosten en baten
• De financieringsproblematiek
PersoneelPunt is
Opzetten van een
gemeenschappelijk en performant
personeelssysteem,
op basis van
gestroomlijnde processen
binnen het hele HR domein,
ondersteund door actuele technologie.
Architectuurmod
el
PersoneelPunt
Opties in de
architectuurstudie
Bouwstenen
Loonmotor
Issues
Bestaande motor wordt niet
meer onderhouden na 2020
Opties/oplossingen
Optie 1: instappen loonmotor onderwijs mits nodige
aanpassingen
Optie 2: nieuwe voorverwerking + nieuwe loonmotor
Optie 1: peoplesoft upgrade en optimalisatie
Core HR
Bestaande Peoplesoft
licenties lopen af eind 2016
Optie 2: nieuw package
Optie 3: Software as a service (SaaS)
Optie 4:Hybride oplossing
Talent mgt
Bestaande systeem wordt
na maart 2017 niet langer
ondersteund
Optie 1: Pakket kopen en customiseren
Optie 2: Software as a service (SaaS)
Preferentiële opties voor
de stuurgroep
Het Programma
PersoneelPunt
Afloop huidige
licenties &
ondersteuning
Roadmap Programma
PersoneelPunt
2015
2017
2016
Q4
Q1
Financ.
model
Q2
Q3
Q4
Q1
Q2
Q3
Voorbereiding
project
Deadlines /
Go-live
2019
2018
Q4
Q1
Q2
Q3
Project
uitvoering
Q4
Q1
Q2
Q3
Q4
Q1
VR Begroting
Keuze
procedure
Core HR
Upgrade
+
People
Soft
(31/12/
16)
Harmo
ny
16/6/16
Upgrade 9.2
(01/07/17)
Opmaak lastenboek &
gunning
Voorbereiden Upgrade 9.2: Tijd,
afwezigheden en planning:
- Module AM
- Module T&L
Keuze
procedure
Talent
Opmaak lastenboek
(Publicatie mei 2016)
En gunning
Vacature
markt
(TO
CHECK)
Deadline
nieuwe
aansluitingen
‘Leren’
VlimpersII
Ploeg +
Leren
(1/5/17)
Go Live
arbeidsplaats
(01/07/17)
Implementaties
Go Live
Recrutering
(01/07/17)
Nieuwe
aansluitingen
VLM,
VDAB,WenZ,DS
Nieuwe
aansluiting
K&G
(01/01/2020)
(01/01/18)
Go Live Ploeg
(01/11/17)
Go Live
Leren
(01/1/18)
(01/07/2016)
Keuze
procedure
Payroll
Opmaak lastenboek
Dienstverlenings
projecte
n
Afsluiten
contract
Project
initiatie
Go Live
Systeemimplementatie
BI
CRM
Portaal
Functionele evaluatie
Systeemtesten
(01/01/19)
Elvire
31/12/20
Organisatiestructuur
Programma
PersoneelPunt
Werkgroepen
12
1, Business proces expert 5
4 3
2, Senior eindgebruiker
3, Leverancier en /of implementator
4, ICT
5, Rapportering
Strategische
Stuurgroep
Programma
manager
PMO
H
e
f
b
o
o
m
p
r
o
j
e
c
t
e
n
Financieel &
contracten
1
Talent
Core HR
Werk
groep
en
5
2
PAY
3
4
DIN
Recrutering &
selectie
E2E
processen
ICT & BIM &
Interfaces
DWE
Change &
communicatie
Dienstverlenin
gsprocessen
BI
Pre payroll
Bruto berekening
CRM
DFI
Prestatie
management
Inter
faces
Payroll
Bruto-netto
berekening
Security
Leren en
ontwikkelen
Self
service
Planning & Tijd
Gebruikers en belanghebbenden
Portaal
Organisatiestructuur
PersoneelPunt
Programma bureau (8,5 VTE)
•
PMO:
– opvolging & rapportering voortgang; documentatiemgt; standaarden; risico mgt
•
Financieel & contracten:
– opzetten en opvolgen voor alle deelcomponenten
•
ICT en interfaces:
– niet functionele vereisten; release mgt; kwaliteit data conversie; back-ups & roll backs; technische aspecten interfaces;
security & audit; beheer test, -ontwikkel, en trainingsomgevingen
•
End 2 end processen:
– uittekenen en beheren van het totaal plaatje waarbij subprocessen van de verschillende componenten gekoppeld worden
•
Change en communicatie
•
Projectleiders Domeinen Talent, Core HR, (Pre)Payroll en Dienstverleningsprocessen
Werkpakketten (6*15 PTE)
Business expert van het business proces
Senior eindgebruiker (2)
Leverancier: pakket en /of implementator
ICT
Rapportering
Financiering
PersoneelPunt
Financiering
Principebeslissing VR
Verdere investeringen zijn dringend
noodzakelijk omdat de bestaande licenties
aflopen / er geen continuïteit van Vlimpers II
gegarandeerd kan worden na 2020
Er moet in 2016 gestart worden met de
implementatie om die continuïteit te
garanderen
Customisatie is een zeer belangrijke
kostenfactor en daarom is het belangrijk dat het
aanbod van PersoneelPunt zo uniform mogelijk is
en dat zoveel mogelijk partijen aansluiten
De upgrade naar het nieuwe systeem zal
gepaard gaan met een optimalisatie en
stroomlijning van de functionele vereisten
Financiering
Should cost raming – Gartner
Loutere ICT kost van het nieuwe systeem
De kostprijs raming is gebaseerd op benchmark cijfers
van een ‘peer’ groep in de overheidssector met
vergelijkbare grootte, complexiteit en omgeving en
rekening houdend met de service levels van de Vlaamse
overheid.
Financiering
Assumpties bij de
kostenraming van Gartner
De berekening geldt voor de volledige scope van
PersoneelPunt en incl. de nieuwe aansluitingen
Enkel die personeelskosten werden meegerekend
die relateerd zijn aan ICT personeel, dat niet
intern gemobiliseerd kan worden (in de
personeelskost voor de ICT implementatie wordt
rekening gehouden met 64% outsourcing en voor
het recurrent onderhoud na de ICT implementatie
met 59% outsourcing)
Operationele kosten gaan pas in vanaf het
moment dat men in productie gaat met een systeem
Financiering
Ramingen - PwC
2. Zijn er nog
andere kosten dan
de should cost van
Gartner na 2016?
1. Hoe verhoudt
zich de kost van het
nieuwe systeem tot
de kost van
Vlimpers II en de
huidige kosten van
de entiteiten die nog
moeten aansluiten?
3. Welke kosten
vallen in de
toekomst weg?
4. Op welke
manier worden
deze
investeringen en
recurrente kosten
gefinancierd?
1. Wat is de huidige
kost van Vlimpers II
en de huidige
kosten van de
entiteiten die nog
moeten aansluiten?
•
•
Uit het onderzoek van Gartner blijkt dat
de huidige operationele kosten voor
Vlimpers OPEX relatief laag zijn tov. de
peer groep
Het is moeilijk de vermeden toekomstige
kosten van de entiteiten die nog moeten
aansluiten volledig in kaart te brengen
inschatting
2. Zijn er nog
andere kosten
dan de should
cost van Gartner
na 2016? Ja!
Totale Kosten
PersoneelPunt
Bovenop de huidige kosten van Vlimpers II,
inclusief de kosten van niet aangesloten
entiteiten en de parallelle systemen bij
gebruikers, worden de kosten van het nieuwe
systeem geplaatst, die geraamd werden door
Gartner in een aparte studie.
Hierbij komen ook
• de personeelskosten van het interne ICT
personeel door Gartner ingeschat
• de personeelkosten van het
programmabureau PersoneelPunt bij AgO
en kost voor opleiding van eindgebruikers
en externe kosten voor vb. communicatie,
procesmodellering
Er wordt geen rekening gehouden
met eventuele exitkosten van
Vlimpers II. Nog te bespreken met
huidige dienstverleners.
3. Welke kosten
vallen in de
toekomst weg?
Toekomstige investeringen en operationele
kosten in (pre) payroll en core HR systemen
bij de entiteiten die nog niet zijn
aangesloten op Vlimpers II
Toekomstige investeringen en operationele
kosten in Talentsystemen en andere
randsystemen bij entiteiten die nog niet
zijn aangesloten op Talent
De bijdragen van de entiteiten voor
Vlimpers II (zijn momenteel niet
kostendekkend)
4. Op welke manier
worden deze
investeringen en
recurrente kosten
gefinancierd?
Financiering
Principebeslissing VR
De Vlaamse regering beslist:
1.
Haar principiële goedkeuring te hechten aan de
vernieuwing van het HR systeem dat wordt gebruikt om de
HR processen van de Vlaamse Overheid te ondersteunen,
genaamd PersoneelPunt. PersoneelPunt is een geïntegreerd
systeem dat bestaat uit drie grote functionele
componenten (kern personeelsadministratie,
loonberekening en –verwerking en de talentprocessen)
aangevuld met een aantal interfaces en
dienstverleningstoepassingen.
2.
Om de performantie en efficiëntie van het geïntegreerd
systeem te garanderen tot een verregaande
standaardisering van de HR processen van de Vlaamse
overheid en van het aanbod voor alle entiteiten.
3.
Opdracht te geven aan de minister voor Bestuurszaken
verder werk te maken van de uitvoering van het programma
PersoneelPunt. De visienota, het architectuurmodel, de
roadmap van dit programma en de marktconforme
kosteninschatting vormen de basis voor de begroting van
de nodige middelen voor projectbeheer, ontwikkeling en
implementatie van het nieuwe systeem (in 2016, 2017 en
Timing Regeringsbeslissing
MA
9-15 nov
DI
WOE
Stuurgroep
16-22 nov
23-30 nov
DO
VR
Kabinet BZ
Nota finaliseren
Informeren VZC
Advies IF vragen
Toelichting
dossier bij IF
1-6 dec
6-13 dec
Uitspraak IF
Advies FB vragen
14-20 dec
21-27 dec
Uitspraak FB
28dec-3 jan
4-10 jan
IKW
11-17 jan
Agendering VR
Begrotingsherziening
04/2016
Opstart aanbestedingen
05/2016
ZA/ZO
PersoneelPunt
Uw contact
Meer informatie?
Check
www.bestuurszaken.be
/project-personeelpunt
Greet Aernoudt
[email protected].
be
0479 990 510