Visienota Vlimpers III
advertisement
Visienota Vlimpers III Vlimpers III heeft tot doel de efficiëntie van de processen binnen het personeelsdomein te maximaliseren en een effectief en doelmatig personeelsbeleid mogelijk te maken. In eerste instantie dienen hiervoor de processen en de ambitie van de Vlaamse Overheid op het vlak van personeelsbeleid duidelijk uitgetekend en uitgeschreven te worden. Het opzetten van een nieuw HR model voor de VO zal hiertoe zeker ook bijdragen. De verschillende entiteiten met hun gebruikers spelen een belangrijke rol in het tot stand komen van deze gemeenschappelijk gedragen behoeften. Pas na het definiëren van deze behoeften kan er op zoek gegaan worden naar manieren waarop het huidige systeem geoptimaliseerd en technologisch vernieuwd kan worden. Niet alleen beleidsmakers en leidinggevenden willen meten, weten en beslissen, ook individuele medewerkers willen op een open en makkelijke manier meten, weten en beslissen voor zichzelf. 1. Huidige context en behoeften We brengen de huidige context en behoeften in kaart om de redenen voor de opstart van het Vlimpers III programma te schetsen. De behoeften die geformuleerd worden vanuit de business zijn vandaag van die aard dat de huidige Vlimpers dienstverlening geen afdoende antwoord meer biedt. Naast de groeiende, niet ingeloste behoeften dient de ondersteuning vanuit Vlimpers ook een verdubbeling van het aantal personeelsdossiers te kunnen ondersteunen. Belangrijke aandachtspunten met betrekking tot deze groeiende behoeften op het vlak van personeelsbeleid zijn: - Proactief meewerken aan de evolutie van wijzigende regelgeving naar beperking van de complexiteit Beheer beleidsinformatie : Transparant en eenvormige datacollectie en beheer met het oog op beleidsrapportering en evidence based beleidsvoorbereiding Met een groeiend aantal medewerkers die ondersteund dienen te worden, verdient de performantie van de systemen extra aandacht Om de processen zo optimaal mogelijk te laten verlopen, is het stroomlijnen van de behoeften over de entiteiten heen van groot belang Om specifieke procesbehoeften van entiteiten op het vlak van personeelsbeleid efficiënt te kunnen ondersteunen vanuit Vlimpers, dienen ook deze processen gestroomlijnd en waar mogelijk zo breed mogelijk gedragen te zijn. In het kader van de oprichting van het Dienstencentrum Personeelsadministratie dringt de vraag naar geautomatiseerde en gebruiksvriendelijke systemen zich op. Centraal hierin staan de behoeften van de eindgebruikers: - Ondersteuning van alle HR processen Gebruiksvriendelijke tools Overal bereikbaar, op elk ogenblik van de dag met om het even welk toestel (smartphone, laptop, …) Het systeem ondersteunt en stuurt de werkingsprocessen in het dienstencentrum Vlimpers III – Visienota – stuurgroep 25 februari 2015 p1 - - Voor de efficiënte werking van het Dienstencentrum is een geïntegreerde CRM tool nodig. Opbouwen van een ‘Kennislaag’ waarin medewerkers zoveel mogelijk zelf hun vragen met betrekking tot het personeelsbeleid kunnen beantwoorden maar waar ook ruimte is om op een efficiënte manier vragen te stellen en antwoorden te ontvangen Een documentatiemanagement systeem voor een uniforme archivering van het elektronisch personeelsdossier. Radicaal Digitaal is hier ook van toepassing: bijvoorbeeld bij automatisering van Besluiten en contracten. De Interne Audit toont de nood aan om in te zetten op informatieveiligheid. - security management van Vlimpers versterken: aanvaardbaar risiconiveau, maturiteit door technologische en organisatorische borging conformiteit aan privacy regelgeving De software toepassingen die vandaag gebruikt worden om de processen binnen het personeelsdomein te ondersteunen zijn verouderd. Concreet betekent dit het volgende: - Peoplesoft versie 9.0 (basis) en 9.1 (zachte HR)zijn end of life, upgraden is duur De toekomst van de ondersteuning van de loonmotor Elvire bij Acerta is erg onzeker Nieuwe technologische systemen kunnen bijdragen tot het versneld en beter realiseren van de doelstellingen van Vlimpers. 2. Missie en achtergrond bij deze visienota De Vlaamse Regering keurde de voorgestelde Missie van de Vlimpers dienstverlening op 25 april 2014 goed zodat de Vlaamse administratie dit als houvast kan gebruiken bij de verdere uitwerking van 1 personeelssysteem, de Vlimpers besturing. De opdracht van de Vlimpers structuur is om voor de entiteiten die deel uitmaken van de diensten van de VO (binnen de scope van het VPS) te voorzien in een performant en efficiënt personeelssysteem waarmee zij: a) Hun werkgeversverplichtingen volledig kunnen nakomen. b) Hun management- en beheersopdracht m.b.t. P&O doelmatig kunnen ondersteunen; c) Kunnen bijdragen aan beleidsbepaling en –rapportering inzake P&O. Deze visie nota dient voldoende concrete aanknopingspunten te bieden om de missie en de ambitie van de Vlaamse Overheid om te zetten in concrete resultaten. De beleidsnota Bestuurszaken schetst de ambities inzake HR beleid waartoe de Vlimpers dienstverlening een belangrijke ondersteuning biedt in de realisatie ervan. Beleidsnota Bestuurszaken (2014) “De Vlaamse overheid is uitgegroeid tot een voorbeeldorganisatie op het vlak van HR-beleid en wil op dit vlak een rolmodel blijven voor andere organisaties. Ik zet het sleutelproject ’Modern HR-beleid‘ verder in deze regeerperiode.” Vlimpers III – Visienota – stuurgroep 25 februari 2015 p2 Belangrijke doelstellingen daarin zijn stimuleren van personeelsbewegingen, inzetbaarheid verhogen, loopbaan- en beloningsbeleid optimaliseren, arbeidsorganisatie innoveren, leiderschap versterken en uniforme arbeidsvoorwaarden voor alle personeelsleden. “Ik zet de afgesproken rationalisering van de managementondersteunende diensten deze regeerperiode onverwijld verder. Door de verdere stroomlijning van de beleidsvoering kan de gerealiseerde efficiëntiewinst ingezet worden voor de kerntaken, wat bijdraagt tot de verdere flexibilisering van de Vlaamse overheid. Ik zorg voor een verdere clustering van de activiteiten bij de centrale dienstverleners (zoals in de vorige regeerperiode voor de GDPB en de sociale dienst) en het gebruik van gemeenschappelijke basisinfrastructuur voor bedrijfsvoering (zoals in de vorige regeerperiode voor Vlimpers en OraFin). Voor de clustering van diensten in het kader van de functies sociaal secretariaat, boekhoudkantoor en facilitaire ondersteuning werk ik uiterlijk tegen 1 januari 2015 een stappenplan uit, en zorg ik voor de verdere implementatie binnen deze regeerperiode. Het is mijn ambitie de bestaande expertisecentra, zijnde boekhouding bij Financiën en Begroting, logistiek bij het Facilitair Bedrijf en personeel bij het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO), verder uit te bouwen.” De Missie voor Vlimpers en de beslissing van de VR van 25 april 2014 voor toetreding van alle entiteiten van de VO tot 1 personeelssysteem en de ambitie uit de beleidsnota om te werken naar 1 Dienstencentrum personeelsadministratie voor de VO, vereisen een performant personeelssysteem op basis van gestroomlijnde processen en actuele technologie. Technologie die ook makkelijk kan mee evolueren met nieuwe behoeften in de toekomst. Tegen deze achtergrond wil deze visietekst uitspraken doen op 5 niveaus over: 1. Strategisch a. De richting waarin de dienstverlening rond Vlimpers III moet uitgewerkt en geïmplementeerd worden. b. Toepassingsgebied: i. Moet Vlimpers geïntegreerd worden binnen een overkoepelende architectuur met de andere ondersteunende systemen en de bedrijfssystemen, bijvoorbeeld met OraFin? ii. Kiezen we ervoor om de toepassing te optimaliseren binnen het veld ‘personeel en organisatie’, binnen de ‘ondersteunende systemen’ of binnen het geheel van bedrijfssystemen en ondersteunende systemen? 2. Functioneel a. Welke personeel gerelateerde processen moet Vlimpers III ondersteunen? b. Hoe Vlimpers III omgaat met het maken van een zo groot mogelijk gemeenschappelijk platform ter ondersteuning van deze processen en waarvan zoveel mogelijk entiteiten van de VO en dus zoveel mogelijk van haar medewerkers gebruik van kunnen maken c. Hoe Vlimpers III zal omgaan met entiteit specifieke functionaliteiten (zijnde behoeften die door één of enkele entiteiten (minder dan 50% van het aantal medewerkers van Vlimpers III) gebruikt worden en binnen het kader van het personeelssysteem voor deze entiteit(en) noodzakelijk zijn om hun management- en beheersopdracht doelmatig te kunnen ondersteunen)) Vlimpers III – Visienota – stuurgroep 25 februari 2015 p3 d. Hoe Vlimpers III zal omgaan met maatwerk (zijnde alle functionaliteiten die gebouwd zijn bovenop of binnenin een bestaande software oplossing die bij een upgrade van deze oplossing niet zonder specifieke aandacht en inspanning ook in de vernieuwde versie van de oplossing zal functioneren zoals het dat deed in de vorige versie) 3. Technologisch a. Hoe dit platform gebruik moet maken van de vernieuwde en nieuwe technologische mogelijkheden op het vlak van mobiele toepassingen, sociale media, het internet, data beveiliging, (non)infrastructuur, integratie en rapportering. 4. Financieel a. Hoe de verschillende componenten van het Vlimpers III platform gefinancierd zullen worden: Het gemeenschappelijke platform en de entiteit specifieke behoeften en systemen die mogelijkerwijze geïntegreerd moeten zijn met het Vlimpers III gemeenschappelijke platform en bijgevolg ook deel uitmaken van Vlimpers III. 5. Veiligheid van data 3. Strategisch 3.1 Missie-gedreven dienstverlening We bekijken dit vanuit de 3 onderdelen van de missie. 1. Een performant en efficiënt personeelssysteem om de werkgeversverplichtingen volledig te kunnen nakomen. De bronnen van de werkgeversverplichtingen zijn: - De federale wetgeving (RSZ, fiscaliteit, arbeidsrecht …) Vlaamse Regelgeving (decreten, VPS, ASB’s) Vlaams Beleid (sectorale akkoorden, Regeringsbeslissingen , ..) Aangezien de federale wetgeving dwingend is en de Vlaamse regering vraagt dat de ganse Vlaamse overheid op een gemeenschappelijk personeelssysteem werkt, lijkt het voor de hand te liggen dat dit gemeenschappelijk systeem alle wettelijke bepalingen en alle beleidsbepalingen1 mbt tot hoger vermelde bronnen ondersteunt voor zover de ondersteuning door een systeem kosten baten verantwoord is in vergelijking met (semi-) manuele afhandeling. 2. Een performant en efficiënt personeelssysteem om de management- en beheersopdracht m.b.t. P&O doelmatig te kunnen ondersteunen. Veelal zal het gaan over de zachte HR, het huidige Vlimpers Talent en PLOEG. Maar ook de automatische doorstroom van Vlimpers gegevens voor werkplanning valt hieronder). 1 Met ‘alle’ bepalingen wordt bedoeld: alle bepalingen waarvoor ondersteuning door een systeem kosten baten verantwoord is in vergelijking met (semi-) manuele ondersteuning. Vlimpers III – Visienota – stuurgroep 25 februari 2015 p4 Vanuit de beleidsambities vloeit o.i. voort dat er in eerste instantie belangrijke inspanningen gedaan worden om de processen binnen de VO te aligneren en om nieuwe processen meteen te standaardiseren. In lijn met de beleidskeuze rond PTOW gaan we op zoek naar een systeem dat inzicht levert om onderbouwing te geven aan personeelsplanning (PEP). 3. Een performant en efficiënt personeelssysteem om te kunnen bijdragen aan beleidsbepaling en beleidsrapportering inzake P&O. Hier kan de zelfde redenering gevolgd worden als hoger bij wet- en regelgeving en beleidsbepalingen. De Vlaamse regering vraagt dat de ganse Vlaamse overheid op een gemeenschappelijk personeelssysteem werkt, dus moet dit systeem in staat zijn de beleidsrelevante gegevens te capteren en te rapporteren. 3.2 Toepassingsgebied Een integratie van alle ondersteunende processen en systemen in een overkoepelende architectuur van de VO is wenselijk. De stuurgroep gaat het engagement aan om samen met het Orafin-bestuur te bekijken welke synergie mogelijk is. Gezien de noodzakelijke en voorwaardelijke stappen om eerst te standaardiseren en verder te automatiseren in het veld P&O, zal bij de optimalisatie van de Vlimpers dienstverlening een zo groot mogelijke openheid naar een eventueel toekomstige overkoepelende business architectuur bewaakt worden. 4. Functioneel 4.1 Processen ondersteund door Vlimpers III In het kader van Vlimpers III zullen volgende procesdomeinen ondersteund worden: - Beheer van personeelsgegevens (personeelsdossiers) Payroll (loonberekening en verwerking) Beheer van afwezigheden Werving en selectie – interne mobiliteit Soft HR: Evaluatiecyclus Soft HR: Beheer van vorming, training en opleidingen Werkplanning en verloning continudiensten Contact management Helpdesk beheer Personeelsplan Document management Deze processen worden vandaag in meer of mindere mate door Vlimpers afgedekt. Cruciaal voor de optimalisatie in Vlimpers III is om de gebruikerservaring op niveau van individuele medewerkers, leidinggevenden, medewerkers dienstencentrum en beleidsmakers als criterium voor keuzes in dit project te hanteren. Vlimpers III – Visienota – stuurgroep 25 februari 2015 p5 Gezien de complexiteit van de Vlimpers dienstverlening is een gefaseerde aanpak aan te raden. 4.2 De keuze voor een gemeenschappelijk platform De zakelijke rechtvaardiging voor de beslissing is een politieke keuze (geworteld in het Regeerakkoord en beschreven in beleidsnota Bestuurszaken 2009 – 2014 en diverse beslissingen in uitvoering daarvan waarvan de recentste 25 april 2014) om te streven naar efficiëntie- en effectiviteitswinsten, schaal- en synergiewinsten en strijd tegen verkokering op vlak van management ondersteunende functies. Dit alles binnen een overkoepelend streven om de cultuur van de Vlaamse overheid mee te sturen in de richting van streven naar: synergie en samenwerking integrale aanpak klantgericht en probleemoplossend werken Door de personeelsprocessen vanuit één platform, dat kan bestaan uit verschillende HR systemen, te ondersteunen, kunnen schaalvoordelen en dus kostenbesparing behaald worden. De optimalisering van Vlimpers en een verhoogde gebruiksgraad ervan door de verschillende entiteiten moet ruimte vrij maken voor de kerntaken. 4.3 Entiteit specifieke functionaliteiten Entiteit specifieke functionaliteiten zijn processen die maar door één of enkele entiteiten gevoerd worden. Het principe dat we naar voor schuiven is dat Vlimpers III hiervoor steeds zoveel mogelijk met oplossingen zal werken die voldoen aan de verplichtingen zoals beschreven in de Missie onder punt 3.1. Vlimpers III – Visienota – stuurgroep 25 februari 2015 p6 4.4 Maatwerk Maatwerk zijn alle functionaliteiten die gebouwd zijn bovenop of binnenin een bestaande software oplossing die bij een upgrade van deze oplossing niet zonder specifieke aandacht en inspanning ook in de vernieuwde versie van de oplossing zal functioneren zoals het dat deed in de vorige versie. De visie voor Vlimpers III met betrekking tot maatwerk bestaat erin dat we streven naar een zo groot mogelijke stroomlijning van de processen. Door eerst aandacht te besteden aan het uittekenen van de processen met de business, kan er met meer gedragenheid van de business behoeften gezocht worden naar systemen die deze processen op een zo standaard mogelijke manier ondersteunen. 5. Technologie 5.1 Evolutie in HR technologie2 In de jaren ’90 hebben de grote ERP bouwers ook de processen in Personeelsbeleid geautomatiseerd. De focus lag toen in het deugdelijk kunnen uitvoeren van transacties door HR professionals. In de jaren 2000 zijn deze ERP bouwers langzaam opgeschoven richting het ondersteunen van eindgebruikers, zeg maar desktop gebruikers die gewoon zijn om met Office oplossingen te werken. Nieuwe spelers zijn in tegenstelling tot de bestaande ERP spelers, gebruik beginnen maken van volledig nieuwe technologische oplossingen die gebruik maken van het internet, mobiele toepassingen en sociale media van nature ondersteunen en daardoor veel dichter bij de behoeften aanleunen van de eindgebruikers van deze systemen. Veel van deze software bouwers hebben eveneens het concept van software On-Demand toegepast en hun software oplossing in de Cloud aangeboden. In de jaren ’10 hebben de ERP spelers zelf enkele van de grotere On-Demand software bouwers opgekocht, hetgeen aangeeft dat de ERP spelers zelf willen opschuiven richting het On-Demand aanbod. 5.2 Aansluiting van krachtlijnen van nieuwe technologie met de doelstellingen van Vlimpers Een efficiënt en effectief personeelsbeleid kan maar geïmplementeerd worden als de processen duidelijk en gestroomlijnd zijn over de entiteiten heen. Software ondersteunt en automatiseert enkel deze processen. Op welke manier software wel kan bijdragen tot het verlagen van de kosten van het voeren van de processen, ziet u hier: 2 Verhoogde beschikbaarheid van de toepassing Betere beveiliging van data en datacenters Toegankelijkheid via het internet, vanuit elke plaats, op elk moment met elk device Betere gebruikservaring doordat systemen vanuit mobiele toepassingen zijn opgebouwd Goedkopere implementatie van toepassingen door Bronnen: Gartner, Bersin, Forrester Vlimpers III – Visienota – stuurgroep 25 februari 2015 p7 o Een erg doorgedreven parametriseerbaarheid o Bijgevolg, het beter kunnen vermijden van maatwerk o Kortere doorlooptijden o Minder consulting dagen nodig om de systemen op te zetten Upgrades veel goedkoper maken door het technologisch mogelijk te maken de gemeenschappelijke laag van de oplossing een aantal keer per jaar te vernieuwen zonder dat er upgrade projecten moeten opgezet en uitgevoerd worden Sneller gebruik kunnen maken van nieuwe functionaliteiten doordat deze vernieuwde versies snel en efficiënt beschikbaar worden gemaakt Onzekerheden mbt hardware kosten reduceren tot een veel lager risico voor de klant Nieuwe software oplossingen voldoen grotendeels aan deze krachtlijnen. 6. Financiering We kiezen voor 1 model van financiering enonderscheiden2 niveaus van financiering: 1. Gemeenschappelijke onderdelen – gemeenschappelijke centrale financiering 2. Entiteit specifieke onderdelen – volledig door de betreffende entiteit(en) zelf De VR beslissing van 25 april voorziet in principe in een financiering vanuit de middelen van de entiteiten. Het begrotingsakkoord werd gegeven onder de voorwaarde van recurrente en constante budgettaire compensaties. Efficiëntie overwegingen wijzen eveneens in de richting van maximale beperking van interne verrichtingen en facturatie. Investeringen in Vlimpers III met het oog op verdergaande automatisatie en gedigitaliseerde gebruikerservaring zullen in afstemming met het Radicaal Digitaal programma moeten besproken en gebudgetteerd worden 7. Informatieveiligheid In het Vlimpers III programma zal een apart project opgestart worden om de auditaanbevelingen op korte termijn aan te pakken en maatregelen uit te werken naar veiligheidsbeleid en een aanvaardbaar risico niveau. Bij keuzes van nieuwe systemen zal het aspect van conformiteit aan de (Europese) privacy regelgeving een belangrijk criterium zijn. Vlimpers III – Visienota – stuurgroep 25 februari 2015 p8
