Ultimo Infra Asset Management

Infra Asset
Management
Kenmerkend Ultimo
Inleiding
Al sinds 1988 ondersteunen wij organisaties bij de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Met behulp van
onze modulair opgebouwde software voorzien wij u van een pasklare oplossing. Niet alleen voor nu,
maar ook voor de toekomst. Want dankzij de flexibiliteit is de standaard software ook nog eens op
maat te snijden op uw unieke situatie. En als die situatie verandert, dan verandert de software
eenvoudig met u mee. Dankzij het flexibele karakter en de modulaire opbouw is het tevens
mogelijk om extra synergie te behalen, door al uw andere ondersteunende processen
binnen uw organisatie met hetzelfde systeem te automatiseren.
Door de sterke nadruk op usability bij de ontwikkeling van de
software, is de software volgens onze klanten prettig in gebruik.
Voorbeelden zijn het gebruik van aansprekende pictogrammen,
handige verkenners, intelligente zoekmogelijkheden en de
eenduidige schermopbouw met handige tabbladen en
informatie pop-ups, zodat bijbehorende informatie altijd
snel voorhanden is.
Voor elke organisatie en ondersteuningsbehoefte bieden wij
een passende oplossing. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen
om middels een gefaseerd groeimodel de ondersteuning naar
wens uit te breiden, waardoor de investering en implementatie
behapbaar blijven.
iPhone 5
Uw gebruiksvriendelijke
standaard op maat
Een duurzame investering
met lage beheerkosten
U krijgt de beschikking over bewezen en gebruiksvriendelijke standaardsoftware, conform marktstandaarden. Maar uw situatie blijft op bepaalde aspecten
uniek. De software is daarom eenvoudig op maat te
snijden om extra rendement en gebruiksgemak te
behalen. Hiervoor krijgt u de beschikking over
een standaard meegeleverde customization tool.
Met een investering in Ultimo geniet u lange tijd van
een technologisch vooruitstrevend product, dat op
continue basis wordt doorontwikkeld door ons eigen
team software developers. Doordat u ook zelf
aanpassingen in de software door kunt voeren,
kunt u de beheerkosten laag houden, door te
besparen op consultancykosten.
Alle ondersteunende processen
onder één paraplu
Al sinds 1988 betrokken
en betrouwbaar
De Ultimo software kan prima worden ingezet voor een
eenvoudig vraagstuk, maar indien u dat wenst is Ultimo
ook uitstekend in te zetten als integrale oplossing voor
infra asset management, facility management, maintenance
management, fleet management & IT service management.
Alles eenvoudig onder één paraplu, ongeacht uw
bedrijfsgrootte of branche.
De betrokken houding vloeit voort uit het jarenlang
opgebouwde vakmanschap en de overtuiging van het
nut van praktisch toepasbare software. Bij de (door-)
ontwikkeling van de software staan ontwikkelingen in
de markt en de meningen van onze klanten, die middels
klantenpanels actief participeren, centraal. De organisatie
heeft sinds de oprichting een solide (financieel) beleid
gevoerd en is vandaag de
dag dan ook een betrouwbare partner voor diverse
stakeholders, ook op
maatschappelijk gebied.
Naast de toonaangevende software bieden wij u een uitgebreid
dienstenaanbod om u te begeleiden bij de implementatie en
te ondersteunen bij het dagelijkse gebruik, in de vorm van
trainingen en onze deskundige helpdesk.
Nokia
Met onze software en
services uw processen
optimaal ingericht
Samsung Tab
Lumia
Samsung Galaxy
Ultimo flexibiliteit met de Ultimo Customization Tool
Het is onze filosofie dat de software aangepast moet kunnen
worden aan de werkwijze van de organisatie in plaats van dat
de organisatie zich moet voegen naar het systeem. Uiteraard is
de implementatie van Ultimo vaak wel aanleiding voor procesoptimalisaties, die mogelijk zijn met behulp van de applicatie.
Dankzij de flexibiliteit kunnen wij de software in verregaande
mate aanpassen aan uw specifieke situatie. We hebben het
dan niet over maatwerk, maar over aanpassingen binnen de
standaard met behulp van de Ultimo Customization Tool.
Het doel is om de software zo optimaal mogelijk aan te laten
sluiten bij uw werkprocessen en daarmee de prestaties
verder te verbeteren.
2
Desktop
Laptop
Dankzij de Ultimo Customization Tool is het onder meer
mogelijk om autorisaties in te stellen, schermen, menu’s,
velden en veldlabels aan te passen en nieuwe menu’s en
schermen aan te maken. Ook kunt u velden en tabellen
toevoegen en extra relaties vastleggen in het systeem.
De aanpassingen kunnen door uzelf (of uw applicatiebeheerder) of door ons worden uitgevoerd.
3
Praktische en verbindende software
Moduleoverzicht
Bij het beheer en de instandhouding van infrastructurele objecten komt het aan op samenwerking
en de juiste afstemming van activiteiten. Hoe zorgt u dat u samen met uw partners de juiste
activiteiten verricht en op het juiste moment? En hoe legt u de afspraken overzichtelijk vast?
Profiteer van de inzet van Ultimo Infra Asset Management en verbind de verschillende
elementen in de infrastructurele keten.
Ultimo Infra Asset Management beschikt standaard over
een groot aantal functionaliteiten. Het basispakket is
tevens naar wens uit te breiden met optionele modules.
Alle softwaremodules worden op de volgende pagina’s
kort beschreven. In de hieronder staande figuur kunt
u zien welke modules u standaard tot uw beschikking
krijgt en welke modules optioneel in te zetten zijn.
Conform marktstandaarden
Afspraak is afspraak
De Ultimo software wordt vanuit de praktijk ontwikkeld in
samenwerking met klanten en andere partijen. Om aansluiting
te houden bij de praktijk, wordt bij de doorontwikkeling van
de software rekening gehouden met belangrijke standaarden,
zoals NEN 2767-4 en ISO55000 (PAS55). Dit betekent niet dat
de software een directe afgeleide is van deze standaarden,
maar dat de software an sich een belangrijke rol kan spelen bij
verschillende elementen van deze standaarden. De flexibiliteit
van de software maakt het bovendien mogelijk om naar wens
aanpassingen in de software door te voeren.
Een zeer duidelijke trend binnen de Infrasector is een verschuiving van het beheer en de uitvoering van onderhoud naar de
markt. Hierbij wordt, om uw assets in goede toestand te houden,
het maken van afspraken steeds belangrijker. Ultimo ondersteunt
u bij het inregelen en borgen van Service Level Agreement
(SLA’s). Hiermee creëert u een duidelijk speelveld tussen
opdrachtgever en opdrachtnemer, waarbij duidelijke afspraken
worden geborgd, bijvoorbeeld over respons- en oplostijden.
Daarnaast legt u met Ultimo informatie vast, die u beschikbaar
kunt stellen aan (nieuwe) contractanten, zodat zij een alternatief
onderhoudsconcept op kunnen stellen.
NEN 2767-4
De norm NEN 2767-4 is een methodiek om de decompositie
op een generieke manier vast te leggen en de conditie van
infrastructuur op objectieve en eenduidige wijze te bepalen.
De methodiek is objectief en praktisch toepasbaar. Met de
toepassing van deze norm krijgt u inzicht in de actuele
onderhoudssituatie en maakt u geschikte onderhoudsplannen en -budgetten. Ook helpt de norm bij het sturen
op conditiemetingen, bijvoorbeeld in prestatiecontracten.
ISO 55000 (PAS 55)
ISO 55000 is een internationale norm die de eisen voor het
ontwikkelen, implementeren, onderhouden en verbeteren
van een management systeem voor assetmanagement
specificeert. De norm specificeert welke elementen in een
assetmanagementsysteem zouden moeten zitten en hoe deze
met elkaar verbonden zijn. De invulling van het systeem is aan
de organisatie zelf. Door de inzet van Ultimo als softwaretool is
het mogelijk om onderdelen van het assetmanagementsysteem
te ondersteunen. Met de inzet van de beheertool kunnen
namelijk vitale onderdelen van de planning, uitvoering en
evaluatie ondersteund worden, waarbij ook een belangrijke
rol is weggelegd voor de financiële implicaties. ISO 55000 is
de zogenoemde opvolger van PAS 55 en zal die uiteindelijk
in zijn geheel vervangen.
De resultaten
+ Uw arealen en infrastructurele objecten overzichtelijk in beeld
+ Meer grip op de kosten van onderhoud
+ Afspraken tussen partijen duidelijk vastgelegd, welke
sturing kunnen geven aan de uit te voeren activiteiten
+ Breng de infrastructurele objecten in een betere conditie
met inachtneming van risico’s en veiligheidsaspecten
+ Compleet systeem om volgens marktstandaarden te
werken en geschikt voor opdrachtgever en – nemer
OBJECTEN
Infra Asset
Management
AREAALBEHEER
CONTRACTENBEHEER
WERKORDERBEHEER
DASHBOARDS
ULTIMO
CUSTOMIZATION
TOOL
VASTGOEDBEHEER
KOSTENREGISTRATIE
GEBREKENBEHEER
RAPPORTAGES
AUTORISATIEBEHEER
AFSCHRIJVINGEN
PROJECTENBEHEER
STANDAARD
NOTIFICATIES
WORKFLOW
SCHEDULER+
FACTURATIE
PERIODIEK
ONDERHOUD
VERZENDEN
VAN E-MAIL
E-MAILIMPORT
URENVERANTWOORDING
VOORRAADBEHEER
EN INKOOP
STAMGEGEVENSBEHEER
DIVERSE INTERFACES
SERVICE LEVEL
AGREEMENTS
ULTIMO GO
PERSONENBEHEER
LANGE TERMIJN
ASSET PLANNING
CONDITIEMETINGEN
SELF SERVICE
MEERJARENPLANNING
ONDERHOUD
MULTI-JOBS
FINANCIËN
Fleet Management
WERKSTROOM
COMMUNICATIE
STANDAARD
Maintenance Management
FLEXIBILITEIT & TECHNIEK
STANDAARD
OPTIONEEL
SLEUTELBEHEER
IT Service Management
OPTIONEEL
Ook
te combineren met onze
Infra
Management
Fleet Asset
Management
oplossingen
voor:
DEELS STANDAARD,
DEELS OPTIONEEL
Facility
Management
Maintenance
Management
HSEINCIDENTENBEHEER
MANAGEMENT
OF CHANGE
IT Service Management
WERKVERGUNNINGEN
Infra Asset Management
Fleet Management
WACHTOVERDRACHT
Facility Management
Maintenance Management
4
IT Service Management
Infra Asset Management
5
Desktop
Areaalbeheer
Contractenbeheer
Urenverantwoording
Meerjarenplanning onderhoud
Gebruik de module Areaalbeheer om uw gehele decompositie
(objecten/(vaar)wegen, elementen en/of bouwdelen) vast te
leggen in Ultimo, mogelijkerwijs conform NEN 2767-4. Hierdoor
bent u in staat om vanuit een generieke database uw eigen
specifieke Areaal op te bouwen. Om het inzicht verder te
vergroten kunt u middels verschillende verkenners, Google Maps,
CycloMedia of Esri ArcGIS uw areaalgegevens visualiseren.
Daarnaast kunt u relevante organische en technische informatie
vastleggen, waaronder unieke code, omschrijving, locatiegegevens (x- en y-coördinaten of een GIS-object), kostenplaatsen
en typeringen. Door uw arealen overzichtelijk en goed te
structureren, legt u de basis voor de professionele uitvoering
van Infra Asset Management. Al dan niet in samenwerking
met andere partijen, zoals aannemers.
Gebruik de module Contractenbeheer voor het beheren,
sturen en regisseren van uw (service)contracten. U vergroot het
overzicht van en inzicht in de contracten en bewaakt hiermee
bijvoorbeeld looptijden en kwaliteit. Er kunnen relaties worden
gelegd naar Werkorderbeheer, Periodiek Onderhoud en Voorraadbeheer & Inkoop. Zeker als het gaat om prestatiecontracten
is het belangrijk om regie te houden op planning, kwaliteit en
beschikbaarheid. Ultimo maakt informatie inzichtelijk en zorgt
dat deze informatie behouden blijft, ook als er in de toekomst
gewisseld wordt van opdrachtnemer. Voor de opdrachtnemer
is de contractinformatie waardevol om efficiënt op budgetten
te sturen en planningen te optimaliseren.
Verwerk de productieve en niet-productieve uren van uw
medewerkers en weet op elk moment waar de meeste tijd aan
wordt besteed. Als optionele aanvulling op de module Urenverantwoording is het met de module Start-Stop Urenregistratie
mogelijk om op laagdrempelige wijze de tijd bij te houden die
besteed wordt aan een werkorder. Deze functionaliteit kan
bijvoorbeeld uitstekend toegepast worden op locatie. Met de
app Ultimo Go is het namelijk eenvoudig mogelijk om mobiel
de tijdregistratie bij te houden.
Maak op een gedetailleerd niveau een budget voor het meerjarig onderhoud aan vastgoed en gebouwgebonden installaties,
op basis van verschillende door de markt geleverde prijsbepalingsmethoden. Het is mogelijk om meerdere scenario’s en
indexpercentages te hanteren in uw jaarplannen. Uw jaarplan zet
u tenslotte om in concrete takenpakketten voor de uitvoering
(intern of extern). Met deze module weet u hoeveel budget u
voor onderhoud aan uw vastgoed jaarlijks dient te reserveren
en beschikt u tevens over een concrete actielijst om het
onderhoud uit te (laten) voeren.
Vastgoedbeheer
Breng overzicht aan in uw vastgoedportefeuille en de daarbij
horende ruimtes conform NEN 2580. Naast inzicht in beschikbare
gebouwen, bouwlagen en ruimtes legt u WOZ-beschikkingen
vast en zijn er mogelijkheden voor CAD-integratie beschikbaar.
Optioneel is het mogelijk om meerjarenonderhoudsplannen
voor uw vastgoed op te stellen en gereed te maken voor
uitvoering. U kunt hierbij gebruik maken van de optionele
module Conditiemetingen (gebaseerd op NEN 2767-Vastgoed)
om objectieve planningen te maken.
Monitor en evalueer
onderlinge afspraken en
prestatiecontracten
6
Laptop
Kostenregistratie
Optimaliseer uw beheer met behulp van diverse kostenoverzichten. Door een zorgvuldige kostenregistratie houdt u tevens
grip op de uitputting van uw budget(ten).
Afschrijvingen
Beheer de afschrijvingen van uw objecten op basis van diverse
beschikbare afschrijvingsmethodieken. In combinatie met de
technische en economische levensduur van objecten kunt u op
overzichtelijke wijze de vervanging bepalen en onderbouwen
met de optionele Grafische Vervangingsplanner.
Facturatie
Met de module Facturatie belast u gemaakte kosten middels
facturen door aan de juiste kostendrager(s).
Service Level Agreements
Uw afspraken met externe leveranciers of aannemers kunt u ook
contractueel vastleggen in de module Service Level Agreements.
Hiermee bent u in staat om de realisatie van de dienstverlening
te monitoren. Bovendien kunt u ook de interne dienstverlening
borgen met deze module.
Lange Termijn Asset Planning
De module Lange Termijn Asset Planning (LTAP) ondersteunt
organisaties met het opstellen van een lange termijn begroting
voor levensduurverlengend onderhoud, renovatie en vervanging
van kostbare en bedrijfskritische assets, gebaseerd op de kosten,
condities, risico’s en beschikbaarheid. Met deze module zet de
asset manager een extra stap. Van beheren, uitvoeren & rapporteren naar meten, voorspellen & budgetteren. Integratie met
uw FMECA-tool vereenvoudigt het plannen van activiteiten
om risico’s te beheersen. Specifieke documentatie over deze
module is beschikbaar.
Uw voordelen
+ Breng uw gehele decompositie duidelijk en conform NEN 2767
in kaart, eventueel gevisualiseerd middels verkenners,
Google Maps, CycloMedia of Esri ArcGIS
+ Onderlinge afspraken tussen opdrachtgever en – nemer zijn
duidelijk contractueel vast te leggen, zodat alle partijen grip
houden op de planning, kwaliteit en beschikbaarheid.
Ook afspraken inzake de dienstverlening kunnen met
Service Level Agreements worden ondervangen
+ Door de inzet van de module Lange Termijn Asset Planning
kijkt u op een hoger abstractieniveau naar belangrijke assets
in termen van techniek én financiële waarde. Hierdoor neemt
u beter verantwoorde beslissingen over de instandhouding
van assets op de langere termijn en heeft u meer armslag
om keuzes te verantwoorden bij directie of bestuur
7
Desktop
Laptop
Werkorderbeheer
Voor het aanmaken, uitvoeren en afhandelen van werkzaamheden maakt u gebruik van de module Werkorderbeheer.
Gebruiksvriendelijke planners (Ultimo Jobplanner) maken het
werk eenvoudig planbaar en de workload goed inzichtelijk.
Het werkorderproces kan volledig aangepast worden aan uw
processen, door aanpasbare voortgangsstatussen in de software.
De vastgelegde informatie (kosten, uren, gebruikte materialen)
wordt gebruikt om urenstaten bij te werken, kostendoorbelastingen door te voeren, rapportages en dashboards te voeden
en voorraadniveaus te muteren.
Gebrekenbeheer
Visuele waarnemingen (ad-hoc en verplichte schouwrondes
en inspecties) kunnen snel en eenvoudig in Ultimo worden
geregistreerd als gebreken. Deze kunnen direct worden
gekoppeld aan bijvoorbeeld contracten, leveranciers, objecten
en bouwdelen. Afhankelijk van de impact van een gebrek kan
er meteen een vervolgopdracht worden aangemaakt. Door de
eenvoudige en uniforme registratie van gebreken, worden
problemen sneller gesignaleerd en opgelost. De communicatie
tussen opdrachtgever en opdrachtnemer wordt hiermee
transparanter en de servicegraad kan worden verhoogd.
Projectenbeheer
Deze module ondersteunt u bij het opstellen van (deel)projecten, van de voorbereiding tot aan de planning en bewaking.
Bovendien heeft u uitstekend inzicht in alle financiële
implicaties van projecten.
Periodiek onderhoud
Deze module wordt gebruikt om diverse preventieve of
predictieve onderhoudswerkzaamheden in te plannen.
Ook werkzaamheden die voortvloeien uit het gebruik van
moderne onderhoudsmethodieken kunnen worden
8
Multi-Jobs
Rapportages
aangestuurd met behulp van deze module (bijv. Telemetrieapplicaties, PLC’s en SCADA-systemen). Periodieke onderhoudsmodellen kunnen worden aangemaakt op basis van bijvoorbeeld
tellerstand, weeknummer of frequentie. U kunt een relatie leggen
tussen periodiek onderhoud en een contract. Ook hiermee
verhoogt u het inzicht in de door externen geleverde diensten.
Opgebouwde historische gegevens zijn eenvoudig op te zoeken
ten behoeve van bijvoorbeeld audits en kwaliteitscontroles.
De module Multi-Jobs is speciaal gemaakt voor de coördinatie
van multidisciplinaire werkzaamheden. Immers, in de praktijk
is het soms wenselijk om werkzaamheden te bundelen of in
volgorde na elkaar uit te laten voeren. Bijvoorbeeld bij een
kleine verbouwing of een kleinschalig project waarbij meerdere
partijen betrokken zijn. Een bijbehorende Gantt-planner
vergroot uw overzicht.
Om uw inzicht te vergroten en te monitoren of u aan uw
doelstellingen voldoet, is het noodzakelijk dat u regelmatig
rapportages inziet en analyseert. Ultimo Infra Asset Management
beschikt over een groot aantal standaard rapportages. Mocht u
onverhoopt een rapport missen dat voor u belangrijk is, dan
kunnen wij of uzelf deze rapportage samenstellen met
behulp van een externe rapportagetool.
Voorraadbeheer en inkoop
Het sleutelbeheer binnen contracten is al snel een complex
proces, doordat er verband gelegd moet worden tussen
gebouwen, cilinders, sleutels/passen en geautoriseerde
medewerkers van aannemers. Door de inzet van de module
Sleutelbeheer wordt u hierbij ondersteund. Tevens wordt het
uitgifte- en innameproces van sleutels geborgd. Rapporten
geven onder andere inzicht in: in omloop zijnde sleutels,
voorraden sleutels, etc. Als externe heeft u snel een beeld
wie benaderd moet worden om toegang te krijgen tot
ruimtes en gebouwen.
Houd grip op uw voorraden en de inkoop van middelen.
Registreer het volledige proces van offerteaanvraag, bestelling,
leveringen/retouren en (credit)facturatie. Optioneel is webshopintegratie mogelijk in combinatie met de module Self Service.
En kunt u verschillende voorraadbeheermethoden en
magazijnlocaties hanteren.
Conditiemetingen
Om de kwaliteit, beschikbaarheid en veiligheid van uw assets
te garanderen, is het belangrijk om de onderhoudstoestand
inzichtelijk te hebben. Gebruik de module Conditiemeting om
de staat van uw assets op uniforme en objectieve wijze inzichtelijk
te maken. Hiermee bent u beter in staat om realistisch te plannen,
te budgetteren en onderhoud te prioriteren. Ook kunt u hiermee
sturen op uw afgesproken prestatiecontracten. De inzet van deze
module in combinatie met inspectietools zorgt ervoor dat u op
eenvoudige wijze de conditie van uw assets in beeld krijgt (ook
voor nulmetingen). Er zijn standaard interfaces beschikbaar met
2iNSPECT en Keur-IT. De module en werkwijze is met name
gebaseerd op NEN 2767-4 (infrastructuur), maar kan ook gebruikt
worden bij het uitvoeren van conditiemetingen van uw vastgoed
(NEN 2767-2). De generieke decomposities, gebrekenlijsten en
geaggregeerde conditiescores op elementniveau zijn in de
module in te regelen.
Sleutelbeheer
Dashboards
De standaard dashboards zorgen ervoor dat u kunt sturen op
belangrijke Key Performance Indicatoren (KPI’s). De dashboards
geven u grafisch inzicht in onder andere de planning, uitvoering
en voortgang van activiteiten en ondersteunen bij de borging
van prestatiecontracten. Wanneer u nog meer diepgang wenst
in uw dashboards, kunt u gebruik maken van de rapportagetool
QlikView. Speciaal voor Ultimo zijn er templates ontwikkeld,
waarmee u een volledig, dynamisch en interactief managementoverzicht tot uw beschikking heeft.
Grip op uw contracten & acties
met dashboards en rapportages
Uw voordelen
+ Creëer een efficiënt lopende workflow voor uw werkorderbeheer,
passend bij de gewoontes en procedures van uw organisatie.
Hiermee sluit de software naadloos aan op de reeds aanwezige
werkwijze
+ Pas conditiemetingen toe om op uniforme en objectieve wijze
de onderhoudstoestand van uw assets in beeld te brengen.
Maak vervolgens een gerichte planning om de werkzaamheden
te prioriteren om de gewenste conditiescore te behouden of
te bereiken. Ook toepasbaar bij de evaluaties van uw
prestatiecontracten
+ Maak gebruik van uitgebreide dashboards en rapportages om
snel inzicht te krijgen of om grondig te analyseren
+ Toon bij audits en controles eenvoudig aan dat u belangrijke
regelgeving naleeft en aan normen voldoet door de overzichtelijke
en toegankelijke wijze van gegevensopslag
9
Desktop
Laptop
Standaard notificaties
Personenbeheer
Autorisatiebeheer
Diverse interfaces
Ultimo Infra Asset Management wordt standaard geleverd met
een aantal voorgedefinieerde notificaties. Voorbeelden zijn
notificaties bij het aflopen van een (prestatie)contract of een
notificatie bij de melding van een nieuwe onderhoudstaak. Ook
is het mogelijk om extra notificaties toe te voegen, of bestaande
notificaties aan te passen. In dat geval kunt u gebruik maken
van de optionele module Workflow Scheduler+.
Met behulp van deze module legt u de gegevens vast van uw
medewerkers. Een interface met Active Directory of een
HRM-systeem is mogelijk. De informatie wordt gebruikt bij
de andere in gebruik zijnde modules.
Met de module Autorisatiebeheer regelt u het toegangsbeheer
per gebruikersgroep. Wilt u binnen een gebruikersgroep
gebruiker(s) afwijkende instellingen meegeven? Of heeft u
meerdere vestigingen en wilt u deze gegevens scheiden met de
mogelijkheid voor eigen instellingen per vestiging? Met deze
module heeft u de mogelijkheid om tot op gebruikersniveau
instellingen in te regelen en/of kunt u werken met meerdere
vestigingen binnen de Ultimo-database.
Om maximaal rendement uit uw verschillende applicaties te
halen en op een meer efficiënte wijze te werk te gaan, is het
mogelijk Ultimo te integreren met andere business software.
Met de Ultimo Business Integration Packs heeft Ultimo een
oplossing gerealiseerd om moderne en goed onderhoudbare
interfaces te realiseren. Zo is het mogelijk om te integreren
met inspectietools, FMECA-tools, telemetrie systemen,
SCADA-systemen, ERP-systemen, GIS-applicaties, HRM- en
Officetools. Een compleet overzicht is bij ons op te vragen.
Verzenden van e-mail
Dankzij de standaard e-mailtemplates, is het vanuit uw Ultimo
applicatie mogelijk om e-mails naar belanghebbenden te
versturen om hen (proactief) te informeren. Denk hierbij aan
het informeren over de voortgang van een melding. Indien
gewenst is het met de Ultimo Customization Tool mogelijk
om de standaard templates aan te passen of nieuwe
templates toe te voegen.
Stamgegevensbeheer
Leg diverse stamgegevens vast, die worden gebruikt bij
verschillende modules. Denk aan leveranciers, documentatie,
vestigingen en afdelingen. De gegevens worden éénmalig
vastgelegd, waardoor ze op één centrale plek in Ultimo
kunnen worden beheerd. Indien gewenst is het mogelijk
om stamgegevens vanuit een andere applicatie, bijvoorbeeld
een ERP-systeem, aan Ultimo beschikbaar te stellen.
Self Service
Met de module Self Service is het mogelijk om uw (interne)
klanten en opdrachtnemers op actieve wijze te betrekken bij
het proces en efficiencywinst te behalen. De module Self
Service kan bijvoorbeeld worden ingezet ten behoeve van
het doorgeven van werkzaamheden of het aanvragen van
verschillende middelen. Ook kunnen rapporten e.d. met
Self Service worden ingezien.
Ultimo Customization Tool
Standaard krijgt u de beschikking over de unieke Ultimo
Customization Tool. Hiermee bent u, of uw applicatiebeheerder,
in staat om zonder programmeerwerk diverse aanpassingen in
de Ultimo software door te voeren. Het is onder meer mogelijk
om autorisaties in te stellen, schermen, menu’s, velden, veldlabels
en workflows aan te passen en nieuwe menu’s en schermen aan
te maken. Om u wegwijs te maken met de Ultimo Customization
Tool, bieden wij een aantal specifieke applicatiebeheer
trainingen aan.
Met Ultimo meer transparantie en
daadkrachtige mogelijkheden om de
levensduur van assets te verlengen
10
Workflow Scheduler+
Met de Workflow Scheduler+ kan voor custom workflows
ingesteld worden of, wanneer en hoe vaak deze moeten
worden uitgevoerd. Hierbij kunt u denken aan het verzenden
van een e-mail na een bepaalde handeling of gebeurtenis
of het genereren van een rapportage en deze verzenden
naar een gebruiker.
E-mailimport
Met de module E-mailimport kunt u e-mails importeren in
Ultimo en deze laten omzetten in een melding.
Ook communicatie over een bestaande melding wordt
automatisch gekoppeld, waardoor u nog sneller en
efficiënter kunt werken.
Uw voordelen
+ De standaard inrichting van Ultimo Infra Asset Management is
gebaseerd op marktstandaarden en heeft zich in de praktijk
bewezen. Toch kunnen wij ons goed voorstellen dat u de
software in meer of mindere mate aan wilt passen aan de
situatie binnen uw organisatie. De unieke flexibele eigenschappen van de software stellen u in staat te profiteren
van extra gebruiksgemak en rendement
+ Verhoog de efficiency en verlaag de administratieve last door
gebruik te maken van de vele integratiemogelijkheden met
andere bedrijfssoftware
+ De integratiemogelijkheden met FMECA-tools maken het
eenvoudig mogelijk om onderhoudswerk te genereren
na het uitvoeren van risicoanalyses
11
Een veilige werkomgeving met de HSE-suite
Mobiel werken met de apps Ultimo Go & Ultimo Go+
Hoe zorgt u voor een veilige werkomgeving voor personeel en externen? Hoe vermijdt u risico’s met
betrekking tot de veiligheid, de kwaliteit, het milieu en de gezondheid? Op welke wijze laat u zien
dat u aan belangrijke regelgeving voldoet? Met de Ultimo HSE-suite bent u in staat deze zaken op
structurele wijze, geïntegreerd in Ultimo te borgen en uw asset management naar een nog
hoger niveau te tillen.
Verricht een groot deel van uw werkzaamheden mobiel met de apps
Ultimo Go & Ultimo Go+. U bent vrij om te gaan en staan waar u wilt.
Gebruik uw mobiel of tablet om direct op locatie werkzaamheden
af te handelen. U kunt ook nieuwe activiteiten aanmaken en
informatie raadplegen. En dat alles via een eenvoudige
touch-bediening.
HSE-Incidentenbeheer
Wachtoverdracht
De module HSE-incidentenbeheer ondersteunt het proces
van melding, behandeling en evaluatie van HSE-incidenten
op het gebied van veiligheid, kwaliteit, gezondheid en milieu.
De bijbehorende managementrapportages zorgen ervoor dat
u trends met betrekking tot uw HSE-incidenten kunt ontdekken
en analyseren, met als doel te leren van incidenten en het aantal
(en de impact van) incidenten te verminderen. Door gebruik te
maken van de module integreert u het beheer van HSEincidenten in uw asset management systeem en beperkt u het
aantal separate applicaties binnen uw organisatie. Dit komt uw
beheerskosten aanzienlijk ten goede.
Met de module Wachtoverdracht creëert u een digitaal logboek,
waarin de communicatie tussen belanghebbenden wordt
uitgewisseld. Per werkdienst kunnen opmerkingen worden
ingevoerd, die van belang zijn voor (de) volgende dienst(en).
De meerwaarde om deze meldingen in Ultimo onder te brengen
ligt in het geïntegreerde inzicht dat wordt gecreëerd: storingen,
technische werkzaamheden en opmerkingen, die anders niet
in Ultimo terecht waren gekomen. Allen gekoppeld aan de
bestaande assetstructuur.
Management of Change
Met de module Management of Change wordt in uw asset
management systeem ondersteuning geboden aan het proces
van Management of Change binnen uw organisatie. Bijvoorbeeld
bij belangrijke wijzigingen in infrastructurele objecten of
installaties. In de module is het mogelijk om modificaties aan
te vragen en op gestructureerde wijze op te volgen. Dit is
een belangrijke voorwaarde voor het voldoen aan bepaalde
wetgeving. Doordat het proces volledig digitaal in Ultimo
plaatsvindt, verloopt het efficiënter en overzichtelijker dan in
de situatie waarin het proces op papier wordt afgehandeld.
Werkvergunningen
De module Werkvergunningen ondersteunt het proces van
het beheren en uitgeven van werkvergunningen, wat voor
veel organisaties een belangrijk onderdeel is bij het bevorderen
van een veilige werkomgeving. Doordat de module wordt
geïntegreerd met de bestaande functionaliteit voor werkorders,
er gebruik kan worden gemaakt van handige blauwdrukken
en de bekrachtiging snel, digitaal kan plaatsvinden door
middel van Self Service, kunt u door de module nog
efficiënter te werk gaan.
12
Uw voordelen
+Reguliere storingen en HSE-incidenten zijn inzichtelijk
in één centraal asset management systeem, wat de
veiligheid ten goede komt
+De efficiency wordt verhoogd door de verbeterde structuur
bij de uitvoering van belangrijke wijzigingen betreffende
uw infrastructurele objecten en installaties
+De professionele aanpak en bijbehorende zorgvuldige
registratie maken de activiteiten eenvoudiger aantoonbaar,
belangrijk bij bepaalde wet- en regelgeving
Werkzaamheden afhandelen
Inspecties afhandelen
Nieuwe werkzaamheden melden
Werkzaamheden inzien en prioriteren
Gegevens van middelen en gebouwen e.d. inzien
Gegevens van leveranciers of personeel inzien
Gegevens van reserveringen inzien
Rechtstreeks contact opnemen met contactpersonen via device (bellen/e-mail)
Contracten (met bijv. leveranciers) inzien
Gebruiksvriendelijke zoekfunctie
Offline beschikbaar: ook zonder internetverbinding kunnen werken
Camera-integratie (foto’s koppelen)
Scannen (QR-code, barcode)
GPS-integratie
Vraag bij ons meer informatie op over de benodigde
hard- en software en de voorwaarden
13
Referenties in alle branches
De Ultimo software wordt toegepast in alle denkbare branches.
Ook internationaal georiënteerde klanten bieden wij passende
ondersteuning. De software is namelijk beschikbaar in de
volgende talen: Nederlands, Engels, Duits en Frans.
Rijkswaterstaat
Gemeenten
Dienstverlening
(aannemerij)
Waterschappen
Nutsvoorziening
Tienduizenden gebruikers zetten Ultimo dagelijks in
Bezoek onze website (www.ultimo.com) of YouTube-pagina voor
praktijkcases en films van toonaangevende organisaties en hun
ervaringen met Ultimo. Of vraag bij ons een passende referentie
voor uw organisatie op. Wij staan voor u klaar.
YouTube Logo for Adobe Illustrator
Energiewinning
14
www.youtube.com/UltimoSoftware
15
Optimaliseer ook uw andere bedrijfsprocessen
Services
Met Ultimo Infra Asset Management beschikt u over professionele software om uw
arealen en infrastucturele objecten te managen en de onderhoudsprocessen te
coördineren. Maar Ultimo biedt uw organisatie meer. Zo is het mogelijk om naar
wens extra modules of een combinatie van onze andere oplossingen in te zetten,
voor bijvoorbeeld efficiënt en effectief IT Service Management, Facility Management
en/of Fleet Management.
Indien u de keuze heeft gemaakt om te profiteren van de voordelen van professionele
Infra Asset Management software, zijn wij er uiteraard ook voor u om u professioneel
te ondersteunen bij de ingebruikname en het dagelijkse gebruik van de software.
Onze dienstverlening aan u kenmerkt zich door een betrokken houding en een
pragmatische insteek.
IT Service Management
Fleet Management
Implementaties
Ondersteuning en customer support
+ Ondersteuning van uw helpdesk/IT-afdeling voor meer
structuur en efficiency
+ Proactief beheer van IT-assets en de CMDB
+ Beheer en afhandeling van problemen, bekende fouten
en wijzigingen
+ Gebaseerd op de meest voorkomende ITIL-services
en ISM-gecertificeerd
+ Compleet technisch en administratief wagenparkbeheer
+ Grip op verzekeringen, contracten, schades en gebreken
+ Minimale stilstand door slim plannen (periodiek) onderhoud
+De afschrijvingen in kaart gebracht om vervanging duidelijk
te plannen
Om u te voorzien van een goed werkend product conform
uw wensen en eisen hebben wij een eigen implementatiemethodiek ontwikkeld, gebaseerd op onze ervaringen
(sinds 1988) en de projectmanagementmethodiek PRINCE2®.
In hoofdlijnen doorlopen de implementaties de volgende
projectfasen: projectaanloop, projectinitiatie, realisatie en
projectafsluiting. Deze indeling is echter niet star, maar
flexibel toe te passen naar gelang de complexiteit van
een implementatie. Uw organisatie kan een projectleider
aanwijzen, maar ook wij kunnen deze rol naar wens op ons
nemen. In de uitvoering voorzien onze consultants u van
deskundig advies. Ook werken wij in de praktijk regelmatig
samen met organisatieadviesbureaus.
Indien u na ingebruikname vragen heeft of ondersteuning
wenst, kunt u terecht bij onze afdeling customer support.
Het team medewerkers staat u met raad en daad bij.
Afhankelijk van de huur- of koopconstructie die u met
ons bent aangegaan, stellen wij samen met u een
onderhoudscontract op, waarin onder andere afspraken
gemaakt worden over het omgaan met updates en
het gebruik van customer support.
Facility Management
+ Ondersteun uw servicedesk met een optimale workflow
+ Grip op uw overige bedrijfsmiddelen, facilitaire contracten
en facilitaire diensten
+ Vergroot de klantgerichtheid met Self Service
+ Meer controle over uw vastgoed en gerelateerde
werkzaamheden
Meer informatie
Voor meer informatie over onze andere oplossingen is aparte
documentatie beschikbaar. Of vraag bij ons een gericht voorstel
op, indien u de wens heeft Infra Asset Management in combinatie met voorgaande processen te professionaliseren.
Trainingen
Het feit dat de Ultimo software een zeer gebruiksvriendelijk
karakter heeft en vanuit de dagelijkse praktijk wordt ontwikkeld,
zorgt ervoor dat de acceptatie van het systeem veelal soepel
verloopt. Toch is het in veel gevallen verstandig om key users
te laten trainen in het gebruik. Zij leren de mogelijkheden
van de software optimaal kennen en kunnen deze kennis
toepassen in de dagelijkse praktijk. Er is een groot aanbod
aan trainingen beschikbaar voor zowel dagelijkse gebruikers
als voor applicatiebeheerders. Bekijk onze trainingsbrochure
om meer te weten te komen over het aanbod en de
mogelijkheden om trainingen te volgen.
16
17
Organisatie
Ultimo Software Solutions is een onafhankelijk en van origine
Nederlands bedrijf, dat al sinds 1988 actief is in het ontwikkelen
van software voor het doelmatig beheer van bedrijfsmiddelen
en processen. Wij mogen ons in diverse marktsegmenten
met de softwareproducten voor Infra, Facility, Maintenance,
Fleet en IT Service Management tot de marktleiders rekenen.
Ultimo is gevestigd in de landen Nederland, België en Duitsland.
Naast de ontwikkeling, verkoop en ondersteuning van
bedrijfssoftware, waarmee gebruikers mede in staat zijn
om de eigen duurzaamheid te verbeteren, nemen wij als
organisatie ook de verantwoordelijkheid voor de effecten
van de eigen bedrijfsactiviteiten op mens en milieu.
Hiervoor hebben wij een concreet MVO-beleid
geïmplementeerd.
Het succes van ons bedrijf is te danken aan onze betrokkenheid bij de klanten en de markt, de gebruiksvriendelijkheid
en flexibiliteit van de software én de algehele kwaliteit van
de organisatie. Alle oplossingen zijn geheel vanuit de praktijk
ontwikkeld en passen daardoor geheel bij de huidige eisen
en wensen van gebruikers. De producten worden door meer
dan 1.500 organisaties, in meerdere landen en in vele
uiteenlopende branches, gebruikt.
Ultimo Software Solutions bv
Waterweg 3
8071 RR Nunspeet
Nederland
T +31(0)341- 42 37 37
Ultimo Belgium bvba
Mechelen Campus,
Gebouw A
Schaliënhoevedreef 20
2800 Mechelen, België
T +32(0)15 – 44 41 44
Ultimo Software Solutions GmbH
Steigerstraße 13
46537 Dinslaken
Duitsland
T +49(0)2064 – 828 47 54
Algemeen
e-mail: [email protected]
internet: www.ultimo.com
18
19
© 2016. Ultimo Software Solutions bv. Alle rechten voorbehouden. Ultimo is een
geregistreerd merk van Ultimo Software Solutions bv. Andere gebruikte merken
zijn (niet-)geregistreerde merken van de desbetreffende wettelijke eigenaren.