Inzicht en structuur bij Emons Group met Ultimo

Inzicht en structuur bij Emons Group met Ultimo
De Emons Group, één van de meest vooruitstrevende transportorganisaties van Nederland, heeft begin 2010 gekozen
om Ultimo Fleet Management in gebruik te gaan nemen ter ondersteuning van de (onderhouds)werkzaamheden aan
alle transportmiddelen. Vanuit de hoofdvestiging in Milsbeek worden de onderhoudswerkzaamheden van 3 divisies
gecoördineerd. Rogier Reiniers (Manager Operations Support) vertelt over hun organisatie, de keuze voor Ultimo en
het gebruik van Ultimo Fleet Management binnen de Emons Group.
VERSPREIDE INFORMATIE
De Emons Group bestaat uit 3 divisies: Glas, Cargo en Recycling.
Vanuit de hoofdvestiging in Milsbeek worden deze divisies
ondersteund op het gebied van ICT, P&O, Finance,
Projectmanagement en Techniek. In totaal kent de Emons Group 600
medewerkers, verdeeld over vestigingen in Nederland, België,
Duitsland, Tsjechië en Polen. Het grootste gedeelte is werkzaam als
chauffeur (450).
Storingen en onderhoud aan alle eenheden in Europa komen
centraal binnen bij de afdeling fleetsupport bij de hoofdvestiging in
Milsbeek. Voor de borging van deze meldingen en het structureel
vastleggen van het onderhoud is de organisatie op zoek gegaan naar
een compleet softwarepakket.
In de oude situatie werd er gewerkt met twee softwareapplicaties
naast elkaar en daarnaast werden er gegevens bijgehouden in Excel.
,,Overal kon je stukjes informatie terugvinden. In het ene systeem
werden ze wel geüpdate, in het andere systeem weer niet. Daardoor
liepen er veel zaken langs elkaar heen. Bovendien kregen we te
maken met veel dubbele invoer’’, aldus Rogier.
Omdat er geen overzicht meer was, er veel tijd verloren ging met het
zoeken naar gegevens en om de dubbele invoer van data tegen te
gaan is Emons een selectietraject gestart naar één overkoepelend
systeem dat de twee bestaande, naast elkaar draaiende, applicaties
zou vervangen.
EÉN OVERKOEPELD SYSTEEM
,,Belangrijk was dat het nieuwe systeem minimaal de huidige
functionaliteiten zou bevatten, zoals de meldpuntfunctie. Ook het
beheer van stamgegevens was belangrijk, want dat deden we altijd
nog in een Excelsheet. Daarnaast was het belangrijk om de
communicatie tussen het meldpunt en de werkplaats te optimaliseren.
In de oude situatie werden werkorders in het systeem gezet,
vervolgens in een Excelsheet verwerkt, om ze daarna naar de
werkplaats door te sturen. Wij wilden graag een systeem waarin zowel
de invoer van gegevens, als het doorsturen van werkopdrachten naar
de werkplaats in één systeem kon worden ondergebracht.’’
Rogier Reiniers heeft het selectietraject begeleid. ,,Ik heb eerst intern
gekeken naar wat we graag wilden hebben, waar het systeem
minimaal aan moest voldoen en hoe het er in de toekomst uit moet
komen te zien. Deze bevindingen heb ik verwerkt in een document.
Vervolgens ben ik, heel simpel gezegd, gaan zoeken op internet. Op
basis van alle toegestuurde informatie, het internet en gesprekken met
leveranciers, heb ik een shortlist opgesteld van twee leveranciers
waarmee we het onderhandelingstraject zijn ingegaan.’’
Onderdeel van het selectietraject was het afleggen van een
referentiebezoek. Ultimo heeft de Emons Group in contact gebracht
met Van den Bosch Transport, waar Ultimo al jarenlang wordt ingezet
ter ondersteuning van verschillende bedrijfsonderdelen. ,,Wij hebben
het referentiebezoek als erg waardevol ervaren, zeker omdat zij in
dezelfde sector actief zijn en eigenlijk een zelfde soort bedrijf zijn. Ik
heb daar vooral gelet op de inrichting van de stamgegevens en het
meldpunt, omdat dat belangrijk voor ons was.’’ Na het afleggen van
het referentiebezoek is begin 2010 de keuze voor Ultimo gemaakt.
,,Doorslaggevend in de keuze was dat Ultimo toch het hele plaatje
kon aanbieden. Ook was het goed om te zien dat Ultimo
aantoonbare ervaring heeft in de transportsector en dat Ultimo ook
een specifieke module heeft gemaakt voor Fleet Management.’’
‘ALLE DATA GECENTRALISEERD’
De Emons Group vond het erg belangrijk dat er gefaseerd zou
worden geïmplementeerd. ,,Bij de ingebruikname van Ultimo, hebben
wij ons eerst gefocust op een aantal key features: het vastleggen van
stamgegevens, het melden van storingen, het kunnen versturen van
een werkbon naar de werkplaats, het kunnen vastleggen van kosten
zoals materiaal en uren en de facturatie naar de drie divisies’’, aldus
Rogier. Dit zijn dan ook de onderdelen die als eerste in gebruik zijn
genomen.
Gestructureerde stamgegevens
Een belangrijk onderdeel bij het selectietraject waren de
stamgegevens. Deze moesten op een overzichtelijke en
gestructureerde wijze in het systeem kunnen worden ondergebracht.
,,Inmiddels zijn alle stamgegevens in de applicatie verwerkt, zoals alle
voertuiggegevens (vlootnummer, kenteken, bandenmaten tot in
detail), personeel (chauffeurs), leveranciers en contracten.’’ Veel van
deze gegevens zijn door middel van de standaard Data
Inventarisatiesheet rechtstreeks in Ultimo geïmporteerd. Deze
Excelsheet is na opdrachtverstrekking aan de Emons Group
overhandigd, zodat direct kon worden gestart met het vullen van de
database: ,,Het vullen van de datasheet was een heel karwei, omdat
gelijk alle verbindingen tussen velden en kolommen in de sheet zijn
opgenomen, maar als de sheet eenmaal wordt geïmporteerd gaat het
wel snel.’’
De afdeling fleetsupport: het centrale meldpunt
Daarna heeft de organisatie zich gericht op de inrichting van het
Centraal Meldpunt. Binnen het meldpunt zijn er twee verschillende
meldingen te definiëren: Onderhoud en Strandingen (Storingen).
,,In ons planningspakket worden onderhoudsoproepen geplaatst:
Voertuig X moet op 1 april onderhoud hebben gehad. Dit kan
worden uitgevoerd op 28 maart. Vervolgens stuurt de planner een email naar het meldpunt waarin deze gegevens zijn overgenomen. Het
meldpunt registreert het onderhoud in Ultimo en informeert de
werkplaats of het op de genoemde datum mogelijk is. Als dit mogelijk
blijkt, wordt de definitieve werkorder opgemaakt door het meldpunt
en wordt per e-mail de werkorder naar de werkplaats verstuurd.’’
In het geval van strandingen neemt de chauffeur rechtstreeks contact
op met het centraal meldpunt. Aangezien de meeste chauffeurs een
internationale achtergrond hebben, spreken de werknemers op het
meldpunt Engels, Duits, Tsjechisch en Nederlands. ,,In het geval van
een stranding probeert het meldpunt eerst de chauffeur weer op weg
te helpen. Indien dit niet mogelijk is, wordt in Ultimo de leverancier
bepaald en wordt er vervolgens een e-mail naar de leverancier
gestuurd met alle noodzakelijke informatie, zoals de pechlocatie van
de chauffeur en een mogelijke beschrijving van het probleem.
Uiteraard worden er met de leveranciers duidelijke afspraken
gemaakt over de responstijd en dergelijke.’’
Het monitoren van de voortgang van deze externe werkorders wordt
in Ultimo bijgehouden. ,,Het meldpunt heeft de hele dag het scherm
met ‘openstaande werkorders’ openstaan, dus ze weten precies wat
er speelt. Zo kunnen ze goed monitoren of leveranciers zich aan de
afgesproken tijd houden.’’ In totaal verwerkt het centraal meldpunt
circa 8000 cases per jaar.
Specifieke urenverantwoording
Het vastleggen van uren gebeurt op voertuigniveau. ,,Wij leggen heel
specifiek de uren vast. Zo registreren wij hoeveel uur er is gewerkt
aan een bepaald voertuig. Vervolgens worden deze kosten afgeboekt
onder een kostenplaats, bijvoorbeeld ‘banden’ en uiteindelijk worden
deze kosten gespecificeerd naar onderhoud, modificatie of schade.
Deze urenverantwoording is door de consultant speciaal voor ons op
deze manier ingericht.’’ Ook het materiaal wordt op deze specifieke
wijze vastgelegd. ,,De onderhoudskosten worden bepaald door
schades, onderhoud en modificaties. Wij investeren veel in onze
chauffeurs, dan wil je op een gegeven moment ook dat het aantal
schades gaat teruglopen. Bij veel organisaties worden schades
afgeboekt onder de noemer onderhoud. Maar wij willen juist inzicht
in het aantal schades, zodat we deze kunnen analyseren. Daarom
hebben we ervoor gekozen om uren en materiaal op deze specifieke
wijze vast te leggen.’’
Facturatie
Omdat Emons het onderhoud uitvoert voor verschillende divisies, is
een zorgvuldige facturatie van belang. ,,Monteurs krijgen de Ultimo
werkbon mee een en zogenaamde ‘PE-Lijst’. Op de ‘PE-Lijst’ vullen ze
in waar aan is gewerkt (bijvoorbeeld remmen of het elektrisch
systeem), wat er is gedaan, hoeveel tijd eraan besteed is, of het
onderhoud, schade of een modificatie betrof en welke materialen er
zijn verbruikt. De facturist voert deze gegevens in Ultimo in. Ultimo is
overeenkomend ingericht met de ‘PE-lijst’. De kosten worden geboekt
op een voertuig, en het voertuig is gekoppeld aan een divisie. Zo
weten wij welke kosten er per divisie moeten worden gefactureerd.’’
Emons heeft er bewust voor gekozen één centraal persoon aan te
stellen die verantwoordelijk is voor de invoer van de gegevens.
,,Monteurs moeten sleutelen, daarom ligt de invoer van gegevens bij
één centraal persoon.’’
Binnen de Ultimo omgeving is het ook mogelijk gemaakt om offertes
te genereren. Het genereren van offertes is met name bedoeld voor
de schadegevallen. Een overzicht van de schadekosten per voertuig is
handig voor de verzekering, maar bijvoorbeeld ook voor het overleg
met de directie. ,,Er kan dan worden bepaald of de schades worden
omgezet naar een werkorder, of dat het niet verstandig is om
reparaties uit te voeren, bijvoorbeeld in het geval van hele oude
eenheden.’’
TOEKOMSTPLANNEN
Binnen korte tijd is Ultimo goed geïntegreerd in de processen van de
Emons Group. Toch zijn er nog voldoende plannen voor de
toekomst. Door de gefaseerde implementatie van Ultimo worden
aspecten van Ultimo Fleet Management nog niet gebruikt. Dit wil
Emons dus gefaseerd gaan uitbreiden ,,Het registreren van
verzekeringen en gebreken zijn nog plannen voor de toekomst.’’ Ook
wil men actief bezig met het contractenbeheer binnen Ultimo en moet
nog nagedacht worden over de ingebruikname van de module
Periodiek Onderhoud. Het gebruik van de standaard rapportages om
nog meer gegevens te analyseren behoort eveneens tot de wensen.
,,Je kunt niet alles tegelijk. Wij hebben bewuste keuzes gemaakt en
prioriteiten gesteld.’’
ERVARINGEN EN VOORDELEN
Ondanks dat de applicatie nog niet volledig wordt ingezet, worden
de eerste voordelen van één centrale applicatie al ervaren, zoals
tijdbesparing, kostenbesparingen en toegenomen inzicht: ,,Alle data
staat gecentraliseerd. Er vindt geen dubbele invoer meer plaats,
daardoor besparen we enorm veel tijd en dus geld.’’ Rogier wilt
potentiële gebruikers van een Fleet Management systeem wel een
aantal tips meegeven: ,,Kijk eerst goed in je eigen organisatie, zet de
wensen uitgebreid op papier en formuleer doelstellingen die
realiseerbaar zijn. Wil niet te veel in het begin, maar stel prioriteiten
en zorg voor een gefaseerde, gestructureerde implementatie.’’