B: Erasmus student volledige Nul Beurs

Op de KA103 voorlichtingsbijeenkomst van 15 december jl. was de Mobility Tool een van de
agendapunten. Sommige instellingen bleken de nulbeursstudenten (Erasmusstudenten die
geen Erasmus+ beurs ontvangen maar wel de Erasmusstatus hebben) verkeerd in MT+ te
hebben opgevoerd. Blijkbaar was dit niet duidelijk door het NA naar de instellingen
gecommuniceerd.
Omdat Nulbeursstudenten geen EC beurs krijgen moet in MT+ het vakje nulbeurs worden
aangevinkt en als beursbedrag nul worden ingevuld (ze hebben geen subsidiegeld van de EC
ontvangen).
In het vakje other funds kan het bedrag van de beurs van de eigen instelling worden gezet.
In de bijlage vindt u een document waarin stap voor stap beschreven staat hoe u op de juiste
manier een (deels) nulbeursstudent in MT+ rapporteert.
Op deze manier dient u vanaf nu (voor zowel contract 2014 als contract 2015 en straks
contract 2016) de nulbeursstudenten in MT+ te registreren.
Contract 2014 en contract 2015
Er zijn instellingen die in MT+ bij de nulbeursstudenten het beursbedrag hebben ingevuld
waardoor het totaal bedrag in de rapportage hoger is dan het bedrag dat voor mobiliteit is
toegestaan.
Dit kan niet worden vertaald naar het systeem waarin het NA naar de EC moet rapporteren en
dit moet dan ook gecorrigeerd worden.
De betrokken instellingen ontvangen hierover deze week een e-mail. Vervolgens zal Frank
Nentenaar, indien gewenst, het in MT+ corrigeren door een x aantal studenten
nulbeursstudent te maken zodat het toegestane budget niet overschreden wordt.
Overheveling subsidie en maximale bedrag
In het instellingscontract is voor 4 budgetlijnen subsidie toegekend te weten: Studie (SMS),
Stage (SMT), Onderwijsopdrachten en Staftraining (ST) en Organisational Support (OS).
Het is toegestaan om tussen SMS en SMT te schuiven. Ook mag 100% van ST naar
studentenmobiliteit (studie en stage) worden geschoven.
Van de subsidie voor OS mag tot 50% naar mobiliteit worden overgeheveld.
Het maximale bedrag dat gerapporteerd kan worden is het totaal van SMS + SMP + ST +max
50% van OS.
Wat is een nulbeursstudent
Een student die voldoet aan alle voorwaarden en onder die voorwaarden deelneemt in
Erasmus+ zonder daadwerkelijk een beurs Erasmus+ te ontvangen.
Alle regels die van toepassing zijn op studenten Erasmus+ met een beurs van de Europese
Commissie zijn ook van toepassing op de nulbeursstudenten (met uitzondering van de regels
ten aanzien van de beursbetaling).
Zo moeten alle verplichte formulieren worden ingeleverd en tellen de maanden als
nulbeursstudent mee voor het totaal aantal maanden (12 maanden) per cyclus.
Deels nulbeursmaanden
Er is de mogelijkheid om een student een Erasmusbeurs te geven gecombineerd met
nulbeursdagen. Dit kan bijvoorbeeld als er niet voldoende budget is of in geval van
verlenging, de verlenging niet nodig is.
Dit wordt voor vertrek van de student in het studentencontract vastgelegd. In geval van
verlenging is een amendement vereist dat getekend is vóór afloop van de einddatum in het
studentencontract.
NB: Het is niet toegestaan om na afloop van de mobiliteitsperiode de nulbeursperiode te
veranderen om het budget op te maken.
A: Erasmus student met beurs en een deel nulbeursdagen
Als u een student voor een gedeelte van de duur geen EU beurs kan geven dan doet u dat als
volgt:
U voert de student in zoals u gewend bent, maar voordat u op save klikt, zet u het edit vinkje
aan:
U kunt nu iets naar boven scrollen zodat u dit ziet:
Stel u geeft de student 60 nulbeursdagen, dan geeft u dat zo op:
Waarna u weer op calculate klikt:
U ziet nu dat 60 dagen van de Funded duration is afgetrokken.
In de cell Additional-Non-EU Grant kunt u het bedrag invullen dat uw instelling uit eigen
middelen aan de student heeft betaald. (dit is niet verplicht).
Hierna klikt u weer op calculate en slaat u de student op.
B: Erasmus student volledige Nul Beurs
Als u een student voor de volledige duur van de mobiliteit Nulbeurs student wilt maken dan
gaat u als volgt te werk:
U voert de student weer in zijn geheel op in de Mobility tool zoals u dat gewend bent.
Echter boven in de “kaart” zet u het vinkje Zero grant aan:
U klikt weer op calculate, waarna u ziet dat de gehele duur “non funded” is geworden:
Klik op save.