AB1611.Annotatie-samenhang-PC-rapportages-en

AB 1611
ANNOTATIE
Vergadering:
Algemeen Bestuur
Datum vergadering: 24 juni 2016
Onderwerp:
Samenhang P&C rapportages en Verbeterplan
Opsteller:
Wim van Veelen, Evert Bovens
Datum:
27-5-2015
Doel van agendering:
-
ter informatie
Beschrijving:
Het Verbeterplan heeft financiële consequenties. Echter in de tussenliggende periode loopt de
reguliere planning en control cyclus gewoon door en dienen er een aantal financiële stukken in
procedure te worden gebracht. In de bijgevoegde notitie is de samenhang tussen de stukken in beeld
gebracht en met een toelichting op de hierbij gemaakte keuzes.
Alternatieven:
NVT
Advies:
NVT
Vervolgproces:
NVT
Tijdsplanning:
NVT
Advies financiën:
Zie notitie
Dekking:
 NVT
Beslispunten:
Kennisnemen van de notitie samenhang P&C rapportages en Verbeterplan
Bijlagen:

Samenhang P&C rapportages en Verbeterplan
Samenhang Planning en Control rapportages en Verbeterplan
Aanleiding
In het voorjaar van 2016 is het Evaluatieonderzoek Omgevingsdienst Groningen uitgevoerd.
Hierin is beoordeeld in hoeverre de Omgevingsdienst Groningen voldoet aan de bij de start
overeengekomen doelstellingen en om te bezien of maatregelen nodig zijn ter verbetering. Uit
de evaluatie blijkt dat de ontwikkeling achterblijft bij het beeld zoals opgetekend in de
landelijke evaluatie van het vernieuwde VTH stelsel. De basis is nog niet op orde.
Een pas op de plaats is noodzakelijk om van daaruit vervolgstappen (Omgevingswet, sturing
op output en outcome, kennispartnerschap) te nemen en het vertrouwen te herstellen. De
directeur van de Omgevingsdienst heeft de opdracht gekregen een Verbeterplan op te stellen.
Dit Verbeterplan wordt op 16 september 2016 voorgelegd aan het Algemeen Bestuur.
Planning en control cyclus loopt gewoon door
Het Verbeterplan heeft financiële consequenties. Echter in de tussenliggende periode loopt de
reguliere planning en control cyclus gewoon door en dienen er een aantal financiële stukken
in procedure te worden gebracht. Dit betreft:
1. De vaststelling van de jaarrekening 2015 en bestemming van het resultaat;
2. De voorjaarsrapportage 2016;
3. De begroting 2017.
Per rapportage is toegelicht welke keuzes zijn gemaakt in afwachting op het Verbeterplan.
Jaarrekening 2015
De jaarrekening kent een positief resultaat van € 801.000. Voorgesteld wordt om hiervan
€ 517.000 te bestemmen voor dekking van extra kosten om:
1) de bedrijfsvoering van de Omgevingsdienst te verbeteren;
2) te investeren in de interne organisatie;
3) het herstellen van de relatie tussen opdrachtgevers en -nemers.
Het restant resultaat is € 284.000. Hiervoor zijn in de jaarrekening bestemmingsvoorstellen
opgenomen. Dit betreft een storting in de algemene reserve (€ 63.000), inzet aardbevingen
(€ 156.000), kosten evaluatieonderzoek (€ 50.000) en afschrijving technische apparatuur
(€ 15.000).
Het Algemeen Bestuur neemt op 24 juni 2016 een besluit over de jaarrekening.
Voorjaarsrapportage 2016
In het Evaluatieonderzoek is te lezen dat de 10 % efficiencytaakstelling onvoldoende in
verhouding staat tot een organisatie waar de basisvoorzieningen (nog) niet adequaat zijn
ingericht. Het voorstel is de in 2016 toegepaste 10% efficiencytaakstelling voor de helft terug
te draaien, aangezien de helft van het jaar inmiddels voorbij is. Dit is 50% van € 948.500:
€ 474.250. De hogere deelnemersbijdrage wordt niet omgerekend naar meer op te leveren
producten. De bijdrage wordt ingezet om de basis op orde te brengen en te voldoen aan het
gevraagde productie- en kwaliteitsniveau.
Het Algemeen Bestuur neemt op 24 juni 2016 een besluit over de voorjaarsrapportage 2016
Begroting 2017
In afwachting op het Verbeterplan legt de Omgevingsdienst een ‘beleidsarme’
meerjarenbegroting 2017-2020 aan de deelnemers ter zienswijze voor. In de begroting is
rekening gehouden met een hogere deelnemersbijdrage. Deze hogere bijdrage bestaat naast
reguliere loon- en prijsstijgingen en investeringen in plaatsonafhankelijk werken
(smartphone, thuiswerkplekken) uit het terugdraaien van de 10% efficiencytaakstelling. Bij het
opstellen van het uitvoeringsprogramma 2017 worden de wensen van de opdrachtgevers
geïnventariseerd over de afname van producten en diensten. De Omgevingsdienst gaat zich
maximaal inspannen om eventuele verschuivingen in te kunnen passen.
Onderdeel van het Verbeterplan is een financiële paragraaf waarin de financiële consequenties
meerjarig zijn doorgerekend. De Omgevingsdienst stelt voor om de bijbehorende
begrotingswijziging 2017 tegelijkertijd te behandelen met de vaststelling van de ‘beleidsarme’
begroting 2017.
De begroting 2017 wordt eind juni 2016 ter zienswijze voorgelegd aan de gemeenteraden en
provinciale staten.
Het Algemeen Bestuur neemt op 14 oktober 2016 een besluit over de begroting 2017. Bij de
besluitvorming wordt ook een voorstel gedaan voor wijziging van de begroting naar
aanleiding van het Verbeterplan.
Van input naar outputfinanciering in 2019
Bij de vaststelling van het bedrijfsplan is bepaald dat de Omgevingsdienst uiterlijk na 3 jaar
overgaat van inputfinanciering naar outputfinanciering. Hierbij vervalt de berekeningssystematiek waarbij betaald wordt naar rato van de oorspronkelijk ingebrachte formatie.
Er wordt bij outputfinanciering betaald naar rato van het aantal afgenomen producten en
diensten.
In de Evaluatie is geconstateerd dat de uitvoeringsorganisatie en de deelnemers nog niet ver
genoeg zijn om over te gaan tot outputfinanciering. De producten en dienstencatalogus is nog
niet voldragen en de systemen van de Omgevingsdienst zijn er nu (nog) niet op toegerust.
In 2016 en 2017 wordt er onder meer gewerkt aan:
a) de implementatie van fase 2 van het LOS.
b) een koppeling tussen de financiële administratie en het tijdschrijfsysteem.
c) het harmoniseren van producten en diensten met deelnemers.
d) het leren verantwoorden en (bij)sturen op de inzet van uren en afname van producten en
diensten.
e) het vaststellen van spelregels behorend bij outputfinanciering met deelnemers.
De Omgevingsdienst legt de begroting 2018 in april 2017 ter zienswijze voor aan de
gemeenteraden en provinciale staten. Ambtelijk moet deze al eerder gereed zijn. Op dat
moment heeft de omgevingsdienst nog onvoldoende stappen kunnen zetten om ervaring op
te doen om de begroting te kunnen baseren op een raming van het aantal af te nemen
producten en diensten. Dit betekent dat outputfinanciering pas met ingang van 2019 kan
plaatsvinden.
In de begroting 2018 worden al wel stappen gezet in voorbereiding op outputfinanciering. De
begroting wordt opgebouwd op basis van de producten en diensten catalogus en de
(tussentijdse) verantwoording zal ook op deze producten en diensten plaatsvinden.
Mocht de uitvoering van de benodigde maatregelen voorspoedig verlopen, dan wordt
desgewenst in het najaar van 2017 een begrotingswijziging voorgesteld voor de begroting
2018. Dit is ook afhankelijk van de bereidheid van deelnemers om hun eigen begroting
tussentijds te wijzigen, aangezien outputfinanciering naar verwachting ook leidt tot
verschuivingen in kosten tussen deelnemers.
Tijdspad in beeld
In de onderstaande figuur is het tijdspad weergegeven van de stappen die worden gezet
binnen de Planning en Control cyclus om de basis op orde te krijgen en het vertrouwen te
herstellen. In onderstaand schema staan de besluitvormingsmomenten van het Algemeen
Bestuur.
2018
2017
Begroting 2017
Begrotingswijziging verbeterplan
Juni
Sep
Jaarrekening 2015
Voorjaarsrapportage 2016
Zienswijze begroting 2017
Begroting 2018
Zienswijze raden/ PS
begroting 2018
Verbeterplan, inhoudelijk
Okt
2019
Mrt Juli
Okt
Zienswijze raden/PS
begroting 2019
Mrt
Voorbereiden outputfinanciering
2e fase implementatie LOS, koppelen uren aan financiële
administratie, harmoniseren PDC en leren tijdig (bij)sturen,
vaststellen spelregels met deelnemers
Juli
Okt
Begroting
2019
Realisatie op basis van
outputfinanciering