Instelling: Zorggroep Apeldoorn en omstreken Functienaam

Instelling:
Zorggroep Apeldoorn en omstreken
Functienaam:
Afdelingscoördinator B
Opgemaakt door: M. Hijwegen en
L. Smetsers
Dienst:
Wonen & Zorg
Aanmaakdatum: 01-11-2014
Afdeling(en):
nader te bepalen
Autorisatie: L. Smetsers
Afdelingsgegevens
Binnen de betreffende afdeling ontvangen cliënten multidisciplinaire zorg. Hierbij is de
individuele hulpvraag van de zorgvrager op basis van de indicatie het uitgangspunt van
de te bieden zorg en wordt de zorgvrager of diens vertegenwoordiger actief betrokken bij
het vaststellen en uitvoeren van het Zorg(Leef)Plan, daarbij rekening houdend met de bij
de wet gestelde eisen.
Doelstelling afdeling
Kwalitatief verantwoorde zorg bieden binnen de zorgvisie en de kaders van ZGA e.o.
Aantal medewerkers
Circa 20 fte aan medewerkers waar directe hiërarchische leiding aan gegeven wordt.
Doel van de functie
De afdelingscoördinator is verantwoordelijk voor de dagelijkse zorg- en dienstverlening
aan cliënten van de afdeling, gericht op het wonen, (tijdelijk) verblijf, welzijn en de
kwaliteit van leven. De afdelingscoördinator is lid van het kernteam.
Plaats in de organisatie
Ontvangt hiërarchisch en operationeel leiding van de locatiemanager. Geeft leiding aan
een afdeling.
Hoofdtaken en uitwerking in activiteiten
 Leidinggeven aan een afdeling;
 Bewaken van de continuïteit en kwaliteit van de zorgverlening;
 Uitvoering geven aan het budgetbeheer;
 Ontwikkelen, implementeren en uitvoeren van beleid;
 Uitvoeren van overige werkzaamheden.
Leidinggeven aan een afdeling
 Geeft op coachende wijze leiding aan een afdeling;
 Schept voor de betreffende afdeling randvoorwaarden voor het succesvol
functioneren van de medewerkers;
 Bewaakt de personeelsbezetting, zowel kwantitatief als kwalitatief.
Is verantwoordelijk voor de noodzakelijke deskundigheid en samenstelling van het
personeelsbestand van de afdeling;
 Bewaakt de continuïteit en kwaliteit van de werkzaamheden;
 Ziet toe op de naleving van administratieve procedures;
 Coacht en stimuleert medewerkers en bespreekt met hen de te behalen en de
behaalde resultaten;
 Signaleert knelpunten binnen de verpleging, verzorging en ondersteuning/
begeleiding van cliënten en geeft op basis hiervan adviezen en handreikingen aan
de medewerkers van de afdeling;
Fube Afdelingscoördinator B versie 1.0
1









Geeft uitvoering aan (delen van) het personeelsbeleid overeenkomstig de
afspraken binnen ZGA e.o.;
Voert volgens het vastgestelde beleid binnen ZGA e.o. functionerings-, verzuim-,
werving- en selectiegesprekken;
Draagt volgens het vastgestelde beleid binnen ZGA e.o. zorg voor introductie en
inwerken van nieuwe medewerkers, leerlingen, studenten en stagiaires;
Draagt zorg voor deskundigheidsbevordering binnen de afdeling;
Organiseert binnen de betreffende afdeling de communicatiestructuur en draagt
zorg voor adequate informatie-uitwisseling;
Organiseert en leidt het werkoverleg;
Neemt bij afwezigheid van een collega-afdelingscoördinator diens afdeling(en)
waar.
Ondersteunt of werkt mee in het zorgproces indien noodzakelijk;
Is werkzaam gedurende minimaal 4 dagen per week. Is zichtbaar aanwezig en
bereikbaar voor de medewerkers en binnen de afdeling verblijvende cliënten en
hun contactpersonen. Medewerkers, cliënten en cliëntvertegenwoordigers weten
wanneer de afdelingscoördinator aanwezig is binnen de afdeling.
Bewaken van de continuïteit en kwaliteit van de zorgverlening
 Vormt samen met de specialist Ouderengeneeskunde het kernteam. Het kernteam
is verantwoordelijk voor het samen met de cliënt(vertegenwoordiger) opstellen en
overeenkomen van het Zorg(Leef)Plan, passend binnen het indicatiebesluit en het
beschikbare budget;
 Is samen met de specialist Ouderengeneeskunde verantwoordelijk voor de inhoud
van het individuele cliëntdossier;
 Organiseert, coördineert en bewaakt de continuïteit en kwaliteit van de
zorgverlening en het zorgproces;
 Is verantwoordelijk voor de dagelijkse uitvoering van de zorg en coördineert de
uitvoering van het Zorg(Leef)Plan;
 Stelt het afdelingsjaarplan op, en ziet toe op de uitvoering hiervan;
 Stelt verbeterplannen naar aanleiding van audits en visitaties op, en ziet toe op de
uitvoering hiervan gebruikmakend van de PDCA-cyclus;
 Bewaakt de uitvoering van het vastgestelde beleid binnen ZGA e.o. met
betrekking tot middelen en maatregelen in het kader van de wet BOPZ, MIC en
MIM;
 Registreert gegevens en rapporteert volgens het vastgestelde beleid binnen ZGA
e.o. met betrekking tot kwaliteit, klachten, productie, budgetten, etc. Signaleert
door middel van analyse trends en bijzonderheden, en doet verbetervoorstellen;
 Wijst EVV-ers toe aan cliënten;
 Organiseert, conform het vastgestelde beleid binnen ZGA e.o., periodiek het
kernteamoverleg, de huiskamergesprekken c.q. familie-overleggen en het
Zorg(Leef)Plan-overleg;
 Draagt zorg voor een passende woon- en verblijfsomgeving voor de cliënten,
binnen de kaders van ZGA e.o.;
 Vertaalt de zorgvisie van ZGA e.o. naar afdeling en begeleidt medewerkers hierin;
 Zoekt naar mogelijkheden voor uitbreiding en/of vernieuwing van de
dienstverlening;
 Bespreekt verbetervoorstellen ten aanzien van cliëntenzorg, werkmethoden,
organisatie en kosten met de locatiemanager, en vertaalt deze in een
afdelingsjaarplan.
Nota bene: Binnen de afdeling(en) “Woonzorgcentrum” en “Extramuraal” ligt de
verantwoordelijkheid met betrekking tot het kernteam bij de daartoe aangewezen
leidinggevende.
Fube Afdelingscoördinator B versie 1.0
2
Uitvoering geven aan het budgetbeheer
 Bewaakt het toegekende afdelingsbudget op het gebied van personeel, materiaal
en middelen. De inzet van medewerkers, materiaal en middelen correspondeert
met de afgesproken en aanwezige productie.
Ontwikkelen, implementeren en uitvoeren van beleid
 Levert door middel van deelname aan het locatiemanagementoverleg bijdrage aan
het locatiebeleid;
 Levert een bijdrage aan ontwikkeling en implementatie van het operationeel
afdelingsbeleid;
 Neemt initiatieven ten aanzien van de ontwikkeling van beleid, standaardisatie
van methodieken en middelen;
 Is verantwoordelijk voor de implementatie, uitvoering en borging van het
vastgestelde beleid binnen ZGA e.o. binnen de betreffende afdeling;
 Neemt deel aan commissies, werkgroepen en projecten met betrekking tot de
ontwikkeling, implementatie en borging van zorg- en personeelsbeleid;
 Hanteert de PDCA-cyclus.
Uitvoeren van overige werkzaamheden
 Verricht indien van toepassing verpleegkundige handelingen binnen afdelingen;
 Bewaakt de voorraad hulpmiddelen, medicijnen en materialen binnen de
betreffende afdeling;
 Is verantwoordelijk voor het plaatsen van afdelingsbestellingen bij de apotheek.
In- en externe contacten
Interne
Wie
contacten Cliënten en hun
mantelzorgers van de
eigen afdeling en
cliënten van andere
afdeling(en).
Locatiemanager,
teamleden en
vrijwilligers. Contacten
met disciplines van
andere diensten. Collega
afdelingscoördinatoren
en diensthoofden.
Bezoek, waaronder
familie en/of relaties van
cliënten.
Externe
Wie
contacten Andere zorginstellingen
en organisaties.
Fube Afdelingscoördinator B versie 1.0
Inhoud contacten
Zaken op gebied van wonen,
welzijn, behandeling en
verblijf. Onderwerpen
betreffende samenwerking,
intercollegiaal overleg.
Onderwerpen voortvloeiend
uit de leidinggevende
functie.
Frequentie
Afhankelijk van
onderwerp zal de
frequentie variëren
van dagelijks tot
periodiek.
Inhoud contacten
Frequentie
Afstemming c.q. overleg met Incidenteel/naar
betrekking tot zorgverlening behoefte.
aan (potentiële) cliënten.
3
Functie-eisen
Kennis
Kennis van managementtechnieken op minimaal HBO-niveau is vereist, bij voorkeur BIGgeregistreerd als verpleegkundige niveau 4 of 5, en een ruime achtergrondkennis en
brede ervaringskennis in de ouderenzorg. Gedegen kennis van en inzicht in de zorgvisie
en de organisatiedoelstelling, kennis van en ervaring met de behandel- en
zorgorganisatie rond de cliënten en van de organisatie. Gedegen kennis van relevante
wet- en regelgeving.
Zelfstandigheid
Zelfstandigheid is vereist bij het verrichten van leidinggevende werkzaamheden aan een
afdeling. Organisatorische, personele, budgettaire en zorginhoudelijke problemen binnen
de afdeling worden naar eigen inzicht aan de hand van hoofdlijnen en met inachtneming
van de zorgvisie en organisatorische kaders, zelfstandig opgelost. Terugval op en overleg
met de locatiemanager is mogelijk.
Sociale vaardigheden
Sociale vaardigheden als tact, motiveren, corrigeren, conflicthantering en overbruggen
van tegenstellingen zijn vereist voor het leidinggeven en in contacten met cliënten, hun
familieleden en/of relaties, vrijwilligers, medewerkers, overige diensten en disciplines.
Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed
De functie wordt gekenmerkt door het leidinggeven aan een kleine tot middelgrote groep
medewerkers waarbij er:
- een kans is op een aanzienlijk verlies aan tijd en/of aanzienlijke materiële schade en/of
- een kans is op immateriële schade in het onderhouden van contacten met cliënten,
medewerkers of externe personen/instanties.
De functie wordt gekenmerkt door ruime bevoegdheden bij de functie-invulling waarbij er
verantwoordelijkheid wordt gedragen voor met name het korte tot middellange
termijnbeleid, de budgetten van de betreffende afdeling en met invloed op het
operationele beleid en de bedrijfsvoering binnen de afdeling.
De afdelingscoördinator is als kernteamlid verantwoordelijk voor de zorgprocessen
binnen de afdeling. Is verantwoordelijk voor de kwaliteit van wonen, zorg, verblijf en
welzijn van cliënten, beleidsontwikkeling en het te voeren personeelsbeleid binnen de
afdeling.
Uitdrukkingsvaardigheid
Het mondeling uitdragen, beargumenteren en verdedigen van ideeën en opvattingen is
vereist ten aanzien van beleidsadvisering en in het kader van leidinggeven. Tevens is
mondelinge uitdrukkingsvaardigheid vereist in contacten met cliënten en/of diens
vertegenwoordigers en afstemmingsoverleggen. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is
vereist voor het opstellen van beleidsadviezen, jaarplannen en rapportages.
Bewegingsvaardigheid
Bewegingsvaardigheid is vereist voor het verrichten van werkzaamheden met behulp van
een computer. Eisen worden gesteld aan bewegingsvaardigheid bij het uitvoeren van
verpleegkundige handelingen.
Oplettendheid
Oplettendheid is vereist bij het tegelijkertijd bewaken van het zorg- en welzijnsaanbod,
leidinggeven en budgetbeheer van een afdeling. Oplettendheid is vereist bij het uitvoeren
van uiteenlopende werkzaamheden, waarbij frequente verstoringen kunnen plaatsvinden.
Onvoldoende oplettendheid heeft consequenties voor de voortgang en de kwaliteit van
het eigen werk of voor het welbevinden van cliënten en voor het werk van een kleine tot
middelgrote groep medewerkers.
Fube Afdelingscoördinator B versie 1.0
4
Overige functie-eisen
Geduld en doorzettingsvermogen zijn in ruime mate vereist bij het motiveren en
stimuleren van medewerkers. Systematiek en ordelijkheid zijn in ruime mate vereist bij
het leidinggeven en het bewaken van budgetten. Enige eisen worden gesteld aan
integriteit en betrouwbaarheid in verband met de inzage in cliënt- en personeelsgegevens, het uitvoeren van het personeelsbeleid en bij cliëntcontacten. Enige eisen
worden gesteld aan representatief voorkomen en gedrag bij het vertegenwoordigen van
de afdeling, in contacten met cliënten en cliëntvertegenwoordigers, en bij externe
contacten. Bij het verrichten van zorgverlenende werkzaamheden worden enige eisen
gesteld aan het gevoel voor het menselijk lichaam, materiaal en/of apparatuur.
Inconveniënten
Een ruime psychische belasting treedt op bij het dragen van verantwoordelijkheid voor
het functioneren van een afdeling, bij het oplossen van diverse problemen bij het
leidinggeven aan een afdeling en het werken onder tijdsdruk. Psychische belasting treedt
op door de confrontatie met de emoties van cliënten, medewerkers en familie/
contactpersonen. Lichte fysieke belasting kan optreden bij het verrichten van
verpleegkundige handelingen. Bij het verrichten van zorgverlenende werkzaamheden is
er sprake van licht bezwarende werkomstandigheden en tevens een licht risico op
persoonlijk letsel.
Gedragscompetenties
Hieronder staan gedragscompetenties genoemd welke nodig zijn om bepaalde taken en
doelen succesvol te kunnen realiseren:
Initiatief
Plannen en organiseren
Individugericht leiderschap
Zelfmanagement
Klantgerichtheid
Betrokkenheid
Aanpassingsvermogen
Fube Afdelingscoördinator B versie 1.0
Resultaatgericht
Probleemanalyse
Integriteit
Samenwerken
Kwaliteitsgerichtheid
Zelfreflectie
5