06CM-Doorlichtingsonderzoek afdeling Sociale Zaken

Collegebesluit
Collegevergadering: 18-5-2010
ONDERWERP
Doorlichtingsonderzoek afdeling Sociale Zaken: keuze bureau en bijstelling onderzoeksplan
SAMENVATTING
Artikel 213a van de Gemeentewet verplicht gemeenten periodiek onderzoek te doen naar de
doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Op 16 maart 2010 heeft
het college van B en W het onderzoeksplan vastgesteld voor doorlichting van de intergemeentelijke
afdeling Sociale Zaken. Er zijn drie offertes aangevraagd bij respectievelijk Stimulansz, BMC Onderzoek
en Contain Organisatie Advies. Voorgesteld wordt het doorlichtingsonderzoek te laten uitvoeren door
Stimulansz omdat deze organisatie een goede kennis heeft van het werkveld van Sociale Zaken én de
laagste offerte heeft ingediend. Om de overschrijding te verminderen wordt voorgesteld één van de
onderzoeksvragen te laten vervallen. Deze vraag is bij nader inzien minder relevant en doet geen afbreuk
aan het doelmatigheidsonderzoek. De bijstelling van het onderzoeksplan levert een besparing op van
€ 2.200. Hierdoor blijft de overschrijding ten opzichte van het beschikbare budget van € 12.900 beperkt
tot € 2.300. De meerkosten van € 2.300 worden verwerkt in de kadernota 2010.
BESLISPUNTEN
1. Het doorlichtingsonderzoek afdeling Sociale Zaken te laten uitvoeren door Stimulansz onder
voorwaarde dat de offerte wordt aangepast aan het bijgestelde onderzoeksplan.
2. Het bijgestelde onderzoeksplan voor de uitvoering van het doorlichtingsonderzoek bij de afdeling
Sociale Zaken vast te stellen.
3. De meerkosten ad € 2.300 van het onderzoek te verwerken in de kadernota 2010.
4. Dit collegebesluit ter informatie te versturen aan de commissie Middelen (C-stuk).
INLEIDING
Artikel 213a van de Gemeentewet verplicht gemeenten periodiek onderzoek te doen naar de
doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. De “Verordening op basis
van artikel 213a Gemeentewet” verplicht de gemeente om jaarlijks de doelmatigheid van één afdeling te
onderzoeken. Op 16 maart 2010 heeft het college van B en W het onderzoeksplan vastgesteld voor de
intergemeentelijke afdeling Sociale Zaken. Er zijn vervolgens drie offertes aangevraagd bij respectievelijk
Stimulansz, BMC Onderzoek en Contain Organisatie Advies (zie bijlagen). Er is overleg geweest met
Stimulansz omdat deze organisatie een goede kennis heeft van het werkveld van Sociale Zaken én de
laagste offerte heeft ingediend.
BEOOGD EFFECT
Het doel van het jaarlijks doorlichtingsonderzoek is om de doelmatigheid van het ambtelijk apparaat te
verbeteren.
ARGUMENTEN PER BESLISPUNT
1.1 Stimulansz biedt de laagste offerte
Stimulansz biedt aan het onderzoek uit te voeren voor € 17.360. BMC Onderzoek biedt aan het
onderzoek uit te voeren voor € 24.098. Contain Organisatie Advies biedt aan het onderzoek uit te voeren
voor € 26.617. Voor het onderzoek is maximaal € 12.900 beschikbaar.
Stimulansz is bereid als eventueel in totaliteit minder uren worden besteed voor het onderzoek dit in
mindering te brengen. Eventuele meerkosten zullen niet in rekening worden gebracht. Ook deze
aspecten worden nog door Stimulansz opgenomen in een aangepaste offerte.
467584
1/3
Collegebesluit
Collegevergadering: 18-5-2010
1.2 Stimulansz is gespecialiseerd op het gebied van Sociale Zaken
In tegenstelling tot Contain en BMC is Stimulansz een gespecialiseerd organisatie- en adviesbureau op
het gebied van Sociale Zaken. Verwacht wordt dat dit bureau met name op het gebied van bedrijfsvoering
een goede analyse en advies kan geven.
1.3. Het is goed als niet elk jaar hetzelfde bureau het doorlichtingsonderzoek uitvoert
De afgelopen jaren zijn de doorlichtingsonderzoeken voor de gemeente Heemstede uitgevoerd door
Contain Organisatie Advies. Voor een doelmatige inkoop is het verstandig om niet telkens hetzelfde
bureau in te huren.
2.1 Bijstelling van het onderzoeksplan leidt tot lagere kosten.
De bijstelling van het onderzoeksplan levert een besparing op van € 2.200. Hierdoor blijft de
overschrijding ten opzichte van het beschikbare budget van €12.900 beperkt tot € 2.300.
2.2 Ondanks een beperking van het onderzoek wordt de doelmatigheid van de afdeling IASZ goed
onderzocht.
Slechts één vraag komt te vervallen. Het betreft de vraag: “Sluit het niveau van dienstverlening van de
IASZ aan bij het niveau van dienstverlening van ieder deelnemende gemeente afzonderlijk?” In overleg
met Stichting Stimulans blijkt dat deze vraag lastig is te onderzoeken. Deze vraag biedt bij nader inzien
ook minder toegevoegde waarde. De gemeentes Bloemendaal en Haarlemmerliede & Spaarnwoude
kunnen op basis van de uitkomsten van het doorlichtingsonderzoek zelfstandig oordelen of zij deze
uitkomsten passend bij hun niveau van dienstverlening vinden.
De onderzoeksvragen die zich richten op de taken, formatie en efficiency blijven ongewijzigd onderdeel
van het onderzoeksplan.
KANTTEKENINGEN/RISICO’S PER BESLISPUNT
N.v.t.
FINANCIËN
Voor de uitvoering van het onderzoek is een budget beschikbaar van € 12.900 (excl. btw).
De offerte van Stichting Stimulansz bedraagt maximaal € 17.360 (excl. btw). Het laten vervallen van één
van de onderzoeksvraag levert een besparing op van € 2.200. De meerkosten van het
doorlichtingsonderzoek IASZ, zijnde maximaal € 2.300, worden verwerkt in de kadernota 2010.
COMMUNICATIE
De onderzoeksrapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad
aangeboden. De uitkomsten van het onderzoek zullen ter informatie besproken worden in het
portefeuillehoudersoverleg Sociale Zaken.
JURIDISCH KADER
Het juridisch kader voor het doorlichtingsonderzoek is artikel 213a van de Gemeentewet en de
“Verordening op basis van artikel 213a Gemeentewet”.
UITVOERING/PLANNING
De ondertekening van een nog te ontvangen aangepaste offerte vindt plaats in mei 2010. Het onderzoek
wordt uitgevoerd in de maanden mei tot en met augustus 2010. De uitkomsten van het onderzoek dienen
in augustus bekend te zijn. De uitkomsten van het onderzoek zullen ter informatie besproken worden in
het portefeuillehoudersoverleg Sociale Zaken.
Het doorlichtingsonderzoek staat gepland voor de commissie Middelen in september a.s. Vanwege het
oponthoud met de offerte en de zomervakantieperiode is deze planning niet meer realistisch. Om die
reden zal worden voorgesteld de behandeling voor de commissie Middelen te verplaatsen naar
november.
467584
2/3
Collegebesluit
Collegevergadering: 18-5-2010
BIJLAGEN
Bijlage 1: Bijgesteld onderzoeksplan doorlichtingsonderzoek afdeling Sociale Zaken (467655)
Bijlage 2: Offerte Stimulansz (467230)
Bijlage 3: Offerte BMC Onderzoek (467637)
Bijlage 4: Offerte Contain Organisatie Onderzoek (467638)
467584
3/3